Viva Goals: cómo adoptar el marco OKR con Microsoft Teams

Planificar estrategias empresariales no es difícil.

Sólo necesita tener la mentalidad adecuada.

Y las herramientas adecuadas.

Encuentre ambas cosas en nuestro artículo.

Qué es Microsoft Viva Goals

Viva Goals es el módulo de Microsoft Viva para el seguimiento de los objetivos empresariales de una forma sencilla, clara y atractiva para todas las personas de una organización.

Este módulo surge del deseo de Microsoft de ofrecer a las empresas una herramienta que puedan aplicar en su entorno de trabajo digital con el ahora popular Marco OKR, la metodología que se basa en metas (Objetivos) y resultados (Resultados clave) para aumentar la productividad.

De hecho, Viva Goals está diseñado para ayudar a una empresa a definir sus principales objetivos estratégicos y establecer los resultados que los equipos y los individuos deben alcanzar para materializarlos, coordinando sus actividades.

Veamos juntos cuáles son las ventajas del marco OKR y cómo adoptarlo con éxito utilizando Viva Goals, sus funciones y su integración con Microsoft Teams.

Cómo realizar el seguimiento de los objetivos empresariales según el marco OKR

El marco OKR es un marco para la planificación empresarial desarrollado por Andrew Grove, presidente y consejero delegado de Intel, basado en dos elementos clave:

1. Objetivos, que definen la dirección hacia la que deben apuntar todas las actividades y procesos de una empresa. Según Grove, deben ser:

• Significativos.
• Concretos.
• Orientados a la acción.
• Fuertemente inspiradores.
  
  

2. Resultados, que son las acciones necesarias que hay que emprender para alcanzar un objetivo determinado. Para ser útiles, los resultados deben ser:

• Específicos.
• Con plazos.
• Ambiciosos.
• Realistas.
• Mensurables.
  
  

Juntos, los objetivos y los resultados devuelven una visión tan amplia como detallada de la visión corporativa para crear sinergia simultáneamente entre los departamentos, los equipos y los individuos.

De hecho, el marco OKR sirve para declinar las estrategias corporativas en proyectos en los que se espera que participen y contribuyan todas las personas de la empresa, superando las separaciones que a menudo dificultan la comunicación entre los distintos departamentos.

Aclaremos con un ejemplo.

Imaginemos que su empresa desea aumentar su visibilidad en Internet.

Podríamos expresar esta intención con la frase:

“Quiero aumentar la visibilidad de mi marca”

¿Es un buen objetivo según el marco OKR? Sí, porque es:

• Significativo = de alto nivel.
• Concreto = conduce a un cambio tangible.
• Orientado a la acción = puede declinarse en al menos un resultado.
• Inspirador = compromete al público corporativo, llamándole a la acción.

Ahora que hemos identificado un objetivo válido, podemos identificar los resultados necesarios para alcanzarlo.

Un ejemplo es el resultado clave para el departamento de marketing y comunicación:

“Crear 100 piezas de contenido para publicar
en la página web de la empresa y en las redes sociales
antes del primer trimestre”

Sabemos que se trata de un resultado útil porque lo es:

• Específico = corresponde a una acción precisa.
• Limitada en el tiempo = existe un plazo para su seguimiento.
• Ambicioso, pero también realista.
• Mensurable = los progresos realizados se basan en el número de contenidos publicados.

Antes hemos hablado de cómo los objetivos y los resultados ayudan a mejorar la comunicación entre los departamentos.

Podría parecer que nuestro ejemplo se aleja de esta premisa, ya que el resultado relacionado con el objetivo concierne a personas de un solo equipo (Marketing y Comunicación).

Sin embargo, si se necesitara más información técnica para elaborar el contenido, quizá para escribir un artículo sobre algunos detalles del producto, aquí está el resultado del departamento de Marketing que lleva a la colaboración con el de I+D. Por ejemplo, podríamos establecer el nuevo resultado:

“Concertar 2 entrevistas por semana hasta el final del primer trimestre”

O podríamos asignar un resultado sólo a las personas del departamento de I+D para apoyar las actividades de comunicación. Un ejemplo podría ser:

“Grabar 9 tutoriales para mostrar la funcionalidad del producto
en el primer trimestre”

Aumentar la visibilidad de la marca se convierte así en un objetivo compartido. Pero la cosa no acaba ahí.

De hecho, el resultado del equipo puede dividirse en partes más pequeñas para seguir mejor su progreso.

Tomando de nuevo nuestro ejemplo, podríamos dividir el resultado:

“Grabar 9 tutoriales para mostrar la funcionalidad
del producto en el primer trimestre”

en

“Grabar 3 tutoriales para finales de enero”

“Grabar 3 tutoriales para finales de febrero”

“Grabar 3 tutorías para finales de marzo”

y asignar estos tres resultados a una o varias personas en la sección de I+D.

Así pues, las ventajas del marco OKR son ahora evidentes.

Por un lado, las estrategias empresariales se comunican por fin de forma sencilla y práctica a toda la organización; por otro, se da autonomía a los equipos para establecer, planificar, compartir y hacer un seguimiento de sus resultados.

Sin embargo, existe un problema que a menudo impide a las empresas adoptar el enfoque ideado por Grove.

Este problema fundamental es la falta de herramientas adecuadas para realizar un seguimiento analítico tanto de los objetivos como de los resultados que una organización se ha fijado.

Ahí es donde entra Viva Goals.

Cuáles son las principales características de
Viva Goals en Microsoft Teams

Microsoft Viva es la suite creada para mejorar la vida de las personas en la empresa proporcionándoles una nueva forma de aprender, intercambiar ideas, organizar el tiempo y realizar un seguimiento del rendimiento personal, así como de sus objetivos.

Para cada uno de estos aspectos, Viva ofrece aplicaciones que se integran con Microsoft Teams, ya que sus funciones de comunicación y colaboración constituyen la base de una buena experiencia del empleado.

Viva Goals es el módulo dedicado al seguimiento del progreso desde una perspectiva OKR, disponible tanto para navegadores como en forma de aplicación personal para Teams.

Así pues, empecemos por el quid de la cuestión, que es por qué Viva Goals es la herramienta que necesita una empresa para adoptar el marco OKR y lograr al mismo tiempo todas las ventajas vistas en el capítulo anterior.

Visión general de Viva Goals en Microsoft Teams

La primera motivación se refiere a la estructura sencilla y precisa para planificar los objetivos y los resultados.

De hecho, éstos se dividen en tres niveles:

1. Organización, con los objetivos que definen las estrategias generales.
2. Equipo, con los objetivos específicos para los grupos de usuarios.
3. Individual, con los resultados de los que son responsables los usuarios individuales.

Sea cual sea el nivel de afiliación, los objetivos y los resultados se definen por título, propietario, periodo de notificación (por ejemplo, Q1) y métodos de seguimiento personalizados.

En el caso de la aplicación Microsoft Teams, también es posible dejar comentarios o compartir contenidos en el chat, quizá para mostrar el progreso de un logro y pedir la opinión de los compañeros sobre cómo mejorarlo.

La segunda motivación son las amplias posibilidades de supervisar el progreso y recopilar datos.

Por un lado, se ponen a disposición métricas y porcentajes para medir de las siguientes maneras:

• Alcanzar.
  Se establece un valor a alcanzar.
  
  
• Aumentar desde/Disminuir desde.
  Se establecen dos valores, un valor inicial y un valor objetivo.
  
  
• Mantenerse por encima/Mantenerse por debajo.
  Se define un valor umbral que debe superarse o no superarse.
  
  
• Encontrar una línea de base.
  No se da ningún valor de referencia, para que el usuario pueda elegir más tarde con qué criterios ponderar su progreso.
  
  

Por otro lado, se ofrece una actualización manual y otra automática del contenido.

Dado que la actualización manual es bastante auto explicativa, pasemos a la segunda. En este caso, el usuario puede integrar aplicaciones externas para que cualquier dato nuevo que se introduzca en ellas se incorpore automáticamente a los resultados y objetivos de Viva Goals.

Entre las plataformas compatibles, destacamos Excel, DevOps, SQL Server, Azure Data Explorer, Asana y Salesforce, pero la lista se amplía a más de 20, y los conjuntos de datos de Planner, Microsoft Project y Power BI llegarán pronto como posibles fuentes de datos adicionales.

Lo que puede interesarle es el hecho de que, más allá de la forma que elija para realizar el seguimiento de los objetivos y los resultados, éstos comparan la rapidez con la que está progresando y la rapidez con la que espera progresar.

En otras palabras, siempre puede comprobar que avanza al ritmo adecuado para llegar a su destino en la fecha prevista. O ajustarlo en consecuencia, tras ver las señales rojas (literalmente) que empezarán a poblar su interfaz en caso de un supuesto retraso.

Antes de concluir, queremos mencionar una característica más que hace de Viva Goals el soporte digno para la planificación empresarial.

Nos referimos a los cuadros de mando personalizables, que son un punto final opcional en el seguimiento de objetivos.

En efecto, el usuario puede utilizarlos para comparar el progreso de diferentes resultados y presentar su análisis al resto de la audiencia corporativa, destacando los progresos realizados personalmente o por su equipo.

Visión general de un cuadro de mandos de Viva Goals

Hemos llegado al final.

Le hemos presentado, en gran resumen, las principales características de una de las herramientas que cambiarán en un futuro próximo la perspectiva que las empresas tienen de su productividad y, por tanto, de su crecimiento.

Recordemos que el marco OKR es el enfoque que permitió a organizaciones como Google e Intel llegar al nivel por el que hoy las conocemos. En el caso de Google en particular, partiendo del tamaño de una start-up.

Parecen resultados demasiado buenos para ser ciertos, pero así es como ocurrió la historia y así es como puede cambiar la de su empresa.

Todo lo que se necesita es la mentalidad adecuada.
Junto con la herramienta adecuada.