Project management con Microsoft 365

Qué es el project management

El término "project management" se refiere al conjunto de prácticas y procesos destinados a la planificación, gestión y control de proyectos, con el fin de garantizar que alcancen sus objetivos respetando los parámetros de calidad, plazos y costos definidos. Se trata de una actividad que combina competencias organizativas y habilidades de liderazgo, gracias a las cuales es posible adaptarse a las situaciones cambiantes en las que un equipo suele operar.

En cada equipo, el project manager es la figura clave para el éxito del proyecto. Una de sus primeras tareas es definir con precisión el alcance y los requisitos del proyecto. Esta fase incluye la identificación de los objetivos clave y el análisis de los recursos necesarios para alcanzarlos dentro de los plazos establecidos.

Posteriormente, el project manager se encarga de redactar un plan de trabajo detallado, en el que se establecen las actividades a realizar, los responsables de cada fase en que se ha dividido el proyecto y los plazos de finalización. En términos generales, cada plan de trabajo se basa en una metodología específica de project management. Entre las más comunes:

• Waterfall, indicada para proyectos lineales con fases bien definidas.
• Agile y Scrum, ideales para proyectos que requieren flexibilidad y la participación activa del cliente.
• Kanban, para flujos de trabajo continuos, especialmente adecuada para equipos enfocados en la mejora continua.

A continuación, es necesario identificar, evaluar y gestionar los riesgos potenciales que podrían afectar el éxito del proyecto. Para ello, se desarrolla un plan de gestión de riesgos que incluye estrategias de mitigación para minimizar el impacto de posibles problemas que podrían comprometer la consecución de los objetivos definidos en la fase anterior.

Una vez finalizada la redacción del plan, el project manager tiene la responsabilidad de coordinar los recursos (humanos y materiales). Esto incluye la asignación de tareas a los miembros del equipo según sus competencias y el mantenimiento de un entorno de trabajo colaborativo, a menudo facilitado por herramientas digitales que no solo apoyan la gestión de tareas, sino que también permiten mantener motivado y alineado al equipo durante toda la duración del proyecto.

El project manager también gestiona las expectativas de los stakeholders, asegurándose de compartir actualizaciones constantes sobre el estado del proyecto, los desafíos encontrados y los resultados obtenidos, especialmente para mantener un alto nivel de compromiso del cliente. Para evaluar el progreso del proyecto, se establecen indicadores clave de rendimiento (KPI), que pueden incluir el cumplimiento de los plazos, la gestión del presupuesto y la calidad del trabajo en función de la retroalimentación del cliente. En base a estos KPI, el project manager puede monitorear el avance del proyecto y tomar decisiones estratégicas para alcanzar los objetivos.

En la fase final, el project manager evalúa los resultados y recopila las lecciones aprendidas en un informe de cierre. Este proceso, a menudo llamado "post-mortem", es fundamental para facilitar la transición del proyecto al cliente y para aprender de los errores cometidos, con el fin de mejorar los procesos de planificación futuros.

Hoy en día, herramientas como software de project management, plataformas colaborativas y dashboards de monitoreo de KPI son aliados indispensables para garantizar una gestión óptima de los proyectos en la empresa.

Estas tecnologías permiten al project manager optimizar el flujo de trabajo, mejorar la comunicación con el equipo y los stakeholders, y tomar decisiones rápidas basadas en datos y retroalimentación en tiempo real.

Para las empresas, adoptar las tecnologías adecuadas significa reducir los tiempos de ejecución, contener los costos y aumentar la calidad de los resultados, mejorando al mismo tiempo su capacidad de adaptación ante imprevistos.

Project management con Microsoft 365:
¿qué aplicaciones utilizar?

Los software y aplicaciones de project management están ganando popularidad en el entorno laboral, y por razones evidentes: ofrecen una forma eficaz para que los equipos colaboren y trabajen juntos en proyectos, ya sean grandes o pequeños.

Microsoft 365 representa una plataforma completa que permite a las empresas gestionar proyectos internamente, centralizando la información y los recursos necesarios sin depender de herramientas externas y proporcionando acceso a funcionalidades avanzadas para la comunicación, la colaboración, la gestión de tareas y el intercambio de información.

Gracias a la centralización de datos en la nube, la información compartida dentro del digital workplace empresarial solo es accesible mediante permisos específicos asignados a los usuarios internos (pero también externos) de la organización. Con los permisos adecuados, los usuarios tienen la posibilidad de utilizar y colaborar en archivos en tiempo real, en cualquier momento y desde cualquier dispositivo.

La intranet empresarial, el núcleo del digital workplace de Microsoft 365, reúne las funcionalidades de las aplicaciones que conforman la suite y se convierte en el portal a través del cual cada equipo puede acceder de manera rápida y segura a todos los recursos compartidos, mejorando los procesos involucrados en la gestión de proyectos.

SharePoint Online para el project management

SharePoint Online es el eje central de la suite Microsoft 365, ya que actúa como una plataforma para la gestión de documentos y contenidos empresariales mediante la creación de sitios como la intranet. Su fortaleza radica en su capacidad de centralizar la información, reuniéndola en un único punto dentro del digital workplace.

Con SharePoint, la información de los proyectos puede estructurarse en listas y bibliotecas, mientras que las web parts y los sitios de colaboración ofrecen una interfaz personalizable que permite a los equipos gestionar y supervisar el estado de sus tareas. Además, gracias a la funcionalidad de búsqueda avanzada, SharePoint facilita la localización rápida de información dentro del entorno Microsoft 365, mediante el uso de etiquetas, categorías y palabras clave incluidas en archivos, contactos y enlaces.

Búsqueda avanzada en la intranet SharePoint de intranet.ai

Microsoft Teams para el project management

Microsoft Teams representa la plataforma central para la colaboración en tiempo real. Con Teams, los project managers pueden monitorear fácilmente el trabajo de sus colegas, asignar tareas y seguir la evolución de las actividades gracias a una interfaz sencilla e intuitiva.

La plataforma permite actualizar y compartir documentos sin interrumpir el flujo de trabajo. Los canales dedicados, además, permiten una comunicación específica para cada proyecto, con funcionalidades diseñadas para facilitar sesiones de brainstorming, reuniones y discusiones, especialmente cuando se colabora de forma remota.

Coordinar las actividades de project management en los canales de Microsoft Teams

Microsoft Planner para el project management

Microsoft Planner es la aplicación de Microsoft 365 dedicada a la gestión de proyectos, integrada con Microsoft Teams y SharePoint. Con Planner, los equipos pueden crear planes de trabajo, asignar tareas específicas, establecer plazos y supervisar los avances, todo en una única plataforma fácil de usar.

Esto permite al project manager dividir el proyecto en tareas y sub-tareas, asignar objetivos claros y realizar un seguimiento de los resultados en tiempo real. Además, Planner integra funcionalidades como el calendario para planificar eventos, el bloc de notas para organizar apuntes de reuniones y los comentarios para una comunicación inmediata.

Por último, gracias a su integración con SharePoint y Teams, los documentos del proyecto pueden guardarse en la biblioteca de documentos del proyecto y sincronizarse automáticamente, permitiendo a los miembros del equipo estar siempre actualizados sobre los últimos cambios en los recursos compartidos.

Microsoft Loop para el project management

Microsoft Loop es una de las herramientas más innovadoras de Microsoft 365 para el project management, diseñada para facilitar la colaboración mediante contenidos dinámicos llamados "canvas". Loop permite crear componentes modulares, como tablas, listas o documentos, que pueden compartirse y editarse en tiempo real por todos los miembros del equipo.

Esta flexibilidad permite a los gestores de proyectos intercambiar información e ideas, adaptando los contenidos a las necesidades del momento. Loop se sincroniza automáticamente con Microsoft Teams, Outlook y SharePoint a través de OneDrive, garantizando que cada componente permanezca accesible y actualizado, independientemente de dónde se visualice o edite por los usuarios con la autorización adecuada.

Project management con la intranet de SharePoint Online

La gestión de proyectos puede beneficiarse enormemente de SharePoint cuando se usa como intranet empresarial. Gracias a su capacidad para centralizar datos y documentos en una plataforma segura, SharePoint permite superar los desafíos más comunes asociados con el project management, como la falta de visibilidad, la duplicación de documentos y la comunicación ineficaz entre las personas involucradas (tanto internas como externas a la organización).

Gracias a la flexibilidad de SharePoint Online, los equipos de proyecto pueden acceder a la información clave, colaborar en tiempo real y monitorear el progreso de las actividades, todo ello a través de una solución integrada.

Cada miembro del equipo puede acceder a los documentos y actualizaciones relacionadas con los proyectos en los que trabaja en tiempo real, independientemente del lugar o del dispositivo que utilice. La estructura flexible de la plataforma permite crear subsitios de proyecto dedicados, donde recopilar archivos, planificar tareas, compartir anuncios y coordinar el trabajo mediante planes, calendarios, sesiones de lluvia de ideas y mucho más.

Además, las funcionalidades de control de permisos permiten regular el acceso a la información según los roles asignados a los usuarios y las necesidades del proyecto, garantizando que solo las personas autorizadas puedan visualizar y modificar los documentos sensibles almacenados en SharePoint. Pero eso no es todo: a continuación, presentamos una tabla con más información sobre las funcionalidades que ofrece SharePoint y su intranet para simplificar los procesos de project management.

Además de los beneficios que ofrecen estas funcionalidades, SharePoint puede facilitar aún más los procesos de project management a través de sus integraciones con otras aplicaciones de Microsoft 365.

Comenzando con Microsoft Teams, la integración permite a los miembros de un equipo acceder a los archivos almacenados en SharePoint directamente desde los canales de Teams, trabajando en los mismos documentos en tiempo real sin necesidad de cambiar de plataforma.

La intranet de SharePoint también puede mostrar a los usuarios las tareas, el progreso y los plazos provenientes de los paneles de Microsoft Planner. De este modo, los miembros del equipo pueden visualizar actualizaciones y modificar las tareas asignadas directamente desde el portal.

Por último, la integración con Microsoft Loop permite a los equipos crear componentes dinámicos como tablas, listas y notas, que permanecen sincronizados en tiempo real en todas las plataformas donde se han compartido y que pueden incorporarse fácilmente en las páginas de la intranet de SharePoint.

Project management con Microsoft Planner

Visión general de Microsoft Project

Project management con Microsoft Loop

Microsoft Loop es una aplicación innovadora dentro de la suite de Microsoft 365 que revoluciona la gestión de proyectos gracias a la posibilidad de crear y compartir un nuevo tipo de contenido dinámico. Loop introduce, por lo tanto, un enfoque más interactivo y flexible, perfecto para los equipos que deben gestionar proyectos en constante evolución, manteniendo una visión global de todos los aspectos críticos.

Loop se compone de dos elementos principales: Workspaces (espacios de trabajo) y Components (componentes), que proporcionan una plataforma centralizada e interactiva para coordinar las actividades del proyecto.

Los espacios de trabajo de Microsoft Loop funcionan como áreas centralizadas donde recopilar información y recursos. Los responsables de proyecto pueden crear una estructura personalizada para organizar el contenido, dividir las tareas y supervisar el progreso, obteniendo una visión clara de los trabajos y responsabilidades asignadas a cada miembro del equipo.

Los componentes, como listas de verificación, tablas, listas y notas, son elementos interactivos que pueden integrarse en otras aplicaciones de Microsoft 365, como Teams, Outlook y Word para la Web, manteniendo el contenido siempre sincronizado. Por ejemplo, una lista de verificación creada en Loop puede visualizarse y actualizarse en un canal de Teams o en un correo electrónico de Outlook, permitiendo que el equipo colabore no solo desde cualquier lugar y dispositivo, sino también desde cualquier plataforma integrada con el digital workplace y la intranet corporativa.

Características que ya permiten entender cómo Microsoft Loop se diferencia de otras herramientas para el project management ofrecidas por Microsoft. Mientras que Planner y Project están diseñados para la planificación y supervisión de actividades con plazos y asignaciones específicas, Loop está pensado para crear un entorno de colaboración continua y para la actualización rápida de los contenidos, sin la rigidez de una estructura predefinida.

Visión general de Microsoft Loop

Project management con Microsoft 365:
los beneficios para Recursos Humanos

El departamento de Recursos Humanos está liderando una transformación significativa en la forma de trabajar dentro de las organizaciones, adoptando herramientas y metodologías del project management para optimizar los procesos en una era donde la tecnología y las nuevas modalidades de trabajo (híbrido y remoto, por mencionar algunos ejemplos) requieren nuevas capacidades para la gestión de proyectos, pero también de los recursos empresariales y el talento.

Con el aumento de los proyectos interfuncionales e interdisciplinarios, los especialistas de RR. HH. están cada vez más involucrados en iniciativas estratégicas que influyen en la cultura organizacional. Este enfoque proactivo les lleva a colaborar con equipos de otros departamentos, brindando apoyo en la comunicación y en la gestión de la información interna.

Si bien los profesionales de RR. HH. no suelen considerarse especialistas en la gestión de proyectos, muchas de sus actividades siguen los principios del project management.

Procesos como la atracción de nuevos talentos, la implementación de programas de formación, la evaluación del desempeño y las revisiones salariales anuales pueden beneficiarse de una gestión organizada y estructurada, con habilidades específicas para la coordinación de tareas y la participación de las partes involucradas.

Hoy en día, sin embargo, las competencias deben ir acompañadas de la adopción de herramientas adecuadas, entre las cuales, como hemos visto, destacan las aplicaciones de Microsoft 365 y la intranet empresarial basada en SharePoint Online.

En el caso específico de Recursos Humanos, la intranet representa la solución para optimizar la gestión de lo que podríamos definir como el proyecto más importante de este departamento: lograr aumentar la productividad de la organización, mejorando la experiencia del empleado.

A continuación, se presentan las funcionalidades que ofrece la intranet de SharePoint para alcanzar este ambicioso objetivo:

• Onboarding del personal centralizado: uno de los aspectos clave de la experiencia del empleado es la capacidad de una empresa para integrar a las personas que contribuirán a su crecimiento, comenzando con el onboarding. La intranet de SharePoint permite al equipo de RR. HH. crear un sitio dedicado al proceso de incorporación, con materiales formativos, formularios de bienvenida, presentaciones sobre la organización y una guía para los primeros pasos. Los nuevos empleados pueden acceder fácilmente a toda la información necesaria para familiarizarse con su nuevo entorno de trabajo, especialmente cuando es digital, mientras que el equipo de RR. HH. puede monitorear su progreso y proporcionar el soporte adecuado para que se sientan bienvenidos.
  
  

• Desarrollo continuo de competencias: las oportunidades de crecimiento profesional también tienen un impacto importante en la satisfacción y la productividad de los empleados. Gracias a la intranet de SharePoint, el equipo de RR. HH. puede crear un catálogo de cursos de formación y talleres en línea accesibles para todos o diseñados para las necesidades específicas de individuos, equipos o departamentos enteros. Los usuarios pueden explorar el catálogo de cursos disponibles, inscribirse en las sesiones de formación y seguir las lecciones directamente desde la plataforma. Además, la integración con Microsoft Viva Learning permite organizar programas personalizados, combinando los contenidos formativos de la empresa con los recursos ofrecidos por proveedores como Microsoft Learn y LinkedIn Learning.
  
  

• Creación de una comunicación más abierta: SharePoint ofrece la posibilidad de crear paneles virtuales, blogs y espacios dedicados a la difusión de anuncios, políticas empresariales, actualizaciones o logros alcanzados. El equipo de RR. HH. puede utilizar estas herramientas para mejorar la transparencia y fortalecer el sentido de pertenencia a la comunidad empresarial. Por ejemplo, para un proyecto relevante, RR. HH. puede crear un sitio dedicado donde recopilar toda la información importante, los avances del equipo y permitir a las personas involucradas compartir comentarios, ideas y preguntas.

• Gestión de feedback: la experiencia de los trabajadores mejora cuando la cultura empresarial permite expresar opiniones y sentirse escuchados. SharePoint ayuda al equipo de RR. HH. a crear encuestas y difundir formularios personalizados para recopilar ideas, opiniones y sugerencias de todas las personas en la empresa. Gracias a herramientas como Microsoft Forms, que se integran de forma nativa con la intranet, los comentarios pueden recopilarse y analizarse en tiempo real, proporcionando a Recursos Humanos la información necesaria para mejorar el digital workplace.
  
  

• Soporte a la colaboración interdepartamental: un entorno de trabajo productivo fomenta la colaboración entre todos los miembros de la organización. Con SharePoint, el equipo de RR. HH. puede crear áreas de proyectos que faciliten la colaboración entre distintos departamentos, reuniendo documentos, recursos y planes de trabajo. Los usuarios podrán acceder a la información y a las herramientas de colaboración para avanzar en el proyecto, sin más limitaciones que las derivadas de los permisos de acceso adecuados.
  
  

• Análisis del desempeño y del bienestar empresarial: utilizando las funcionalidades de informes de SharePoint y Power BI, el equipo de RR. HH. puede monitorear en tiempo real los indicadores de bienestar y productividad que haya definido. Por ejemplo, puede recopilar y analizar datos relacionados con la participación en programas de formación, la satisfacción de los empleados mediante encuestas, la rotación de personal y los índices de ausencia. En conjunto, estos informes proporcionan una visión detallada de las tendencias empresariales, permitiendo a Recursos Humanos identificar rápidamente áreas de mejora.
  
  

• Gestión del reconocimiento: la intranet permite crear paneles o espacios dedicados al reconocimiento de los logros alcanzados por los empleados. El equipo de RR. HH. puede coordinar iniciativas de reconocimiento, como el “Empleado del Mes”, permitiendo a los colegas nominar y reconocer los méritos de los miembros de su equipo o de otros departamentos. Este es solo un ejemplo de práctica que no solo aumenta la motivación, sino que también contribuye a crear una cultura empresarial que valora el esfuerzo de cada persona.
  
  

• Soporte a la movilidad interna: la intranet de SharePoint puede incluir una sección dedicada a las oportunidades de carrera, donde los usuarios pueden explorar las vacantes dentro de la empresa y postularse directamente a través de la plataforma. Gracias a funcionalidades personalizadas como Job Posting de intranet.ai, Recursos Humanos podrá gestionar las ofertas de trabajo publicadas y seleccionar candidatos mediante la consulta del perfil personal integrado.

¿Qué es el project management y por qué es importante?

El project management se refiere a la planificación, gestión y control de las actividades de un proyecto para alcanzar objetivos dentro de los límites de calidad, tiempo y costo. Combina habilidades organizativas y de liderazgo, permitiendo que los equipos se adapten a situaciones en evolución.

¿Qué metodologías se utilizan comúnmente en project management?

Las metodologías más populares incluyen: Waterfall, ideal para proyectos lineales con fases bien definidas; Agile y Scrum, adecuadas para proyectos flexibles que requieren la participación del cliente; Kanban, diseñado para flujos de trabajo continuos centrados en la mejora de procesos.

¿Cómo apoya Microsoft 365 la gestión de proyectos?

Microsoft 365 ofrece herramientas como SharePoint, Planner y Loop que facilitan la gestión de tareas, la coordinación de recursos y la colaboración del equipo, optimizando los flujos de trabajo del proyecto.

¿Cuáles son los roles y responsabilidades de un project manager?

Un project manager define los objetivos del proyecto, planifica las tareas, asigna responsabilidades, gestiona riesgos y comunica los avances. Garantiza la alineación del equipo y el compromiso de los stakeholders.

¿Cómo apoya Microsoft SharePoint la gestión de proyectos?

SharePoint actúa como un centro colaborativo donde los miembros del equipo pueden compartir archivos, acceder a información del proyecto y colaborar en tiempo real, mejorando la comunicación y la organización.

¿Qué es Microsoft Planner y cómo ayuda en project management?

Microsoft Planner es una herramienta de gestión de tareas que ayuda a los equipos a organizar actividades, asignar roles, monitorear avances y mejorar la productividad a través de paneles visuales de tareas.

¿Cómo mejora Microsoft Loop los procesos de project management?

Microsoft Loop es una herramienta colaborativa que permite a los equipos crear y compartir ideas dinámicamente, haciendo que la lluvia de ideas y la innovación sean parte integral del flujo de trabajo del proyecto.

¿Por qué el project management con Microsoft 365 es beneficioso para RR. HH.?

Microsoft 365 ayuda a Recursos Humanos a simplificar la gestión de recursos, facilita la colaboración entre departamentos y optimiza el seguimiento y la generación de informes de los proyectos, mejorando la implicación del área de RRHH en los proyectos empresariales.