Microsoft Graph:
la API de Microsoft 365 explicada de forma sencilla
¿Cómo pueden encontrarse en SharePoint los documentos compartidos a través de Teams?
¿De dónde proceden los consejos que ofrece Viva Insights para gestionar mejor el calendario de Outlook?
Si desea conocer el secreto de la integración entre los productos de Microsoft 365, este es el artículo adecuado.
Qué es Microsoft Graph
Microsoft Graph es la API REST que conecta la información en Microsoft 365.
En otras palabras, es la interfaz que unifica la experiencia del usuario cuando pasa de una aplicación de trabajo a otra.
Veamos juntos cómo funciona.
¿Qué es intranet.ai?
Es la intranet SharePoint lista para utilizar,
diseñada para reducir los costos y el tiempo de implementación.
- El precio inicial es de 2.450 euros, para una intranet completa.
- Más de 25 aplicaciones, incluyendo Intelligent Search, Document Management, Company News y Teams Push Notifications.
- 100% integrada con Microsoft 365, Viva y Power Platform.
Cuáles son las principales características
de Microsoft Graph
Los sistemas de inteligencia, la recopilación de datos y las integraciones entre aplicaciones que forman parte del ecosistema de Microsoft 365 están habilitados por la API Microsoft Graph.
En concreto, podemos dividir la funcionalidad de este sistema en 4 macrocategorías:
- Control de documentos.
Graph registra los cambios que afectan al ciclo de vida de los archivos creados, almacenados y compartidos en el entorno de Microsoft 365.
De este modo, permite a los usuarios utilizar información como la fecha de la última modificación para organizar sus archivos, sea cual sea la app (entre OneDrive, Teams y SharePoint) que utilicen.
- Control de la conversación.
Ya sea en un correo electrónico o en un chat, Graph expone la información intercambiada entre los usuarios a las aplicaciones de Microsoft 365 que pueden convertirla en sugerencias útiles.
Un ejemplo es Viva Insights, que permite leer e interpretar los datos de Outlook para ayudar al usuario individual a gestionar mejor su agenda, incluidas las reuniones y eventos organizados por correo electrónico y guardados en el calendario.
- Personalización de la experiencia del usuario.
Graph reúne los contenidos publicados en su espacio de trabajo digital y los filtra en función del comportamiento de los usuarios.
Esto da lugar a los Feeds que caracterizan las apps SharePoint, Yammer y Viva Engage, en los que el algoritmo de Microsoft ordena no sólo el contenido reciente o de tendencia en la empresa, sino también y sobre todo el que considera más útil para el usuario y las actividades que realiza en su cuenta de Microsoft 365.
- Compatibilidad con Microsoft Search.
Graph amplía el alcance de las búsquedas que los usuarios pueden realizar en Microsoft 365.
Les permite recuperar contenidos e información almacenados en las aplicaciones de la suite desde cualquier lugar de su espacio de trabajo digital.
También permite a Microsoft Search llegar a datos de fuentes externas, como las bases de datos locales de una empresa.
Resumen de las funciones de Microsoft Graph
Ahora que hemos resumido las macroáreas en las que opera Microsoft Graph, pasemos a ver cómo afecta a la funcionalidad de algunas de las aplicaciones más importantes de Microsoft 365.
Si utiliza Teams, SharePoint y Outlook a diario, en el siguiente capítulo encontrará algunas perspectivas bastante interesantes.
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Microsoft Graph y Teams
Existen dos tipos principales de integración entre Microsoft Graph y Teams.
El primero implica la posibilidad de utilizar un chatbot en la aplicación; el segundo, el envío de notificaciones push para mantener informada a su base de usuarios.
Empezando por el primer caso, Graph le permite integrar un chatbot basado en los sistemas de inteligencia artificial* de Microsoft en las conversaciones de grupo y de canal.
*Para crear un chatbot, podría utilizar los agentes virtuales Power de Microsoft Power Platform.
El bot insertado podría entonces reutilizar la información recopilada por la API en el entorno de Microsoft para personalizar las conversaciones mantenidas con usuarios individuales e intentar satisfacer sus peticiones de la forma más rápida y precisa posible. Para ello, podría sugerir el nombre de contactos relevantes para la situación o citar el contenido de mensajes específicos guardados en el correo personal de Outlook.
En cuanto a la segunda forma de integración, Graph permite difundir las comunicaciones de un sitio SharePoint o de una intranet. De este modo, los usuarios no sólo podrán leer los últimos mensajes de la empresa desde Teams, sino también acceder a las páginas del sitio en las que se encuentra el contenido con sólo hacer clic en la notificación.
Microsoft Graph y SharePoint
Microsoft Graph enriquece la funcionalidad de la intranet basada en SharePoint Online.
En concreto, nuestros clientes corporativos nos piden a menudo que ampliemos el directorio de personas, aprovechando la información que Graph pone a su disposición y que procede de las cuentas de Microsoft 365 de los empleados.
La ventaja de esta integración reside en que los datos personales se transfieren en tiempo real de Microsoft 365 a la intranet, actualizando automáticamente los perfiles en la intranet.
Microsoft Graph y Outlook
La API de Microsoft 365 muestra algunas de sus mejores caras cuando se trata de Outlook.
En efecto, los correos electrónicos pueden servir para agilizar los procesos empresariales, gracias al uso de aplicaciones (como Viva Insights) capaces de conectarse a Graph y, por tanto, de utilizar los datos almacenados en el correo para:
- Guarde el contenido en determinadas carpetas de OneDrive o SharePoint.
- Defina la importancia y la categoría del correo entrante.
- Dar información útil sobre los destinatarios, como el estado de su bandeja de entrada (que puede estar llena o tener activada la respuesta automática).
- Sugerir contactos relevantes.
- Recomendar archivos para adjuntar a un correo electrónico.
Aunque las capacidades que nacen de la integración de Microsoft Graph y Outlook son potencialmente ilimitadas, insistimos en que los datos en los que se basan sólo pueden ponerse a disposición de las distintas aplicaciones de Microsoft 365 (o incluso de las personalizadas) si se encuentran en el buzón de correo en la nube u on-prem con un despliegue híbrido.
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Giuseppe Marchi
MVP de Microsoft para SharePoint y Microsoft 365 desde 2010, Giuseppe fundó Dev4Side e intranet.ai con el objetivo de ayudar a las empresas a tener un entorno de trabajo más sencillo y eficaz.
Trabaja como consultor en todo lo relacionado con la colaboración digital, los portales de intranet y las plataformas en la nube de Microsoft.
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