SharePoint Connectors: integraciones y casos de uso en la empresa

SharePoint Connectors: ¿qué son?

La integración entre aplicaciones y servicios es un factor decisivo para garantizar una colaboración eficaz entre departamentos y profesionales individuales dentro de la empresa, así como para mejorar la eficiencia general de la organización. En este sentido, los conectores de SharePoint Online permiten conectar la plataforma con una amplia variedad de sistemas externos, con el objetivo de simplificar la gestión de datos y el intercambio de información en el entorno digital empresarial.

Se trata de herramientas que permiten conectar SharePoint con otras aplicaciones, plataformas o bases de datos, para sincronizar los datos compartidos y automatizar los procesos internos, ampliando así las capacidades de SharePoint como pilar de una infraestructura digital completa.

Si SharePoint ha sido diseñado para facilitar la colaboración y la gestión de contenidos, ofreciendo la posibilidad de almacenar archivos empresariales en listas y bibliotecas de forma centralizada, la presencia de los conectores representa una ampliación adicional de estas funcionalidades, ya que permite establecer una conexión directa con otras aplicaciones.

Los conectores de SharePoint deben entenderse, por tanto, como un conjunto de componentes que hacen posible el intercambio de datos entre la plataforma de Microsoft 365 y entornos externos. La integración puede ir desde una simple carga de archivos en una biblioteca de documentos hasta flujos de trabajo más complejos, que implican la actualización de listas y bibliotecas a partir de datos provenientes de un sistema ERP o CRM externo.

En detalle, el término "SharePoint Connector" abarca tanto las soluciones desarrolladas de forma nativa por Microsoft como los productos creados por terceros que aprovechan las API y los servicios web de la plataforma.

La diferencia radica en el alcance de las operaciones soportadas y en el grado de especialización.

En el ámbito nativo, Microsoft ofrece conectores integrados en herramientas como Power Automate, Power Apps y Power BI, que proporcionan acciones y desencadenadores preconfigurados para crear, leer y actualizar datos en listas y bibliotecas de documentos de SharePoint. Estos conectores nativos son especialmente útiles para quienes desean configurar flujos de trabajo repetitivos de forma rápida y sin conocimientos de desarrollo.

Cabe precisar, sin embargo, que en Microsoft Power Automate existen conectores estándar y conectores premium, cada uno con requisitos de licencia específicos. De hecho, si bien los conectores estándar están disponibles con las licencias básicas de Power Automate, el uso de conectores premium requiere la adquisición de licencias adicionales.

Conectores disponibles en Power Automate

Además de los conectores oficiales, también existen conectores de terceros.

Algunas empresas especializadas en integración de software, entre las que se incluye intranet.ai, ofrecen sus propios adaptadores específicos para SharePoint, diseñados para simplificar los procesos de lectura y escritura de datos.

Se trata de soluciones que suelen implementarse en arquitecturas más complejas, donde se integran múltiples fuentes (ERP, CRM, bases de datos heredadas) con SharePoint como repositorio documental.

Otro aspecto a tener en cuenta es la migración de entornos On-Premise a SharePoint Online.

En muchos casos, las empresas disponen de instalaciones antiguas que ya no satisfacen sus requisitos de escalabilidad. Por ello, los conectores contribuyen a simplificar la migración, conectando las soluciones on-premise existentes con los nuevos entornos en la nube y permitiendo activar gradualmente el uso de los servicios más modernos.

Estructura de una solicitud entre Power Apps y SharePoint mediante conector

Se beneficia el acceso a los datos, que pasa a ser centralizado, ya que la información procedente de diversos sistemas se concentra en un único repositorio. Un ejemplo es la gestión documental: cuando se crea una factura dentro de un sistema ERP, un conector de SharePoint puede depositarla automáticamente en la biblioteca correspondiente, etiquetándola con los metadatos necesarios para que los usuarios interesados puedan recuperarla con mayor facilidad.

Concluimos con un factor que quizás sea el más importante en términos de beneficios: la posibilidad de escalar y personalizar los flujos de trabajo.

Gracias a los conectores de SharePoint, una empresa puede comenzar con soluciones de automatización sencillas (como la actualización de listas) y luego ampliar su alcance, incluyendo la gestión de grandes volúmenes de datos y la integración con un número creciente de servicios.

SharePoint Connectors: integraciones con Microsoft 365 y herramientas de terceros

Microsoft 365 ofrece una serie de aplicaciones diseñadas para interactuar con SharePoint mediante conectores integrados que simplifican la automatización de flujos de trabajo y la creación de soluciones personalizadas. El objetivo es conectar aplicaciones, datos y procesos de forma orgánica, aprovechando las capacidades de SharePoint Online como repositorio y punto de enlace.

Power Automate, anteriormente conocido como Microsoft Flow, utiliza el conector de SharePoint para crear flujos de trabajo automatizados. Esto significa que se puede activar una acción específica cuando ocurre algo en SharePoint, por ejemplo:

• Cuando se agrega un nuevo elemento a una lista.
• Cuando se carga un archivo en una biblioteca de documentos.

Tomemos el caso de un usuario que actualiza un registro en una lista de SharePoint. En ese momento, Power Automate puede:

1. Enviar un correo electrónico al departamento correspondiente.
2. Copiar los datos actualizados en un software CRM o en una hoja de Excel almacenada en OneDrive.
3. Enviar una notificación a los usuarios responsables en Teams.

La integración con Power Apps permite crear aplicaciones low-code, es decir, aplicaciones cuyo desarrollo no requiere conocimientos de programación. Estas aplicaciones permiten leer y modificar datos directamente desde SharePoint.

Por ejemplo, un departamento puede crear una aplicación para recopilar solicitudes internas, conectándola a una lista de SharePoint. O un almacén puede utilizar una app para monitorizar el inventario, con actualizaciones en tiempo real.

El conector de SharePoint también funciona con Power BI, lo que permite conectar listas y bibliotecas de documentos para crear informes y paneles interactivos, representando gráficamente y en tiempo real los datos almacenados en SharePoint.

En este caso, un equipo puede analizar los datos de tickets de soporte recopilados en una lista de SharePoint para identificar los problemas más frecuentes. O bien, un gerente puede monitorear el avance de un proyecto analizando los archivos cargados en SharePoint.

Los ejemplos anteriores muestran cómo SharePoint ha evolucionado en los últimos años, convirtiéndose en un hub que puede actuar como conector entre diversas plataformas, facilitando la integración de datos y procesos empresariales.

Otro ejemplo de esta evolución se refleja en Microsoft Lists, la aplicación desarrollada a partir de las listas de SharePoint. Antes, las listas servían principalmente para recopilar datos estructurados. Ahora, gracias a su interfaz más intuitiva y vistas personalizables, estas mismas informaciones pueden organizarse en tableros estilo Kanban.

La evolución, sin embargo, no se limita a la interfaz. Con Microsoft Syntex, las capacidades de SharePoint se amplían mediante inteligencia artificial y machine learning. Syntex permite automatizar operaciones que antes requerían tediosos procedimientos manuales. Por ejemplo, si la empresa gestiona una gran cantidad de facturas, Syntex puede reconocer automáticamente campos clave como importe, fecha y nombre del cliente, e insertarlos como metadatos en los documentos.

Lo mismo aplica a cualquier tipo de documentación: Syntex puede clasificar los archivos según su contenido, generando carpetas o flujos de trabajo sin que el usuario tenga que ordenar manualmente los documentos.

Además de las integraciones con Microsoft 365, SharePoint puede actuar como conector para sistemas externos.

En algunos equipos, las actividades se gestionan mediante aplicaciones como Trello, Asana o Monday.com. Sin embargo, dado que estas plataformas generalmente no están conectadas con el resto del entorno digital empresarial, la documentación adjunta a las tareas suele dispersarse.

Al conectar Trello o Asana con SharePoint, los miembros del equipo pueden configurar un flujo automatizado que cree en SharePoint las carpetas correspondientes a las nuevas tareas planificadas. De este modo, todos los documentos relacionados con los trabajos se cargan en un repositorio único, manteniéndose sincronizados con las tarjetas, pero beneficiándose de las funcionalidades que ofrece SharePoint en cuanto a control de versiones, permisos y gobernanza.

Galería de los conectores disponibles en Microsoft 365

Lo mismo aplica a aquellas empresas que dependen de sistemas externos de Customer Relationship Management, como Salesforce. En algunos casos, gestionar documentos de ventas, contratos o materiales de marketing directamente dentro del CRM puede resultar ineficiente y bastante costoso, mientras que SharePoint está diseñado específicamente para la gestión y el intercambio de documentos.

Al conectar ambas plataformas, cada nueva oportunidad o cuenta creada en Salesforce puede generar automáticamente carpetas en SharePoint, manteniendo una alineación constante entre la información. El resultado es un flujo de trabajo integrado en el que los vendedores cargan los contratos y propuestas en SharePoint, pero los visualizan cómodamente desde el CRM.

Otra integración cada vez más solicitada es la que se realiza con servicios de firma electrónica como DocuSign o Adobe Sign. Quien trabaja con documentos contractuales sabe bien cuánto tiempo y cuántas complicaciones implica descargar un archivo, enviarlo al cliente, esperar la firma, volver a descargar la versión firmada y cargarla nuevamente en el repositorio final.

Con un conector activo en SharePoint, basta un clic para iniciar un flujo de firma electrónica. El documento sale de SharePoint, llega al destinatario, se firma y regresa automáticamente a su biblioteca original, con todos los metadatos que confirman la validez y la fecha de la firma.

También existen casos de uso "no convencionales".

Es posible crear una base de conocimientos empresarial en SharePoint, complementada con un chatbot de Power Virtual Agents capaz de responder a las preguntas más frecuentes de los usuarios. Tomemos el área financiera, donde las listas de SharePoint que recopilan datos de presupuesto o gastos pueden alimentar en tiempo real un informe de Power BI alojado en una página de la intranet o del sitio del departamento.

En el sector de eventos, la gestión de ferias y conferencias puede optimizarse integrando una lista de participantes con la logística (reservas de hotel, material de presentación), de manera que todo esté en un único portal y sea posible sincronizar automáticamente los correos electrónicos de invitación o seguimiento mediante herramientas como Mailchimp.

El departamento de RR. HH., por su parte, puede aprovechar la conexión con LinkedIn Talent Hub para recibir currículos y candidatos a evaluar, así como guardar cada documento en carpetas específicas, activar flujos de aprobación y generar notificaciones personalizadas para los responsables.

Integración entre SharePoint y DocuSign

Existe todo un ecosistema de soluciones desarrolladas por terceros (plataformas o proveedores individuales) que amplían las integraciones, especialmente útiles para gestionar procesos especializados o conectar servicios que no forman parte de la oferta de Microsoft.

Se trata de proveedores que ponen a disposición conectores dedicados a SharePoint dentro de sus propias plataformas, a menudo denominadas iPaaS (Integration Platform as a Service), las cuales, mediante procedimientos y flujos preconfigurados, permiten leer y escribir datos en SharePoint sin necesidad de desarrollar desde cero cada llamada a las API.

En la práctica, el usuario dispone de una interfaz gráfica en la que construye sus propios flujos de integración, definiendo cómo autenticarse en los distintos sistemas, cómo mapear los campos (por ejemplo, los de un CRM o un ERP) en listas o bibliotecas de SharePoint, y cómo reaccionar ante errores de ejecución.

Sin embargo, al trabajar con un conector externo, hay ciertos aspectos que se deben evaluar, como la calidad del soporte técnico y la frecuencia de las actualizaciones.

Desde este punto de vista, debe tenerse en cuenta que Microsoft publica periódicamente nuevas versiones de las API de SharePoint o actualiza las existentes para ampliar o mejorar sus funcionalidades. Si el conector de terceros no se mantiene al día con dichos cambios, la empresa podría enfrentarse a fallos de funcionamiento o problemas de compatibilidad que comprometerían la eficiencia de toda la infraestructura digital.

Dicho esto, las capacidades de los conectores de terceros pueden ser muy útiles cuando es necesario conectar plataformas como Google Cloud u otros servicios externos de almacenamiento y análisis de datos.

Un caso típico se da cuando una empresa dispone de un data warehouse en Google Cloud y desea sincronizar determinados conjuntos de datos con SharePoint. En un escenario así, el conector puede monitorizar carpetas o repositorios en Google Cloud Storage y transferir automáticamente los informes o archivos generados hacia una biblioteca de documentos.

De este modo, los usuarios no necesitan acceder a varios portales para encontrar la última actualización, ya que todo se pone a disposición dentro de SharePoint, que se convierte en el centro del flujo de trabajo.

La misma lógica se aplica a sistemas de integración de datos más complejos como podrían ser Informatica Cloud Data Integration o la Mulesoft Anypoint Platform. Estos entornos actúan como "nodos" donde convergen datos de diversos sistemas empresariales, desde CRMs y ERPs hasta bases de datos relacionales y servicios en la nube. En este contexto, el conector para SharePoint permite entregar los datos procesados, en forma de documentos o registros, directamente en las bibliotecas y listas de SharePoint.

Así, cada flujo de integración se traduce en la posibilidad de disponer en SharePoint de la última actualización proveniente de los sistemas de producción, ventas o almacén, con evidentes ventajas en términos de centralización y accesibilidad de la información.

Como hemos visto, la existencia de conectores nativos de Microsoft y de conectores de terceros amplía considerablemente el horizonte de las integraciones. Por un lado, se pueden aprovechar herramientas como Power Automate para orquestar procesos básicos dentro de Microsoft 365; por otro, es posible recurrir a soluciones iPaaS para gestionar escenarios más complejos en los que SharePoint es solo uno de los actores implicados.

Es evidente que el resultado final es una mayor flexibilidad, que permite al departamento de TI elegir, en cada caso, la estrategia más adecuada según las necesidades de cada proyecto o departamento.

SharePoint Connectors: casos de uso y ejemplos de adopción

Cuando se trata de introducir un conector de SharePoint en el ecosistema empresarial, a menudo se pone el foco únicamente en el aspecto técnico de la integración. En realidad, el verdadero valor surge especialmente cuando se consideran las situaciones en las que estos conectores pueden simplificar el día a día de las personas dentro de la empresa.

Precisamente porque SharePoint Online se ha convertido en un hub tan versátil, el uso de un conector aporta beneficios importantes en situaciones donde diferentes sistemas deben comunicarse con un repositorio documental centralizado.

Por ello, resulta útil examinar algunos de estos casos de uso.

Un primer ejemplo emblemático es el de quienes utilizan Dynamics 365 Business Central para gestionar procesos financieros y administrativos que implican grandes volúmenes de documentos como facturas y pedidos.

La integración entre esta solución y SharePoint elimina la mayoría de las tareas de carga y archivo. En el momento en que se emite una factura en Business Central, el conector puede generar un PDF de la operación y transferirlo a una carpeta específica en SharePoint, asociando metadatos relevantes para la recuperación de los archivos, como el número de factura, la fecha de creación y el estado de pago. Como resultado, el departamento de contabilidad y el área administrativa pueden encontrar de inmediato todos los documentos necesarios, reunidos en un único espacio, sin tener que buscarlos en múltiples sistemas.

Además de Dynamics 365, muchas empresas utilizan otros ERP de clase empresarial (como SAP) o CRM desarrollados a medida. Se trata de plataformas potentes pero a menudo complejas, capaces de generar flujos de datos que requieren un gran esfuerzo de procesamiento si no se gestionan adecuadamente, desde la carga de inventario hasta las listas de materiales de producción, pasando por la gestión de los envíos.

En el caso de SAP, el conector para SharePoint puede interceptar los documentos de envío recién creados y ponerlos inmediatamente a disposición en un área logística específica, alojada en la intranet o en un sitio de equipo de SharePoint. Gracias a esta integración, los departamentos operativos pueden evitar por completo ingresar al portal de SAP para consultar el estado de la mercancía o descargar los packing lists.

Si pasamos al ámbito del comercio electrónico, el uso de un conector se vuelve casi obligatorio.

Las tiendas en línea generan diariamente pedidos, tickets, recibos de pago y albaranes digitales. Todos estos documentos, para ser fácilmente accesibles, deben almacenarse en un sistema centralizado y bien estructurado. Un flujo de integración que transfiera los datos desde el portal de ventas a SharePoint permite tener, en una sola plataforma, tanto la información contable como la documentación de soporte (por ejemplo, políticas de devolución o contenidos de marketing relacionados).

En caso necesario, los departamentos de finanzas, marketing y atención al cliente pueden colaborar sin tener que revisar varias herramientas; por el contrario, encuentran en el repositorio de SharePoint la única fuente confiable para todos los aspectos relacionados con los pedidos y los clientes.

De forma similar, el mismo principio aplica a los sistemas de ticketing.

Si el CRM registra las incidencias, pero el equipo de soporte desea hacer seguimiento de cada avance en una lista de SharePoint, el conector se encarga de sincronizar los datos entre ambos sistemas. De este modo, el estado de un ticket, las notas operativas y los documentos relacionados (capturas de pantalla, manuales o procedimientos) se gestionan directamente desde SharePoint, donde es posible configurar automatizaciones adicionales o reglas de notificación.

Mención aparte merecen los entornos híbridos, donde parte de la infraestructura sigue siendo local (por razones históricas o de seguridad), mientras que otros componentes ya se encuentran en la nube de Microsoft 365.

En estas situaciones, los conectores pueden actuar como puente, permitiendo transferir gradualmente las cargas de trabajo a SharePoint Online o mantener sincronizados ambos entornos.

Un ejemplo es el de una aplicación heredada on-premise que continúa generando pedidos o informes, los cuales igualmente deben integrarse en SharePoint Online para ser compartidos con equipos remotos. Al configurar un flujo de integración, cada nuevo archivo creado en la carpeta local se carga inmediatamente en la nube, donde puede visualizarse, editarse y aprobarse, con una gestión centralizada de los permisos de acceso.

En este sentido, no se puede dejar de mencionar el conector de Microsoft Graph para SharePoint Server, que permite a los usuarios buscar contenido almacenado en SharePoint On-Premises o utilizar dicho contenido en Copilot, facilitando la indexación de documentos y páginas del sitio desde la instancia "server" y mejorando así la accesibilidad de los datos empresariales.

Para que todos estos escenarios de integración tengan éxito, es fundamental que la empresa planifique un análisis inicial de sus necesidades, determinando qué sistemas deben comunicarse entre sí y con qué frecuencia. Integrar “todo con todo” sin una estrategia clara puede generar más confusión que beneficios, además de afectar negativamente el rendimiento general del entorno digital de trabajo.

Al mismo tiempo, resulta importante capacitar al personal encargado de gestionar y supervisar la nueva configuración de los flujos de trabajo, así como definir reglas claras de gobernanza.

En cuanto a la gobernanza, un punto de partida es responder a preguntas como:

• ¿Quién debe poder crear o modificar un conector?
• ¿Quién debe encargarse de resolver posibles errores?

Es recomendable comenzar con un proyecto piloto, enfocado tal vez en un solo departamento o en un proceso clave específico, para luego extender gradualmente la adopción de conectores a otras áreas, aprendiendo de los ajustes que inevitablemente surgen en el camino.

En todos estos ejemplos, el elemento común sigue siendo la presencia de SharePoint como "punto de llegada" (y a menudo también de partida, para las empresas que ya basan su entorno digital de trabajo en tecnología Microsoft).

Esta es la visión que realmente potencia la idea de un conector hacia SharePoint, ya que no se trata simplemente de implementar un mecanismo para el intercambio de datos, sino de transformar la infraestructura de TI de la empresa para hacerla más flexible, escalable, gestionable y segura.

¿Qué son los conectores de SharePoint?

Los conectores de SharePoint son herramientas que permiten conectar SharePoint Online con otras aplicaciones, plataformas o bases de datos. Sirven para sincronizar datos y automatizar procesos empresariales, transformando a SharePoint en un hub digital para la gestión centralizada de la información.

¿Los conectores de SharePoint están incluidos en Microsoft 365?

Sí, Microsoft 365 incluye conectores nativos integrados en herramientas como Power Automate, Power Apps y Power BI. Algunos están disponibles con las licencias básicas, mientras que otros requieren una licencia premium, pero todos permiten crear flujos automatizados para leer, actualizar y gestionar datos en SharePoint.

¿Existen conectores de terceros para SharePoint?

Sí, también existen conectores desarrollados por terceros, a menudo ofrecidos a través de plataformas iPaaS. Estas soluciones permiten integrar SharePoint con ERP, CRM, Google Cloud y otros servicios, ofreciendo interfaces gráficas para construir flujos personalizados y escenarios de integración avanzados.

¿Cuáles son algunos ejemplos prácticos del uso de conectores de SharePoint?

Los conectores pueden automatizar el archivado de documentos desde sistemas ERP, crear aplicaciones empresariales conectadas a SharePoint, generar notificaciones y flujos de aprobación, construir paneles en tiempo real, integrar firmas electrónicas y respaldar chatbots e inteligencia artificial en bases de conocimiento empresariales.

¿Los conectores también funcionan en entornos híbridos?

Sí, los conectores son ideales para entornos mixtos cloud/on-premise. Permiten sincronizar datos entre sistemas locales y SharePoint Online, facilitando la transición a la nube. Microsoft Graph también ofrece un conector específico para SharePoint Server, útil para la búsqueda e indexación de contenidos heredados.

¿Se necesita una gobernanza para utilizar los conectores?

Sí, es fundamental. Las empresas deben definir quién puede crear o modificar conectores, quién gestiona los errores y cómo monitorear la eficiencia de los flujos. Se recomienda comenzar con un proyecto piloto y capacitar al personal para garantizar la seguridad, confiabilidad y escalabilidad de las integraciones.

¿Pueden los conectores ser útiles para migrar desde sistemas heredados?

Absolutamente sí. Los conectores facilitan la migración desde entornos heredados o locales hacia SharePoint Online, permitiendo una transferencia gradual de datos y procesos. Este enfoque garantiza continuidad operativa y una centralización eficaz de la información empresarial en la nube.