SharePoint Online y SharePoint On-Premise: ¿cuál escoger?
Microsoft SharePoint está disponible en dos versiones: SharePoint Online y SharePoint On-Premise. Cada una ofrece ventajas importantes, pero ¿cómo elegir la que mejor se adapte a sus necesidades?
En este artículo, analizaremos las características de ambas plataformas, destacando los factores que debe considerar para tomar una decisión informada. Veremos cuándo es mejor optar por una solución en la nube como SharePoint Online o cuándo podría ser más ventajoso mantener una infraestructura local (on-premise). Además, responderemos a una de las preguntas más frecuentes sobre este tema: ¿cómo migrar de SharePoint On-Premise a SharePoint Online?
Lo que encontrará en este artículo
SharePoint Online y SharePoint On-Premise:
¿cuál es la mejor versión?
SharePoint es la herramienta de Microsoft 365 diseñada para la colaboración digital en la empresa y se utiliza principalmente para la creación de contenidos, la gestión de documentos y el intercambio de conocimientos dentro de una organización.
Se trata de una plataforma centralizada donde los equipos empresariales pueden colaborar, optimizar la gestión de los datos y, por lo tanto, aumentar la productividad. Precisamente por sus características principalmente colaborativas, SharePoint se utiliza como punto de partida para crear la intranet corporativa y el entorno digital de trabajo integrado con Microsoft 365.
Ejemplo de una intranet de SharePoint creada con intranet.ai
Existen dos versiones de SharePoint: SharePoint Online y SharePoint Server (On-Premise). Aunque ambas pueden ser útiles para digitalizar los procesos y la comunicación de una empresa, es fundamental tener en cuenta que:
- Microsoft SharePoint Server (On-Premise) es la versión local de la plataforma homónima, que permite a las empresas mantener el control total sobre la gestión de los datos y su propia infraestructura de TI.
- Microsoft SharePoint Online es la versión en la nube ofrecida como parte integral de la suite Microsoft 365, que permite a las organizaciones obtener las ventajas del modelo SaaS (Software como Servicio) sin la necesidad de gestionar servidores físicos.
Si una empresa desea emprender un nuevo proyecto con SharePoint y tiene como objetivo la longevidad de la solución desarrollada, la elección entre las dos versiones debería inclinarse hacia SharePoint Online. Comprenderemos mejor el porqué a medida que avanzamos en la lectura de este artículo.
¿Para qué sirve SharePoint?
¿Qué es intranet.ai?
intranet.ai es la intranet corporativa lista para usar diseñada para reducir los costes y el tiempo de implantación, y crear un entorno de trabajo digital moderno y colaborativo:
- Desde 3.650 €/año para una intranet completa
- 50+ aplicaciones, incluidas búsqueda avanzada, sistema de gestión de documentos, notificaciones push a través de Teams, organigrama, perfil del personal y páginas de preguntas frecuentes
- Integrada con SharePoint Online y Microsoft 365
SharePoint Online vs SharePoint On-Premise:
¿cuáles son las diferencias?
¿Cuáles son las diferencias entre SharePoint Online y SharePoint On-Premise? Para responder a esta pregunta, hemos analizado los aspectos más importantes que permiten a las empresas tomar la mejor decisión.
En primer lugar, abordamos la cuestión del tamaño de los datos, destacando que SharePoint On-Premise ofrece un espacio de almacenamiento limitado al almacenamiento de los servidores utilizados para la infraestructura, mientras que SharePoint Online tiene límites específicos.
A continuación, discutimos los costes y las licencias, destacando las diferencias en los modelos de precios entre ambas versiones. Por último, exploramos las actualizaciones y las modalidades de gestión. Ya sea que usted elija la flexibilidad de la nube con SharePoint Online o prefiera el control total que ofrece SharePoint On-Premise, es importante decidir en función de las necesidades de la empresa en términos de almacenamiento, costes y gestión.
Sin importar la elección, sin embargo, es esencial seguir la hoja de ruta de Microsoft para mantenerse actualizado sobre cómo la empresa madre tiene previsto continuar el desarrollo de ambas soluciones.
Tamaño de los datos
SharePoint On-Premise puede admitir una cantidad ilimitada de datos.
Lo que debe tener en cuenta es el tamaño de su instancia de SQL Server, recordando que todos los recursos almacenados en SharePoint On-Premise se serializan y se guardan como objetos blob dentro de la base de datos SQL.
SharePoint Online, en cambio, está completamente basado en la nube y no incluye una oferta ilimitada para el almacenamiento de datos.
Microsoft ha establecido el límite en 1 TB + 10 GB por usuario con licencia. Si su empresa necesitara más espacio, podría obtenerlo mediante un complemento específico para la suscripción a Microsoft Office 365.
También se establece una cuota máxima para los datos almacenados en las colecciones de sitios de SharePoint Online, de 25 TB.
Biblioteca de documentos moderna en SharePoint Online
Costes y licencias
Para elegir la versión de Microsoft SharePoint más adecuada para su empresa, también deben tenerse en cuenta los costes.
En cuanto a SharePoint On-Premise, debe tenerse presente que una granja de SharePoint requiere múltiples instancias de servidor y que, para cada instancia, es necesario disponer de una licencia específica. Además de estas, se deben adquirir licencias para SQL Server, Windows Server y sumar la compra del hardware necesario para soportarlo todo, considerando que la versión on-premise es muy exigente en este aspecto. Por otro lado, para cada usuario que utilizará la intranet de SharePoint, será necesario adquirir una licencia CAL específica (Standard o Enterprise).
Para SharePoint Online, los costes están relacionados con el número de usuarios que utilizarán el producto. La suscripción a la versión en la nube permite disponer rápidamente de SharePoint en su empresa, sin necesidad de preocuparse por ningún tipo de mantenimiento. Además, se puede acceder a todos los productos de colaboración, comunicación y almacenamiento en la nube con una licencia de Microsoft Office 365.
En concreto, SharePoint Online está incluido en la licencia Office 365 Business u Office 365 Enterprise. También dispone de una licencia específica denominada SharePoint Online P1/P2 dirigida a los usuarios que no necesitan una bandeja de correo electrónico.
Ambas versiones permiten, finalmente, acceder a las aplicaciones web de Microsoft Office. La única diferencia reside en el tipo de licencia: la versión On-Premise requiere una licencia exclusiva para permitir a los usuarios visualizar y editar documentos empresariales mediante aplicaciones web.
La versión en la nube, en cambio, permite visualizar los documentos y editarlos directamente desde la nube, sin necesidad de licencias adicionales.
Actualizaciones de Microsoft
En lo que respecta a las actualizaciones, la versión On-Premise de SharePoint debe ser completamente gestionada por el departamento de TI interno de una empresa, el cual tiene control total sobre los procesos de instalación y distribución.
SharePoint Online, en cambio, es gestionado directamente por Microsoft en lo que respecta tanto a la instalación como a la distribución de las últimas actualizaciones. Pero eso no es todo.
Microsoft está centrando sus esfuerzos en el desarrollo de nuevas tecnologías basadas en la nube y en la inteligencia artificial. En consecuencia, SharePoint Online es protagonista de un proceso de innovación que recientemente ha visto una integración progresivamente más profunda de Microsoft 365 Copilot y la aparición en el mercado de SharePoint Premium.
SharePoint Premium es la nueva oferta de Microsoft que se basa principalmente en Microsoft Syntex y SharePoint Advanced Management. Introduce, por tanto, funcionalidades avanzadas para la gestión de contenidos basadas en IA, como el etiquetado automático de documentos, la redacción de información sensible, el reconocimiento óptico de caracteres (OCR) y la integración con firmas electrónicas a través de socios como Adobe y DocuSign.
Esta versión reciente de SharePoint está diseñada para mejorar la gestión y la seguridad de los contenidos, especialmente para organizaciones de gran tamaño. Incluye herramientas para abordar problemas como la compartición incontrolada de documentos corporativos y ofrece recomendaciones basadas en inteligencia artificial para la gestión de accesos y de los ciclos de vida del contenido.
Introducción a Microsoft SharePoint Premium
SharePoint Premium está reservado exclusivamente para SharePoint Online. Esto se debe a que muchas de sus funcionalidades, incluidas las basadas en inteligencia artificial y automatización, requieren una infraestructura en la nube para operar de manera eficiente.
La inteligencia artificial de Microsoft funciona mejor cuando puede acceder a datos y recursos distribuidos a gran escala en la nube, lo cual no es posible con una versión local (on-premise) de SharePoint. Por el contrario, se necesitan la escalabilidad y la potencia de cálculo que solo las plataformas en la nube pueden garantizar.
SharePoint Online vs SharePoint On-Premise: consideraciones finales
Si una empresa está considerando crear su propia intranet con SharePoint, pero no tiene claro si utilizar la solución en la nube o la local, debería tener en cuenta también las tendencias recientes.
Como se ha mencionado, Microsoft ha adoptado la estrategia "cloud-first". Esto significa que las inversiones se centrarán cada vez más en el desarrollo de nuevas funcionalidades para la versión online y, solo en una fase posterior, estas estarán disponibles para las instalaciones locales.
Así, las tecnologías más modernas de Microsoft estarán disponibles principalmente para las versiones en la nube de sus aplicaciones y (quizás) posteriormente para las versiones locales. No obstante, no está garantizado que todas las últimas funcionalidades estén disponibles para las soluciones on-premise. En el caso de SharePoint, no todas las integraciones con otras aplicaciones de Microsoft 365 pueden estar disponibles localmente.
Comparación entre las versiones de Microsoft SharePoint:
| SharePoint Online | SharePoint On-Premise |
|---|---|
| Sin servidores, sin hardware. Uso de los centros de datos de Microsoft Cloud. | Requiere la compra de hardware dedicado. |
| Reducción de recursos internos. Actualizaciones automáticas realizadas por Microsoft. | El equipo de TI interno debe gestionar los servidores, configurar las actualizaciones y las revisiones. |
| La información se almacena en la nube. | La información se almacena en su red local. |
| Forma parte de su plan de Office 365; gastos mensuales basados en el número de usuarios. | La empresa debe absorber los costes de licencias para servidores y usuarios. |
| La información se mantiene según los estándares de seguridad específicos del sector. | La empresa es responsable de la seguridad de los servidores. |
| Basado en la redundancia incorporada de Microsoft. Sin control sobre los servidores. | Se basa en servidores y hardware personalizables propios. Control total del servidor y de los servicios de acceso. |
| Ejecutado en un servidor multiusuario. | Granja única. |
| Microsoft gestiona la instalación y distribución de actualizaciones y mejoras. | Las actualizaciones se instalan y gestionan internamente. |
| Personalizaciones limitadas. | Personalizaciones ilimitadas. |
| Copias de seguridad generadas por Microsoft. | El propietario debe crear, probar y gestionar las copias de seguridad del centro de datos dedicado. |
| Puede conectar a usuarios externos y puede ampliarse fácilmente con una variedad de servicios de Azure. | La infraestructura para conectar a usuarios externos debe construirse y regularse manualmente. |
| Microsoft se encarga de la escalabilidad del servicio. | La escalabilidad es responsabilidad del comprador del servicio. |
| Las herramientas y funciones son desarrolladas y actualizadas continuamente por Microsoft. | Las nuevas herramientas están disponibles solo en un momento posterior, y no todas. |
¿Cuándo elegir SharePoint On-Premise?
La versión On-Premise de Microsoft SharePoint es la opción más adecuada si su empresa:
- ya dispone de una infraestructura dedicada
- se basa en estándares elevados de cumplimiento
- desea alcanzar economías de escala en las licencias
Además, SharePoint On-Premise ofrece más espacio de almacenamiento y un mayor control sobre la arquitectura de las granjas. Finalmente, permite que la intranet esté disponible exclusivamente en la red corporativa.
¿Cuándo elegir SharePoint Online?
SharePoint Online es la mejor opción para crear una intranet escalable e inteligente. Con el servicio en la nube, es posible reducir costos y disminuir las complejidades previstas en un proyecto de intranet. Por ejemplo, no requiere la creación ni el mantenimiento de una infraestructura de TI específica.
Estas son algunas de las razones que nos han llevado a adaptar nuestra solución de intranet a la estrategia "cloud-first" de Microsoft: no damos soporte a las instalaciones de nuestra intranet SharePoint lista para usar en entornos on-premise.
Intranet SharePoint inteligente y escalable con intranet.ai
Cómo migrar de SharePoint On-Premise a SharePoint Online
La migración de SharePoint On-Premise a SharePoint Online representa un paso crucial para las empresas que desean introducir las ventajas de la nube en sus operaciones. Pensemos en la escalabilidad, la accesibilidad y las funciones avanzadas de seguridad que solo la versión en la nube de SharePoint puede ofrecer.
Pero, ¿cómo es posible migrar de SharePoint On-Premise a SharePoint Online sin poner en riesgo la seguridad y la integridad de los datos empresariales?
Una posible solución la ofrece la misma Microsoft. Se trata de SharePoint Migration Tool, una herramienta gratuita para gestionar eficazmente la migración a SharePoint Online.
A pesar de la facilidad de uso que caracteriza a Migration Tool, es necesario prestar atención a la planificación de todo el proceso, que debe ser cuidadosa y ajustarse a una serie de requisitos técnicos y procedimentales.
Veamos con más detalle este procedimiento en los siguientes párrafos.
Preparación y requisitos para la migración
Ante todo, es necesario asegurarse de que el entorno informático de la empresa cumpla con todas las condiciones para la migración. SharePoint Migration Tool es una herramienta que requiere:
- conexión a Internet estable
- acceso a los extremos (endpoints) de SharePoint Online o OneDrive.
Además, es fundamental que en la empresa haya administradores con los permisos necesarios tanto en el servidor SharePoint de origen como en el entorno en la nube de destino. Esto significa que las personas responsables de la migración deben tener permisos de Microsoft 365 para poder acceder y gestionar los datos en ambos lados.
Una vez cumplidos estos requisitos iniciales, se pasa a la instalación de Migration Tool. Se trata de un procedimiento sencillo, ya que esta herramienta puede descargarse gratuitamente desde el sitio web de Microsoft.
Una vez instalada, es necesario configurar la solución para gestionar aspectos como las conexiones de red y los proxies corporativos. En particular, es importante configurar cuidadosamente los proxies para garantizar que la comunicación con la nube de Microsoft no se vea bloqueada durante la migración. Esto incluye agregar los endpoints de Microsoft a las excepciones del proxy, en caso de que la empresa utilice este tipo de conexión.
Análisis preliminar con SMAT
Antes de proceder con la migración propiamente dicha, se recomienda realizar un análisis preliminar con SharePoint Migration Assessment Tool (abreviado, SMAT), una herramienta complementaria que permite escanear los sitios on-premise para identificar posibles problemas de compatibilidad.
Este es un segundo paso fundamental para prevenir incidentes que podrían ralentizar o incluso interrumpir la migración. SMAT proporciona informes detallados sobre los elementos que podrían requerir mayor atención por parte del departamento de TI de la empresa, como:
- configuraciones personalizadas
- flujos de trabajo complejos
- elementos web obsoletos
Configuración de las tareas de migración
Después de completar la fase de análisis, puede proceder con las tareas de migración. SharePoint Migration Tool permite configurar migraciones individuales o utilizar archivos CSV para realizar migraciones por lotes, facilitando la automatización en caso de grandes volúmenes de datos.
Además, SharePoint Migration Tool admite la migración incremental, que permite transferir solo los archivos nuevos o modificados con respecto a los ya migrados. Una funcionalidad especialmente útil en escenarios de migración progresiva o cuando la actualización continua de los datos es una prioridad.
Supervisión e informes
Un último aspecto importante de la migración a SharePoint Online se refiere a la supervisión y a la consiguiente generación de informes detallados para evaluar el éxito de la transferencia de los datos.
SharePoint Migration Tool ofrece informes detallados en formato CSV, los cuales documentan el progreso de la migración y proporcionan información útil sobre:
- archivos transferidos correctamente
- datos no migrados
- errores eventuales
- tiempos de finalización
Estos informes también proporcionan insights interesantes para planificar y optimizar futuras migraciones, permitiendo mejorar la eficacia de todo el proceso.
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Giuseppe Marchi
MVP de Microsoft para SharePoint y Microsoft 365 desde 2010.
Giuseppe es el fundador de intranet.ai y uno de los principales expertos en Italia en todo lo relacionado con Microsoft 365. Durante años, ha estado ayudando a las empresas a construir su espacio de trabajo digital en la nube de Microsoft, curando la experiencia de las personas.
Organiza eventos mensuales en línea para poner al día a los clientes sobre las novedades de Microsoft 365 y ayudarles a sacar el máximo partido de su espacio de trabajo digital.
FAQ sobre SharePoint Online y SharePoint On-Premise
¿Cuáles son las principales diferencias entre SharePoint Online y SharePoint On-Premise?
SharePoint Online es una solución en la nube que se actualiza automáticamente, mientras que SharePoint On-Premise requiere servidores locales y actualizaciones manuales.
¿Cuál es la opción más conveniente, SharePoint Online o SharePoint On-Premise?
SharePoint Online reduce los costes de hardware y mantenimiento, mientras que SharePoint On-Premise implica gastos en servidores y licencias.
¿Cuáles son los límites de almacenamiento en SharePoint Online y SharePoint On-Premise?
SharePoint Online ofrece 1 TB más 10 GB por usuario, mientras que SharePoint On-Premise depende de la capacidad del servidor.
¿Qué nivel de personalización permiten SharePoint Online y SharePoint On-Premise?
SharePoint On-Premise admite muchas personalizaciones, mientras que SharePoint Online tiene opciones limitadas.
¿Cómo migrar de SharePoint On-Premise a SharePoint Online?
La migración puede realizarse utilizando la herramienta SharePoint Migration Tool y planificando cuidadosamente la gestión segura de los datos.
¿Cuándo conviene pasar de SharePoint On-Premise a SharePoint Online?
SharePoint Online es ideal para quienes buscan escalabilidad y desean optimizar los recursos para la gestión de TI.
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