HR Plattform: die besten 7 Ideen für Ihr SharePoint-Intranet

Die Arbeit der Humanressourcen, die von Kommunikation und Kontakt geprägt ist, könnte den Anschein erwecken, dass sie nur eingeschränkt möglich ist, wenn sie aus der Ferne hinter einem Laptop ausgeführt wird.

Die Human Resources können stattdessen einen neuen, innovativen Aspekt annehmen. Mit Hilfe einem Personalportal können sie die Employee Experience im Unternehmen verbessern, indem sie einige grundlegende Elemente in neue Prozesse umwandeln, die definitiv effektiver und schneller sind.

Fangen wir an!

Portale und Mitarbeiterbeteiligung

Das Personalportal ist der digitale Treffpunkt zwischen der Personalabteilung und der Unternehmensbevölkerung.

Über dieses Webportal kann das gesamte Unternehmen über einen einzigen Zugangspunkt die Zeit bis zum Zugriff auf bestimmte Informationen verkürzen, den Zugriff auf Dokumente, die für den Mitarbeiter von Interesse sind, vereinfachen, die Verwaltung der HR-Prozesse verbessern und somit das Unternehmensimage verbessern.

Handbücher, Mitteilungen, Abonnements und die gemeinsame Nutzung von Inhalten, die den Mitarbeitern an einem Ort zur Verfügung stehen, können auch die Druckkosten und die Arbeitszeit der Mitarbeiter reduzieren.

Es ist nicht verwunderlich, dass dank der Schaffung interner HR-Plattformen die Zahl der E-Mails und Anrufe begrenzt wird und die Benutzer mehr Autonomie bei der Suche nach dem haben, was sie für ihre Arbeit benötigen, was Zufriedenheit und Engagement erzeugt.

Es gibt verschiedene Lösungen für die Erstellung eines HR-Portals, aber wir von intranet.ai sind der Meinung, dass die Zentralisierung von Informationen für die Mitarbeiter von entscheidender Bedeutung ist, die eine einzige digitale Schnittstelle für alle sie betreffenden Prozesse nutzen sollten. Das bedeutet, dass die Personalabteilung direkt involviert ist.

Das Personalportal sollte ein integraler Bestandteil des Intranets des Unternehmens sein.

Es kann sich dabei um einen speziellen Bereich des Intranets handeln, der direkt von der Personalabteilung verwaltet wird und in dem die Mitarbeiter der Humanressourcen alle Inhalte, die für die Arbeitnehmer erstellt werden, selbständig aktualisieren können.

Was Sie in einem HR-Portal finden können

Das Personalportal bietet den Mitarbeitern innovative, aber einfache Möglichkeiten, miteinander und mit dem Unternehmen selbst in Kontakt zu bleiben.

Alle wichtigen Aktualisierungen und Mitteilungen sind dort zu finden, zusammen mit allen grundlegenden Tools, die im Alltag der Mitarbeiter nützlich sind. Um den Austausch zu erleichtern, widmen Plattformen - wie intranet.ai - oft Raum für soziale Netzwerke, indem sie dynamische Interaktionen zwischen Menschen in verschiedenen Abteilungen anregen, um die Beziehungen zwischen Kollegen zu verbessern.

In großen Unternehmen oder bei der Telearbeit sind solche Funktionen äußerst wichtig, um zu erfahren, mit wem man zusammenarbeitet und sich als Teil des Unternehmens zu fühlen.

Konkret können Personalportale auch genutzt werden für:

• die Verwaltung und Automatisierung von Aufgaben wie die Speicherung von Spesenabrechnungen und Erstattungen
• das Erfassen von Veranstaltungen und das Vornehmen von Reservierungen
• die Aktualisierung der Personalakte
• Buchung und Überwachung von Urlaub, Gehaltsabrechnungen, Sozialbereich
• Erledigung von Verwaltungsaufgaben
• Schulungen, Überprüfung der Leistung
• Durchführung von Umfragen und Eröffnung von Blogs zur Anregung von Teams und Führungskräften
• Förderung der beruflichen Entwicklung und des Feierns von Erfolgen.

Ziel ist es also, einen Ort zu schaffen, an dem die Mitarbeiter ihre Arbeit erleichtern können, indem sie alle benötigten Informationen finden und kollaborativ mitarbeiten. Dies führt zu einer höheren Produktivität, einem stärkeren Engagement und vor allem zu Zeit- und Geldersparnissen.

Die zweiseitige Kommunikation, die von oben nach unten und von unten nach oben entsteht, wird somit grundlegend für die Entwicklung der Arbeit der Personalabteilung.

Warum Personalportale benötigt werden

Mitarbeiter, die über funktionale Personalportale verfügen, können bei ihrer Arbeit bessere Leistungen erbringen und das Gefühl der Zugehörigkeit zur Unternehmensgemeinschaft steigern. Es ist erwiesen, dass sie am stärksten involviert und zufrieden sind.

Das Marktforschungsunternehmen Hay Group fand in einer Umfrage heraus, dass die motiviertesten Mitarbeiter eine um 43% höhere Produktivität aufwiesen als diejenigen, die nicht motiviert waren. Darüber hinaus wurde in den Büros zufriedener Mitarbeiter ein um 43% höherer Umsatz nachgewiesen.

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Mehrere andere Analysen zeigen, wie wichtig die Einbeziehung der Nutzer ist.

Eine von der Harvard Business Review durchgeführte Studie kam zu dem Schluss, dass die Fehlzeiten und die Fluktuation in Unternehmen, in denen ein positives Geschäftsklima herrscht und die Mitarbeiter engagiert sind, weniger als 25 % höher sind als in Unternehmen, die in dieser Hinsicht weniger aktiv sind.

Zufriedene Menschen bedeuten auch weniger Arbeitsunfälle, genauer gesagt 48% weniger bei der Sicherheit und 41% weniger bei der Qualität.

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Hier sind 7 Ideen, die jedes gute Personalportal umsetzen sollte.

1) Willkommensportal für die Ankunft eines neuen Kollegen

Ein neuer und funktioneller Aspekt ist die Präsentation von Neuankömmlingen in verschiedenen interaktiven und ansprechenden Formen.

Der einfachste Fall ist die Veröffentlichung einer Nachrichtenpräsentation über die Person im Intranet. Einige Unternehmen stellen ein Foto der Person, die Rolle und eine Zusammenfassung ein, um zu sagen, woher sie kommt und welche Fähigkeiten sie hat.

Andere wiederum nutzen dieses Medium stärker, indem sie in die Pressemitteilung ein Interview mit dem Neuzugang einfügen, über das in Textform berichtet und das von seinem Foto begleitet wird.

Auf diese Weise wird es für die Kollegen einfacher, sowohl physisch als auch in Online-Meetings vom Rest der Unternehmensbevölkerung erkannt zu werden.

2) Integrieren Sie ein soziales Unternehmensnetzwerk: Yammer

Dieser Modus ermöglicht es Ihnen, Yammer, das soziale Netzwerk des Unternehmens, zu nutzen.

Microsoft Yammer ist ein Schwarzes Brett des Unternehmens, auf dem Sie mit allen Mitarbeitern Ihres Unternehmens interagieren und Fragen in Echtzeit stellen und beantworten können, ohne auf eine endlose Folge von E-Mails zurückgreifen zu müssen.

Wenn ein neuer Mitarbeiter in das Unternehmen eintritt, schlagen wir unter anderem vor, einen Beitrag in Yammer zu erstellen, in dem der neue Kollege in der Unternehmensgemeinschaft vorgestellt wird.

Der Beitrag kann die Person erwähnen, über ihre Erfahrungen berichten und sie den Interessengruppen vorstellen, die sie in dem sozialen Netzwerk finden wird.

3) Live-Veranstaltungen nutzen

Mit der Verbreitung der Digitalisierung und insbesondere der Telearbeit können Live-Events ein äußerst vorteilhaftes Instrument sein, um die Entfernungen zwischen den Mitarbeitern zu überbrücken und eine flüssige und sofortige Kommunikation aufrechtzuerhalten.

Für einen neuen Mitarbeiter, der in das Unternehmen eintritt, können Sie ein Live-Event erstellen, bei dem ein Mitglied der Humanressourcen oder sein künftiger Vorgesetzter den neuen Mitarbeiter in einer Art Doppelinterview befragt.

4) Selbstbeurteilungen über das Personalportal

Über das Intranet kann die Personalabteilung das Wohlbefinden der Mitarbeiter überwachen und sie automatisch viertel- oder halbjährlich um eine Selbsteinschätzung bitten.

Diese Bewertungen dienen dazu, vom Mitarbeiter ein Feedback in Form von prozentualen Fortschritten oder Zufriedenheitssternen zu erhalten, um das Ausfüllen des Feedback-Formulars zu erleichtern und somit persönliche Unzufriedenheit zu vermeiden. Darüber hinaus können die Humanressourcen innerhalb des Intranets, das zu einem echten Personalportal wird, nicht nur um Feedback zu Kollegen und Vorgesetzten bitten, sondern den Benutzern auch erlauben, über ein spezielles Formular anonyme Meldungen im Unternehmen zu machen. Dies ist das "Whistleblowing"-Argument, das in bestimmten Unternehmen obligatorisch ist.

Die ständige Überwachung des Feedbacks derjenigen, die in der Organisation arbeiten, ermöglicht es Ihnen, sich ein vollständiges Bild von der Dynamik innerhalb der Organisation zu machen.

5) Job posting auf die HR-Plattform

Im Intranet können alle offenen Stellen innerhalb des Unternehmens auf der HR-Plattform veröffentlicht werden. Dies ist eine sehr nützliche Praxis in großen Unternehmen, die es Ihnen ermöglicht, die interne Verfügbarkeit zu prüfen, bevor Sie sich auf die Suche nach neuen Kandidaten außerhalb des Unternehmens machen.

Jeder Mitarbeiter hat auf dem HR-Portal immer eine Liste mit den Möglichkeiten für eine Höherstufung seiner Stelle, den entsprechenden Fristen, um sich zu bewerben, und den Anforderungen der neuen Rolle.

Die Humanressourcen können ihrerseits einen Bereich für die Verwaltung von Bewerbungen einrichten, in dem die Profile aller Kollegen eingehen, die sich für bestimmte offene Stellen bewerben möchten.

Sie können direkt auf den persönlichen Bereich aller Mitarbeiter zugreifen, um die Bewerbung über den digitalen Lebenslauf zu bewerten, den die Kollegen auf dem Laufenden halten.

6) Anzeige der Jahresziele im Intranet

Das Intranet kann - über den persönlichen Bereich des Benutzers - dabei helfen, die Unternehmens- und persönlichen Ziele von Jahr zu Jahr zu überwachen.

Unabhängig davon, ob es sich um qualitative oder quantitative Ziele handelt, können diese, sobald sie von den Vorgesetzten festgelegt und von der Humanressourcen bestätigt wurden, im Bereich jedes Mitarbeiters angezeigt werden, um klare Punkte zu haben, auf die er sich im Laufe des Jahres konzentrieren und die Bedingungen für sein Wachstum festlegen kann.

Die Wege des Mitarbeiters zu bestimmten Zielen können sorgfältig verfolgt werden, indem im persönlichen Bereich Informationen oder Aktivitäten zur Vorbereitung dieser Leistungen hinzugefügt werden, um dem direkten Vorgesetzten und der Personalabteilung eine ständig aktualisierte Vision zu bieten.

Darüber hinaus kann es sinnvoll sein, dass die Mitarbeiter Informationen über die Aktivitäten, die entwickelt oder bereits durchgeführt werden, in das Personalportal aufnehmen, um ihrem Chef und der Personalabteilung einen klareren und aktuelleren Überblick über den Fortschritt der Ziele zu bieten.

Es stimmt, dass es viele Plattformen für das Leistungsmanagement auf dem Markt gibt, aber ein einziger Punkt für den Arbeitnehmer, an dem er Informationen vom Unternehmen erhält, die Leistungen des Unternehmens in Anspruch nimmt und die Erfüllung seiner Jahresziele im Auge behält, ist von Vorteil.

Wenn Sie ein externes Tool verwenden, um die Ziele Ihrer Kollegen im Unternehmen zu verwalten, empfehlen wir Ihnen, eine Integration mit dem Intranet zu prüfen, um dem Mitarbeiter einen Punkt zu geben, an dem er Mitteilungen, Arbeitsdokumente und einen schnellen Zugang zu seinen Jahreszielen findet.