IHRE INTRANET-RESSOURCE

Intranet-Zusammenarbeitstools für Ihr Unternehmen

Das Intranet setzt sich aus Menschen zusammen. Diese Menschen sind die Mitarbeiter des Unternehmens.

Ihre Zusammenarbeit zu fördern bedeutet, sie dabei zu unterstützen, ihre Arbeit besser und effektiver zu erledigen und ihnen alle Inhalte und Werkzeuge zur Verfügung zu stellen, die sie benötigen, um sich als produktiver Teil des Unternehmens zu fühlen.

Schauen wir uns an, wie das Intranet diesen Aspekt umsetzt.

Intranet-Kollaborationstools in Ihrem Unternehmen

Wie kann die Zusammenarbeit in einem Unternehmen gefördert werden? Welchen Sinn hat es, ihre Umsetzung anzustreben?

War es früher notwendig, sich in einem Raum vor einer Tafel zu versammeln und alle Ideen in einer großen Brainstorming-Gruppe zu kommunizieren, ermöglicht die Digitalisierung heute viel mehr.

Die Prozesse der Zusammenarbeit und der Arbeitsteilung werden durch Anwendungen und hochmoderne Werkzeuge aller Art begünstigt, die es ermöglichen, die erwarteten Ergebnisse zu verstärken.

Das Intranet oder der digitale Arbeitsplatz des Unternehmens ist ein gemeinsamer Arbeitsbereich, in dem jeder Mitarbeiter zeitnah mit seinem Team in Kontakt bleiben kann.

Und wir werden uns überlegen, wie wir es besser machen können.

Der Intranet-Benutzer ist ein Teilnehmer

Die Vorstellung, dass ein Intranet ein Instrument ist, das nur von oben nach unten verwaltet wird, d. h. nur von der obersten Führungsebene, die die Inhalte erstellt und sie an die übrigen Mitarbeiter weiterleitet, ist falsch.

Individuelle Arbeit, die mit allem verglichen wird, benachteiligt das Unternehmen.

Das Unternehmensintranet ist eine Gemeinschaftsplattform. Das Unternehmensintranet steht für Zusammenarbeit und Austausch.

Die Zusammenarbeit führt zu den innovativen Lösungen und Ergebnissen, die Unternehmen für ihr Wachstum und ihren Erfolg benötigen.

Es ist daher unerlässlich, dass jedes intelligente Intranet über virtuelle Räume verfügt, in denen der einzelne Mitarbeiter die Möglichkeit hat, sich auszudrücken und unmittelbar mit anderen zusammenzuarbeiten.

Ein solches Bottom-up-Intranet fördert die freie Meinungsäußerung und erhöht das Engagement der Mitarbeiter.

Es gibt drei Arten der Zusammenarbeit, die wir unterscheiden können:

• Teamarbeit;
• Zusammenarbeit innerhalb der Gemeinschaft;
• Online-Zusammenarbeit.

Für das Unternehmen bedeutet jede von ihnen eine konstruktive Erkundung und Diskussion von Ideen.

Andererseits sind diese Prozesse keine einmaligen Vorgänge oder etwas, das ohne vorherige Schulung einfach angewendet werden kann. Die Zusammenarbeit ist ein fortlaufender Prozess, der im Laufe der Zeit verbessert werden muss. Arbeitsbeziehungen werden sinnvoller und produktiver, je mehr sich eine Gruppe von Menschen an die Zusammenarbeit gewöhnt.

Entspanntere und flüssigere Beziehungen ermöglichen mehr Austausch und Diskussion von Ideen, was zu Ergebnissen führt, die den Erfolg des Unternehmens fördern.

Wie fängt man am besten an?

1) Kommunikation

Auch wenn es selbstverständlich ist, ist es wichtig, dies zu erwähnen, weil es die Grundlage der Zusammenarbeit ist.

Sie müssen Ihren Mitarbeitern vermitteln, dass sie ihre Ideen mit Kollegen, Kontakten, Managern und anderen internen Ressourcen teilen müssen.

Da jeder Gedanke von Dritten beurteilt und analysiert wird, bevor er über die Unternehmensgrenzen hinausgeht, ermöglicht die Konfrontation miteinander die Entwicklung besserer Ideen und ein besseres Verständnis.

Diese Vorteile sind nur dank der Kommunikation möglich.

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2) Visualisierung

Es ist von entscheidender Bedeutung, dass jedes Konzept in Bildern dargestellt wird, um es klar und prägnant zu vermitteln. Verstehen, strategisches Denken und Planung werden durch Visualisierung unterstützt.

Bilder sind bis zu sechsmal wirksamer als Worte allein, oder wie wir alle schon gehört haben: "Ein Bild sagt mehr als tausend Worte".

Die Kommunikation ist flüssiger und für jedes Teammitglied verständlicher, wenn eine Fülle von Bildern in der Zusammenarbeit vorhanden ist.

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3) Anerkennungen

Die Arbeit im Team erfordert den Austausch von Informationen und die Kombination mehrerer Köpfe, um die Defizite des jeweils anderen auszugleichen. Aus diesem Grund muss jede erfolgreiche Arbeitsgruppe die Bedeutung jedes einzelnen Mitglieds erkennen.

Wenn ein Teammitglied zu einer guten Idee beiträgt, eine schwierige Aufgabe erledigt oder konstruktiv-kritisches Denken an den Tag legt, müssen Sie ihm Anerkennung zollen.

Wenn sich die Mitglieder einer Beziehung anerkannt und geschätzt fühlen, funktioniert sie am besten.

Darüber hinaus ist es wichtig, dass sich die Mitarbeiter daran erinnern, dass sie Teil einer Gruppe sind, weil sie über Fähigkeiten verfügen, die anderen fehlen.

Weitere Gründe für die Förderung der Zusammenarbeit

Aus den folgenden Gründen sollten Unternehmen die Zusammenarbeit fördern:

• Sie fördert die Selbstreflexion bzw. die Zusammenarbeit, indem sie von jedem Mitglied verlangt, seine Fähigkeiten zu artikulieren, zu überdenken und zu hinterfragen. Es ist besser, zwei Köpfe zu haben als einen
• Die Lösung von Problemen erfordert die Anwendung eines breiten Spektrums von Kenntnissen und Fähigkeiten, was zu einer Vielzahl von Lösungen führt. Durch den Wegfall der externen Beratung hilft die virtuelle Zusammenarbeit dem Unternehmen, viel Geld zu sparen.
• Der Wissensaustausch wird gefördert, weil mehr Menschen mit unterschiedlichen Fähigkeiten miteinander verglichen werden. So wird Ihr Unternehmen zu einem Organismus, der den Wissensaustausch durch Wachstums- und Entwicklungsmöglichkeiten fördert und gleichzeitig als Sicherheitsnetz für den Fall des Scheiterns dient.
• Beschleunigen Sie die Entwicklung von Lösungen. Aufgaben können in kürzerer Zeit und mit mehr gemeinsamer Kompetenz erledigt werden, wenn mehr Personen beteiligt sind.
• Höhere Mitarbeiterzufriedenheit und -loyalität. Die Zusammenarbeit steigert den Wert der Arbeit aller Mitarbeiter. Der Aufbau starker Bindungen zwischen ihnen fördert das Gefühl der Zugehörigkeit zum Unternehmen, was die Produktivität steigert.

Das Intranet ist das perfekte Instrument für die Zusammenarbeit innerhalb des Unternehmens

Die Zusammenarbeit erfordert den Einsatz von Instrumenten, die sie verbessern und in den Augen der Mitarbeiter flüssiger und anregender machen.

Infolgedessen nutzen Unternehmen das Intranet als primäres Instrument zur Förderung der Mitarbeiterkommunikation und zum synchronisierten Austausch von Aktivitäten.

Eine Lösung, die sich mit allen Microsoft 365-Anwendungen integrieren lässt, wie intranet.ai, ist zweifellos von Vorteil. Die 365-Suite ist mit über 1 Million Unternehmen, die sie nutzen, der Marktführer im Bereich der geschäftlichen Zusammenarbeit.

Sie können Dokumente synchronisieren, mit anderen in Echtzeit an demselben Dokument/Projekt zusammenarbeiten und es sofort auf allen Geräten aktualisieren, auch wenn Sie keinen Zugang zum Internet haben.

Mit Anwendungen wie Sharepoint, My Workplace, Microsoft Teams oder dem sozialen Unternehmensnetzwerk Yammer können Nutzer Nachrichten versenden, in Echtzeit kommunizieren, Dateien und Informationen jeglicher Art gemeinsam nutzen und Push-Benachrichtigungen erhalten.

Was sind die digitalen Werkzeuge?

Sharepoint

Microsoft Sharepoint Online ist ein webbasierter Dienst, mit dem Sie Websites, Dokumente und Teamarbeitsbereiche erstellen, gestalten und verwalten sowie private Intranet-, Extranet- und Kollaborationslösungen erstellen können.

Es ermöglicht Ihnen die sichere Zusammenarbeit an digitalen Dokumenten mit Teammitgliedern innerhalb und außerhalb Ihres Unternehmens über mobile Apps, PCs und Apple-Geräte auf einer Vielzahl von Geräten.

Sharepoint Online fördert und unterstützt je nach Bedarf die Teamarbeit in jeder Projektgruppe und Abteilung. Sie sind nur ein paar Klicks davon entfernt, Dateien, Daten, Informationen und Ressourcen auf Ihrem PC, Mac und mobilen Geräten freizugeben, so dass Sie einfach und sicher zusammenarbeiten können.

Sharepoint Online ermöglicht es Ihnen, präzise Prozesse zu verwalten und Informationen mit wenigen Mausklicks zu finden, so dass Sie gemeinsame Entscheidungen treffen und Maßnahmen ergreifen können.

Privatpersonen und Unternehmen können jederzeit und von jedem Ort aus auf Informationen zugreifen und so ihre Produktivität steigern.

My Workplace

Intranet.ai bietet My Workplace, um das Workflow-Management zu vereinfachen.

Was genau ist das?

Ein Bereich in Ihrem Intranet, der ausschließlich Ihrer Arbeit, Ihren Aktivitäten und Projekten gewidmet ist.

Sie können alle persönlichen Projekte, an denen Sie arbeiten, sowie die Gruppenaktivitäten, an denen Sie mitarbeiten, auf einen Blick sehen.

Eine weitere Möglichkeit, die Zusammenarbeit der Benutzer zu verbessern, ist die Verwendung von Microsoft Teams.

Microsoft Teams

Die Plattform ermöglicht es Ihnen, in Echtzeit zu kommunizieren, Dateien gemeinsam zu nutzen und einen zentralen Ort zu haben, an dem Sie alle Informationen finden, die Sie über ein Projekt, eine Abteilung oder eine Gruppe von Personen benötigen.

Alles kann auf sichere Weise zwischen Kooperationsgruppen ausgetauscht werden, einschließlich Videos, Dateien, Dokumente und Berichte.

Microsoft Planner

Planner ist ein Microsoft 365 Event-Management-Tool, das es Teams ermöglicht, Events für eine Gruppe von Personen zu planen, sie je nach Bedarf zu klassifizieren und Fristen über Benachrichtigungen zu verfolgen.

Es kann zur Planung von Marketingaktivitäten, zur Verwaltung von Projekten, zur Vorbereitung von Kundentreffen oder einfach zum Meinungsaustausch über Produkte oder anstehende Dokumente verwendet werden.

Um alle Ihre Aktivitäten zu organisieren, können Sie mit der App die Zeit und den Termin festlegen.

Mit Hilfe der Kalenderanzeige und der Diagramme können Sie den Projektfortschritt verfolgen.

Yammer

E-Mail, Textnachrichten und Tools für die Zusammenarbeit sind allesamt Optionen für die Kommunikation und Zusammenarbeit mit dem Team. Yammer ist das beste Tool zur Erstellung sozialer Netzwerke für den digitalen Arbeitsplatz, wenn Ihre Mitarbeiter bereits soziale Netzwerke wie Facebook, Twitter und Instagram nutzen. Yammer ist ein Social-Networking-Tool für Unternehmen, das den Menschen hilft, miteinander in Kontakt zu treten, insbesondere wenn sie an verschiedenen Standorten arbeiten.

Menschen können arbeitsbezogene Nachrichten oder Fragen posten, nach bestimmten Inhalten suchen und mehr über das Arbeitsleben erfahren. Das Ziel von Yammer ist es, Menschen in Verbindung zu halten.

Um mehr über Microsoft Yammer zu erfahren, gehen Sie zu: Yammer, das soziale Unternehmensnetzwerk

Push Notifications

Push-Benachrichtigungen sind Nachrichten, die auf dem Bildschirm Ihres Mobilgeräts erscheinen, auch wenn Sie es nicht benutzen.

Ihre Mitarbeiter erhalten eine Benachrichtigung, wenn Benutzer Inhalte erstellen und in einem Bereich des Intranet-Netzwerks veröffentlichen, so dass sie jederzeit über das Geschehen in ihrem Unternehmen informiert sind.

Wie können Sie das Intranet für eine effektivere Zusammenarbeit nutzen?

Speichern und Freigeben von Dokumenten in der Cloud

Der Hauptvorteil von Microsoft 365 für Ihr Unternehmen oder Ihre Organisation ist, dass es cloudbasiert ist.

Das bedeutet, dass Microsoft sowohl für den Speicherplatz als auch für die genutzten Anwendungen verantwortlich ist.

Dadurch werden die IT-Kosten gesenkt, während gleichzeitig die Sicherheit und die Plattform von Microsoft auf Unternehmensebene genutzt werden können.

Wenn Sie ein Microsoft 365-Archiv in der Cloud erstellen, sind Ihre Dokumente sicher und, was noch wichtiger ist, das Arbeitsteam, mit dem Sie zusammenarbeiten, kann jederzeit auf sie zugreifen.

Share

Die Kollaborationstools von Microsoft 365 helfen Ihnen, Zeit zu sparen, indem Sie das, was Sie erstellt haben, gemeinsam nutzen können.

Sie müssen die Bearbeitungen Ihrer Mitarbeiter nicht in das Dokument einfügen und Ihre E-Mails nicht nach Dateien oder Anhängen durchsuchen.

Arbeiten Sie gemeinsam, indem Sie Ihre Word-Dokumente, Excel-Tabellen oder PowerPoint-Präsentationen auf einem gemeinsamen Cloud-Speicher-Konto freigeben.

Sie können mit mehreren Beteiligten gleichzeitig zusammenarbeiten, nachdem Sie Dateien in der Cloud freigegeben haben.

Wenn die Änderungen zur gleichen Zeit stattfinden, können Sie die Änderungen anderer Personen in Echtzeit sehen.

Sie können die Funktion zur gemeinsamen Erstellung auf jedem Gerät verwenden, einschließlich eines Webbrowsers, eines Desktop-Computers oder eines Mobiltelefons.

Chat

Wenn Sie in einem Team arbeiten, kann es vorkommen, dass Sie die Unterstützung eines Kollegen benötigen.

Sie können die Funktion "Erwähnung" in den Microsoft 365-Tools verwenden, um Notizen oder Kommentare zu Dokumenten hinzuzufügen und sie an die gewünschten Personen zu senden.

Instant Meetings

Microsoft bietet eine Reihe von Tools, die Mitarbeitern bei der Planung und Durchführung von Besprechungen helfen.

Die Anwendungen Microsoft Teams, Yammer und Stream helfen bei der Planung und Durchführung von Geschäftskonferenzen und -besprechungen.

Microsoft 365 unterstützt Sie bei der Organisation von Besprechungen, der Vorbereitung von Dokumenten und deren Freigabe für die Teilnehmer.

Ein ständig aktiver Kommunikationskanal

Diese Technologie wird von größeren Unternehmen mit Abteilungen und Niederlassungen in anderen Ländern eingesetzt, um einen aktiven Kommunikationskanal zwischen den Mitarbeitern zu schaffen, egal wo sie sich befinden.

Push-Benachrichtigungen werden verwendet, um Unternehmenswerte oder projektbezogene Informationen zu vermitteln.

Sie sind auch ein wichtiges Geschäftsinstrument, das es den Mitarbeitern ermöglicht, wichtige Nachrichten oder Anrufe von Kollegen und Kunden nicht zu verpassen.

OOB-Benachrichtigungen, die über Yammer-Communities und Teams-Gruppen verfügbar sind, sind eine weitere Option, die man in Betracht ziehen sollte.