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SU RECURSO DE INTRANET

Herramientas de colaboración en la intranet para su empresa

La intranet está formada por personas. Estas personas son los empleados de la empresa.

Promover su colaboración significa ayudarles a hacer su trabajo mejor y más eficazmente, proporcionándoles todo el contenido y las herramientas que necesitan para sentirse una parte productiva de la empresa.

Veamos cómo la intranet pone en práctica este aspecto.

Herramientas de colaboración en la intranet de su empresa

 

¿Cómo se puede potenciar la colaboración en una empresa? ¿Qué sentido tiene aspirar a su implantación?

Si antes era necesario reunirse en una sala frente a una pizarra y comunicar todas las ideas en un gran grupo de brainstorming, ahora la digitalización permite hacer mucho más.

Los procesos de colaboración y de intercambio de trabajo se ven favorecidos por aplicaciones y herramientas de vanguardia de todo tipo, que permiten ampliar los resultados esperados.

La intranet, o lugar de trabajo digital de la empresa, es un espacio de trabajo compartido en el que cada empleado puede estar en contacto con su equipo de forma puntual.

Y nosotros descubriremos cómo hacerlo mejor.

El usuario de la intranet es un participante

La idea de que una intranet es una herramienta gestionada únicamente de forma descendente, por lo tanto, sólo por los altos cargos que producen contenidos y los envían al resto de los empleados, es errónea.

El trabajo individual que se compara con cualquier cosa pone a la empresa en desventaja.

La intranet corporativa es una plataforma comunitaria. La intranet corporativa es colaboración y puesta en común.

La colaboración produce las soluciones y los resultados innovadores que las empresas necesitan para crecer y tener éxito.

Por lo tanto, es esencial que toda intranet inteligente cuente con espacios virtuales en los que el empleado individual tenga la posibilidad de expresarse y colaborar inmediatamente con los demás.

Una intranet de este tipo promueve la libre expresión y aumenta el compromiso de los empleados.

Podemos identificar tres tipos de colaboración

  • Trabajo en equipo;
  • Colaboración dentro de la comunidad;
  • La colaboración en línea.

Para la empresa, cada uno de ellos supone una exploración y un debate constructivo de ideas.

 

Estos procesos, por otra parte, no son acontecimientos puntuales ni algo que pueda aplicarse fácilmente sin formación previa. La colaboración es un proceso continuo que debe mejorar con el tiempo. Las relaciones de trabajo se vuelven más significativas y productivas a medida que un grupo de personas se acostumbra a trabajar juntas.

Unas relaciones más relajadas y fluidas permitirán que se compartan y discutan más ideas, lo que conducirá al desarrollo de resultados que ayudarán al éxito de la empresa.

¿Cuál es la mejor manera de empezar?

1) La comunicación

Aunque es evidente, es importante mencionarlo porque es la base de la colaboración.

Debe inculcar a sus empleados la idea de que tienen que compartir sus ideas con los compañeros de trabajo, los contactos, los directivos y otros recursos internos.

Como cada pensamiento es juzgado y analizado por terceros antes de traspasar los límites de la empresa, la confrontación permite el desarrollo de mejores ideas y una mayor comprensión.

Estos beneficios sólo son posibles gracias a la comunicación.

2) Visualización

Es fundamental que todo concepto se represente en imágenes para poder comunicarlo de forma clara y concisa. La comprensión, el pensamiento estratégico y la planificación se ven favorecidos por la visualización.

Las imágenes son hasta 6 veces más eficaces que las palabras solas o, como todos hemos oído, "una imagen vale más que mil palabras".

La comunicación es más fluida y comprensible para cada miembro del equipo cuando hay abundancia de imágenes en la colaboración.

3) Reconocimiento

Trabajar en equipo implica compartir información y combinar varias mentes para compensar las deficiencias de los demás. Por ello, todo grupo de trabajo que tenga éxito debe reconocer la importancia de cada miembro individual.

Cuando un miembro del equipo contribuye con una buena idea, completa una tarea difícil o muestra un pensamiento crítico constructivo, hay que darle crédito.

Cuando los miembros de una relación se sienten reconocidos y apreciados, ésta rinde más.

Además, es fundamental que los empleados recuerden que forman parte de un grupo porque están capacitados en un campo del que otros carecen.

Otras razones para fomentar la colaboración

Por las siguientes razones, las empresas deberían fomentar la colaboración:

  • Fomenta la autorreflexión, o la colaboración, al exigir a cada miembro que articule, piense y cuestione sus capacidades. Es mejor tener dos cabezas que una
  • La resolución de problemas requiere la aplicación de una amplia gama de conocimientos y habilidades, lo que da lugar a una variedad de soluciones. Al eliminar la necesidad de consultoría externa, la colaboración virtual ayuda a la empresa a ahorrar mucho dinero.
  • Se fomenta el intercambio de conocimientos porque se comparan más personas con diferentes habilidades. Como resultado, su empresa se convierte en un organismo que promueve el intercambio de conocimientos a través de las oportunidades de crecimiento y desarrollo, a la vez que actúa como red de seguridad en caso de fracaso.
  • Acelera el desarrollo de soluciones. Las tareas pueden completarse en menos tiempo y con un mayor intercambio de habilidades si hay más personas involucradas.
  • Mejora la satisfacción y la lealtad de los empleados. La colaboración añade valor al trabajo de todos los empleados. La creación de fuertes vínculos entre ellos fomenta el sentimiento de pertenencia a la empresa, lo que impulsa la productividad.

 

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La intranet es la herramienta perfecta para la colaboración en la empresa

La colaboración requiere el uso de herramientas que la mejoren y la hagan más fluida y estimulante a los ojos de los empleados.

Por ello, las empresas hacen uso de la intranet como herramienta principal para promover la comunicación entre los empleados y el intercambio sincronizado de actividades.

Una solución que se integra con todas las aplicaciones de Microsoft 365, como intranet.ai, es indudablemente ventajosa. El paquete 365 es el líder del mercado de la colaboración empresarial, con más de un millón de empresas que lo utilizan.

Puede sincronizar documentos, colaborar con otros en tiempo real en el mismo documento/proyecto y tenerlo actualizado al instante en todos los dispositivos, incluso si no tiene acceso a Internet.

Los usuarios pueden enviar mensajes, comunicarse en tiempo real, compartir archivos e información de cualquier tipo y recibir notificaciones push mediante aplicaciones como Sharepoint, My Workplace, Microsoft Teams o la red social corporativa Yammer.

Sharepoint

Microsoft Sharepoint Online es un servicio basado en la web que le permite crear, diseñar y gestionar sitios web, documentos y áreas de trabajo en equipo, así como crear soluciones privadas de intranet, extranet y colaboración.

Le permitirá colaborar de forma segura en documentos digitales con los miembros de su equipo dentro y fuera de su organización utilizando aplicaciones móviles, PC y dispositivos Apple en una gran variedad de dispositivos.

Según las necesidades específicas, Sharepoint Online promueve y apoya el trabajo en equipo en cada grupo de proyectos y departamento. Está a sólo unos clics de compartir archivos, datos, información y recursos en su PC, Mac y dispositivos móviles, lo que le permite colaborar de forma fácil y segura.

Sharepoint Online le permite gestionar procesos precisos y encontrar información con unos pocos clics de ratón, lo que le permite tomar decisiones comunes y emprender acciones.

Los individuos y las empresas pueden acceder a la información en cualquier momento y desde cualquier lugar, aumentando su productividad.

My Workplace

Intranet.ai ofrece My Workplace para facilitar la gestión del flujo de trabajo.

¿En qué consiste exactamente?

En su intranet, una sección dedicada exclusivamente a su trabajo, actividades y proyectos.

Podrá ver de un vistazo todos los proyectos personales en los que esté trabajando, así como las actividades de grupo en las que esté colaborando.

Otra opción para que los usuarios puedan colaborar de forma más eficaz es utilizar Microsoft Teams.

Microsoft Teams

Esta plataforma le permitirá comunicarse en tiempo real, compartir archivos y disponer de una ubicación central donde encontrar toda la información que necesita sobre un proyecto, un departamento o un grupo de personas.

Todo se puede compartir de forma segura entre los grupos de colaboración, incluyendo vídeos, archivos, documentos e informes.

Microsoft Planner

Planner es una herramienta de gestión de eventos de Microsoft 365 que permite a los equipos planificar eventos para un grupo de personas, clasificarlos en función de sus necesidades y hacer un seguimiento de los plazos mediante notificaciones.

Se puede utilizar para planificar actividades de marketing, gestionar proyectos, preparar reuniones con clientes o simplemente intercambiar opiniones sobre productos o próximos documentos.

Para mantener todas sus actividades organizadas, puede utilizar la aplicación para fijar la hora y el plazo.

La visualización del calendario y los gráficos pueden utilizarse para hacer un seguimiento del progreso del proyecto.

Yammer

El correo electrónico, los mensajes de texto y las herramientas de colaboración son opciones para comunicarse y colaborar con el equipo. Yammer es la mejor herramienta para crear redes sociales para el lugar de trabajo digital si sus empleados ya utilizan redes sociales como Facebook, Twitter e Instagram. Yammer es una herramienta de red social corporativa que ayuda a las personas a conectarse, especialmente cuando trabajan en diferentes lugares.

La gente puede publicar mensajes o preguntas relacionadas con el trabajo, buscar contenidos específicos y aprender más sobre la vida laboral. El objetivo de Yammer es mantener a la gente conectada.

Para saber más sobre Microsoft Yammer, vaya a: Yammer, la red social corporativa

Push Notifications

Las notificaciones push son mensajes que aparecen en la pantalla de su dispositivo móvil incluso cuando no lo está utilizando.

Sus empleados recibirán una notificación cada vez que los usuarios creen contenidos y los publiquen en una sección de la red de Intranet, lo que les permitirá estar informados de lo que ocurre en su empresa en todo momento.

¿Cómo puede utilizar la intranet para colaborar de forma más eficaz?

Almacenar y compartir documentos en la nube

El principal beneficio de Microsoft 365 para su empresa u organización es que está basado en la nube.

Esto significa que Microsoft es responsable del espacio de almacenamiento, así como de las aplicaciones que se utilizan.

Esto reduce los costes de TI al tiempo que permite utilizar la seguridad y la plataforma de clase empresarial de Microsoft.

Sus documentos estarán seguros y, lo que es más importante, el equipo de trabajo con el que trabaja podrá acceder a ellos siempre que cree un archivo de Microsoft 365 en la nube.

Share

Las herramientas de colaboración de Microsoft 365 le ayudarán a ahorrar tiempo al permitirle compartir lo que ha creado.

No tendrá que fusionar las ediciones de sus compañeros de trabajo en el documento, y no tendrá que buscar en sus correos electrónicos archivos o adjuntos.

Colabore compartiendo sus documentos de Word, hojas de cálculo de Excel o presentaciones de PowerPoint en una cuenta de almacenamiento en la nube compartida.

Puede colaborar con varios colaboradores al mismo tiempo tras compartir archivos en la nube.

Si los cambios se producen al mismo tiempo, podrá ver los cambios de los demás en tiempo real.

Puede utilizar la función de creación compartida en cualquier dispositivo, incluido un navegador web, un ordenador de sobremesa o un teléfono móvil.

Chat

Cuando se trabaja en equipo, es posible que a veces necesite la ayuda de un compañero.

Puede utilizar la función de "mención" de las herramientas de Microsoft 365 para añadir notas o comentarios a los documentos y enviarlos a las personas que desee.

Instant Meetings

Microsoft ofrece un conjunto de herramientas para ayudar a los empleados a planificar y ejecutar reuniones.

Las aplicaciones Microsoft Teams, Yammer y Stream le ayudarán a planificar y ejecutar conferencias y reuniones de trabajo.

Puede obtener toda la ayuda que necesita para organizar reuniones, preparar documentos y compartirlos con los participantes de la reunión con Microsoft 365.

Un canal de comunicación constantemente activo

Esta tecnología la utilizan las grandes empresas con departamentos y oficinas en otros países para establecer un canal de comunicación activo entre los empleados sin importar dónde se encuentren.

Las notificaciones push se utilizan para comunicar los valores de la empresa o la información relacionada con los proyectos.

También sirven como una importante herramienta empresarial, ya que permiten a los empleados no perderse los mensajes o las llamadas telefónicas importantes de colegas y clientes.

Las notificaciones OOB, que están disponibles a través de las comunidades Yammer y los grupos Teams, son otra opción a tener en cuenta.

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Giuseppe Marchi

MVP de Microsoft para SharePoint y Office 365 (ahora llamado Microsoft 365) desde 2010, Giuseppe fundó Dev4Side e intranet.ai con el objetivo de ayudar a las empresas a tener un entorno de trabajo más sencillo y eficaz gracias a las tecnologías de Microsoft. Trabaja como consultor en todo lo relacionado con la colaboración, los portales de intranet y las plataformas en la nube de Microsoft.

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