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DIE VORTEILE DES INTRANETS

Intranet: alles, was Sie wissen müssen

Das Intranet ist ein Instrument, das Unternehmen dabei hilft, eine intelligente Digitalisierung zu erreichen, die unabhängig vom Markt mehrere Vorteile bietet.

Die Unternehmen benötigen dieses Instrument, weil es in der heutigen Arbeitswelt, in der viele Menschen von zu Hause aus arbeiten, eine so wichtige Rolle spielt, dass man ohne es kaum noch arbeiten kann.

Wir wollen sehen, warum.

Was ist ein Intranet?

Um in der digitalen Welt von heute mithalten zu können, müssen Sie einfach die besten Werkzeuge finden.

Das Intranet ist eine Unternehmensplattform, die es der Organisation dank aller digitalen Vorteile, die wir im Jahr 2022 haben, ermöglicht, sich einer innovativen und befähigenden Arbeitswelt zu stellen.

Nur diejenigen, die für das Unternehmen arbeiten, haben Zugang.

Jeder Nutzer hat sein eigenes Unternehmenskonto, auf das er jederzeit von seinem Tablet, PC oder Smartphone aus zugreifen kann.

Das Unternehmen nutzt Kommunikationsmittel und -dienste, um die Mitarbeiter zu informieren und mit der Dynamik des Unternehmens in Einklang zu bringen.

Wir werden in diesem Artikel einige der geschäftlichen Aspekte auflisten, die Sie mit der Nutzung des Intranets umsetzen können, um Ihnen zu helfen, zu verstehen, was die wirklichen Funktionen des Intranets sind.

Warum braucht Ihr Unternehmen sie?

Denn ein Intranet, oder genauer gesagt ein digitaler Arbeitsplatz, ist der virtuelle Raum, den Sie brauchen, um die Möglichkeiten der neuen Technologie zu nutzen. Viele Unternehmen haben bereits in dieses System investiert.

Die unternehmensinterne Kommunikation wird durch die Nutzung des Intranets verbessert, das es Ihnen ermöglicht, mit allen Mitarbeitern in Echtzeit zu interagieren und sofortiges Feedback zu erhalten.

 

Die eingesparte Zeit und die eingesparten Ressourcen können besser genutzt werden, um die Unternehmensziele zu erreichen.

Unnötige Arbeit entfällt, so dass Sie sich ganz auf die wichtigsten Aufgaben konzentrieren können.

  • Steigern Sie Ihre Produktivität mit besseren Geschäftsanwendungen;
  • Einsparung von Zeit und Ressourcen;
  • Ein schneller Austausch von Dateien, Daten und Informationen;
  • Vereinfachte Kommunikationskanäle und Schwarze Bretter im Unternehmen;
  • Zusammenarbeit in Echtzeit;
  • Einbindung der Arbeitnehmer;
  • Kategorisierter Datenspeicher.

 

Ein verbesserter Arbeitsbereich

Das Intranet dient als Portal zum digitalen Arbeitsplatz mit all seinen Funktionen. Das Intranet bietet einen verbesserten Arbeitsbereich für die Mitarbeiter, der es ihnen ermöglicht, in der Hälfte der Zeit und mit einem einzigen Klick auf Informationen über die Arbeit oder Geschäftsprozesse zuzugreifen, die sie befolgen müssen.

Kurz gesagt, das Portal ist ein Zeitsparer und ein Arbeitsoptimierer.

Es ermöglicht Ihnen, Unternehmensmitteilungen, Servicenachrichten und Informationen an die Mitarbeiter zu senden, damit diese über die sich entwickelnde Dynamik des Unternehmens informiert bleiben.

Alle Menschen, die daran beteiligt sind und es jeden Tag leben, können sich treffen und mit den verschiedenen ihnen zur Verfügung stehenden Werkzeugen zusammenarbeiten, und vor allem können sie ihr Wissen mit dem Unternehmen teilen.

Im Mittelpunkt jeder Intranet-Aktivität steht immer der Mensch.

Umfragen, Rückmeldungen und anonyme Berichte, die das Unternehmen auf einer zufriedenstellenden Plattform zur Verfügung stellt, die auf die Bedürfnisse der Kunden eingeht, dienen dazu, deren Feedback und Verhalten zu überwachen. Dies hat das Potenzial, die Leistung des Unternehmens zu verbessern.

Was können Sie in das Intranet einbringen?

Sie können Unternehmensmitteilungen, Arbeitsdokumente wie Broschüren, Vorlagen oder Unternehmensabläufe sowie Informationen eingeben, die das Unternehmen und der Mitarbeiter benötigen, um sich abzustimmen.

Es ist auch möglich, zur Unterstützung aller Aspekte der Unternehmensstruktur, der Mission, der Werte und der Identität zu veröffentlichen, die erforderlich sind, um Mitarbeiter zu engagieren.

Jede Abteilung kann über einen eigenen geschützten Bereich verfügen, in dem sie den Fortschritt ihrer Aktivitäten verfolgen und die Ziele ihrer Abteilung überprüfen kann.

 

 

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Bereiche für den Arbeitnehmer

Wussten Sie, dass jeder Mitarbeiter einen eigenen Bereich im Intranet hat, in dem er auf alle Dienste des Unternehmens zugreifen kann?

So werden zum Beispiel Geschäftsprozesse im Sozialwesen intelligent digitalisiert und mit einem Klick im Intranet zur Verfügung gestellt.

Der Mitarbeiter kann seinen Bereich nutzen, um:

  • Visualisieren Sie seine vergangenen und zukünftigen Gehaltsabrechnungen und stellen Sie Anträge, z. B. Urlaubsanträge.
  • Treffen Sie Reisevorbereitungen.
  • Prüfen Sie die Spesenabrechnung.
  • Anträge auf Arbeit von zu Hause aus und der dazugehörige Kalender.

Der Nutzer hat in diesem Bereich auch einen Bereich, der seiner beruflichen Laufbahn gewidmet ist. Sie können einen digitalen Lebenslauf mit ihren beruflichen Fortschritten, Erfolgen, Interessen, Fähigkeiten und KSAOs erstellen.

Auf diese Weise können Sie Ihren Bekanntheitsgrad bei Vorgesetzten und Kollegen erhöhen.

Außerdem kann jeder Mitarbeiter seine Fähigkeiten untersuchen, um die am besten geeignete und kompetenteste Person für seine Projekte zu finden.

 

 

Verbesserte Kommunikation

Das Intranet gewährleistet einen ständigen, aktuellen und vollständigen Fluss digitalisierter Daten.

Wie bereits erwähnt, kann jeder Mitarbeiter finden:

  • Nachrichten oder Servicemeldungen sind Beispiele für Unternehmenskommunikation.
  • Broschüren, Vorlagen und Geschäftsabläufe sind Beispiele für Geschäftsdokumente.
  • Zielsetzungen, Auszeichnungen und neue Mitarbeiter sind Beispiele für Informationen, die das Unternehmen mit dem Mitarbeiter abgleichen muss und umgekehrt.

Darüber hinaus können Elemente veröffentlicht werden, die die Mission, die Werte und die Unternehmensidentität in allen Bereichen stärken.

Jede Unternehmensinformation findet die richtige Sichtbarkeit entsprechend ihrer Priorität durch auffällige Banner, Benachrichtigungen und Alarme.

Verbesserte Suche

Einem IDC-Whitepaper zufolge verlieren Unternehmen jährlich fast 2,5 Millionen Dollar, weil Mitarbeiter nicht in der Lage sind, wichtige Informationen aufzufinden und abzurufen. Wenn hingegen jeder Mitarbeiter zur richtigen Zeit über das richtige Dokument verfügen kann, verbessert sich die Leistung des Unternehmens, und das Unternehmen kann alle notwendigen Werkzeuge bereitstellen, um unter den innovativsten Bedingungen zu arbeiten.

Sie können vier Aspekte dieser operativen Seite durch Unterstützung verbessern:

  • Das Wissensmanagement des Unternehmens. Alle Forschungsprozesse müssen fließend, vollständig und unmittelbar sein, um den Wissensfluss im Unternehmen optimal zu steuern.
  • Die Einbeziehung der Arbeitnehmer ist wichtig. Die Mitarbeiter können mit wertvollen Inhalten in einer hochwertigen Umgebung arbeiten.
  • Effiziente Zusammenarbeit zwischen Teams.
  • Verwaltung eines Projekts. Manager können schnell und einfach auf wichtige Informationen zugreifen, die richtigen Mitarbeiter mit den richtigen Fähigkeiten finden und frühere Projekte ausfindig machen.

Das Intranet ist mit intelligenten Suchsystemen ausgestattet, die es Ihnen ermöglichen, Zeit und Geld zu sparen, indem Sie die Beschleunigungstaste für jeden dieser Aspekte drücken.

Was Sie tun können, ist:

  • Durchsucht mehrere Datenbanken, darunter Intranetdokumente, Nachrichten und Seiten, Firmenkollegen und Firmeninformationen.
  • Verbessern Sie das Auffinden, indem Sie jedem Inhalt Tags und Kategorien zuweisen.
  • Mit Hilfe von Analysesystemen können Sie die Suche der Nutzer verfolgen und auf ihre Anfragen reagieren.

 

Online-Archiv

Über das Intranet werden alle Arten von Informationen verbreitet, vom Service bis zu den Unternehmensdaten.

Alle diese Daten werden in einem Online-Cloud-Speicher gespeichert und können jederzeit und von jedem Ort aus abgerufen werden.

Auf diese Weise können Sie Ihre Suchvorgänge rationalisieren und gleichzeitig Zeit sparen.

Das unternehmensinterne Intranet kann nicht nur den Kommunikationsweg verkürzen und vereinfachen, sondern auch die Sicherheit des Vorgangs gewährleisten.

Intern werden digitalisierte Daten und Informationen auf völlig sichere Art und Weise ausgetauscht.

Schaffung und Stärkung einer Gemeinschaft

Ein Mitglied der Gemeinschaft zu sein bedeutet, über bestimmte Themen zu diskutieren, sich von den Ideen anderer inspirieren zu lassen und sich dadurch zu verbessern.

Das Intranet basiert auf dem Konzept der Gemeinschaft, das dann erweitert und auf die Geschäftswelt übertragen wird.

In thematischen Gemeinschaften können Sie Informationen erhalten, Ideen austauschen und Aktivitäten zu einem bestimmten Thema diskutieren.

Dieser Mechanismus kann auch von Unternehmen genutzt werden.

Menschen, die für dasselbe Unternehmen arbeiten, sind in der Tat alle im selben Bereich tätig.

Auch wenn sie unterschiedliche Fähigkeiten, Anwesen und Rollen haben, arbeiten sie alle auf die gleichen Ziele hin, verkaufen die gleichen Produkte und erbringen die gleichen Dienstleistungen.

Die Stärke liegt darin, dass jeder genau weiß, was er tut, was für jedes Unternehmen von unschätzbarem Wert ist, und es ist wichtig, daraus Kapital zu schlagen.

Wenn man Menschen die Möglichkeit gibt, miteinander zu reden, Ideen auszutauschen und sich auszudrücken, steigert das die positive Stimmung am Arbeitsplatz.

Jeder genießt die Möglichkeit, sein Wissen mit anderen zu teilen und sich so gegenseitig zu helfen, sich zu verbessern, was wiederum die Geschäftsergebnisse verbessert.

In einem digitalisierten Umfeld ist es daher üblich, dass eine Wertschöpfungskette in Gang gesetzt wird.

 

Vorteile für Arbeitnehmer und Kunden

Wenn Sie denjenigen, die jeden Tag im Unternehmen arbeiten, eine Stimme geben, können Sie auftretende Probleme im Unternehmen schneller lösen und das Risiko unzufriedener Mitarbeiter verringern.

Darüber hinaus muss der Nutzen nicht nur aus der Sicht des Arbeitnehmers, sondern auch aus der Sicht des Kunden betrachtet werden.

Ein ständiger Dialog mit Menschen, die in engem Kontakt mit den Kunden stehen, ermöglicht es Ihnen, digitalisierte Daten zu finden, die ihren Bedürfnissen entsprechen, und so zu verstehen, welchen Service Sie vor der Konkurrenz anbieten müssen - und vor allem, wie Sie das tun können.

In der gesamten Organisation herrscht ein klares Verständnis darüber, was getan wird und für wen.

Niemand kann diese Informationen besser vermitteln als diejenigen, die täglich im Unternehmen arbeiten.

Alles, worüber wir bisher gesprochen haben, ist für alle Unternehmen über das Intranet verfügbar.

Es ist ein hervorragendes Instrument, um diesen Menschen eine Stimme zu geben.

Erstellen Sie Diskussionsgruppen im Intranet oder mit einem beliebigen Tool für den digitalen Arbeitsplatz, z. B. Microsoft 365. Diese Tools sind mit nur wenigen Mausklicks eingerichtet und einsatzbereit.

Sie sind für ein digitales Unternehmen äußerst wertvoll.

 
 

Verbesserung der Beteiligung und des Engagements im Unternehmen

Darüber hinaus ist das Intranet eine nicht zu vernachlässigende Ressource, insbesondere weil es das Potenzial hat, das Unternehmensklima und die Identität zu verbessern.

Menschen, die ein Mitspracherecht haben oder schnell Informationen für ihre Arbeit von anderen erhalten können, sind eindeutig engagierter als diejenigen, die allein arbeiten.

Es versteht sich von selbst, dass mit der Verbesserung ihrer Arbeit nicht nur die Produktivität des Unternehmens steigt, sondern auch die "Unternehmensstimmung".

Überlegen Sie, wie eine Person, die eine Idee ins Intranet gestellt, diskutiert und umgesetzt hat, sich als Teil des Unternehmensprojekts fühlen könnte.

Bedenken Sie, welche Auswirkungen ein solches Beispiel auf die Kollegen haben kann.

Das Intranet ist der ideale Ort, um solche motivierenden, digitalisierten Arbeitsumgebungen zu schaffen.

Das Intranet schafft eine Unternehmensgemeinschaft, in der Menschen Informationen austauschen und Diskussionen führen können.

Die Verbreitung unternehmensbezogener Inhalte fördert das Wissen und das Gefühl der Zugehörigkeit zur Organisation.

Die Mitarbeiter müssen sich nur wenige Schritte von ihrer Pinnwand entfernen, um miteinander zu kommunizieren und Informationen auszutauschen, was die Produktivität beschleunigt und verbessert.

Chat-Systeme, Kommentare, Feedback, Reaktionen und Beiträge mit hohem Interesse werden eingesetzt, um das Engagement der Nutzer zu erhöhen und sicherzustellen, dass die Unternehmenskommunikation richtig ankommt.

Engagement der Mitarbeiter

Im Tagesgeschäft des Unternehmens erzielen die eingestellten Mitarbeiter bessere Ergebnisse.

Dreh- und Angelpunkt des Intranets ist der Mitarbeiter, was sich in den zahlreichen Arbeitsinstrumenten widerspiegelt, die es bietet.

Sie können ihr Netzwerk ausbauen, indem sie mit allen Kollegen in Kontakt treten und durch Unternehmensnachrichten, Bekanntmachungen, Mitteilungen oder unternehmensinterne Diskussionen ständig auf dem Laufenden gehalten werden, und sie erhalten immer die Materialien, die sie benötigen, und zwar mit relativer Freigabe. Die Abteilungen sind leicht zugänglich.

Siehe auch Mitarbeiterengagement im Jahr 2022: Alles, was Sie wissen müssen

Jeder Nutzer ist in einem herkömmlichen Telefonbuch aufgeführt, das persönliche Informationen wie Kontakte, Interessen, frühere Erfahrungen sowie technische und nichttechnische Fähigkeiten enthält.

Die Mitarbeiter können auf diese Weise ein solideres digitalisiertes Unternehmensnetzwerk und eine flüssigere Kommunikation aufbauen.

Durch öffentliche Beiträge und Feedback wird das Intranet zu einem Ort des Austauschs, der Diskussion und der Anerkennung.

Ihr Gefühl der Zugehörigkeit zum Unternehmen wird wichtiger werden.

Geschäftlicher Erfolg

Mitarbeiterzufriedenheit und -beteiligung sind für den Erfolg eines jeden Unternehmens von entscheidender Bedeutung.

Je größer das Engagement der Mitarbeiter eines Unternehmens ist, desto eher wird es seine Ziele erreichen.

Das Unternehmensintranet muss den Menschen und seine Bedürfnisse in den Mittelpunkt stellen.

Daher brauchen die Menschen einen nutzbaren digitalen Raum, in dem sie Informationen eingeben, Notizen mit Kollegen austauschen und ihre Gedanken und Ideen ausdrücken können.

Engagierte Mitarbeiter sind motivierter, und ihre Arbeit ist produktiver.

Daher ist ein Intranet nicht nur für die Verbesserung der internen Kommunikation und die Rationalisierung von Geschäftsprozessen von Vorteil, sondern ermöglicht auch eine fortgeschrittene digitale Zusammenarbeit zwischen Menschen und unterstützt Unternehmen bei der Schaffung von Engagement.

 

Was sind die Kosten für den Nutzen?

Angesichts der zahlreichen Vorteile, die es bietet, ist das Intranet zu einem unverzichtbaren Instrument geworden, auf das kein Unternehmen mehr verzichten kann.

Daher stellen Sie sich vielleicht die Frage: Was sind die Kosten für diese Leistungen?

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Durch die Integration mit Microsoft 365 und die Nutzung von KI können Sie von fortschrittlichen, marktführenden Tools für die Digitalisierung von Unternehmen profitieren.

Wenn Sie die richtigen KPIs verwenden, werden Sie schnell erkennen, wie das Intranet für jedes Unternehmen in jeder Branche Geld sparen kann.

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Giuseppe Marchi

Giuseppe Marchi ist seit 2010 Microsoft MVP für SharePoint und Office 365 (jetzt Microsoft 365). Er gründete Dev4Side und intranet.ai mit dem Ziel, Unternehmen dabei zu helfen, dank Microsoft-Technologien eine einfachere und effektivere Arbeitsumgebung zu schaffen. Er arbeitet als Berater für alles, was mit Collaboration, Intranet-Portalen und Microsoft Cloud-Plattformen zu tun hat.

Was ist intranet.ai?

Es ist ein einsatzbereites Unternehmensintranet.

Es wurde entwickelt, um Kosten und Implementierungszeit zu reduzieren, indem es einen hochmodernen und kollaborativen digitalen Arbeitsplatz bietet.

  • Der Startpreis beträgt 2450 € für ein voll ausgestattetes Intranet.
  • Mehr als 20 Apps, darunter intelligente Suche, Dokumentenmanagement, Nachrichten, Push-Benachrichtigungen und My Workplace.
  • 100% integriert mit SharePoint Online und Microsoft 365