SharePoint-Intranet-Tipps für Einsteiger und Fortgeschrittene

SharePoint-Intranet-Tipps: wie man über eine einfache Website hinaus ein digitales Ökosystem schafft

Wenn wir SharePoint Online auf eine Plattform zur Bereitstellung von Websites reduzieren, werden Erwartungen und Ziele von Anfang an verfälscht. Das Ziel ist nicht die Erstellung einer Unternehmenswebsite an sich, sondern der Aufbau einer umfassenden und integrierten digitalen Umgebung, die Menschen, Inhalte, Arbeitsmittel und Prozesse in einem einheitlichen Raum miteinander verbindet.

Die Ausgangsfrage sollte daher nicht lauten: "Wie gestaltet man eine ansprechende Website?", sondern: "Wie ist der Informationslebenszyklus in unserem Unternehmen strukturiert?"

In dieser Perspektive übernimmt SharePoint die Rolle der zentralen Infrastruktur für Arbeit und Produktivität im Unternehmen – weit über eine reine Präsentationsplattform hinaus.

Bevor sie eine Sammlung von Seiten ist, ist ein modernes Intranet auf Basis von SharePoint ein Mosaik aus Websites mit unterschiedlichen Rollen, fein abgestuften Berechtigungen, vielfältigen Zielgruppen und zielgerichteten Inhalten.

Darin hat jede Abteilung ihren eigenen Bereich, jedes Projekt kann auf eine eigene Team-Website zählen, und jede Mitteilung wird durch personalisierte Filter und Lokalisierungsfunktionen ausgerichtet.

Das Ergebnis ist ein Matroschka-artiges Ökosystem.

Es gibt also keine universelle Startseite für alle, sondern eine Vielzahl an Zugangspunkten, die auf die Informations- und Arbeitsbedürfnisse jeder Abteilung, jedes Teams und sogar jedes einzelnen Nutzers abgestimmt sind.

Das Intranet muss daher als modular und nicht als monolithisch gedacht werden: Module kommunizieren miteinander; Monolithen tun das nicht.

 

Personen, Dienste, Apps und Prozesse mit dem SharePoint-Intranet von intranet.ai verbinden

 

Einer der wichtigsten Hinweise für das SharePoint-Intranet ist, dass sich die Navigation an der Struktur orientieren muss – niemals umgekehrt. Wenn man einfach Seiten miteinander verlinkt, entsteht ein labyrinthisches Netz, das für die Benutzer oft unzugänglich ist.

Der richtige Ansatz für die Implementierung eines Intranets auf Basis von SharePoint Online beginnt daher mit der Erfassung der Informationsbedürfnisse, die sich durch Fragen wie die folgenden ermitteln lassen:

1. Wer muss die HR-Richtlinien einsehen und unter welchen Umständen?
2. Wo finden Vertriebsmitarbeiter die Präsentationen für Kunden?
3. Wie erhält man Zugriff auf unterzeichnete Dokumente während der Genehmigungsprozesse?

Erst nachdem diese Abläufe skizziert wurden, ist es sinnvoll, über Hubs, Landing Pages, Links oder Navigationspfade zu sprechen: operative Klarheit geht vor Design.

SharePoint bietet verschiedene Seitentypen, die jeweils für bestimmte Kontexte entwickelt wurden. Die eigentliche Fähigkeit besteht darin, diese konsistent zu nutzen und sie nach einer klaren, auf die eigene Organisation abgestimmten Logik miteinander zu verbinden.

 

Wann man eine SharePoint-Site verwenden sollte

SharePoint-Sitetyp	Zweck der Site	Merkmale der Site
Communication Site	Top-down-Kommunikation und Engagement	Unternehmensnachrichten Interne Kampagnen Breites Publikum Redaktioneller Ansatz
Team Site	Zusammenarbeit	Geteilte Dateien Aufgabenmanagement Integration mit Planner, Lists und Teams Ausgewähltes Publikum
Hub Site	Logische Sammelstelle für Subsites	Harmonisiert Navigation, Berechtigungen und Branding verwandter Sites (z. B. Marketing oder internationale Niederlassungen).

 

Viele Projekte entgleisen, weil alles in eine Communication Site mit vielen Unterseiten gepackt wird – das Ergebnis ist ein Dschungel.

Klassische hierarchische Intranets (Homepage oben, viele Ebenen von Unterbereichen) funktionieren heute kaum noch. SharePoint belohnt eine flache Struktur, die auf bereichsübergreifende Pfade setzt durch:

• Individuell anpassbare Suchfilter, die relevante Dateien nach Kategorie oder Quelle schnell finden lassen;
• Leistungsstarke Metadaten, die Inhalte markieren und in dynamische Ansichten zusammenführen;
• Verknüpfte Webparts, die auf einer Seite Ressourcen anzeigen, die physisch anderswo gespeichert sind.

So kann ein Benutzer dieselbe Richtlinie über eine Suche, einen Link in Teams, eine Outlook-Benachrichtigung oder eine Viva-Connections-Karte öffnen – das Ergebnis ist, dass das Intranet zum einzigen zentralen System für Informationen, Inhalte und Kommunikation wird.

 

Sofort Kontakte, Dienste und Inhalte im SharePoint-Intranet von intranet.ai finden

 

Ein weiteres häufiges Problem ist die inkonsistente Gestaltung.

Unstimmige Farben, nicht ausgerichtete Überschriften, überflüssige Logos – wie soll ein Benutzer die Marke erkennen und sich im Portal orientieren? Die Lösung besteht darin, einen klaren Leitfaden zu definieren, der festlegt:

• eine Farbpalette, die zur Marke passt;
• einheitliche Verwendung von Schriftarten, Symbolen und Abständen;
• Seitenvorlagen für Nachrichten, Dokumente, Projekte und Informationskarten.

Gleichzeitig muss jedes Team in der Lage sein, Listen, Seiten und Workflows individuell zu konfigurieren – mit einheitlichem Erscheinungsbild, aber funktionaler Autonomie.

Der wichtigste Ratschlag?

Die intranet als ein sich entwickelndes Ökosystem gestalten.

In SharePoint sollte jede Entscheidung mögliche zukünftige Veränderungen mitdenken. Es braucht eine strategische – nicht nur operative – Vision, um einen digitalen Raum zu schaffen, der sich im Laufe der Zeit an die Bedürfnisse des Unternehmens und seiner Mitarbeitenden anpassen kann.

Und hier der Fehler, den man vermeiden sollte.

Das intranet als einmaliges Projekt zu behandeln - die Arbeit endet nicht mit dem Launch.

Wie bereits gesagt: Das SharePoint Online-intranet hat das Potenzial, das operative Zentrum des gesamten digitalen Arbeitsplatzes zu sein, mit der nötigen Anpassbarkeit und Skalierbarkeit für unterschiedliche Anforderungen im Zeitverlauf.

Das ist jedoch nur möglich, wenn seiner Funktionalität, Struktur und den bereitgestellten Inhalten dauerhaft Aufmerksamkeit geschenkt wird.

Intranet Adoption Tips: wie man das intranet zu einem nützlichen Alltagswerkzeug macht

Wer schon einmal ein intranet mit geringer Pflege genutzt hat, kennt das Problem: redundante Seiten, defekte Links, doppelte Inhalte und unübersichtliche Navigationspfade. SharePoint Online kann, wenn nicht durchdacht geplant, schnell zu einem Labyrinth werden, in dem selbst das einfachste Dokument zehn Klicks und eine Portion Glück erfordert, um gefunden zu werden.

Das Problem liegt jedoch nicht an der Plattform selbst.

Das Problem ist das Fehlen klarer Kriterien für das Informationsmanagement.

Damit das intranet nicht ins Chaos abrutscht, braucht es klare strukturelle Entscheidungen. SharePoint stellt die nötigen Werkzeuge bereit – aber man muss wissen, wie und wann man sie einsetzt.

Einer der wichtigsten, aber meist missverstandenen Tipps für SharePoint-Anfänger lautet: Man muss nicht alles übermäßig vereinfachen, sondern vorausschauen. Wenn die Benutzer wissen, was sie erwartet, sobald sie eine Seite öffnen oder ein Dokument auswählen, wird die Nutzung auch bei vielen Inhalten reibungslos verlaufen.

Nicht falsch verstehen: Ziel ist es nicht, Funktionen zu reduzieren, sondern sie so zu organisieren, dass sie sofort verständlich sind. Und hier kommt die Informationsstruktur ins Spiel.

Für jeden Bereich, jede Seite und jeden Inhalt sollte man drei Fragen beantworten:

1. Für wen ist es gedacht? (Who)
2. Was soll der Benutzer hauptsächlich tun? (What)
3. In welchem Kontext ist es nützlich? (Where)

Wenn die Antworten klar sind, kann man die Navigation in einen logischen und kontinuierlichen Ablauf bringen. Andernfalls wird selbst die schönste Startseite zur Sackgasse.

Ein weiteres häufiges Problem bei SharePoint-intranets sind überlappende Menüpunkte, überflüssige Breadcrumbs und verschachtelte Strukturen, die eher verwirren als helfen. Die Frage ist dabei nicht, wie viele Punkte in die Navigationsleiste gehören, sondern: Welcher Pfad ergibt in einem bestimmten Kontext für den Benutzer Sinn?

Deshalb ist es wichtig, auf drei Ebenen zu arbeiten.

 

So vermeiden Sie Chaos in der Intranet-Navigation

Navigationsebene in SharePoint	Funktionen der Ebene
Globale Navigation	Beinhaltet Navigationspunkte, die immer verfügbar sind und bereichsübergreifende Inhalte des Intranets darstellen (Über uns, News, Ressourcen, Personen).
Lokale Navigation	Navigation, die auf jede Site oder jedes Team zugeschnitten ist, mit kontextbezogenen Menüs für ein bestimmtes Zielpublikum (z. B. technische Dokumentation auf der IT-Site).
Kontextuelle Links	Interne Links auf Seiten, die vorausschauend nächste Schritte anbieten und es den Nutzern ermöglichen, sich innerhalb der Plattform zu bewegen, ohne ständig zurückspringen zu müssen.

 

Ein häufiger Fehler ist, die Informationsarchitektur wie einen starren, vertikalen Ordnerbaum zu planen. Zum Glück erlaubt SharePoint eine flexiblere, horizontale Navigation mit Tags, Filtern und Hub-Seiten.

Die Benutzerfreundlichkeit steigt nicht mit der Anzahl an Seiten, sondern damit, wie wenige davon tatsächlich geöffnet werden müssen. Inhalte sollten deshalb nach funktionalen Kriterien gruppiert werden: Anstatt 10 Seiten für 10 Formulare, reicht eine Seite mit Filtern und dynamischen Ansichten, die nur das zeigen, was relevant ist.

SharePoint erlaubt es in diesem Sinne:

• unterschiedliche Inhalte derselben Person kontextabhängig anzuzeigen (z. B. mit konditionalen Webparts oder Audience Targeting);
• Dokumente zentral abzulegen und mehrfach anzuzeigen, ohne sie zu duplizieren (über Dokumentenbibliotheken oder gefilterte Listen-Webparts);
• die Klickpfade zu reduzieren durch Schnellwahlmenüs, sichtbare Links und Shortcuts.

Eine einfache Regel also: Je mehr Aktionen nötig sind, um eine Information zu finden, desto weniger nützlich ist die intranet.

Hier kommt man an Metadaten nicht vorbei.

In SharePoint kann jede Datei mit Etiketten (manuell oder automatisch) versehen werden, die ihren Inhalt beschreiben: Inhaltstyp, Abteilung, Vertraulichkeitsgrad, Sprache, Frist, Autor.

Diese Metadaten sind keine Nebensache, sondern der Schlüssel für intelligente Filter, thematische Ansichten, erweiterte Suche und dynamische Listen – ein lebendiges System.

Ein praktisches Beispiel: Eine HR-Seite kann eine Webpart enthalten, die nur jene Richtlinien anzeigt, die für eine bestimmte Person gültig sind – gefiltert mit den Bedingungen: "Typ=Richtlinie", "Sprache=Italienisch", "Status=Veröffentlicht".

 

Die Inhalte Ihres Unternehmens mühelos mit dem SharePoint-Intranet von intranet.ai durchsuchen

 

Einer der am häufigsten ignorierten Tipps beim Aufbau eines internen Portals betrifft die Suche.

Tatsächlich wird viel zu oft davon ausgegangen, dass Nutzer gar nicht suchen. In Wahrheit haben viele einfach aufgegeben. Der Grund ist simpel: Sie suchen nach einem Begriff wie "Vertrag" und erhalten 400 PDFs – vorgeschlagen und sortiert ohne jegliche Logik.

Die gute Nachricht ist, dass SharePoint Online über eine leistungsstarke Suchmaschine verfügt, die ergänzt werden kann durch:

• Individuelle vertikale Filter, um die Suche auf eine thematische Sammlung zu beschränken (nur juristische Dokumente, nur multimediale Inhalte usw.);
• Dynamische Filter, um die Ergebnisse anhand spezifischer Eigenschaften einzugrenzen (Autor, Datum, Bereich usw.);
• Suchschema-Verwaltung, um relevante Felder in den Inhalten zuzuordnen und in den Ergebnissen hervorzuheben.

Ziel ist es, die Suche zum Ausgangspunkt zu machen – denn ein Nutzer, der sofort findet, was er sucht, kehrt gerne auf das Portal zurück. Und genau das sollte passieren, um die Investition in den Aufbau nicht zu vergeuden.

Zum Thema Nutzer gibt es einen weit verbreiteten Irrglauben: Um das Intranet richtig zu nutzen, sei ständige Schulung nötig. Das ist nur teilweise wahr – denn wenn erklärt werden muss, wie man innerhalb einer Seite eine Datei findet, liegt der Fehler bei der Seite.

Usability wird nicht gelehrt – sie wird gestaltet.

Und sie lässt sich daran messen, wie selbstständig die Nutzer agieren können.

Deshalb setzen die besten Intranets (wie unsere Lösung) nicht auf lange Benutzerhandbücher, sondern auf klare Bezeichnungen, konsistente Layouts und standardisierte Seitenvorlagen.

Kurz gesagt: Es handelt sich um Schulung, die bereits umgesetzt wurde.

 

Inhalte und Dienste der Abteilungen im SharePoint-Intranet von intranet.ai organisieren

 

Im Folgenden fassen wir die Strategien zusammen, die jeder Nutzerin und jedem Nutzer – ob Anfänger oder fortgeschritten – helfen, das SharePoint-Intranet zu verwenden und zu übernehmen.

 

SharePoint Intranet Tips: Empfehlungen unserer Experten

Tipps für das SharePoint-Intranet	Beschreibung	Vorteile
Hubsites verwenden	Untergeordnete Sites werden mit einem zentralen Hub verbunden, um eine konsistente Struktur zu gewährleisten.	Einheitliche Navigation Verständliche Hierarchie
Term Store aktivieren	Zentrale Erstellung eines Metadaten-Vokabulars zur einheitlichen Verschlagwortung von Inhalten.	Präzisere Suchergebnisse Bessere Content-Governance
Benutzerdefinierte Ansichten in Bibliotheken erstellen	Filter und Sortierungen definieren, die für bestimmte Benutzergruppen nützlich sind.	Effizienterer Zugriff auf Ressourcen, Mitteilungen und Dokumente.
Granulare Berechtigungen anwenden	Berechtigungen auf Ordnungs-, Datei- oder Listenniveau nur bei Bedarf konfigurieren.	Mehr Kontrolle über die Informationssicherheit bei geringem Verwaltungsaufwand.
Suche mit Verticals und Refinern optimieren	Kontextbezogene Filter nach Inhaltstyp, Autor oder Datum zur Verfügung stellen.	Relevantere Suchergebnisse Weniger Ablenkung für die Benutzer
Richtlinien zur Ablaufsteuerung von Inhalten aktivieren	Automatische Erinnerungen oder Löschungen veralteter Dateien konfigurieren.	Kontinuierliche Bereinigung des Intranets Höhere Verlässlichkeit der Inhalte
Vorlagen für wiederkehrende Seiten erstellen	Vorkonfigurierte Layouts für Abteilungen, Kampagnen, FAQ nutzen.	Konsistentes Design Weniger Aufwand für die Content Owner
Power Automate für wiederkehrende Workflows integrieren	Automatisierung von Anfragen, Genehmigungen, Benachrichtigungen und kompletten Prozessen, z. B. beim Onboarding.	Geringere Arbeitsbelastung Mehr Effizienz und Schnelligkeit
Startseite des Intranets mit Audience Targeting personalisieren	Anzeigen unterschiedlicher Inhalte je nach Rolle oder Standort des Benutzers.	Relevanteste Nutzererfahrung Höherer Nutzen des Intranets
Benutzerdefinierte Search Verticals mit PnP PowerShell erstellen	Erstellen von vollständig angepassten Suchfiltern mit PnP-Skripten, z. B. für aktuelle PDF-Richtlinien der letzten 6 Monate, und Einbindung in die SharePoint Online UI.	Maßgeschneiderte Sucherlebnisse mit hohem Mehrwert für Fachabteilungen.
Inhalte verschiedener Sites über Microsoft Graph Connectoren verbinden	Microsoft Graph Connectoren konfigurieren, um externe Datenquellen zu indexieren und über SharePoint zugänglich zu machen.	Zentraler Zugriffspunkt auf alle Unternehmensinformationen – auch bei verteilten Systemen.
Dynamisches Audience Targeting mit Microsoft Entra ID-Gruppen anwenden	Verwendung dynamischer Gruppen von Microsoft Entra ID, um Inhalte auf Basis automatisch aktualisierter Kriterien zu targeten (z. B. "alle Mitarbeitenden im Marketing in Italien").	Zentrale und automatische Steuerung der Sichtbarkeit von Inhalten – ohne manuelle Updates.
Vollständig angepasste SharePoint-Seite mit integrierten Adaptive Cards erstellen	Moderne SharePoint-Seite mit Adaptive Cards (per SPFx oder JSON-Webpart) integrieren, um interaktive Dashboards, Feedback, Alerts oder persönliche Aufgaben zu ermöglichen.	Hochgradig interaktive und personalisierte Intranet-Erlebnisse im Microsoft-Ökosystem.
Site Collection App Catalog für lokale SPFx-Lösungen implementieren	Lokalen (nicht globalen) App Catalog nutzen, um SPFx-Komponenten nur in einer bestimmten Site oder einem bestimmten Hub bereitzustellen.	Tests, schnelle Veröffentlichungen und Fehlerisolierung in komplexen Umgebungen mit mehreren Site Collections ermöglichen.

 

Ein gut gestaltetes Intranet bringt nichts, wenn es niemand nutzt.

Viele Unternehmen investieren viel in moderne Portale auf Basis von SharePoint Online, mit allen Funktionen am richtigen Platz. Doch schon nach wenigen Monaten zeigt sich die ernüchternde Realität: Seiten werden nicht aktualisiert, Inhalte verlieren an Relevanz und die Zusammenarbeit verlagert sich wieder in interne Chats.

Das Problem liegt nicht an der Technologie, sondern an der Einführung.

Wenn der Lebenszyklus der Einführung des eigenen Intranets – also alles, was nach dem Go-Live passiert oder passieren sollte – nicht aktiv begleitet wird, bleibt der Start ein einmaliger Höhepunkt, statt der Beginn einer rentablen Investition zu sein.

Der häufigste Fehler besteht darin, das Intranet als IT-Projekt oder Kommunikationsübung zu betrachten, obwohl es in Wirklichkeit ein lebendiger Raum ist, der mit dem Unternehmen wachsen muss.

Die Einführung erfolgt nicht automatisch – selbst dann nicht, wenn die Plattform intuitiv ist. Mitarbeitende nutzen das Intranet nicht einfach, weil es gut gebaut ist, sondern weil sie es als hilfreich, aktuell und relevant für ihre Arbeit empfinden.

Daher müssen unterschiedliche Anreize aktiviert werden: Motivation, Zugänglichkeit, wahrgenommener Nutzen, Beteiligung.

Einer der stärksten Hebel ist die klare Unterstützung durch das Management.

Wenn Führungskräfte Updates veröffentlichen, Fragen beantworten oder Dokumente direkt im Intranet teilen, senden sie eine klare Botschaft: "Das ist die digitale Version unseres Unternehmens". Wenn sie hingegen weiterhin E-Mails verschicken oder Dateien über Teams teilen, ist die implizite Botschaft genau das Gegenteil.

Ein konkretes Beispiel?

Wenn die HR-Leitung die neuen Urlaubsrichtlinien ausschließlich im Intranet veröffentlicht und sie im Townhall-Meeting anspricht, werden Kolleginnen und Kollegen mit hoher Wahrscheinlichkeit die HR-Seite öffnen – anstatt per E-Mail zu fragen: "Wie lautet die aktuelle Regelung?"

Einführung lässt sich nicht erzwingen – sie ist ansteckend.

Und der effektivste Weg dafür ist der Aufbau eines Netzwerks aus Champions – also internen Personen, die sich mit der Plattform gut auskennen und an ihren Wert glauben.

Das müssen keine SharePoint-Experten sein. Im Gegenteil – die besten Champions sind oft hybride Rollen: Teamleiter, Bereichsassistenzen, lokale Koordinatoren. Menschen, die täglich zeigen können, wie das Intranet die Arbeit erleichtert.

Dieses Netzwerk muss geschult, unterstützt und anerkannt werden. Es braucht einen konkreten Engagement-Plan mit monatlichen Treffen zum Feedback-Austausch, kontinuierlicher Schulung zu Portal-Funktionen, bevorzugtem Zugang zu Neuerungen, interner Sichtbarkeit und Anreizen zur Nutzung.

In vielen Organisationen übernehmen Champions zudem die Rolle lokaler Content Owner.

Sie pflegen die Seiten ihres Bereichs und unterstützen Kolleginnen und Kollegen bei der Nutzung von Webparts. So wird die Einführung verteilt und lastet nicht allein auf einem zentralen Team.

Kontinuierliche Aktualisierung der Inhalte ist ein weiteres zentrales Element.

Der Redaktionsplan darf nicht dem Zufall überlassen werden. Es braucht eine klare Struktur, die definiert:

1. Wer veröffentlicht was
2. In welcher Frequenz
3. In welchen Bereichen
4. Mit welchem Ton und Format
5. Mit welchen Wirkungsindikatoren (Zugriffe, Feedback, Lesezeit)

Der Plan sollte gemeinschaftlich, aber nicht zentralisiert sein – sonst läuft man Gefahr, ein einseitiges Portal zu schaffen, das mit der Zeit an Bedeutung verliert.

Ein gutes Beispiel? Es lassen sich drei bis vier Kategorien strategischer Inhalte festlegen (z. B. Business-News, HR-Updates, lokale Initiativen, Teamerfolge), denen jeweils ein verantwortliches Team mit klaren Aufgaben zugeordnet wird.

Es ist nicht nötig, jeden Tag zu veröffentlichen – aber regelmäßig und mit Relevanz, das schon.

 

Kommunikations-Performance im SharePoint-Intranet von intranet.ai überwachen

 

Kommen wir zur internen Kommunikation: Ein guter Redaktionsplan sollte Folgendes enthalten:

1. Funktionstipps mit Screenshots und Mini-Tutorials;
2. Erfolgsgeschichten darüber, wie das Intranet gängige Probleme gelöst hat;
3. Gezielte Call to Actions ("Entdecke das neue Vertriebs-Dashboard", "Kommentiere den HR-Quartalsplan");
4. Engagement-Inhalte wie Quizze, Umfragen oder Rubriken;
5. Nutzungsstatistiken, die zeigen, wie das Intranet von Kolleginnen und Kollegen verwendet wird.

Der Umgang mit Plattformen wie SharePoint lässt sich nicht in stundenlangen Präsenzkursen erlernen. Am besten funktioniert Microlearning, das in den Arbeitsalltag integriert ist.

Einige bewährte Praktiken sind:

• Tooltips direkt auf der Seite einbinden (mit Unterstützung von SharePoint oder Tools wie WalkMe);
• Kurze Videos zu häufigen Aktionen erstellen ("Wie man eine News erstellt", "Wie man eine Seite zu Favoriten hinzufügt");
• Das eigene Netzwerk aus Champions für Peer-to-Peer-Schulungen nutzen.

Und zuletzt: Nicht zu früh aufgeben.

Nach ein paar Monaten denken viele, das Projekt sei gescheitert, wenn das Intranet noch nicht weit verbreitet ist. Doch neue Gewohnheiten entstehen mit der Zeit – vor allem dann, wenn sich die Arbeitsweise zuvor stark unterschied.

Um Frustration oder Demotivation zu vermeiden, sollte man die richtigen Indikatoren im Blick behalten: wiederkehrende Zugriffe, Engagement mit Inhalten, Verweildauer auf Seiten und qualitatives Feedback aus den Teams. Und vor allem: kleine Anpassungen laufend vornehmen.

Der wichtigste Tipp?

Die Einführung des Intranets muss täglich gepflegt werden. Es braucht relevante Inhalte, ein aktives Netzwerk interner Nutzerinnen und Nutzer sowie die sichtbare Unterstützung des Managements. Nur so wird der digitale Raum ein integraler Bestandteil der täglichen Arbeit.

Und was sollte man auf keinen Fall tun?

Ständig über SharePoint sprechen. Eine wirksame Kommunikation beginnt mit den Bedürfnissen der Nutzer. Also lieber nicht "Entdecke das neue Webpart", sondern: "Ab jetzt findest du alle Richtlinien mit einem Klick".

Social Intranet Tips: wie das Intranet durch Employee Engagement wachsen kann

Ein Intranet, das sich auf das Ablegen von Dateien und Rundschreiben beschränkt, ist kaum mehr als ein digitales Archiv. Es kann nützlich sein, löst aber selten Begeisterung aus oder fördert echtes Engagement. Menschen identifizieren sich vielmehr mit Geschichten, Fragen und der Möglichkeit zur Interaktion.

Deshalb spricht man weltweit immer häufiger von der Social Intranet.

Der Begriff beschreibt das Intranet als Umgebung, die die Stabilität von SharePoint mit der Lebendigkeit von auf Engagement ausgerichteten Tools verbindet – allen voran Viva Engage.

Die Grundidee ist einfach: Inhalte informieren, Gespräche binden ein.

Eine klar formulierte Richtlinie ist wichtig für die tägliche Arbeit – aber erst die Diskussion darüber (ein klärender Hinweis, ein Vorschlag einer Kollegin, das Beispiel aus der Praxis) verwandelt Information in geteiltes Wissen.

In einem Social Intranet ist das Veröffentlichen nicht der Abschluss, sondern der Ausgangspunkt für einen Dialog, der die Unternehmenscommunity stärkt.

SharePoint ermöglicht es, Seiten zu kommentieren oder zu liken – doch das reicht nicht aus, um echte Beteiligung zu schaffen. Die Integration mit Viva Engage verändert das Spiel: Sie bringt echte Community-Logik ins Spiel – mit öffentlichen oder privaten Gruppen, thematischen Tags, Erwähnungen, Umfragen, Storylines und Formaten, die an bekannte soziale Netzwerke erinnern.

Als Teil von Microsoft 365 übernimmt Viva Engage Identität, Berechtigungen und Benachrichtigungen aus Entra ID und wird so zum natürlichen Ort für Gespräche, die nicht in operative Teams-Kanäle passen.

Der Hauptunterschied zu Microsoft Teams liegt im Umfang: Teams fördert den Mikro‐Dialog innerhalb eines Projekts, Viva Engage hingegen den Makro‐Dialog zwischen Abteilungen, Standorten und Rollen.

Das Ergebnis ist doppelt wertvoll: Hierarchiebarrieren werden abgebaut (eine Technikerin in der Filiale kann direkt dem CFO Fragen stellen) und bisher unerkannte Verbindungen entstehen (ein Product Manager aus Mailand entdeckt eine Lösung, die ein Kollege in Singapur bereits umgesetzt hat).

Dieser Mehrwert entfaltet sich besonders dann, wenn Viva Engage direkt in den meistbesuchten SharePoint-Seiten eingebettet ist.

Eine HR-Richtlinie kann in der Seitenleiste eine Vorschau der Community "People & Culture" zeigen, in der Fragen und Antworten zum Thema Urlaub laufen. Die Bereichs-Startseite kann aktuelle Threads der Gruppe "Laufende Projekte" darstellen, sodass Initiativen nicht nur im kleinen Kreis bekannt sind. Die Unterhaltung ist damit nicht mehr hinter einem Klick versteckt, sondern erscheint genau dort, wo sie gebraucht wird.

Wichtig ist jedoch, Kanäle nicht zu duplizieren. Es bringt nichts, für jedes Projektteam in Microsoft Teams zusätzlich eine Viva Engage-Gruppe zu eröffnen oder in Outlook anzukündigen, was bereits in Viva Engage gepostet wurde.

Jedes Tool hat seinen Zweck:

• Teams für synchrone Zusammenarbeit;
• Outlook für formelle Kommunikation;
• Viva Engage für Diskussionen und kollektive Ideenfindung.

Eine klare Governance, etwa in Form einer Community Policy, hilft dabei, Missverständnisse zu vermeiden und den Nutzerinnen und Nutzern Orientierung zu geben, welches Tool in welcher Situation sinnvoll ist.

 

Integration von Microsoft Viva mit dem SharePoint-Intranet von intranet.ai

 

In Unternehmen aus der Fertigung, dem Einzelhandel oder der Logistik hat über die Hälfte der Belegschaft keinen täglichen Zugang zu einem PC. Für diese Kolleginnen und Kollegen muss das Intranet mobile‐first sein – und genau hier bieten die Apps von SharePoint und Viva Engage eine native Nutzererfahrung: Benachrichtigungen senden, Bilder hochladen, Fragen stellen und spontan antworten.

Damit das funktioniert, müssen schlanke Layouts entworfen werden – keine 20‐MB‐PDFs –, stattdessen Micro-Content-Häppchen wie Karten, kurze Videos, Mini-Guides oder Infografiken, die man in der Mittagspause oder unterwegs konsumieren kann.

Ein Beispiel? Die "Sicherheitswoche".

Das HSE-Team veröffentlicht jeden Morgen ein kurzes, mit dem Smartphone aufgenommenes Video, lädt es in Viva Engage hoch, bettet es auf der Startseite des SharePoint-Intranets ein und lädt die Mitarbeitenden ein, ihre eigenen "Safety Tips" aus der Praxis zu kommentieren.

Dutzende Tipps werden gesammelt, die besten per Like-Funktion gewählt, von den Führungskräften geteilt und schließlich in offizielle Verfahren überführt. So schließt sich der Kreis Inhalt – Gespräch – Verbesserung, ganz ohne Meetings oder E-Mail-Wechsel.

 

Die Beteiligung und den Ideenaustausch im SharePoint-Intranet von intranet.ai fördern

 

Ein Social Intranet entfaltet sein Potenzial, wenn es von gelegentlichen Umfragen zu kontinuierlichem Zuhören übergeht. Das bedeutet: Mikro-Umfragen mit Microsoft Forms direkt in Engage-Posts integrieren ("Ist dir die neue Richtlinie klar? Ja / Nein / Teilweise"), die Ergebnisse sofort als Live-Diagramm anzeigen und Führungskräfte dazu ermutigen, innerhalb von 24 Stunden zu antworten.

Selbst ein einfacher Indikator wie die "durchschnittliche Antwortzeit" zeigt den Gesundheitszustand der Community an. Wenn eine Frage tagelang unbeantwortet bleibt, sollten Moderatorinnen, Moderatoren und Champions aktiv werden, um den Austausch am Leben zu halten.

Keine Plattform – so ausgefeilt sie auch sein mag – erzeugt Beteiligung, wenn das Unternehmen keine entsprechende Kultur fördert.

In manchen Unternehmen beteiligt sich der CEO persönlich an einer monatlichen "Ask Me Anything"-Rubrik. Managerinnen und Manager danken öffentlich für nützliche Beiträge.

Wichtig ist, dass diese Anerkennung nicht in aufdringliche Gamification ausartet.

Es genügen kleine öffentliche Gesten, wie eine Erwähnung im internen Newsletter, ein Badge wie "Problem Solver of the Month" oder eine Einladung, die eigene Geschichte im nächsten Townhall zu erzählen – das vermittelt: Du wirst gesehen. Und das zählt – denn wer sich wertgeschätzt fühlt, bringt mehr Energie in den Unternehmenserfolg ein.

Zusätzlich zu den bisherigen Empfehlungen findest du in der folgenden Tabelle weitere Tipps für den erfolgreichen Aufbau und die Einführung eines Social Intranets:

 

Social Intranet Tips: Empfehlungen unserer Experten

Tipps für ein Social Intranet	Beschreibung
Viva Engage-Threads im SharePoint-Intranet einbinden	Die Webpart "Unterhaltungen" nutzen, um themenbezogene Diskussionen (z. B. zu HR-FAQs oder Policy-Updates) direkt auf den Intranetseiten sichtbar zu machen, ohne zwischen Apps wechseln zu müssen.
Konsistente Themen-Tags für Navigation und Suche nutzen	Eine gemeinsame Taxonomie mit Topic-Tags in Viva Engage aufbauen und pflegen, um Diskussionen einzuordnen und relevante Threads direkt über das Intranet auffindbar zu machen.
Interne Social-Kampagnen auf der Intranet-Startseite anzeigen	Einen "Community Hub" in Viva Engage einrichten und die neuesten Beiträge über ein dynamisches Webpart auf der Startseite des Intranets sichtbar machen – so bekommen abteilungsübergreifende Initiativen mehr Reichweite.
Engagement-Badges und Leaderboards mit Power Automate + Lists verknüpfen	Power Automate nutzen, um Likes, Kommentare und Beiträge in einer SharePoint-Liste zu erfassen und per Leaderboard-Webpart darzustellen – als Gamification-Element mit Punktesystem.
Push-Benachrichtigungen für beobachtete Threads mit Power Automate + Teams	Einen Flow einrichten, der Benachrichtigungen in Teams (oder Outlook) auslöst, wenn Nutzerinnen und Nutzer erwähnt werden oder ein beobachteter Thread neue Kommentare erhält.
Kurzumfragen in Viva Engage erstellen und im Intranet anzeigen	Quick Polls in Viva Engage erstellen und die Ergebnisse in Echtzeit mit Power BI visualisieren – eingebettet in eine dedizierte SharePoint-Seite.

 

Wenn das Intranet online geht, beginnt erst seine eigentliche Betreuung.

Ein gutes Intranet ist eine Plattform, die sich mit der Organisation weiterentwickelt – im Tempo des Unternehmens, und mit kontinuierlicher Pflege durch Content Creators und verantwortliche Managerinnen und Manager.

Es basiert auf einer Governance, die nicht nur Tickets löst, Links repariert oder Berechtigungen korrigiert, sondern das gesamte digitale Ökosystem lebendig hält – und sicherstellt, dass Inhalte, Prozesse und Tools auf Ziele und Nutzerbedürfnisse abgestimmt bleiben.

Governance und Wartung umfassen daher ergänzende Aufgaben:

• veraltete Informationen entfernen oder aktualisieren, um irreführende Suchen zu vermeiden;
• Zugriffsrechte regelmäßig überprüfen, damit jede Person nur sieht, was sie wirklich braucht;
• Nutzerverhalten mit Tools wie SharePoint Insights, Viva Analytics oder Intranet Analytics beobachten, um herauszufinden, welche Inhalte wirken und welche nicht;
• Abläufe neu gestalten, wenn zu viele Klicks oder Zwischenseiten Prozesse ausbremsen;
• etc.

Diese Maßnahmen erfordern Konsequenz und Systematik – nur so lässt sich das Intranet vor dem schleichenden Bedeutungsverlust bewahren.

 

Analysieren des Nutzerverhaltens im SharePoint-Intranet von intranet.ai

 

Weiterentwickeln bedeutet auch: loslassen.

Chaotische Bereiche, doppelte Informationen, ungenutzte Sites und übermäßig verzweigte Strukturen müssen einer klaren, fokussierten Informationsarchitektur weichen.

In diesem Zusammenhang hilft ein halbjährliches Audit – basierend auf Nutzungsstatistiken und Interviews mit Schlüsselpersonen – dabei, Bereiche zu identifizieren, die archiviert oder neu strukturiert werden sollten. Ziel ist ein leichtgewichtiges Intranet, das sich einfacher pflegen lässt, schneller navigierbar ist und mehr Wert liefert.

Zum Abschluss dieses kurzen, aber hoffentlich fundierten Überblicks zum Aufbau eines effektiven SharePoint-Intranets möchten wir noch eines betonen: die Bedeutung von Kompetenzen.

Nur mit den richtigen Kompetenzen entsteht ein modernes, nützliches und für alle zugängliches Intranet. Falls im Unternehmen das entsprechende Know-how fehlt, lautet unser letzter Tipp in diesem Beitrag: Ziehen Sie erfahrene Berater hinzu – wie das Team von intranet.ai.

Mit jahrzehntelanger Erfahrung in der digitalen Transformation auf Basis von Microsoft-Technologien begleitet unser Team jede Organisation durch den gesamten Lebenszyklus ihres Intranets und digitalen Arbeitsplatzes – von der Bedarfsanalyse über die Governance bis hin zu Nutzerakzeptanz und Workflow-Automatisierung.

Kurz gesagt: Wir sorgen nicht nur dafür, dass das SharePoint-Intranet besser funktioniert.

Wir nutzen das SharePoint-Intranet, damit Unternehmen besser funktionieren.

FAQ zur Planung und Verwaltung eines SharePoint-Intranets

Wie beginnt man richtig mit der Planung eines SharePoint-Intranets?

Der richtige Startpunkt für ein SharePoint-Intranet ist nicht das Design oder die Seitenstruktur, sondern ein tiefes Verständnis des Lebenszyklus interner Informationen. Es gilt zu klären, wer die Inhalte wann, für welche Aufgaben und mit welchen betrieblichen Anforderungen nutzt. Erst nach dieser Analyse ist es sinnvoll, Sites, Seiten und Navigation zu gestalten.

Wie kann verhindert werden, dass ein SharePoint-Intranet unübersichtlich oder schwer nutzbar wird?

Damit ein SharePoint-Intranet nicht in ein unübersichtliches Labyrinth abgleitet, muss seine Struktur den tatsächlichen Informationsbedürfnissen entsprechen. Seiten sollten nicht willkürlich verlinkt, sondern auf Basis von Metadaten, Berechtigungskonzepten und einer flachen Site-Architektur logisch aufgebaut sein. Klarheit der Informationen sollte jede Entscheidung leiten.

Was ist eine gute Navigationsstrategie für ein modernes SharePoint-Intranet?

Eine gute Navigationsstrategie unterscheidet zwischen globaler, stets sichtbarer Navigation, lokaler Navigation für spezifische Sites oder Teams und intelligenten Links innerhalb der Seiten, die Folgeaktionen vorwegnehmen. So wird eine flüssige Orientierung ermöglicht – ohne Umwege oder unnötige Klicks.

Wie optimiert man die Suche nach Inhalten in einem SharePoint-Intranet?

Zur Optimierung der Suche sollte die integrierte Suchmaschine gezielt eingesetzt werden – durch thematische Verticals, dynamische Filter und klar strukturierte Metadaten. So erhalten Nutzerinnen und Nutzer sofort relevante Informationen statt generischer Treffer. Entscheidend ist die Qualität der Klassifikation, nicht die Anzahl der Dokumente.

Was macht eine Startseite im SharePoint-Intranet wirkungsvoll?

Eine effektive Startseite im SharePoint-Intranet zeigt relevante Inhalte für jede einzelne Person – durch dynamisches Targeting. Sie sollte nicht für alle gleich aussehen, sondern sich an Rolle, Standort und Prioritäten orientieren. Wichtig ist der schnelle Zugriff auf Dokumente, Tools und aktuelle Informationen für den Arbeitsalltag.

Welche Tools steigern die Effizienz eines SharePoint-Intranets?

Ein SharePoint-Intranet wird effizienter durch die Automatisierung wiederkehrender Prozesse, den Einsatz einheitlicher Designvorlagen und ein intelligentes Management veralteter Inhalte. Jeder Bestandteil sollte darauf ausgerichtet sein, die Nutzererfahrung zu vereinfachen, wiederholte Aktionen zu minimieren und die Konsistenz der Plattform zu erhöhen.

Wie lässt sich die Akzeptanz eines SharePoint-Intranets erhöhen?

Die Akzeptanz steigt, wenn die Nutzerinnen und Nutzer den konkreten Nutzen im Arbeitsalltag erkennen. Entscheidend sind das aktive Engagement der Führungsebene, ein internes Promotoren-Netzwerk und eine Kommunikation, die den Mehrwert betont – nicht die Technik. Laufende Schulungen und konsistente Benutzeroberflächen tragen ebenfalls dazu bei.

Wie bleibt ein SharePoint-Intranet langfristig aktuell und relevant?

Ein SharePoint-Intranet bleibt nur dann langfristig wirkungsvoll, wenn es kontinuierlich gepflegt wird. Dazu gehören ein klarer Redaktionsplan mit definierten Rollen und Veröffentlichungsfrequenzen, die Nutzung analytischer Tools sowie das Entfernen überholter Inhalte. Die Arbeit endet nicht mit dem Launch – sie beginnt dort erst richtig.