SaaS-Intranet: Definition und Unterschiede zur On-Prem-Version

Was ist das SaaS-Intranet

Der SaaS-Dienst ist ein Cloud-Computing-Service , der die Bereitstellung von Diensten über das Internet ermöglicht. Mit einem SaaS-Intranet (Software as a Service) wird die Software nicht lokal im internen Netzwerk des Unternehmens installiert, sondern von einem Anbieter bereitgestellt.

Bevor wir ins Detail gehen, werfen wir einen Blick zurück, um zu verstehen, wie sich das Konzept des Unternehmensintranets in den letzten Jahren entwickelt hat und warum das SaaS-Modell so wichtig geworden ist.

Der Begriff "Intranet" etablierte sich in den 1990er-Jahren, als Unternehmen begannen, interne Netzwerke zur Erleichterung des Informations- und Dokumentenaustauschs einzuführen.

Anfangs waren diese Systeme als einfache Dateiablagen und Sammlungen statischer Seiten konzipiert, die ausschließlich vom Büropersonal genutzt werden konnten – oft mit einer wenig intuitiven Benutzeroberfläche und ohne interaktive Funktionen.

Mit der Zeit wuchs das Bedürfnis nach mehr Zusammenarbeit, was zur Integration dynamischerer Werkzeuge führte, wie beispielsweise Diskussionsforen, abteilungsinterne Bereiche und Funktionen für die gemeinsame Nutzung von Inhalten – auch mit externen Nutzern.

Nach und nach wurde das Intranet um Anwendungen erweitert und entwickelte sich zu einer vollwertigen Plattform, die HR-Systeme oder Dokumentenmanagementsysteme umfasst, sodass tägliche Arbeitsabläufe effizient verwaltet werden können.

Die Herausforderung bestand schließlich darin, einen schnellen Zugriff auf Inhalte zu gewährleisten, ohne die Sicherheit der Informationen oder die Benutzerfreundlichkeit für alle Mitarbeiter – auch für diejenigen an entfernten Standorten oder in mobiler Arbeit – zu beeinträchtigen.

Dieser Modernisierungsprozess fand einen starken Verbündeten im Cloud Computing, das skalierbare Infrastrukturen und internetbasierte Dienste bereitstellt. In diesem Zusammenhang ist das Modell Software as a Service (SaaS) angesiedelt, bei dem die Infrastruktur auf den Servern des Anbieters liegt und über das Netzwerk für die Mitarbeiter eines Unternehmens zugänglich gemacht wird.

Es gibt mehrere Gründe, warum sich immer mehr Unternehmen für das SaaS-Modell entscheiden.

Zunächst müssen keine physischen Server mehr vor Ort eingerichtet oder traditionelle Lizenzen erworben werden, was zu einer Kosten- und Zeitersparnis beim Setup führt.

Darüber hinaus ermöglicht die kontinuierliche Bereitstellung von Verbesserungen durch die Anbieter, stets einen aktuellen und sicheren Service zu nutzen – ohne zusätzliche Belastung für die internen IT-Teams. Diese müssen so keine Zeit und Ressourcen in die Wartung veralteter Systeme investieren.

Zahlreiche Kollaborationsplattformen, einschließlich derjenigen des Microsoft 365-Ökosystems, belegen die Wirksamkeit dieses Modells: Das Unternehmen muss nicht mehr jede Komponente lokal installieren und verwalten, sondern greift auf eine einheitliche Umgebung mit sofort einsatzbereiten Anwendungen und Diensten zu.

Das SaaS-Intranet verbindet also die Cloud-Logik mit der Notwendigkeit, über ein internes Hub zu verfügen, in dem Unternehmensressourcen gesammelt, organisiert und gemeinsam genutzt werden können. Es handelt sich um ein Portal, das über das Web oder spezielle Apps zugänglich ist und Informationen, Dokumente, Kommunikation sowie Geschäftsprozesse zentralisiert, ohne kostspielige On-Premise-Installationen zu erfordern.

Zu den zentralen Merkmalen dieser Lösung gehören Flexibilität und Skalierbarkeit, da Ressourcen und Funktionen an die Entwicklung der Organisation angepasst werden können.

Hinzu kommt die Erreichbarkeit, da die Plattform in der Cloud gehostet wird und überall verfügbar ist, sofern eine Internetverbindung besteht. Schließlich ist die Komponente der automatischen Aktualisierung hervorzuheben: Der Dienstanbieter übernimmt die Bereitstellung von Sicherheits-Patches und Verbesserungen, um seine Lösung regelmäßig auf dem neuesten Stand zu halten.

SaaS-Intranet vs On-Premise-Intranet

Unternehmen, die ihre Arbeitsumgebung modernisieren und dabei die Kosten und den Zeitaufwand für das Management optimieren wollen, stehen oft vor dem Dilemma, ein SaaS-Intranet einzuführen oder eine On-Premise-Lösung beizubehalten oder zu konfigurieren.

Vergleich zwischen SaaS-Lösung und On-Premise-Lösung für das Firmen-Intranet

Das Verständnis der Unterschiede in Bezug auf Architektur, Kosten, Skalierbarkeit und Aktualisierungsmodi ist entscheidend für eine fundierte Wahl. Aus diesem Grund haben wir in der folgenden Tabelle zusammengefasst, wie sich diese beiden Arten von Unternehmensintranet je nach spezifischer Anforderung verhalten.

SaaS-Intranet: Bewertungsrichtlinien

Der Übergang zu einem SaaS-Intranet-Modell stellt eine bedeutende Veränderung dar, die sowohl technologische als auch organisatorische Aspekte betrifft. Bevor dieser Weg eingeschlagen wird, ist es daher notwendig, die Vorteile und möglichen Herausforderungen sorgfältig zu bewerten sowie klare Kriterien für die Auswahl des Anbieters festzulegen.

Einer der attraktivsten Aspekte einer SaaS-Lösung ist zweifellos die Möglichkeit, ein neues Intranet in wesentlich kürzerer Zeit zu aktivieren als bei On-Premise-Lösungen. Dies liegt daran, dass keine dedizierten Server eingerichtet oder herkömmliche Softwarelizenzen erworben werden müssen: Die Plattform befindet sich in der Cloud und ist sofort einsatzbereit.

Diese Schnelligkeit führt zu einer verkürzten Einführungszeit, da die Mitarbeitenden sofort von den Kollaborations- und Freigabefunktionen des Intranets profitieren können.

Diese Bereitstellungsmethode wirkt sich auch wirtschaftlich positiv aus.

Die Kosten für die Verwaltung der lokalen Infrastruktur entfallen und werden durch eine regelmäßige Gebühr ersetzt, die sich nach der Anzahl der Nutzer und den Funktionen richtet. Das Fehlen von Investitionen in unbefristete Lizenzen und Hardware ermöglicht eine genauere Planung der Betriebsausgaben.

Cloud-Plattformen gewährleisten zudem eine hohe Verfügbarkeit auf jedem internetfähigen Gerät. Dies ist besonders relevant für Unternehmen mit verteilten Standorten oder hybriden Arbeitsmodellen. Das Intranet wird so zu einem digitalen Hub, der immer griffbereit ist, um Dokumente abzurufen, Updates zu verfolgen und mit Kollegen zu interagieren – unabhängig vom Standort.

Wie bereits erwähnt, veröffentlichen Anbieter eines SaaS-Intranets regelmäßig Patches und neue Funktionen, ohne dass das IT-Team des Unternehmens eingreifen muss.

Diese kontinuierliche Bereitstellung sorgt dafür, dass das System stets aktuell bleibt und den Best Practices der Branche entspricht. Unternehmen müssen keine internen Release-Zyklen mehr verwalten und minimieren somit das Risiko, an veralteten und unsicheren Versionen festzuhalten.

Natürlich wäre unsere Analyse unvollständig, wenn wir nicht auch die möglichen Nachteile nennen würden, die jedes Unternehmen berücksichtigen sollte.

Zunächst erfolgt der Zugriff auf das SaaS-Intranet vollständig online, sodass die Servicekontinuität von einer stabilen Internetverbindung abhängt.

Bei Störungen oder Bandbreitenbeschränkungen könnten Mitarbeitende Schwierigkeiten haben, Inhalte zu nutzen und ihre Aufgaben zu erledigen.

Einige Anbieter bieten Offline-Funktionen an, um dieses Risiko zu minimieren. Dennoch sollte die Qualität und Stabilität der Netzwerkinfrastruktur vor der Einführung einer vollständigen Cloud-Lösung sorgfältig geprüft werden.

Auch unter dem Gesichtspunkt der Sicherheit gilt: Obwohl die Verantwortung für die infrastrukturelle Sicherheit größtenteils beim Anbieter liegt, ist es entscheidend, die Zugriffsrechte korrekt einzurichten, die Nutzung zu überwachen und sicherzustellen, dass die Plattform den geltenden Vorschriften entspricht.

In vielen Fällen ist es ratsam, spezifische Vereinbarungen mit dem Anbieter zu treffen, um die Modalitäten der Datenverwaltung und die Benachrichtigung im Falle von Sicherheitsverletzungen festzulegen.

Es ist auch sinnvoll, regelmäßige Überprüfungen der Data-Governance-Richtlinien durchzuführen, um sicherzustellen, dass keine Sicherheitslücken aufgrund von Fehlkonfigurationen der Benutzerkonten oder fehlerhafter Datenklassifizierung entstehen.

Schließlich sollte auch in die Schulung der Mitarbeitenden investiert werden.

Die Einführung eines SaaS-Intranets bedeutet nicht nur die Implementierung einer neuen Software, sondern oft auch eine Überarbeitung interner Prozesse und etablierter Kooperationsformen.

Einige Mitarbeitende könnten traditionelle Werkzeuge bevorzugen und zögern, in einem digitalen Raum wie dem Intranet zu arbeiten.

Daher ist es notwendig, einen Schulungs- und Kommunikationsplan zu erstellen, der die Vorteile der neuen Plattform klar darlegt und praktische Anleitungen zur optimalen Nutzung bereitstellt.

Nachdem wir nun die Vor- und Nachteile der Einführung eines SaaS-Intranets betrachtet haben, gehen wir auf die wichtigsten Auswahlkriterien ein.

Das erste Kriterium ist die Anforderungsanalyse, die von der Unternehmensgröße über das Budget bis hin zu den Prioritäten reicht.

Es gilt zu klären, wie viele Nutzer das Intranet verwenden werden, welches Datenvolumen die Plattform bewältigen muss und welche Funktionen unerlässlich sind.

Gleichzeitig muss ein Budget und eine Prioritätenliste festgelegt werden: Falls die Datensicherheit von zentraler Bedeutung ist, könnte es sinnvoll sein, einen Anbieter zu wählen, der spezifische Zertifizierungen oder zusätzliche Auditing-Dienste anbietet.

Auf dem SaaS-Markt gibt es zahlreiche Intranet-Plattformen, die sich in Design, Anwendungsumfang, Integrationsmöglichkeiten mit Suiten wie Microsoft 365 und Preismodellen unterscheiden.

Daher sollten die Benutzerfreundlichkeit der Oberfläche, eine leistungsfähige Suchfunktion und die Verfügbarkeit von Integrationen mit bereits genutzten Unternehmenswerkzeugen sorgfältig geprüft werden.

Schließlich sollte der Migrationsprozess gut geplant werden, um Störungen und Unterbrechungen auf ein Minimum zu reduzieren.

Bevor Daten in die Cloud verschoben werden, ist es ratsam, Inhalte zu kategorisieren (öffentlich, vertraulich, archiviert) und klare Prozesse für die Bereinigung oder Archivierung nicht mehr benötigter Informationen festzulegen.

Parallel dazu sollte eine Strategie für Authentifizierung und Benutzerprofile entwickelt werden, die das neue System mit dem Unternehmensverzeichnis verbindet.

Auch aus prozessualer Sicht können einige manuelle oder auf veralteten Tools basierende Aufgaben in automatisierte Workflows umgewandelt werden, sofern die Funktionen der SaaS-Plattform dies ermöglichen.

Bisher haben wir über Lösungen gesprochen, die komplex sein können, insbesondere wenn das Unternehmen, das diesen Migrationsprozess durchführen oder ein gut strukturiertes SaaS-Intranet einführen möchte, nicht über ausreichende technische Ressourcen verfügt.

Falls dies der Fall ist, kann jedes Unternehmen jederzeit die Dienstleistungen erfahrener Berater in Anspruch nehmen, wie die des Teams von intranet.ai, das über jahrzehntelange Erfahrung in der Entwicklung, Implementierung und Verwaltung digitaler Arbeitsumgebungen und von Intranets auf Basis von Microsoft 365 und SharePoint Online verfügt.

Diese Überlegungen führen uns direkt zur großen Familie von Microsoft 365, die einige der besten verfügbaren Produkte für die Einführung eines modernen und individuell anpassbaren SaaS-Intranet umfasst.

SaaS-Intranet: Die Rolle der Microsoft-365-Technologie

Microsoft 365 präsentiert sich als eine Suite von Cloud-Diensten, die zur Unterstützung von Zusammenarbeit und Produktivität entwickelt wurde. Innerhalb dieser Suite stehen Anwendungen wie Outlook, Word, Excel und PowerPoint neben fortschrittlicheren Kommunikations- und Kollaborationsplattformen, die den Informationsaustausch und das Aufgabenmanagement zwischen Teams und verteilten Standorten erleichtern.

Im Gegensatz zu herkömmlichen lokal installierten Softwarepaketen folgt Microsoft 365 dem Software-as-a-Service-Modell, bei dem die kontinuierlichen Updates und die Wartung der Infrastruktur direkt von Microsoft verwaltet werden.

Dadurch haben Unternehmen Zugang zu einem stets aktuellen Werkzeugsatz, ohne aufwendige technische Eingriffe vornehmen zu müssen. Das Ergebnis ist eine integrierte Umgebung, in der E-Mail, Kalender und gemeinsam genutzte Dateien mit Echtzeit-Kommunikationskanälen und Dokumentenmanagementsystemen koexistieren.

Innerhalb der Microsoft 365-Familie spielen insbesondere zwei Produkte eine Schlüsselrolle beim Aufbau einer SaaS-Intranet: SharePoint Online und Microsoft Teams.

SharePoint Online ist die Lösung zur Erstellung von Unternehmenswebsites (wie das Intranet und Extranet), Inhaltsseiten und Dokumentensammlungen, sodass jede Abteilung über eigene Bereiche zur gemeinsamen Nutzung und Organisation relevanter Informationen verfügt.

Diese Plattform verwaltet Dateiversionen, verfolgt Änderungen und automatisiert Arbeitsabläufe, wobei sie sich nativ mit Anwendungen wie OneDrive und Power Automate integriert.

Als zentrale Plattform für Content-Management und Zusammenarbeit in Unternehmen, insbesondere in der Online-Version im Vergleich zur On-Premise-Version aus den zuvor genannten Gründen, bietet SharePoint eine individuell anpassbare und skalierbare Infrastruktur für den Aufbau eines SaaS-Intranet.

Eine der geschätztesten Eigenschaften von SharePoint Online ist die Möglichkeit, moderne Unternehmenswebsites zu erstellen, auf denen jedes Team oder jede Abteilung einen eigenen Bereich mit folgenden Elementen haben kann:

• Informationsseiten, um Neuigkeiten, interne Ankündigungen oder Projektupdates zu teilen;
• Dokumentensammlungen, die nach Kategorien organisiert sind und mit einer intuitiven Struktur die Navigation und den Zugriff auf Dateien erleichtern;
• Interaktive Webparts, wie gemeinsame Kalender, Aufgabenlisten und dynamische Diagramme, die das Benutzererlebnis verbessern und wichtige Informationen zentralisieren.

SharePoint Online ist eine der modernsten Plattformen für Content- und Dokumentenmanagement und bietet Funktionen zur Optimierung von Arbeitsabläufen, wie z. B. das Versioning, das den Zugriff auf eine stets aktualisierte Historie mit allen Versionen der gemeinsam bearbeiteten Dateien ermöglicht, oder die Rechteverwaltung durch die Festlegung granularer Berechtigungen.

An diesem Punkt ist es wichtig zu betonen, dass SharePoint Online und SharePoint On-Premise unterschiedliche Methoden für die Verwaltung von Inhalten und die Unternehmenszusammenarbeit bieten.

Die cloudbasierte Online-Version zeichnet sich durch Skalierbarkeit, Benutzerfreundlichkeit und automatische Updates aus, die direkt von Microsoft bereitgestellt werden. Auf der anderen Seite steht SharePoint On-Premise, das eine vollständige Kontrolle über die Infrastruktur und die Daten bietet.

In Bezug auf die Anpassung ermöglicht die On-Premise-Umgebung eine größere Flexibilität als die Cloud-Version. Allerdings erfordert diese Version erhebliche Ressourcen für die Verwaltung der Server, das manuelle Einspielen von Updates und die Sicherheitsüberwachung.

Die Unterschiede zwischen diesen beiden Produktversionen werden in der folgenden Tabelle detailliert dargestellt.

Die native Integration des Intranets von SharePoint Online mit den restlichen Microsoft 365-Cloud-Anwendungen ermöglicht es Unternehmen, eine vollständige SaaS-Lösung zu erhalten, um alle internen Prozesse zu digitalisieren, ohne wie bereits erwähnt, diese wichtige Arbeitslast auf die internen IT-Teams zu verlagern und ohne erhebliche Mengen an Zeit, Ressourcen und Energie in die Erstellung und Verwaltung der zugrunde liegenden Infrastruktur investieren zu müssen.

Daher sollte man nicht vergessen, dass das Intranet von SharePoint Online nativ mit Lösungen wie diesen integriert ist:

• Planner, um Projektmanagement-Prozesse zu steuern, gemeinsame Aufgaben zu organisieren, Aufgaben zuzuweisen und Fristen zu überwachen. Kann in Microsoft Teams integriert werden.
  
  
• Power Automate, zur Automatisierung von Workflows. Innerhalb des SharePoint-Intranets kann es Prozesse wie die Dokumentenfreigabe, das Versenden von Benachrichtigungen und die Verwaltung interner Anfragen automatisieren.
  
  
• Power BI, um Daten zur Nutzung des Intranets zu sammeln und dynamische Dashboards in die Portalseiten zu integrieren.
  
  
• Viva Engage, um das soziale Netzwerk des Unternehmens zu schaffen oder zu erweitern, indem interessante Diskussionen und Beiträge aus internen Communities ins Intranet gebracht werden.
  
  
• Copilot, der virtuelle Assistent für Produktivität, der Verbesserungen vorschlägt, wiederkehrende Aufgaben automatisiert und die Verwaltung von Inhalten, Dokumenten und Prozessen im Intranet vereinfacht.
  
  

Die Wahl von Microsoft 365 als Basis für ein SaaS-Intranet bietet Unternehmen jeder Größe unzählige Vorteile.

Zuallererst wird die Betriebskontinuität durch weltweit verteilte Rechenzentren mit hohen Sicherheits- und Verfügbarkeitsstandards gewährleistet. Dazu kommt die Möglichkeit, stets neue Funktionen zu nutzen, die durch Microsoft-Updates bereitgestellt werden, ohne dass IT-Abteilungen Migrationsmaßnahmen planen müssen.

Ein weiterer wichtiger Aspekt betrifft die Konsistenz der Benutzererfahrung: Alle Anwendungen, von SharePoint bis Teams, teilen sich eine einheitliche Oberfläche und ein zentrales Authentifizierungssystem. Dies führt zu einer schnellen Lernkurve für bestehende Mitarbeiter und einem vereinfachten Onboarding-Prozess für neue Kollegen.

Schließlich ermöglicht Microsoft 365 die nahtlose Integration von Drittanbieter-Lösungen oder die Erstellung individueller Komponenten im Low-Code-Ansatz dank der Anbindung an Power Apps und Power Automate.

Auf diese Weise wird das Intranet zu einer "zentralen Anlaufstelle", an der Nutzer alle notwendigen Werkzeuge für ihre Arbeit finden, mit einer einheitlichen Oberfläche, die ihnen direkten Zugriff auf ihre bevorzugten Arbeitsanwendungen ermöglicht.

Was ist ein SaaS-Intranet?

Ein SaaS-Intranet ist eine cloudbasierte Unternehmensplattform, die über das Internet zugänglich ist und es Mitarbeitern ermöglicht, Informationen zu teilen, zusammenzuarbeiten und Dokumente zu verwalten, ohne physische Server installieren und warten zu müssen.

Welche Vorteile hat ein SaaS-Intranet im Vergleich zu einer On-Premises-Lösung?

Ein SaaS-Intranet senkt die IT-Betriebskosten, bietet automatische Updates, ermöglicht sofortige Skalierbarkeit und erlaubt den Zugriff von jedem internetfähigen Gerät.

Welche Unternehmen sollten sich für ein SaaS-Intranet entscheiden?

Unternehmen mit mehreren Standorten, verteilten Teams, wachsender Struktur und Organisationen, die hybrides oder Remote-Arbeiten nutzen, profitieren besonders von einem SaaS-Intranet.

Welche Nachteile hat ein SaaS-Intranet?

Ein SaaS-Intranet ist von der Internetverbindung abhängig, bietet im Vergleich zu einer On-Premises-Lösung eine begrenzte Kontrolle über die Infrastruktur und erfordert eine sorgfältige Verwaltung der Sicherheitsrichtlinien.

Kann ein SaaS-Intranet in Microsoft 365 integriert werden?

Ja, ein SaaS-Intranet kann in Microsoft 365 integriert werden, indem es Tools wie SharePoint Online, Teams, OneDrive, Planner und Power Automate nutzt, um die Zusammenarbeit und Dokumentenverwaltung zu optimieren.

Ist ein SaaS-Intranet sicher?

Die Sicherheit hängt vom gewählten Anbieter ab. Die besten Anbieter bieten fortschrittliche Verschlüsselung, Multi-Faktor-Authentifizierung und Compliance-Zertifizierungen, während das Unternehmen den Zugriff und die Berechtigungen effizient verwalten muss.

Welche Kosten sind mit einem SaaS-Intranet verbunden?

Ein SaaS-Intranet erfordert ein monatliches oder jährliches Abonnement, das auf der Anzahl der Benutzer und den benötigten Funktionen basiert, wodurch Anfangsinvestitionen in Hardware und Lizenzen vermieden werden.

Wie erfolgt die Migration von einem On-Premises-Intranet zu einem SaaS-Intranet?

Die Migration beginnt mit der Analyse der Geschäftsanforderungen, der Auswahl des Anbieters, der Datenbereinigung, der Integration mit bestehenden Systemen und der Schulung der Benutzer, um eine erfolgreiche Einführung zu gewährleisten.

Welche Microsoft-Tools können zur Erstellung eines SaaS-Intranets verwendet werden?

Microsoft 365 bietet Tools wie SharePoint Online für die Dokumentenverwaltung, Teams für die Zusammenarbeit, OneDrive für die Speicherung, Power Automate für Automatisierung und Power BI für die Datenanalyse.

Welche Kriterien sind wichtig bei der Auswahl des besten SaaS-Intranet-Anbieters?

Ein guter Anbieter sollte hohe Sicherheitsstandards, Integration mit bestehenden Unternehmenslösungen, Skalierbarkeit, wettbewerbsfähige Kosten und einen zuverlässigen technischen Support bieten.