SharePoint Online Document management: das freigegebene Archiv für Ihr Intranet
Mit unserem SharePoint Online Document management können Sie schnell und einfach von Ihrem SharePoint-Intranet aus auf alle Geschäftsdokumente zugreifen.
Sie können Ihre freigegebenen Dateien markieren und sortieren, um Ihre Arbeit und die Ihres Teams zu optimieren.
SharePoint Online Document management: warum brauchen Sie diese Komponente?
IDC, Gartner und Forrester Research haben herausgefunden, dass Beschäftigte bis zu 30% ihrer Zeit mit der Suche und Analyse von Dokumenten verbringen, 9% finden keine Informationen und 7% müssen Dokumente neu erstellen.
Die Kosten, die einem Unternehmen durch die verringerte Produktivität entstehen, wurden auf 3.500 Dollar pro Jahr und Mitarbeiter geschätzt.
Mit der intranet.ai SharePoint Online Document management Komponente können Sie jedes Dokument, jedes Verfahren, jedes Modul oder jede Vorlage sammeln und klassifizieren, um sie für jeden Mitarbeiter leichter zugänglich zu machen.
Einfache Dokumentensuche
intranet.ai organisiert Ihre Unternehmensdokumente in einem gut kategorisierten digitalen Archiv, das leicht zu durchsuchen ist.
Sie können jede beliebige Struktur für Ihre Dateien wählen: Die Funktion kann Daten aus verschiedenen SharePoint-Dokumentenbibliotheken zusammenführen.
Sie können die Suche vereinfachen, indem Sie Dokumente mit Kategorien und Tags klassifizieren, die es den Leuten ermöglichen, das Gesuchte schnell zu finden.
Die Funktion ist in die Microsoft 365 Taxonomien und Begriffssets integriert.
Benutzerdefinierte Kategorien und Tags für Dokumente
Wählen Sie, wie Sie Ihre Dokumente klassifizieren wollen. Jedes Unternehmen hat andere Bedürfnisse; mit diesem Tool können Sie die Kategorien und Tags, die zur Klassifizierung von Unternehmensdokumenten verwendet werden, an die tatsächlichen Bedürfnisse Ihres Unternehmens anpassen.
Speichern Sie Ihre Favoritendateien
Sehen Sie Ihnen oft dasselbe Dokument an? Müssen Sie Module oder Verfahren immer zur Hand haben? Mit intranet.ai können Sie Ihren Favoritenbereich einrichten und das Material, das Sie am häufigsten brauchen, mit nur einem Klick hinzufügen.
Neueste Dokumente im Beweis
In der Standardeinstellung werden immer die zuletzt im Intranet Ihres Unternehmens geteilten Dokumente angezeigt. So können Sie im Handumdrehen auf die neuesten Informationen zugreifen, die in Ihrem Unternehmen geteilt wurden, und bleiben Sie immer auf dem neuesten Stand, um ein Maximum an Effizienz zu erreichen.
Indizierung von Dokumenteninhalten
Company Documents ist ein Tool, das speziell entwickelt wurde, um die Anzeige von Unternehmensmaterial zu vereinfachen.
Verwenden Sie einige der besten SharePoint-Funktionen, um freigegebene Dateien zu analysieren und ihre Inhalte in Intelligent Search zu indizieren.
Geben Sie einfach ein Schlüsselwort in die Suchleiste ein, und die Funktion zeigt dir alle Ergebnisse mit diesem Wort an, sogar im Textkörper des Dokuments. Das funktioniert sogar in PDFs!
Dokumente aus verschiedenen Quellen und Abteilungen zusammenführen
Unser Webpart kann Dokumente aus verschiedenen SharePoint-Dokumentenbibliotheken anzeigen und dabei dieselben Taxonomien für die Kennzeichnung von Dateien verwenden.
Auf diese Weise können Mitarbeiter aus verschiedenen Abteilungen ihre Inhalte im Intranet veröffentlichen, was für die Beschäftigten sehr hilfreich ist. Darüber hinaus kann jeder mit einer einzigen Suche alle Dateien finden, die von verschiedenen Abteilungen und Unternehmensstandorten veröffentlicht wurden.
Integration mit Sharepoint
SharePoint Online Document Management ist nahtlos in SharePoint von Microsoft 365 integriert, das leistungsstärkste und flexibelste Tool zur Verwaltung freigegebener Dokumente und Dateien.
Der Grund für diese Aussage liegt in den unzähligen Funktionen wie:
- Die Versionierung zum Verfolgen und Abrufen von Änderungen am Dokument
- Austausch und Zusammenarbeit mit Kollegen in Echtzeit
- Überwachung des Genehmigungs-Workflows.
- Warnmeldungen bei Änderungen am Dokument einstellen
- Vollständige und effiziente Indizierung von Dokumenten
Die Verwendung von Sharepoint zur Speicherung und Erstellung von Geschäftsinhalten ohne Leitfaden oder Regeln ist jedoch oft ein Fehlschlag. Das Ergebnis sind Dokumente, die zwar mit den Standorten in Verbindung stehen, aber an Orten ohne Logik gespeichert werden, mit der Folge, dass sie verloren gehen können und die Kontrolle über die Berechtigungen verloren geht.
Unsere Lösung wurde speziell entwickelt, um Ihnen auf einer bewussteren digitalen Reise mit ausgezeichneten Sicherheitsnetzwerken zu begleiten.
Das ist eine praktische Funktion im SharePoint-Intranet, weil sie viel Zeit spart. Mit intranet.ai Company Documents wird jedes Dokument klassifiziert, ist für jeden leicht zugänglich und wird durch Berechtigungen kontrolliert.
Veröffentliche und stelle Dokumente für die gesamte Gemeinschaft in Ihrer digitalen Arbeitsumgebung zur Verfügung. Mit diesem Tool können Ihre Mitarbeiter die wichtigen Geschäftsinformationen, die sie erstellen, gemeinsam nutzen. Es hält den Arbeitnehmer mit der Geschäftsdynamik auf dem Laufenden.
Mit einem robusten und skalierbaren System können die Nutzer/innen im Handumdrehen auf Informationen zugreifen, die vom Unternehmen geteilt werden - gut zu wissen.
Was ist intranet.ai?
Es ist ein einsatzbereites SharePoint-Intranet.
Es wurde entwickelt, um Kosten und Implementierungszeit zu reduzieren, indem es einen hochmodernen und kollaborativen digitalen Arbeitsplatz bietet.
- Der Startpreis beträgt 2.450€ für ein voll ausgestattetes Intranet.
- Mehr als 25 Apps, darunter intelligente Suche, Dokumentenmanagement, Nachrichten, Push-Benachrichtigungen und My Workplace.
- 100% integriert mit Microsoft 365, Viva und Power Platform.
