Dokumenten-Management-System

Dokumenten- Management-System f ür das SharePoint-intranet: wie hilft es deinem Unternehmen?

Verwalten Sie den Lebenszyklusvon Unternehmensdokumentenauf dem SharePoint-Intranet. Demo anfordern

Das System, das es Ihnen ermöglicht, Dokumente direkt von Ihrem SharePoint-Intranet auszu erstellen, zu überprüfen, zu genehmigen, zu unterzeichnen und zu veröffentlichen.

Unser Dokumenten-Management-System ermöglicht es Ihnen, den gesamten Lebenszyklus Ihrer Unternehmensdokumente zu verwalten, ohne das Intranet verlassen zu müssen. Das Ziel ist es, die Funktionen von SharePoint Online zu erweitern, um Verfahren nahtlos, intuitiv und integriert in die Microsoft 365-Digital-Arbeitsumgebung zu digitalisieren.

Einheitliche und protokollierte Dokumente

Unser System ermöglicht es Ihnen, neue Dokumente aus vordefinierten Vorlagen zu erstellen, die dem Unternehmensbranding entsprechen und anpassbar sind. Die verfügbaren Vorlagen verfügen über integrierte Eigenschaften, um automatisch die Versionsnummer und einen eindeutigen Protokollcode anzugeben. Auf diese Weise kann Ihr Unternehmen auf die schnelle Erstellung standardisierter Verfahren zählen.

Einheitliche und registrierte Dokumente im SharePoint-Intranet erstellen

Zusammenarbeit in Echtzeit

Das System integriert sich nicht nur für die Dokumentenerstellung, sondern auch für die Echtzeit-Zusammenarbeit und die Versionsspeicherung nahtlos mit Microsoft Office. Benutzer können Kollegen einladen, an Verfahren zusammenzuarbeiten, den Zugriff auf Informationen mit dem gemeinsamen Autorisierungssystem der Microsoft 365-Produkte verwalten und Änderungen an Dokumenten niemals verlieren.

An Unternehmensdokumenten im SharePoint-Intranet zusammenarbeiten

Zwei Genehmigungsworkflows

Unser Dokumenten-Management-System für SharePoint unterstützt zwei Arten von Genehmigung: Jeder Kunde kann je nach Bedarf auswählen und sowohl mit beiden Methoden Zeit und Papierverbrauch reduzieren, die mit der Genehmigung eines Dokuments in herkömmlichen Büros einhergehen.

Elektronische Signatur, dank der Integration mit DocuSign.
Standardmodus, über E-Mail-Versand.

Unternehmensdokumente per digitaler Signatur im SharePoint-Intranet genehmigen

Verteilung neuer Verfahren

Das Unternehmen kann Benutzer über ein automatisiertes E-Mail-Benachrichtigungssystem, das bereits in unser Dokumenten-Management-System integriert ist, über das Vorhandensein eines neuen Dokuments im Intranet informieren.

SharePoint DocumentManagement System:was sind die Vorteile?

Unsere Komponente erweitert die Standardfunktionen von SharePoint Online, um die Aktualisierung von Dokumenten zu vereinfachen und die Unternehmenszielgruppe auszurichten.

Öffentliche und private Verwaltung für Abteilungen

Unternehmensabteilungen können unser Modul verwenden, um ihre Dokumente unabhängig zu verwalten, bevor sie sie in der Intranet veröffentlichen. Sie haben einen privaten Arbeitsbereich, in dem sie interne Schreib-, Überprüfungs- und Genehmigungstätigkeiten durchführen können. Sobald sie bereit sind, werden die Dokumente im PDF-Format im Bereich der Abteilung veröffentlicht, der allen Kollegen zugänglich ist.

Verwaltung der Unternehmensdokumente für die Abteilungen im SharePoint-Intranet

Versionierung der Dokumente im SharePoint-Intranet

Versionsverwaltung Bei jeder neuen Änderung an veröffentlichten Dokumenten wird automatisch die Versionsnummer aktualisiert. Benutzer können die SharePoint-Historie durchsuchen, um beliebige frühere Versionen zu vergleichen oder wiederherzustellen.

Registrierung von Dokumenten im SharePoint-Intranet

Protokollierung Jedem neuen Dokument wird automatisch eine eindeutige Protokollnummer zugewiesen, um die Identifizierung zu erleichtern. Metadaten SharePoint-Metadaten ermöglichen es Benutzern, Dateien zu kategorisieren, die sie eigenständig definieren können und die den Inhalt einzelner Dokumente bereichern.

Metadaten für Dokumente im SharePoint-Intranet zuweisen

Es ist daher möglich, die Metadaten zu aktualisieren, um die Suche zu verbessern. Ein- und Auschecken Das System ermöglicht es Benutzern, ein Verfahren zu übernehmen und Kollegen daran zu hindern, den Inhalt zu ändern.

Übernahme von Dokumenten im SharePoint-Intranet

Während des Eincheckens bleibt das Dokument daher für den Rest der Unternehmenszielgruppe im Nur-Lese-Modus verfügbar. Zugriffsverwaltung Benutzer können festlegen, wer Dokumente anzeigen oder Änderungen am Inhalt vornehmen kann.

Verwaltung der Dokumentenzugriffe im SharePoint-Intranet

Die Berechtigungen von Microsoft 365 ermöglichen die Verwaltung des Zugriffs auf Informationen für Unternehmensbereich, Dokumententyp, Ordner oder Einzelne Datei.

Volltextsuche der Dokumente im SharePoint-Intranet

Volltextsuche Die erweiterte Suche beschleunigt die Suche nach Informationen in Microsoft 365, ausgehend vom Intranet. Es hilft Benutzern, Dokumente, die von Kollegen veröffentlicht wurden, in Sekundenschnelle abzurufen und relevante Ergebnisse für Wörter, Phrasen und Synonyme anzuzeigen.