Die Lösung für das SharePoint Online-Intranet, die es Ihnen ermöglicht, Unternehmensdokumente zu verteilen und deren Einsichtnahme zu verfolgen, dank der Integration mit Power BI.
Dokumentenbestätigung:
Warum benötigt Ihr Unternehmen es?
Unsere Komponente vereinfacht die Verwaltung und Einhaltung von Geschäftsdokumenten und hilft Ihnen, die wichtigsten Vorgänge zu verteilen und deren Einsichtnahme zu überwachen.
Sie können einen schnellen Zugriff auf Dokumente zur Ansicht im SharePoint-Intranet bereitstellen und so sicherstellen, dass die Kollegen immer auf dem neuesten Stand sind und die Compliance-Risiken für interne Abläufe reduziert werden.
Bitten Sie die Kollegen, die Unternehmensdokumente anzusehen
Durch die Integration unserer Komponente in eine Dokumentbibliothek können Editor-Benutzer "Acknowledgement" unter den standardmäßig verfügbaren Aktionen in SharePoint Online sehen. Dieser Befehl ermöglicht es, direkt aus der Dokumentbibliothek eine Benachrichtigungs-E-Mail zu senden, um Kollegen über neue Inhalte zu informieren, die überprüft werden müssen.
Die Benachrichtigungen können mit personalisierten Nachrichten versehen und gesendet werden an:
- Einzelne Benutzer
- Microsoft 365-Gruppen
- Verteilerlisten (auch mit Gastbenutzern)
Schneller Zugriff auf die zu betrachtenden Dokumente
Die Empfänger von Bestätigungsmeldungen erhalten eine automatische E-Mail mit allen nützlichen Informationen zu den freigegebenen Dokumenten, wie z. B.
- Identifikationsnummer
- Name des Dokuments
- Datum der Aufnahme in die Dokumentenbibliothek
Die E-Mail-Benachrichtigung enthält auch Links zu den einzelnen Dokumenten, damit diese schnell auf der entsprechenden Seite des SharePoint-Intranets eingesehen werden können und um zu bestätigen, dass die Dokumente eingesehen wurden.
Verwalten Sie der Anzeige von verschiedenen Versionen von Dokumenten
Nutzen Sie das Versionsverwaltungssystem der Dokumentenbibliothek im SharePoint-Intranet voll aus. Jedes Mal, wenn eine neue Version eines Dokuments in der Dokumentenbibliothek veröffentlicht wird, werden die Bestätigungen, die von Kollegen für die vorherige Version der Datei gemacht wurden, ungültig und eine E-Mail wird an sie gesendet, um eine neue Bestätigung anzufordern.
Auf diese Weise können Sie sicher sein, dass Ihre Kollegen immer auf dem neuesten Stand sind.
Seiten und Archive für die Dokumentenansicht im Intranet
Wir kümmern uns um die Konfiguration der Ansichtsseite und der Listen in SharePoint.
Die Dokumente können in thematische Dokumentenbibliotheken unterteilt werden, je nach den Bedürfnissen Ihres Unternehmens. So können wir beispielsweise eine Bibliothek mit Verfahren für das Onboarding neuer Mitarbeiter erstellen.
SharePoint Online-Bibliotheken werden so zu zentralen Repositories, auf die die Benutzer unabhängig voneinander zugreifen können, um neue Inhalte einzusehen oder Kollegen zur Einsicht aufzufordern.
Diese Repositorien vereinfachen auch die Arbeit der Redakteure, die an einer Stelle im Intranet die Unternehmensverfahren hochladen, bearbeiten, verteilen und deren Konsultation verfolgen können.
Dokumentenbestätigung:
Was sind die Vorteile?
Unsere Komponente hilft Ihnen, die in den SharePoint Online-Bibliotheken gespeicherten Geschäftsdokumente zu konsultieren und deren Lektüre aufzuzeichnen.
In kürzester Zeit verfügt Ihr Unternehmen über ein einfaches und sicheres Verfahren, um sicherzustellen, dass die Benutzer mit den Verfahren, Richtlinien und Vorschriften vertraut sind, die für die Ausführung ihrer täglichen Aktivitäten erforderlich sind.
Senden Sie automatische E-Mail-Benachrichtigungen und greifen Sie mit einem Klick auf Dokumente zu, dank des Befehls "Acknowledgement" auf der entsprechenden Seite Ihres SharePoint-Intranets.
Überwachung der Dokumentenabfrage mit Power BI
Dank der Integration mit Power BI kann unsere Komponente Ihnen einen detaillierten Überblick über die Konsultation von Unternehmensdokumenten geben, die mit Kollegen geteilt werden. Die Manager können dann auf einen dynamischen Bericht zu greifen, um die Konsultation von Dokumenten zu überwachen und die von unserer Funktionalität gesammelten Daten mit Hilfe von Filtern zu analysieren, wie
- Nutzername des Empfängers
- Abteilung des empfangenden Benutzers
- Titel der zur Ansicht freigegebenen Datei
- Datum, an dem die Bestätigungsbenachrichtigung gesendet wurde
- Datum der Bestätigung durch den empfangenden Benutzer
Einfache Installation
Wir übernehmen die Installation der Komponente in den SharePoint-Dokumentenbibliotheken. Unsere Experten bieten fortlaufende Unterstützung bei der Verwaltung der Benachrichtigungs- und Überwachungsfunktionen für die Dokumentbestätigung und helfen Ihnen auch beim Informationsmanagement in Power BI.
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