La solution pour l'intranet de SharePoint Online qui vous permet de distribuer les documents d'entreprise et de suivre leur consultation, grâce à l'intégration avec Power BI.
Accusé de réception de documents : pourquoi est-ce utile à votre entreprise ?
Notre composant simplifie la gestion et la conformité des documents d'entreprise, en vous aidant à distribuer les procédures les plus importantes et à contrôler leur consultation.
Vous pouvez fournir un accès rapide aux documents à consulter sur l'intranet SharePoint, en veillant à ce que les collègues soient toujours à jour et en réduisant les risques de conformité pour les opérations internes.
Demandez à vos collègues de consulter les documents
En intégrant notre composant dans une bibliothèque de documents, les utilisateurs Éditeur peuvent visualiser « Accusé de réception » parmi les actions disponibles par défaut dans SharePoint Online. Cette commande permet d'envoyer un e-mail de notification directement depuis la bibliothèque de documents pour avertir les collègues de la présence de nouveaux contenus à consulter.
Les notifications peuvent être accompagnées de messages personnalisés et être envoyées à :
- Des utilisateurs individuels
- Des groupes Microsoft 365
- Des listes de distribution (y compris avec des utilisateurs invités)
Accès rapide aux documents à consulter
Les destinataires des accusés de réception reçoivent un courrier électronique automatique contenant toutes les informations utiles sur les documents partagés, telles que
- Le numéro d'identification
- Le nom du document
- La date d'ajout à la bibliothèque de documents
Le courriel de notification contient également des liens vers les documents individuels afin de permettre leur consultation rapide sur la page dédiée de l'intranet SharePoint et de confirmer que les documents ont été consultés.
Gérez la visualisation de différentes versions de documents
Tirez pleinement parti du système de gestion des versions de la bibliothèque de documents dans l'intranet SharePoint. Chaque fois qu'une nouvelle version d'un document est publiée dans une bibliothèque, les accusés de réception faits par les collègues sur la version précédente du fichier sont invalidés et un courriel leur est envoyé pour leur demander un nouvel accusé de réception.
De cette manière, vous pouvez être sûr que vos collègues sont au courant de la dernière version.
Pages et archives à consulter sur l'intranet SharePoint
Nous nous chargeons de la configuration de la page de visualisation et des listes dans SharePoint Online.
Les documents peuvent être répartis dans des bibliothèques documentaires thématiques, en fonction des besoins de votre entreprise. Par exemple, nous pouvons créer une bibliothèque avec des procédures pour l'accueil des nouveaux employés ou des zones pour les manuels.
Les bibliothèques de SharePoint Online deviennent ainsi des référentiels centralisés auxquels les utilisateurs peuvent accéder de manière autonome pour consulter de nouveaux contenus ou demander à leurs collègues de les consulter.
Ces référentiels simplifient également le travail des éditeurs, qui pourront télécharger, éditer, distribuer et suivre la consultation des procédures en un seul endroit sur l'intranet.
Accusé de réception de documents : quels sont les avantages ?
Notre composant vous permet de consulter et d'enregistrer la lecture de documents professionnels stockés dans les bibliothèques SharePoint Online.
En peu de temps, votre entreprise disposera d'un processus simple et sécurisé pour s'assurer que les utilisateurs connaissent les procédures, les directives et les règlements nécessaires à l'exercice de leurs activités quotidiennes.
Envoyez des notifications automatiques par e-mail et accédez aux documents en un seul clic, grâce à la commande Accusé de réception sur la page dédiée de votre intranet SharePoint.
Suivez la consultation des documents avec Power BI
Grâce à l'intégration avec Power BI, notre composant peut vous fournir un aperçu détaillé de la consultation des documents de l'entreprise partagés avec des collègues. Les managers pourront ainsi accéder à un rapport dynamique pour suivre la consultation des documents dans SharePoint Online et analyser les données collectées par notre fonctionnalité à l'aide de filtres tels que :
- Nom de l'utilisateur destinataire
- Département de l'utilisateur destinataire
- Titre du fichier partagé pour consultation
- Date d'envoi de la notification d'accusé de réception
- Date de l'accusé de réception par l'utilisateur
Installation simple
Nous suivons l'installation du composant dans les bibliothèques de SharePoint Online.
Nos experts vous fourniront un support continu pour gérer les fonctionnalités de notification et de suivi des accusés de réception, en vous aidant également à gérer l'information dans Power BI.
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