Documents de l'enterprise
SharePoint Document Archive : pourquoi votre entreprise en a besoin ?
Consultez vos documents dans l’intranet. Demandez une démo
Notre composant permet de trouver et d’afficher les documents de l’entreprise depuis n’importe quelle page de l’intranet. Utilisez des tags et des catégories pour indexer les contenus et gagner du temps dans vos recherches.
Les utilisateurs gaspillent jusqu’à 30 % de leur temps à rechercher des documents, selon IDC, Gartner & Forrester Research. 9 % ne trouvent pas ce dont ils ont besoin et 7 % doivent recréer les fichiers introuvables. Notre composant simplifie la recherche des procédures, en aidant votre entreprise à éviter une perte estimée à environ 3 500 $ par utilisateur et par an.
Trouvez vos documents instantanément
Documents de l'enterprise :quels sont les avantages ?
Documents classés par catégories et tags dans l'intranet SharePoint
Tags et catégories Les utilisateurs éditeurs peuvent classer les documents d'entreprise pour retrouver facilement les procédures appartenant à une équipe spécifique, un département, un événement ou un projet particulier.
Enregistrer les documents dans les Favoris de l'intranet SharePoint
Favoris Chaque utilisateur peut créer sa propre zone Favoris pour avoir toujours à portée de main les documents utiles.
Mettre en avant les nouveaux documents dans l'intranet SharePoint
Derniers fichiers Metez en avant les derniers documents publiés sur l'intranet pour tenir le public de l'entreprise informé.
Indexez votre contenu pour la recherche
Regroupez des documents de différentes sources
Intégration avec SharePoint
- La gestion des versions pour suivre et récupérer les modifications.
- Le partage en temps réel.
- La gestion des accès aux informations.
- La surveillance des flux d'approbation.
- Les alertes pour envoyer des notifications ciblées chaque fois qu'un fichier public est modifié.
- L'indexation pour rendre le contenu des documents interrogeable.
Configuration facile
Configurez les sources de données et les filtres
Les éditeurs connectent le composant à une ou plusieurs bibliothèques de documents SharePoint en saisissant leurs URL complètes sous forme de liste séparée par des virgules (les URL de sous-dossiers ne sont pas prises en charge). Une liste de favoris est créée dans le site parent pour chaque instance de Documents d'entreprise. Les filtres reposent sur les métadonnées gérées : pré-filtrez le contenu à l'aide de colonnes owstaxId, indiquez des ID de jeu de termes pour les scénarios multi-tenants, conservez les sélections de filtres de chaque utilisateur et ciblez les audiences via des groupes Active Directory.
Maîtrisez l'affichage, le tri et le comportement de téléchargement
Les paramètres généraux et d'affichage vous permettent d'adapter la présentation des documents. Choisissez si les fichiers s'ouvrent dans le navigateur ou se téléchargent, définissez le nombre de documents chargés initialement et personnalisez le bouton « Charger plus ». Triez les résultats par date de modification, date de création, nom de fichier ou titre, du plus récent au plus ancien. Activez ou non l'icône de téléchargement, l'attribution à l'auteur et au dernier modificateur, la date de publication, les extensions de fichier et les chemins de document. Les options de mise en page comprennent la visibilité de l'arrière-plan, le style d'ombre (Contraste élevé, Clair, Foncé), l'affichage du titre et la transparence du composant.
Documentation
Découvrez le guide technique de cette fonctionnalité sur notre site de documentation.
Questions fréquentes
De quelles bibliothèques SharePoint le composant Documents d'entreprise peut-il tirer ses fichiers ?
Il agrège les fichiers de plusieurs bibliothèques de documents SharePoint Online réparties sur différents sites et services. Les éditeurs saisissent l'URL complète de chaque bibliothèque sous forme de liste séparée par des virgules. Les bibliothèques doivent se trouver dans des sous-sites SharePoint et être référencées par leur URL complète ; les URL de sous-dossiers ne sont pas prises en charge. Comme le composant lit les fichiers sous forme de liste à plat et ne lit pas les dossiers, délimitez le contenu à l'aide de filtres de métadonnées gérées plutôt que de chemins de dossiers.
Comment les documents sont-ils étiquetés et classés ?
Le classement repose sur les taxonomies Microsoft 365. Les éditeurs créent des étiquettes et des catégories dans le Magasin de termes SharePoint, ajoutent des colonnes de métadonnées de propriété gérée aux bibliothèques et affectent des étiquettes aux documents. Cela permet aux utilisateurs de classer et de retrouver les fichiers par équipe, service, événement ou projet, et d'appliquer le même jeu d'étiquettes à des bibliothèques de sources différentes pour faire ressortir tous les documents pertinents dans une seule recherche.
Comment fonctionne la recherche au sein du composant ?
Le composant utilise l'indexation de SharePoint pour rendre le contenu des documents interrogeable. La saisie d'un terme dans la Recherche avancée renvoie les fichiers contenant ce mot dans le titre ou le corps du texte, y compris à l'intérieur des PDF. Vous pouvez aussi configurer la recherche pour donner la priorité aux correspondances de titre. Des filtres déroulants fondés sur les métadonnées affinent encore les résultats.
Les utilisateurs finaux peuvent-ils enregistrer des documents pour un accès rapide ?
Oui. Chaque utilisateur peut marquer des documents comme favoris à l'aide de l'icône d'étoile, constituant ainsi une collection personnalisée de fichiers fréquemment utilisés. Les favoris sont stockés dans une liste SharePoint dédiée créée dans le site parent pour chaque instance de Documents d'entreprise ; une liste de favoris distincte est donc requise par instance du composant.
Fonctionnalités connexes
L'intranet SharePoint complète intégrée à Microsoft 365, à partir de 3 950 €/an.
- 80+ applications pour la communication, la formation et le partage des connaissances
- Compatible avec Microsoft 365 et Microsoft Viva
- Opérationnelle dans les 24 heures suivant l'achat, avec 5 jours de conseil
