Företagets dokument

SharePoint företagets dokument: varför ditt företag behöver dem?

Hitta och ta del av dokumentpå intranätet SharePoint. Begär en demo

Med vår komponent kan du hitta och visa dokumentsom lagras i SharePoint Online från vilken sida som helst i intranätet. Använd taggar och kategorier för att indexera dokument och spara tid vid sökningar.

Enligt IDC, Gartner och Forrester Research slösar användarna bort upp till 30% av sin tid på att söka efter dokument. 9% kan inte hitta vad de behöver.7% måste återskapa filer som inte går att återskapa. Vår funktion effektiviserar sökningarna och hjälper ditt företag att spara uppskattningsvis 3 500 USD per användare och år.

Hitta dina dokument direkt

Vår komponent presenterar företagets dokument på ett enhetligt ställe i intranätet och sammanför filer från olika SharePoint-samlingar, även om de hanteras av olika avdelningar. Den integreras med Microsoft 365 taxonomier och termuppsättningar, så att användarna kan kategorisera och använda taggar på innehåll. Det är också integrerat med Viva Topics för att bygga upp företagets kunskapsdatabas med hjälp av AI.

Hitta företagsdokument i SharePoint-intranätet

Företagsdokument: vilka är fördelarna?

Dokument kategoriserade med kategorier och taggar i SharePoint-intranätet

Taggar och kategorier Redaktörer kan anpassa kategorier och taggar för att klassificera företagsdokument och enkelt hämta procedurer som tillhör ett visst team, avdelning, evenemang eller projekt.

Spara dokument bland favoriterna i SharePoint-intranätet

Favoriter Varje användare kan skapa sitt eget favoritområde för att alltid ha användbara dokument nära till hands.

Lyft fram nya dokument i SharePoint-intranätet

Latest Files Lyft fram de senaste dokumenten som publicerats på intranätet för att hålla företagets målgrupp uppdaterad.

Indexera ditt innehåll för sökningar

Vår komponent förenklar åtkomsten till dokument genom att utnyttja SharePoints förmåga att analysera och indexera innehåll för sökning. Skriv bara in en term i vår funktion för Avancerad sökning för att hämta filer som innehåller det sökta ordet i titeln eller brödtexten (det fungerar även med PDF-filer).

Indexera dokument i sökfunktionen i SharePoint-intranätet

Sammanställa dokument från olika källor

Användare kan visa filer från olika SharePoint-samlingar med hjälp av samma uppsättning taggar. På så sätt kan du hämta alla relevanta dokument som publiceras av olika företagsavdelningar eller platser med en enda sökning.

Samla dokument från olika källor i SharePoint-intranätet

Integration med SharePoint

Vår komponent integreras med SharePoint och ger användarna viktiga funktioner för effektiv dokumenthantering och återvinning. Dessa funktioner är bl.a: Vi erbjuder ett intuitivt och skalbart konsultationssystem som förbättrar användarupplevelsen och ökar produktiviteten.

Versionshantering för spårning och återställning av ändringar.
Delning i realtid.
Åtkomstkontroll.
Övervakning av arbetsflöden för godkännande.
Riktade aviseringar när en offentlig fil ändras.
Indexering för att göra dokumentinnehållet sökbart.

Enkel konfiguration

Vi tar hand om att konfigurera komponenten enligt ditt företags behov. Vi har dock utformat Företagets dokument som en intuitiv webbdelskomponent. Precis som de flesta komponenter i intranet.ai kan den hanteras självständigt tack vare ständigt uppdaterad dokumentation.

Konfigurera datakällor och filter

Redaktörer kopplar webbdelen till ett eller flera SharePoint-dokumentbibliotek genom att ange deras fullständiga biblioteks-URL:er som en kommaseparerad lista (URL:er till undermappar stöds inte). En favoritlista skapas på den överordnade webbplatsen för varje instans av Företagsdokument. Filter drivs av hanterade metadata: förfiltrera innehåll med owstaxId-kolumner, ange termuppsättnings-ID för scenarier med flera klienter, bevara varje användares filterval och rikta dig mot målgrupper via Active Directory-grupper.

Styr visning, sortering och nedladdningsbeteende

Allmänna inställningar och visningsinställningar låter dig anpassa hur dokument visas. Välj om filer öppnas i webbläsaren eller laddas ner, ställ in hur många dokument som laddas inledningsvis och anpassa knappen "Ladda fler". Sortera resultat efter ändringsdatum, skapandedatum, filnamn eller titel, från senaste till äldsta. Slå av eller på nedladdningsikonen, attribution för författare och senast ändrad av, publiceringsdatum, filändelser och dokumentsökvägar. Layoutalternativen inkluderar bakgrundens synlighet, skuggstil (Hög kontrast, Ljus, Mörk), titelvisning och webbdelens genomskinlighet.

Dokumentation

Utforska den tekniska guiden för den här funktionen på vår dokumentationssajt.

Läs dokumentationen

Vanliga frågor

Vilka SharePoint-bibliotek kan webbdelen Företagsdokument hämta från?

Den samlar filer från flera dokumentbibliotek i SharePoint Online på olika webbplatser och avdelningar. Redaktörer anger varje biblioteks fullständiga URL som en kommaseparerad lista. Biblioteken måste finnas på SharePoint-underwebbplatser och refereras via sin fullständiga biblioteks-URL; URL:er till undermappar stöds inte. Eftersom komponenten läser filer som en platt lista och inte läser mappar, avgränsar du specifikt innehåll med filter för hanterade metadata snarare än mappsökvägar.

Hur taggas och kategoriseras dokument?

Kategoriseringen bygger på taxonomier i Microsoft 365. Redaktörer skapar taggar och kategorier i SharePoint Term Store, lägger till metadatakolumner med hanterade egenskaper i biblioteken och tilldelar dokument taggar. Detta låter användare klassificera och hämta filer efter team, avdelning, händelse eller projekt, och tillämpa samma taggupsättning över bibliotek från olika källor för att lyfta fram alla relevanta dokument i en enda sökning.

Hur fungerar sökning inom komponenten?

Komponenten använder SharePoints indexering för att göra dokumentinnehåll sökbart. När du anger en term i Avancerad sökning hämtas filer som innehåller det ordet i titeln eller brödtexten, inklusive inuti PDF-filer. Du kan även konfigurera sökningen så att den prioriterar titelträffar först. Rullgardinsfilter baserade på metadata avgränsar resultaten ytterligare.

Kan slutanvändare spara dokument för snabb åtkomst?

Ja. Varje användare kan markera dokument som favoriter med stjärnikonen och bygga en personlig samling av ofta använda filer. Favoriter lagras i en dedikerad SharePoint-lista som skapas på den överordnade webbplatsen för varje instans av Företagsdokument, så en separat favoritlista krävs per webbdelsinstans.

Relaterade funktioner

Document Management My Documents Advanced Search Document Acknowledgement

Det kompletta SharePoint-intranätet integrerat med Microsoft 365, från 3 950 €/år.

80+ appar för kommunikation, utbildning och kunskapsdelning
Kompatibel med Microsoft 365 och Microsoft Viva
Driftsätt inom 24 timmar efter köp, med 5 dagars konsulttjänster

Boka en demo