Documentos de la empresa
SharePoint Document Archive: ¿cómo ayuda a su empresa?
Consulte sus documentos en la intranet. Solicite la demo
Nuestro componente permite encontrar y visualizar los documentos corporativos desde cualquier página de la intranet de SharePoint. Utilice etiquetas y categorías para indexar los contenidos y ahorrar tiempo en las búsquedas.
Según la IDC, Gartner y Forrester Research, los usuarios desperdician hasta el 30% de su tiempo buscando documentos. El 9% no encuentra lo que necesita y el 7% debe recrear archivos que no se pueden encontrar. Nuestro componente simplifica la búsqueda de procedimientos, ayudando a su empresa a evitar una pérdida estimada de alrededor de $3,500 por usuario al año.
Encuentre de inmediato los documentos útiles
Documentos: ¿cuáles son los beneficios?
Documentos categorizados con categorías y etiquetas en la intranet SharePoint
Etiquetas y categorías Los editores pueden clasificar los documentos para recuperar fácilmente los que pertenecen a un equipo o departamento.
Guardar los documentos en Favoritos en la intranet SharePoint
Favoritos Cada usuario puede crear su propia área de Favoritos para tener siempre a mano los documentos útiles.
Destacar los nuevos documentos en la intranet SharePoint
Latest Files Nuestro componente destaca los últimos documentos publicados en la intranet para mantener informado al público de la empresa.
Indexe el contenido para la búsqueda
Agrupe documentos de diversas fuentes
Integración con SharePoint
- Versionado, para rastrear y recuperar las modificaciones
- Uso compartido en tiempo real
- Control de acceso a la información
- Seguimiento de los flujos de aprobación
- Alertas, para notificar los cambios en un archivo público
- Indexación, para recuperar los documentos en la búsqueda
Configuración sencilla
Configure orígenes de datos y filtros
Los editores conectan el web part a una o varias bibliotecas de documentos de SharePoint introduciendo sus URL de biblioteca completas como una lista separada por comas (no se admiten URL de subcarpetas). Se crea una lista de Favoritos en el sitio principal para cada instancia de Documentos de la Empresa. Los filtros se basan en metadatos administrados: prefiltre el contenido usando columnas owstaxId, especifique los ID de conjunto de términos para escenarios multiinquilino, conserve las selecciones de filtro de cada usuario y segmente audiencias mediante grupos de Active Directory.
Controle la visualización, el orden y el comportamiento de descarga
La configuración general y de visualización le permite adaptar cómo aparecen los documentos. Elija si los archivos se abren en el navegador o se descargan, defina cuántos documentos se cargan inicialmente y personalice el botón «Cargar más». Ordene los resultados por fecha de modificación, fecha de creación, nombre de archivo o título, del más reciente al más antiguo. Active el icono de descarga, la atribución de autor y de modificado por, la fecha de publicación, las extensiones de archivo y las rutas de documento. Las opciones de diseño incluyen la visibilidad del fondo, el estilo de sombra (Alto contraste, Claro, Oscuro), la visualización del título y la transparencia del web part.
Documentación
Explore la guía técnica de esta funcionalidad en nuestro sitio de documentación.
Preguntas frecuentes
¿De qué bibliotecas de SharePoint puede extraer el web part de Documentos de la Empresa?
Agrega archivos de varias bibliotecas de documentos de SharePoint Online de distintos sitios y departamentos. Los editores introducen la URL completa de cada biblioteca como una lista separada por comas. Las bibliotecas deben residir en subsitios de SharePoint y referenciarse por su URL de biblioteca completa; no se admiten URL de subcarpetas. Dado que el componente lee los archivos como una lista plana y no lee carpetas, delimite el contenido concreto usando filtros de metadatos administrados en lugar de rutas de carpetas.
¿Cómo se etiquetan y categorizan los documentos?
La categorización se basa en las taxonomías de Microsoft 365. Los editores crean etiquetas y categorías en el Almacén de términos de SharePoint, añaden columnas de metadatos de propiedad administrada a las bibliotecas y asignan etiquetas a los documentos. Esto permite a los usuarios clasificar y recuperar archivos por equipo, departamento, evento o proyecto, y aplicar el mismo conjunto de etiquetas en bibliotecas de distintos orígenes para mostrar todos los documentos relevantes en una sola búsqueda.
¿Cómo funciona la búsqueda dentro del componente?
El componente utiliza la indexación de SharePoint para hacer que el contenido de los documentos sea localizable. Al introducir un término en la Búsqueda Avanzada se recuperan los archivos que contienen esa palabra en el título o en el texto del cuerpo, incluso dentro de los PDF. También puede configurar la búsqueda para priorizar primero las coincidencias de título. Los filtros desplegables basados en metadatos acotan aún más los resultados.
¿Pueden los usuarios finales guardar documentos para un acceso rápido?
Sí. Cada usuario puede marcar documentos como favoritos con el icono de estrella, creando una colección personalizada de los archivos que usa con más frecuencia. Los favoritos se almacenan en una lista de SharePoint específica creada en el sitio principal para cada instancia de Documentos de la Empresa, por lo que se requiere una lista de Favoritos independiente por cada instancia del web part.
Funcionalidades relacionadas
La intranet SharePoint completa integrada con Microsoft 365, desde 3.950 €/año.
- Más de 80 aplicaciones para comunicación, formación y gestión del conocimiento
- Compatible con Microsoft 365 y Microsoft Viva
- Operativa en 24 horas tras la compra, con 5 días de consultoría
