La solución para la intranet de SharePoint Online que le permite distribuir los documentos empresariales y hacer un seguimiento de su consulta, gracias a la integración con Power BI.
Acuse de recibo de documentos:
¿por qué lo necesita su empresa?
Nuestro componente simplifica la gestión y el cumplimiento de los documentos empresariales, ayudándole a distribuir los procedimientos más importantes y a supervisar su consulta.
Puede proporcionar un acceso rápido a los documentos para su consulta en la intranet de SharePoint, garantizando que los compañeros estén siempre al día y reduciendo los riesgos de cumplimiento de las operaciones internas.
Solicite a sus colegas que revisen los documentos
Integrando nuestro componente en una biblioteca de documentos, los usuarios Editores pueden ver "Acknowledgement" entre las acciones disponibles por defecto en SharePoint Online. Este comando permite enviar un correo de notificación directamente desde la biblioteca de documentos para avisar a los colegas de la presencia de nuevos contenidos para revisar.
Las notificaciones pueden ser acompañadas de mensajes personalizados y ser enviadas a:
- Usuarios individuales
- Grupos de Microsoft 365
- Listas de distribución (incluyendo usuarios invitados)
Acceso rápido a los documentos a consultar
Los destinatarios de las notificaciones reciben un correo electrónico automático con toda la información útil sobre los documentos compartidos, como por ejemplo
- Número de identificación
- Nombre del documento
- Fecha de incorporación a la biblioteca de documentos
En el correo electrónico también hay enlaces a los documentos individuales para poder consultarlos rápidamente en la página dedicada de la intranet SharePoint y confirmar que los documentos han sido vistos.
Gestione la consulta de diferentes versiones de un documento
Aproveche al máximo el sistema de control de versiones de la biblioteca de documentos de la intranet SharePoint. Cada vez que se publique una nueva versión de un documento dentro de una biblioteca, se invalidarán los acuses de recibo realizados por los compañeros en la versión anterior del archivo y se les enviará un correo electrónico solicitándoles un nuevo acuse de recibo.
De este modo, puede asegurarse de que sus colegas están al día de la última versión.
Páginas y archivos de consulta en la intranet
Nos encargamos de la configuración de la página de consulta y de las listas en SharePoint Online.
Los documentos se pueden dividir en bibliotecas de documentos temáticas, en función de las necesidades de su empresa. Por ejemplo, podemos crear una biblioteca con procedimientos para la incorporación de nuevos empleados o áreas para manuales.
Las bibliotecas de SharePoint Online se convierten así en repositorios centralizados a los que los usuarios pueden acceder de forma independiente para ver nuevos contenidos o solicitar a sus compañeros que los vean.
Estos repositorios también simplifican el trabajo de los editores, que podrán cargar, editar, distribuir y hacer un seguimiento de la consulta de los procedimientos en un único lugar de la intranet.
Acuse de recibo de documentos:
¿cuáles son las ventajas?
Nuestro componente le ayuda a consultar y registrar la lectura de los documentos empresariales almacenados en las bibliotecas de SharePoint Online.
Su empresa dispondrá de un proceso sencillo y seguro para garantizar que los usuarios conocen los procedimientos, directrices y normativas necesarios para llevar a cabo sus actividades diarias.
Envíe notificaciones automáticas por correo electrónico y acceda a los documentos con un solo clic, gracias al comando Acknowledgement de la página dedicada de su intranet SharePoint.
Supervise la consulta de documentos con Power BI
Gracias a la integración con Power BI, nuestro componente puede proporcionarle una visión detallada de la consulta de los documentos compartidos con los compañeros. Los directivos podrán acceder a un informe dinámico para supervisar la consulta de documentos en SharePoint y analizar los datos recopilados por nuestra funcionalidad utilizando filtros como:
- Nombre del usuario destinatario
- Departamento del usuario destinatario
- Título del archivo compartido para su consulta
- Fecha de envío de la notificación de acuse de recibo
- Fecha del acuse de recibo por parte del usuario
Instalación sencilla
Realizamos el seguimiento de la instalación del componente en las bibliotecas de documentos de SharePoint Online.
Nuestros expertos le proporcionarán soporte continuo para gestionar las funcionalidades de notificación y monitorización del acuse de recibo, ayudándole también en la gestión de la información en Power BI.
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