Yrityksen asiakirjat
SharePointin yritysasiakirjat: miksi yrityksesi tarvitsee niitä?
Etsi ja käytä yrityksen asiakirjojaSharePoint-intranetissä. Pyydä demo
Komponenttimme avulla voit etsiä ja tarkastella SharePoint Onlineentallennettuja asiakirjoja miltä tahansa intranetin sivulta. Käytä tunnisteita ja luokkia asiakirjojen indeksointiin jasäästä aikaa etsinnöissä.
IDC:n, Gartnerin ja Forrester Researchin mukaan käyttäjät tuhlaavat jopa 30 prosenttia ajastaan asiakirjojen etsimiseen. 9% ei löydä tarvitsemaansa.7% joutuu luomaan uudelleen tiedostot, joita ei voi hakea. Ominaisuutemme tehostaa menettelyjen hakua, mikä auttaa yritystäsi säästämään arviolta 3 500 dollaria käyttäjää kohden vuodessa.
Löydä asiakirjasi välittömästi
Yritysasiakirjat: mitä hyötyä niistä on?
Asiakirjat luokiteltuna kategorioilla ja tunnisteilla SharePoint-intranetissä
Tunnisteet ja luokat Editorin käyttäjät voivat muokata luokkia ja tunnisteita yrityksen asiakirjojen luokittelemiseksi ja hakea helposti tiettyyn tiimiin, osastoon, tapahtumaan tai projektiin kuuluvia menettelyjä.
Tallenna asiakirjat suosikkeihin SharePoint-intranetissä
Suosikit Jokainen käyttäjä voi luoda oman Suosikit-alueen, jotta hyödylliset asiakirjat ovat aina käsillä.
Nosta uudet asiakirjat esiin SharePoint-intranetissä
Latest Files Korosta intranetissä julkaistuja uusimpia asiakirjoja, jotta yrityksen yleisö pysyy ajan tasalla.
Indikoi sisältösi hakua varten
Kokoa yhteen asiakirjoja eri lähteistä
Integrointi SharePointin kanssa
- Versioning muutosten seurantaan ja palauttamiseen.
- Reaaliaikainen jakaminen.
- Pääsynvalvonta.
- Hyväksyntätyönkulkujen seuranta.
- Kohdennetut ilmoitukset aina kun julkista tiedostoa muutetaan.
- Indeksointi asiakirjojen sisällön hakukelpoisuuden varmistamiseksi.
Yksinkertainen kokoonpano
Määritä tietolähteet ja suodattimet
Toimittajat yhdistävät verkko-osan yhteen tai useampaan SharePoint-dokumenttikirjastoon syöttämällä niiden täydelliset kirjasto-URL-osoitteet pilkulla erotettuna listana (alikansioiden URL-osoitteita ei tueta). Suosikit-lista luodaan pääsivustoon kullekin Company Documents -instanssille. Suodattimia ohjataan hallitulla metatiedolla: esisuodata sisältöä owstaxId-sarakkeilla, määritä termijoukon ID:t monitenanttitilanteisiin, säilytä kunkin käyttäjän suodatinvalinnat ja kohdista yleisöt Active Directory -ryhmien kautta.
Hallitse näyttöä, lajittelua ja latauskäyttäytymistä
Yleis- ja näyttöasetuksilla voit räätälöidä, miten dokumentit näytetään. Valitse, avautuvatko tiedostot selaimessa vai latautuvatko, määritä kuinka monta dokumenttia ladataan aluksi ja mukauta "Lataa lisää" -painike. Lajittele tulokset muokkaus- tai luontipäivän, tiedostonimen tai otsikon mukaan uusimmasta vanhimpaan. Näytä tai piilota lataus-kuvake, tekijä- ja muokkaaja-tiedot, julkaisupäivä, tiedostopäätteet ja dokumenttipolut. Asetteluvaihtoehtoihin kuuluvat taustan näkyvyys, varjotyyli (High Contrast, Light, Dark), otsikon näyttö ja verkko-osan läpinäkyvyys.
Dokumentaatio
Tutustu tämän ominaisuuden tekniseen oppaaseen dokumentaatiosivustollamme.
Usein kysytyt kysymykset
Mistä SharePoint-kirjastoista Company Documents -verkko-osa voi hakea?
Se kokoaa tiedostoja useista SharePoint Online -dokumenttikirjastoista eri sivustoilla ja osastoilla. Toimittajat syöttävät kunkin kirjaston täydellisen URL-osoitteen pilkulla erotettuna listana. Kirjastojen on sijaittava SharePoint-aliverkkosivustoissa ja niihin on viitattava niiden täydellisellä kirjasto-URL-osoitteella; alikansioiden URL-osoitteita ei tueta. Koska komponentti lukee tiedostot tasaisena listana eikä lue kansioita, rajaa tietty sisältö hallitun metatiedon suodattimilla kansiopolkujen sijaan.
Miten dokumentit merkitään ja luokitellaan?
Luokittelu perustuu Microsoft 365 -taksonomioihin. Toimittajat luovat tunnisteet ja luokat SharePoint Term Storessa, lisäävät kirjastoihin hallitun ominaisuuden metatietosarakkeita ja määrittävät dokumenteille tunnisteet. Tämän avulla käyttäjät voivat luokitella ja hakea tiedostoja tiimin, osaston, tapahtuman tai projektin mukaan ja soveltaa samaa tunnistejoukkoa eri lähteistä tuleviin kirjastoihin tuodakseen kaikki olennaiset dokumentit esiin yhdellä haulla.
Miten haku toimii komponentissa?
Komponentti käyttää SharePointin indeksointia tehdäkseen dokumenttisisällöstä haettavaa. Termin syöttäminen Tarkennettuun hakuun hakee tiedostot, jotka sisältävät kyseisen sanan otsikossa tai leipätekstissä, myös PDF-tiedostojen sisällä. Voit myös määrittää haun priorisoimaan otsikko-osumat ensin. Metatietoon perustuvat pudotusvalikkosuodattimet rajaavat tuloksia entisestään.
Voivatko loppukäyttäjät tallentaa dokumentteja nopeaa pääsyä varten?
Kyllä. Kukin käyttäjä voi merkitä dokumentteja suosikeiksi tähtikuvakkeella ja rakentaa henkilökohtaisen kokoelman usein käyttämistään tiedostoista. Suosikit tallennetaan erilliseen SharePoint-listaan, joka luodaan pääsivustoon kullekin Company Documents -instanssille, joten kullekin verkko-osainstanssille tarvitaan oma Suosikit-lista.
Aiheeseen liittyvät ominaisuudet
Täydellinen SharePoint-intranet integroituna Microsoft 365:een, alkaen 3 950 €/vuosi.
- 80+ sovellusta viestintään, koulutukseen ja tiedon jakamiseen
- Yhteensopiva Microsoft 365:n ja Microsoft Vivan kanssa
- Käyttövalmis 24 tunnin sisällä ostosta, 5 päivän konsultoinnilla
