Asiakirjojen hallintajärjestelmä

SharePoint-asiakirjojen hallintajärjestelmä: miksi yrityksesi tarvitsee sitä?

Hallitse asiakirjojen elinkaartaSharePoint-intranetissä. Pyydä demo

Järjestelmä, jonka avulla voit luoda, tarkistaa, hyväksyä, allekirjoittaa ja julkaista liiketoiminta-asiakirjoja suoraan SharePoint-intranetissäsi osoitteessa.

Asiakirjahallintajärjestelmämme avulla voit käsitellä liiketoiminta-asiakirjojesi koko elinkaaren poistumatta intranetistä. Sen tavoitteena on parantaa SharePoint Online -palvelun ominaisuuksia, jotta menettelyt voidaan digitalisoida saumattomasti, intuitiivisesti ja integroituna Microsoft 365 -digitaaliseen työpaikkaan.

Luo yhtenäisiä ja pöytäkirjamaisia asiakirjoja

Ominaisuutemme avulla voit luoda uusia asiakirjoja ennalta määritellyistä malleista, jotka ovat yritysbrändisi mukaisia ja muokattavissa. Käytettävissä olevissa malleissa on sisäänrakennettuja ominaisuuksia, jotka ilmaisevat automaattisesti versionumeron ja yksilöllisen protokollakoodin. Näin yrityksesi voi luottaa standardoitujen menettelyjen nopeaan luomiseen.

Luo yhtenäisiä ja kirjattuja asiakirjoja SharePoint-intranetissä

Reaaliaikainen yhteistyö

Järjestelmä integroituu Microsoft Officeen asiakirjojen luomisen lisäksi myös reaaliaikaista yhteiskirjoittamista ja versioiden arkistointia varten. Käyttäjät voivat kutsua kollegoita yhteistyöhön menettelyjen parissa, hallita tietojen käyttöoikeuksia Microsoft 365 -tuotteiden yhteisellä valtuutusjärjestelmällä eivätkä koskaan menetä asiakirjojen muutosten jäljitystä.

Tee yhteistyötä yritysasiakirjoissa SharePoint-intranetissä

Valitse kahden hyväksyntätyönkulun välillä

SharePoint Online -dokumentinhallintajärjestelmämme tukee kahta hyväksyntätyyppiä:

DocuSign-integraation ansiosta.
Tavallinen tila, sähköpostin lähettämisen kautta. Jokainen asiakas voi valita tarpeidensa mukaan, mikä vähentää perinteisissä toimistoissa tapahtuvaan asiakirjojen hyväksyntään liittyvää aikaa ja paperinkulutusta.

Hyväksy yritysasiakirjat sähköisellä allekirjoituksella SharePoint-intranetissä

Yksinkertaistetaan uuden menettelyn jakelua

Yritys voi ilmoittaa käyttäjille uuden asiakirjan ilmestymisestä intranetissä automaattisen sähköposti-ilmoitusjärjestelmän avulla, joka on jo integroitu ominaisuuteemme.

Uusien ohjeistusten automaattinen jakelu SharePoint-intranetissä

SharePoint-asiakirjojen hallintajärjestelmä: mitkä ovat sen hyödyt?

Komponenttimme parantaa SharePoint Onlinen vakio-ominaisuuksia, jotta asiakirjojen päivittäminen olisi yksinkertaisempaa ja yritysyleisö pysyisi yhtenäisenä.

Julkisten ja yksityisten menettelyjen hallinnointi yksiköille

Yritysosastot voivat käyttää komponenttiamme hallinnoidakseen itsenäisesti asiakirjojaan ennen niiden julkaisemista intranetissä. Heillä on yksityinen työtila, jossa he voivat suorittaa sisäisiä laadinta-, tarkastelu- ja hyväksymistoimia. Kun asiakirjat ovat valmiita, ne julkaistaan PDF-muodossa osaston alueella, joka on kaikkien kollegojen käytettävissä.

Osastojen yritysasiakirjojen hallinta SharePoint-intranetissä

Asiakirjojen versionhallinta SharePoint-intranetissä

Versionointi Versionumero päivitetään automaattisesti jokaisen julkaistun asiakirjan uuden muutoksen yhteydessä. Käyttäjät voivat selata SharePoint-historiaa vertaillakseen tai palauttaakseen minkä tahansa arkistoitujen asiakirjojen aikaisemman version.

Asiakirjojen kirjaaminen SharePoint-intranetissä

Pöytäkirjan koodin määrittäminen Jokaiselle uudelle asiakirjalle annetaan automaattisesti yksilöllinen protokollakoodi tunnistamisen helpottamiseksi.

Metatietojen liittäminen asiakirjoihin SharePoint-intranetissä

Metatiedot SharePointin metatietojen avulla käyttäjät voivat luokitella tiedostoja erityisten tietojen perusteella, jotka käyttäjät voivat määritellä itsenäisesti, mikä rikastuttaa yksittäisten asiakirjojen sisältöä. Metatietoja on mahdollista päivittää intranetin hakujen parantamiseksi.

Asiakirjojen käsittelyyn ottaminen SharePoint-intranetissä

Sisään- ja uloskirjautuminen Järjestelmän avulla käyttäjät voivat ottaa menettelyn haltuunsa ja estää kollegoita muokkaamasta sen sisältöä, kunnes Check-Out tapahtuu. Sisäänkirjautumisen aikana asiakirja pysyy yrityksen muun yleisön saatavilla vain lukutilassa.

Asiakirjojen käyttöoikeuksien hallinta SharePoint-intranetissä

Pääsynhallinta Päätä, kuka voi tarkastella asiakirjoja tai tehdä muutoksia sisältöön. Microsoft 365:n käyttöoikeudet mahdollistavat tietojen käyttöoikeuksien hallinnan liiketoiminta-alueen, asiakirjatyypin, kansion tai yksittäisen tiedoston osalta.

Asiakirjojen kokotekstihaku SharePoint-intranetissä

Kokotekstihaku Tarkennettu haku nopeuttaa tiedonhakua Microsoft 365:ssä intranetistä alkaen. Se auttaa sinua löytämään asiakirjoja näyttämällä sanojen, lausekkeiden ja synonyymien kannalta merkityksellisiä tuloksia.

Aiheeseen liittyvät ominaisuudet

Document Archive My Documents Document Acknowledgement Advanced Search

Täydellinen SharePoint-intranet integroituna Microsoft 365:een, alkaen 3 950 €/vuosi.

80+ sovellusta viestintään, koulutukseen ja tiedon jakamiseen
Yhteensopiva Microsoft 365:n ja Microsoft Vivan kanssa
Käyttövalmis 24 tunnin sisällä ostosta, 5 päivän konsultoinnilla

Varaa demo