Selskapets dokumenter

Felles arkiv for dokumenter i SharePoint: horfor trenger bedriften din det?

Finn og få tilgang til dokumenterpå intranettet SharePoint Online. Be om en demo

Med vår komponent kan du finne og vise dokumenter somer lagret i SharePoint, fra hvilken som helst side på intranettet. Bruk tagger og kategorier for åindeksere dokumenter og spare tid ved søk.

Ifølge IDC, Gartner og Forrester Research kaster brukerne bort opptil 30 % av tiden sin på å lete etter dokumenter. 9% finner ikke det de trenger.7% må gjenskape filer som ikke kan gjenfinnes. Vår funksjon effektiviserer søk etter prosedyrer og hjelper bedriften din med å spare anslagsvis 3 500 dollar per bruker per år.

Finn dokumentene dine umiddelbart

Komponenten vår presenterer bedriftens dokumenter på et enhetlig sted på intranettet og samler filer fra ulike SharePoint-samlinger, selv om de administreres av ulike avdelinger. Den integreres med Microsoft 365-taksonomier og termsett, slik at brukerne kan kategorisere og tagge innhold. Det er også integrert med Viva Topics for å bygge opp selskapets kunnskapsbase ved hjelp av kunstig intelligens.

Finn bedriftsdokumenter i SharePoint-intranettet

Selskapets dokumenter: hva er fordelene?

Dokumenter kategorisert med kategorier og tagger i SharePoint-intranettet

Tagger og kategorier Redaktørbrukere kan tilpasse kategorier og tagger for å klassifisere bedriftens dokumenter og enkelt finne prosedyrer som tilhører et bestemt team, en bestemt avdeling, et bestemt arrangement eller et bestemt prosjekt.

Lagre dokumenter som favoritter i SharePoint-intranettet

Favoritter Hver bruker kan opprette sitt eget favorittområde for å ha nyttige dokumenter lett tilgjengelig.

Fremhev nye dokumenter i SharePoint-intranettet

Latest Files Fremhev de nyeste dokumentene som er publisert på intranettet for å holde bedriftens målgruppe oppdatert.

Indeksere innholdet ditt for søk

Vår komponent forenkler dokumenttilgangen ved å utnytte SharePoints evne til å analysere og indeksere innhold for søk. Det er bare å skrive inn et begrep i funksjonen Avansert søk for å hente frem filer som inneholder det søkte ordet i tittelen eller brødteksten (fungerer også med PDF-filer).

Indekser dokumenter i søket i SharePoint-intranettet

Samle dokumenter fra ulike kilder

Brukere kan vise filer fra ulike SharePoint-samlinger ved hjelp av det samme settet med tagger. På denne måten kan du finne alle relevante dokumenter som er publisert av ulike avdelinger eller lokasjoner i bedriften, med ett enkelt søk.

Integrering med SharePoint

Vår komponent integreres med SharePoint og gir brukerne viktige funksjoner for effektiv dokumenthåndtering og gjenfinning. Disse inkluderer blant annet Vi tilbyr et intuitivt og skalerbart konsultasjonssystem som forbedrer brukeropplevelsen og øker produktiviteten.

Versjonshåndtering for sporing og gjenoppretting av endringer.
Deling i sanntid.
Tilgangskontroll.
Overvåking av arbeidsflyter for godkjenning.
Målrettede varsler når en offentlig fil endres.
Indeksering for å gjøre dokumentinnhold søkbart.

Enkel konfigurasjon

Vi tar oss av å konfigurere komponenten i henhold til selskapets behov. Vi har imidlertid designet Selskapets dokumenter som en intuitiv webdel. Som de fleste komponentene i intranet.ai, kan den administreres selvstendig takket være stadig oppdatert dokumentasjon.

Konfigurer datakilder og filtre

Redaktørene kobler webdelen til ett eller flere SharePoint-dokumentbibliotek ved å angi de fullstendige bibliotek-URL-ene som en kommaseparert liste (URL-er til undermapper støttes ikke). En favorittliste opprettes på det overordnede området for hver forekomst av Bedriftsdokumenter. Filtrene drives av administrerte metadata: forhåndsfiltrer innhold ved hjelp av owstaxId-kolonner, angi termsett-ID-er for scenarioer med flere tenanter, behold hver brukers filtervalg, og målrett målgrupper gjennom Active Directory-grupper.

Styr visning, sortering og nedlastingsatferd

Generelle innstillinger og visningsinnstillinger lar deg tilpasse hvordan dokumentene vises. Velg om filer åpnes i nettleseren eller lastes ned, angi hvor mange dokumenter som lastes inn først, og tilpass «Last inn flere»-knappen. Sorter resultatene etter endringsdato, opprettelsesdato, filnavn eller tittel, fra nyeste til eldste. Slå av eller på nedlastingsikon, attribusjon for forfatter og sist endret av, publiseringsdato, filtyper og dokumentstier. Layoutalternativene inkluderer bakgrunnssynlighet, skyggestiling (Høy kontrast, Lys, Mørk), tittelvisning og gjennomsiktighet for webdelen.

Dokumentasjon

Utforsk den tekniske veiledningen for denne funksjonen på dokumentasjonssiden vår.

Les dokumentasjonen

Vanlige spørsmål

Hvilke SharePoint-bibliotek kan webdelen Bedriftsdokumenter hente fra?

Den samler filer fra flere SharePoint Online-dokumentbibliotek på tvers av ulike områder og avdelinger. Redaktørene angir hvert biblioteks fullstendige URL som en kommaseparert liste. Bibliotekene må ligge i SharePoint-underområder og refereres til med sin fullstendige bibliotek-URL; URL-er til undermapper støttes ikke. Fordi komponenten leser filer som en flat liste og ikke leser mapper, må du avgrense bestemt innhold ved hjelp av filtre med administrerte metadata i stedet for mappestier.

Hvordan merkes og kategoriseres dokumenter?

Kategoriseringen er basert på Microsoft 365-taksonomier. Redaktørene oppretter tagger og kategorier i SharePoint Term Store, legger til metadatakolonner med administrerte egenskaper i bibliotekene, og tilordner tagger til dokumenter. Dette lar brukerne klassifisere og hente filer etter team, avdeling, hendelse eller prosjekt, og bruke samme taggsett på tvers av bibliotek fra ulike kilder for å vise alle relevante dokumenter i ett enkelt søk.

Hvordan fungerer søket i komponenten?

Komponenten bruker SharePoints indeksering for å gjøre dokumentinnholdet søkbart. Når du skriver inn et begrep i Avansert søk, hentes filer som inneholder det ordet i tittelen eller brødteksten, inkludert inne i PDF-er. Du kan også konfigurere søket til å prioritere tittelmatcher først. Nedtrekksfiltre basert på metadata avgrenser resultatene ytterligere.

Kan sluttbrukere lagre dokumenter for rask tilgang?

Ja. Hver bruker kan merke dokumenter som favoritter ved hjelp av stjerneikonet, og bygge en personlig samling av ofte brukte filer. Favorittene lagres i en dedikert SharePoint-liste som opprettes på det overordnede området for hver forekomst av Bedriftsdokumenter, så det kreves en egen favorittliste per webdelforekomst.

Relaterte funksjoner

Document Management My Documents Advanced Search Document Acknowledgement

Det komplette SharePoint-intranett integrert med Microsoft 365, fra 3 950 €/år.

80+ apper for kommunikasjon, opplæring og kunnskapsdeling
Kompatibel med Microsoft 365 og Microsoft Viva
Driftsklart innen 24 timer etter kjøp, med 5 dagers konsulentstøtte

Bestill en demo