Bedrijfsdocumenten
SharePoint Bedrijfsdocumenten: waarom heeft uw bedrijf ze nodig?
Vind en raadpleeg bedrijfsdocumentenop het SharePoint-intranet. Vraag een demo aan
Met onze component kunt u documenten die in SharePoint Online zijn opgeslagen,vinden en bekijken vanaf elke pagina binnen het intranet. Gebruik tags en categorieën om documenten te indexerenen tijd te besparen bij zoekopdrachten.
Volgens IDC, Gartner en Forrester Research verspillen gebruikers tot 30% van hun tijd aan het zoeken naar documenten. 9% kan niet vinden wat ze nodig hebben.7% moet onvindbare bestanden opnieuw maken. Onze functie stroomlijnt het zoeken naar procedures, waardoor uw bedrijf naar schatting $3.500 per gebruiker per jaar bespaart.
Vind uw documenten direct
Bedrijfsdocumenten: wat zijn de voordelen?
Documenten geordend met categorieën en tags in het SharePoint-intranet
Tags en categorieën Gebruikers van editors kunnen categorieën en tags aanpassen om bedrijfsdocumenten te classificeren en eenvoudig procedures terug te vinden die horen bij een specifiek team, afdeling, evenement of project.
Documenten opslaan bij je Favorieten in het SharePoint-intranet
Favorieten Elke gebruiker kan zijn eigen favorieten aanmaken om nuttige documenten altijd bij de hand te hebben.
Nieuwe documenten uitlichten in het SharePoint-intranet
Laatste bestanden Markeer de nieuwste documenten die op het intranet zijn gepubliceerd om het bedrijfspubliek op de hoogte te houden.
Indexeer uw inhoud voor zoekopdrachten
Documenten uit verschillende bronnen samenbrengen
Integratie met SharePoint
- Versiebeheer voor het bijhouden en herstellen van wijzigingen.
- Realtime delen.
- Toegangscontrole.
- Bewaking van goedkeuringsworkflows.
- Gerichte meldingen wanneer een openbaar bestand wordt gewijzigd.
- Indexering om documentinhoud doorzoekbaar te maken.
Eenvoudige configuratie
Configureer gegevensbronnen en filters
Redacteuren koppelen het webonderdeel aan een of meer SharePoint-documentbibliotheken door de volledige bibliotheek-URL's als komma-gescheiden lijst in te voeren (URL's van submappen worden niet ondersteund). Voor elk exemplaar van Bedrijfsdocumenten wordt een Favorietenlijst aangemaakt op de bovenliggende site. Filters worden aangestuurd door beheerde metadata: voorfilter content met owstaxId-kolommen, geef term set-ID's op voor multitenantscenario's, bewaar de filterkeuzes van elke gebruiker en richt doelgroepen aan via Active Directory-groepen.
Beheer weergave, sortering en downloadgedrag
Met de algemene en weergave-instellingen bepaalt u hoe documenten verschijnen. Kies of bestanden in de browser worden geopend of gedownload, stel in hoeveel documenten in eerste instantie worden geladen en pas de knop "Meer laden" aan. Sorteer resultaten op wijzigingsdatum, aanmaakdatum, bestandsnaam of titel, van recent naar oud. Schakel het downloadpictogram, de vermelding van auteur en gewijzigd door, de publicatiedatum, bestandsextensies en documentpaden aan of uit. Lay-outopties zijn onder meer achtergrondzichtbaarheid, schaduwstijl (Hoog contrast, Licht, Donker), titelweergave en transparantie van het webonderdeel.
Documentatie
Ontdek de technische handleiding voor deze functie op onze documentatiesite.
Veelgestelde vragen
Uit welke SharePoint-bibliotheken kan het webonderdeel Bedrijfsdocumenten putten?
Het voegt bestanden samen uit meerdere SharePoint Online-documentbibliotheken van verschillende sites en afdelingen. Redacteuren voeren de volledige URL van elke bibliotheek in als komma-gescheiden lijst. De bibliotheken moeten zich in SharePoint-subsites bevinden en worden aangeduid met hun volledige bibliotheek-URL; URL's van submappen worden niet ondersteund. Omdat de component bestanden als een platte lijst leest en geen mappen leest, beperkt u specifieke content met filters op beheerde metadata in plaats van met mappaden.
Hoe worden documenten getagd en gecategoriseerd?
De categorisering berust op Microsoft 365-taxonomieën. Redacteuren maken tags en categorieën aan in de SharePoint Term Store, voegen metadatakolommen met beheerde eigenschappen toe aan de bibliotheken en wijzen tags toe aan documenten. Zo kunnen gebruikers bestanden classificeren en ophalen per team, afdeling, evenement of project, en dezelfde tagset toepassen op bibliotheken uit verschillende bronnen om alle relevante documenten in één zoekopdracht te tonen.
Hoe werkt zoeken binnen de component?
De component gebruikt de indexering van SharePoint om documentcontent doorzoekbaar te maken. Het invoeren van een term in de Geavanceerde zoekfunctie haalt bestanden op die dat woord in de titel of de bodytekst bevatten, ook binnen PDF's. U kunt het zoeken ook zo configureren dat titelovereenkomsten als eerste worden geprioriteerd. Dropdownfilters op basis van metadata verfijnen de resultaten verder.
Kunnen eindgebruikers documenten opslaan voor snelle toegang?
Ja. Elke gebruiker kan documenten als favoriet markeren met het sterpictogram en zo een gepersonaliseerde verzameling van veelgebruikte bestanden opbouwen. Favorieten worden opgeslagen in een speciale SharePoint-lijst die voor elk exemplaar van Bedrijfsdocumenten op de bovenliggende site wordt aangemaakt, dus per webonderdeel-exemplaar is een aparte Favorietenlijst vereist.
Gerelateerde functies
Het volledige SharePoint-intranet geïntegreerd met Microsoft 365, vanaf 3.950 €/jaar.
- 80+ apps voor communicatie, training en kennisdeling
- Compatibel met Microsoft 365 en Microsoft Viva
- Operationeel binnen 24 uur na aankoop, met 5 dagen consulting
