Microsoft 365 Archive: Was es ist, Einschränkungen und Alternativen

Microsoft 365 Archive erweitert den Speicherplatz in Microsoft 365 und ermöglicht die Archivierung von SharePoint-Sites. Auch wenn die Funktionalität vielversprechend ist, muss man angesichts der Kosten den besten Zeitpunkt für die Einführung dieses neuen Produkts abwägen.

Bevor Sie neuen Speicherplatz in SharePoint Online kaufen und bevor Sie die Kosten für die Nutzung von Microsoft 365 Archive auf sich nehmen, gibt es eine alternative Lösung, um Speicherplatz ohne zusätzliche Kosten und mit einer autonomeren Verwaltung der Archive in der Microsoft 365 Cloud freizugeben.

Alle Details dazu finden Sie in diesem Artikel.

Microsoft 365 Archive: eine kurze Einführung

Microsoft 365 Archive ist die von Microsoft entwickelte Lösung, um den Speicherplatz von persönlichen und geschäftlichen Websites, die auf SharePoint Online basieren, zu erweitern.

Dieses neue Produkt ermöglicht die Archivierung der in einer SharePoint-Website enthaltenen Daten, um zu verhindern, dass der verfügbare Speicherplatz durch nicht ausreichend genutzte Inhalte belegt wird. Es ist dann möglich, eine oder mehrere SharePoint-Websites auf dem zusätzlichen Speicherplatz zu archivieren, den Microsoft 365 Archive zu einem erschwinglichen Preis bietet. Diese Migration umfasst:

• Dokumentbibliotheken
• Dateisammlungen und Listen

Nach der Archivierung bleiben die Inhalte einer Site für globale SharePoint-Administratoren verfügbar, die jederzeit entscheiden können, ob sie sie reaktivieren oder ganz löschen möchten.

Wichtiger Hinweis: Selbst wenn die Daten archiviert sind, gelten dieselben Standards für die Suche (derzeit nur für Administratoren, aber bald für alle aktivierten Benutzer), Sicherheit und Compliance, die für freigegebene Ressourcen in SharePoint und den übrigen Microsoft 365-Anwendungen charakteristisch sind.

Wie der Microsoft-Speicherplatz funktioniert

Microsoft-Speicherplatz ist in zwei Hauptkategorien unterteilt:

• Mailbox-Speicherplatz, der Folgendes umfasst
  • E-Mails, die mit Ihrem Microsoft-Konto verknüpft sind, einschließlich Outlook.com, Hotmail, Live und MSN.
  • Outlook.com-Anhänge, E-Mail-Nachrichten, Kontakte und Kalendereinträge.
    
    
• Cloud-Speicherplatz
  • Dateien und Medieninhalte, die mit OneDrive gespeichert oder synchronisiert werden.
  • Anhänge und Online-E-Mail-Nachrichten von Outlook.com.
  • Dateien und Dokumente, die in SharePoint und Teams gespeichert sind (die eigentlich unter SharePoint für die Dateispeicherung liegen).

Für Benutzer, die eine Microsoft 365-Lizenz erworben haben, wird die Gebühr wie folgt aufgeteilt:

• Der Speicherplatz auf SharePoint Online bietet 1 TB für jedes Unternehmen, zu dem 10 GB für jeden Benutzer mit einer Lizenz, die SharePoint einschließt, hinzugefügt werden müssen. Ein Unternehmen mit 100 Benutzern und einer Lizenz, die SharePoint einschließt, verfügt beispielsweise über 1 TB + (10 GB * 100) = 2 TB Speicherplatz für die Zusammenarbeit.
  
  
• Microsoft 365 Business-Pläne
  • 50 GB für E-Mail und 1 TB für OneDrive, pro Benutzer.
    
    
• Microsoft 365 Enterprise (E3/E5) Pläne
  • 100 GB für E-Mail und unbegrenzter Speicherplatz für OneDrive.
  • Sobald Sie das verfügbare Kontingent in Ihrem SharePoint Online überschreiten, können Sie auf fast alle Funktionen zum Speichern und Teilen von Dokumenten und Informationen nicht mehr zugreifen.

Zum Beispiel kann der Benutzer nicht mehr in der Lage sein

• Neue Dateien in OneDrive hochzuladen, zu bearbeiten oder zu synchronisieren, während vorhandene Inhalte nur noch im Lesemodus verfügbar sind.
• Dokumente in SharePoint oder Teams speichern oder bearbeiten.
• Nachrichten in Microsoft Teams senden oder empfangen.

Nachdem die 12 Monate seit der Überschreitung der Quote verstrichen sind, kann Microsoft das OneDrive-Konto des Benutzers deaktivieren und alle vorhandenen Inhalte unwiederbringlich löschen.

Schließlich ist zu beachten, dass die Funktionalität für E-Mails in Outlook auch dann ausgesetzt wird, wenn nur die Quote für den Cloud-Speicher überschritten wird. Der OneDrive-Speicher ist also das Herzstück des digitalen Arbeitsplatzes von Microsoft 365 und der Punkt, dem Nutzer und Unternehmen die größte Aufmerksamkeit widmen müssen.

Dies erklärt die Bedeutung von Microsoft 365 Archive, der einzigen Lösung, die Microsoft derzeit anbietet, um ein Überschreiten des verfügbaren Speicherkontingents im eigenen Abonnement zu vermeiden, indem man auf SharePoint-Sites und deren Archive einwirkt, die direkt mit dem persönlichen und geschäftlichen OneDrive-Konto verbunden sind.

Microsoft 365 Archive: Was sind die Vorteile?

Obwohl es sich noch um ein Vorschauprodukt handelt, hat Microsoft 365 Archive bereits bewiesen, dass es mehrere Vorteile für die Verwaltung des Speichers in seinen Microsoft 365-Tenants und insbesondere SharePoint Online bietet.

Wir haben gesehen, wie es jetzt möglich ist, den von SharePoint-Websites beanspruchten Speicherplatz zu reduzieren, indem das Gewicht der archivierten Inhalte vom Microsoft 365-Speicher in den Microsoft 365-Archivspeicher verschoben wird. Die verschobenen Daten behalten auch die Sicherheits- und Suchstandards bei (obwohl letztere immer noch begrenzt sind).

Aber es gibt noch weitere Vorteile von Microsoft 365 Archive, die hervorzuheben sind, darunter die folgenden.

1. Schnelligkeit der Archivierung

Microsoft 365 Archive schafft es, die Speicherung von Websites in SharePoint auf eine ziemlich flinke Art und Weise zu handhaben, ohne die Leistung in Bezug auf Anzahl oder Größe zu beeinträchtigen. Die Speichergeschwindigkeit wird in Minuten gemessen und unterscheidet sich somit von der Geschwindigkeit, die Lösungen wie Azure's BLOB bieten.

2. Geringe Kosten

Microsoft 365 Archive ermöglicht es den Nutzern, Speicherplatz in ihrer Microsoft 365-Umgebung freizugeben und den Anteil zu reduzieren, der von SharePoint-Sites und damit verbundenen, über OneDrive gespeicherten Inhalten belegt wird. All dies bietet Nutzern und Unternehmen erhebliche Einsparungen im Vergleich zum direkten Kauf von neuem Speicherplatz. Nutzer mit Microsoft 365-Unternehmensplänen müssen beispielsweise einen höheren Plan erwerben, um mehr Speicherplatz zu erhalten.

3. Aufbewahrung von Metadaten

Um den Datenschutz und die Organisation der Daten in einer archivierten SharePoint-Site zu bewahren, greift Microsoft 365 Archive nicht auf die Metadaten zu, die jeder Ressource zugewiesen sind, und auch nicht auf die vom Unternehmen erteilten Zugriffsrechte auf die Informationen. Sobald eine Website reaktiviert wird, können die Benutzer wie vor der Archivierung auf Inhalte zugreifen und mit Kollegen zusammenarbeiten.

4. Decluttering

Microsoft 365 Archive trennt automatisch aktive Websites im SharePoint-Tenant von inaktiven, d. h. neu archivierten Websites. Tatsächlich werden archivierte Websites unter der entsprechenden Überschrift "Archivierte Websites" aufgeführt, die globale oder SharePoint-Administratoren direkt über die Verwaltungsoberfläche erreichen können. Dadurch wird verhindert, dass die Navigation der Benutzer mit Ressourcen in SharePoint belastet wird, die wenig genutzt werden und daher für ihre täglichen Aktivitäten von geringem Nutzen sind. Natürlich erleichtert diese Trennung auch den Administratoren die Verwaltung der Sites im Tenant.

Was ist der Unterschied zwischen Microsoft 365 Archive und SharePoint Advanced Management?

SharePoint Advanced Management ist ein Add-on, das nützliche Funktionen für die Verwaltung von SharePoint- und OneDrive-Inhalten bietet und gleichzeitig die Zusammenarbeit verbessert.

Zu den wichtigsten Funktionen gehören die folgenden:

• Einschränkung des Zugriffs auf eine SharePoint-Website über Microsoft 365- oder Entra ID-Gruppen
• Abrufen von Governance-Berichten für den Datenzugriff auf SharePoint-Websites
• Beschränkung des Zugriffs auf den OneDrive-Dienst über Sicherheitsgruppen
• Beschränkung des Zugriffs auf eine in OneDrive gespeicherte Datei
• Verwalten des Lebenszyklus von SharePoint-Websites

Diese letzte Funktion ist der Grund, warum SharePoint Advanced Management oft mit Microsoft 365 Archive verwechselt wird, aber es gibt einen großen Unterschied zwischen den beiden Produkten.

Die Verwaltung von SharePoint-Websites mit SharePoint Advanced Management beschränkt sich in der Tat darauf, inaktive Websites automatisch zu identifizieren und eine Benachrichtigung an die Eigentümer zu senden, um zu sehen, ob die erkannte Website tatsächlich von den Benutzern wenig genutzt wird.

SharePoint Advanced Management erlaubt es Ihnen daher nicht, auf den von inaktiven Websites belegten Speicherplatz einzuwirken, im Gegensatz zu Microsoft 365 Archive.

Microsoft 365 Archive: Wie viel kostet es?

Microsoft 365 Archive folgt einem Pay-as-you-go-Modell, das in zwei Komponenten unterteilt ist:

1. In dieser Vorschauphase wird zusätzlicher Speicherplatz mit 0,05 GB/Monat abgerechnet. Bei der Abrechnung wird nur der Speicherplatz berücksichtigt, der das Kontingent des Mieters übersteigt.
2. Der Aktivierungspreis für jede der archivierten Seiten beträgt 0,60 €/GB. Es gibt jedoch eine Testphase, die eine kostenlose Reaktivierung für 7 Tage beinhaltet.

Die Abrechnung erfolgt speziell über das Pay-As-You-Go-Modell von SharePoint Premium, das mit dem Microsoft Azure-Abonnement verknüpft ist. Die Kosten für Microsoft 365 Archive können dann mit der Azure-Kostenmanagementfunktion verfolgt werden.

Der Vorteil der Nutzung von Microsoft 365 Archive liegt eindeutig im Preis. Sie zahlen 0,05 €/GB/Monat anstelle von 0,2 €/GB/Monat für zusätzlichen SharePoint Online-Speicherplatz.

Aber es gibt eine Alternative, bevor man diese Kosten zahlen muss, die es ermöglicht, den ungenutzten Speicherplatz von SharePoint Online zu löschen (darüber sprechen wir am Ende des Artikels).

Microsoft 365 Archive: Wie wird es verwendet?

Die Verwendung von Microsoft 365 Archive ist recht intuitiv.

Die Funktionen zur Archivierung und Reaktivierung von SharePoint-Websites sind für globale oder SharePoint-Administratoren direkt über ihre Verwaltungsoberfläche zugänglich.

Von der Administrationsoberfläche aus muss man dann:

• Den Punkt "Aktive Sites" aufrufen
• Wählen Sie die Sites aus, die Sie archivieren möchten
• Klicken Sie auf den Befehl "Archivieren"

Die ausgewählten Sites erscheinen unter dem Punkt "Archivierte Sites", der ebenfalls über die Verwaltungsoberfläche zugänglich ist. Durch den Zugriff auf die Liste der archivierten Sites können Administratoren jederzeit den Befehl "Reaktivieren" verwenden, um die Sites und ihre Inhalte wieder verfügbar zu machen.

Der von archivierten SharePoint-Websites belegte Speicherplatz wird nicht mehr in das für den jeweiligen Plan für Microsoft 365 verfügbare Kontingent eingerechnet, sondern im Rahmen des von Microsoft 365 Archive angebotenen Kontingents nach den im Abschnitt über die Preisgestaltung genannten Kriterien berechnet und berücksichtigt.

Auch wenn sie archiviert werden, behalten die in Microsoft 365 Archive verschobenen Sites die Standards in Bezug auf die Haltbarkeit der Daten, die Sicherheit durch globale und SharePoint-Berechtigungen, die Einhaltung der von der EU erlaubten Datenmenge und den geografischen Aufenthaltsort der Daten bei.

Nachfolgend finden Sie eine zusammenfassende Tabelle mit allen Microsoft 365 Archive-Funktionen, die wir bisher gesehen haben.

Die Einschränkungen von Microsoft 365 Archive

Die Microsoft 365 Archive-Vorschau weist einige wesentliche Einschränkungen auf, von denen einige oder alle bis 2024 behoben sein werden. Neben der Suche nach archivierten Inhalten (die jetzt nur für Administratoren verfügbar ist), sind hier die wichtigsten Einschränkungen der Archivfunktionalität aufgeführt:

• Archivierung und Reaktivierung sind nur für komplette SharePoint-Websites möglich; sie sind daher nicht auf granularer Ebene verfügbar, um den von einzelnen Dateien oder Bibliotheken belegten Speicherplatz zu verwalten.
• Eine Hub-Site kann nicht archiviert werden. Sie muss zunächst als solche de-registriert werden.
• Es ist nicht möglich, das Datum und den Autor der Archivierung einer Site anzuzeigen.
• Die Archivierung einer registrierten Site in der Microsoft 365-Sicherung ist nicht zulässig.
• Die Umbenennung von Mietern wird bei archivierten Standorten nicht unterstützt. Es ist daher notwendig, sie zu reaktivieren.
• Es ist nicht möglich, die Archivierung dieser Daten an Benutzer zu delegieren, die nicht die Rolle eines SharePoint-Administrators oder globalen Administrators haben.

Außerdem kann es bei Tenants mit mehr als 50.000 Sites zu Problemen bei der Aufzählung der Sites unter dem Punkt "Archivierte Sites" in der Verwaltungsoberfläche kommen. Im Gegensatz dazu haben Multi-Geo-Tenants nicht die Möglichkeit, archivierte Sites zu verschieben.

Bei SharePoint-Websites, die mit Microsoft Teams verbunden sind, ist eine Unterscheidung zu treffen.

Websites, die mit einem privaten Kanal verbunden sind, können nicht in das Microsoft 365-Archiv migriert werden, während die Archivierung für SharePoint-Sites, die mit einem Standard-Teams-Kanal verbunden sind, möglich ist.

Wenn eine mit einem Teams-Kanal verbundene Website archiviert wird, werden jedoch Ressourcen wie z. B.:

• Der Teams-Kanal, der mit der archivierten Website verbunden ist
• Die Mailbox in Exchange
• Die Inhalte in der Registerkarte "Planer

Aber Achtung: Durch die Archivierung einer SharePoint-Website wird automatisch der Zugriff auf freigegebene Dateien im zugehörigen Teams-Kanal für alle Benutzer gesperrt.

Aus diesem Grund empfiehlt Microsoft selbst, den Teams-Kanal zusammen mit der zugehörigen SharePoint-Website zu archivieren, damit die Benutzererfahrung innerhalb des digitalen Arbeitsplatzes nicht beeinträchtigt wird.

Eine letzte Überlegung betrifft die Synchronisierung.

Wenn eine SharePoint-Website archiviert wird, während die Synchronisierung mit einem Gerät (z. B. einem Computer oder einem mobilen Gerät) aktiv ist, meldet die für die Synchronisierung verwendete Client-Software Fehler, sobald der Archivierungsprozess abgeschlossen ist.

Der Synchronisationsclient teilt dem Benutzer mit, dass die Synchronisation blockiert ist und es daher zu Diskrepanzen zwischen den Daten auf dem Gerät und den Daten auf der SharePoint-Website kommen kann.

Microsoft 365 Archive: Gibt es eine Alternative?

Microsoft 365 Archive bietet große Vorteile, aber auch große Einschränkungen. Die Kosten für die Archivierung von SharePoint-Sites sind nach wie vor beträchtlich, und wir dürfen nicht vergessen, dass bei der Migration zu Microsoft 365 Archive wichtige Funktionen für die Zusammenarbeit und das Content Management verloren gehen.

Außerdem ist die Archivierung nur auf SharePoint-Sites beschränkt und berücksichtigt daher nicht den Platz, den die wichtigste Cloud-Plattform von Microsoft 365, nämlich OneDrive, einnimmt.

Unter den Alternativen gibt es eine günstigere und umfassendere Lösung. Dies ist der von intranet.ai angebotene Beratungsdienst, mit dem Sie lernen können, wie Sie den Speicherplatz in SharePoint, Teams und OneDrive selbst verwalten können, um den Kauf neuer Speicher und Produkte wie Microsoft 365 Archive zu vermeiden.

intranet.ai: die beste Lösung zur
Speicherverwaltung in der Microsoft Cloud

Unsere Experten können Unternehmen mit den Tools und dem Wissen ausstatten, das sie benötigen, um den Speicherplatz in SharePoint und OneDrive zu reduzieren und so den Kauf von neuem Speicherplatz und die Kosten für die Nutzung von Produkten wie Microsofts neuem Archiv zu sparen.

Mit ein paar Beratungstagen können wir die Benutzer darin schulen, wie sie ihre Archive in der Unternehmens-Cloud sauber halten können, wobei wir uns auf ihre Verwaltung und nicht auf ihren Standort konzentrieren (es handelt sich also nicht um eine einfache Migration von einem Archiv zum anderen).

Auf diese Weise wird es möglich,

• die Verwaltung des Speicherplatzes in Microsoft 365 eigenständig zu verbessern.
• Beibehaltung der Kollaborationsfunktionen, die mit Microsoft 365 Archive verloren gehen.

Der Prozess ist einfach.

Wir beginnen mit einem schnellen Scan aller Archive in Microsoft Teams, SharePoint und OneDrive und analysieren die Versionen der vorhandenen Dateien.

Wir berechnen den von den einzelnen Dateiversionen belegten Speicherplatz, um dem Unternehmen mitzuteilen, wie viel Speicherplatz es je nach Nutzen durch das Löschen der Inhalte freisetzen könnte.

Um weniger nützliche Versionen genau zu identifizieren, können wir maßgeschneiderte Analyseregeln implementieren, die sich auf bestimmte SharePoint-Sites, Dateien mit Versionen, die älter als ein bestimmtes Datum sind, oder Dateien bestimmter Typen konzentrieren.

Zu den weiteren Vorteilen unseres Beratungsdienstes gehören folgende:

1. Implementierung eines geplanten Prüfablaufs, um festzulegen, wie oft Archive in Microsoft 365 analysiert werden sollen und so eine ständige Überwachung des verfügbaren Kontingents zu gewährleisten.
2. Einblicke in die Speicherverwaltung und Beratung zur richtigen Speicherung von Dateien in der Cloud.

Abschließend sei darauf hingewiesen, dass unsere Experten auch Unterstützung bei der Verwaltung des Speicherplatzes in OneDrive anbieten. Die Nutzer lernen also, wie sie den OneDrive-Speicher auf persönlicher und Unternehmensebene verwalten können. Autonom, um nicht von der IT-Abteilung abhängig zu sein.

Was ist Microsoft 365 Archive?

Microsoft 365 Archive ist eine von Microsoft entwickelte Lösung, um den Speicherplatz von SharePoint Online zu erweitern. Es ermöglicht das Archivieren von SharePoint-Websites, um den von wenig genutzten Inhalten belegten Speicherplatz zu reduzieren. Es ist besonders nützlich für Unternehmen, um die Speicherkapazität effektiv zu verwalten, ohne die verfügbaren Kontingente zu überschreiten, und gleichzeitig hohe Sicherheits- und Compliance-Standards zu wahren.

Was sind die Hauptvorteile von Microsoft 365 Archive?

Die Hauptvorteile von Microsoft 365 Archive umfassen die Reduzierung des von SharePoint-Websites belegten Speicherplatzes, schnelle Archivierung, Erhaltung von Metadaten, Trennung von aktiven und archivierten Websites und geringe Servicekosten. Diese Vorteile helfen Organisationen, Speicherressourcen besser zu verwalten, ohne den Zugriff und die Nutzung der archivierten Daten zu beeinträchtigen.

Welche Einschränkungen gibt es bei den Vorschau von Microsoft 365 Archive?

Die aktuellen Einschränkungen von Microsoft 365 Archive umfassen die Unfähigkeit, den belegten Speicherplatz auf granularer Ebene zu verwalten, die Unmöglichkeit, Hub-Sites ohne vorherige Abmeldung zu archivieren, und Beschränkungen bei der Datenanzeige und der Umbenennung von Mandanten in archivierten Sites. Weitere Einschränkungen betreffen die Verwaltung von SharePoint-Sites, die mit Microsoft Teams verbunden sind, sowie potenzielle Probleme in sehr großen oder multi-geo Mandanten.

Wie funktioniert Microsoft 365 Archive?

Um Microsoft 365 Archive zu nutzen, greifen Administratoren auf die SharePoint-Verwaltungsschnittstelle zu, wählen die zu archivierenden Sites aus und verwenden den Befehl 'Archiv'. Archivierte Sites werden dann über den Menüpunkt 'Archivierte Sites' verwaltet, wo die Inhalte jederzeit reaktiviert werden können, wobei die Sicherheits- und Compliance-Funktionen erhalten bleiben.

Welche Beratungsdienste bietet intranet.ai an?

intranet.ai bietet Beratungsdienste an, um Unternehmen bei der Verwaltung des Speicherplatzes in Microsoft 365, SharePoint und OneDrive zu unterstützen. Die Dienstleistungen umfassen die Überprüfung von Archiven zur Identifizierung weniger nützlicher Inhalte, die Implementierung benutzerdefinierter Regeln zur Analyse und die Schulung von Benutzern, um Archive ohne Abhängigkeit von der IT-Abteilung sauber zu halten. Dieser Ansatz ermöglicht Kosteneinsparungen beim Speicherplatz und die Aufrechterhaltung der Kollaborationsfunktionen.

Was sind die Vorteile der Beratungsdienste von intranet.ai?

Die Vorteile der Beratungsdienste von intranet.ai umfassen eine bessere Verwaltung des Speicherplatzes, die Erhaltung der Kollaborationsfunktionen, die Möglichkeit, Archive in Microsoft 365 zu analysieren, um unnötige Inhalte zu entfernen, und die Implementierung von geplanten Überprüfungsabläufen, um den verfügbaren Speicherplatz kontinuierlich zu überwachen. Dies ermöglicht es Unternehmen, die Ressourcen effektiv zu verwalten, ohne zusätzliche Kosten zu verursachen.

Wie kann ich von den Beratungsdiensten von intranet.ai profitieren?

Unternehmen können die Experten von intranet.ai für eine schnelle Überprüfung der Archive in Microsoft Teams, SharePoint und OneDrive kontaktieren. Unsere Experten analysieren die vorhandenen Dateiversionen, berechnen den belegten Speicherplatz und bieten Einblicke, wie der Speicherplatz korrekt verwaltet werden kann, um Kosten für den Kauf neuer Speicher oder Produkte wie MS 365 Archive zu sparen.