SharePoint Data Migration: Wie man häufige Fehler vermeidet

SharePoint Data Migration: Worum geht es dabei?

Datenmigration auf SharePoint ist der Prozess der Übertragung von Daten, Konfigurationen und Funktionen aus einer bestehenden SharePoint-Umgebung (z. B. einer älteren oder lokalen Version) in eine neue Umgebung, wie SharePoint Online oder eine andere aktualisierte Version der Microsoft 365-Plattform.

In diesem Prozess sind mehrere Elemente involviert, die Kollaborations- oder Kommunikationsseiten wie das Extranet oder das Firmen-Intranet ausmachen. Zu diesen Elementen gehören:

• Struktur der Website
• Listen und Bibliotheken
• Dateien und Dokumente
• Arbeitsabläufe und Automatisierungen
• Berechtigungen und Sicherheitskonfigurationen

Die Migration ist daher ein äußerst heikler Prozess, der, wenn er falsch gehandhabt wird, zu schwerwiegenden Schäden in Bezug auf die Datensicherheit und die Benutzerfreundlichkeit der SharePoint-Websites führen kann, die die Grundlage für den digitalen Arbeitsplatz des Unternehmens bilden.

Trotzdem neigen viele Unternehmen dazu, die Bedeutung der Planung dieses Prozesses zu unterschätzen und verpassen die Möglichkeiten, die die Migration bietet:

• Die IT-Infrastruktur des Unternehmens zu modernisieren, indem auf neuere Versionen von SharePoint umgestellt wird, die Funktionen wie die Integration mit Microsoft Teams und Power Automate bereitstellen.
  
• Zentralisierung von Daten, z. B. durch die Konsolidierung von Unternehmensinhalten in einer einzigen Cloud-basierten Plattform, die den Fernzugriff und die Zusammenarbeit optimiert.
  
• Größere Sicherheit, Verringerung der Risiken, die mit veralteten Versionen der Plattform verbunden sind, und bessere Einhaltung der geltenden Vorschriften.
  
• Rationalisierung der Abläufe durch bessere Datenverwaltung.
  

Zum besseren Verständnis: Ein Unternehmen, das über SharePoint Server 2013 verfügt, könnte sich für eine Migration entscheiden, um die Hardware-Wartungskosten zu senken, den Zugriff auf Dokumente von jedem Ort aus zu gewährleisten und die Datensicherheit durch die ständigen Aktualisierungen zu verbessern, die Microsoft selbst für seine Cloud-Technologien bereitstellt, zu denen auch SharePoint Online gehört.

SharePoint Data Migration: Warum ist es wichtig zu planen?

Wie jedes Projekt mit einer gewissen Komplexität erfordert auch die Datenmigration zu SharePoint eine sorgfältige und detaillierte Planung. Unsere erste Empfehlung lautet daher, einen Migrationsfahrplan zu erstellen, um unerwartete Kosten, Verzögerungen oder im schlimmsten Fall ein Scheitern des Prozesses zu vermeiden.

Die Planung dient auch dazu:

• konkrete Ziele zu definieren;
• die benötigten Ressourcen zu ermitteln;
• vorhersage der kritischen Probleme, die auftreten könnten.

Nehmen wir das Beispiel einer Bank, die von einer On-Premise-Infrastruktur zu SharePoint Online migrieren möchte, aber feststellt, dass ihre bestehenden Anpassungen nicht mit der neuen Plattform kompatibel sind.

Wenn diese Möglichkeit in der Roadmap vorgesehen ist, kann entweder ein Redesign der Migration oder ein Ersatz der benutzerdefinierten Funktionen frühzeitig geplant werden, bevor der Prozess beginnt. Und das Ergebnis? Die betreffende Bank hat die Migration termingerecht, ohne Risiko für die Datensicherheit und ohne Unterbrechung ihrer Dienste durchgeführt.

Doch wo muss man ansetzen, um eine angemessene Planung durchzuführen? Zunächst einmal muss man wissen, wie die Migration zu SharePoint abläuft.

Der Prozess kann in vier Hauptphasen unterteilt werden:

1. Vorbereitung und Analyse: In dieser ersten Phase analysieren Sie Ihre aktuelle Umgebung, ermitteln die Daten und Strukturen, die übertragen werden müssen, und prüfen die Kompatibilität mit der neuen Plattform.
   
   
2. Erstellung eines Fahrplans: Es werden die operativen Details festgelegt, z. B. der Zeitplan für die Migration, die zu verwendenden Tools und die beteiligten Teams.
   
   
3. Ausführung: Die eigentliche Datenübertragung in die neue SharePoint-Umgebung findet statt. In dieser Phase können auch Zwischentests durchgeführt werden, um sicherzustellen, dass alles ordnungsgemäß funktioniert.
   
   
4. Post-Migration: Wenn die Übertragung abgeschlossen ist, überprüfen Sie, ob die Datenmigration erfolgreich war und nehmen letzte Konfigurationen vor. Sobald der Prozess abgeschlossen ist, schulen Sie die Benutzer in der Nutzung der neuen Plattform.
   
   

In diesem Artikel gehen wir auf die häufigsten Fehler ein, die Unternehmen bei der Durchführung dieser Schritte machen. Fehler, die gerade durch eine gute Planung des Prozesses vermieden werden können, die mit den entsprechenden technischen Fähigkeiten durchgeführt werden muss.

Falls die Organisation nicht auf interne Ressourcen mit diesen Fähigkeiten zurückgreifen kann, könnte die Lösung darin bestehen, sich auf Berater wie die Experten des intranet.ai-Teams zu verlassen, die jahrzehntelange Erfahrung in der Verwaltung von SharePoint-basierten Websites und dem integrierten digitalen Arbeitsplatz von Microsoft 365 bieten.

Nützliche Tools für die Migration nach SharePoint

SharePoint-kompatible Migrationstools bieten wichtige Unterstützung für die Übertragung von Dateien, Konfigurationen und Funktionen, ohne die Integrität der Unternehmensdaten zu beeinträchtigen.

Microsoft bietet eine diskrete Reihe von nativen Tools an, die die Datenmigration zu SharePoint Online erleichtern sollen, wie z. B. das SharePoint Migration Tool. Dies ist ein kostenloses Tool, das sich ideal für die Verwaltung einfacher oder weniger komplexer Migrationen eignet, bei denen Informationen und Inhalte von lokalen Versionen von SharePoint in die Microsoft 365 Cloud übertragen werden.

Die Rolle des SharePoint Migration Tools bei der Migration von Daten in die Microsoft 365 Cloud

Migration Tool unterstützt die Versionen von SharePoint Server 2010 bis 2019 und SharePoint Foundation 2010 und 2013. Es ist auch kompatibel mit Workflows, die mit SharePoint Designer erstellt wurden, und mit den Standard-Workflows von SharePoint Server.

Für diejenigen, die einen technischeren Ansatz bevorzugen, können alle Vorgänge auch über PowerShell ausgeführt werden, was eine größere Flexibilität und mehr Automatisierungsoptionen bietet.

Um häufige Fehler während einer Migration zu vermeiden, unterstützt das Migration Tool verschiedene Authentifizierungsmethoden, darunter NTLM, Kerberos und Multi-Faktor-Authentifizierung. In Umgebungen, die mit mehreren Anbietern konfiguriert sind, wird die Windows-Authentifizierung jedoch möglicherweise nicht unterstützt.

Nehmen wir das Beispiel eines Unternehmens, das SharePoint Server 2016 verwendet und beschließt, zu SharePoint Online zu migrieren. Mit Migration Tool können Dateien und Bibliotheken einfach übertragen werden, ohne dass erweiterte Tools oder komplexe Konfigurationen erforderlich sind. Wir müssen jedoch betonen, dass dieses Tool die Migration von benutzerdefinierten Workflows nicht unterstützt.

Bericht über die Migration bereitgestellt vom SharePoint Migration Tool

Migration Manager ist ein weiteres Tool von Microsoft, das die Migration von Dateien aus lokalen Repositories zu SharePoint Online, OneDrive und Microsoft Teams vereinfacht.

Dank der Integration in das Microsoft 365-Verwaltungsportal können Administratoren Übertragungen einfach zentralisieren und verwalten, ohne Software von Drittanbietern installieren zu müssen.

Um den Prozess zu starten, müssen auf den Quellservern lokale Agenten installiert werden, die für die Verbindung lokaler Archive mit der Microsoft-Cloud verantwortlich sind. Nach der Konfiguration der Ziele, wie z. B. Dokumentenbibliotheken oder OneDrive-Konten, können Sie Migrationen planen oder sofort starten.

Zu den wichtigsten Stärken von Migration Manager zählen die einfache Bedienung und die Möglichkeit, den Migrationsstatus in Echtzeit zu überwachen und nach Abschluss detaillierte Berichte über Fehler oder Erfolge zu erhalten.

Wie der Microsoft Migration Manager funktioniert

Im Vergleich zum SharePoint Migration Tool ist der Migration Manager für Migrationen von lokalen Dateiservern konzipiert und bewältigt größere Szenarien mit mehr Automatisierung und zentraler Kontrolle. Im Gegensatz dazu konzentriert sich Migration Tool auf die Migration von lokalen SharePoint-Versionen oder benutzerdefinierten Übertragungen und bietet mehr Flexibilität, aber weniger direkte Integration mit der Microsoft 365-Cloud.

Zusätzlich zu den nativen SharePoint-Produkten sind auch Tools von Drittanbietern eine wertvolle Ressource für komplexe Migrationsprojekte.

ShareGate ist eines der beliebtesten.

Es verfügt über eine intuitive Benutzeroberfläche und ist besonders nützlich für:

• Übertragung komplexer Workflows, so dass Sie Automatisierungen und Abläufe ohne Funktionsverluste migrieren können.
• Verwaltung von benutzerdefinierten Berechtigungen, um sicherzustellen, dass die Berechtigungen korrekt repliziert werden.
• Erhaltung von Metadaten, um sicherzustellen, dass Informationen, die mit Dokumenten verbunden sind, wie z.B. Erstellungsdaten und Autoren, in der neuen Umgebung intakt bleiben.

Quest Content Matrix ist ein weiteres wichtiges Tool eines Drittanbieters, das für Migrationen entwickelt wurde, die große Datenmengen umfassen oder bei denen Inhalte während der Übertragung neu organisiert werden müssen.

Das ist es, was es leisten kann:

• Verwaltung skalierbarer Migrationen, ideal für Unternehmen, die eine große Datenmenge in mehreren Phasen umziehen müssen.
• Strukturelle Reorganisation, die es Ihnen ermöglicht, die Struktur von Websites und Bibliotheken neu zu gestalten, um die Organisation der Inhalte zu verbessern.
• Unterstützung für komplexe Umgebungen, d.h. geeignet für Szenarien mit umfangreichen Anpassungen oder Integrationen von Drittanbietern.

Quest Content Matrix eignet sich ideal für die Migration einer Umgebung mit mehr als 500.000 Dateien, die über Hunderte von Dokumentenbibliotheken verteilt sind, und ermöglicht deren Reorganisation in eine neue, effizientere Struktur während der Migration.

SharePoint Data Migration: die häufigsten Fehler

Warum passieren Fehler während des Migrationsprozesses?

Sie sind oft das Ergebnis einer unzureichenden Vorbereitung oder einer Unterschätzung der technischen Komplexität. Im Folgenden wollen wir uns im Detail ansehen, welche Probleme Unternehmen bei der Migration zu SharePoint am häufigsten begegnen und vor allem, was die Ursachen dafür sind.

Fehlen einer klaren Strategie

Ein häufiger Fehler ist, die Migration ohne sorgfältige Planung zu beginnen. Das hört sich trivial an, ist aber ein wichtiges Konzept:Ein "improvisierter" Ansatz führt oft zu Verwirrung, Verzögerungen und suboptimalen Ergebnissen, während eine klare Strategie beinhaltet, dass festgelegt wird, was migriert werden soll, warum und wie, wobei die kritischen Möglichkeiten und die entsprechenden Lösungen berücksichtigt werden.

Nehmen wir den Fall eines Unternehmens, das beschließt, seine Daten nach SharePoint Online zu verlagern, ohne jedoch eine vorherige Analyse durchzuführen. Während der Migration könnten die verantwortlichen Teams feststellen, dass einige kritische Funktionen, wie z. B. benutzerdefinierte Workflows, nicht mit der neuen Plattform kompatibel sind. Dies würde sie dazu zwingen, das Projekt im Nachhinein zu überarbeiten, was nicht nur zu höheren Kosten, sondern vor allem auch zu Störungen im täglichen Betrieb führen würde.

Ein häufiger Fehler ist die Vernachlässigung der bestehenden Informationsarchitektur. Viele SharePoint-Umgebungen wurden vor Jahren entwickelt, und obwohl sie damals funktional waren, können sie heute veraltet sein. Eine Migration ohne Umstrukturierung der Architektur bedeutet, dass alte Probleme in ein neues System eingebracht werden, was die Effektivität der Inhaltsverwaltung und die Sicherheit beeinträchtigt, die im Gegensatz dazu die Stärke von Plattformen wie SharePoint Online sind.

Veraltete, doppelte oder unnötige Daten

Die Übertragung veralteter oder doppelter Daten kann die Migration verlangsamen und die Verwaltung von Inhalten in der neuen Umgebung erschweren. Aus diesem Grund sollte vor der Migration eine erste Datenbereinigung durchgeführt werden.

Zum besseren Verständnis: Nehmen Sie ein Unternehmen, das feststellt, dass seine Bibliotheken Hunderte von veralteten Versionen desselben Dokuments enthalten. Wenn vor der Migration keine Bereinigung in den Archiven vorgenommen wurde, würden alle diese Versionen übertragen, und es würde für die Endbenutzer sehr kompliziert werden, die benötigten Informationen in der neuen Arbeitsumgebung zu finden.

Unzureichend konfigurierte Berechtigungen

Die Migration ist nicht nur eine technische Angelegenheit: Sie erfordert die Mitwirkung verschiedener Unternehmensvertreter, um Entscheidungen über Daten, Berechtigungen und die Zuordnung von Inhalten zu treffen.

Zugriffsberechtigungen sind entscheidend, um sensible Informationen zu schützen und sicherzustellen, dass jeder Benutzer nur auf die Inhalte zugreifen kann, für die er oder sie zuständig ist. Fehler bei der Übertragung von Berechtigungen können schwerwiegende Sicherheitsmängel verursachen und zu Störungen der Arbeitsabläufe führen.

Nehmen wir das Beispiel eines Unternehmens, das diesen Fehler macht, d. h. die Berechtigungseinstellungen nicht überprüft. Nach der Migration wären vertrauliche Dokumente mit sensiblen Daten für alle Benutzer zugänglich, auch bei der Inhaltserstellung durch Copilot, was gegen Datenschutzbestimmungen verstößt.

Migration von Berechtigungen in SharePoint

Kompatibilitätsprobleme

Nicht alle Versionen von SharePoint sind miteinander kompatibel, und dasselbe gilt für Integrationen von Drittanbietern oder kundenspezifische Lösungen.

Folglich muss man den Grad der Kompatibilität zwischen dem Quell- und dem Zielsystem berücksichtigen, wenn man nicht auf beschädigte Funktionen oder Daten stoßen will. Ein bekannter Fall sind die Fabulous 40 Templates, die in SharePoint 2007 zur Verfügung standen und bei einem Upgrade auf spätere Versionen wie SharePoint 2010 oder 2013 erhebliche Schwierigkeiten bereiteten.

Wie kann man die Kompatibilität beurteilen? Der erste Schritt besteht darin, eine vorläufige Analyse des Ausgangssystems durchzuführen und kritische Komponenten wie Anpassungen, Workflows, benutzerdefinierte Webparts und Integrationen von Drittanbietern zu identifizieren. Auf diese Weise erhalten Sie ein umfassendes Verständnis der aktuellen Struktur und Funktionalität und schaffen die Grundlage für den Vergleich mit dem Zielsystem.

Danach müssen Sie die Funktionen der aktuellen Version von SharePoint mit denen der Zielversion vergleichen, um veraltete oder geänderte Funktionen zu identifizieren. Diese Art der Analyse hilft dabei, mögliche Hindernisse vorherzusehen und notwendige Maßnahmen zu planen. So kann es beispielsweise sein, dass Anpassungen, die auf veralteten Technologien basieren, wie etwa Farm-basierte Lösungen, nicht unterstützt werden und neu geschrieben werden müssen, um in der neuen Version zu funktionieren.

An dieser Stelle ist es ratsam, eine Migration in einer Testumgebung durchzuführen, um kritische Probleme im Vorfeld zu erkennen und zu beheben und so sicherzustellen, dass Daten und Funktionen während des eigentlichen Migrationsprozesses korrekt übertragen werden.

Konfigurationsfehler bei Bibliotheken und Dateien

Die Datei- und Bibliotheksstruktur von SharePoint erfordert eine präzise Organisation, um optimal zu funktionieren: Fehlkonfigurationen führen zu doppelten Dokumenten, unterbrochenen Pfaden und Schwierigkeiten beim Auffinden von Inhalten. All dies führt zu einer leistungsschwachen digitalen Arbeitsumgebung, die von den Benutzern nur schwer angenommen wird.

Unterschätzung der Zeitvorgaben

Viele Unternehmen unterschätzen die Zeit, die für eine ordnungsgemäße Umstellung auf SharePoint erforderlich ist, was häufig zu Verzögerungen führt, die zwar gerechtfertigt, aber in der Roadmap nicht vorgesehen sind.

Im Gegenteil, man muss immer mögliche unvorhergesehene Ereignisse einkalkulieren, vor allem wenn große Datenmengen übertragen werden müssen, oder Störungen der Konnektivität, die die Zeit bis zur Fertigstellung verlängern können.

SharePoint Data Migration: Tipps zur Planung

Es gibt verschiedene Arten der Datenmigration zu SharePoint:

1. Von Legacy-Versionen: der Transfer von älteren Versionen von SharePoint zu neueren Versionen.
   
2. Von On-Premise zu Cloud: Der Umzug von einer lokalen zu einer Cloud-basierten Infrastruktur, wie SharePoint Online in Microsoft 365.
   
3. Zwischen Cloud-Umgebungen: Migration von einem SharePoint Online-Tenant zu einem anderen, z. B. bei Unternehmensfusionen.
   
4. Von externen Plattformen: Übertragung von Daten aus Nicht-SharePoint-Systemen, wie Google Drive, Lotus Notes oder Dropbox.
   

In welcher Situation sich ein Unternehmen auch befindet, der erste Schritt für eine erfolgreiche Migration besteht darin, die Ziele und Anforderungen des Projekts klar zu definieren. Dann sollte man in der Lage sein, die folgenden Fragen zu beantworten:

• Aus welchen Gründen ist die Migration notwendig?
• Was sind die Probleme, die eine Migration notwendig machen?
• Welche Lösungen soll die Migration zu SharePoint bringen?

Danach müssen die Ressourcen, die für die Verwaltung des gesamten Prozesses verantwortlich sein werden, zusammengebracht werden: Alle erforderlichen Kompetenzen müssen vertreten sein, und jedes Teammitglied muss klare und genau definierte Verantwortlichkeiten haben. So sollten beispielsweise IT-Experten einbezogen werden, um die technische Seite zu überwachen, sowie Vertreter der verschiedenen Geschäftsabteilungen, um nützliches Feedback zur Einrichtung der neuen digitalen Arbeitsumgebung zu geben. Das Ganze wird von einem Projektleiter koordiniert, der für die Migration verantwortlich ist.

Zu diesem Zeitpunkt können Sie mit einer vorläufigen Analyse der aktuellen Umgebung beginnen, indem Sie etwaige Probleme identifizieren und sich Gedanken über entsprechende Lösungen machen. In der folgenden Tabelle erläutern wir dies näher.

Warum es wichtig ist, Daten vor der Migration zu bereinigen

Wir haben bereits erläutert, dass die Übertragung unnötiger oder doppelter Daten nicht nur die Migration verlangsamen, sondern auch die Effizienz der neuen digitalen Arbeitsumgebung beeinträchtigen kann. An dieser Stelle stellt sich jedoch die Frage, wie unnötige Daten identifiziert und entfernt werden können

Um diese Frage zu beantworten, empfiehlt es sich, zunächst die Nutzung durch die Endbenutzer zu analysieren, d. h. zu prüfen, welche Dokumente in letzter Zeit geändert oder geöffnet wurden. Wenn ein Unternehmen feststellt, dass die Hälfte der Dokumente in seinen digitalen Archiven in den letzten 5 Jahren nie geöffnet wurde, wäre es vielleicht eine gute Idee, diese Dateien beiseite zu legen, sobald sie als nutzlos eingestuft wurden.

Natürlich müssten Regeln dafür aufgestellt werden, was aufgrund des Datums oder der Art des Inhalts als "veraltet" anzusehen ist. So könnte ein Unternehmen beispielsweise ein Skript verwenden, um Dateien zu analysieren, die in den letzten drei Jahren nicht geändert wurden, und diese auf einem lokalen Server speichern, damit sie nicht in den Migrationsprozess einbezogen werden.

Bevor eine Migration eingeleitet wird, sollten die Inhalte analysiert und reorganisiert werden, damit sie leicht zugänglich und intuitiv zu navigieren sind. In diesem Zusammenhang kann eine Dateiklassifizierung nach Kriterien wie Abteilungen, Projekten, Dokumentenkategorien oder sogar betrieblichen Prioritäten vorgenommen werden. Nehmen wir ein anderes Beispiel: Ein großes Unternehmen könnte Dateien reorganisieren, indem es für jede Abteilung eigene Bibliotheken erstellt. Jede Bibliothek würde mit benutzerdefinierten Metadaten angereichert, darunter der Name des Projektleiters, Fälligkeitsdaten und der Genehmigungsstatus des Dokuments.

Ein weiterer wichtiger Aspekt ist die Verwaltung von Dateiversionen und etwaigen Abhängigkeiten zwischen ihnen. SharePoint bietet Versionierungsfunktionen, mit denen sich Änderungen an Dokumenten im Laufe der Zeit nachverfolgen lassen, und die Übertragung jeder einzelnen Version könnte das zu übertragende Datenvolumen unnötig erhöhen.

Daher sollten die wesentlichen Versionen identifiziert und nur die relevanten Versionen aufbewahrt werden (z. B. die letzten drei Versionen eines Dokuments). Auf diese Weise werden unnötige Versionen eliminiert und eine Überlastung des Systems vermieden. Hinsichtlich der Abhängigkeiten ist zu beachten, dass in SharePoint-Umgebungen viele Dateien, wie z. B. Excel-Tabellen oder Datenbanken, Links oder Verweise auf externe Dokumente enthalten können. Während der Migration muss überprüft werden, ob diese Links weiterhin funktionieren.

Warum es wichtig ist, die Migration zu testen

Das Testen der Migration vor ihrer Durchführung gewährleistet einen fehlerfreien Prozess und eine endgültige Umgebung, die den Erwartungen entspricht.

Beim Vortest wird die Übertragung auf einem begrenzten, repräsentativen Teil der Daten simuliert, so dass Sie Probleme wie Fehler in der Berechtigungsverwaltung, den Verlust von Metadaten oder inkompatible Konfigurationen erkennen können.

In der Praxis könnte ein IT-Team eine separate SharePoint Online-Website erstellen, um zu überprüfen, ob sich Metadaten und Arbeitsabläufe nach der Übertragung wie erwartet verhalten.

Bei den Tests ist es sinnvoll, Informationen einzubeziehen, die durch ein hohes Maß an Berechtigungen und Anpassungen geschützt sind, was bei der Umstellung auf eine neue digitale Arbeitsumgebung oft ein Problem darstellt.

Warum es wichtig ist, das Feedback der Endbenutzer einzuholen

Wie wir bereits erwähnt haben, ist es sowohl während der Planung als auch nach Abschluss des Prozesses sinnvoll, Feedback von den Kollegen einzuholen, die die neue Umgebung für ihre täglichen Aktivitäten nutzen müssen. Ihr Feedback ist nämlich der beste Indikator für die Wirksamkeit der Migration.

Vor allem am Ende der Migration könnte das Unternehmen eine Reihe von Sitzungen abhalten, um das Feedback der Mitarbeiter zu Problemen mit der Benutzerfreundlichkeit oder fehlenden Funktionen einzuholen. Wenn die Benutzer beispielsweise über Schwierigkeiten bei der Navigation oder der Suche nach Dokumenten berichten, könnten entsprechende Maßnahmen zur Optimierung der Site-Struktur oder der Metadaten geplant werden. Auch eine kurze Umfrage kann helfen, mögliche Verbesserungsbereiche zu identifizieren.

Praktisches Beispiel für die Verwaltung der Migration zu SharePoint

Im Folgenden wird anhand eines praktischen Beispiels erläutert, wie ein detaillierter Plan für die Datenmigration zu SharePoint erstellt werden kann. Wir geben vor, ein Unternehmen zu sein, das eine große Menge an Daten von SharePoint On-Premise zu SharePoint Online migrieren muss: Das verantwortliche Team plant den Prozess, testet ihn, führt die Migrationsphase durch und überprüft den Erfolg.

Stellen Sie sich ein Unternehmen mit einer etablierten Struktur vor, das SharePoint Server 2016 On-Premise für das Dokumentenmanagement und die Zusammenarbeit im Team verwendet.

Die Geschäftsleitung beschließt, auf SharePoint Online zu migrieren, um alle Vorteile der Cloud zu nutzen, wie z. B. verbesserter Fernzugriff, Skalierbarkeit und Integration mit Microsoft Teams.

Schauen wir uns an, wie dieses Unternehmen vorgehen sollte.

Schritt 1: Planung

Das IT-Team beginnt damit, die Ziele der Migration klar zu definieren. In unserem Beispiel möchte das Unternehmen den Datenzugriff für Mitarbeiter, die aus der Ferne arbeiten, verbessern und gleichzeitig die Verwaltung der IT-Infrastruktur vereinfachen und die Kosten optimieren.

Anschließend führt das Team eine Analyse der aktuellen Umgebung durch und prüft diese:

• Zu den zu migrierenden Daten gehören Dokumentenbibliotheken, benutzerdefinierte Workflows und Metadaten.
• Es gibt granulare Berechtigungen, die beibehalten werden müssen, um die Datensicherheit zu gewährleisten.
• Die derzeitige Architektur weist einige Ineffizienzen auf, mit doppelten Dateien, die nicht mehr relevant sind.

Das Team erstellt eine vierstufige Roadmap:

1. Vorläufige Analyse und Datenbereinigung.
2. Testen der Migration an einer Teilmenge der Inhalte.
3. Durchführung der eigentlichen Migration.
4. Überwachung nach der Migration.

Phase 2: Vorläufige Tests

Bevor mit der eigentlichen Migration begonnen wird, testet das Team den Prozess an einer kleinen Dokumentenbibliothek mit repräsentativen Daten. Die Tests werden mit einem Tool eines Drittanbieters (z. B. ShareGate) durchgeführt, um den Dokumententransfer durchzuführen und zu überprüfen, ob er fehlerfrei verläuft, ob die Metadaten intakt bleiben und ob die Berechtigungen in der neuen Umgebung korrekt angewendet werden.

Dabei ergibt sich ein kritisches Problem: Einige benutzerdefinierte Workflows sind nicht mit SharePoint Online kompatibel.

Daher muss eine Lösung gefunden werden, die in diesem Fall darin bestehen könnte, diese Abläufe durch Power Automate-basierte Automatisierungen zu ersetzen.

Schritt 3: Ausführen der Migration

Wir sind nun in der entscheidenden Phase des gesamten Prozesses angekommen. Nach ersten Tests zur Verfeinerung des Plans beschloss das Team, die eigentliche Migration über das Wochenende durchzuführen, um die Auswirkungen auf die Arbeit der Kollegen zu minimieren.

Außerdem wurde beschlossen, den Prozess in Blöcke aufzuteilen, um eine Überlastung zu vermeiden und die Datenübertragung besser zu überwachen.

Während der Migration überwacht das Team den Prozess in Echtzeit anhand von Berichten, die von einem Tool wie dem SharePoint Migration Tool bereitgestellt werden.

Schritt 4: Überwachung nach der Migration

Das Team ist mit dem Migrationsprozess fast fertig: Es kann nun überprüfen, ob die neue SharePoint-Online-Umgebung voll funktionsfähig ist.

Und wie? Durch einen Abgleich mit der ursprünglichen Umgebung, um sicherzustellen, dass alle Inhalte übertragen wurden, durch die Überprüfung der ordnungsgemäßen Anwendung von Berechtigungen, durch das Testen des Zugriffs auf Dokumente durch verschiedene Benutzer und schließlich durch das Einholen von Feedback von Endbenutzern.

Wenn kleinere Probleme oder kritische Fragen auftauchen, werden sofort Änderungen am Framework vorgenommen, um die Benutzerfreundlichkeit zu verbessern.

Was ist eine Datenmigration in SharePoint, und warum ist sie wichtig?

Die Datenmigration in SharePoint umfasst die Übertragung von Inhalten, Konfigurationen und Funktionen von einem bestehenden System in eine Umgebung wie SharePoint Online. Dieser Prozess hilft, die IT-Infrastruktur zu modernisieren, Daten zu zentralisieren und die Sicherheit sowie die Zusammenarbeit im Unternehmen zu verbessern.

Welche Tools stehen für die Datenmigration nach SharePoint zur Verfügung?

Microsoft bietet das SharePoint Migration Tool an, das entwickelt wurde, um Dokumente, Listen und Bibliotheken sicher zu migrieren und dabei Metadaten und Berechtigungen zu erhalten. Drittanbieterlösungen wie ShareGate, Metalogix und AvePoint stehen ebenfalls zur Verfügung und bieten zusätzliche Optionen für spezifische Anforderungen.

Was sind die häufigsten Fehler bei der Migration nach SharePoint?

Zu den häufigsten Fehlern gehören unzureichende Planung, die Übertragung von unnötigen oder veralteten Daten, das Fehlen eines Verständnisses für Abhängigkeiten zwischen Systemen und eine unzureichende Vorbereitung der Benutzer. Diese Probleme können zu Ineffizienzen, Datenverlust und Herausforderungen bei der Systemeinführung führen.

Wie plant man eine effektive Datenmigration nach SharePoint?

Eine effektive Planung umfasst die Analyse der vorhandenen Daten, um zu entscheiden, welche Daten migriert oder verworfen werden sollen, die Bewertung von Systemabhängigkeiten, die Definition einer Migrationsstrategie mit detaillierten Zeitplänen und Ressourcen sowie die Schulung der Benutzer, um die Einführung der neuen Umgebung zu erleichtern.

Ist SharePoint Online besser als SharePoint On-Premise?

SharePoint Online bietet Skalierbarkeit, Datenzugriff von überall, eine stärkere Integration mit anderen Microsoft 365-Anwendungen und automatische Updates. Es ist wichtig, spezifische Geschäftsanforderungen zu bewerten und dabei Faktoren wie Compliance und Datensicherheit zu berücksichtigen.