SharePoint Lookbook: Wie erhält man eine einsatzbereite Website?

Das Lookbook von SharePoint Online bietet eine Reihe von vorkonfigurierten Vorlagen, mit denen man in wenigen Minuten eine SharePoint-Website mit Inhalten und Funktionen erstellen kann, die von Microsoft zur Unterstützung der Benutzer in ihren Unternehmen entwickelt wurden. Von der Zusammenarbeit bis zur Verwaltung von Geschäftsereignissen ermöglicht das Lookbook den direkten Import von Vorlagen in den SharePoint-Tenant, ohne dass Code geschrieben werden muss, was die Erstellung von Websites beschleunigt.

In diesem Artikel erfahren Sie, was das SharePoint Lookbook ist, wie Sie damit eine Website zum Laufen bringen und wie Sie eine Vorlage anpassen können, um die Markenidentität zu verbessern. Wir erfahren auch, warum Sie möglicherweise Experten und Berater hinzuziehen müssen, um den Schutz Ihrer Unternehmensdaten zu gewährleisten und die Leistung Ihrer SharePoint-Websites zu erhalten.

Was ist das SharePoint Lookbook?

Das Lookbook von SharePoint Online ist eine Galerie vorkonfigurierter Vorlagen, die es Ihnen ermöglicht, eine gebrauchsfertige Website in Ihren Tenant zu importieren, die von Microsoft entwickelt wurde, um den spezifischen Anforderungen von Unternehmen und Fachleuten in Bezug auf

• Zusammenarbeit
• Projektverwaltung
• Verwaltung von Inhalten
• Verwaltung von Dokumenten
• Austausch von Nachrichten und Updates

Und vieles mehr. Jede im SharePoint Lookbook angebotene Vorlage bietet eine Schnittstelle, Funktionen, Inhalte und Automatisierungsabläufe, die bereits von Microsoft für die Ausführung ihrer Aufgaben konfiguriert wurden. Diese Vorlagen sind daher fortschrittlicher als die von SharePoint Online angebotenen, wenn eine Website über die Anwendung erstellt wird.

Der Prozess der Erstellung einer neuen SharePoint-Website wird erheblich beschleunigt, denn es dauert nur wenige Minuten, bis die ausgewählte Vorlage in den eigenen Tenant importiert ist. Ein wichtiger Vorteil, wenn man bedenkt, dass das SharePoint Lookbook auch ohne Verteilung oder angepassten Code verwendet werden kann.

Startseite des SharePoint Lookbook

Es gibt jedoch einige Aspekte, die bei der Verwendung dieser Lösung zu beachten sind.

Erstens müssen Sie die Berechtigung als SharePoint Global Administrator haben. Ohne diese Berechtigung ist es nicht möglich, Lookbook-Vorlagen in den SharePoint-Tenant des Unternehmens zu importieren.

Zweitens können die Vorlagen im SharePoint Lookbook nicht in bestehende Websitesammlungen implementiert werden. Die Verwendung dieser Vorlagen erfordert die Erstellung einer neuen Sammlung und die Verwaltung ihrer Informationsarchitektur.

Die Vorlagen im Lookbook dienen also dazu, die Erstellung einer Website in Bezug auf die Funktionalität und die Präsentation der Inhalte auf den verschiedenen Seiten zu beschleunigen, ersetzen aber nicht die Verwaltung der Benutzerrechte, der Navigation und der Website-Struktur.

Aus diesem Grund ist es immer ratsam, sich an SharePoint Online-Berater zu wenden. Auch dann, wenn die betreffende Website auf der Grundlage einer Microsoft-Vorlage erstellt worden ist. Ein erfahrenes Beraterteam kann tatsächlich dazu beitragen, die beste Leistung von Unternehmenswebsites zu gewährleisten, indem es Unterstützung bietet bei:

• Anpassung der Website in Bezug auf Inhalt und Funktionalität
• Zuweisung von Berechtigungen an Benutzer, um den Datenschutz zu gewährleisten
• Konfiguration der Navigation, um ein besseres Site-Erlebnis zu gewährleisten
• Integration mit Unternehmensanwendungen, Software von Drittanbietern und benutzerdefinierter Automatisierung

Obwohl die Verwendung des SharePoint-Lookbooks ein hervorragender Ausgangspunkt ist, kann mit Hilfe eines Beraters eine funktionelle Website erstellt werden, die den Anforderungen Ihres Unternehmens entspricht.

Für weitere Informationen zu diesem Thema empfehlen wir
den Artikel über SharePoint Online-Berater zu lesen.

Was ist der Unterschied zwischen einer Teamsite und einer Kommunikationssite?

Im SharePoint Lookbook finden Sie Vorlagen für Teamsites und SharePoint Online-Kommunikationssites. Doch worin besteht der Unterschied?

Zunächst einmal dienen Teamsites dazu, die Zusammenarbeit zwischen Kollegen zu vereinfachen. Sie bestehen aus privaten Bereichen, auf die nur Mitglieder eines Firmenteams Zugriff haben, um Inhalte und Dokumente zu einem Projekt zu erstellen, zu bearbeiten, zu speichern und zu verwalten.

Interessanterweise wird jede Standard-Teamsite (mit Ausnahme der im SharePoint Admin Center erstellten Teamsites) von einer Microsoft 365-Gruppe begleitet. Dies ermöglicht den Benutzern die Nutzung:

• Eine Instanz von Microsoft Planner, für die Aufgabenverwaltung
• Eine Instanz von Microsoft OneNote zum Speichern von Notizen und Besprechungsnotizen
• Eine Microsoft Teams-Gruppe mit allen Funktionen, die sie bietet

Eine Kommunikationsseite hingegen richtet sich an ein breiteres Publikum. Ein Beispiel dafür ist das Intranet, das Nachrichten, Dokumente, Dienste und nützliche Ressourcen für alle Mitarbeiter einer Organisation in einer einzigen Umgebung zusammenfasst. Ziel ist es, die Nutzer in die Unternehmensinitiativen einzubeziehen und ihnen gleichzeitig die Werkzeuge zur Verfügung zu stellen, die sie für ihre Arbeit benötigen.

SharePoint Lookbook: Wie wird es verwendet?

Das SharePoint Online Lookbook besteht aus zwei Hauptabschnitten, in denen die Vorlagen nach ihrem Verwendungszweck gruppiert sind. Die beiden Kategorien umfassen Vorlagen für die Erstellung einer Teamsite oder einer Kommunikationssite, die die erforderlichen Funktionen zur Vereinfachung der Zusammenarbeit zwischen Kollegen bzw. zur Verteilung von Diensten und Inhalten bieten.

Hier sind einige der Vorlagen, die im SharePoint Lookbook zu finden sind:

1. Organisations-Homepage, um einen zentralen Zugang zu Unternehmensnachrichten, Ressourcen und Inhalten zu bieten.
2. Abteilung, um die Kommunikation, Initiativen und Ressourcen der einzelnen Abteilungen zu bündeln.
3. Markenzentrale, um Markenwerte und -richtlinien des Unternehmens lokalisiert zu verwalten.
4. Learning central, zur Verbesserung der internen Schulungserfahrung.
5. IT-Helpdesk, um die Verwaltung von Supportanfragen zu zentralisieren und Zugang zu Schulungsinhalten zur Lösung technischer Probleme zu bieten.

Wenn Sie eine der Vorlagen auswählen, öffnet sich die Detailseite, auf der eine grafische Übersicht über die Website angezeigt wird und Inhalte, Webparts und Funktionen aufgelistet sind. Zu jedem Element gibt es außerdem Quicklinks zur Microsoft-Dokumentation, die Ihnen helfen, die Verwendung der Site-Komponenten zu verstehen.

Sobald Sie die für Sie passende Vorlage ausgewählt haben, verwenden Sie einfach den Befehl "Zum Tenant hinzufügen", um die neue Website in den SharePoint Online-Tenant zu importieren. Bitte beachten Sie, dass dieser Vorgang nur von einem Benutzer mit der Berechtigung Globaler Administrator durchgeführt werden kann.

Nach der Auswahl des Befehls "Zum Tenant hinzufügen" werden Sie nach Ihren persönlichen Microsoft-Anmeldeinformationen gefragt, um zu überprüfen, ob Sie über die erforderlichen Berechtigungen verfügen. Wenn die Überprüfung erfolgreich war, wird der Administrator zu dem Fenster zurückgeschickt, in dem der Titel und die URL der Site geändert werden können.

Durch Anklicken des Befehls "Provision" wird die Vorlage in den SharePoint-Tenant implementiert und nach einigen Minuten allen autorisierten Benutzern zur Verfügung gestellt.

Seite mit Details zu einem SharePoint Lookbook-Modell

SharePoint Lookbook: Was sind die besten Praktiken?

Nachdem wir nun gesehen haben, wie die Lookbook-Vorlage in Ihrem SharePoint-Tenant installiert wird, wollen wir uns nun mit den besten Praktiken für den Start mit der neuen Website beschäftigen.

Der erste zu berücksichtigende Aspekt betrifft die Sauberkeit der Website.

SharePoint-Vorlagen enthalten Demo-Inhalte, die die Benutzer verwirren und unnötig Speicherplatz beanspruchen könnten. Sie müssen daher so schnell wie möglich entfernt werden.

Der zweite Punkt betrifft die Anpassung.

Es empfiehlt sich, die einzelnen Seiten der neuen SharePoint-Website zu ändern und Inhalte, Funktionen, Navigationslinks und Webparts einzufügen, die für die Unterstützung der Benutzeraktivitäten und der internen Kommunikation nützlich sind.

Die dritte Überlegung betrifft die Verwaltung von Berechtigungen.

Es sollte nicht vergessen werden, dass Vorlagen keine vorkonfigurierte Informationsarchitektur haben. Daher ist es von entscheidender Bedeutung, dass den Benutzern die richtigen Berechtigungen zugewiesen werden, bevor die Website mit Inhalten und Informationen gefüllt wird. Andernfalls wären die Sicherheit und der Datenschutz der auf der neuen SharePoint-Website freigegebenen Daten gefährdet.

SharePoint Layout: Wie passt man eine neue Website an?

Es lohnt sich, kurz über die Möglichkeiten zu sprechen, die SharePoint Online für die Anpassung seiner Websites und der im Lookbook vorgeschlagenen Vorlagen bietet.

Nach dem Bereinigen der im Unternehmensmieter implementierten Vorlage können die Benutzer des Editors diese bearbeiten:

• Kopfzeile, wo das Logo, der Titel und das globale Navigationsmenü geändert werden können. Es ist auch möglich, zwischen der minimalen, kompakten, Standard- oder erweiterten Ansicht zu wählen. Bei letzterer Option können Sie nicht nur das Firmenlogo, sondern auch ein Titelbild einfügen.
  
  
• Navigationsmenü, für das es zwei Konfigurationsoptionen gibt, um das Menü ein- bzw. auszublenden. Wenn das Menü angezeigt wird, können die Redakteure ein Mega-Menü oder ein kaskadierendes Menü einrichten.
  
  
• Inhaltliche Struktur. Hier können die Redakteure die Inhalte der Webparts auf den einzelnen Seiten der Website bearbeiten oder hinzufügen.
  
  
• Anwendungsleiste, über die Endbenutzer zur Startseite der Site gelangen oder die folgenden Elemente anzeigen können
  • Liste der aufgerufenen Sites.
  • Nachrichten der aufgerufenen Websites, sortiert nach Relevanz oder Veröffentlichungsdatum. Persönliche Dateien aus SharePoint, OneDrive und Teams.
  • Persönliche Listen, die Kontakte, Anfragen usw. gruppieren.
  • Befehl "Erstellen", mit dem Sie schnell neue Inhalte zu OneDrive oder persönlichen Listen hinzufügen können.
    
    
• Fußzeile. Wie beim Navigationsmenü können die Redakteure entscheiden, ob die Fußzeile den Endnutzern angezeigt werden soll oder nicht. Falls sie angezeigt wird, stehen zwei Layouts zur Verfügung: erweitert und reduziert. Der Unterschied liegt darin, dass das erweiterte Layout die Möglichkeit bietet, Quicklinks über mehrere Zeilen zu organisieren. In beiden Layouts können das Logo und der Name der Website eingefügt werden.
  
  

Bei der Anpassung der neuen SharePoint-Website spielt die Änderung von Webparts eine der wichtigsten Rollen. Webparts sind nämlich die Komponenten, über die den Benutzern Inhalte und Funktionen zur Verfügung gestellt werden, die für ihre Arbeit nützlich sind.

Ein Webpart muss ausgewählt und der Befehl "Bearbeiten" verwendet werden. Daraufhin wird eine Liste von Inhalten angeboten, die in das Webpart eingefügt werden können, darunter:

• Textfelder
• Multimedia-Inhalte
• Quicklink-Listen
• Nachrichten und Kommunikationsbeiträge
• Usw.

Jedes Element kann dann grafisch angepasst werden. So kann beispielsweise eine Liste von Quick Links als einfache Liste von Links oder als eine Reihe von Icon-Boxen dargestellt werden.

Außerdem möchten wir betonen, dass es möglich ist, vom Unternehmen oder von Dritten entwickelte Webparts in SharePoint zu integrieren, um Inhalte anzubieten, die derzeit nicht von der Plattform unterstützt werden. Ein Beispiel sind die im LinkedIn-Profil des Unternehmens veröffentlichten Beiträge, für die es kein Standard-Webpart gibt und die daher nicht innerhalb einer SharePoint-Site freigegeben werden können.

Um diese Einschränkungen zu überwinden und eine bessere Anpassung zu ermöglichen, haben wir in intranet.ai mehr als 50 Komponenten entwickelt, die die Funktionalität von SharePoint Online erweitern. Zusätzlich zu den Beiträgen auf sozialen Unternehmensprofilen kann ein Unternehmen unsere Webparts verwenden, um:

• Hervorhebung von Warnungen und Mitteilungen auf jeder Seite der Website
• Zusammenführung von Anwendungen, die vom Unternehmen empfohlen oder von einzelnen Nutzern bevorzugt werden
• Moderne Grafiken anwenden und die Form und Farbe der SharePoint-Webparts erweitern
• Anzeige eines Kalenders mit besonderen Ereignissen wie Jahrestagen oder Geburtstagen von Kollegen
• Bereitstellung detaillierter Informationen über Unternehmensstandorte zur Vereinfachung der Organisation von Besprechungen und Reisen über eine anpassbare dynamische Karte

Ein weiterer Vorteil der Verwendung von Webparts, die von Experten für SharePoint Online entwickelt wurden, ist die Unterstützung, auf die sich das Unternehmen verlassen kann, um die angepassten Komponenten seiner SharePoint-Websites zu aktualisieren, wenn neue Plattform-Updates von Microsoft veröffentlicht werden.

Diese Aktualisierungen können nämlich zu Problemen beim Betrieb von Webparts außerhalb der Microsoft 365-Umgebung führen. Nicht-native Webparts können dann ausfallen und erfordern einen technischen Eingriff, um nachgerüstet zu werden und ihre Funktionen wiederherzustellen.

Intranet.ai Webparts sind so konzipiert, dass sie sich nativ in SharePoint Online integrieren und werden von unserem Team regelmäßig aktualisiert, um die Sicherheits- und Qualitätsstandards von Microsoft zu erfüllen und eine konsistente Leistung der Unternehmensseiten zu gewährleisten. Unsere Experten bieten auch Unterstützung bei der Konfiguration und Anpassung von SharePoint-Sites, um sie an jeden Bedarf anzupassen und die Produktivität im Unternehmen zu verbessern.

Was ist das SharePoint Lookbook?

Das SharePoint Online Lookbook ist eine Galerie von vorkonfigurierten Vorlagen, mit denen Sie eine einsatzbereite Website in Ihren Tenant importieren können. Diese Vorlagen wurden von Microsoft entworfen, um spezifische Anforderungen von Unternehmen und Fachleuten in Bezug auf Zusammenarbeit, Projektmanagement, Inhaltsverwaltung, Dokumentenmanagement, Nachrichten- und Update-Sharing und vieles mehr zu erfüllen.

Wie verwendet man das SharePoint Lookbook?

Um das SharePoint Online Lookbook zu verwenden, wählen Sie eine der Vorlagen aus der Galerie aus, öffnen Sie die Detailseite der Vorlage und nutzen Sie den Befehl 'Zum Tenant hinzufügen', um die Website in Ihren SharePoint Online Tenant zu importieren. Sie benötigen globale Administratoranmeldeinformationen, um diesen Vorgang abzuschließen.

Was sind die Best Practices für die Nutzung des SharePoint Lookbook?

Zu den Best Practices gehören: Entfernen von Demo-Inhalten von der Website, Anpassen der Seiten mit nützlichen Inhalten und Funktionen sowie Verwalten der Benutzerberechtigungen, um die Sicherheit und den Datenschutz zu gewährleisten.

Was ist der Unterschied zwischen einer Teamwebsite und einer Kommunikationswebsite in SharePoint?

Teamwebsites sind darauf ausgelegt, die Zusammenarbeit zwischen Kollegen zu vereinfachen, mit privaten Bereichen, die nur für Teammitglieder zugänglich sind. Kommunikationswebsites richten sich an ein breiteres Publikum, ähnlich einem Intranet, um Nachrichten, Dokumente, Dienstleistungen und Ressourcen mit der gesamten Organisation zu teilen.

Warum könnte es notwendig sein, Berater für die Nutzung des SharePoint Lookbook hinzuzuziehen?

Das Hinzuziehen von Experten und Beratern kann hilfreich sein, um die Website in Bezug auf Inhalte und Funktionen zu personalisieren, Benutzerberechtigungen zuzuweisen, die Navigation zu konfigurieren und Unternehmensanwendungen zu integrieren, wobei gleichzeitig Datenschutz und optimale Leistung der SharePoint-Websites gewährleistet werden.

Welche Vorlagen sind im SharePoint Lookbook verfügbar?

Das SharePoint Lookbook bietet eine Vielzahl von Vorlagen, einschließlich Modellen für die Startseite der Organisation, Abteilungen, Markenverwaltung, interne Schulungen, IT-Helpdesk und vieles mehr. Jede Vorlage wird mit vorkonfigurierten Inhalten, Funktionen und Automatisierungsflüssen geliefert.

Was wird benötigt, um eine Vorlage aus dem SharePoint Lookbook zu importieren?

Um eine Vorlage aus dem SharePoint Lookbook zu importieren, benötigen Sie globale Administratorrechte. Nach Auswahl einer Vorlage können Sie diese mit dem Befehl 'Zum Tenant hinzufügen' in Ihren SharePoint Online Tenant importieren.

Wie kann ich eine Vorlage des SharePoint Lookbook anpassen?

Nach dem Import einer Vorlage können Sie die Website anpassen, indem Sie die Kopfzeile, das Navigationsmenü, die Inhaltsstruktur, die App-Leiste und den Footer bearbeiten. Es ist auch möglich, Webparts hinzuzufügen oder zu ändern, um sie an die spezifischen Bedürfnisse Ihres Unternehmens anzupassen.

Welche Vorteile bietet die Nutzung des SharePoint Lookbook?

Das SharePoint Lookbook bietet zahlreiche Vorteile, darunter: Es liefert Inspiration mit konkreten Designbeispielen, beschleunigt die Veröffentlichung einer Website mit vorkonfigurierten Inhalten und Funktionen, unterstützt Administratoren und Redakteure, ohne dass Programmierkenntnisse erforderlich sind, fördert bewährte Methoden bei der Einführung der Plattform und verursacht keine zusätzlichen Kosten über das Microsoft 365-Abonnement hinaus.

Was tun, wenn die Vorlagen des SharePoint Lookbook nicht alle Anforderungen erfüllen?

Wenn die Vorlagen des SharePoint Lookbook nicht alle Anforderungen erfüllen, wird empfohlen, SharePoint Online-Berater hinzuzuziehen, um die Website weiter anzupassen. Darüber hinaus ist es möglich, benutzerdefinierte Webparts zu entwickeln, um Inhalte und Funktionen zu integrieren, die von den Standardvorlagen nicht unterstützt werden.