SharePoint Sync:
Wie synchronisiert man SharePoint-Bibliotheken

Von lokalen Ordnern bis hin zu den Servern, auf denen Unternehmensanwendungen laufen, erklären wir, wie Sie die in Ihren SharePoint Online-Sites gesammelten Daten synchronisieren können.

Wir werden uns gemeinsam mit den zu befolgenden Schritten, den zu verwendenden Produkten sowie den Vorteilen und Problemen dieses heiklen Vorgangs befassen.

Viel Spaß beim Lesen!

SharePoint synchronisieren: Was bedeutet das?

SharePoint ist die Microsoft 365-Plattform, die für die Verwaltung von Unternehmenskommunikation, Diensten und Archiven entwickelt wurde.

Es handelt sich also um ein hochmodernes System für die Erstellung und Verbreitung von Nachrichten, Initiativen und Ereignissen einerseits und für die Organisation von Dokumenten, Informationen und Daten, die den Aktivitäten eines Unternehmens und seiner Mitarbeiter zugrunde liegen, andererseits.

Dies ist möglich dank der Webparts, den Komponenten, die nützliche Inhalte und Funktionen für die Benutzer beherbergen, sowie der Listen und Bibliotheken, die nichts anderes als die Behälter sind, in denen Arbeitsdateien gesammelt, gespeichert, gemeinsam genutzt und sogar erstellt werden.

Wenn Sie wissen möchten, was Webparts sind und wie sie funktionieren, ist dies nicht der richtige Artikel für Sie.

Hier werden wir SharePoint-Bibliotheken und -Websites aus einem ganz besonderen Blickwinkel betrachten.

Wir werden uns eine der wichtigsten Funktionen dieser Plattform ansehen, die sie zu einem der besten Tools für die Verwaltung von Inhalten und Dokumenten macht - und zwar nicht nur ihre eigene.

Wir sprechen hier von Synchronisierung.

Folgen Sie uns, um die Einzelheiten zu erfahren.

Beginnen wir mit den Grundlagen.

Die Synchronisierung von Daten, die in einer SharePoint-Liste oder -Bibliothek gespeichert sind, bedeutet, dass eine Kopie erstellt wird, die automatisch aktualisiert werden kann.

Mit anderen Worten: Die Daten werden an einem bestimmten Ort geklont, z. B. in einem OneDrive-Ordner, so dass sie von jedem Gerät aus und ohne Internetverbindung bearbeitet werden können.

Sobald Sie Informationen offline eingegeben haben, werden die Änderungen vom System wieder in SharePoint übernommen, sobald Sie wieder eine Verbindung haben.

Es scheint also, dass die Vorteile bereits beträchtlich sind, aber warten Sie, bis Sie den Rest kennen.

Durch die Synchronisierung Ihrer Dokumente können Sie diese in Echtzeit mit Ihren Teammitgliedern gemeinsam bearbeiten.

Der Grund dafür ist, dass die Dateien in der Bibliothek einer SharePoint-Website gesammelt werden und somit für die Nutzer zugänglich sind.

Die Plattform ermöglicht es Ihnen jedoch, den Zugriff auf einzelne Inhalte oder ganze Bibliotheken mit einem mehrstufigen Berechtigungssystem anzupassen.

Auf diese Weise können Sie entscheiden, welche Benutzer in Ihrem Team, an Ihrem Standort oder sogar außerhalb des Unternehmensnetzwerks das Recht haben, die freigegebenen Informationen anzuzeigen und/oder zu bearbeiten.

Natürlich werden die Datenschutzkonfigurationen auf alle synchronisierten Standorte übertragen.

Sie werden sich nun fragen, auf welchem Mechanismus diese Funktion, die sowohl für einzelne Fachleute als auch für ganze Unternehmen von großem Nutzen ist, beruht.

Die Antwort ist OneDrive.

Und nein, es ist kein Paradoxon.

SharePoint und OneDrive sind zwar zwei unterschiedliche Plattformen, haben aber eine gemeinsame Basis. Dieselbe, die die Produkte des Microsoft-Universums vereint und es ihnen ermöglicht, auf einzigartige und tiefgreifende Weise zu kommunizieren und zu interagieren.

Dieser gemeinsame Nenner ist die Synchronisierungsfunktion von OneDrive.

SharePoint und die OneDrive-Synchronisierungsfunktionen

Wenn Sie einen Ordner auf Ihrem Computer mit SharePoint synchronisieren, synchronisieren Sie ihn mit Microsoft OneDrive.

Der Grund dafür liegt im Wesen von OneDrive, das die Verbindungsbrücke zwischen einer Datenquelle und einer Cloud-Plattform wie SharePoint Online darstellt.

Dies bedeutet, dass die Synchronisierung zwischen einer SharePoint-Bibliothek und Ihrem lokalen Ordner oder einem Unternehmensserver über OneDrive erfolgen muss.

Die OneDrive-basierte Synchronisierung ist jedoch nicht gleichbedeutend mit der Synchronisierung von SharePoint mit OneDrive.

Wir werden dieses Thema jedoch im nächsten Kapitel näher beleuchten.

Wichtig ist, dass eine Synchronisierung von SharePoint mit einer beliebigen Datenquelle ohne OneDrive nicht möglich ist, da OneDrive die Übertragung von Informationen in die Microsoft-Cloud erst möglich macht.

Es ist kein Zufall, dass diese beiden Produkte häufig zusammen in Microsoft 365-Lizenzen enthalten sind, obwohl es Ausnahmen gibt (Business Basic enthält beispielsweise kein SharePoint).

Die beiden Plattformen sind so konzipiert, dass sie miteinander interagieren und es den Nutzern ermöglichen, private Informationen von und zu jedem beliebigen Gerät mit maximaler Sicherheit auszutauschen.

Sie nutzen nicht nur dasselbe Genehmigungssystem, sondern auch und vor allem die Cybersicherheitsprotokolle, die seit jeher die Angebote der Muttergesellschaft kennzeichnen.

Wir wollten diese Details erwähnen, um eine Abgrenzung zu Produkten von Drittanbietern vornehmen zu können, die OneDrive in seiner Beziehung zu SharePoint ersetzen wollen.

Zu den wichtigsten Wettbewerbern gehören SharePoint Workspace, Syncplicity und SkySync.

Es handelt sich zwar immer noch um Cloud-Synchronisationslösungen, aber diesen unabhängigen Produkten fehlt die Kompatibilität, die Produkte aus dem Microsoft-Universum miteinander verbindet.

Diese Kompatibilität bedeutet sowohl eine Garantie für die Sicherheit, wie wir vor einigen Zeilen erwähnt haben, als auch die Möglichkeiten, die sich aus ihrer Integration ergeben.

In unserem Fall können Sie mit OneDrive die Synchronisierung der in SharePoint gespeicherten Daten auf fünf verschiedene Arten verwalten:

1. Zwei-Wege-Synchronisation.

Daten zwischen SharePoint und einem Standort werden in beide Richtungen aktualisiert.

Daher spielt es keine Rolle, woher die Änderungen stammen - sie werden automatisch in die verknüpfte Umgebung übertragen.

2. Einseitige Synchronisierung.

Änderungen werden nur von einem bestimmten Quellpunkt, z. B. einer SharePoint-Bibliothek, an einen anderen Ort, z. B. einen Server oder Ordner, übertragen.

Der Benutzer kann entscheiden, ob neue oder aktualisierte Daten synchronisiert oder vorhandene Daten vollständig überschrieben werden sollen.

3. Selektive Synchronisierung.

In diesem Modus kann der Benutzer einzelne Listen oder Bibliotheken auswählen, die synchronisiert werden sollen, ohne den gesamten Inhalt einer SharePoint-Website zu klonen.

4. Synchronisierung auf Anfrage.

Die Synchronisierung erfolgt nur bei Bedarf.

So kann das System beispielsweise eine Synchronisierung einleiten, sobald auf eine bestimmte Datei zugegriffen wird oder eine bestimmte Anwendung geöffnet wird.

5. Offline-Synchronisierung.

Diese Option macht synchronisierte Daten auch ohne Internetverbindung verfügbar.

Zum Abschluss dieses Themas möchten wir auf ein wichtiges Thema für Unternehmen oder Fachleute eingehen, die ihre Tätigkeit auf eine Microsoft-zentrierte digitale Arbeitsumgebung umgestellt haben.

Die Nutzung von OneDrive, um ihre Daten in die Cloud zu bringen, bringt nicht nur einige natürliche Vorteile mit sich, wie zum Beispiel:

• Austausch in Echtzeit, auf jedem Gerät und asynchron;
• verschlüsselter Speicher, auf den nur autorisierte Benutzer innerhalb und außerhalb des Unternehmens Zugriff haben;
• die Anpassung der Art und Weise, wie Daten synchronisiert werden können;
• die Auswahl der Inhalte, die automatisch geklont und aktualisiert werden sollen;

aber auch Möglichkeiten, die sich im Microsoft-Umfeld selbst ergeben.

Wie bereits erwähnt, ermöglicht OneDrive eine bessere Integration zwischen den Produkten der 365-Suite, indem es deren Daten synchronisiert und so einen Informationsfluss schafft, der sie miteinander verbindet.

Nehmen wir das Beispiel von Microsoft Teams.

Wenn Sie eine Gruppe auf Teams erstellen, werden Sie feststellen, dass in SharePoint automatisch eine Bibliothek für die Dateien und Medieninhalte erstellt wird, die von dem Team gemeinsam genutzt werden.

Inzwischen ist klar: Die Datensynchronisation zwischen den beiden Plattformen basiert auf OneDrive.

Wenn Sie also ein Produkt eines Drittanbieters verwenden, wissen Sie jetzt, was Ihnen entgeht.

Wie synchronisiert man SharePoint mit OneDrive

Nachdem wir uns damit beschäftigt haben, was es bedeutet, Daten zu synchronisieren, welche Vorteile dies mit sich bringt und warum es sich lohnt, OneDrive dafür zu nutzen, sehen wir uns an, wie Sie eine Verbindung zwischen dieser Plattform und einer Ihrer Websites, Repositories oder SharePoint-Inhalte herstellen können.

Beginnen wir also mit den zu befolgenden Schritten:

1. Geben Sie die SharePoint-Website ein, die die gewünschten Dokumente enthält.
2. Betreten Sie die Bibliothek, die diese Dokumente enthält.
3. Klicken Sie in der oberen Navigationsleiste auf "Synchronisieren". Wenn Sie die OneDrive-App bereits installiert haben, öffnet sich das Fenster zur Konfiguration der Synchronisierung. Andernfalls werden Sie zu der Seite weitergeleitet, von der Sie die App herunterladen können.
4. Geben Sie in dem sich öffnenden Fenster den zu synchronisierenden OneDrive-Ordner an. Natürlich kann der Ordner einer derjenigen sein, die bereits in Ihrem Konto vorhanden sind, oder ein neuer, der an Ort und Stelle erstellt wurde.
5. Klicken Sie erneut auf "Synchronisieren", um die Einstellungen zu bestätigen.

Anschließend wird der Vorgang gestartet, an dessen Ende der von Ihnen angegebene OneDrive-Ordner einen vollständigen Klon Ihrer SharePoint-Bibliothek enthält.

Alle Änderungen, die Sie an einer Datei vornehmen, werden automatisch auf die andere übertragen, wenn Sie die bidirektionale Synchronisationsoption gewählt haben. So können Sie überall und unter allen Bedingungen sicher an Ihren Abteilungs- oder Projektdateien arbeiten und diese gemeinsam nutzen.

Mit anderen Worten: Büroschreibtisch ade.

Es gibt jedoch ein "aber" in dieser Landschaft.

Die Synchronisierung ist nicht immer ein reibungsloser Prozess.

Hier sind einige der Probleme, mit denen Sie konfrontiert werden können:

• Teilweise Synchronisierung.

Wenn der Speicher Ihres PCs oder der von Ihnen gewählte OneDrive-Ordner voll ist (oder leider beides), wird die Synchronisierung möglicherweise abgebrochen, bevor Sie Ihre gesamte Bibliothek geklont haben.

Das Gleiche kann passieren, wenn Ihre Verbindung instabil ist.

• Fehler beim Klonen von Daten.

Einige Titel, die möglicherweise Sonderzeichen enthalten, können bei der Synchronisierung der benannten Dateien Fehler verursachen.

Es ist daher ratsam, die Dokumente in der Bibliothek vor Beginn des Vorgangs zu überprüfen und eventuell ihre Namen zu ändern, um zu vermeiden, dass am Ende Schäden repariert werden müssen.

Wir empfehlen Ihnen, dem Format die gleiche Aufmerksamkeit zu schenken, da eine übermäßige Größe des Dokuments ebenfalls zu suboptimalen Ergebnissen führen kann.

Mit der richtigen Pflege werden Sie keine Schwierigkeiten haben.

Sollte dies nicht der Fall sein, können Sie sich jederzeit an Microsoft wenden, um technische Unterstützung zu erhalten.

Auch unser Team steht Ihnen zur Verfügung.

Obwohl wir wissen, dass Sie es nicht brauchen werden: OneDrive ist sehr zuverlässig.

So synchronisieren Sie SharePoint mit einem lokalen Ordner auf Ihrem PC

Damit kommen wir zum zweiten Fall der Synchronisierung, an dem die Benutzer am meisten interessiert sind.

Die Synchronisierung von SharePoint mit einem lokalen Ordner bedeutet das Klonen von Inhalten von einem Ort zum anderen, so dass Sie auch ohne Verbindung an Dokumenten arbeiten und Ihre wichtigsten Dateien schützen können.

SharePoint-Bibliotheken sind in der Tat Archive in Microsofts Cloud.

Dadurch trennen sie Ihre Dateien von den Geräten, mit denen Sie sie erstellen, bearbeiten und weitergeben, und schützen sie so vor Ausfällen und physischen Schäden an Ihren Arbeitscomputern.

Aber wie kann man diese Verbindung herstellen?

Hier ist die Antwort:

1. Geben Sie die SharePoint-Website und dann die gewünschte Bibliothek ein. Wenn sich die zu synchronisierenden Dokumente in der Cloud befinden, fahren Sie direkt mit dem nächsten Schritt fort. Befinden sich die zu synchronisierenden Dokumente hingegen in einem lokalen Ordner, erstellen Sie zunächst die Bibliothek, die sie aufnehmen soll.
2. Klicken Sie in der oberen Navigationsleiste auf "Synchronisieren". Wenn Sie die OneDrive-App bereits installiert haben, öffnet sich das Fenster zur Konfiguration der Synchronisierung. Andernfalls werden Sie zu der Seite weitergeleitet, von der Sie die App herunterladen können.
3. Geben Sie in dem sich öffnenden Fenster den Ordner an, der mit der Bibliothek synchronisiert werden soll.
4. Klicken Sie erneut auf "Synchronisieren".

Sie sollten keine Probleme gehabt haben, den gesamten Vorgang abzuschließen, aber wir verweisen Sie darauf, das vorherige Kapitel zu lesen, um etwas über den möglichen Grund für die Fehler beim Klonen zu erfahren, die Sie möglicherweise feststellen.

Sie können es aber auch lesen, um zu wissen, welche Eventualitäten zu erwarten sind und wie Sie die Synchronisierung organisieren können, um Schäden zu vermeiden.

Fahren wir also mit dem dritten und letzten Beispiel fort.

Wie synchronisiert man SharePoint mit einem Server

Die Synchronisierung zwischen SharePoint und einem Server ist besonders nützlich für Unternehmen, die maßgeschneiderte, auf Unternehmensinformationen basierende Anwendungen oder Dienste verwenden.

Ein Beispiel ist eine Buchhaltungsanwendung, die auf Kunden- und Lieferantendaten basiert.

Wenn diese Daten in SharePoint gespeichert sind, muss eine Verbindung zwischen der Plattformbibliothek und dem Server, von dem die App die Informationen bezieht, hergestellt werden, damit die Benutzer mit ständig aktualisierten Daten arbeiten können.

Bevor wir uns gemeinsam ansehen, wie diese Art der Synchronisation implementiert werden kann, wollen wir eine kleine Vorbemerkung machen.

Um SharePoint mit einem Unternehmensserver zu verbinden, benötigen Sie den entsprechenden OneDrive-Client (auch bekannt als "Server-Synchronisations-Client").

Dies bedeutet nicht, dass Sie eine separate Lizenz erwerben müssen, da dieser Dienst in den Microsoft-Lizenzen enthalten ist, die den Zugriff auf OneDrive und SharePoint ermöglichen.

Sie müssen daher darauf achten, dass Ihre Lizenz beide Plattformen umfasst.

Ist dies der Fall, können Sie wie folgt vorgehen:

1. Greifen Sie auf den Server zu, auf dem sich Ihre Geschäftsanwendung befindet.
2. Installieren Sie den OneDrive-Client, um Ihren Server zu synchronisieren, und öffnen Sie ihn.
3. Klicken Sie auf "Bibliothek hinzufügen" und geben Sie genau die Bibliothek an, die Sie verbinden möchten.
4. Geben Sie den Speicherort an, den die Bibliothek auf dem Server einnehmen soll. Hier empfehlen wir Ihnen, einen Speicherort zu wählen, der genügend Platz für alle Daten bietet, da Sie sonst Gefahr laufen, den Betrieb zu gefährden.
5. Klicken Sie auf "Synchronisieren".

Anschließend präsentiert der Server dieselben Dateien und Ordner wie Ihre Bibliothek, wobei alle von Ihnen oder anderen Benutzern auf SharePoint vorgenommenen Änderungen berücksichtigt werden.

So beenden Sie die Synchronisierung mit einer SharePoint-Bibliothek

Kommen wir zum Ende unseres kurzen, aber hoffentlich umfassenden Überblicks und sehen wir uns an, wie Sie die Synchronisierung Ihrer Daten beenden können.

Wir haben gesehen, wie Sie die Informationen, die Sie auf Ihren Unternehmens-Websites sammeln, mit einem OneDrive-Ordner, einem lokalen Ordner oder einem Server verbinden können, um ständig aktualisierte Archive zu erhalten, unabhängig davon, an welchem Ort oder mit welchem Gerät Sie arbeiten.

Es kann jedoch sein, dass Sie die Synchronisierung aus verschiedenen Gründen beenden müssen.

Zum Beispiel, wenn die Website umstrukturiert werden muss oder wenn die Bibliothek gelöscht werden muss, weil das Projekt, für das sie erstellt wurde, beendet ist und Sie Speicherplatz für das nächste Projekt freigeben müssen.

Unabhängig von den Beweggründen bleiben die zu befolgenden Verfahren dieselben.

Beginnen wir also mit unserem ersten Fall und sehen wir uns an, welche Schritte Sie beachten müssen, um Ihre SharePoint-Bibliothek mit OneDrive zu desynchronisieren.

Wir listen sie im Folgenden für Sie auf:

1. Öffnen Sie die OneDrive-App.
2. Rufen Sie den Abschnitt "Synchronisationseinstellungen" auf.
3. Wählen Sie die Bibliothek aus, die Sie interessiert.
4. Klicken Sie auf "Synchronisierung stoppen".

Von nun an wird der OneDrive-Ordner, in dem sich Ihre Bibliotheksdokumente befanden, aus den Ressourcen Ihres Computers verschwinden, so dass Sie diese Daten nur noch in SharePoint aktualisieren oder endgültig löschen können.

Gehen wir nun dazu über, wie man die Bibliothek mit einem lokalen Ordner desynchronisiert.

Um die Verbindung zwischen SharePoint und einem lokalen Ordner auf Ihrem Computer zu unterbrechen, müssen Sie im Gegensatz zum vorherigen Fall die SharePoint-Synchronisierungsanwendung verwenden.

Sie müssen nicht weit gehen, um es zu finden, denn Sie können es direkt von Ihrer Bibliothek herunterladen.

Führen Sie dann die folgenden Schritte aus:

1. Öffnen Sie die SharePoint-Synchronisierungsanwendung.
2. Wählen Sie die Bibliothek aus, die Sie interessiert.
3. Klicken Sie neben dem lokalen Ordner, der der ausgewählten Bibliothek entspricht, auf "Löschen".

Nach ein paar Sekunden wird die Synchronisierung zwischen dem Ordner und der Bibliothek abgebrochen.

Dies hat zur Folge, dass die Dokumente zwar von beiden Standorten aus zugänglich sind, aber die vorgenommenen Änderungen nicht mehr von einem zum anderen übertragen werden.

Der dritte und letzte Fall schließlich betrifft die Desynchronisierung einer Bibliothek mit einem Server.

Ohne sich in der Vorrede zu verlieren, müssen Sie Folgendes tun:

1. Öffnen Sie die SharePoint-Synchronisierungsanwendung.
2. Wählen Sie die Bibliothek aus, die Sie interessiert.
3. Gehen Sie zu "Synchronisationseinstellungen".
4. Wählen Sie die Option "Synchronisierung aussetzen".

Sie können dann entscheiden, ob Sie die Synchronisierung unterbrechen und später fortsetzen oder die Bibliothek vom Server entfernen und das Problem endgültig schließen möchten.