SharePoint Migration Tool: zo migreert u uw SharePoint-sites

In dit artikel wordt de SharePoint Migration Tool geïntroduceerd, die is ontwikkeld om de veilige migratie van inhoud en gegevens tussen verschillende SharePoint-installaties mogelijk te maken.

We zullen het gebruik van de tool, zijn belangrijkste functies, evenals zijn beperkingen en beperkingen in detail uitleggen, om u een uitgebreid inzicht te geven in dit nuttige instrument.

SharePoint Migration Tool:
Wat is het en waarvoor dient het

Zoals u misschien weet, is SharePoint het Microsoft 365-platform dat wordt gebruikt om de communicatie, services, documenten en apps die nuttig zijn voor de activiteiten van een bedrijf en zijn mensen op één plaats samen te brengen.

Soms is het echter nodig om deze inhoud te verplaatsen naar verschillende gebieden van iemands digitale werkomgeving.

Met andere woorden, er moet een migratie worden uitgevoerd.

Maar hoe gebeurt dat?

We zullen het in dit artikel in detail bekijken.

Er zijn talloze redenen om content van een SharePoint-site te migreren.

U wilt bijvoorbeeld uw digitale archieven verplaatsen van een on-premise omgeving naar een cloudomgeving, zodat uw hele bedrijfspubliek toegang heeft tot gedeelde documenten en eraan kan werken vanaf elk apparaat, waar dan ook.

Een ander voorbeeld is de wens om gegevens van verschillende bedrijfslocaties te consolideren in één gecentraliseerde omgeving. Of de migratie kan zijn om bestanden te upgraden naar een nieuwere versie van SharePoint.

De lijst kan natuurlijk nog langer en langer worden, maar de constante blijft dat een bedrijf moet weten welke tool het moet gebruiken om deze taken op een veilige manier uit te voeren.

En dat is waar de SharePoint Migration Tool om de hoek komt kijken.

Zoals de naam al doet vermoeden, is deze software ontworpen voor interactie met verschillende SharePoint-installaties*, waarbij inhoud van de ene naar de andere wordt gemigreerd zonder het gevaar van lekken, beveiligingslekken en systeemvertragingen.

*De term "installaties" verwijst naar elke omgeving die met SharePoint is gebouwd, lokaal of in de cloud aanwezig is en de verzamelingen sites bevat waarop de activiteiten van een organisatie en haar mensen zijn gebaseerd.

In een notendop wordt deze tool gebruikt om de migratie van individuele documenten of volledige lijsten en bibliotheken te vereenvoudigen, met de mogelijkheid om hun metadata tijdens het proces te beheren, evenals machtigingen en andere belangrijke SharePoint-instellingen.

Dit alles zonder precies de dagelijkse activiteiten van gebruikers te belemmeren, die dan in de omgevingen van het platform kunnen werken terwijl inhoud geruisloos wordt verplaatst of gekopieerd naar een andere bestemming.

Een ander belangrijk punt is dat er geen aparte licentie nodig is.

SharePoint Migration Tool vergezelt het gelijknamige product in elke Microsoft-licentie waar het is inbegrepen, waardoor het meer dan alleen tijdwinst oplevert.

Daarom is het moeilijk voor producten van derden om te concurreren.

Waarom er geen concurrenten zijn voor SharePoint Migration Tool

Laten we beginnen met te zeggen dat u SharePoint Migration Tool kunt vervangen door andere software.

Dit lijkt misschien in tegenspraak met wat we zojuist hebben gezegd, maar dat is het niet.

Dus laten we het verder uitleggen.

Verschillende producten bieden functionaliteit voor gegevensmigratie van en naar SharePoint.

Enkele daarvan zijn ShareGate, Metalogix, AvePoint en Quest Software, maar we zouden er nog veel meer kunnen noemen.

Alsof dat nog niet genoeg is, hebben deze tools aanvullende functionaliteit, waardoor het mogelijk is om bepaalde items te migreren, zoals NTFS-machtigingen en aangepaste apps die het bedrijf voor zijn sites heeft ontwikkeld.

SharePoint Migration Tool onderscheidt zich echter van mogelijke concurrenten om twee belangrijke redenen.

De eerste is de natuurlijke compatibiliteit waardoor het integreert met de configuraties en processen die ten grondslag liggen aan SharePoint-omgevingen.

Omdat het is gemaakt door dezelfde ontwikkelaars die het platform hebben ontwikkeld, ondersteunt SharePoint Migration Tool alle functies van SharePoint, waardoor er minder risico is op gegevensverlies tijdens de migratie.

Het heeft dus geen speciale aanpassingen nodig om zijn werk te doen, terwijl we dat natuurlijk niet kunnen zeggen van producten die niet op de knowhow van Microsoft steunen.

Technische expertise is de tweede onderscheidende reden die we willen noemen.

Het migreren van inhoud die is opgeslagen in SharePoint kan een complex proces worden voor een bedrijf dat een aanzienlijke hoeveelheid gegevens moet verplaatsen, misschien gekenmerkt door afhankelijkheden zoals workflows en geïntegreerde externe bronnen.

Een product van een derde partij kan op een dergelijke complexiteit stuiten, waardoor de beveiliging van de informatie die wordt verplaatst in gevaar komt.

Als het bedrijf dan niet de capabele mensen bij de hand heeft om de situatie op te lossen, zou het zich tot de technische ondersteuning van de leverancier moeten wenden, wat lange wachttijden en extra kosten zou kunnen betekenen.

Daarom is het voordeel van SharePoint Migration Tool tweeledig.

Aan de ene kant beschikt het over de functionaliteit die nodig is om elk type migratie in SharePoint uit te voeren, van de eenvoudigste tot de meest complexe; aan de andere kant worden alle problemen met betrekking tot deze tool door Microsoft-teams - waaronder de onze - opgelost tegen weinig of geen kosten.

Niet slecht, toch?

SharePoint Migration Tool: Hoe gebruik je het om SharePoint sites te migreren

We zullen snel de stappen introduceren die u moet volgen om SharePoint Migration Tool te gebruiken en zo uw gegevensmigratie te starten.

Kleine disclaimer: als u het programma nog niet hebt geïnstalleerd, kunt u dit onmiddellijk doen nadat u het hebt gedownload van het Microsoft Downloadcentrum.

Laten we nu beginnen:

1. Open het programma en selecteer de bron van je gegevens.
2. Geef aan welke inhoud moet worden gemigreerd, inclusief documenten, bibliotheken en lijsten.
3. Geef hun bestemming op, zoals een andere SharePoint-site of een OneDrive-map.
4. Configureer de migratie en kies de juiste opties voor metadata, machtigingen, privacy, enz.
5. Start het proces.

We hebben het niet vermeld in de lijst, maar we raden altijd aan om de compatibiliteit van de gegevens met het doelplatform te controleren.

Als de te verplaatsen informatie kwantitatief of kwalitatief significant is, probeer dan een test uit om elke twijfel over de haalbaarheid van de daadwerkelijke migratie weg te nemen.

Zorg er ook voor dat de gegevens klaar zijn om te worden verplaatst.

Dit betekent dat dubbele en onvolledige inhoud moet worden verwijderd die door het programma als fouten in je archieven kan worden gelezen, waardoor het risico op storingen toeneemt.

Dit zijn de basisprincipes en nu je ze kent, laten we verder gaan met wat meer details over het product en kijken welke functies erbij horen.

Wat zijn de belangrijkste functies van SharePoint Migration Tool

SharePoint Migration Tool helpt gebruikers niet alleen bij het migreren van hun gegevens en archieven, maar stelt hen ook in staat om te controleren of de operatie soepel verloopt.

Het stelt gebruikers in staat om de voortgang van de migratie in real-time te volgen, waarbij informatie zoals:

• Het aantal gemigreerde bestanden.
• De snelheid waarmee de operatie verloopt.
• De geschatte tijd van voltooiing.

Maar dat is nog niet alles.

Gebruikers kunnen controleren of de gemigreerde inhoud intact op de bestemming is aangekomen door het te vergelijken met de originele versie, of het geeft gebruikers de mogelijkheid om bestanden met ongeldige of te lange namen op te sporen en suggesties te verzamelen om deze te corrigeren.

Op deze manier hoeven wijzigingen niet handmatig te worden aangebracht voor elk stuk content.

Een tweede functie die samengaat met monitoring is gerelateerd aan het maken van aangepaste rapporten, zodat gebruikers grafieken kunnen verzamelen, analyseren en bouwen op basis van informatie zoals:

• De duur van de migratie.
• Hoe machtigingen worden beheerd.
• De statistieken van het gegevensverbruik door gebruikers.

Dit alles is een pluspunt in vergelijking met de normale functionaliteit van een migratieproduct, waarvoor Migration Tool nog steeds geen verrassingen biedt.

De migraties die Migration Tool helpt uitvoeren, coördineren en bewaken, hebben niet alleen betrekking op het verplaatsen van bestanden en documenten, maar ook op gegevens uit externe bronnen die zijn geïntegreerd in uw archieven en workflows die zijn gebouwd met SharePoint Designer.

Voor het geval je het niet kent, dit laatste is het SharePoint site-specifieke automatiseringsprogramma dat binnenkort zal worden vervangen door Power Automate.

Als je repositories nog steeds beheerst worden door de gedateerde flows van Designer, dan wil je deze misschien behouden in de migratie terwijl je wacht om ze te vervangen door modernere automatisering - wat we je overigens ten zeerste aanraden.

Als de functionaliteit van Migration Tool tot nu toe duidelijk is, kunnen we verder gaan met het laatste hoofdstuk.

We sluiten onze discussie af met een zure noot, omdat deze tool helaas niet zonder gebreken is.

Hier presenteren we een samenvattingstabel van de belangrijkste functies van de SharePoint Migration Tool die tot nu toe gezamenlijk zijn besproken:

Wat zijn de beperkingen van SharePoint Migration Tool

We lopen vooruit op het feit dat er geen oplossingen of achterwegen zijn voor de problemen die we zo meteen zullen zien.

Het enige advies is om ze in gedachten te houden voor wanneer u uw migraties moet beheren en configureren, en om dat zo veilig mogelijk te doen.

Daarna, voor serieuzere problemen, kun je rekenen op de steun van Microsoft-gecertificeerde ondersteuningsteams. Zoals het onze.

Dat gezegd hebbende, zijn hier de belangrijkste beperkingen van Migration Tool:

• Beperkingen in de verwerking van grote hoeveelheden gegevens.

Ja. Er is een limiet aan de maximale hoeveelheid inhoud die het programma in één keer kan migreren zonder dat er vertragingen of andere problemen optreden.

Deze limiet is afhankelijk van verschillende factoren, waaronder de specificaties van het systeem dat je gebruikt op je apparaat, de bandbreedte en de bestandsgrootte.

Over het algemeen blijft het rond de 300 GB per migratie.

• Complexiteit van geavanceerde configuraties.

Hoewel dit eerder een functie is dan een beperking, is het toch een nadeel voor bedrijven die geen beroep kunnen doen op personeel met ervaring in het gebruik van SharePoint.

Het kan bijzonder moeilijk zijn om de migratie van zaken als metadata, machtigingen en integraties met externe bronnen op te zetten.

• Incompatibiliteit van aanpassingen.

Sommige aangepaste functies kunnen conflicteren met de standaardfuncties van het migratiehulpmiddel.

Het resultaat is de noodzaak om een directe, handmatige aanpak te gebruiken om dit specifieke type migratie af te handelen.

FAQ over SharePoint Migration Tool

Wat is SharePoint Migration Tool?

SharePoint Migration Tool is een software die is ontwikkeld om de veilige migratie van inhoud en gegevens tussen verschillende SharePoint-installaties mogelijk te maken. Het vereenvoudigt de migratie van documenten, lijsten en bibliotheken, inclusief het beheer van metagegevens en machtigingen.

Waarom is SharePoint Migration Tool uniek?

SharePoint Migration Tool onderscheidt zich door zijn natuurlijke compatibiliteit met SharePoint-omgevingen en biedt een hogere veiligheid met betrekking tot gegevensverlies tijdens de migratie. Het vereist geen speciale aanpassingen en biedt technische ondersteuning van Microsoft-teams zonder extra kosten.

Hoe migreer ik SharePoint-sites met SharePoint Migration Tool?

Om SharePoint-sites te migreren met SharePoint Migration Tool, opent u het programma, selecteert u de gegevensbron, geeft u de te migreren inhoud aan (documenten, bibliotheken, lijsten), kiest u het doel (bijv. een andere SharePoint-website of een OneDrive-map), configureert u de migratieopties en start u het proces.

Wat zijn de belangrijkste functies van SharePoint Migration Tool?

De belangrijkste functies van SharePoint Migration Tool omvatten gegevensmigratie, realtime monitoring van de migratievoortgang, vergelijking van inhoud, detectie en correctie van bestandsnaamproblemen, generatie van aangepaste rapporten, ondersteuning voor complexe configuraties en integratie met SharePoint Designer-workflows.

Wat zijn de beperkingen van SharePoint Migration Tool?

SharePoint Migration Tool heeft beperkingen bij het verwerken van grote hoeveelheden gegevens (meestal tot 300 GB per migratie), vereist technische bekwaamheid voor geavanceerde configuraties en kan onverenigbaar zijn met bepaalde aanpassingen die handmatige migratie vereisen.