Microsoft Lists: Mikä se on ja 6 keskeistä ominaisuutta, joiden avulla voit pitää kirjaa yrityksen tiedoista

Microsoft Lists on osa Microsoft 365 -pakettia ja se on suunniteltu yksinkertaistamaan tiedon hallintaa ja yrityksen projekteja. Se tarjoaa monipuolisen alustan, jonka avulla organisaatiot voivat seurata tietoja ja toimintoja yhdessä hyödyntäen täysin Microsoftin ekosysteemiä.

Tässä artikkelissa tarkastelemme Microsoft Listsin ominaisuuksia ja analysoimme, miten sen luettelot eroavat perinteisistä SharePoint Online -luetteloista. Tarkastelemme myös käyttötapoja ja integraatioita työkaluihin kuten SharePoint, Teams, Planner ja Microsoftin Power Platform, ymmärtääksemme miten Lists voi auttaa parantamaan tuottavuutta ja yhteistyötä tarjoamalla keskitetyn ympäristön tehtävien, tietojen ja resurssien hallintaan.

Microsoft Lists, SharePoint-luetteloiden kehittyminen

Microsoft 365 -ekosysteemissä Lists tarjoaa ratkaisun projekti- ja tehtävähallintaan, ominaisuuksilla, jotka yksinkertaistavat tiedon jakamista ja parantavat yhteistyötä sekä Microsoft Teams -ryhmissä että SharePointiin perustuvassa yrityksen intranetissä.

Tavoitteena on auttaa tiimejä koordinoimaan toimintaansa tehokkaammin ja hallitsemaan paremmin tietoa, jota jaetaan digitaalisen työympäristön muodostavien eri alustojen välillä. Se on siis sovellus, jonka tarkoituksena on laajentaa SharePoint Online -luetteloiden käyttötarkoitusta.

Microsoft Listsin avulla voit luoda mukautettuja luetteloita, jotka tukevat:

• jaettujen resurssien seurantaa
• yritystapahtumien järjestämistä
• varastonhallintaa
• tiimin sisäisten toimintojen koordinointia

Luetteloita voidaan sitten rikastaa lisäämällä sarakkeita, integroimalla pudotusvalikoita ja mukauttamalla tehtävänäkymää. Tämä tarkoittaa, että jokainen tiimin jäsen voi käyttää ja hallita omaan työhönsä liittyvää tietoa, samalla kun hän pysyy ajan tasalla kollegoille osoitetuista tehtävistä ja projektin kokonaisedistymisestä.

Miksi yrityksen kannattaisi valita Microsoft Lists? Ensinnäkin siksi, että se tarjoaa monipuolisen ja keskitetyn järjestelmän tiimien ja osastojen työn organisointiin. Lisäksi siksi, että sen avulla voidaan seurata päivittäisiä toimintoja, jakaa päivityksiä reaaliajassa ja varmistaa, että jokainen tehtävä on selkeä ja ymmärrettävä kaikille tiimin jäsenille.

Näin pääset käyttämään Microsoft Listsiä

Microsoft Lists -sovelluksen käyttäminen Microsoft 365 -ympäristössä on hyvin yksinkertaista.

Kun olet kirjautunut Microsoft 365:een työtilillä, voit avata Listsin aloitusnäytöltä valitsemalla Sovellukset-kuvakkeen (yhdeksän pistettä vasemmassa yläkulmassa) ja etsimällä Lists-sovelluksen luettelosta, tai kirjoittamalla sovelluksen nimen hakupalkkiin siirtyäksesi suoraan Listsin etusivulle, jossa näytetään viimeisimmät luettelot ja valmiit mallit uusien luetteloiden luomiseksi tiimin tai projektin tarpeiden mukaan.

Jotta voit käyttää Microsoft Listsiä ilman rajoituksia, on tärkeää, että sinulla on oikeat käyttöoikeudet SharePointissa, sillä Lists perustuu tähän alustaan tietojen tallentamisessa ja hallinnassa.

Jokaisella tiimin jäsenellä on oltava Luku- tai Muokkaus-oikeudet SharePoint-sivustoon, jossa luettelot on tallennettu. Näiden oikeuksien avulla käyttäjät voivat tarkastella, muokata ja tehdä yhteistyötä jaetuissa luetteloissa, mikä helpottaa päivitysten seuraamista ja toimintojen edistymisen tarkkailua. Järjestelmänvalvojat voivat määrittää käyttöoikeudet SharePointin asetuksissa ja määrittää ne kunkin käyttäjän roolin mukaan.

Lisenssien osalta Microsoft Lists sisältyy useisiin Microsoft 365 -suunnitelmiin.

Microsoft 365 Business Standard- ja Business Premium -lisenssit tarjoavat pääsyn Listsiin osana tuottavuuspakettia, kun taas Office 365 E3- ja E5-suunnitelmat suurille organisaatioille takaavat täyden pääsyn Listsiin, mukaan lukien käytön SharePointissa ja Microsoft Teamsissa.

Myös Microsoft 365 F3 -lisenssin käyttäjät voivat käyttää Lists-sovellusta, joskin joillakin rajoituksilla verrattuna E3- ja E5-versioihin.

Lopuksi on tärkeää huomata, että Microsoft Lists ei ole saatavilla itsenäisenä sovelluksena. Tälle sovellukselle ei siis ole erillistä tilausta, vaan yksi edellä mainituista Microsoft-lisensseistä on hankittava.

Microsoft Lists vs SharePoint-luettelot: mikä on ero?

Microsoft Lists ja SharePoint-luettelot jakavat saman perustan, mutta niillä on merkittäviä eroja, jotka tekevät niistä kaksi erillistä työkalua Microsoft 365 -ekosysteemissä.

Lyhyesti sanottuna: vaikka molemmat sovellukset antavat käyttäjien organisoida ja seurata tietoa rakenteisten luetteloiden avulla, Microsoft Lists erottuu käyttäjäystävällisemmällä käyttöliittymällä, joka on optimoitu yhteistyöhön ja monipuoliseen käyttöön myös Teamsissa.

Tarkastellaan kahden järjestelmän tärkeimpiä eroja seuraavassa taulukossa.

Erot Microsoft Listsin ja SharePoint-luetteloiden välillä

Näin käytät Microsoft Listsiä, esimerkkien avulla

Kuten aiemmin mainittiin, Microsoft Lists on monipuolinen Microsoft 365 -työkalu tiimin tai yrityksen osaston toimintojen hallintaan.

Sovelluksessa käyttäjät voivat käyttää suosikkiluetteloita, viimeisimpiä luetteloita, itse luotuja luetteloita tai Microsoft Teams -ryhmän kautta jaettuja luetteloita ja saada kattavan yleiskuvan tiedoista, joita tarvitaan niiden projektien seuraamiseen, joihin he osallistuvat.

Katsotaanpa tarkemmin, mitä Microsoft Lists -sovelluksessa voi tehdä. Uutta luetteloa luotaessa Microsoft Lists tarjoaa aluksi neljä oletusnäkymää:

• Ruudukko: käyttäjäystävällinen rakenne, joka perustuu mukautettaviin riveihin ja sarakkeisiin.
• Luettelo: ruudukkoa muistuttava näkymä, mutta ilman suoraa muokkausmahdollisuutta.
• Galleria: ihanteellinen luetteloille, jotka sisältävät kuvia.
• Kalenteri: täydellinen tiettyihin tehtäviin liittyvien päivämäärien ja määräaikojen korostamiseen.

Näiden näkymävaihtoehtojen lisäksi Listsissä voi määrittää muotoilua ja sääntöjä tehtävien tilan korostamiseksi. Voit esimerkiksi asettaa kohteiden värin osoittamaan eri tiloja: oranssi “Tarkistettavana” ja vihreä “Hyväksytty”, muutamia mainitakseni.

Microsoft Listsin mallien käyttö

Microsoft Lists tarjoaa laajan valikoiman valmiita malleja, jotka on suunniteltu helpottamaan tiettyjen toimintojen seurantaan tarkoitettujen luetteloiden luomista. Nämä mallit sisältävät sarakkeita, muotoiluja ja tietorakenteita, jotka on jo määritetty käsittelemään seurattavien tehtävien kannalta olennaisimpia tietoja. Tässä muutamia tärkeimpiä saatavilla olevia malleja.

Asset manager mahdollistaa projektiin liittyvien resurssien seurannan, mukaan lukien niiden tilan (esim. saatavilla, käytössä, korjattavana), omistajan, hankintapäivän ja nykyisen sijainnin.

Content scheduler on ihanteellinen malli uutisten ja muun sisäisen viestinnän julkaisun hallintaan, ja siinä on vaihtoehtoja pian vanhenevan sisällön suodattamiseen ja automaattisten ilmoitusten lähettämiseen luonnosten arkistoimiseksi.

Employee onboarding tukee uuden henkilöstön perehdytysprosessia ohjaamalla uusia työntekijöitä olennaisten yhteystietojen ja resurssien pariin ja varmistamalla, että kaikki vaaditut tehtävät suoritetaan asetetuissa määräajoissa.

Event itinerary auttaa organisoimaan tapahtuman yksityiskohdat yhteen paikkaan, ja siinä on mahdollisuus tarkastella toimintoja kalenterimuodossa ajallisen yleiskuvan saamiseksi.

Issue tracker mahdollistaa ilmoitusten seurannan, prioriteettien määrittämisen ja ilmoitusten lähettämisen tiimin jäsenille päivitysten yhteydessä, mikä nopeuttaa ongelmien ratkaisemista.

Recruitment tracker on tarkoitettu HR-tiimin rekrytointiprosessin hallintaan, ja se seuraa ehdokkaista saatua palautetta sekä hakemusten tilaa.

Travel requests helpottaa työmatkojen hallintaa seuraamalla matkapyyntöjä, budjetteja ja tarvittavia hyväksyntöjä.

Work progress tracker auttaa seuraamaan prioriteetteja ja toimintojen edistymistä, mikä yksinkertaistaa projektien ja palveluiden hallintaa.

Kuten mainittu, jokainen malli sisältää valmiin rakenteen, lomakkeen asettelun ja muotoiluvaihtoehdot, jotta tärkeimmät tiedot näkyvät selkeästi kunkin tehtävän osalta.

Lisäksi Microsoft Lists tarjoaa mallin esikatselun, jossa näytetään esimerkki näytetiedoilla auttaakseen käyttäjiä valitsemaan tarpeisiinsa parhaiten sopivan mallin.

Luettelon luominen ja tallentaminen

Jos hyödyllistä mallia ei löydy, on aina mahdollista luoda uusi luettelo tyhjästä tai olemassa olevien luetteloiden pohjalta säilyttäen sekä rakenne että muotoilu.

Toinen vaihtoehto on tuoda tietoja Excel-taulukoista täydellisten luetteloiden luomiseksi muutamassa sekunnissa.

Kun luettelo on valmis, se voidaan tallentaa:

• SharePointiin: luettelo tallennetaan sivustolle, mikä mahdollistaa jäsennellymmän yhteistyön.
• OneDrive for Businessiin: ihanteellinen henkilökohtaisten luetteloiden luomiseen ja pitämiseen käden ulottuvilla.

Käyttöoikeuksien hallinta

Microsoft Listsissä luodut luettelot voidaan jakaa sekä tiimi- että yksilötasolla, mikä antaa pääsyn tietoihin myös organisaation ulkopuolisille henkilöille. Voit myöntää muokkaus- tai vain luku -oikeuksia ja jopa asettaa salasanan yksittäisten kohteiden käyttöä varten, jos et halua jakaa koko luetteloa.

Jos käyttöoikeuksia ei mukauteta, on tärkeää muistaa, että Microsoft Listsin käyttöoikeudet perustuvat SharePointin oikeuksiin. Ne perivät siis automaattisesti pääsivustolle määritetyt käyttöasetukset.

Microsoft Listsin ottaminen käyttöön tai poistaminen käytöstä

Microsoft Lists on oletuksena käytössä kaikille käyttäjille, joilla on pääsy Microsoft Teamsiin, mutta se voidaan poistaa käytöstä organisaatiotasolla Teamsin hallintakeskuksen kautta.

Listsin integraatiot: SharePoint, Planner ja Teams

Microsoft Lists integroituu natiivisti muihin Microsoft 365 -sovelluksiin, mukaan lukien SharePoint, Teams ja Planner, antaen käyttäjille mahdollisuuden organisoida, tarkastella ja tehdä yhteistyötä liiketoiminnan kannalta tärkeimmän tiedon parissa projekteissaan, kaikki yhdessä yhtenäisessä digitaalisessa työtilassa.

Jokainen integraatio on suunniteltu helpottamaan yhteistyötä ja parantamaan tiimien tuottavuutta: SharePoint mahdollistaa tiedon jäsentämisen suoraan sivustoilleen, Teams tarjoaa välittömän pääsyn tietoon ryhmissä ja kanavissa, kun taas Planner lisää ylimääräisen suunnittelutason projektinhallinnan tueksi.

Lisäksi Microsoft Power Platformin ja Microsoft Vivan integroinnin ansiosta Microsoft Listsin ominaisuuksia voidaan laajentaa automaatioilla, mukautetuilla sovelluksilla ja nopealla pääsyllä yrityksen intranetiin Teams-sovelluksesta. Tämä synergia tekee Listsistä keskeisen osan Microsoft 365 -ekosysteemiä, auttaen yrityksiä keskittämään tietoa, tehostamaan työnkulkuja ja koordinoimaan tiimejä ja osastoja, jotka ovat hajallaan tai joiden jäsenet työskentelevät etänä.

Microsoft Listsin integrointi SharePointiin

Microsoft Listsin integrointi SharePoint Onlineen mahdollistaa yritysten tiedon keskittämisen ja jäsentämisen sivustoilla, kuten intranetissä ja ekstranetissä. Jokainen Microsoft Listsissä luotu luettelo voidaan näyttää siihen liittyvän SharePoint-sivuston etusivulla, mikä helpottaa tiimien tai projektin jäsenten pääsyä olennaisiin tietoihin.

Tämä integraatio on erityisen hyödyllinen, kun sinun on seurattava tietoa, jota on päivitettävä usein tai joka on oltava useiden käyttäjien saatavilla, kuten yhteystietoluetteloita, tehtäviä tai varastoja.

Luetteloita voidaan upottaa mille tahansa SharePoint-sivulle verkko-osana. Näin jokainen yrityksen sivusto voi isännöidä käynnissä oleviin projekteihin liittyviä luetteloita, seurata niihin liittyviä KPI-mittareita tai valvoa määräaikoja, kaikki intuitiivisen käyttöliittymän kautta, joka on visuaalisesti integroitu sivustoon.

Lopuksi integraatio Power Automaten kanssa mahdollistaa automatisoitujen työnkulkujen luomisen SharePoint-sivustolla olevien Listsin tietojen älykkääseen hallintaan. Esimerkiksi:

• Automaattiset ilmoitukset: reaaliaikaiset ilmoitukset voidaan määrittää ilmoittamaan tiimin jäsenille jaettujen luetteloiden päivityksistä, kuten projektivaiheen valmistumisesta tai tehtävän tilan muutoksesta.
• Määräaikojen hallinta: Power Automate -kulkua voidaan käyttää lähettämään automaattisia muistutuksia projektipäälliköille, kun määräaika lähestyy, mikä auttaa tiimiä pysymään aikataulussa.

Microsoft Listsin integrointi Teamsiin

Microsoft Lists integroituu Microsoft Teamsiin, tarjoten yritystiimeille yhden työkalun tiedon hallintaan ja päivittämiseen ryhmissä ja kanavissa. Listsin lisääminen välilehdeksi kanavaan antaa käyttäjien tarkastella ja muokata luettelon tietoja suoraan ilman alustan vaihtamista.

Jokainen käyttäjä, jolla on pääsy kanavaan, voi olla vuorovaikutuksessa luetteloiden kanssa reaaliajassa, mikä auttaa pitämään jaetun tiedon aina ajan tasalla.

On myös mahdollista määrittää mukautettuja ilmoituksia, jotka varoittavat kanavan jäseniä aina, kun luetteloa muutetaan. Voit esimerkiksi määrittää hälytyksiä uusista lisäyksistä tai tehtäväluettelon tilan muutoksista, jotta kaikki tiimin jäsenet pysyvät jatkuvasti ajan tasalla projektin edistymisestä.

Power Automaten integroinnin ansiosta voit myös automatisoida toistuvia tehtäviä, kuten lähestyvien määräaikojen muistutusten lähettämisen.

Microsoft Listsin integrointi Planneriin

Microsoft Lists ja Planner voivat toimia synergisesti yhdessä ja tarjota täydellisen ratkaisun yritysprojektien hallintaan. Tämän integraation ansiosta Lists voi rikastuttaa luetteloitaan sisällyttämällä suoria linkkejä Planner-tauluihin, mikä helpottaa pääsyä käynnissä oleviin tehtäviin.

Käyttäjät voivat siten käyttää yhtä käyttöliittymää tiedon keskittämiseen ja tarkastella määräaikoja, osoitettuja tehtäviä ja jaettujen toimintojen edistymistä. Näin jokaisella tiimin jäsenellä on kokonaiskuva toteutettavista projekteista sekä työkalut ja tiedot, joita tarvitaan työn koordinointiin kollegoiden kanssa.

Lisäksi Power Automaten avulla voidaan luoda työnkulkuja tehtävien automaattiseen synkronointiin Plannerin ja Listsin välillä. Esimerkiksi aina kun Planneriin luodaan uusi tehtävä, Power Automate voi päivittää vastaavan luettelon Microsoft Listsissä varmistaen, että tiedot ovat aina yhdenmukaisia.

Laajennus Power Platformilla ja Vivalla

Power Automaten lisäksi Microsoft Lists voi hyötyä natiivista integroinnista muihin Power Platform -sovelluksiin, kuten Power Apps ja Power BI, laajentaakseen ominaisuuksiaan.

Power Appsilla on mahdollista rakentaa mukautettuja sovelluksia Listsin tietojen pohjalta, luoden räätälöityjä käyttöliittymiä tiettyihin liiketoimintaprosesseihin. Sovellus voisi esimerkiksi antaa myyntitiimien päivittää jaetussa luettelossa säilytettyjä asiakastietoja suoraan mobiililaitteesta, mikä tekee prosessista välittömämmän.

Power BI:tä voidaan sen sijaan käyttää Microsoft Listsissä olevien tietojen analysointiin, muuttaen ne dynaamisiksi raporteiksi ja koontinäytöiksi. Tämä integraatio mahdollistaa syvällisten näkymien luomisen liiketoimintatiedoista, mikä on hyödyllistä suorituskyvyn seurannassa ja strategisessa päätöksenteossa, samalla kun tieto pysyy keskitettynä ja ajan tasalla.

Lopuksi Lists integroituu Microsoft Viva Connectionsin kanssa, jotta luettelot voidaan sisällyttää suoraan SharePoint-intranetin koontinäyttöön. Tärkeät luettelot voidaan nostaa esiin SharePoint-intranetin etusivulla, mikä helpottaa työntekijöiden pääsyä hyödylliseen tietoon, kuten perehdytys- tai koulutusresurssiluetteloihin.

Microsoft Listsin 6 uutta ominaisuutta

Microsoft Lists tarjoaa työkaluja ja valmiita malleja erilaisiin liiketoiminnan tarpeisiin, erityisesti projektinhallinnan osalta.

Resurssienhallinnasta sosiaalisen median sisällön suunnitteluun, Lists tarjoaa keskitetyn alustan jaetun tiedon seurantaan ja tiimin tai osaston jäsenten välisen yhteistyön parantamiseen.

Alla on lyhyt yleiskatsaus kuudesta Microsoft Listsin keskeisestä ominaisuudesta ja niiden vaikutuksesta liiketoimintaprosessien päivittäiseen hallintaan.

1. Sosiaalisen median sisällön suunnittelu

Microsoft Lists tarjoaa Content Scheduler -mallin, joka on suunniteltu helpottamaan yrityksen sosiaalisten kanavien sisällön suunnittelua ja hallintaa. Tämän mallin avulla voit luoda yksityiskohtaisen luettelon, joka sisältää kaikki tiedot, joita tarvitaan organisaatiosi toimituksellisen kalenterin organisointiin yhdessä ympäristössä.

Tämä malli antaa sinun muun muassa:

• Hallita mediatiedostoja: voit lisätä luetteloon kuvia ja videoita, jotta ne voidaan tarkistaa ja hyväksyä ennen julkaisua.
• Seurata määräaikoja: Listsin avulla voit lisätä ja tarkastella kunkin suunnitellun sisällön eräpäiviä, jotta pysyt aina ajan tasalla julkaisukalenterista.
• Suunnitella julkaisuja: käyttäjät voivat määrittää kunkin julkaisun päivämäärän ja ajan, mikä optimoi sisällön näkyvyyttä ja varmistaa tasaisen viestintävirran.
• Lisätä muistiinpanoja ja edistymistiloja: voit sisällyttää kuvauksia, tunnisteita ja edistymistiloja seurataksesi kunkin sisällön valmistelua.

2. Sähköisen kulkulokin luominen

Erityisen luettelon avulla Microsoft Lists antaa sinun tallentaa tietoja organisaation sivustojen, toimistojen tai tilojen kävijöistä, mukaan lukien kuvan heidän henkilöllisyystodistuksestaan, yhteystiedot ja muut olennaiset tiedot kunkin henkilön jäljittämiseksi.

Turvallisuuden maksimoimiseksi tarjolla on myös seuraavat ominaisuudet:

• Automaattiset ilmoitukset henkilökunnalle: voit määrittää automaattisen ilmoituksen vastaanotolle tai pääsisäänkäynnille aina, kun kävijä on lähdössä. Tämä mahdollistaa nopean tarkastuksen, kuten ajoneuvon tarkistamisen, ja parantaa sisään- ja uloskäynnin turvallisuutta.
• Tietojen säilytys tulevia käyntejä varten: tiedot voidaan tallentaa lokiin, jolloin samojen tietojen keräämistä ei tarvitse toistaa myöhemmillä käynneillä. Tämä lyhentää sisäänkirjautumisaikaa ja yksinkertaistaa toistuvien kävijöiden saapumisprosessia.
• Pilvipohjainen käyttö: koska loki on osa Microsoft 365:tä, se on käytettävissä milloin ja missä tahansa, mikä helpottaa etähallintaa ja mahdollistaa jatkuvat tietopäivitykset ilman fyysisiä rajoituksia.

3. Asiakastikettien seuranta

Microsoft Lists voidaan muuttaa ketteräksi CRM-järjestelmäksi, joka on hyödyllinen asiakastikettien seurannassa ja tukipyyntöjen käsittelyssä yksinkertaisella mutta tehokkaalla tavalla. “Customer Support” -mallin avulla voit organisoida ja seurata jokaista pyyntöä ominaisuuksien avulla, kuten:

• Tukiagentin määrittäminen: jokainen tiketti voidaan osoittaa vastuulliselle agentille pyyntöjen vastaanoton ja ratkaisuaikojen nopeuttamiseksi.
• Ongelman kuvaus: käyttäjät voivat lisätä kuvauksen varmistaen, että hyödyllinen tieto jaetaan tukiagentin kanssa ja että yksittäiset pyynnöt dokumentoidaan yksityiskohtaisesti samankaltaisten ongelmien ratkaisemisen parantamiseksi tulevaisuudessa.
• Prioriteetti ja tila: jokainen tiketti voidaan merkitä prioriteettitasolla (korkea, keskitaso, matala) ja edistymistilalla (avoin, käsittelyssä, ratkaistu), jotta tukitiimin jäsenet ovat aina selvillä siitä, kuka käsittelee saapuvia pyyntöjä ja mitä edistystä on tapahtunut.
• Seuranta ja ilmoitukset: ilmoitussäännöt voidaan määrittää päivittämään tiimin jäsenet automaattisesti, kun tiketti otetaan käsittelyyn tai suljetaan.

4. Projektinhallinta

Tietenkin Lists tarjoaa mallin, joka on suunniteltu projektitiimin jakamien toimintojen organisointiin, seurantaan ja koordinointiin. Tämän mallin avulla voit:

• Lisätä tehtäviä ja määräaikoja: jokaista tehtävää voidaan seurata yhdessä luettelossa, mukautettavilla kentillä, jotka kuvaavat kutakin sen suorittamiseen vaadittavaa vaihetta, määrittää vastuuhenkilöt sekä asettaa odotetut alkamis- ja päättymispäivät.
• Määrittää mukautettuja ilmoituksia: Listsin avulla voit lähettää automaattisia hälytyksiä tiimin jäsenille aina, kun tehtävä merkitään "valmiiksi", "myöhässä olevaksi" tai "estetyksi". Kun tehtävä esimerkiksi merkitään ongelmalliseksi, ilmoitus voidaan lähettää projektipäällikölle kriittisten asioiden nopeaa käsittelyä varten.
• Tarkastella koko aikajanaa: kalenterinäkymän ansiosta voit seurata projektia visuaalisesti korostamalla tärkeitä virstanpylväitä, määräaikoja ja tehtävien välisiä riippuvuuksia, jotta näet heti, onko projekti aikataulussa.

5. Yrityksen resurssien hallinta

Microsoft Lists yksinkertaistaa yrityksen resurssien hallintaa erityisen mallin avulla, joka soveltuu erinomaisesti henkilöstön käyttöön annettujen laitteiden, työkalujen ja materiaalien seurantaan. Tämän luettelon avulla voit pitää kirjaa kaikista osoitetuista resursseista, niiden tilasta, toimituspäivästä ja muista olennaisista tiedoista, kuten vastuuhenkilöstä ja odotetusta palautuspäivästä.

Lists antaa sinun myös lisätä lisäkenttiä seurataksesi tietoja, kuten laitteiden sarjanumero, takuun vanhenemispäivä tai huoltotila. Lisäksi voit määrittää automaattisia ilmoituksia: kun esimerkiksi laite lähestyy huolto- tai palautuspäivää, muistutus voidaan lähettää automaattisesti vastuuhenkilölle sen tarkistamiseksi, että laite on todella palautettu tai huollettu.

6. Perehdytys

Microsoft Listsin tarjoama perehdytysprosessin malli helpottaa tehtävien hallintaa, jota tarvitaan uuden henkilöstön, sekä sisäisen että ulkoisen, perehdyttämiseen, varmistaen että jokainen prosessin vaihe suoritetaan koordinoidusti ja ajallaan.

Malliin integroitujen muiden ominaisuuksien joukossa käyttäjät voivat määrittää automaattisia ilmoituksia ilmoittaakseen osapuolille, kun perehdytystehtävä on suoritettu, jotta he voivat siirtyä nopeasti seuraavaan vaiheeseen.

Voit esimerkiksi lisätä säännön, joka lähettää sähköpostin HR-osastolle, kun kohde “Salassapitosopimus” merkitään “allekirjoitetuksi”, mikä osoittaa, että on aika edetä pilvipääsyn myöntämiseen.

Lisäksi Listsin avulla voit sisällyttää kaikki olennaiset tiedot kustakin prosessin vaiheesta, kuten allekirjoitettavat asiakirjat, määritettävät käyttöoikeudet ja suunniteltavat kokoukset, mikä tarjoaa selkeän ja täydellisen yleiskuvan koko perehdytysmatkasta.