Microsoft Lists: Mikä se on ja 6 keskeistä ominaisuutta, joiden avulla voit pitää kirjaa yrityksen tiedoista
Puhutaan Microsoft Lists, sovelluksesta, joka auttaa sinua ja tiimiäsi organisoimaan työnsä mahdollisimman sujuvasti ja tehokkaasti.
Opit, miten sovellusta käytetään, mitä käyttöoikeuksia on haettava, keskeiset ominaisuudet sekä muita mielenkiintoisia faktoja ja vinkkejä, jotta ymmärrät paremmin alustan edut.
Mitä löydät tästä artikkelista
-
Mikä on Microsoft Lists
-
Miten Microsoft Lists -luetteloita käytetään
-
Sovellukseen vaikuttavat käyttöoikeudet
-
6 keskeistä ominaisuutta, joita voit käyttää työssäsi
SharePoint-luetteloiden kehittyminen
Microsoft Lists on uusi sovellus Microsoft 365 -ekosysteemissä.
Koskaan ei ole ollut helpompaa organisoida työtäsi ja tehdä yhteistyötä muiden kanssa intranetissä tai Teams-ryhmissä. Käyttäjät voivat nyt luoda uusia luetteloita saman tiimin sisällä tai lisätä olemassa olevia luetteloita toisesta SharePoint-sivustosta, johon heillä on pääsy.
Microsoft Lists luotiin SharePointin intranet-luetteloiden kehitykseksi, joita yritykset käyttävät laajalti sisäisten tietojen järjestämiseen ja seurantaan. Sen avulla voit jakaa tehtäviä intuitiivisiin, älykkäisiin ja joustaviin luetteloihin.
Näin voit hallita päivittäisiä tehtäviäsi paremmin ja olet aina yhteydessä tiimiisi, kun työskentelette samojen prioriteettien parissa.
Listat-sovelluksen avulla voit:
-
luoda luetteloita työtahtia varten
-
seurata resursseja ja tapahtumia
-
hallita inventaariota
-
lisätä keskusteluja, ryhmiä ja kalentereita.
Nämä luettelot näkyvät SharePointin etusivulla, joka kokoaa kaikki suosikkisivut ja viimeksi käytetyt sivut yhdelle sivulle. Sivujen asettelut ovat hyvin samankaltaisia.
Löydät etusivun siirtymällä Office 365:n Luettelot-osiosta. Lisäksi viimeisimmät ja suosikkisivusi näkyvät etualalla. Jokainen näkymä on ainutlaatuinen ja räätälöity mieltymystesi mukaan.

Listat löytyvät muun muassa SharePointista, Teamsista ja OneDrive for Businessista. Microsoft Lists on Teamsin työpöytä-, verkko- ja mobiiliasiakkaiden ominaisuus.
Katso intranet.ai käytännössä
Käyttövalmis intranet SharePoint Onlinessa, käytössä muutamassa päivässä. Varaa maksuton esittely tiimimme kanssa.
Varaa esittelyTiimityöskentely on helpompaa
Ryhmätyötä tekevät ihmiset käyttävät usein Microsoft Lists -listoja.
Tämän sovelluksen ansiosta voit tehdä yhteistyötä ryhmässäsi listojen avulla, joissa käytetään joustavia ja intuitiivisia näkymiä, kuten ruudukoita, välilehtiä ja kalentereita.
Voit myös hienosäätää kutakin luetteloa lisäämällä uusia sarakkeita, määrittelemällä pudotusvalikoihin sijoitettavia valintoja, muokkaamalla mukautettuja näkymiä ja jakamalla linkkejä, jotta MS Lists toimisi parhaiten sinulle ja ryhmällesi.
Luettelot auttavat sinua pitämään kirjaa tiedoista, mutta ne myös antavat kunkin kohteen puhua puolestaan selkeällä ja visuaalisella tavalla.
Yhdessä integroidussa kokemuksessa materiaalit ja keskustelut pysyvät rinnakkain.
Tiimi pysyy jatkuvasti synkronoituna pienistäkin muutoksista huolimatta.
Microsoftin luetteloiden käyttö
Microsoft Lists on helppokäyttöinen. Microsoft Lists on keskitetty alusta kaikkien yksilö- ja ryhmälistojen katseluun ja hallintaan.
Löydät kaikki suosikkilistasi ja viimeisimmät listasi sekä itse jakamasi listat ja Teams-ryhmän kautta jaetut listat.
Kunkin luettelon luomisen yhteydessä voit valita neljästä valmiiksi määritetystä näkymästä tai neljästä päänäkymästä: luettelo, ruudukko, galleria ja kalenteri.
Kun luot luetteloa, ruudukko on ensimmäinen näkymä, jonka näet.
Ne koostuvat pääasiassa riveistä ja sarakkeista, joita voit järjestää ja määrittää haluamallasi tavalla. Jos luettelon tietoja on muokattava nopeasti, ruudukko on paras vaihtoehto.

Luettelo näyttää ruudukon kaltaiselta, mutta sitä ei voi muokata.
Galleria puolestaan sopii erinomaisesti kuvien luetteloiden korostamiseen.
Jos luetteloiden tiedot sisältävät päivämääriä, kannattaa käyttääkalenterinäkymää.
Voit myös valita sinulle parhaiten sopivat näkymät, ja luomiesi luetteloiden ansiosta voit helposti seurata toimintojesi edistymistä.
Lopuksi voit vaihtaa elementin taustaväriä: oranssi osoittaa, että tila on “Vireillä”, ja vihreä, että tila on “Hyväksytty”
Tausta, fontin väri ja kuvakkeet muuttuvat dynaamisesti, kun ne täyttävät tietyt kriteerit.
6 Esimerkkejä Microsoft Lists -luetteloista
Katsotaanpa 6 Microsoft Lists -esimerkkiä alustan käytöstä.
Käytä valmiita malleja Microsoft Listsissä
Jos sinulla ei ole aikaa luoda näitä listoja tyhjästä, älä huoli. Voit käyttää valmiita luettelomalleja, jotka sopivat organisaatioon, johon kuulut.
Itse asiassa SharePointin intranetin Microsoft Lists -luetteloissa on räätälöityjä malleja, jotka on suunniteltu tiettyihin käyttötapauksiin, kuten uusien työntekijöiden lisäämiseen, ongelmien seurantaan, resurssien hallintaan, matkareittien hallintaan ja muihin.
Yhdellä napsautuksella voit käynnistää yleiset skenaariot, joissa on rakenne, moduulit ja valmiiksi määritetyt toiminnot.
Tässä muutamia esimerkkejä:
-
Ongelmanhallintamalli: Voit seurata ja ratkaista ongelmia.
-
Tapahtumamalli: Voit järjestää kaikki tapahtuman yksityiskohdat.
-
Potilasmalli: Voit tallentaa potilaiden tarpeet ja tilan, jotta hoitotiimit voivat seurata ja koordinoida hoitotoimia.
-
Lainamalli: Voit seurata lainahakemusten tilaa.
Näissä malleissa on valmiiksi määritetty luettelorakenne, lomakkeen ulkoasu ja muotoiluvaihtoehdot luettelonäkymää ja yksityiskohtia varten, joten käyttäjät voivat käyttää niitä nopeasti.
Varmistaaksesi, että olet valinnut sopivimman mallin, voit ensin esikatsella, miltä luettelo näyttää sovelluksessa, sekä joitakin esimerkkejä yksityiskohdista.

Voit käyttää kaikkia uusia muotoilukohteita, näkymiä ja muuta, jotta voit näyttää projektitietosi paremmin. Kun olet valinnut mallin, voit aloittaa.Voit aina käyttää mukautettavia asetuksia, sääntöjä ja älykkäitä hälytyksiä, jotta kaikki pysyvät ajan tasalla.
Ajan säästämiseksi voit luoda uusia luetteloita olemassa olevien luetteloiden pohjalta säilyttäen rakenteen ja muotoilun tai tuoda tietoja Excel-taulukoista luodaksesi ne välittömästi.
Kun lista on valmis, mihin tallennat sen?
Voit tallentaa luettelon mihin tahansa SharePoint-sivustoon, johon sinulla on pääsy jäsenenä, tai tallentaa sen OneDrive for Businessiin henkilökohtaisena luettelona.
Uusi luettelosi avautuu koko näytön tilassa, jotta muutokset ovat helpompia. URL-osoite näyttää tarkalleen, mihin luettelosi on tallennettu.
Näyttöön tulee SharePoint-luettelon oletustyökalurivi, jonka avulla voit lisätä yksittäisen kohteen, muokata sitä nopeasti ja lähettää sen Power Platformiin.

Jaa Microsoft-luetteloissa luotuja tietoja
Olivatpa luomiesi ja tallentamiesi luetteloiden elementit lyhyitä tai pitkiä, monimutkaisia tai yksinkertaisia, on ratkaisevan tärkeää tehdä yhteistyötä ja hyötyä niistä.
On mahdollista jakaa henkilökohtaisia ja tiimin jäsenten omistamia listoja.
Voit jakaa koko luettelon muokkausoikeuksilla tai lähettää vain lukuoikeuksilla. Jos et halua jakaa kaikkea, voit valita jaettavat elementit ja pyytää salasanaa niiden käyttämiseksi.
Voit myös valita, voiko niitä muokata, ja asettaa voimassaolon päättymispäivän. Muut jäsenet voivat lisätä kommentteja tai yksittäisiä elementtejä luetteloon sen jälkeen, kun luettelot on jaettu.
Sovelluksen käyttöoikeudet
Tarkastellaan listojen käyttöoikeuksia.
SharePointissa sovelletaan samoja asetuksia kuin Microsoft Listsissä. Näin ollen luettelot perivät oletusarvoisesti käyttöoikeudet sivustolta, johon ne kuuluvat. Kuten aiemmin mainittiin, näiden käyttöoikeuksien avulla voit hallita, mitä toimintoja käyttäjät voivat suorittaa, esimerkiksi voivatko he luoda tai muokata luetteloita.
Manage App -sovelluksessa voit joissakin tapauksissa rajoittaa sitä, mitä käyttäjät voivat tehdä luetteloissa. Jos esimerkiksi tiimin jäsen muuttaa oletusluettelonäkymää, tämä vaikuttaa kaikkiin tiimin jäseniin.
Voit rajoittaa luettelonäkymät vain tiimin omistajalle tai tietyille tiimin jäsenille rajoitusten hallinnan avulla.
Luetteloiden ottaminen käyttöön tai poistaminen käytöstä organisaatiossasi
Luettelot on oletusarvoisesti käytössä kaikille organisaation Teams-käyttäjille. Voit kuitenkin ottaa sen käyttöön tai poistaa sen käytöstä Microsoft Teamsin hallintakeskuksen Sovellusten hallinta -sivulla.
Nämä ovat ainoat kaksi vaihetta, joita sinun on noudatettava:
-
Siirry Microsoft Teamsin hallintakeskuksen vasemmanpuoleisessa paneelissa kohtaan Teams-sovellukset > Hallitse sovelluksia.
-
Valitse jokin seuraavista vaihtoehdoista:
-
Jos haluat poistaa Luettelot käytöstä organisaatiosi osalta, etsi sovellus, valitse se ja napsauta Lukitse.
-
Jos haluat ottaa Luettelot käyttöön organisaatiollesi, etsi Luettelot-sovellus, valitse se ja valitse Salli.
Listojen vuorovaikutus: SharePoint, Teams ja Planner-sovellus
Listat ovat vuorovaikutuksessa SharePointin kanssa.
Aina kun syötät luettelon, näet sen etusivun pikakäynnistyksessä - samalla verkkosivustolla. Voit myös lisätä Listat web-osana SharePoint-sivulle.
SharePointin lisäksi Listsillä on toinenkin suuri etu: integraatio Microsoft Teamsin kanssa. Voit lisätä listan välilehdeksi Team-kanavaan, jolloin pääset nopeasti käsiksi samoihin tietoihin riippumatta siitä, käytätkö Listsia, SharePointia vai Teamsia.
Avaa välilehtikirjasto napsauttamalla + ja lisää uusi Lists-sovelluksen instanssi kanavaan, niin pääset alkuun.

Onko Planner sinulle tuttu? Se on Microsoft 365 -sovellus, joka auttaa sinua suunnittelemaan työsi.
Ilmoittamasi toiminnot voidaan integroida Listsiin, joten sinulla on aina täydellinen aikataulu.
Siirtyminen alustalta toiselle on sujuvaa ja saumatonta.
Microsoft 365:n tavoitteena on tarjota käyttäjille yhtenäinen digitaalinen käyttökokemus, jossa kaikki sovellukset toimivat yhdessä, jotta he voivat hallita työtään paremmin.

Jotain meni pieleen lomakkeen lähettämisen yhteydessä.
Nimi ***
Nimi vaaditaan
Sukunimi ***
Sukunimi vaaditaan
Email ***
Sähköposti vaaditaan
Yritys
intranet.ai tarvitsee antamasi yhteystiedot ottaakseen sinuun yhteyttä tuotteistamme ja palveluistamme. Voit peruuttaa näiden viestien tilauksen milloin tahansa. Tietoja siitä, kuinka peruutat tilauksen, sekä tietoja tietosuojakäytännöistämme ja sitoutumisestamme yksityisyytesi suojaamiseen, löydät tietosuojakäytännöstämme.
Lähetä
6 Microsoftin luetteloiden ominaisuutta
Seuraavassaon 6 keskeistä ominaisuutta, jotka auttavat yrityksiä ja niiden työryhmiä organisoimaan paremmin päivittäisiä toimintojaan, projektejaan ja yksittäisiä tehtäviään.
1. Sosiaalisen median sisältöstrategia
Käytä listojen Content Scheduler -mallia sosiaalisen median sisältösuunnittelun organisointiin ja hallintaan. Voit esimerkiksi sisällyttää kaikki julkaisemasi kuvat sekä eräpäivän, julkaisupäivän ja paljon muuta.
2. Luo digitaalinen pääsykoekirja
Voit luoda listoilla kulkulomakkeen, johon voit tallentaa kävijöiden tiedot, kuvan heidän henkilöllisyystodistuksestaan ja muita tietoja. Tämä voi vähentää kirjautumisten ja ilmoitusten hallintaan kuluvaa aikaa monin tavoin
-
Kun kävijä poistuu, voit ilmoittaa siitä automaattisesti portilla olevalle asiamiehellesi, jotta hän voi tarkastaa hänen ajoneuvonsa.
-
Tallenna kävijän tiedot, jotta niitä ei tarvitse kerätä uudelleen seuraavien käyntien yhteydessä.
-
Hyödynnä yksinkertaista pilvipohjaista rekisteriä.
3. Asiakkaiden lippuseuranta
Toinen Microsoft Listsin hyödyllinen ominaisuus on mahdollisuus muuttaa se kevyeksi CRM-työkaluksi, jolla voit seurata asiakkaiden tikettejä sisäänrakennetun mallin avulla.

Määritä vastuullinen asiakaspalvelija, lisää ongelman tai kyselyn kuvaus, priorisoi ja seuraa koko prosessia.
4. Projektin hallinta
Oletetaan, että sinun on seurattava projektin edistymistä, mutta et tarvitse kallista ja monimutkaista projektinhallintasovellusta. Siinä tapauksessa Lists voi helposti hoitaa toisen työnkulun.
Lisää tehtäviä ja määräaikoja, vastaanota ilmoituksia, kun tehtävä on merkitty “suoritetuksi” tai “ongelmaksi”, ja käytä kalenterinäkymää nähdäksesi projektin koko aikajanan.

5. Resurssien hallinta
Voit helposti seurata yrityksen laitteita ja niihin liittyviä tärkeitä tietoja. Sisällytä kaikki nämä tiedot resurssiluetteloon säästääksesi aikaa ja välttyäksesi tuntikausien käyttämiseltä takuutietojen tai viimeisimmän huoltopäivän etsimiseen

Sen sijaan, että selaat taulukkolaskennan nimiluetteloa, visuaalinen ruudukkonäkymä tekee tarvitsemiesi kohteiden löytämisestä entistä helpompaa yhdellä silmäyksellä.
6. Uuden työntekijän tai toimittajan perehdyttäminen
Listsin perehdyttämismallin avulla voit seurata työntekijöiden ja toimittajien perehdyttämistoimia. Ilmoitussäännön lisääminen ilmoittaa automaattisesti vastuuhenkilölle seuraavasta aktiviteetista.
Kun “Luottamuksellisuussopimus”-kohta merkitään allekirjoitetuksi, Lists voi ilmoittaa HR-osastolle, että työntekijän tilille on myönnetty pääsy pilvipalveluun.
Kerrataanpa vielä kerran kaikki. Alla olevasta taulukosta löydät kaiken, mitä sinun tarvitsee tietää Microsoft Listsistä:
Mitä sinun on tiedettävä
Microsoft-luettelot Kuvaus
Mikä on Microsoft Lists Microsoft Lists on Microsoft 365 -ekosysteemin uusi sovellus, joka on suunniteltu työn organisointiin ja tehokkaaseen yhteistyöhön. Sovellus on kehittynyt SharePointin intranet-luetteloista.
Microsoft Listsin käyttö Keskitetty alusta yksilö- ja ryhmäluetteloiden hallintaan, johon pääsee käsiksi SharePointista, Teamsista ja OneDrive for Businessista ja jossa on erilaisia näkymiä, kuten luettelo, ruudukko, galleria ja kalenteri.
Sovellukseen vaikuttavat käyttöoikeudet Luettelot perivät oletusarvoisesti käyttöoikeudet SharePoint-sivustoilta, ja yksittäisten luetteloiden käyttöoikeuksien hallintaan on vaihtoehtoja, kuten näkymien ja toimintojen rajoittaminen.
6 keskeistä ominaisuutta, joita voit käyttää työssäsi
- Valmiit mallit yleisiin skenaarioihin2. Vaihtoehdot henkilökohtaisten ja tiimiluetteloiden jakamiseen3. Mukautettavat asetukset, säännöt ja älykkäät hälytykset4. Tietojen tuonti Excel-taulukoista5. Integrointi Microsoft Teamsin ja SharePointin kanssa6. Sujuva siirtyminen Plannerista työnsuunnitteluun.
Microsoft Lists: SharePoint-listojen kehitys Microsoft Lists perustuu SharePointin intranet-luetteloiden toiminnallisuuteen ja tarjoaa intuitiivisemman ja joustavamman tavan organisoida ja seurata liiketoimintatietoja.
Haluatko täydellisen, käyttövalmiin intranetin?
intranet.ai on SharePoint Online -pohjainen ratkaisu, joka yksinkertaistaa sisäistä viestintää ja digitalisoi liiketoimintaprosesseja mahdollisimman pienellä ajalla ja kustannuksilla.
-
Täysi integraatio Microsoft 365:n ja Viva:n kanssa
-
Yli 50 ominaisuutta viestinnän ja työntekijäkokemuksen parantamiseksi
-
Yritysbrändin mukainen, yksityiskohtaisesti räätälöitävissä oleva muotoilu
Ota yhteyttä


