Intranetin luominen SharePointilla

Mikä on älykäs intranet?

Yrityksen intranet on luotava huolellisesti, ja siinä on keskityttävä eri näkökohtiin. Työntekijöiden sitouttamisesta sisällön luomiseen, henkilöstöpalveluihin, seurantaan ja hallintoon. Mitään ei pidä aliarvioida, jos haluat saada onnistuneen intranetin.

Tässä on luettelo tekijöistä, jotka tekevät älykkään intranetin.

1. Se on todellinen työväline

Intranet auttaa työntekijöitä hoitamaan päivittäisiä tehtäviään ja lisää heidän tuottavuuttaan ja hyvinvointiaan yrityksessä. SharePoint Onlinen kaltaisten alustojen kehittyneiden ominaisuuksien avulla intranet voidaan suunnitella niin, että se

• helpottaa tiedonhakua
• parantaa viestintää kollegoiden välillä
• levittää ajantasaista sisältöä ja uutisia
• hallita asiakirjojen luomista, jakamista ja tallentamista

Jos käyttäjät eivät löydä pakottavaa syytä käyttää intranetiä, olipa kyse sitten siitä, että se ei tarjoa oikeita toimintoja tai että sen asianmukaiseen käyttöön ei ole koulutusta, se hylätään pian käyttöönoton jälkeen. Intranetin käytännöllisyyteen ja käytettävyyteen on siis kiinnitettävä erityistä huomiota, jotta yrityksen sen luomiseen sijoittamat resurssit eivät mene hukkaan.

2. Se on suunniteltu käyttäjän ympärille

Intranetin on vastattava yrityksen ja sen työntekijöiden erityistarpeisiin. Käytännöllisyyteen keskittyen on todettava, ettei riitä, että intranet tarjoaa liiketoimintaprosesseja yksinkertaistavia toimintoja, vaan sen on myös tuettava käyttäjien työtä heidän mieltymystensä mukaan räätälöidyllä sisällöllä.

SharePoint Onlinea käyttämällä intranetistä tulee yksi piste, josta löytyy koko yritystä koskevaa globaalia sisältöä sekä:

• Osasto-, sijainti- tai roolikohtaiset uutiset ja tiedotteet
• Päivitykset käyttäjää kiinnostavista aloitteista
• Tarpeiden kannalta olennaiset sisäiset yhteystiedot
• Suosikkisovellukset, usein kysytyt kysymykset ja asiakirjat

Ja paljon muuta.

3. Se tavoittaa käyttäjät kaikkialla, missä he ovat

Tieto ja tietämys ovat välttämättömiä menestyvälle liiketoiminnalle, ja niiden pitäisi olla kaikkien saatavilla suoraan työpöydältä. Mitä tahansa he tekevätkin, missä tahansa he ovatkin ja millä tahansa laitteella.

SharePointin intranet voidaan integroida Microsoft Teamsin kanssa, jolloin tärkeiden uutisten ja sisällön jakamista voidaan yksinkertaistaa lähettämällä mukautettuja push-ilmoituksia. Me intranet.ai:lla olemme kehittäneet komponentin, joka huolehtii juuri tästä prosessista, jotta yritykset voivat:

• tiedottaa ihmisille reaaliaikaisesti
• sitouttaa käyttäjät kohdennetuilla ilmoituksilla
• seurata sitoutumista sisäiseen viestintään
• varmistaa tärkeimpien uutisten maksimaalisen vastaanoton

4. Sen avulla ihmiset voivat oppia lisää yrityksestä

Kuinka usein käy niin, että tarvitset tietoa, mutta et tiedä, mistä yrityksessä saisit sitä?

SharePoint Onlinen intranet kokoaa yhteen paikkaan yrityksen digitaaliselle työpaikalle yhteystiedot, asiakirjat, viestinnän, palvelut ja sovellukset, joita käyttäjät tarvitsevat työnsä hoitamiseen keskeytyksettä ja aikaa tuhlaamatta tutkimiseen.

Henkilöhakemisto ja organisaatiokaavio ovat joitakin niistä ominaisuuksista, joita lisäämme asiakkaidemme intranetiin, jotta käyttäjät voivat oppia lisää organisaatiostaan ja löytää heti kollegat, joilla on vastauksia heidän kysymyksiinsä.

5. Se yhdistää kollegat

Okei, tiedämme, että intranetissä saatavilla oleva työntekijäluettelo auttaa ymmärtämään yritystä paremmin, mutta miten käyttäjät voivat ottaa nopeasti yhteyttä kollegaan? Miten he voivat muodostaa yhteyden ja jakaa asiakirjoja tai työskennellä yhdessä projektin parissa?

Jälleen kerran vastaus on SharePoint-intranet-integraatio Microsoft Teamsin kanssa. Teams voi todellakin yhdistää käyttäjiä ja tehostaa tietojen jakamista ja reaaliaikaisia päivityksiä.

Intranetin henkilöhakemistosta käyttäjät voivat löytää niiden kollegojen Teams-yhteystiedot, joiden kanssa he haluavat keskustella, ja tavoittaa heidät yhdellä napsautuksella.

Puhuimme jo push-ilmoituksista, mutta on syytä mainita, että tämän ominaisuuden ansiosta yritys voi myös olla nopeammin yhteydessä työntekijöihinsä ja pitää heidät ajan tasalla uusimmista aloitteista ja yhteisistä saavutuksista.

6. Se helpottaa yhteistyötä

Voit koota yrityksen hankkeet ja aloitteet intranetissä yhteen ja korostaa niitä yrityksen tarpeiden tai osaston, roolin ja käyttäjien toiminnan kannalta merkityksellisten asioiden mukaan.

SharePoint Online -intranet voi myös tarjota nopean pääsyn projektiryhmiin ja tarjota erityisiä toimintoja reaaliaikaiseen yhteistyöhön ja toimintojen koordinointiin.

Lopuksi jokaisella osastolla olisi oltava oma tilansa intranetissä.

Yrityksen verkkosivuja voidaan täydentää osiolla, joka on omistettu ihmisille, aloitteille ja osastokohtaiselle viestinnälle. Näin osaston toiminnan kannalta hyödylliset tiedot voidaan kerätä ja jakaa ilman, että ne katoavat yleiseen viestintävirtaan.

7. Se auttaa sinua löytämään etsimäsi tiedot

Vain 1 prosentti ihmisistä, joilla on yrityksessä intranet, on tyytyväinen hakutuloksiin.

Kun luotetaan vanhentuneeseen tekniikkaan, intranet ei pysty tarjoamaan oikeanlaista tukea, jota tarvitaan tuottavuuden ja erityisesti loppukäyttäjien tyytyväisyyden lisäämiseksi. Korkea tyytymättömyysaste johtaa portaalin nopeaan hylkäämiseen, johon yritys on sijoittanut huomattavan määrän resursseja.

Luottaminen uusimpaan, jatkuvasti päivittyvään alustaan, kuten SharePoint Onlineen, on kuitenkin vain ensimmäinen askel. Itse asiassa intranetin ylläpitäjien olisi suunniteltava joitakin keskeisiä toimia, joilla pyritään tunnistamaan parannuskohteet ja siten lisäämään käyttäjien tyytyväisyyttä. Näistä toimista korostamme:

• Hakujen ja toistuvien kysymysten seuranta
• Palautteen kerääminen kyselytutkimusten ja kyselylomakkeiden avulla

Kun käyttäjien tarpeet on tunnistettu, intranetiä voidaan rikastuttaa uudella sisällöllä ja toiminnoilla, jotka tukevat kaikkien yrityksen työntekijöiden työtä.

8. Se tarjoaa päivittäisiä yleishyödyllisiä palveluja

Hakutoiminnot ovat välttämättömiä optimaalisen työskentelyn kannalta. Siksi SharePoint-intranet on paras työkalu:

• tarjota hakulomakkeita
• työkaluja yrityksen resurssien varaamiseen
• käyttää palveluja ja sopimuksia

9. Sen avulla voit ilmaista persoonallisuuttasi

Yrityksen menestys tai epäonnistuminen perustuu aina sen kulttuuriin ja siihen, miten ihmisiä arvostetaan.

Intranetin pitäisi antaa kaikille yrityksen jäsenille mahdollisuus jakaa taitojaan ja tietämystään ja tehdä itsensä tunnetuksi kollegoilleen. Henkilöstöhallinto voisi myös tarkastella jaettuja tietoja ehdottaakseen uusia uramahdollisuuksia tai valitakseen ehdokkaita avoimiin tehtäviin suoraan yrityksessä jo työskentelevien henkilöiden joukosta.

10. Se pitää käyttäjät sitoutuneina

Jos sitoutuminen on korkealla tasolla, tuottavuus ja hyvinvointi lisääntyvät. Siksi intranetin olisi täydennettävä mukavuusnäkökulmaa päivittäisiä toimintoja tukevilla ominaisuuksilla ja sitoutumiseen tähtäävillä kokemuksilla, kuten pelillistämisellä.

Pelillistämisen avulla ihmiset voivat osallistua yhteisiin kilpailuihin, peleihin ja aktiviteetteihin, jotka parantavat suhteita työtovereihin, mutta ei pelkästään sitä. Intranetissä nämä kokemukset voivat itse asiassa tehdä sisäisestä koulutuksesta entistä sitouttavampaa tietokilpailujen ja palkintoihin perustuvien kilpailujen avulla.

11. Se otetaan sujuvasti käyttöön

Älykkään intranetin käyttöönotto on helpompaa ja nopeampaa.

Käyttäjät tarvitsevat työkaluja ymmärtääkseen heille tarjottujen ominaisuuksien arvon. Koulutuksella on siis keskeinen rooli intranetin käyttöönotossa, ja SharePoint Online -palvelun kaltainen älykäs intranet voi mukautua siihen:

• Webinaarit ja koulutussisältö
• Suorat tapahtumat, joissa on kysymys- ja vastaustilaisuuksia
• Opastetut kierrokset, joiden avulla voi tutustua yksittäisiin ominaisuuksiin

12. Se tukee tietojen analysointia

Mistä tietää, toimiiko intranet hyvin vai ei? Auttaako se todella yritystä, vai onko sillä vielä monia rajoituksia? Löytävätkö käyttäjät tarvitsemansa?

SharePoint Online -lokit ja Office 365:n seurantaominaisuudet auttavat sinua vastaamaan näihin kysymyksiin. Ne eivät kuitenkaan riitä.

Jotta tiedät kaikki yksityiskohdat siitä, miten intranet toimii ja miten tehokas se on, tarvitset natiivit työkalut, joilla voit seurata käyttäjien toimintaa ja ymmärtää, edistääkö sivusto todella heidän tuottavuuttaan.

13. Se tukee johtamista

Digitalisaation aikakaudella yritysjohtajilla on käytössään lukemattomia innovatiivisia teknologioita, joiden avulla he voivat:

• koordinoida tiimejä
• hallinnoida käyttöönottovaihetta
• saada keskeisiä tietoja päätöksentekoa varten
• kommunikoida suoraan ja rakentavasti kollegojen kanssa

Intranetin avulla yritysjohdon jäsenet voivat viestiä nopeasti kaikkien yrityksen jäsenten kanssa ja saada heiltä palautetta lähettämättä yhtään sähköpostia tai soittamatta.

SharePointin integroiminen Microsoftin yhteistyöalustoihin, kuten Microsoft Teamsiin, voi kuitenkin helpottaa videopuheluiden ja suoratoistotapahtumien järjestämistä. Ottaa kaikki käyttäjät mukaan liiketoiminta-aloitteisiin, missä tahansa he ovatkin.

Älykäs intranet: tärkeimmät tavoitteet

Mitä älykäs intranet tarkoittaa yrityksellesi? Ennen kuin syvennymme näkemykseemme ja selvitämme, miten luoda todella älykäs intranet SharePoint Online -palvelun avulla, meidän on tiedettävä, mitä tavoitteita intranetin on saavutettava, jotta yritys voi seurata niitä ja arvioida investoinnin tehokkuutta.

Tärkeimmät intranetin tavoitteet voidaan tiivistää seuraavasti:

1. Käyttäjien sitoutumisen lisääminen
2. Yrityksen tuottavuuden ja hyvinvoinnin parantaminen
3. Yrityksen kannattavuuden ja kilpailukyvyn parantaminen

Älykkään intranetin tulokset

1. Sitouttaa käyttäjät
2. Parantaa tuottavuutta
3. Lisää kilpailukykyä

"Erittäin sitoutunut työvoima on ero kilpailijoitaan paremmin menestyvän yrityksen ja sellaisen yrityksen välillä, joka ei pysty kasvamaan."[lähde]

87 prosenttia työntekijöistä maailmanlaajuisesti ei ole sitoutuneita työpaikalla. Tämä on merkittävää, kun otetaan huomioon, ettäyritykset, jotka onnistuvat sitouttamaan ihmiset toimintaansa ja aloitteisiinsa, onnistuvat tuottamaan 147 prosenttia enemmän voittoa kuin kilpailijansa.

Uudet teknologiat, kuten SharePoint Online -intranet, joka on integroitu Microsoft 365:n digitaaliseen työpaikkaan, tarjoavat yrityksille mahdollisuuden erottautua kilpailijoista lisäämällä tuottavuutta ja työntekijöiden hyvinvointia.

Näin se toimii:

• Älykkään intranetin avulla sisäisestä viestinnästä tulee sitouttavampaa SharePointin sisällönhallintaominaisuuksien ja integraation avulla yhteistyö- ja työntekijäkokemusalustoihin, kuten Microsoft Teams, Forms ja Viva.
• Jos ihmiset ovat sitoutuneita ja intranet tarjoaa laadukkaita palveluja, tuottavuus kasvaa. Käyttäjät ovat motivoituneempia ja säästävät aikaa etsiessään yhteystietoja, asiakirjoja ja mitä tahansa tietoa, jota he tarvitsevat työssään.
• Mitä enemmän aikaa säästyy, sitä suurempi on yrityksen yleinen kannattavuus.

Miten arvioida intranetin tuloksia?

Voit arvioida, miten intranet on lisännyt yrityksesi tuottavuutta, asettamalla useita määrällisiä KPI-mittareita.

Suorista KPI:istä voisit seurata muun muassa seuraavia:

• Katselukertojen määrä yksittäistä sivua kohden
• Intranetissä vierailleiden yksilöllisten käyttäjien määrä
• Istuntojen määrä ja yksittäisten istuntojen kesto
• Lähetetyn, haetun ja katsotun sisällön määrä
• Vuorovaikutus yritysviestinnän kanssa, mukaan lukien tykkäykset ja kommentit

Epäsuorista KPI:istä löytyy mm:

• Yrityksen neuvontapalveluun saapuneiden pyyntöjen määrä
• Kollegoille lähetettyjen, tietoja pyytävien sähköpostiviestien määrä

Kuinka luoda älykäs intranet-sivusto:
miten se ei mene pieleen?

Jotta voidaan luoda todella älykäs intranet, joka pystyy saavuttamaan yrityksen asettamat tavoitteet, suunnitteluvaiheessa on otettava huomioon tiettyjä seikkoja. Tämä on arkaluonteinen hetki, jonka useimmat yritykset jättävät huomiotta, mutta joka osoittautuu äärimmäisen tärkeäksi, kun halutaan varmistaa intranetin tehokkuus ja siten maksimoida investointi.

Jotta vältät virheet intranetin luomisessa, seuraavassa kerrotaan, mitä sinun on pidettävä mielessäsi.

Miten suunnitella yrityksen intranet

1. Analyysivaihe

Analysointivaiheen osuus intranet-projektin onnistumisesta on 70 prosenttia. Se on kaikkein herkin vaihe, sillä siinä määritellään intranet-malli, jolla voidaan vastata liiketoiminnan erityistarpeisiin ja strategisiin tavoitteisiin. Analyysivaiheeseen kuuluu yleensä kolme toimintoa:

1. Kontekstin ja yrityskulttuurin analysointi
2. Saavutettavien tavoitteiden (tuottavuus, hyvinvointi jne.) analysointi
3. Loppukäyttäjän analysointi ja hänen tärkeimpien tarpeidensa tunnistaminen

1.1 Kontekstianalyysi

Tähän ensimmäiseen toimintoon sisältyy:

• sisäisten prosessien taustalla olevien operatiivisten ja strategisten suunnitelmien analysointi;
• yrityskulttuurin perustana olevan tehtävän ja arvojen analysointi;
• nykyisen viestintästrategian analysointi.

Jos yrityksellä on jo intranet-portaali, on hyödyllistä analysoida, mitä ominaisuuksia käyttäjät käyttävät eniten, jotta voidaan ymmärtää, miten tarjottuja palveluja ja sisältöä voidaan parantaa.

Näin saadaan selkeä alustava käsitys siitä, miten suunnitella intranet, joka kunnioittaa yrityskulttuuria ja tukee sopivasti henkilöstön toimintaa.

1.2 Tavoiteanalyysi

Tavoiteanalyysin avulla intranetin toiminnot sovitetaan yhteen niiden strategioiden ja tavoitteiden kanssa, joita yritys aikoo saavuttaa.

Kun strategiset tavoitteet on määritelty, on hahmotettava toiminnalliset tavoitteet. Käytännössä kysymykset, joihin tässä analyysivaiheessa on vastattava, ovat seuraavat:

• Mitä työkaluja yrityksen intranetin pitäisi tarjota?
• Miten intranet voi tukea yksilöiden ja ryhmien toimintaa?
• Mitä yritys tarvitsee parantaakseen viestintää työntekijöiden kanssa?

1.3 Loppukäyttäjäanalyysi

Intranet koostuu ihmisistä.

Loppukäyttäjän tunteminen tarkoittaa sitä, että tiedetään, mitä toimintoja, sisältöä ja palveluja intranetissä on tarjottava, jotta kaikki yrityksen ihmiset voivat tehdä työnsä paremmin.

Kohderyhmäanalyysia aliarvioidaan usein, koska yritykset pitävät työntekijöiden todellisia tarpeita itsestäänselvyytenä. Valitettavasti loppukäyttäjän analysoinnin laiminlyönti johtaa kuitenkin "hyödyttömän" tai tehottoman intranetin luomiseen, josta puuttuvat räätälöidyt ratkaisut.

Mutta miten käyttäjien tarpeet tunnistetaan?

Tässä on muutamia työkaluja, joita suosittelemme käyttämään.

Fokusryhmät ja kyselylomakkeet

Jos haluat tehdä huolellisen analyysin yrityksen ihmisistä, voit toimia kahdella eri mutta toisiaan täydentävällä tavalla. Puhutaanpa fokusryhmistä ja kyselylomakkeista.

Fokusryhmät edustavat laadullista tutkimustekniikkaa, johon osallistuu pieni joukko ihmisiä, yleensä 6-12 osallistujaa. Keskustelua johtaa moderaattori (yleensä joku intranetin suunnitteluun osallistuvista henkilöistä), joka ohjaa keskustelua ehdottamalla etukäteen valmisteltuja kysymyksiä.

Tavoitteena on kerätä osallistujien mielipiteitä, käsityksiä, ideoita ja palautetta vuorovaikutteisessa ympäristössä. Menetelmä mahdollistaa ihmisten motiivien, asenteiden, kokemusten ja käyttäytymisen syvällisen tutkimisen ja paljastaa näkemyksiä, joita ei ehkä saada selville muilla tutkimusmenetelmillä, kuten kyselytutkimuksilla tai yksilöhaastatteluilla.

Kohderyhmissä loppukäyttäjiin tutustutaan dynaamisen vuorovaikutuksen ja ohjattujen keskustelujen avulla, kun taas kyselylomakkeilla saadaan määrällisiä tietoja, joita voidaan analysoida laajemmin.

Niiden avulla voidaan kerätä erityisiä, jäsenneltyjä tietoja suurelta joukolta vastaajia, jolloin voidaan tunnistaa suuntauksia, käyttäytymismalleja ja yhteisiä tarpeita, joihin intranet voi auttaa vastaamaan.

Kun intranetin suunnitteluvaiheessa laaditaan kyselylomake, on tärkeää korostaa, että kysymyksiä ei pidä esittää itse intranetistä, vaan kysymyksiä on esitettävä ihmisten työstä. Tällöin voidaan saada keskeistä tietoa keskimääräisestä tietoteknisestä tietämyksestä, heidän käyttämistään laitteista ja sovelluksista, joita he käyttävät päivittäisten tehtäviensä suorittamiseen.

Haastattelut

Haastatteluilla voidaan saada suorempaa ja henkilökohtaisempaa palautetta kuin fokusryhmistä ja kyselylomakkeista saaduilla näkemyksillä. Saattaa olla hyödyllistä järjestää haastattelukierros sen jälkeen, kun intranetin demoversio on asetettu saataville, ja ottaa otos käyttäjistä, jotka ovat testanneet prototyyppiä.

2. Muutoksen suunnittelu

Nykyään ei ole enää mahdollista aloittaa digitaalista hanketta ilman suunnitelmaa, varsinkin jos intranetin luomisen kaltainen hanke muuttaa kaikkien työntekijöiden päivittäisiä rutiineja.

Suunnitelman laatiminen tarkoittaa, että on valittava, ketkä otetaan mukaan suunnitteluvaiheeseen, asetettava käytettävissä oleva budjetti ja määriteltävä viestintä- ja koulutusstrategia intranetin käyttöönoton varmistamiseksi.

Kaikesta on päätettävä etukäteen, jotta vältytään yllätyksiltä projektin aikana.

Tästä syystä suosittelemme:

• Luo suunnittelusta vastaava tiimi.
• Arvioi intranetiin sisällytettävät ominaisuudet ja resurssit, jotta voit asettaa realistisen budjetin.
• Määrittele yrityksen työntekijöiden suosimat viestintävälineet, uuden intranetin tarjoamat edut ja puuttuvat tietotekniset taidot, jotta voit määritellä asianmukaisen sisäisen viestinnän ja koulutusstrategian.
• Seuraa jatkuvasti käyttäjiltä kerättävää palautetta ja hankkeen kehittymistä.

3. Käytettäväksi asetettavien välineiden valinta

Olemme jo nähneet, miksi analyysivaihe on ratkaisevan tärkeä yrityksen intranetin suunnittelussa. Analysointivaiheessa saadaan hyödyllisiä tietoja, joiden avulla voidaan ymmärtää, mitkä työkalut eivät voi puuttua intranetistä käyttäjien mieltymysten perusteella ja mitä he tarvitsevat voidakseen tehdä työnsä paremmin.

"Tappajasovellusten" määrittely on näin ollen tärkeä askel hyödyllisen intranetin luomisessa, jotta varmistetaan, että kaikki yrityksen työntekijät ovat kiinnostuneita ja hyväksyvät sen.

Vuosien kokemuksen jälkeen intranetin kehittämisestä olemme luoneet joitakin ominaisuuksia, jotka palvelevat tämän tavoitteen saavuttamista. Alla on lueteltu joitakin esimerkkejä web-osistamme, joilla on Killer Appin rooli:

• Web-osa avoimien työpaikkojen lähettämiseen ja hakuun, jossa hyödynnetään SharePoint-intranetin henkilökohtaista profiilia.
• Web-osio tilojen ja resurssien nopeaa varaamista varten, työpöydistä parkkipaikkoihin yrityksen parkkipaikalla.
• Web-osa yrityksen LinkedIn-, Facebook-, Instagram- ja TikTok-profiilien postausten uudelleen jakamiseen.

4. Oikeiden seurantatyökalujen käyttöönotto

Tavoitteiden ja KPI:iden asettaminen ei riitä varmistamaan intranetin menestystä. Tuloksia on seurattava jatkuvasti, jotta voit arvioida tarkasti investoinnin tehokkuutta ja ymmärtää, miten intranetiä voidaan parantaa käyttäjien sitoutumisen ja kollektiivisen tuottavuuden lisäämiseksi.

Intranetin suorituskyvyn seurantaan on tarjolla runsaasti työkaluja, joista osa on jopa integroitu SharePointiin.

Intranet-projektin tulosten asianmukainen seuranta ei kuitenkaan ole niin helppoa. Itse asiassa vain harvat saatavilla olevista työkaluista tarjoavat yksityiskohtaista tietoa siitä, mikä on todella tärkeää: kuinka paljon ja miten intranetiä käytetään yrityksessä.

Kehitimme Intranet Analyticsin auttaaksemme asiakkaitamme saamaan hyödyllistä tietoa, jonka avulla he voivat parantaa yhdessä rakentamaansa intranetiä. Komponenttiamme käytetään Microsoft 365 -digitaalisen työpaikan ja SharePoint-intranetin tehokkuuden mittaamiseen yksityiskohtaisten raporttien avulla käyttäjien käyttäytymisestä.

Sen jälkeen sen avulla voidaan rikastaa SharePointin analytiikkaominaisuuksia, jotta saadaan esimerkiksi seuraavia tietoja:

• yksittäiset sivukatselut
• yksittäisten istuntojen kesto
• käytetyt hakuavaimet
• pääsy asiakirjoihin
• jne.

Lisäksi toiminnallisuutemme integroituu Google Analyticsin ja muiden kolmansien osapuolten työkalujen kanssa, jotta intranet voidaan analysoida vielä syvällisemmin.

5. Hallintostrategian määrittely

Intranetin käyttöönoton jälkeisenä päivänä alkaa hallintasuunnitelma.

Jotta tämä vaihe voitaisiin hoitaa onnistuneesti, on olemassa luettelo toimista, jotka olisi sisällytettävä omaan hallinto-ohjelmaan. Yleensä suosittelemme määrittelemistä etukäteen:

1. Kunkin sivuston ulkoiset jakamisvaihtoehdot.
2. Ulkoisten käyttäjien toimien seurantatavat.
3. Intranetin uusien sisältöalueiden käyttöönottoa koskevat yksityiskohtaiset säännöt.
4. Yrityksen sisäisille käyttäjille jaettavat oikeudet.

Miten Microsoft auttaa meitä rakentamaan älykkään intranetin?

Älykkään yritysintranetin luominen on mahdollista Microsoft 365 -teknologioiden ansiosta.

Microsoft 365 (entinen Office 365) -tuoteperheessä SharePointista on tulossa monien palveluiden ydin, jossa on kehittyneitä ominaisuuksia, joilla voidaan:

• hallita asiakirjojen elinkaarta
• luoda ja jakaa sisältöä
• tietojen turvallinen tallentaminen
• koordinoida sisäisiä prosesseja

Siksi se on paras alusta intranetin luomiseen ja yrityksen tuottavuuden muuttamiseen.

Seuraavassa luetellaan alueet, joita Microsoft kehittää rikastuttaakseen digitaaliseen työpaikkaansa sisältyviä toimintoja, joiden keskiössä on SharePoint.

1. Kollegoiden sitoutuminen ja yhteistyö

Jatketaan investointeja yhteistyöalustoihin, jotka integroituvat SharePoint Online -intranetiin ja tarjoavat lisätoimintoja yhteistyön ja viestinnän tehostamiseksi yrityksessä. Näistä alustoista emme voi olla mainitsematta Microsoft Teamsia ja Viva Engagea (ratkaisu, joka otti Yammerin paikan Microsoft 365:n digitaalisessa työpaikassa).

2. Ihmisten, uutisten, tiedon ja sovellusten yhdistäminen

SharePoint Online -sivustoissa, erityisesti intranetissä, esiintyvä julkaisujärjestelmä kehittyy. Kotisivujen (Home Sites) tulon ja uusien ominaisuuksien myötä, jotka mahdollistavat sisällön luomisen sivulla, markkinoilla ei ole löydettävissä työkaluja, jotka voisivat kilpailla SharePointin kanssa älykkään intranetin luomisessa.

3. Tietämyksen hallinta

Intranet-sisällönhallinnassa tapahtuu pian suuri muutos, ja SharePoint Online johtaa tätä muutosta siirtymällä tiedonhallinnasta kollektiiviseen tiedonhallintaan.

Intranet-sivuston luominen SharePointilla

Jos haluat luoda yrityksen intranetin SharePoint Online -palvelun avulla, sinun on ensin kirjauduttava sisään osoitteeseen microsoft365. com avataksesi SharePoint-sovelluksen ja päästäksesi etusivulle.

Kun olet etusivulla, napsauta vasemmassa yläkulmassa olevaa "Create site" -kohdetta.

SharePoint kysyy, haluatko luoda tiimisivuston vai viestintäsivuston.

Jos et tiedä eroa näiden kahden sivustotyypin välillä, löydät kaikki tiedot alta; muussa tapauksessa siirry suoraan seuraavaan kappaleeseen, jossa käsitellään yksityiskohtaisesti, miten intranetin perusta rakennetaan.

Tiimisivuston ja viestintäsivuston ero SharePointissa

Tiimi- tai yhteistyösivusto on suunniteltu parantamaan sellaisten käyttäjien koordinointia ja viestintää, joiden on työskenneltävä yhdessä jonkin projektin parissa.

Se sisältää ominaisuuksia asiakirjakirjastojen, jaetun kalenterin ja SharePoint-luetteloiden hallintaan, joiden avulla työtaakka voidaan jakaa tiimin jäsenten kesken.

Viestintäsivusto puolestaan palvelee tiedon jakamista laajalle käyttäjäjoukolle, joka ei rajoitu vain yhden tiimin jäseniin.

Toisin kuin tiimisivustot, jotka keskittyvät liiketoimintaprojektien hallintaan, viestintäsivustot keskittyvät siis uutisten ja tietojen jakamiseen. Intranet on tästä selkeä esimerkki.

Siksi päätämme luoda SharePoint-viestintäsivuston.

Tärkeimmät vaiheet intranetin luomiseksi SharePointilla

Kun olet valinnut vaihtoehdon "viestintäsivusto", alkaa varsinainen intranetin luomisprosessi.

Alkuun pääsemiseksi Microsoft tarjoaa useita malleja, jotka nopeuttavat viestintäsivuston luomista:

• Kriisinhallinta
• Osastokohtainen sisältö
• Henkilöstöpalvelut ja uutiset
• Tilaisuudet ja sisäiset koulutukset

Valitettavasti yrityksen intranetille ei kuitenkaan ole vielä saatavilla todellista valmista mallia. Neuvoksi annetaankin aloittaa tyhjästä ja käyttää "tyhjää" mallia.

Nyt on aika valita intranetin nimi.

Tämä on tärkeä vaihe, sillä nimen on kyettävä vahvistamaan brändiä ja samalla oltava käyttäjien helppo muistaa.

Seuraavassa on joitakin parhaita käytäntöjä, joiden avulla intranetille voidaan antaa mielekäs ja mieleenpainuva nimi:

1. Käyttäkää yrityksen nimeä uudelleen.
   Contoso-yritys voisi esimerkiksi kutsua intranettiä nimellä "OneContoso" tai "WeContoso" (yhtenäisyyden ja yhteisöllisyyden tunteen korostamiseksi), tai se voisi yhdistää tuotemerkin termiin "intranet", jolloin tuloksena olisi tässä tapauksessa "InContoso"
   
   
2. Viittaa intranetin tarkoitukseen.
   Tässä tapauksessa esimerkkejä voisivat olla "MyWorkplace", "Connect", "TheSpot" tai "TheHub" Eräs asiakkaamme noudatti tätä mallia ja nimesi yhdessä suunnittelemamme intranetin "ThePipeline" Toinen asiakas teki todella omaperäisen valinnan nimellä "Agora"
   
   
3. Vältä liian pitkiä tai vaikeasti lausuttavia nimiä.
   Ne olisivat paitsi vaikeasti muistettavia, myös monimutkaisia intranet-osoitteen jakamisen kannalta.
   
   
4. Inspiroidu siitä, mitä yritys tekee.
   Hieno esimerkki on eräältä asiakkaaltamme, joka toimii maatalousalalla ja päätti nimetä intranetinsa "Mandarin" Sanomattakin on selvää, miten portaali räätälöitiin, oransseilla sävyillä ja pyöristetyillä silueteilla.
   
   
5. Ota mukaan ihmiset, joiden on käytettävä intranetiä.
   Voit kerätä kollegoiden ideoita kyselytutkimusten ja kyselylomakkeiden avulla tai pyytää heitä äänestämään haluamaansa nimeä yrityksen ehdottamien nimien joukosta.

Kun olet valinnut intranetin nimen, SharePoint pyytää sinua kirjoittamaan lyhyen kuvauksen uudesta sivustosta ja valitsemaan oletuskielen. Kielen valitseminen on toinen keskeinen hetki intranetin luomisprosessissa, sillä SharePoint ei anna sinun muuttaa sitä myöhemmin.

Heti tyhjään sivustoon päästyäsi suosittelemme valitsemaan yritysteeman, jotta SharePointin ohjaimiin, tarroihin ja graafisiin elementteihin voidaan soveltaa sopivaa väripalettia. Voit tehdä tämän yksinkertaisesti:

• avaa Asetukset, oikeassa yläkulmassa
• napsauta kohtaa "Change the look" (Muuta ulkoasua)
• valitse haluamasi teema

Voit valita Microsoftin tarjoamista malleista ja käyttää niitä sellaisenaan nopeuttaaksesi intranetin luomista. Tai voit valita mallin ja muokata sitä, esimerkiksi sovittaa paletin yrityksen brändin väreihin. Jos haluat enemmän mukauttamista, SharePointin avulla voit luoda teeman tyhjästä.

Myös kohdassa "Muuta ulkoasua" voit muuttaa ulkoasua:

• Otsikko, jossa on erityiset asetukset
  • ulkoasu (minimaalinen, kompakti, vakio ja laajennettu)
  • taustaväri, käyttöön tai ei käyttöön porrastetulla läpinäkyvyydellä varustettuna
    (väri otetaan automaattisesti sivuston teemaksi valitusta paletista)
  • otsikko, otetaan käyttöön tai ei
  • logo, joka voidaan ladata
    
    
• Navigointipalkki, jossa on erityiset asetukset seuraaville
  • linkkien lisääminen/poistaminen
  • tarrojen (linkkiryhmien) lisääminen/poistaminen
  • linkkipuu, jossa päätietueiden alaviitteet lisätään
    (hyvä käytettävyyden säilyttämiseksi ei kannata ylittää kolmea tasoa)
    
    
• Alatunniste

Tämän jälkeen on määriteltävä intranetin sisältö aloittaen etusivusta.

Valitse vain "Muokkaa"-kohta oikeasta yläkulmasta päästäksesi alkuun.

SharePoint Online on tehokas sisällönhallintatyökalu, joka mahdollistaa lukemattomien erilaisten sisältöjen sijoittamisen jokaiselle sen sivustojen sivulle.

Ensinnäkin muokkaajat voivat muuttaa sivun muodostavien osioiden lukumäärää ja muotoilua määrittääkseen rakenteen, johon yksittäiset sisällön osat sijoitetaan.

Sivurakenteen määrittämisen jälkeen voidaan lisätä SharePointin tukeman teksti- ja multimediasisällön verkko-osat. Näistä korostamme:

• uutiset
• kalenteri
• organisaatiokaavio
• powerBI-raportit
• yksittäiset kuvat tai karusellit
• microsoft Forms -kyselylomake
• youTube- tai Microsoft Stream -videot
• jne.

Web-osia voidaan laajentaa mukautetuilla ominaisuuksilla, kuten intranet-suunnitelmissamme tarjotuilla ominaisuuksilla.

Asiakkaidemme kanssa toteutettujen projektien perusteella olemme kehittäneet yli 50 komponenttia, jotka rikastuttavat SharePoint Onlinen toiminnallisuutta viestinnän, yhteistyön, tuottavuuden, tiedon jakamisen ja koulutuksen osalta. Suunnitelmissamme on saatavilla esimerkiksi web-osia, joilla voidaan:

• hallita asiakirjojen koko elinkaarta
• löytää sisäisiä kontakteja ja tutustua kollegoihin paremmin
• päästä käsiksi yrityksen suosikki- tai suositeltuihin työsovelluksiin
• hakea avoimiin työpaikkoihin, mikä nopeuttaa valintaprosessia
• julkaista uutisia ja viestejä käyttäjäryhmille käyttämällä dynaamista grafiikkaa ja integrointia Microsoft Teamsin kanssa maksimaalisen vastaanoton varmistamiseksi

Olipa kyseessä sitten vakio- tai mukautettu versio, muista, että intranet-verkkosivut on valittava työtovereiden todellisten tarpeiden ja yrityksellesi ominaisten prosessien perusteella.

Kun hyödylliset web-osat on syötetty, jäljellä on enää intranetin sisällön luominen, julkaiseminen ja jatkuva päivittäminen. Jotta käyttäjien kiinnostus pysyisi korkeana ajan myötä.

Lopuksi tarjoamme alla olevan yhteenvetotaulukon tärkeimmistä vaiheista, joita on noudatettava intranetin luomiseksi SharePoint Onlinella:

Mikä on älykäs intranet?

Älykäs intranet on yrityksen sisäinen verkko, joka tukee työntekijöiden päivittäisiä toimintoja ja parantaa tuottavuutta sekä hyvinvointia. Se tarjoaa kehittyneitä ominaisuuksia, kuten tiedonhaku, kollegoiden välinen viestintä, asiakirjojen hallinta ja päivitetty sisältö.

Mitkä ovat älykkään intranetin päätavoitteet?

Älykkään intranetin päätavoitteet ovat: käyttäjien sitoutumisen lisääminen, tuottavuuden ja hyvinvoinnin parantaminen yrityksessä sekä yrityksen kannattavuuden ja kilpailukyvyn parantaminen.

Kuinka älykäs intranet suunnitellaan?

Älykkään intranetin suunnittelu sisältää useita vaiheita: yrityksen kontekstin analysointi, strategisten ja operatiivisten tavoitteiden määrittely, loppukäyttäjien tarpeiden analysointi fokusryhmien, kyselyiden ja haastattelujen kautta, muutoksen suunnittelu, työkalujen ja ominaisuuksien valinta sekä jatkuva suorituskyvyn seuranta.

Mitkä ovat älykkään intranetin perusominaisuudet?

Perusominaisuuksiin kuuluvat: työkalut hakuun ja asiakirjojen hallintaan, sisäinen viestintä ja push-ilmoitukset, yhteystietohakemistot, yhteistyötyökalut, osastoille omistetut tilat sekä tuki koulutukselle ja data-analyysille.

Kuinka varmistaa intranetin tehokas käyttöönotto?

Intranetin tehokkaan käyttöönoton varmistamiseksi on olennaista tarjota jatkuvaa koulutusta verkkoseminaarien, koulutussisällön, live-tapahtumien ja ominaisuuksien opastettujen kierrosten kautta. Lisäksi on tärkeää seurata jatkuvasti käyttäjäpalautetta ja parantaa alustaa heidän tarpeidensa perusteella.

Mitkä ovat Microsoft 365:een integroidun intranetin edut?

Microsoft 365:een integroidulla intranetilla on useita etuja, kuten: edistynyt asiakirjojen hallinta, reaaliaikainen yhteistyö Microsoft Teamsin kautta, sisällön luominen ja jakaminen SharePointin kanssa, suorituskyvyn analysointi PowerBI:n avulla ja yrityksen tuottavuuden tukeminen työkalujen, kuten Microsoft Forms ja Viva, avulla.

Kuinka älykkään intranetin tuloksia voidaan arvioida?

Älykkään intranetin tuloksia voidaan arvioida kvantitatiivisten KPI:iden, kuten sivunäyttöjen määrän, ainutlaatuisten käyttäjien, istunnon keston ja yritysviestinnän vuorovaikutusten kautta. Työkalut, kuten Intranet Analytics, integroituna SharePointiin ja Google Analyticsiin, auttavat seuraamaan suorituskykyä ja parantamaan jatkuvasti alustaa.

Mitkä ovat tärkeimmät vaiheet intranetin luomiseksi SharePointilla?

Tärkeimmät vaiheet intranetin luomiseksi SharePointilla ovat: viestintäsivuston luominen, merkityksellisen nimen valitseminen, oletuskielen valitseminen, yrityksen teeman soveltaminen, navigoinnin mukauttaminen, sisältösivujen jäsentäminen osioiden ja verkko-osien avulla sekä sisällön päivittäminen.