Employee experience: exempel och strategier för att förbättra den

Vad är employee experience

Med "employee experience" menas den totala upplevelsen som varje person har i sin professionella vardag under tiden på en organisation. Varje ögonblick, från interaktioner med kollegor till erkännanden från ledningen, från förmånerna som erbjuds till balansen mellan arbete och privatliv, bidrar till att definiera kvaliteten på denna upplevelse.

Tidigare betraktades begreppet medarbetarupplevelse som en sekundär fråga som endast berörde ett fåtal organisationer. Idag erkänner dock allt fler företag att det är en strategisk nyckelkomponent, eftersom en god relation med medarbetarna inte bara leder till högre produktivitet utan också till ett större engagemang i företagskulturen som resulterar i en stark talent retention över tid.

Detta är skälen till att allt fler företag omprövar hur de utformar sin arbetsmiljö, särskilt i en tid då digital transformation spelar en central roll i organisationers investerings- och tillväxtstrategier världen över.

Men hur kan du skapa en employee experience som verkligen fungerar?

Svaret ligger i att lyckas kombinera:

• en inkluderande företagskultur, mer fokuserad på människors välbefinnande;
• en ny ledarskapsvision, baserad på dialog och lyhördhet för kollegors behov;
• en modern arbetsmiljö med verktyg som kan stödja de dagliga aktiviteterna.

Det är därför viktigt att välja rätt teknik för att digitalisera de processer som ligger till grund för medarbetarnas upplevelse. En av de mest effektiva lösningarna är den företagsintranätet baserat på SharePoint Online, som drar nytta av den inbyggda integrationen med Viva-sviten, en holistisk lösning designad av Microsoft för att stärka relationen mellan människor och företag.

Varje modul i Microsoft Viva är tillägnad en komponent av medarbetarupplevelsen, med särskilt fokus på engagemang i kultur, mål och företagsinitiativ:

• Viva Connections kopplas till fasen Engagement och gör det möjligt för organisationen att samla kommunikation, resurser och de mest användbara apparna för användare på en enda plats i det digitala arbetsflödet.
  
  

• Viva Insights stödjer fasen Performance genom att erbjuda detaljerad analys av teamens välbefinnande och produktivitet, med målet att förbättra balansen mellan arbete och privatliv.
  
  

• Viva Learning hör till fasen Development och gör kontinuerligt lärande till en integrerad del av din arbetsrutin, samtidigt som det hjälper varje medarbetare att utveckla de kompetenser som behövs genom personliga lärstigar.
  
  

• Viva Topics bidrar till fasen Onboarding genom att ge HR-teamet stöd för att organisera och göra den kunskap som nyanställda behöver tillgänglig, så att de snabbt kan integreras i den nya arbetsmiljön.
  
  

• Viva Engage är en viktig modul i faserna Engagement och Rewarding, eftersom den främjar kommunikationen mellan kollegor, team och ledning via en plattform inspirerad av sociala medier, där du kan skapa tematiska communities och fira gemensamma framgångar.
  
  

• Viva Goals är kopplad till fasen Performance eftersom den används för att definiera och följa upp organisationens strategiska mål och säkerställa kontinuerlig samordning mellan alla avdelningar.
  
  

• Viva Glint tillhör fasen Engagement och erbjuder funktioner som snabba enkäter och detaljerad analys av engagemanget i den interna kommunikationen. På så sätt hjälper det företaget att få värdefulla insikter, baserade på direkt feedback, för att förbättra arbetsmiljön.
  
  

Dessa verktyg är inte bara ett stöd för människorna i en organisation, de representerar ett paradigmskifte, särskilt idag, i en tid då distansarbete och hybrida arbetsformer omdefinierar själva begreppet "arbetsmiljö".

Ett modernt intranät, integrerat med Microsofts innovativa teknik, kan vara nyckeln för företag av alla storlekar och branscher att omfamna detta nya arbetsparadigm, värdera människor och möta deras behov på ett proaktivt sätt.

Det handlar inte om att genomföra en välfärdsinitiativ för att följa en tillfällig trend på marknaden, utan om att göra en konkret investering i den egna affärstillväxten.

Siffrorna bekräftar det: 84 % av de globala företagen betraktar employee experience som en prioritet och de organisationer som lyckas hantera det bäst rapporterar vinster upp till 25 % högre jämfört med dem som inte investerar i detta.

 

Varför är den digitala medarbetarupplevelsen viktig?

Att förbättra upplevelsen för personer i företaget innebär att ge dem möjlighet att snabbt slutföra sina dagliga uppgifter, ofta på några minuter eller till och med sekunder, vilket frigör värdefull tid för att tänka på nya strategier som bidrar till organisationens tillväxt.

Fördelarna med en bra employee experience går dock långt utöver produktiviteten. En väl utformad digital upplevelse stödjer också medarbetarnas välbefinnande genom att främja en mer tillfredsställande och hållbar arbetsmiljö i linje med den nya vision som introducerats av begreppet medarbetarupplevelse.

Låt oss titta närmare på vilka fördelar denna vision innebär.

 

 

Bättre arbetsledning

En modern digital miljö, som den som tillhandahålls av företagsintranätet i SharePoint Online, främjar en sundare balans i arbetsvardagen tack vare en bättre hantering av uppgifter, vilket minskar stressnivåerna och risken för utbrändhet.

Integrationen med Microsoft Viva Insights gör det till exempel möjligt att samla in och analysera data om arbetsmönster i företagens team för att ge personliga förslag på hur du kan:

• Organisera prioriteringar
• Hantera tiden som ägnas åt varje uppgift
• Planera pauser för att minska trötthet och stress
• Integrera stunder som ägnas åt ditt välbefinnande och utbildning

 

Exempel på insikter om engagemang som tillhandahålls av Microsoft Viva Insights

Talangretention

Som en konsekvens av ett större fokus på medarbetarupplevelsen minskar kostnaderna för personalomsättning, som enligt uppskattningar från Society for Human Resource Management kan uppgå till så mycket som 33 % av den årliga lönen för den person som företaget måste ersätta.

Strategier för medarbetarupplevelse syftar också till att förse arbetsmiljön med verktyg som kan underlätta de dagliga aktiviteterna och göra välfärdstjänster mer tillgängliga.

Företag som Deloitte har valt att införa lärplattformar som kan erbjuda ett brett utbud av utbildningskurser, även anpassade, för att stödja varje medarbetare i att utveckla de färdigheter som du anser vara viktigast för din karriär.

En möjlighet som den digitala arbetsplatsen i Microsoft 365 gör det möjligt att ta vara på tack vare integrationen med Viva Learning.

 

Översikt över utbildningskurser som erbjuds av Microsoft Viva Learning

Större känsla av tillhörighet

Att ta med employee experience in i den digitala världen kan också hjälpa dig att stärka kopplingen mellan individen och den företagsinterna communityn. Detta är en av anledningarna till att många organisationer har valt att använda Microsoft Viva Engage, modulen i Viva-sviten som, som vi redan nämnt, gör det möjligt att skapa den interna sociala nätverksplattformen där du kan dela idéer, delta i diskussioner och lära känna kollegorna bättre genom communities.

Communities i synnerhet främjar aktivt deltagande i företagsinitiativ, med publicering av enkäter, Q&A-sessioner med ledare och stories som påminner om den populära funktionen på plattformar som Instagram och TikTok.

 

Exempel på företagscommunities som kan skapas i Microsoft Viva Engage

Större självständighet

En annan viktig aspekt av en bra strategi för employee experience är att du som medarbetare kan få snabb tillgång till viktiga resurser och dokument utan att slösa tid på fruktlösa sökningar eller vara beroende av kollegor.

I intranätet på SharePoint Online centraliseras informationen, organiseras i smarta digitala arkiv och görs lättillgänglig via den integrerade sökfunktionen tillsammans med hela företagets Microsoft 365-miljö vilket förenklar arbetsflödet avsevärt. Men inte bara det.

Verktyg som Microsoft Planner och To Do kombineras med de funktioner som tillhandahålls av SharePoint för att hjälpa företagsgrupper att planera gemensamma aktiviteter, tilldela prioriteringar och deadlines samt följa projektens utveckling i realtid. Planner ger en överblick över de enskilda projekten där teamet är involverat medan To Do ger varje användare möjlighet att integrera sina tilldelade uppgifter i personliga listor som du kan hantera självständigt.

 

Hantera personliga och teamuppgifter med Microsoft Planner

Bättre kommunikation och samarbete

En av pelarna i den digitala medarbetarupplevelsen är förmågan att förbättra kommunikationen och samarbetet inom organisationen. I detta avseende representerar den digitala arbetsplatsen baserad på Microsoft 365 återigen den bästa lösningen för företag som vill digitalisera sina interna processer med särskild uppmärksamhet på medarbetarnas upplevelse.

Tack vare verktyg som Microsoft Teams blir det möjligt för dig att hantera kommunikationen med kollegor, oavsett var de befinner sig, i realtid. Chattar, möten och integrationen med de viktigaste Microsoft 365- och Viva-applikationerna är bara några av de funktioner som Teams erbjuder för att öka produktiviteten genom ett närmare samarbete mellan företagsgrupperna.

Funktioner som har utökats ytterligare genom ankomsten av Microsoft Loop, som gör det möjligt att skapa modulärt och uppdateringsbart innehåll som flyttas smidigt mellan apparna i den digitala arbetsplatsen.

Skapa innehåll tillsammans med kollegor, med Microsoft Loop

Hur du förbättrar medarbetarupplevelsen

Idag mer än någonsin behöver företag satsa på strategier som fokuserar på medarbetarnas behov för att säkerställa en hållbar och kontinuerlig tillväxt över tid. Detta tillvägagångssätt, definierat som "people centric", innebär också att använda verktyg som kan lyfta fram människor och stödja dem i alla aspekter av deras professionella liv.

Från kontinuerlig kompetensutveckling till erkännanden för bidraget till att uppnå företagets mål, har de nya teknologierna som gör det möjligt att digitalisera interna processer potentialen att förbättra upplevelsen i de olika faserna av din närvaro i företaget:

• Attraction
• Recruitment
• Onboarding
• Engagement
• Development
• Performance
• Rewarding
• Exit

Som vi har sett gör verktyg som Viva-moduler det möjligt att uppnå en dubbelfördel i förhållande till var och en av dessa faser. Å ena sidan förenklar de hanteringen av Human Resources, å andra sidan har de visat sig öka medarbetarnas tillfredsställelse, vilket gör att de bestämmer sig för att stanna längre i företaget och bidra proaktivt till dess tillväxt.

Självklart utgör Viva-modulerna bara en del av det som anses vara den moderna digitala arbetsplatsen i Microsoft 365, där kärnan är företagsintranätet i SharePoint Online.

Från SharePoint-intranätet kan du ge medarbetarna tillgång till en enda plattform där de snabbt hittar den information de behöver, organiserar projektaktiviteter, skapar smarta och skalbara dokumentarkiv, lär känna kollegor, främjar evenemang och delar sina åsikter, för att nämna några exempel.

Tack vare den inbyggda integrationen mellan alla Microsoft-applikationer, integrationen med befintliga företagsystem och de oändliga möjligheterna till automation, gör intranätet det möjligt att förbättra medarbetarupplevelsen genom att påverka processerna som ligger till grund för varje organisation:

1. Informationsutbyte, som blir snabbare och mer organiserat;
2. Intern kommunikation, som blir mer tillgänglig och engagerande;
3. Samarbete mellan team, som blir mer koordinerat och utan avbrott;
4. Hantering av företagsstrategier och relaterade aktiviteter, som blir effektiv och delad.

 

Avancerad sökning i det färdiga SharePoint-intranätet från intranet.ai

 

En räckvidd som ytterligare utökas med den allt djupare integrationen av artificiell intelligens: från SharePoint Premium till Microsoft 365 Copilot, informationshantering berikad med verktyg som kan förstå sammanhanget för förfrågningar och förutse användarnas behov.

Tack vare artificiell intelligens handlar det inte längre bara om att hämta information, utan om att få precisa svar, personliga rekommendationer och prediktiva analyser som drastiskt minskar den tid du lägger på att söka och dela information med kollegor.

2) Intern kommunikation

Intranätet är mötesplatsen för alla avdelningar i företaget. Det är verktyget som centraliserar och kopplar samman erfarenheterna från varje medarbetare och ger dig det stöd du behöver för att utföra dina uppgifter och samordna dig med kollegorna, oavsett var du befinner dig och från vilken enhet du använder.

Employee experience kan utvecklas inom en integrerad digital arbetsplats där du kan alltid hålla kontakten med organisationen: nyheter, initiativ, uppdateringar och informationssidor blir lättillgängliga och berikas med funktioner för att dela idéer, kommentarer och reaktioner.

 

Konsultera och analysera företagskommunikationer i SharePoint-intranätet för intranet.ai

Skapa samarbetsgrupper i SharePoint-intranätet för intranet.ai

4) Hantering av företagsstrategier

När hanteringen av de strategier som definierats inom en organisation inte stöds av lämpliga verktyg finns risken att du tappar bort de långsiktiga målen och därmed omintetgör ansträngningarna som gjorts av avdelningar och operativa team.

Intranätet baserat på SharePoint Online kan också möta denna utmaning. Det gör det möjligt att centralisera planeringen och spårningen av både globala, teamrelaterade och individuella mål, vilket förbättrar anpassningen mellan alla nivåer i organisationen.

Ett exempel på hur detta tillämpas är de interaktiva instrumentpanelerna i Power BI, som kan bäddas in på vilken portal-sida som helst. Tack vare denna integration kan beslutsfattare få tillgång till data om globala prestationer i realtid, medan medarbetare kan granska resultaten för sitt eget team i realtid och förstå hur de ska agera om utvecklingen inte är den förväntade.

Andra exempel är Microsoft Planner och Lists, med vilka individuella mål kan kartläggas och anpassas till organisationens mål.

Dessa funktioner kompletteras av utrymmen som är avsedda för att dela feedback, vilket främjar skapandet av en tvåvägskommunikation mellan team och ledning.

Employee experience och Employee engagement

Employee engagement och medarbetarupplevelse är två begrepp som är nära sammanlänkade. Som vi har sett syftar employee experience på den övergripande interaktionen en arbetstagare har med företaget, inklusive aspekter som den använda teknologin, hanteringen av interna processer och organisationens kultur.

Att säkerställa en bra arbetsupplevelse förbättrar inte bara teamens tillfredsställelse utan leder också till ökat engagemang, vilket kan mätas genom motivation, produktivitet och viljan att stanna kvar i företaget på lång sikt.

Enligt en studie från Gallup registrerar företag som lyckas skapa en arbetsmiljö med fokus på människor:

• en 17 % högre produktivitet
• en 21 % högre lönsamhet
• en 40 % lägre personalomsättning

Detta visar att employee experience numera bör betraktas som en strategisk investering för alla organisationer, och en plattform som intranätet i SharePoint Online är för många verksamheter den bästa lösningen för att skapa en modern digital arbetsplats, där produktiviteten ökar tack vare större engagemang från medarbetarna.

Till exempel förenklar möjligheten att hantera delade dokument via SharePoint arbetet i team, medan funktioner som interaktiva anslagstavlor och områden för brainstorming kan stärka känslan av tillhörighet till företagets community.

En annan viktig aspekt är anpassning: med SharePoint kan du skapa specifika områden för avdelningar och team, med innehåll och verktyg som är användbara för deras dagliga arbete.

Så kan till exempel marknadsavdelningen ha omedelbar tillgång till kampanjkalendrar, analysrapporter och kreativa resurser, medan HR-avdelningen kan använda intranätet för att hantera onboardingprocessen, centralisera företagets policyer och främja intern utbildning med innehåll som är tillgängligt när som helst och från vilken enhet som helst.

 

Dedikerade områden för avdelningar i intranätet SharePoint av intranet.ai

Strategier för employee engagement

En organisations framgång bygger alltmer på förmågan att skapa en digital arbetsmiljö som främjar engagemang, kommunikation och samarbete. Användningen av verktyg för att samla in feedback, stärka kommunikationen mellan ledning och team och främja målinriktade samarbetsgrupper kan ingå i en bredare strategi för medarbetarupplevelse, med målet att bygga en företagskultur som fokuserar på medarbetarnas engagemang.

Nedan ser vi hur en organisation kan införa dessa element i sitt digital workplace, med den företagsintranätet baserat på Microsoft 365 och SharePoint Online som referenspunkt.

 

 

Använda enkäter

Enkäter är inte bara ett sätt att samla in data: de ger medarbetarna möjlighet att uttrycka sig och att aktivt bidra till organisationens strategier. Samtidigt ger de företaget värdefulla insikter för att identifiera potentiella förbättringsområden i processhanteringen och i kommunikationen med personalen.

Med riktade enkäter som onboarding-enkäter, som används för att samla in feedback från nyanställda, eller offboarding-enkäter, som gör det möjligt att förstå skälen till varför någon lämnar företaget, kan du få viktig information för att förbättra arbetsupplevelsen och därmed säkerställa en hållbar tillväxt för hela organisationen.

Till exempel, om det skulle framgå att nyanställda har svårt att förstå vissa policyer, kan företaget dela mer detaljerade riktlinjer eller till och med mentorsprogram där seniora kollegor engageras.

Det finns också 360°-enkäter, riktade till hela företaget, som hjälper till att utvärdera de interna kompetenserna och kvaliteten på relationerna i arbetsmiljön. Genom att samla in feedback från medlemmar i varje avdelning och från ledningen kan de ge användbara idéer för att lösa ineffektiviteter som kan finnas i koordineringen mellan olika avdelningar eller som kan bero på brister i medarbetarnas utbildning.

I SharePoint Onlines intranät kan du integrera enkäter och frågeformulär som skapats med Microsoft Forms. För dig som inte känner till det, är det det främsta verktyget för att samla in feedback i Microsoft 365-sviten. Det gör det nämligen möjligt att skapa interaktiva formulär som är detaljerat anpassningsbara och enkelt kan delas med hela organisationen eller med mindre grupper av användare.

 

Översikt av Microsoft Forms

 

Dessutom har vårt team utvecklat en web part som är dedikerad till att skapa snabba undersökningar direkt i SharePoint-intranätet.

Med funktionen som finns i intranet.ai-lösningen kan du engagera kollegor med korta undersökningar med stängda frågor, användbara för att utvärdera företagets sentiment eller samla in åsikter om projekt och initiativ.

Resultaten visas i realtid i intranätet, vilket väcker nyfikenheten hos företagets publik att besöka portalen och följa utvecklingen av undersökningen.

Genom att utmärka sig med en attraktiv design och inbyggd integration i plattformen gör vår web part det möjligt att anpassa employee experience efter användarnas avdelning eller arbetsplats. Dessutom kräver den enkla användningen inga tekniska färdigheter, vilket gör den till ett idealiskt verktyg för att främja en mer inkluderande företagskultur.

 

Exempel på enkäter skapade i SharePoint-intranätet av intranet.ai

Känna igen framgångar, främja företagets värderingar

En av de viktigaste delarna för att stärka känslan av tillhörighet inom en organisation (och därmed engagemanget) är att erkänna framgångarna hos kollegor, både individuellt och i team.

I plattformar som SharePoint-intranätet kan du skapa ett dedikerat utrymme just för erkännanden, vilket förvandlar portalen till en plats där man firar uppnådda mål och främjar företagets värderingar.

Till exempel kan en sektion i intranätet innehålla en "anslagstavla för framgångar", där de mest betydelsefulla resultaten publiceras under en viss tidsperiod (månad, kvartal eller år). Dessa resultat kan involvera medarbetare som fått ett pris, klarat en examen, genomfört ett viktigt projekt eller som utfört en uppgift som varit särskilt uppskattad av kollegorna.

Ett alternativt tillvägagångssätt kan vara att koppla erkännanden till företagets värderingar. Till exempel, när en kollega utmärker sig genom ett beteende som speglar ett av företagets värden, som lagarbete, kan personen bli föremål för en artikel i ett dedikerat nyhetsbrev som finns på intranätet.

 

Framhävda innehåll i SharePoint-intranätet av intranet.ai

Gamification

Gamification är en innovativ strategi för att stimulera engagemanget hos kollegor genom att förvandla vardagliga uppgifter och företagsinitiativ till roligare och mer motiverande upplevelser. Genom att använda badges, topplistor och virtuella belöningar kan du motivera medarbetarna att delta aktivt i initiativ som team building eller utbildning, för att nämna några exempel.

Som vi nämnde tidigare kan ett poängsystem införas för att belöna deltagandet i undersökningar som publiceras i intranätet.

På detta sätt uppnås två fördelar: å ena sidan känner sig användarna mer motiverade att ta sig tid att svara på frågorna och å andra sidan får företaget en större mängd data relaterade till undersökningens ämne.

Men detta är bara ett av de många sätten du kan öka medarbetarnas engagemang i företaget, stärka känslan av tillhörighet, relationen med kollegor och i praktiken förbättra den övergripande employee experience inom organisationen.

I följande tabell ser vi de slutliga exemplen på hur du kan förbättra medarbetarupplevelse i företaget genom gamification-initiativ som SharePoint-intranätet kan erbjuda.

 

Exempel på gamification i SharePoint-intranätet

Gamification-initiativ i intranätet	Beskrivning
Utbildningsbadges	Tilldela digitala badges till användare som slutför de utbildningar som tilldelats dem eller deras team.
Interaktionsrankning	Visa en veckovis topplista baserad på antalet kommentarer, likes och delningar av företagets innehåll.
Utmaning att lära känna kollegor	Månatliga quiz med frågor om intressen, kompetenser och erfarenheter hos varje person i företaget, med priser till dem som får de bästa resultaten.
Poängsamling med mål	Varje team tjänar poäng genom att slutföra företagsaktiviteter, som att uppnå vissa KPI:er eller delta i evenemang.
Hållbarhetskampanjer	Tilldela priser och digitala badges till dem som deltar i miljöinitiativ som bilpool.
Skattjakt	Göm ledtrådar på intranätets sidor och belöna användare som lyckas samla alla. Ett viktigt initiativ även när det gäller portalens adoption.

FAQ om employee experience

Vad är employee experience?

Employee experience är den samlade upplevelsen som arbetstagare har under sin tid i företaget. Den omfattar aspekter som relationer med kollegor, användningen av företags­teknologi, balansen mellan privatliv och arbete samt möjligheter till professionell utveckling.

Varför är medarbetarupplevelse viktig?

Medarbetarupplevelse är avgörande eftersom den påverkar välbefinnande, produktivitet och engagemang hos de anställda. En positiv upplevelse stärker känslan av tillhörighet, minskar personalomsättningen och förbättrar företagets resultat, vilket gör organisationen mer konkurrenskraftig.

Hur kan du förbättra employee experience?

För att förbättra employee experience är det viktigt att kombinera en inkluderande företagskultur, ett ledarskap som tar hänsyn till medarbetarnas behov och avancerade tekniska verktyg. Plattformar som SharePoint Online-intranätet, integrerat med Microsoft Viva, erbjuder en effektiv lösning för att digitalisera och optimera affärsprocesser.

Vilken roll har företagsintranätet i employee experience?

Företagsintranätet spelar en central roll i employee experience. Det centraliserar information, underlättar intern kommunikation, främjar samarbete och ger snabb tillgång till resurser och verktyg som behövs i det dagliga arbetet, vilket förbättrar både effektivitet och engagemang.

Hur stödjer Microsoft Viva medarbetarupplevelse?

Microsoft Viva stödjer medarbetarupplevelse genom moduler som svarar mot olika behov. Viva Insights analyserar och förbättrar välbefinnande och produktivitet. Viva Learning integrerar kontinuerligt lärande i arbetsflödena. Viva Engage stärker kommunikationen och skapar en företagscommunity, medan Viva Goals och Glint stöder målsättning och insamling av användbar feedback för organisationen.

Vad är digital medarbetarupplevelse?

Digital medarbetarupplevelse är arbetsupplevelsen i en digital miljö. Med verktyg som SharePoint, Microsoft 365 och Viva-moduler kan medarbetarna snabbt få tillgång till resurser, samarbeta smidigt och förenkla vardagliga uppgifter, vilket förbättrar både produktiviteten och välbefinnandet.

Vilken inverkan har gamification på employee experience?

Gamification stimulerar engagemanget hos de anställda genom att förvandla dagliga uppgifter och företagsinitiativ till roliga upplevelser. Märken, topplistor och virtuella belöningar motiverar personalen att delta aktivt, vilket stärker känslan av tillhörighet och förbättrar interaktionen med arbetsmiljön.

Varför välja intranet.ai för att förbättra employee experience?

intranet.ai erbjuder en färdig plattform baserad på SharePoint Online, med över 50 integrerade funktioner som förenklar intern kommunikation, digitaliserar affärsprocesser och förbättrar medarbetarnas upplevelse, samtidigt som den garanterar en snabb och anpassningsbar implementering.