SharePoint Migration Tool: Så här migrerar du dina SharePoint-webbplatser

Den här artikeln introducerar SharePoint Migration Tool, som utvecklades för att möjliggöra säker migrering av innehåll och data mellan olika SharePoint-installationer.

Vi kommer att förklara användningen av verktyget, dess huvudfunktioner samt dess begränsningar och restriktioner i detalj för att ge dig en omfattande inblick i detta användbara instrument.

SharePoint Migration Tool:
Vad är det och vad är det bra för

Som du kanske vet är SharePoint den Microsoft 365-plattform som används för att samla kommunikation, tjänster, dokument och appar som är användbara för en organisations och dess anställdas verksamhet på ett ställe.

Ibland blir det dock nödvändigt att flytta detta innehåll till andra delar av den digitala arbetsmiljön.

Med andra ord behöver en migrering genomföras.

Men hur går det till? Det ska vi titta närmare på i den här artikeln.

Det finns många anledningar till att migrera innehåll från en SharePoint-webbplats.

Du kanske till exempel vill flytta dina digitala arkiv från en lokal miljö till ett moln så att hela organisationen kan komma åt och samarbeta kring delade dokument från vilken enhet som helst, var som helst.

Ett annat exempel kan vara att man vill konsolidera data från olika platser i företaget till en centraliserad miljö. Eller så kan migreringen handla om att uppdatera filer till en nyare version av SharePoint.

Listan kan naturligtvis göras ännu längre, men det är viktigt att en organisation vet vilket verktyg den kan använda för att utföra dessa uppgifter på ett säkert sätt.

Och det är här SharePoint Migration Tool kommer in i spelet.

Som namnet antyder är den här programvaran utformad för att interagera med olika SharePoint-installationer* och migrera innehåll från en till en annan utan risk för läckor, säkerhetsproblem och systemnedgångar.

*Termen "installationer" avser alla miljöer som byggts med SharePoint, antingen lokalt eller i molnet, och som innehåller samlingar av webbplatser som ligger till grund för en organisations och dess anställdas verksamhet.

Kort sagt används detta verktyg för att underlätta migreringen av enskilda dokument eller hela listor och bibliotek, hantera deras metadata samt behörigheter och andra viktiga SharePoint-inställningar.

Allt detta utan att störa användarnas dagliga aktiviteter, som då kan arbeta i plattformens miljöer medan innehållet tyst flyttas eller kopieras till en annan destination.

En annan viktig punkt är att det inte krävs någon separat licens.

SharePoint Migration Tool ingår i varje Microsoft-licens som inkluderar det, tillsammans med produkten med samma namn, så det gör mer än att bara spara tid.

Av denna anledning är det svårt för tredjepartsprodukter att konkurrera.

Varför finns det inga konkurrenter för SharePoint Migration Tool

Låt oss börja med att säga att du kan ersätta SharePoint Migration Tool med annan programvara.

Detta kan låta som en motsägelse till vad vi just har sagt, men det är det inte.

Så låt oss förklara ytterligare.

Flera produkter erbjuder funktioner för att migrera data till och från SharePoint.

Några av dem är ShareGate, Metalogix, AvePoint och Quest Software, men vi kan nämna många fler.

Som om det inte var tillräckligt har dessa verktyg ytterligare funktioner som möjliggör migrering av specifika objekt som NTFS-behörigheter och anpassade applikationer som företaget har utvecklat för sina webbplatser.

SharePoint Migration Tool sticker dock ut från potentiella konkurrenter av två huvudsakliga skäl.

Den första är dess naturliga kompatibilitet, vilket gör att den kan integreras i konfigurationerna och processerna i SharePoint-miljöer.

Eftersom det skapades av samma utvecklare som skapade plattformen stöder SharePoint Migration Tool alla plattformens funktioner och har därför en lägre risk för dataförlust under migreringen.

Det kräver därför ingen speciell anpassning för att göra sitt jobb, vilket naturligtvis inte kan sägas om produkter som inte förlitar sig på Microsofts expertis.

Teknisk expertis är det andra skälet till att vi skiljer oss från mängden.

Att migrera innehåll som lagras i SharePoint kan bli en komplex process för en organisation som behöver flytta en stor mängd data, som kanske kännetecknas av beroenden som arbetsflöden och integrerade externa källor.

En tredjepartsprodukt skulle kunna misslyckas på grund av denna komplexitet och äventyra säkerheten för den information som ska flyttas.

Om organisationen då inte har kompetent personal tillgänglig för att lösa situationen, tvingas man vända sig till leverantörens tekniska support, vilket kan innebära långa väntetider och extra kostnader.

Av denna anledning erbjuder SharePoint Migration Tool en dubbel fördel.

Å ena sidan har det de nödvändiga funktionerna för att hantera alla typer av migreringar i SharePoint, från de enklaste till de mest komplexa. Å andra sidan löses alla problem relaterade till detta verktyg av Microsoft-team - inklusive vårt - till liten eller ingen kostnad.

Inte illa, eller hur?

SharePoint Migration Tool: Så här migrerar du dina SharePoint-webbplatser

Vi kommer kortfattat att beskriva de steg du behöver följa för att använda SharePoint Migration Tool och starta din datamigrering.

Liten notering: Om du ännu inte har installerat programmet kan du göra det omedelbart efter att du har laddat ner det från Microsoft Download Centre.

Så låt oss komma igång:

1. Öppna programmet och välj källan till dina data.
2. Ange vilket innehåll som ska migreras, t.ex. dokument, bibliotek och listor.
3. Ange destinationen, t.ex. en annan SharePoint-webbplats eller en OneDrive-mapp.
4. Konfigurera migreringen genom att välja lämpliga alternativ för metadata, behörigheter, dataskydd etc.
5. Starta processen.

Även om vi inte nämnde det i listan rekommenderar vi alltid att du kontrollerar att data är kompatibla med målplattformen.

Om den information som ska flyttas är kvantitativt eller kvalitativt betydelsefull bör du köra ett test för att undanröja alla tvivel om genomförbarheten av den faktiska migreringen.

Se också till att data är redo för överföring.

Det innebär att man måste eliminera dubbletter och ofullständigt innehåll som kan uppfattas av programmet som fel i arkiven, vilket ökar risken för driftstörningar.

Det här är grunderna, och nu när du känner till dem, låt oss fortsätta med några fler detaljer om produkten och se vilka funktioner den erbjuder.

Vilka är de viktigaste funktionerna i SharePoint Migration Tool

SharePoint Migration Tool stöder dig inte bara i migreringen av dina data och arkiv, utan gör det också möjligt för dig att övervaka en smidig process.

Det gör att du kan övervaka migreringsförloppet i realtid och visar information som

• Antalet filer som migrerats.
• Hastigheten med vilken processen körs.
• Den beräknade tiden till slutförandet.

Men det är inte allt.

Du kan se till att det flyttade innehållet har kommit fram till destinationen intakt genom att jämföra det med originalversionen, eller så kan du spåra filer som har registrerats med ogiltiga eller för långa namn och be om förslag på hur de ska korrigeras.

På så sätt behöver inte ändringar göras manuellt för varje enskild del av innehållet.

En annan funktion som går hand i hand med övervakning handlar om att skapa anpassade rapporter, så att användarna kan samla in, analysera och skapa diagram baserat på information som t.ex:

• Migreringens varaktighet.
• Hur behörigheter hanteras.
• Statistik över användarnas dataförbrukning.

Allt detta är ett plus jämfört med de normala funktionerna i en migreringsprodukt, där Migration Tool fortfarande inte bjuder på några överraskningar.

De migreringar som Migration Tool hjälper dig att utföra, samordna och övervaka omfattar inte bara flytt av filer och dokument, utan även data från externa källor som är integrerade i dina arkiv och arbetsflöden som skapats med SharePoint Designer.

Om du inte har hört talas om det ännu: Det senare är det platsspecifika automatiseringsprogrammet för SharePoint som snart kommer att ersättas av Power Automate.

Om dina repositories fortfarande drivs av de föråldrade processerna i Designer kanske du vill behålla dem i migreringen medan du väntar på att ersätta dem med modernare automatisering - vilket vi förresten starkt rekommenderar.

Om du har förstått funktionaliteten i Migration Tool så här långt kan vi gå vidare till det sista kapitlet.

Vi kommer att avsluta vår diskussion på en sur ton, för tyvärr är det här verktyget inte utan brister.

Här presenterar vi en sammanfattningstabell över huvudfunktionerna i SharePoint Migration Tool som hittills har beaktats tillsammans:

Vilka är begränsningarna för SharePoint Migration Tool

Vi antar att det inte finns några lösningar eller lösningar för de problem som vi kommer att se.

Vi kan bara råda dig att ha dem i åtanke när du behöver hantera och konfigurera dina migreringar, och att göra det så säkert som möjligt.

Efter det, för mer allvarliga problem, kan du räkna med hjälp från Microsoft-certifierade supportteam. Som vårt.

Nedan hittar du de viktigaste begränsningarna i Migration Tool:

• Begränsningar vid bearbetning av stora mängder data.

Ja, det finns en gräns för den maximala mängden innehåll som du kan migrera med programmet på en gång utan att uppleva avmattningar eller andra prestandaproblem.

Denna gräns beror på flera faktorer, bland annat specifikationerna för det system du använder på din enhet, bandbredden och filstorleken.

I allmänhet är den 300 GB per migrering.

• Komplexiteten i avancerade konfigurationer.

Även om detta är en funktion snarare än en begränsning, är det fortfarande en nackdel för organisationer som inte har tillgång till personal med erfarenhet av att använda SharePoint.

Det kan vara särskilt svårt att ställa in migrering av element som metadata, behörigheter och integrationer med externa källor.

• Inkompatibilitet mellan anpassningar.

Vissa anpassade funktioner kan komma i konflikt med standardfunktionerna i migreringsverktyget.

Det innebär att du måste utföra just den här typen av migrering direkt och manuellt.

Vad är SharePoint Migration Tool?

SharePoint Migration Tool är en programvara som utvecklats för att möjliggöra säker migrering av innehåll och data mellan olika SharePoint-installationer. Det förenklar migreringen av dokument, listor och bibliotek, inklusive hantering av metadata och behörigheter.

Varför är SharePoint Migration Tool unikt?

SharePoint Migration Tool utmärker sig genom sin naturliga kompatibilitet med SharePoint-miljöer och erbjuder högre säkerhet vad gäller dataförlust under migreringen. Det kräver inga speciella anpassningar och erbjuder teknisk support från Microsoft Teams utan extra kostnad.

Hur migrerar jag SharePoint-webbplatser med SharePoint Migration Tool?

För att migrera SharePoint-webbplatser med SharePoint Migration Tool, öppna programmet, välj datakälla, ange innehållet som ska migreras (dokument, bibliotek, listor), välj målet (t.ex. en annan SharePoint-webbplats eller en OneDrive-mapp), konfigurera migrationsalternativen och starta processen.

Vilka är de främsta funktionerna i SharePoint Migration Tool?

De främsta funktionerna i SharePoint Migration Tool inkluderar datamigrering, realtidsövervakning av migrationsframsteg, jämförelse av innehåll, spårning och korrigering av filnamnsproblem, skapande av anpassade rapporter, stöd för komplexa konfigurationer och integration med SharePoint Designer-arbetsflöden.

Vilka är begränsningarna för SharePoint Migration Tool?

SharePoint Migration Tool har begränsningar när det gäller bearbetning av stora datamängder (vanligtvis upp till 300 GB per migrering), kräver teknisk kompetens för avancerade konfigurationer och kan vara inkompatibel med vissa anpassningar som kräver manuell migrering.