SharePoint Online: Vad är SharePoint och hur använder du det för ditt intranät

SharePoint intranät: Varför skapa ett företagsintranät med SharePoint

Att skapa ett intranät med SharePoint är avgörande för företag. Först och främst gör det det möjligt att definiera tydliga mål för intranätet, vilket hjälper till att styra dess innehåll och funktioner enligt organisationens behov. Genom att aktivt involvera medarbetarna i skapandeprocessen främjas deras engagemang och samarbete, vilket stärker intranätets värde som ett samarbetsverktyg.

Den organiserade strukturen på innehållet spelar en viktig roll, eftersom den underlättar sökandet efter viktig information och förbättrar medarbetarnas effektivitet. Användningen av samarbetsverktyg uppmuntrar medarbetarna att delta, vilket stimulerar skapandet och delandet av kunskap inom företaget.

Genom att införa system för versionshantering och åtkomstkontroll säkerställs säkerheten och integriteten för det innehåll som publiceras på intranätet, vilket är viktigt för att skydda känslig företagsinformation. Genom att se till att endast behörigt innehåll är tillgängligt minskar riskerna för att konfidentiell information sprids.

Regelbunden uppdatering av intranätet är också avgörande för att upprätthålla dess relevans och värde över tid. Genom att använda analysverktyg kan man följa intranätets prestanda och förstå vad som fungerar bra och vad som behöver förbättras.

Genom att följa dessa riktlinjer blir det möjligt att skapa ett effektivt intranät med SharePoint, som erbjuder ett kraftfullt sätt att förbättra intern kommunikation, samarbete, informationshantering och produktivitet inom organisationen.

Våra SharePoint- och Microsoft 365-experter är tillgängliga för att följa med dig genom denna process, tillhandahålla värdefull expertis och skräddarsydda lösningar för att möta de specifika behoven i din organisation.

Vi kan erbjuda dig en färdig, intelligent och heltäckande lösning med över 50 funktioner för att bygga ett SharePoint-baserat intranät som är helt integrerat med Microsoft 365.

Vår lösning är också anpassningsbar på komponent- och grafisk designnivå, vilket gör att du kan skapa en skräddarsydd portal för ditt företag och dess verksamhet med minimal tidsinvestering - ditt intranät kommer att vara i drift inom 24 timmar efter köpet - och pengar - Business-planen är tillgänglig från 3 650 euro/år.

Besök vår webbplats och upptäck alla detaljer om vår lösning
för att skapa ditt intranät med SharePoint Online.

7 SharePoint Online features
for 2024

Dokumentsamling i galleriversion

Historik över ändringar i dokument

Nu är det dags att prata om en annan aspekt som gör SharePoint till det perfekta dokumenthanteringssystemet, nämligen metadata.

Metadata är information om innehåll som används för att kategorisera det och som kan filtreras för att organisera och söka efter filer snabbare och enklare än med traditionella mappar.

De liknar taggar i sociala medier, eftersom de ger ledtrådar om vilken typ av innehåll de länkar till.

Men var finns metadata i dokumentsamlingar och hur används de?

Mycket enkelt: metadata är de uppsättningar av värden som kännetecknar kolumnerna i en samling.

För varje fil som placeras i en dokumentsamling tillhandahåller SharePoint standardkolumner och metadata, till exempel filversion, författare/författare, skapande och senaste ändringsdatum och numeriskt ID.

Dessutom kan kolumner med anpassade värdeuppsättningar läggas till, även om dessa helt enkelt är en förlängning av standarduppsättningarna. I kolumnen "date" kan du t.ex. ange utgångsdatumet för ett av dina projektdokument.

Ett annat exempel är att du i kolumnen med värdet "user" kan ange namnet på de personer som ansvarar för att godkänna filen eller som är involverade i skapandet och uppdateringen av den.

Kort sagt, det är bara fantasin som sätter gränser, och med det här systemet kan du organisera alla dina dokument efter specifik information och sedan hitta dem snabbt genom att filtrera samlingarna.

2) Listor

Efter att ha tittat på Microsoft SharePoints kapacitet som ett dokumenthanteringssystem tillsammans, låt oss utöka ämnet med listor.

Dokumentsamlingar är i själva verket speciella exempel på SharePoint-listor, som förtjänar sitt eget separata utrymme på grund av den avgörande roll de spelar i affärsprocesser.

Den enda skillnaden som verkligen skiljer dokumentsamlingar från listor är det faktum att de förra tjänar till att organisera filer, medan de senare innehåller textvärden som namnen på kontakter som är användbara för ett projekt.

På detta sätt gör enkla listor det möjligt att skapa vilken masterfil som helst, från kontrakt för leverantörer till enheter som ges till personalen.

Metadata fyller också en organisatorisk funktion genom att klassificera varje informationsbit. De kan t.ex. användas för att organisera och filtrera listor efter kontraktsbelopp, undertecknare, anställda som har en företagstelefon eller -dator och mycket mer.

En annan viktig funktion hos listor är att de kan rymma den information som finns i Excel-masterfiler och göra den tillgänglig för användare med samma behörighetsnivåer som vi har sett för dokumentsamlingar.

På så sätt kan de arbeta i realtid och samtidigt med samma fil, vilket går utöver de samarbetsbegränsningar som finns i Excel.

En annan fördel med att importera Excel-tabeller till SharePoint är att du kan redigera flera objekt samtidigt med funktionen Quick Edit (som du hittar genom att klicka på "Quick Edit" i kommandofältet i varje lista).

Dessutom kommer du att kunna få tillgång till redigeringshistoriken för att jämföra olika versioner av filen eller återställa en som föregår en uppdatering.

Precis som i fallet med dokumentsamlingar kommer du också att kunna visa box, användare, datum och tid för ändringen i huvudlistorna.

Slutligen återkommer dokument och filer, men den här gången i form av bilagor som gör dina listor med kontakter, meddelanden, uppgifter, enkäter och procedurer ännu mer detaljerade.

3) Innehållsskapande (med hög kommunikativ påverkan)

Låt oss nu gå vidare till en av SharePoints mest älskade funktioner för företag: innehållshantering, eller snarare alla produkter från interna kommunikationsaktiviteter.

Faktum är att SharePoint inte bara är ett kraftfullt verktyg för att lagra dokument, utan det är också en utmärkt plattform för att skapa, sprida och rikta olika typer av företagsnyheter och meddelanden.

Detta är möjligt tack vare dess förmåga att skapa intranät- och extranätwebbplatser, som är den viktigaste mötesplatsen mellan anställda och en organisations affärspartners, till exempel leverantörer och investerare.

Inom dessa portaler kan företag bygga upp varumärkessidor för att kommunicera sin identitet och kultur eller skapa tematiska områden, t.ex. för evenemang eller välfärdskonventioner.

En annan möjlighet är att ge varje avdelning ett eget utrymme där man kan skapa direktkontakt mellan människor, utan bakgrundsljud eller distraktioner från andra avdelningar.

I det här fallet talar vi om SharePoints förmåga att skapa underwebbplatser, dvs. webbplatser med eget ad hoc-innehåll som dock är beroende av den övergripande företagsportalen.

Med underwebbplatser är det därför möjligt att bygga portaler som är dedikerade till specifika avdelningar eller till och med specifika platser. På så sätt får en utlokaliserad organisation möjlighet att sprida kommunikation på både allmän och särskild nivå, samtidigt som man kan använda modersmålet på varje plats för att skapa ett ännu mer tillgängligt och engagerande innehåll.

Men om det är krångligt att skapa en avdelningswebbplats för att hantera hela det interna kommunikationsflödet, kan du med SharePoint skapa små utställningsfönster där du bara kan visa vissa meddelanden.

Vi pratar om företagsbloggar, som inte är något annat än utställare av digitala nyhetsbrev som är utformade och publicerade för specifika användargrupper. Dessa utställningsfönster kan enkelt placeras på vilken sida som helst på dina webbplatser, så att du kan lyfta fram kommunikation från dina IT- och HR-avdelningar, för att bara nämna några.

Företagets blogg inom intranätet SharePoint

Allt detta är möjligt tack vare plattformens höga flexibilitet, som gör att du kan definiera och strukturera inte bara innehållet på sidor och nyheter, utan också hela webbplatsens navigering ur användarnas synvinkel.

Du kan sedan experimentera med användbarhets- och tillgänglighetsfaktorer för att ge din publik bästa möjliga upplevelse och motivera dem att använda intranätet (när det gäller anställda) som ett stöd för sina dagliga arbetsaktiviteter.

SharePoint-intranätet kan också tillhandahålla multimediainnehåll som videokurser, handledning eller till och med podcastserier som talar om de mest relevanta ämnena som kretsar kring ditt företags verklighet på några minuter.

Dessa innehållskategorier är särskilt lämpliga för alla de organisationer som vill öka användarnas engagemang och deras intresse för att hålla sig uppdaterade om de senaste händelserna på företaget.

Multimedia-innehåll att infoga på sidorna i SharePoint-webbplatser

Faktum är att korta videor och ljud kan bli en trevlig följeslagare för alla anställdas kaffepauser, särskilt när de åtföljs av ad hoc-forum på SharePoint, Teams eller Yammer för att starta diskussioner relaterade till dagens ämnen.

Slutligen utökar integrationen med Microsoft Stream plattformens kommunikationsmöjligheter och gör det möjligt för företag att organisera livestreaming-evenemang och webbseminarier direkt från sina webbplatser.

I det här fallet är en god praxis att skapa en sida som är dedikerad till ett nytt evenemang på intranätet, med målet att ge användarna fullständig information om de ämnen som kommer att behandlas, talare samt datum och tid för evenemanget.

Med Forms kan du inkludera ett deltagarformulär på sidan, som kommer att användas både för att skicka åtkomstlänken till prenumeranterna och för att få användbar statistik om deltagarfrekvensen. Dessutom kan du skapa ett frågeformulär så att du kan samla in alla nödvändiga uppgifter för att utvärdera hur framgångsrikt ditt initiativ har varit.

4) Mobilt stöd

Låt oss gå rakt på sak: varje SharePoint-sida eller webbplats är responsiv.

Det innebär att alla företagsportaler och allt innehåll som skapas med Microsoft 365-verktyget kan anpassas till alla typer av mobila enheter.

Men det är inte allt.

Med SharePoint Online-appen kan du faktiskt interagera med webbplatser och filer, ladda ner och redigera dem direkt från din smartphone eller surfplatta.

Dessutom kan du ta emot varningar så att du blir meddelad så snart ett nytt inlägg eller dokument laddas upp till intranätet. Genom att klicka på meddelandet kommer du direkt in i innehållet och kan börja kommunicera eller samarbeta med dina team när du är på språng.

En sista sak att säga om detta: på grund av den starka integrationen som SharePoint har med alla Microsoft 365-verktyg kan du interagera med filer på dina företagswebbplatser från Teams- och OneDrive*-apparna också.

*OneDrive-appen tillåter dig bara att visa och redigera dokumentfiler på SharePoint.

5) Fulltext-sökning

För att hjälpa användarna att hitta filer och svar på sina frågor inom företagets webbplatser erbjuder SharePoint ett modernt innehållsindexeringssystem: fulltextsökning.

Dess huvudfunktion är således möjligheten att indexera alla filtyper (även PDF), så länge den innehåller ett textlager.

Detta innebär att SharePoint rapporterar som sökresultat för ett visst nyckelord, allt innehåll som har det ordet i sin titel, brödtext eller metadata.

Dessutom kan plattformen hämta innehåll över gränserna för webbplatser, sidor och listor genom att involvera andra Microsoft 365-verktyg som OneDrive i sin sökaktivitet.

På så sätt kan användarna inte bara få relevanta resultat på några sekunder, utan också, och framför allt, hitta filer som finns i de appar som utgör den digitala arbetsplatsen.

6) Hantering av behörigheter

Vi talade redan om behörigheter i början av vår resa. Vi tycker dock att det är viktigt att ägna sitt eget lilla sammanfattande utrymme åt detta ämne.

Faktum är att en av de mest intressanta aspekterna av SharePoint för företag är att det ger maximal säkerhet vid hantering av allt innehåll, från dokument till intern kommunikation och live-evenemang.

Detta möjliggörs genom ett hierarkiskt system av behörigheter, som är indelade i flera nivåer och kan tilldelas enskilda användare eller hela arbetsgrupper. Dessa kan skapas på SharePoint-webbplatser eller i Microsoft 365, varifrån de kan användas på företagswebbplatser.

Att skapa grupper för tilldelning av behörigheter sparar uppenbarligen betydande tid genom att bevilja många användare samma uppsättning behörigheter samtidigt.

Intressant nog innehåller varje SharePoint-webbplats automatiskt vissa säkerhetsgrupper med sina egna behörigheter. Till exempel innehåller en teamwebbplats grupperna:

• Ägare som har behörighetstypen "Full kontroll".
• Medlemmar, som har behörighetstypen "Redigera".
• Besökare som endast har behörigheten "Läs".

När det gäller kommunikationssajter är de grupper som skapas som standard de som just listats och följande:

• Approval Managers, med behörigheten "Approve" inställd.
• Designers, med behörighetsinställningarna "Design" och "Restricted Access".
• Hierarkihanterare, med behörighetstypen "Hierarkihantering".
• Läsare, med behörighetsuppsättningen "Begränsad läsning" eller "Begränsad åtkomst".

Om du vill fördjupa dig i de olika behörighetsnivåerna kan du ta en titt på den korta tabell som vi har inkluderat i den första punkten på vår lista, som handlar om dokumenthantering.

Vidare kan ett företag ändra säkerhetsgrupperna på en webbplats för att anpassa hanteringen av den information som flödar genom den.

För att göra det, följ dessa steg:

1. Klicka på inställningshjulet på team- eller kommunikationswebbplatsen.
2. Öppna sidan "Behörigheter".
3. Klicka på "Skapa grupp".
4. Under "Ägare" anger du namnet på den användare som ska hantera gruppen.
5. Under "Gruppinställningar" anger du namnet på de användare som kan redigera och/eller visa gruppmedlemskap.
6. Under "Assign Group Permissions to Site" väljer du vilken typ av behörighet du vill ge den grupp du skapar.
7. Klicka på "Create".

Nu kan du göra digitaliseringen av aktiviteter säkrare och effektivare genom att anpassa den till ditt företags dynamik.

7) Integrationer

Så här är vi framme vid den sista funktionen på vår lista och kanske också den mest komplexa att sammanfatta på några få rader i en presentation. Men vi ska försöka ändå.

Det som kanske gör den verktygsbaserade digitala arbetsmiljön Microsoft 365 så revolutionerande är den djupa integrationen som knyter funktionaliteten i en applikation till den hos de andra.

SharePoint är inget undantag.

Faktum är att plattformen kan utöka funktionaliteten på sina webbplatser genom att kombinera verktyg som OneDrive och Teams, liksom Power Platform-applikationer och andra.

När det gäller Power Platform-komponenter bör följande särskilt nämnas:

• Power App, som gör det möjligt att skapa anpassade appar.
• Power Automate, som gör att du kan bygga automatiseringsflöden.
• Power BI, med vilket du kan få instrumentpaneler och rapporter baserade på data från SharePoint-webbplatser och listor.

Det är värt att notera att dessa verktyg kan användas säkert utan att ha mycket programmeringskunskap. Tvärtom är de utformade speciellt för användare som vill digitalisera sina aktiviteter på ett lågkodat sätt.

Resultatet av att kombinera dessa applikationer är således ett virtuellt utrymme med oändlig potential, som kan optimera hanteringen av alla affärsprocesser.

Tänk till exempel på repetitiva uppgifter som att begära ledighet eller godkänna ett nytt dokument: tack vare den interaktion som kan etableras mellan SharePoint, Power Automate och Microsoft Teams är det möjligt att skapa ett helt automatiserat, oberoende och genomgripande arbetsflöde.

När det gäller användarnas engagemang i intranätet är integrationen med Yammer en game changer.

Faktum är att du kan bädda in en ny eller befintlig konversation på vilken SharePoint-webbplats eller sida som helst. Hur gör man det?

Genom att använda en Yammer-specifik webbdel.

På detta sätt kommer ett företag att kunna kombinera de interaktionsfunktioner som är typiska för sociala medier med de innehållshanteringsfunktioner som är lämpliga för en webbplats.

Användarna kan t.ex. ställa frågor om välfärdskonventioner direkt till HR-teamet i dess särskilda område. Eller så kan de starta en diskussion på sidan för nästa företagsevenemang.

Kort sagt, än en gång är det bara fantasin som sätter gränser.

Vad vi vill betona är den inverkan som företagets digitala arbetsmiljö kan ha om den byggs upp kring medarbetarnas behov och intressen.

Vanliga frågor för SharePoint Online:
Vad är SharePoint och hur använder du det för ditt intranät?

Vad används SharePoint till?

SharePoint används för en mängd olika ändamål, inklusive dokumenthantering, innehållssamarbete, skapande av intranät och extranät, automatisering av affärsprocesser och teamsamarbete. Det fungerar som en centraliserad plattform för att organisera, dela och komma åt information inom organisationer, vilket förbättrar kommunikation, produktivitet och effektivitet.

Vad är skillnaden mellan OneDrive och SharePoint?

OneDrive är en personlig molnlagringstjänst som tillhandahålls av Microsoft, som främst används för att lagra och dela enskilda filer och dokument. SharePoint, å andra sidan, är en samarbetsplattform som erbjuder avancerade funktioner för teamsamarbete, dokumenthantering, skapande av intranät/extranät och automatisering av affärsprocesser. Båda tjänsterna tillåter lagring och delning av filer, men SharePoint är utformad för bredare organisatorisk användning, medan OneDrive är mer inriktad på lagring av enskilda filer.

Vilka är de grundläggande funktionerna i SharePoint?

De grundläggande funktionerna i SharePoint inkluderar dokumenthantering, innehållssamarbete, skapande av webbplatser, behörighetshantering, versionskontroll, sökfunktioner, automatisering av arbetsflöden och integration med andra Microsoft 365-tjänster. Dessa funktioner gör det möjligt för organisationer att skapa, dela och hantera innehåll, effektivisera affärsprocesser och underlätta samarbete mellan team.

Är SharePoint en programvara eller ett verktyg?

SharePoint är både en mjukvaruplattform och ett samarbetsverktyg. Det är en webbaserad plattform som utvecklats av Microsoft och som ger organisationer ett brett utbud av funktioner och möjligheter för innehållshantering, samarbete och automatisering av affärsprocesser. Användare kommer åt SharePoint via webbläsare eller dedikerade appar för att skapa webbplatser, lagra och dela dokument, samarbeta med teammedlemmar och hantera affärsprocesser.

Vad är ett SharePoint intranät?

Ett SharePoint-intranät är en intern webbplats eller portal byggd med SharePoint som fungerar som ett centraliserat nav för kommunikation, samarbete och informationsdelning inom en organisation. Det innehåller vanligtvis funktioner som nyheter och meddelanden, dokumentbibliotek, teamwebbplatser, sociala samarbetsverktyg och anpassade applikationer som är skräddarsydda för organisationens behov. SharePoint intranät hjälper till att förbättra medarbetarnas engagemang, effektivisera kommunikationen och förbättra produktiviteten.

Vad är skillnaden mellan extranät och intranät i SharePoint?

Ett intranät i SharePoint är en intern webbplats eller portal som används av en organisations anställda för att kommunicera, samarbeta och få tillgång till information inom organisationen. Det är vanligtvis endast tillgängligt för auktoriserade användare inom organisationens nätverk.

Ett extranät i SharePoint är å andra sidan ett utökat intranät som gör det möjligt för auktoriserade externa användare, till exempel partners, kunder eller leverantörer, att komma åt specifika resurser eller samarbeta med interna användare. Extranät används för att underlätta kommunikation och samarbete mellan en organisation och dess externa intressenter samtidigt som man upprätthåller säkerhet och kontroll över åtkomst till känslig information.

Varför inte använda SharePoint för intranät?

Även om SharePoint erbjuder robusta funktioner för att bygga intranät kan det finnas skäl till varför det kanske inte är lämpligt för alla organisationers intranätbehov. Några potentiella skäl inkluderar:

• Komplexitet: SharePoint kan vara komplicerat att konfigurera och anpassa, vilket kräver teknisk expertis.
• Kostnad: SharePoint kan kräva ytterligare licens- och infrastrukturkostnader för större distributioner.
• Resursbegränsningar: Organisationer med begränsade IT-resurser kan tycka att det är utmanande att underhålla och stödja SharePoint-intranät.
• Alternativa lösningar: Beroende på specifika krav kan organisationer hitta andra intranätlösningar som bättre passar deras behov när det gäller enkelhet, kostnadseffektivitet eller specifika funktioner.

Vad används SharePoint till?

SharePoint används för en mängd olika ändamål inom organisationer, inklusive:

• Dokumenthantering: Lagring, organisering och delning av dokument och filer.
• Samarbete: Underlätta teamarbete och kommunikation mellan anställda.
• Skapande av intranät och extranät: Bygga interna och externa webbplatser för informationsdelning och samarbete.
• Automatisering av affärsprocesser: Effektivisering av arbetsflöden och automatisering av rutinuppgifter.
• Innehållshantering: Hantering av digitalt innehåll, t.ex. webbsidor, dokument och multimedia.
• Kunskapshantering: Fånga upp, organisera och dela med sig av kunskap och expertis inom organisationen.
• Projektledning: Spårning av projekt, uppgifter och milstolpar.
• Efterlevnad och styrning: Säkerställa efterlevnad av lagstadgade krav och organisationens policyer.
• Socialt samarbete: Engagera medarbetarna genom sociala funktioner, t.ex. diskussionsforum och sociala nätverk för företag.