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Sharepoint è lo strumento Microsoft sviluppato per la collaborazione sul lavoro e utilizzato principalmente per la gestione dei contenuti, la gestione elettronica dei documenti e la condivisione delle conoscenze in azienda. SharePoint è una piattaforma centralizzata e sicura in cui i team di lavoro possono collaborare, ottimizzare la gestione dei dati e aumentare l'efficienza.

Esistono due versioni di SharePoint: SharePoint Online e SharePoint Server (On-premise). Entrambi possono essere utili a seconda delle prospettive dell'azienda e in base alle attività commerciali da svolgere.

Qual è la migliore versione di SharePoint per le tue esigenze aziendali? Scopri come scegliere la migliore versione di Sharepoint per rendere più efficiente i workflow della tua azienda!

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  • Archivio dati

Puoi basare la tua scelta in base al volume di dati che devi archiviare. La soluzione On-premise può supportare una quantità illimitata di dati. Tutto quello che devi fare è acquistare la giusta categoria di hardware.

SharePoint Cloud, invece, non include un'offerta illimitata di archiviazione dei dati inclusa nel prezzo dell'abbonamento. Microsoft ha impostato il limite a 1 TB + 10 GB per ciascun utente con licenza per azienda. Se hai bisogno di più spazio, puoi usufruirne tramite un componente aggiuntivo specifico per l'abbonamento a Office 365.

È inoltre prevista una soglia massima per i siti SharePoint Online di 25 TB.

  • Costi

Per scegliere il software giusto per supportare il lavoro in azienda, i costi devono sempre essere presi in considerazione. Se stai pensando alla soluzione in loco, tieni presente che le piattaforme SharePoint includono più server e ognuno di essi deve avere una licenza appropriata e CAL utente + le licenze per SQL Server e Windows Server.

Per la versione online, i costi sono correlati al numero di utenti che utilizzeranno il prodotto. L'abbonamento consente di disporre di una piattaforma SharePoint aziendale senza doversi preoccupare di alcun tipo di manutenzione. Inoltre, con una licenza di Office 365 puoi beneficiare della suite globale di prodotti di collaborazione, mailbox e archivi cloud.

  • Licenze

SharePoint Server (On-premise) necessita di una licenza per ciascun server e una CAL (Standard o Enterprise) per ciascun utente che dovrà usare il del prodotto. SharePoint Online è invece incluso nella licenza Office 365 Business o Enterprise. Dispone, inoltre, di una licenza dedicata denominata SharePoint Online P1/P2 e destinata a quegli utenti che non necessitano della cassetta postale.

Entrambe le versioni permetto l'accesso alle applicazioni web di MIcrosoft Office. L'unica cosa che cambia è il tipo di licenza. La versione On-premise richiede una licenza esclusiva per visualizzare e modificare i documenti con le app web.

La versione cloud, invece, permette di visualizzare i documenti e di modificarli direttamente dal cloud, senza bisogno di licenze aggiuntive.

  • Aggiornamenti

Gli aggiornamenti della versione On-premise della intranet sono gestiti dal dipartimento IT dell'azienda che sceglie quando installare e gestire gli aggiornamenti disponibili. Devi sempre essere certo che l'ambiente di lavoro sia aggiornato per continuare a ottenere supporto da Microsoft.

Per la versione online, è Microsoft a gestire l'installazione e la distribuzione degli aggiornamenti degli strumenti di lavoro.



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SharePoint Online VS in loco: cosa considerare nella scelta

Se stai prendendo in considerazione di creare la tua intranet aziendale con SharePoint, ma non sai se utilizzare la soluzione cloud o quella on-premise, dovresti tenere conto anche delle tendenze recenti.

Microsoft ha adottato la strategia "cloud-first". Ciò significa che Microsoft implementa in primo luogo le nuove funzionalità per le versioni online, e solo in un secondo momento le rende disponibili per le installazioni locali. Questo può far capire la direzione che Microsoft ha scelto di intraprendere per il futuro.

Inizialmente, strumenti nuovi e moderni saranno disponibili solo per il cloud, solo successivamente per installazioni in loco. E non è sicuro al 100% che tutte le funzionalità saranno disponibili per il prodotto in loco: tutte le integrazioni con le altre funzioni di Office 365 non possono essere disponibili localmente.

 
SHAREPOINT ONLINE SHAREPOINT ON-PREMISE
Nessun server, nessun hardware. Utilizzo dei data center di Microsoft Cloud. Richiede l'acquisto di hardware dedicato.
Riduzione delle risorse interne. Aggiornamenti automatici svolti da Microsoft. Il team IT interno deve gestire i server, impostare gli aggiornamenti e i patch.
Informazioni archiviate nel cloud. Informazioni archiviate nel tuo network locale.
È parte del tuo piano Office 365; spese mensili basate sul numero di utenti. L'azienda deve assorbire i costi di licenza per server e utenti.
Le informazioni sono mantenute secondo standard di sicurezza specifici del settore. L'azienda è responsabile della sicurezza dei server.
Basato sulla built-in redundancy di Microsoft. Nessun controllo sui server. Si affida a server e hardware personalizzabili di proprietà. Pieno controllo del server e dei servizi di accesso.
In esecuzione su un server multi-tenant. Farm singola.
Microsoft gestisce l'installazione e la distribuzione di aggiornamenti e miglioramenti. Gli aggiornamenti vengono installati e gestiti internamente.
Personalizzazioni limitate. Personalizzazioni illimitate.
Backup generati da Microsoft. Il proprietario deve creare, testare e gestire i backup del data center dedicato.
Può connettere utenti esterni e può essere facilmente espanso con una varietà di servizi di Azure. L'infrastruttura per connettere utenti esterni deve essere costruita e regolata manualmente.
Microsoft si occupa della scalabilità del servizio. La scalabilità è responsabilità dell'acquirente del servizio.
Gli strumenti e le funzioni vengono sviluppati e continuamente aggiornati da Microsoft. I nuovi strumenti vengono resi disponibili solo in un secondo momento, e non tutti.

Office 365 e SharePoint Online aumentano l'efficienza della intranet aziendale

Quando scegliere SharePoint Online?

Il servizio cloud è la scelta migliore per le organizzazioni che desiderano creare una rete intranet scalabile. Permette di risparmiare sui costi e di ridurre la complessità.

Con la versione online, fai una scelta sensata con effetti nel breve termine, perché evita di spendere tempo e soldi nel creare le infrastrutture necessarie.

Per il futuro, puoi trarre vantaggio dagli sviluppi del prodotto accettando di seguire la roadmap degli aggiornamenti dei publisher.

Logo SharePoint Online

Quando scegliere SharePoint On-premise?

On-Premise è la scelta più adatta se disponi già di una infrastruttura dedicata; se lavori in un'organizzazione con elevati standard di conformità; se necessiti di alti requisiti di personalizzazione e raggiungimento di economie di scala sulle licenze.

È la soluzione ideale per le aziende che cercano più spazio di archiviazione rispetto a quello offerto da Microsoft o un maggiore controllo sull'architettura delle farm.

Se hai bisogno che la tua intranet sia disponibile solo sulla rete della tua azienda, SharePoint On-Premise è la soluzione ideale.

La scelta della versione di SharePoint è essenziale per la tua azienda. Le soluzioni in loco e cloud sono simili in termini di copertura funzionale di base. La scelta dipende da quale delle due versioni si adatterà a requisiti e normative diverse.

Se non sei sicuro di quale versione sia adatta alle tue esigenze, puoi anche prendere in considerazione una Intranet ibrida.

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