Business apps et travail à distance

De plus en plus d'organisations cherchent à optimiser leurs processus internes par le biais de la transformation numérique et plus particulièrement en utilisant des applications et des logiciels conçus pour améliorer la communication, la collaboration, l'expérience et la productivité au sein de l'entreprise.

Le travail à distance est un changement radical, basé sur l'adoption des bonnes technologies pour soutenir les activités quotidiennes des travailleurs, à tout moment et où qu'ils soient.

C'est pourquoi le nombre d'applications professionnelles développées pour soutenir le nouveau paradigme du travail agile augmente considérablement. Ces applications se concentrent principalement sur deux macro-domaines : la collaboration en temps réel et le groupware, c'est-à-dire la facilitation des activités communes.

Dans cet article, nous examinerons les 10 applications professionnelles les plus utilisées et étudierons comment les intégrer pour créer votre propre lieu de travail numérique.

Le secret ? Disposer d'un intranet d'entreprise intelligent.

1. Slack

Slack est l'une des applications professionnelles les plus populaires, offrant une plateforme de messagerie instantanée spécialement conçue pour faciliter la communication au sein d'environnements de travail ou de communautés. Son interface intuitive et facile à utiliser permet des conversations fluides, s'adaptant aux différents styles de travail et favorisant la collaboration au sein de l'équipe.

En outre, la plateforme se distingue par son intégration native avec divers outils de productivité, tels que Skype pour la communication vocale et vidéo, Google Drive pour le partage de fichiers et Twitter pour le suivi des interactions sociales.

Slack ne se limite pas à la messagerie texte : il prend également en charge les appels vidéo, accessibles depuis les appareils Mac et Windows ainsi que via le navigateur Chrome.

Le coût ?

• 6,67 dollars par utilisateur et par mois pour la version standard.
• 12,50 dollars par utilisateur/mois pour la version Plus.

Il convient de noter qu'une version gratuite est également disponible, mais qu'elle ne comprend pas certaines fonctions importantes telles que le stockage illimité des appels et des messages.

2. Facebook Workplace (en cours de fermeture)

Meta Workplace, ou Facebook Workplace, est une plateforme conçue pour améliorer la communication interne en exploitant des fonctionnalités similaires à celles du réseau social dont elle tire son nom.

Il s'agit du premier pas de Meta sur le marché des logiciels d'entreprise, visant à concurrencer les solutions de Microsoft et de Slack. Parmi ses fonctionnalités les plus populaires figurent le chat, les appels vidéo, les groupes et même la possibilité de créer un simple intranet d'entreprise.

Bien qu'il ait réussi à attirer environ 7 millions d'utilisateurs, Workplace n'a jamais atteint la visibilité nécessaire pour réellement concurrencer ses principaux rivaux. Cette difficulté a conduit Meta à se tourner vers des projets plus prometteurs (comme les métavers et l'intelligence artificielle), abandonnant ainsi son investissement dans Workplace.

La plateforme restera disponible jusqu'au 31 août 2025. Après cette date, il ne sera plus possible d'envoyer de nouveaux messages, mais seulement d'accéder aux anciens et de les télécharger. À partir du 1er juin 2026, toutes les données seront supprimées, ce qui marquera la fin définitive du service.

Par conséquent, les entreprises qui utilisent actuellement Meta Workplace ont un an pour trouver une solution alternative pour gérer la communication interne.

Il est intéressant de noter que nombre de ces entreprises ont déjà choisi de migrer vers Microsoft 365 et, en particulier, vers Microsoft Viva. Ce dernier a rapidement conquis une grande partie du marché que Meta Workplace tente d'atteindre depuis des années, en offrant non seulement des outils spécifiques pour la communication, mais aussi des solutions avancées pour améliorer l'expérience des employés.

3. Cisco Spark

Cisco Spark offre un service de messagerie complet qui permet aux utilisateurs de communiquer par le biais de différents canaux : vidéo, voix et texte. L'une des principales caractéristiques de Spark est la possibilité de partager du contenu pendant les conversations, en l'organisant dans des salles virtuelles dédiées à des projets ou à des équipes spécifiques.

Dans sa version gratuite, Spark offre des fonctionnalités telles que les appels in-app. Les utilisateurs disposent de 5 Go d'espace pour partager des fichiers, avec la possibilité d'intégrer jusqu'à dix applications tierces pour améliorer l'échange d'informations et de documents avec leurs collègues.

La version Premium, quant à elle, est disponible à partir de 12 dollars par utilisateur et par mois. Elle offre des fonctionnalités supplémentaires et une plus grande flexibilité pour la collaboration entre les équipes professionnelles.

4. Confluence

Parmi les applications d'entreprise les plus populaires pour la collaboration interne, Confluence d'Atlassian se distingue comme une plateforme puissante pour la gestion des documents et le partage des connaissances. Confluence permet aux équipes de créer, d'organiser et de collaborer sur des pages de documentation en temps réel, tout en intégrant d'autres outils d'Atlassian tels que Jira pour améliorer les activités de gestion de projet.

Il offre un large éventail de fonctionnalités, notamment la possibilité de commenter directement les pages, de suivre les modifications par le biais du versionnage et de gérer la structure du contenu avec des espaces de travail dédiés aux équipes ou aux projets. Grâce à des modèles prédéfinis, les équipes peuvent rapidement créer de nouvelles pages et des projets de documents.

En outre, Confluence prend en charge l'envoi de notifications personnalisées et la création de tableaux dynamiques pour améliorer l'organisation et la distribution de l'information au sein de l'organisation.

Disponible en version gratuite et payante, Confluence est un outil polyvalent qui permet de centraliser les ressources de l'entreprise de manière collaborative. Cependant, de nombreuses entreprises envisagent de migrer vers SharePoint pour profiter de son intégration à l'écosystème Microsoft 365.

SharePoint offre une plateforme non seulement pour la gestion des documents, mais aussi pour la création de l'intranet d'entreprise, la collaboration en temps réel à l'aide d'outils tels que Microsoft Teams, et la gestion granulaire de l'accès au contenu pour une sécurité maximale.

En outre, grâce à l'intégration avec Power Automate et Power Apps, SharePoint permet d'automatiser les flux de travail et de créer des solutions personnalisées pour répondre à des besoins plus complexes que Confluence.

5. Asana

Pour la gestion des tâches, l'une des applications professionnelles les plus utilisées est Asana. Cette plateforme permet de créer des listes dynamiques et collaboratives à travers lesquelles organiser et suivre les activités d'une équipe.

Outre la gestion des tâches et des rappels, Asana permet d'intégrer des objectifs, des idées de brainstorming et des commentaires directs pour faciliter la collaboration. Les outils de planification visuelle tels que les calendriers et les diagrammes de Gantt, quant à eux, fournissent une vue d'ensemble de l'avancement des projets individuels.

Le partage entre les membres de l'équipe est facile et peut également être étendu aux collaborateurs externes. Grâce aux intégrations avec d'autres applications, notamment Slack et Microsoft Teams, Asana peut être facilement adapté aux besoins spécifiques d'une organisation pour gérer la communication et la collaboration entre les équipes et les départements.

La version gratuite offre suffisamment de fonctionnalités de base pour soutenir le travail des petites équipes, tandis que les plans payants commencent à 10,99 EUR par mois, offrant des outils avancés tels que des rapports personnalisés, des flux de travail automatisés et une sécurité supplémentaire pour les grandes entreprises.

6. Astrid

Astrid est un assistant numérique basé sur l'intelligence artificielle conçu pour améliorer les compétences de communication des utilisateurs.

La plateforme propose un service de coaching personnalisé visant à développer les compétences en communication des équipes d'entreprise qui travaillent en étroite collaboration avec les clients.

Grâce à des fonctionnalités telles que la reconnaissance vocale, Astrid est en mesure de fournir un retour d'information en temps réel sur la prononciation, le ton et la clarté du discours, aidant ainsi les membres de l'équipe commerciale, par exemple, à transmettre une plus grande assurance et une plus grande confiance.

En plus d'être un outil d'apprentissage pour améliorer l'anglais, Astrid est également utilisé par les entreprises pour évaluer les candidats à des postes vacants et pour offrir des sessions de coaching personnalisées aux personnes au sein de l'organisation.

7. Dropbox for teams

Dropbox for teams est conçu pour permettre d'accéder à des fichiers et de les partager à partir de n'importe quel appareil, ce qui facilite la collaboration. L'application garantit que chacun peut toujours travailler avec les versions les plus récentes et synchronisées des documents, évitant ainsi le risque de travailler sur des données obsolètes.

La version professionnelle, par rapport à la version gratuite, offre plus d'espace de stockage, ainsi que des systèmes de sécurité améliorés tels que le chiffrement de bout en bout et la gestion avancée des clés d'accès aux informations de l'entreprise. Point important, Dropbox for Teams s'intègre à des solutions externes de collaboration et de gestion de documents, dont, bien sûr, les applications Microsoft 365.

Les meilleures applications de gestion d'entreprise sont celles de Microsoft 365

75 % des organisations à l'échelle internationale améliorent la productivité et l'expérience des employés en adoptant le lieu de travail numérique basé sur les applications Microsoft 365 et, en particulier, l'intranet d'entreprise de SharePoint Online.

SharePoint est en fait le point de départ, permettant le développement de l'intranet qui englobe tout ce dont les personnes de l'entreprise ont besoin : applications de travail, communications, documents, services, formulaires, contenu de formation, nouvelles et mises à jour.

Le contenu et les fonctionnalités de l'intranet peuvent être étendus grâce à l'intégration des principales plateformes Microsoft, de Teams, pour simplifier la collaboration, à Planner, pour la gestion de projets, et Yammer (désormais Viva Engage), pour créer des communautés d'entreprise dédiées à des initiatives, des départements, des projets et des thèmes sectoriels.

Voici trois des applications Microsoft 365 les plus utilisées qui peuvent être intégrées à l'intranet SharePoint pour enrichir le lieu de travail numérique de l'entreprise.

8. Microsoft Teams

Teams est l'application d'entreprise qui est la reine de la communication. Grâce à des canaux dédiés, des chats et des espaces collaboratifs, Teams aide les collègues à collaborer sur des projets, à partager des idées, à coordonner le travail d'équipe et à tenir le public de l'entreprise au courant grâce à des notifications personnalisées et à des événements en direct pouvant réunir jusqu'à 10 000 participants.

Des fonctionnalités de pointe telles que Breakout Rooms et Together permettent de simuler des salles dans lesquelles se déroulent des réunions, des séances de brainstorming et des sessions de formation comme s'il s'agissait d'un bureau.

L'intranet SharePoint Online s'intègre nativement à l'application Microsoft Teams pour fournir un hub centralisé où tous les membres de l'organisation peuvent accéder à des documents, ressources et informations partagés sans avoir à quitter l'écosystème Teams. Cette synergie permet donc de combiner les capacités de gestion documentaire de SharePoint avec les capacités de collaboration en temps réel de Microsoft Teams, simplifiant ainsi le travail et la coordination de tous les départements de l'entreprise.

De plus, avec la solution intranet.ai, il est possible de tirer parti de l'intégration entre Teams et l'intranet SharePoint pour promouvoir les dernières nouvelles, mises à jour et initiatives de l'entreprise grâce à un système automatisé d'envoi de notifications push personnalisées.

Les utilisateurs pourront ainsi recevoir une notification sur Teams à chaque fois qu'un nouveau contenu est publié sur l'intranet, avec un lien pour accéder directement au post.

Notifications push via Teams pour l’intranet SharePoint d’intranet.ai

9. Yammer (désormais Viva Engage)

Yammer, qui fait désormais partie de la suite Microsoft Viva sous le nom de Viva Engage, est la plateforme de réseau social par excellence au sein de l'écosystème Microsoft 365. Les entreprises utilisent Yammer pour faciliter la communication interne, favoriser l'échange d'idées et promouvoir la collaboration entre les équipes et les départements, indépendamment de leur localisation.

En fait, Yammer permet de créer des communautés d'entreprise où la communication globale ou ciblée est gérée en fonction des rôles, des lieux, des départements, des intérêts communs et des thèmes industriels. Les différents flux de communication sont enrichis de fonctionnalités telles que des notifications personnalisables, des réactions, des sondages, des questions-réponses et des événements en direct.

Chaque utilisateur a ainsi la possibilité de faire entendre sa voix et de participer activement aux discussions avec ses collègues, par exemple en commentant les dernières nouvelles publiées sur l'intranet.

En fait, l'intranet SharePoint Online s'intègre à Yammer pour ramener les conversations de la communauté à la partie web dédiée, quelle qu'elle soit. Mais ce n'est pas tout : grâce à la partie web Communautés, les messages publiés dans Yammer (qui, nous vous le rappelons, a évolué pour devenir Viva Engage) peuvent être affichés dans des sections spécifiques de l'intranet, ce qui permet aux utilisateurs d'interagir directement sans quitter l'environnement SharePoint.

10. Microsoft Planner

Microsoft Planner est l'outil de gestion de projet de Microsoft 365 conçu pour aider les équipes à organiser, attribuer et suivre leurs tâches. Doté d'une interface intuitive accessible depuis Microsoft Teams, Planner permet de diviser les projets en tâches spécifiques, puis de les assigner aux membres de l'équipe et de suivre leur progression via des indicateurs et des graphiques détaillés.

Parmi les principales fonctionnalités de Planner, nous tenons à souligner :

• Tableaux d'affichage : chaque projet est représenté sous la forme d'un tableau d'affichage avec des tâches organisées dans des catégories personnalisables, ce qui permet de diviser le travail par phase, catégorie ou priorité.
  
  
• Affectations : chaque tâche peut être affectée à un ou plusieurs membres de l'équipe, avec la possibilité d'ajouter des notes, des pièces jointes et des commentaires.
  
  
• Échéances : des échéances et des rappels peuvent être définis, de sorte que vous ayez toujours une vision claire du calendrier et des tâches à accomplir en priorité.
  
  
• Rapports : les diagrammes de Gantt et les graphiques d'état sont les moyens par lesquels Planner fournit une vue d'ensemble des tâches achevées, en cours ou en retard, aidant les équipes à suivre l'avancement des projets en temps réel.
  
  

Dernier point fort : comme toutes les applications Microsoft 365, Planner s'intègre également de manière transparente à l'intranet SharePoint. Grâce à la partie web spécifique, les tableaux de messages des projets individuels peuvent être affichés directement dans SharePoint, de sorte que vous pouvez suivre l'état des activités au sein, par exemple, de l'espace de communication, des documents et, grâce à cette intégration, des projets de votre département.

BONUS : Microsoft To-Do

Microsoft To Do est l'application professionnelle qui permet de gérer les tâches de manière simple, rapide et intuitive. Contrairement à Microsoft Planner qui, comme nous l'avons vu, est conçu pour la gestion de projets d'équipe et la répartition collaborative des tâches, Microsoft To Do se concentre sur la gestion des tâches personnelles, ce qui en fait une solution idéale pour organiser sa journée de travail et améliorer ses compétences en matière de gestion du temps, des tâches et des priorités.

To Do se distingue donc par sa capacité à fournir une vue centralisée de toutes les tâches, permettant à l'utilisateur d'agréger des tâches provenant de différentes sources telles qu'Outlook, Planner et OneNote. Dans une interface unique, l'utilisateur peut créer des listes de tâches, diviser les tâches plus complexes en sous-tâches et ajouter des notes pour chaque élément. La fonctionnalité "Ma journée" permet également d'organiser les tâches de la journée, en les programmant en fonction de leur priorité.

Applications d'entreprise pour les processus internes

Nous avons vu que 10 applications suffisent pour numériser les processus de toute organisation, de la gestion des tâches et des documents à la communication entre les équipes et les collègues.

L'impact des nouvelles et anciennes technologies sur la productivité et le bien-être des travailleurs est tel que le nombre d'applications disponibles dans le cadre de la transformation numérique ne cesse d'augmenter pour répondre à une demande encore plus forte des entreprises.

Bien qu'il existe des plateformes aux caractéristiques remarquables, dont certaines sont présentées dans cet article, on ne peut s'empêcher de s'attarder sur l'immense potentiel qui différencie les applications de l'écosystème Microsoft 365 de tous les concurrents potentiels.

Un potentiel qui trouve son expression maximale dans les innombrables intégrations possibles entre les applications de la suite, à partir desquelles il est possible d'obtenir la synergie nécessaire pour numériser, optimiser et automatiser l'ensemble complexe des processus d'entreprise.

Par souci de clarté et pour conclure notre tour d'horizon, voici les business apps conçues par Microsoft pour soutenir la croissance d'une organisation.

Le rôle de l'intranet dans l'amélioration des processus d'entreprise

La transformation numérique ne se limite pas à la mise en œuvre d'une série de technologies dans les organisations. Pour être réellement efficace, elle nécessite l'adoption d'une plateforme intégrée permettant de tirer le meilleur parti de ces nouvelles technologies.

C'est là que l'intranet d'entreprise joue un rôle clé.

Un intranet moderne, tel que celui basé sur SharePoint Online, agit comme un centre névralgique pour la gestion des processus, des communications et des ressources.

Grâce à sa capacité à combiner des outils tels que Microsoft Teams, Planner, Yammer (aujourd'hui Viva Engage) et Power Platform en un seul espace numérique, l'intranet facilite la collaboration entre les équipes, l'automatisation des flux de travail et l'accès instantané aux informations, sans perdre de temps à faire des recherches ou à envoyer des courriels à des collègues.

L'intranet transforme un ensemble d'applications en un écosystème parfaitement orchestré, optimisant non seulement les opérations quotidiennes, mais aussi la façon dont les gens communiquent, collaborent et évoluent au sein de l'entreprise.

Accès rapide aux applications d'entreprise dans l'intranet SharePoint d'intranet.ai

La capacité d'un intranet à intégrer des outils de gestion de projet, de communication interne et de suivi des performances de l'entreprise, pour n'en citer que quelques-uns, permet aux organisations d'accroître leur productivité tout en réduisant les inefficacités opérationnelles et les risques liés à la sécurité des données.

En outre, un intranet bien structuré améliore l'engagement dans les communications et les initiatives de l'entreprise avec :

• des nouvelles et des communications au design moderne qui attirent l'attention et rendent l'information plus accessible ;
  
  
• des forums interactifs et des espaces de discussion qui encouragent l'échange d'idées et la résolution collective de problèmes ;
  
  
• des événements et des enquêtes internes, qui permettent un retour d'information en temps réel et impliquent les collègues dans les décisions de l'entreprise.
  
  

Et bien d'autres choses encore, y compris des composants web développés par nos experts SharePoint et Microsoft pour créer de nouvelles expériences de gamification dans l'intranet.

Communications modernes et sondages rapides dans l'intranet SharePoint d'intranet.ai

Encore trop d'entreprises sous-estiment la valeur de la gamification, mais notre expérience confirme qu'il est essentiel d'offrir aux utilisateurs des fonctions plus "amusantes" grâce auxquelles ils peuvent tester leurs connaissances, partager une idée pour une initiative future ou même simplement exprimer leur humeur du jour.

Communiquer son état d'esprit dans l'intranet SharePoint d'intranet.ai

Les fonctionnalités conçues pour la gamification et, par conséquent, l'engagement des employés sont précisément celles qui permettent à l'intranet (déjà un centre de numérisation des processus internes) de se transformer en l'un des outils les plus efficaces et les plus performants pour renforcer la communauté de l'entreprise, obtenant, en retour, un taux d'adoption plus élevé de la part de tous les collègues.

Quelles sont les meilleures applications de gestion d'entreprise ?

Les meilleures applications de gestion d'entreprise pour optimiser les processus internes incluent Slack, Facebook Workplace, Cisco Spark, Stride, Asana, Astrid, Dropbox pour les équipes, Microsoft Teams, Yammer et Microsoft To Do. Ces applications offrent diverses fonctionnalités pour améliorer la communication, la collaboration et la gestion des tâches au sein de l'entreprise.

Pourquoi est-il important d'intégrer ces applications dans l'intranet SharePoint ?

Intégrer ces applications dans l'intranet de SharePoint permet de créer un environnement de travail numérique cohérent où les employés peuvent accéder à toutes les informations et outils dont ils ont besoin en un seul endroit. Cela facilite la collaboration, la recherche d'informations et la gestion des processus internes.

Quels sont les avantages de l'intranet pour la gestion et la collaboration interne ?

L'intranet offre de nombreux avantages, notamment la centralisation des informations, l'amélioration de la communication interne, l'automatisation des processus, la gestion des ressources humaines, la formation, la gestion des tâches et la collaboration. Il permet également aux employés d'accéder à des services utiles tels que la réservation de véhicules de fonction, la gestion des congés et bien plus encore.

Quels sont les coûts associés à ces applications de gestion d'entreprise ?

Les coûts des applications de gestion d'entreprise varient en fonction de l'application spécifique et de la version choisie. Par exemple, Slack propose une version Standard à 6,67 $ par mois par utilisateur et une version Plus à 12,50 $ par mois par utilisateur. Facebook Workplace a des tarifs allant de 1 $ à 3 $ par mois par utilisateur en fonction du nombre d'utilisateurs. Cisco Spark commence à 12 $ par mois par salarié individuel. Les coûts peuvent varier en fonction des besoins de votre entreprise.