Communication interne avec l'intranet de Microsoft 365

Qu'est-ce que la communication interne d'entreprise ?

La communication interne est ce qui permet d'optimiser les processus, d'accroître l'implication des collègues et, sans exagération, d'assurer le succès de l'ensemble de l'organisation. Il ne s'agit pas simplement de partager des informations, mais de créer un système synergique dans lequel les personnes, les processus et les objectifs sont interconnectés.

Chaque entreprise est constituée d'un réseau complexe d'individus et d'équipes, chacun ayant un rôle spécifique et des responsabilités différentes. La communication interne permet de s'assurer que toutes les parties de ce réseau travaillent de manière coordonnée, en les alignant au fil du temps sur un objectif commun. Par conséquent, une communication interne claire au sein de l'entreprise minimise les malentendus et contribue à un environnement de travail plus productif.

Aujourd'hui, heureusement, il existe des solutions modernes qui aident à mieux gérer le flux de communication au cœur d'une organisation. L'intranet d'entreprise construit avec SharePoint Online, qui constitue le cœur battant du lieu de travail numérique de Microsoft, en est un exemple.

En effet, l'intranet SharePoint rassemble toutes les principales applications de Microsoft 365, notamment Microsoft Forms, qui permet de créer des questionnaires personnalisés, ou Teams, qui permet aux utilisateurs de partager des documents, de gérer des tâches liées à des projets et de communiquer en temps réel avec des collègues, où qu'ils se trouvent.

Le rôle de la communication interne est également important dans l'accompagnement du changement. Prenons un exemple : lorsqu'une entreprise introduit de nouvelles technologies pour numériser les processus internes, la manière dont les activités sont réalisées change logiquement.

Dans ce cas, la communication interne a pour mission de faciliter l'adoption des nouveaux outils introduits dans l'organisation, comme l'intranet d'entreprise, en aidant le personnel à comprendre rapidement comment les utiliser afin qu'il n'y ait pas de ralentissement dans les flux de travail.

Cependant, la simplification de l'innovation dans l'entreprise n'est pas le seul résultat que l'on peut obtenir avec une bonne stratégie de communication.

Ci-dessous, nous tentons de résumer les objectifs les plus importants :

• Alignement : la communication interne aide à comprendre clairement la mission, la vision et les stratégies de l'entreprise. Pour les individus, il devient plus facile de comprendre comment leur travail contribue aux objectifs généraux ; pour l'entreprise, il devient en même temps plus facile de renforcer le sentiment d'appartenance et de responsabilité au sein des différentes équipes.
  
  
• Implication : plus on se sent informé et inclus, plus on est motivé pour donner le meilleur de soi-même dans ses activités. Informer régulièrement le personnel des réalisations et des succès de l'entreprise, notamment par le biais d'une lettre d'information interne (facile à mettre en œuvre et rapide d'accès sur l'intranet SharePoint), peut renforcer le sentiment d'appartenance à la communauté. En outre, selon un rapport de McKinsey, une communication interne efficace peut accroître l'engagement de 20 % à 25 % et offrir un retour sur investissement supérieur à celui des entreprises qui choisissent de ne pas investir dans la communication avec leur personnel.
  
  
• Promouvoir une culture positive : la communication interne façonne la culture d'une organisation. Un environnement transparent, qui favorise un dialogue ouvert entre l'équipe et la direction, sera plus apprécié et stimulant qu'un environnement de travail fermé, où la communication se limite à la transmission de directives et où les travailleurs sont traités comme de simples rouages d'un mécanisme perçu comme obscur et distant.
  
  
• Gestion de crise : le monde évolue rapidement et la capacité d'adaptation distingue une entreprise saine d'une entreprise vouée à la faillite. Une bonne communication interne sert donc à la fois à indiquer clairement la voie à suivre et à gérer les inévitables événements inattendus et les moments difficiles, en répondant rapidement aux besoins de l'entreprise et de son personnel.

Qu'est-ce qui distingue la communication interne de la communication externe ?

Bien que la communication interne et la communication externe d'une entreprise aient des objectifs et des groupes cibles différents, ces deux dimensions sont étroitement liées.

D'une part, la communication interne s'adresse au personnel et vise à l'informer, à l'impliquer et à le motiver; d'autre part, la communication externe se concentre sur le dialogue avec les clients, les partenaires et tous ceux que l'on peut définir comme des parties prenantes externes, afin de promouvoir la marque et ses valeurs.

Quelle est donc la relation entre ces deux sphères de la communication d'entreprise ?

Tout d'abord, une organisation qui communique efficacement en interne parvient à créer une base solide pour projeter une image plus cohérente et plus fiable à l'extérieur. Par exemple, une équipe de vente qui comprend parfaitement les valeurs de l'entreprise grâce à une communication interne bien structurée aura plus de facilité à les transmettre aux clients.

Communication interne d'entreprise : quels types existent ?

Entrons à présent dans le vif du sujet et voyons quels sont les types de communication interne d'entreprise qui existent, en nous intéressant à la manière dont ils atteignent un certain objectif.

Comme nous l'avons vu, la communication interne est le processus par lequel les informations, les directives, les nouvelles et les avis circulent au sein d'une organisation. Il ne s'agit pas seulement de la transmission de données entre la direction et les travailleurs, mais aussi du dialogue entre les équipes, les collègues et les services.

Sa fonction première est donc de créer un flux d'informations qui favorise la transparence, l'efficacité et la cohésion, avec des effets positifs sur la productivité globale.

Fonctions principales de la communication interne en entreprise

Pour mieux expliquer pourquoi il est nécessaire de structurer une bonne communication interne, nous pouvons prendre l'exemple d'une entreprise ayant plusieurs sites géographiquement répartis.

Sans un système de communication bien structuré, des retards dans l'accès à l'information ou des malentendus entre les responsables et les équipes peuvent survenir, entraînant des difficultés dans la coordination des activités.

Une communication interne bien structurée, en revanche, permet un accès rapide à l'information, une collaboration en temps réel avec les collègues et une résolution rapide des problèmes, même lorsque les fuseaux horaires ne coïncident pas.

Mais comment faire fonctionner la communication interne ? En général, trois aspects clés ne doivent pas être perdus de vue :

1. La clarté des messages
2. L'utilisation de canaux appropriés
3. Demande permanente de retour d'information

Ces trois éléments constituent la base de la pyramide de la communication et caractérisent tout flux d'informations au sein d'une organisation.

Ensuite, nous pouvons classer les types de communication interne en fonction de la direction et du ton du flux d'informations. Le tableau suivant en donne un exemple.

Outre les trois facteurs susmentionnés (clarté, moyens appropriés et retour d'information), les quatre types de communication interne énumérés dans le tableau ont en commun l'objectif de créer un environnement de travail dans lequel les personnes se sentent plus impliquées.

Voici quelques exemples de la manière d'y parvenir.

Le problème de la communication interne traditionnelle

C'est peut-être nouveau, mais nous le savons probablement tous depuis longtemps : il y a trop de courriels qui circulent dans les entreprises. Une infinité de raisons peuvent expliquer la présence récurrente d'un moyen de communication datant de 1971. Mais en premier lieu, on trouve la résistance au changement.

C'est presque un paradoxe quand on pense à l'éternelle promesse d'innovation de toute entreprise, mais l'envoi massif de courriels reste encore aujourd'hui une constante. Il s'agit pourtant d'un mode de communication non seulement inefficace, mais aussi nuisible.

Telles des molécules de cholestérol silencieuses, les innombrables informations envoyées quotidiennement par courrier électronique représentent un risque pour toute organisation.

Avec le temps, elles peuvent provoquer de véritables crises cardiaques dans le système de communication interne, paralysant les fonctions primaires telles que la transmission de données, les affectations et les mises à jour.

Un risque connexe, non moins grave, est celui d'anesthésier l'attention des collègues, contraints de surveiller le flux incessant de notifications qui inondent chaque jour leur boîte de réception, véhiculant les informations les plus disparates.

Comme le montre notre aperçu des objectifs et des avantages de la communication interne, pour de nombreuses entreprises, coordonner leurs activités de cette manière inefficace est la norme, ou plutôt, c'est l'habitude, qui découle de la pensée stagnante "on a toujours fait comme ça".

Un changement de paradigme s'impose, qui se traduit par la nécessité d'adopter de nouveaux outils pour gérer la communication interne.

Nous avons déjà parlé de l'intranet d'entreprise intégré à l'écosystème de Microsoft 365, mais regardons de plus près pourquoi c'est précisément l'intranet qui est la solution idéale pour améliorer la communication interne et, avec elle, tous les processus au sein d'une organisation.

Exemple d'intranet SharePoint, intégré à Microsoft 365, créé avec intranet.ai

Comment remplacer le courrier électronique dans la communication interne des entreprises ?

Jusqu'à présent, nous avons réalisé que la communication interne n'est pas un processus oral : nous ne nous contentons pas de nous parler, mais nous devons utiliser (et savoir utiliser) un large éventail d'outils, qui constituent une alternative au courrier électronique classique.

Ces outils peuvent être classés en fonction du degré d'innovation et de l'approche de la communication, du traditionnel au numérique en passant par les technologies les plus innovantes.

En ce qui concerne ces dernières, la numérisation transforme la communication d'entreprise avec des solutions telles que :

• L'intranet d'entreprise, c'est-à-dire le centre des documents, des nouvelles et des ressources utiles à tous les membres de l'organisation. Grâce à l'utilisation d'applications telles que SharePoint Online, il est possible de créer des intranets personnalisés qui non seulement tiennent le public de l'entreprise au courant, mais l'impliquent activement.
  
  
• Les plateformes de messagerie instantanée, telles que Microsoft Teams, permettent une communication rapide et directe entre collègues. Il s'agit d'outils qui favorisent la collaboration en temps réel, de sorte que les équipes d'entreprise peuvent travailler de manière coordonnée, où qu'elles se trouvent, sans jamais avoir recours au courrier électronique.
  
  
• Les réseaux sociaux d'entreprise, basés sur des applications telles que Microsoft Yammer (aujourd'hui Viva Engage), offrent un espace numérique où les personnes au sein d'une organisation peuvent s'exprimer. Ces outils permettent donc de renforcer le sentiment d'appartenance à la communauté de l'entreprise, en exploitant les mécanismes de communication qui caractérisent les plateformes sociales les plus populaires.
  
  

Ces outils sont ensuite accompagnés de tendances émergentes qui visent à améliorer les flux de communication interne, en introduisant de nouvelles façons d'engager les gens et d'optimiser les processus. Les principales tendances sont les suivantes.

• Gamification : l'utilisation de la dynamique du jeu dans le contexte de l'entreprise est une stratégie de plus en plus populaire pour stimuler l'engagement. Tout le monde aime jouer, d'autant plus si l'on peut obtenir quelque chose à la fin. Par exemple, une entreprise peut introduire un système de points pour récompenser les individus et les équipes qui ont mené à bien un projet important ou apporté une contribution significative à une initiative.
  
  
• Automatisations : grâce à des applications telles que Microsoft Power Automate, il est devenu plus facile de créer des flux de travail automatisés permettant de gérer plus efficacement les tâches les plus répétitives d'une entreprise. Au sein de l'intranet SharePoint, par exemple, les workflows de Power Automate automatisent le classement et l'approbation des documents.
  
  
• Intelligence artificielle : l'intégration récente de l'IA dans des plateformes telles que Microsoft Viva a encore amélioré la gestion de la communication interne. Grâce à l'analyse prédictive des données, l'IA peut en effet identifier les points à améliorer dans les flux d'information de l'entreprise, tout en faisant des suggestions sur la manière d'intervenir pour rendre l'expérience de l'utilisateur plus personnalisée et donc plus engageante.

Communication interne d'entreprise : exemples de gestion avec Microsoft 365

SharePoint Online, ainsi que toutes les applications de la suite Microsoft 365, fournissent des exemples de premier ordre sur la façon dont une entreprise pourrait construire un environnement de travail plus productif grâce à une meilleure gestion de la communication interne.

Tout d'abord, SharePoint permet de construire un intranet intelligent où les informations, les ressources, les mises à jour et les nouvelles peuvent être centralisées sur une seule plateforme au sein du lieu de travail numérique.

Un intranet créé avec SharePoint peut agir comme un hub de communication, s'intégrant avec d'autres applications Microsoft 365 pour simplifier :

• l'accès au contenu partagé,
• la collecte de commentaires en temps réel,
• la coordination des événements et des initiatives,
• la gestion centralisée des documents et des communications,
• etc.

En outre, SharePoint permet de personnaliser l'intranet afin d'afficher les informations les plus pertinentes en fonction du département, du rôle ou du lieu de travail de chaque utilisateur. La communication peut ainsi être segmentée afin d'éviter que les collègues ne soient surchargés de contenus sans rapport avec leur travail quotidien.

Le ciblage offre également un deuxième avantage : la garantie que seuls certains utilisateurs peuvent accéder à certaines informations, grâce au système de permission qui caractérise l'ensemble de l'écosystème Microsoft 365.

Ainsi, non seulement les personnes ont un accès rapide aux communications qui les intéressent, mais l'entreprise peut également garantir la confidentialité des données sensibles.

Comme nous l'avons mentionné, Microsoft 365 intègre un certain nombre d'outils qui amplifient les capacités de SharePoint : le résultat est un écosystème complet pour la communication et la collaboration au sein de l'entreprise. Voyons comment cela peut être développé.

SharePoint Online comprend des fonctionnalités permettant de créer des sites de communication et des sites d'équipe. Les sites de communication sont conçus pour diffuser des nouvelles et des mises à jour d'intérêt général, tandis que les sites d'équipe facilitent la collaboration d'un groupe particulier de collègues sur un projet.

Microsoft Teams, dont nous avons parlé plus haut, est une plateforme qui combine le chat, les appels vidéo et le partage de fichiers en une seule solution. C'est l'outil idéal pour faciliter les réunions virtuelles, les discussions de groupe et la collaboration en temps réel. Grâce à son intégration native avec SharePoint, il permet d'accéder aux documents stockés sur un site directement au sein des canaux de communication.

Viva Engage, l'évolution de Microsoft Yammer, se concentre plutôt sur l'engagement (non, le nom de l'application n'est pas une coïncidence) à travers la création d'un réseau social interne où l'on peut gérer des conversations, des sondages et des forums : il s'agit donc d'une plateforme qui sert à stimuler le dialogue entre les personnes au sein de l'entreprise. Elle offre une expérience similaire aux médias sociaux les plus populaires, comme Instagram, mais évidemment déclinée pour rendre la communication formelle typique d'une organisation plus directe et engageante.

Une communication qui peut être intégrée à n'importe quelle page de l'intranet ou de n'importe quel site SharePoint, permettant aux utilisateurs de participer à des discussions sans avoir à passer constamment d'une plateforme à l'autre.

Mais prenons un exemple pratique de la manière dont l'écosystème Microsoft 365 peut optimiser la gestion de la communication interne : une entreprise peut vouloir améliorer la communication entre le département des ressources humaines, les différentes équipes de projet et la direction. Voici à quoi pourrait ressembler le processus.

L'équipe RH pourrait bénéficier d'une zone spéciale sur l'intranet SharePoint où seraient rassemblés les actualités de l'entreprise, de courts messages vidéo, tels que des discours enregistrés par la direction pour promouvoir de nouvelles initiatives, et un calendrier des événements pour fournir un aperçu des principales réunions et des événements de formation.

Zones dédiées aux départements dans l'intranet SharePoint d'intranet.ai

Les équipes de projet peuvent utiliser SharePoint pour accéder à des sites dédiés. Par exemple, le site du projet "Lancement du produit X" pourrait contenir une documentation à jour, des rapports d'avancement et un tableau de bord intégré à Microsoft Planner pour surveiller les tâches.

Ensuite, l'équipe pourrait relier le site du projet à Microsoft Teams pour permettre l'accès aux documents via son chat de groupe.

Elle peut également décider de créer un groupe thématique sur Viva Engage.

Dans cet espace, les membres sont invités à partager des conseils, des questions et des mises à jour, en profitant de l'interaction avec des collègues d'autres départements pour trouver de nouvelles idées ou des solutions alternatives.

Communication interne d'entreprise : conseils pour la planification

Nous avons appris qu'une communication interne bien structurée n'est certainement pas le fruit du hasard, mais d'une planification minutieuse et d'ajustements constants.

Voyons maintenant quelques conseils pour évaluer l'état actuel de la communication interne de votre organisation et créer une feuille de route basée sur des stratégies éprouvées et des bonnes pratiques.

Exemple de planification pour la communication interne de Microsoft

La première étape de l'amélioration de la communication interne est l'analyse de l'état actuel.

Cette étape est importante car elle permet d'identifier les forces et les faiblesses de la stratégie mise en place par votre entreprise, ainsi que de comprendre le degré d'implication des collaborateurs et leurs besoins réels.

Certaines questions doivent donc être posées :

• Quels sont les outils de communication interne utilisés ?
• Ces outils permettent-ils de coordonner les équipes et les travailleurs individuels ?
• L'information circule-t-elle de manière fluide entre les différents niveaux de l'organisation ?

Pour répondre à ces questions, si l'entreprise ne dispose pas d'outils de communication intégrés dotés de capacités d'analyse, il est possible de recourir à des enquêtes, des forums et des groupes de discussion pour recueillir directement les réactions des collègues.

Une fois qu'elle a obtenu suffisamment de données, l'entreprise peut constater, par exemple, que les communications par courrier électronique ne sont pas lues par tous les collègues. Il peut alors s'avérer nécessaire de passer à des outils plus dynamiques.

À ce stade, il est nécessaire de mettre sur papier les points critiques identifiés, avec leurs solutions, et de créer ainsi une feuille de route permettant de planifier et de suivre la mise en œuvre de la nouvelle stratégie de communication.

Il y a essentiellement quatre étapes à franchir :

1. Définir les objectifs : que voulez-vous atteindre avec la nouvelle stratégie de communication ? L'accent doit-il être mis sur l'implication active des collègues ou l'objectif est-il de mieux coordonner les opérations entre des sites délocalisés ?
   
   
2. Identifier le groupe cible : à qui s'adresse la communication interne ? Il peut être utile de segmenter le public de l'entreprise en fonction du rôle, du lieu, du département ou des besoins communs.
   
   
3. Sélectionner les canaux : il convient d'identifier les canaux de communication les plus appropriés pour chaque segment du public. Le choix doit inclure une combinaison d'outils traditionnels et numériques : le courrier électronique ne doit pas être catégoriquement condamné, mais doit devenir un outil secondaire pour soutenir des plateformes plus modernes, telles que l'intranet d'entreprise de SharePoint Online.
   
   
4. Planification du contenu : il est toujours utile de créer un calendrier éditorial interne, y compris pour l'envoi de mises à jour, de communications promotionnelles, d'initiatives de gamification, de bulletins d'information thématiques et de récompenses.
   
   

Les meilleures pratiques en matière de communication interne sont un chemin commun aux entreprises de toutes tailles.

Qu'il s'agisse d'une petite entreprise ou d'une grande multinationale, ce qui change, c'est l'échelle et la complexité des relations à gérer, mais les principes fondamentaux restent les mêmes.

La clé du succès réside dans la capacité à adapter ces processus pour répondre aux besoins réels des personnes qui composent une organisation. Une bonne communication n'est pas une question de quantité, mais de création d'une expérience personnalisée qui inclut, engage, soutient et relie chaque individu qui fait partie de la communauté de l'entreprise.

Qu'est-ce que la communication interne en entreprise ?

La communication interne en entreprise est le processus qui optimise la transmission des informations entre les employés et les équipes, favorisant ainsi la collaboration, l'engagement et la productivité. Elle va au-delà du simple échange de données en créant un système synergique qui connecte les personnes, les processus et les objectifs.

Pourquoi la communication interne est-elle importante ?

La communication interne est essentielle pour aligner les employés sur les objectifs de l'entreprise, motiver le personnel, promouvoir une culture d'entreprise positive et gérer efficacement les changements et les crises. Elle contribue à créer un environnement collaboratif et orienté vers la réussite.

Quelles sont les principales formes de communication interne ?

Il existe quatre principales formes de communication interne : verticale, horizontale, formelle et informelle. La communication verticale se fait entre différents niveaux hiérarchiques, tandis que la communication horizontale s'effectue entre collègues de même niveau. Les autres formes varient en fonction des canaux et du ton utilisés.

Comment les outils numériques peuvent-ils améliorer la communication interne ?

Des outils tels que l'intranet d'entreprise, Microsoft Teams et Viva Engage améliorent la communication interne en centralisant les informations, en facilitant la collaboration en temps réel et en créant des espaces numériques pour le dialogue entre employés. Ces solutions modernisent les flux d’information et renforcent l’engagement.

Quels sont les problèmes de la communication interne traditionnelle ?

L'utilisation excessive des e-mails est l'un des principaux problèmes de la communication traditionnelle, entraînant une surcharge d'informations et des difficultés à établir des priorités. De plus, le manque de clarté et d’outils adaptés limite l’efficacité des échanges d’informations.

Quel rôle joue l'intranet dans la communication interne en entreprise ?

L'intranet est un élément clé de la communication interne, servant de hub central pour les documents, les ressources et les actualités. Il permet de personnaliser les contenus en fonction des départements ou des rôles spécifiques, améliorant ainsi l’efficacité et l’accès aux informations pertinentes.