Digital Workplace Consulting : le service holistique d'intranet.ai

Avec le digital workplace, les applications, les données et les processus sont réunis dans un espace unique, intégré et facilement accessible. Il permet ainsi aux entreprises de rester compétitives dans le temps, grâce à une meilleure collaboration entre les équipes et à l’optimisation de leurs processus internes.

C’est pourquoi un digital workplace ne peut pas être improvisé. Il faut une coordination centrale, et la meilleure chose qu’une entreprise puisse faire est de s’appuyer sur un service de conseil spécialisé.

Des consultants comme ceux qui composent l’équipe de intranet.ai peuvent améliorer la gestion, la sécurité et l’expérience du digital workplace, en donnant à chaque entreprise les moyens d’augmenter la productivité et le bien-être des collaborateurs.

Dans cet article, nous verrons pourquoi recourir à un service de conseil holistique, comment choisir les bons professionnels, et ce que vous pouvez attendre de notre accompagnement.

Ce que vous trouverez dans cet article

• Pourquoi cela compte pour les entreprises ?

• Que disent nos consultants sur la gestion du digital workplace

• Quelle est la valeur du service offert par intranet.ai ?

Pourquoi cela compte pour les entreprises ?

Aujourd’hui, toute entreprise est (ou devrait être) une organisation numérique.

Même si le “faire soi-même” peut sembler l’approche la plus économique, lorsqu’on parle d’environnements de travail numériques (ces systèmes qui rassemblent communication, productivité, collaboration et culture d’entreprise), la frontière entre autonomie et improvisation est très mince, et elle est souvent franchie sans même s’en rendre compte.

Il en résulte une constellation d’outils isolés, de contenus dupliqués, de processus lourds qui consomment une quantité démesurée de temps et d’énergie, ainsi que des portails internes devenant obsolètes avant même d’être adoptés.

Pour éviter ce paysage désolant, la consultation spécialisée sur le digital workplace s’est imposée ces dernières années.

Loin d’être un ensemble obscur de services, ce type de conseil est extrêmement vertical, c’est-à-dire qu’il se concentre sur la technologie adoptée par chaque entreprise pour créer son digital workplace, comme les applications de Microsoft 365 et l’intranet de SharePoint Online.

Un bon service de conseil ne se contente pas de configurer des environnements de travail plus efficaces, mais :

• il identifie les symptômes cachés ;

• il relie les objectifs business à l’infrastructure IT ;

• il rétablit l’ordre là où règne la fragmentation des données et des connaissances.

Car au fond, tous les digital workplaces échouent pour la même raison : trop de choix sont laissés à l’intuition. Il manque, comme nous le disions, une direction d’orchestre.

Ceux qui conçoivent un digital workplace à partir de zéro partent d’une idée sensée : “Nous avons déjà Microsoft 365 (ou d’autres technologies), nous pouvons tout construire en interne”. Et il est vrai qu’un écosystème comme celui de Microsoft met à disposition des outils de pointe, bien documentés et potentiellement adaptables à tout contexte, mais la réalité est bien plus complexe.

SharePoint Online, Teams, Viva, Power Automate, Forms, OneDrive, Loop,… toutes les applications qui composent une suite ont leurs propres logiques, autorisations, dépendances et comportements.

Sans une direction experte, le résultat est un patchwork technologique d’une utilité discutable.

À l’inverse, il faut imaginer la technologie à sa disposition comme un ensemble d’instruments de musique. Pris séparément, ils peuvent produire de belles sonorités, mais ils ne soutiendront jamais la complexité d’un concert.

Il faut quelqu’un pour diriger, pour reprendre notre métaphore.

Mais ici aussi, il faut rester vigilant.

Certaines entreprises font appel à des prestataires généralistes, comme :

• des intégrateurs de systèmes généralistes ;

• des sociétés de développement logiciel qui travaillent avec SharePoint, entre autres ;

• des agences IT qui appliquent la même méthode à tous les clients, comme s’il s’agissait d’une production en série.

Un consultant généraliste peut installer une web part, personnaliser un thème graphique ou créer une liste, mais il aura rarement les compétences pour concevoir une architecture de l’information prenant en compte les flux documentaires, la gouvernance, les niveaux d’accès, l’adoption par les utilisateurs et les intégrations avec le reste de l’environnement Microsoft 365.

En d’autres termes, même si un consultant généraliste peut aider à mettre en place le site, ce n’est pas la personne idéale pour construire un digital workplace cohérent, efficace et durable. Le plus grand risque est d’investir des mois et des ressources dans un projet qui remplit les exigences techniques, mais n’apporte aucune amélioration concrète.

Le digital workplace existerait, mais personne ne l’utiliserait réellement.

Les e-mails resteraient le canal de communication dominant, les documents continueraient à circuler uniquement en tant que pièces jointes, et les mêmes questions seraient toujours adressées aux mêmes personnes, qui y ont déjà répondu des centaines de fois.

L’organisation continuerait à fonctionner comme avant.

Avec juste quelques outils en plus à gérer.

Des services de conseil spécialisés, comme celui proposé par l’équipe de intranet.ai, sont précisément conçus pour résoudre ce problème, en fournissant un support technique continu et une planification attentive des besoins internes, afin de définir la meilleure stratégie d’implémentation, d’adoption et de mise à jour.

Dans le cas de intranet.ai, s’y ajoute la possibilité de partir d’une solution complète pour le digital workplace, capable d’offrir sans coûts de développement supplémentaires toutes les fonctionnalités qui, au fil des décennies d’expérience, se sont révélées les plus efficaces pour améliorer la productivité, l’engagement et le bien-être des collaborateurs.

Ce que nous mettons sur la table, c’est un savoir-faire certifié et une stratégie éprouvée, qui se traduisent par un digital workplace fonctionnel, conçu à la fois pour les utilisateurs et pour l’entreprise.

Le client reçoit un projet complet, avec des objectifs mesurables, des étapes claires et des choix guidés par les meilleures pratiques issues de la collaboration avec des centaines d’entreprises de tous secteurs, tailles et nationalités.

Par où commencer ? Par les bonnes questions :

• Quelles informations sont nécessaires chaque jour aux collègues ?

• Comment partage-t-on les connaissances internes ?

• Où les processus décisionnels se bloquent-ils ?

• Quels outils doivent être intégrés ?

La technologie ne vient qu’ensuite.

Cette méthode permet aux entreprises de vraiment se distinguer sur leur marché, car si leur digital workplace est bien conçu :

• Elles maximisent l’investissement dans les nouvelles technologies, avec une meilleure adoption par les utilisateurs ;

• Elles réduisent les temps de recherche d’informations et les interruptions dans les flux de travail quotidiens ;

• Elles améliorent la collaboration entre équipes, même répartis géographiquement ;

• Elles renforcent le sentiment d’appartenance et la communauté interne.

Un digital workplace efficace naît d’une vision d’ensemble, plus que de l’agrégation de plateformes individuelles. Il faut un architecte de l’environnement numérique, capable de trouver l’équilibre entre structure et flexibilité, en proposant des solutions modulables mais toujours ancrées à un cadre solide : des autorisations claires, des processus partagés, une gouvernance sécurisée, des contenus utiles, une communication bien distribuée.

Cela signifie que chaque décision (de la position d’une web part au nom d’un site) est cohérente avec le contexte, le public et le résultat attendu.

L’expérience utilisateur elle aussi se conçoit, car un digital workplace qui n’est pas utilisé représente un investissement perdu. Et il en faut peu pour en arriver là : une étiquette mal choisie, un filtre absent, une page qui demande trois clics de trop.

Le conseil de sociétés comme intranet.ai aide les entreprises à identifier les comportements et besoins des utilisateurs finaux : des pratiques numériques partagées, des automatismes pertinents, des expériences intuitives qui ne nécessitent pas de mode d’emploi. Voilà la véritable valeur du service : faire d’un digital workplace de pointe un environnement transparent, fluide et intégré au travail quotidien.

Enfin, il y a la rapidité de mise en œuvre.

Un projet mené avec intranet.ai ne nécessite pas des mois de réunions, d’échanges de maquettes et de tests sans issue. Grâce à une bibliothèque éprouvée de solutions déjà intégrées à Microsoft 365 et Viva, le client peut obtenir en quelques jours un digital workplace complet, personnalisé selon les besoins identifiés lors de l’analyse.

Cela se traduit par un go-live plus rapide, une adoption plus fluide et un retour sur investissement plus précoce. Et surtout, le personnel interne n’est pas submergé par un projet qui absorbe ressources et attention pendant une durée indéfinie.

Dans le prochain chapitre, nous verrons comment tout cela se traduit concrètement par la récupération et la relance d’environnements numériques déjà existants.

Il n’est pas toujours nécessaire de repartir de zéro. Parfois, il suffit de savoir où intervenir.

Que disent nos consultants sur la gestion du digital workplace

Il y a un moment où chaque entreprise ayant adopté Microsoft 365 s’arrête et se demande : l’environnement numérique dans lequel j’ai investi fonctionne-t-il vraiment ?

Les sites SharePoint sont consultés, Teams est utilisé chaque jour, les dossiers sur OneDrive ont explosé… et pourtant, le digital workplace semble ne pas avoir tenu ses promesses.

Les documents se perdent, les processus restent fragmentés, les collègues se plaignent de ne pas trouver ce dont ils ont besoin.

La technologie est là, mais elle ne crée pas de valeur.

Dans la majorité des cas, cela arrive parce que l’adoption des nouvelles technologies n’a pas été pensée comme un système, mais comme une somme de besoins ponctuels. Chaque service a demandé son propre site, chaque projet a créé son propre canal, chaque besoin a été satisfait par un outil différent et isolé.

Le résultat, c’est un environnement saturé et incohérent, où les liens entre les éléments sont faibles voire inexistants.

C’est justement dans ces situations que le conseil devient essentiel.

Il n’est souvent pas nécessaire de tout recommencer ; il faut comprendre ce qui ne fonctionne pas, pourquoi, et quelles actions permettent de remettre l’ensemble de l’écosystème en ordre.

Avant d’intervenir, il faut identifier les signaux.

Dans un digital workplace déjà en fonctionnement, les dysfonctionnements ne sont pas toujours visibles, mais ils laissent des traces bien reconnaissables. Les versions d’un même fichier se multiplient, les recherches internes renvoient des résultats peu pertinents, les autorisations sont chaotiques et les workflows souvent contournés.

Les collègues, au lieu d’utiliser la plateforme, trouvent des raccourcis : ils partagent par e-mail, enregistrent en local, créent des fichiers Excel pour suivre des activités qui devraient être automatisées.

Un autre signal évident est la faible adoption des fonctionnalités.

Microsoft 365 propose des outils uniques (ne pensons qu’à Power Automate, Planner, Lists, Viva Engage), et s’ils ne sont pas utilisés, cela signifie que l’environnement numérique n’a pas été conçu autour des habitudes et besoins réels des utilisateurs. En général, il manque un élément central : une architecture de l’information conçue pour guider les activités.

Tout digital workplace efficace repose donc sur une structure solide, avec une hiérarchie cohérente des sites SharePoint, une logique claire pour la gestion des autorisations, et une taxonomie partagée pour les contenus.

Mais dans de nombreuses entreprises, ce que l’on trouve, c’est une prolifération d’espaces construits à la demande, sans règles communes. Chaque site a sa propre navigation, chaque zone ses propres libellés, et les utilisateurs ne savent pas s’ils doivent chercher un document dans l’intranet, dans l’équipe projet ou dans leurs mails.

Il devient nécessaire de cartographier l’environnement existant, identifier les redondances, analyser les parcours de navigation et redessiner la structure de l’information pour la rendre plus cohérente et intuitive.

Le principe est simple : l’utilisateur doit toujours savoir où aller pour trouver ce dont il a besoin, ce qu’il peut attendre de chaque outil à sa disposition, et quel est le niveau de mise à jour du contenu qu’il consulte.

Une fois la structure redéfinie, l’étape suivante est la gestion du digital workplace.

De nombreuses entreprises pensent qu’il suffit de lancer un intranet ou d’activer Teams pour améliorer immédiatement la collaboration et la productivité. En réalité, sans modèle opérationnel clair, chaque fonctionnalité se heurte aux anciennes habitudes.

C’est là qu’un service de conseil dédié aide à concevoir un modèle de gouvernance active, incluant :

• Des flux d’approbation automatique ;

• Des politiques de conservation et d’archivage ;

• Des indicateurs pour suivre l’usage et l’adoption ;

• Des règles de nommage et de gestion des versions ;

• Des critères pour la création et la maintenance des sites et des équipes.

En effet, le digital workplace n’est jamais un projet figé. C’est un environnement vivant, qui évolue au quotidien. Et comme tout environnement, il a besoin d’une maintenance intelligente. L’objectif du conseil est justement celui-ci : transformer la gestion technique en un processus fluide et adaptable.

Un autre aspect critique dans les projets déjà lancés est la sécurité.

Avec le temps, des autorisations accordées en urgence deviennent permanentes, des utilisateurs externes accèdent à des contenus qui ne les concernent pas, des documents sensibles sont partagés sans aucune traçabilité. Non pas par malveillance, mais par absence de contrôle.

Avec ses clients, intranet.ai a toujours abordé la sécurité du digital workplace de manière stratégique : en analysant les groupes d’accès, en identifiant les vulnérabilités, en proposant un modèle d’autorisations basé sur les rôles et fonctions, intégré aux systèmes d’authentification et de surveillance de Microsoft 365.

Mais surtout, tout cela doit se faire sans ralentir le travail. Grâce à des audits réguliers, des règles de Data Loss Prevention, des journaux avancés et des alertes automatisées, l’environnement redevient maîtrisé tout en restant agile.

La gestion des identités et des accès à distance est également optimisée pour garantir que l’environnement numérique reste accessible partout, sans aucun risque pour la confidentialité des données partagées.

Ce qui rend chaque intervention durable, c’est l’attention portée à l’expérience utilisateur.

On peut disposer du meilleur portail possible, mais si les collaborateurs ne se l’approprient pas, ils l’abandonneront. C’est pourquoi il ne suffit pas d’agir sur le plan technique, mais aussi sur les plans de la communication, de la formation et des comportements.

Une partie essentielle de la relance passe par l’engagement.

Cela se fait par l’analyse des comportements (grâce à des outils comme Intranet Analytics), la collecte de feedback, la création de campagnes de communication interne pour relancer la plateforme, ainsi que l’intégration de la formation dans les activités quotidiennes à l’aide de contenus faciles à assimiler, tels que les vidéos courtes et les leçons en mode microlearning.

Ainsi, le digital workplace redevient un écosystème vivant.

Dans le prochain chapitre, nous verrons comment, en alternative à la restructuration, il est possible d’opter pour une migration vers une plateforme déjà conçue selon nos meilleures pratiques. Il s’agit d’une solution intranet prête à l’emploi mais flexible, qui minimise le temps et les coûts d’adoption d’un digital workplace basé sur Microsoft 365.

Quelle est la valeur du service offert par intranet.ai ?

Il ne vaut pas toujours la peine de rafistoler ce qui a été mal conçu.

De nombreux écosystèmes numériques, développés au fil des urgences ou d’initiatives isolées, ne méritent tout simplement pas d’être sauvés.

Redistribuer les autorisations, renommer les taxonomies, déplacer les fichiers dans des archives mieux organisées… finit par ressembler au jeu du taquin : dès qu’une pièce semble se placer correctement, une autre se retrouve hors cadre. Quand la course devient trop épuisante, la solution est de repartir sur des bases plus solides, en définissant dès le départ la stratégie à suivre.

Le soutien d’intranet.ai peut faire ici toute la différence, grâce à une solution pour l’intranet de SharePoint Online prête à fonctionner comme un digital workplace complet et évolutif.

Il s’agit du fruit de plusieurs années de travail sur des centaines de projets, où chaque composant (de la page d’accueil aux bibliothèques, de l’annuaire interne aux workflows d’approbation) a été optimisé pour répondre aux besoins les plus courants des entreprises.

Et surtout, pour fonctionner immédiatement.

Une solution de ce type s’avère particulièrement utile lorsque la maintenance du digital workplace actuel coûte plus cher que sa reconstruction, ou lorsque l’infrastructure IT de l’organisation ne peut plus être étendue sans générer d’incohérences.

Le signal d’alarme se déclenche lorsque la gouvernance est inexistante :

• les services se sont créés leur propre espace, isolé du reste de l’entreprise ;

• la recherche interne affiche peu de résultats et souvent hors sujet ;

• les documents surpeuplent des dizaines de sites déconnectés ;

• les processus métier fonctionnent encore par e-mail ;

• l’adoption stagne, tout comme la productivité.

Dans ces situations, comme nous l’avons dit, la meilleure solution (et la plus rentable) consiste à migrer vers un environnement plus moderne, dans lequel des outils tels que ceux des suites Microsoft 365, Viva et Power Platform sont présents et fonctionnent de manière synergique au sein d’un écosystème cohérent unique.

Penser qu’une solution prête à l’emploi n’est qu’un raccourci est un malentendu.

En réalité, intranet.ai apporte aux entreprises l’essence des meilleures pratiques, les siennes et celles de Microsoft.

Chaque fonctionnalité naît de modèles éprouvés sur le terrain et perfectionnés projet après projet.

Il en résulte cinq avantages principaux.

Les atouts d’intranet.ai

Atouts d’intranet.ai pour le digital workplace Description

Architecture cohérente Tout est conçu comme faisant partie d’un écosystème organique, créant une synergie entre les différents modules.

Temps de mise en œuvre réduits au minimum Notre solution pour l’intranet SharePoint, sur laquelle repose le digital workplace, est accessible en 24 heures avec des fonctionnalités prêtes à l’emploi, verticales et dédiées aux principaux processus internes.

Évolution continue Nos consultants se chargent de mettre à jour la solution, en suivant les innovations de l’univers Microsoft et les objectifs du client.

Forte scalabilité On commence avec un digital workplace fonctionnel et on l’élargit par modules, sans devoir repenser l’ensemble de l’écosystème à chaque ajout de contenus ou de fonctionnalités.

Un autre point fort de notre solution pour le digital workplace est l’intégration approfondie avec les suites de produits qui composent l’univers Microsoft.

Les intégrations de intranet.ai

Suite Microsoft intégrée avec intranet.ai Description

Microsoft 365 Notre solution s’intègre nativement à la suite Microsoft 365, en renforçant les capacités de SharePoint Online en tant que base technologique pour centraliser contenus, outils et processus métier. L’intégration avec Microsoft Teams permet de diffuser instantanément les communications internes, tandis que celle avec Outlook permet de synchroniser les calendriers et de gérer les e-mails plus efficacement. Grâce à Microsoft Graph, l’expérience devient intelligente, capable de s’adapter aux besoins des utilisateurs et de simplifier l’accès aux informations les plus importantes.

Microsoft Viva L’intégration avec Viva Connections se distingue en permettant un accès direct à l’intranet depuis Microsoft Teams. Cette intégration permet aux utilisateurs d’accéder facilement aux actualités, aux ressources et aux applications sans quitter Teams. Viva Connections offre également une expérience unifiée avec un fil d’actualités personnalisé, qui agrège des contenus issus de l’intranet, de Viva Engage et d’autres applications de Microsoft 365 ou tierces, en mettant en avant les informations les plus pertinentes pour chaque utilisateur.

Microsoft Power Platform intranet.ai s’intègre évidemment à la Power Platform, pour rendre les processus internes plus efficaces et personnalisés sans écrire de code. Grâce à Power Automate, notre équipe peut accompagner le client dans l’automatisation des workflows sur SharePoint (notifications, validations, synchronisations de données, etc.). Avec Power Apps, il est possible de créer des applications sur mesure pour la gestion des activités en exploitant des listes et bibliothèques existantes. Enfin, Power BI permet d’incorporer des tableaux de bord interactifs dans les pages de l’intranet, rendant accessibles les KPI et les analyses en temps réel.

Quand nous parlons de migration, nous ne parlons pas uniquement de remplacement technologique, mais d’un véritable changement de culture d’entreprise, où la transparence, la collaboration, l’implication et l’accès immédiat à l’information deviennent des piliers fondamentaux.

Pour accompagner cette transformation, notre accompagnement va au-delà du déploiement.

Nous offrons en effet un soutien au client pour organiser des campagnes de promotion interne, des webinaires d’adoption, des sessions de formation ciblées et des moments d’analyse pour vérifier si le nouveau digital workplace répond réellement aux besoins des utilisateurs.

Plutôt que d’investir dans un actif nécessitant une maintenance constante pour rester à flot, les efforts sont concentrés sur un environnement qui génère de la valeur avant même d’être activé.

Notre solution neutralise également deux inconnues fondamentales :

• L’incertitude liée à la conception.

• L’imprévisibilité des coûts.

Le périmètre fonctionnel est défini, les délais sont fixes, le budget est transparent, le ROI est calculable.

Lorsqu’on parle d’environnements numériques performants, on pense souvent à des interfaces ergonomiques, à des flux bien connectés, à des intégrations soignées. Mais un élément change aujourd’hui profondément la donne : l’intelligence artificielle.

L’IA, en particulier lorsqu’elle est intégrée à l’écosystème Microsoft 365, est devenue un outil opérationnel, accessible à tout utilisateur.

Microsoft Copilot en est la preuve.

L’assistant développé par Microsoft est capable de :

• générer des contenus pertinents ;

• lire et interpréter le contexte opérationnel ;

• suggérer comment combler les lacunes internes ;

• reconnaître et retravailler des données complexes ;

• etc.

En apprenant chaque jour des personnes qui l’utilisent.

Pour en revenir au service de conseil d’intranet.ai, Copilot n’est pas traité comme un simple gadget à utiliser dans son travail “parce qu’il est là”.

Au contraire, il est envisagé comme un nouveau niveau d’interaction entre les collaborateurs et l’information, dont l’adoption est pensée méthodiquement.

Il est essentiel de comprendre où l’insérer, avec quelles autorisations, pour quelles tâches et, surtout, comment former les utilisateurs à exploiter correctement cette technologie remarquable.

intranet.ai accompagne chaque client dans son parcours unique d’adoption avec une approche concrète, alliant formations ciblées, cas d’usage pertinents et une gouvernance de l’IA prenant en compte la sécurité, la conformité et la sensibilité des données.

L’objectif n’est pas que tout le monde utilise Copilot, mais qu’il le soit à bon escient.

Au-delà de Copilot, d’autres outils redéfinissent l’expérience du digital workplace.

Parmi eux se distingue Gaia, l’agent conversationnel que nous avons développé pour simplifier la gestion de l’intranet et du digital workplace intégré.

Contrairement à un assistant comme Copilot, Gaia est conçue pour le personnel chargé de gérer et de mettre à jour les contenus et les fonctionnalités de l’intranet. Intégrée à Intranet Analytics, elle permet de suivre la performance de l’intranet et de définir des stratégies basées sur les données d’utilisation afin d’en améliorer l’adoption et l’impact au sein de l’entreprise.

Là encore, cependant, la technologie ne suffit pas.

Il faut préparer l’environnement, soigner les contenus à partir desquels l’IA apprend, définir les modalités d’interaction, fixer les limites d’intervention et les critères de mise à jour.

Introduire un assistant virtuel dans le digital workplace implique une fois de plus une dimension culturelle, car il faut faire confiance à un outil pour l’utiliser dans ses propres activités.

C’est pourquoi la conception de Gaia repose sur un principe fondamental : c’est l’IA qui doit s’adapter au contexte de l’entreprise, et non l’inverse. Chaque installation est conçue à partir de flux réels, de questions fréquentes, de parcours de navigation et de la terminologie interne.

La combinaison de Copilot et de Gaia ouvre la voie à de nouvelles formes de support intelligent, comme l’assistance distribuée, les processus guidés étape par étape et la navigation fondée sur la signification des informations. L’interface devient dynamique, capable de s’adapter au contexte et aux besoins réels des utilisateurs, afin de simplifier, en fin de compte, les complexités typiques de toute organisation.

Dans cette perspective, le digital workplace est un écosystème qui travaille avec nous.

Précisément sur ces bases, nous avons construit notre approche d’une consultance holistique : une solution complète, modulaire, immédiatement opérationnelle, qui n’impose ni développements coûteux ni longs délais, mais offre la flexibilité nécessaire pour créer un espace numérique à l’image de son entreprise.

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intranet.ai est la solution basée sur SharePoint Online pour simplifier la communication interne et numériser les processus d’entreprise avec un investissement minimal en temps et en argent.

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