Plateforme d’expérience collaborateur : objectif et meilleur choix

Employee Experience Platform : pourquoi en parler ?

Lorsque la pandémie a transformé la salle de réunion en une mosaïque de visages sur Microsoft Teams, de nombreux responsables RH ont réalisé que les anciens outils ne suffisaient plus.

Il ne s’agissait pas seulement d’intégration à distance, mais bien de remettre en question toute la manière dont les personnes vivent leur travail. À partir de ce moment-là, "employee experience" a cessé d’être un concept abstrait réservé aux glossaires des cabinets de conseil, pour devenir un atout stratégique intégrant communication interne, optimisation des processus et outils de productivité, dans le but d’améliorer l’expérience globale dans le digital workplace.

L’expérience des collaborateurs est devenue une mesure concrète, observable dans les bilans financiers.

Un collègue qui reçoit des retours réguliers, trouve une procédure à jour en trois clics et voit sa contribution reconnue publiquement, génère en moyenne plus de valeur, reste plus longtemps dans l’entreprise et entretient une meilleure relation avec les clients, qui eux-mêmes se sentent plus satisfaits.

L’employee experience, en somme, se reflète directement sur l’indice de promotion de la marque et sur le taux d’innovation des équipes. C’est pourquoi les entreprises les plus visionnaires considèrent la motivation et l’engagement comme des variables stratégiques qui, si elles sont mesurées en temps réel, permettent d’ajuster la stratégie de croissance aussi rapidement que le service financier ajuste un prévisionnel de trésorerie.

C’est ici qu’intervient le choix de la bonne plateforme.

Sans hub centralisé, les données restent éparpillées entre fichiers Excel, sondages anonymes, discussions informelles et applications distinctes, chacune avec sa propre base de données isolée. Le résultat, c’est le fameux « syndrome des chaises vides », qui se traduit par des évaluations de performance retardées, des candidatures perdues dans les circuits de validation, des managers incapables de détecter un signal d’alerte avant qu’un talent décide de partir.

Le travail hybride amplifie ce besoin de coordination.

Au bureau, l’engagement se construisait par la proximité physique. Les collègues échangeaient des idées à la machine à café, les managers captaient un malaise par une expression dans le couloir. Aujourd’hui, avec des équipes de plus en plus distribuées, l’entreprise doit remplacer ces micro-moments par des interactions numériques bien orchestrées, sans pour autant brider la spontanéité.

Il faut un espace virtuel où partager un succès client, demander l’avis d’autres départements sur un prototype ou simplement célébrer un anniversaire professionnel avec toute l’organisation, sans obliger les gens à jongler entre différentes applications.

Si cet environnement numérique repose sur une suite de productivité comme Microsoft 365, le saut qualitatif est net : les reconnaissances partagées dans le chat enrichissent le profil de performance, les formations suivies mettent à jour les badges de compétences, les enquêtes de climat fournissent aux managers des insights utiles, pour ne citer que quelques exemples.

Le phénomène de la grande démission a également montré que le salaire n’est pas le seul levier pour attirer et fidéliser les talents.

Les jeunes professionnels accordent de l’importance aux entreprises qui :

• proposent un parcours de développement structuré ;
• garantissent un équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle ;
• ont une communication authentique, accompagnée d’actions concrètes.

Une employee experience platform permet de rendre tout cela tangible.

Par exemple, dans le parcours d’intégration, une personne nouvellement embauchée peut recevoir une feuille de route personnalisée combinant modules de formation, rendez-vous avec un tuteur et petits objectifs mesurables.

Chaque étape franchie débloque les contenus suivants, selon la logique d’un jeu vidéo.

Ainsi, le nouveau collaborateur comprend d’emblée quel est son rôle, sans devoir naviguer à vue, réduisant cette perte de 20 % de productivité qui, selon de nombreuses études, affecte les six premiers mois lorsque les informations sont implicites ou difficiles à trouver.

 

 

Le thème de la communication interne n’est donc pas moins important.

Newsletters et tableaux d’affichage physiques fonctionnaient tant que les messages à diffuser étaient rares et linéaires. Mais la rapidité du marché actuel impose des mises à jour constantes mais ciblées, afin de ne pas submerger les collaborateurs avec des communications sans intérêt, au risque d’anesthésier leur attention.

Les plateformes modernes utilisent la profilage pour adresser les informations aux bons destinataires, exactement comme les fils d’actualité sur les réseaux sociaux segmentent les contenus.

Un autre point d’attention concerne la mesurabilité. Sans plateforme, les RH parviennent en moyenne à recueillir des retours une ou deux fois par an, découvrant les éventuels problèmes internes avec des mois de retard.

Avec un système d’enquêtes périodiques, en revanche, le ressenti des employés reste toujours visible. Mais ce n’est pas tout. Les meilleures plateformes d’employee experience, parmi lesquelles se distingue l’intranet, permettent de croiser les données d’engagement avec des indicateurs opérationnels.

Si un service commence à participer moins aux initiatives internes, cela peut indiquer qu’un dysfonctionnement est en cours, annonciateur de plus de tickets d’assistance, d’erreurs dans les processus ou de stress accru.

Enfin, il y a la question de l’employer branding.

Une plateforme ouverte aux communautés externes (pensons aux concours d’innovation ou aux hackathons universitaires) offre une vitrine publique précieuse pour l’entreprise. Sur un marché du travail où la réputation compte autant que le package salarial, disposer d’un espace dédié à la relation entre la marque et ses parties prenantes est un avantage concurrentiel difficile à reproduire.

Voici pourquoi nous parlons d’employee experience et de plateformes permettant de l’optimiser.

Car les enjeux dépassent largement la satisfaction individuelle, avec un impact considérable sur la capacité d’une organisation à croître malgré les changements constants du marché (et du monde), et donc à rester compétitive dans la durée.

Les 4 piliers de l’employee experience (et leur mise en œuvre)

Aujourd’hui, celles et ceux qui accompagnent les collaborateurs en entreprise doivent transformer chaque étape de la vie professionnelle en un moment porteur de valeur, à la fois pour l’individu et pour l’organisation.

Quatre éléments étroitement liés concourent à cet objectif :

• Onboarding continu
• Engagement
• Reconnaissance
• Communication

Lorsqu’ils sont pris au sérieux, ces quatre piliers s’entrelacent et se renforcent mutuellement, créant un cercle vertueux qui améliore le bien-être individuel et renforce la culture d’entreprise.

L’onboarding continu facilite l’inclusion et le développement, nourrissant l’engagement. Un collaborateur engagé se sent motivé à contribuer, surtout s’il reçoit une reconnaissance authentique. La communication relie l’ensemble, car elle donne de la visibilité, valorise les efforts et crée un sentiment d’appartenance partagé.

Analysons ces quatre piliers en détail.

 

 

1. Onboarding continu

Dans le modèle traditionnel d’onboarding, l’intégration s’achève une fois que le nouvel employé reçoit son badge, fait le tour des bureaux et participe à une première réunion avec son manager. Aujourd’hui, un parcours aussi court est un luxe que plus aucune entreprise ne peut se permettre.

Parler d’onboarding continu, c’est dépasser l’idée d’un simple accueil formel pour accompagner chaque nouvelle recrue dès l’acceptation de l’offre et pendant au moins les six premiers mois de travail.

Les plateformes spécialisées dans l’employee experience ouvrent un canal numérique personnalisé avant même l’arrivée officielle dans l’entreprise. Ainsi, le nouveau collaborateur :

• reçoit des identifiants provisoires ;
• reçoit toute la documentation à remplir via une signature électronique ;
• accède à un espace contenant les ressources et services qui l’intéressent ;
• peut suivre les formations obligatoires avant même de franchir le seuil du bureau ;
• peut consulter des contenus expliquant les valeurs, la mission et les objectifs de l’entreprise.

Résultat ? Le nouveau collaborateur est opérationnel dès le premier jour, et non perdu au milieu de la paperasse, des messages internes ou des questions sans réponse.

En outre, les données recueillies par une plateforme comme l’intranet permettent de suivre le temps nécessaire à chaque nouveau collaborateur pour atteindre l’autonomie et d’identifier les obstacles qui freinent sa progression.

 

2. Développement personnel

Adopter une employee engagement platform signifie se doter d’un écosystème numérique capable d’intégrer des sondages rapides, des analyses de ressenti, des parcours de développement et des feedbacks continus. Il s’agit de surveiller le niveau de motivation et d’agir rapidement, avant que les signaux de mal-être ne deviennent des problèmes avérés.

Le cœur du système n’est donc pas seulement le tableau de bord, mais l’étendue des signaux qu’il est capable d’analyser : données de productivité, réponses ouvertes aux enquêtes, taux de participation aux formations, niveau d’interaction dans les canaux internes.

Tout cela alimente un indice de vitalité facile à interpréter, même pour les managers opérationnels, qui peuvent ainsi délaisser les actions ponctuelles (le contenu de motivation unique) au profit d’interventions alignées sur les besoins réels des collaborateurs.

Prenons un exemple.

Un manager remarque, via la plateforme, une baisse constante de l’interaction de l’équipe avec les contenus de formation liés au développement des soft skills. En parallèle, une enquête interne fait ressortir des commentaires exprimant de la frustration face au manque d’opportunités d’évolution.

Plutôt que de proposer une session de coaching générique, le manager peut s’appuyer sur ces signaux pour construire un parcours de développement personnalisé, tout en ouvrant un espace de dialogue pour recueillir de nouveaux retours. Grâce à la solution d’intranet.ai, il pourrait :

• créer un espace dédié à la formation de l’équipe ;
• générer des cours sur mesure avec Microlearning, selon les lacunes et les intérêts communs ;
• utiliser la Boîte à idées interactive pour collecter de nouvelles idées et identifier les meilleures façons de soutenir l’équipe de manière ciblée ;
• publier régulièrement des sondages instantanés afin de suivre le niveau de motivation et la satisfaction par rapport aux actions mises en place.

En quelques semaines, la participation augmente à nouveau, le ressenti global s’améliore et l’équipe perçoit plus clairement les opportunités de développement offertes par l’entreprise. La plateforme n’a pas seulement mis en lumière une difficulté, elle a aussi fourni les insights et les outils pour construire une réponse centrée sur l’humain.

 

3. Reconnaissance

La reconnaissance des résultats ne se limite pas à la remise d’un prix en fin d’année.

Une plateforme qui valorise les personnes propose des espaces et des fonctionnalités dédiés à la reconnaissance publique des contributions individuelles. Parmi celles-ci :

• Un tableau d’affichage numérique des succès, où partager les résultats obtenus par l’équipe ou par des collègues individuellement, à l’échelle micro comme macro ;
• Un système de points de gratitude, permettant aux utilisateurs d’exprimer leur appréciation de manière structurée, avec la possibilité de convertir les points en avantages ou expériences personnalisées ;
• Des badges symboliques, associés à des objectifs mesurables et aux valeurs fondamentales de l’entreprise, afin de renforcer le sentiment d’appartenance et encourager les comportements alignés avec la culture interne.

Pour évaluer l’efficacité du dispositif, il convient ensuite de croiser les données d’engagement (taux de réponse aux enquêtes, interaction avec les communications internes, nombre de badges obtenus, etc.) avec les niveaux de productivité, la baisse du turnover et le nombre de signalements internes.

 

4. Communication

Le quatrième pilier est le plus important, car sans une bonne communication interne, les trois autres ne peuvent réellement fonctionner.

L’entreprise hybride (composée de bureau, domicile, train et espace de coworking) a besoin d’un centre de gravité unique, qui rassemble de manière claire et cohérente les actualités, les documents, les ressources et les interactions du digital workplace.

Comment une plateforme d’employee experience peut-elle contribuer ?

Un système moderne comme l’intranet basé sur SharePoint Online centralise les flux de communication, en supprimant les dispersions et les redondances. Ici, chaque information a sa place, chaque voix trouve son canal, chaque contribution peut être mise en avant si elle est utile à l’organisation.

Cela permet d’assurer la cohérence et la visibilité des communications, quel que soit le lieu, le terminal ou le rôle de la personne qui y accède.

C’est ainsi que la communication interne devient un élément structurel de l’engagement : plus un simple flux descendant, mais un réseau bidirectionnel fait d’échanges, d’écoute et de partage.

Sur le plan technique, une plateforme efficace permet :

• la segmentation des communications selon les rôles, les sites ou les centres d’intérêt ;
• l’intégration avec des outils de collaboration et de partage des connaissances ;
• la multicanalité (notifications, bannières, mobile, e-mail) ;
• la mesure des vues et de l’interaction.

 

Comparatif des plateformes pour l’employee experience

Parmi les solutions qui accompagnent les collaborateurs tout au long de leur cycle de vie dans l’entreprise (de la candidature jusqu’à une éventuelle sortie), on trouve plusieurs plateformes dédiées à l’employee experience, très différentes les unes des autres, avec chacune ses atouts et ses limites à prendre en compte.

En voici un aperçu synthétique.

 

 

Workvivo : un intranet social axé sur le ressenti

Workvivo est né de l’idée de transformer la page d’accueil de l’entreprise en un fil d’actualité à la Facebook, où coexistent annonces officielles et publications spontanées. Son principal atout est la rapidité avec laquelle la communication devient bidirectionnelle. Cela s’explique par une,puisque le modèle d’interaction est familier.

Cependant, lorsque l’entreprise a besoin de processus plus structurés (par exemple, un workflow à plusieurs niveaux pour les politiques internes ou un référentiel documentaire avec gestion des versions), il devient nécessaire d’ajouter des intégrations ou des personnalisations, ce qui augmente le coût de possession.

Par ailleurs, l’analyse reste centrée sur l’engagement et fournit moins d’insights opérationnels sur la productivité ou les compétences. Cela dit, depuis son acquisition par Zoom, les capacités d’analyse ont été renforcées, tout comme les fonctionnalités d’intelligence artificielle pour mesurer l’engagement global au sein de l’entreprise.

 

Aperçu de Workvivo

Bonusly : une structure pour les micro-reconnaissances

Bonusly se distingue par la simplicité de son mécanisme de pair à pair, qui se traduit principalement par des crédits mensuels distribués entre collègues, convertibles en cartes-cadeaux. Ce système est efficace dans les environnements où la culture du feedback rapide est déjà bien ancrée, mais il présente deux limites cachées.

Premièrement, la monnaie virtuelle doit être alimentée par des budgets réels, ce qui constitue un coût récurrent difficile à réduire. Deuxièmement, son champ d’action est bien défini (reconnaissance tactique), mais la plateforme ne prend pas en charge les objectifs de développement ni les mesures de ressenti.

Il faut donc prévoir d’autres modules complémentaires pour couvrir l’ensemble des dimensions de l’employee experience.

 

Aperçu de Bonusly

Motivosity : reconnaissance avec ambitions analytiques

Contrairement à Bonusly, Motivosity tente d’intégrer des enquêtes sur le moral et des points de suivi managériaux. Son principal avantage est de réduire le nombre d’outils dédiés à l’employee engagement à intégrer dans le digital workplace. Récemment, avec les modules Lead et Listen, les fonctionnalités supplémentaires de la plateforme sont devenues nettement plus solides qu’auparavant.

Côté TCO (coût total de possession), le prix de la licence augmente avec l’ajout des différents modules (Connect, Recognize, Lead, Listen), et le RTB (Return to Budget) doit être évalué en fonction du temps que les managers consacreront réellement aux modules de coaching.

 

Détail des indicateurs fournis par Motivosity

Qualtrics : une expérience née de l’analyse des données

Qualtrics repose sur une approche visant à collecter des données à chaque point de contact de l’expérience, pour ensuite les normaliser et les restituer via des tableaux de bord dynamiques.

Pour un service RH doté d’une forte maturité analytique, cela représente un avantage certain. Du questionnaire d’accueil au sondage trimestriel, toutes les données sont centralisées dans un même data lake. De plus, les fonctionnalités d’intelligence artificielle sont conçues pour améliorer l’employee experience.

Cependant, l’utilisation de la plateforme requiert des compétences en statistique et en modélisation. Sans une équipe dédiée, on court le risque de réduire Qualtrics à un simple outil de sondage, tout en payant un abonnement de niveau entreprise.

Même si Qualtrics a récemment publié plusieurs connecteurs natifs pour des plateformes RH, CRM et de workflow (ce qui facilite l’intégration par rapport au passé), celle-ci reste encore assez complexe dans les environnements avancés.

 

Aperçu de Qualtrics

Leapsome : une suite orientée performance

Leapsome combine objectifs, évaluations à 360°, plans de développement et enquêtes d’engagement. Son principal atout est l’alignement structurel entre les objectifs de l’entreprise (OKR), les feedbacks et les parcours d’apprentissage. Le système parvient ainsi à établir des liens clairs entre performance individuelle et croissance de l’organisation.

Le revers de la médaille réside dans la complexité des configurations à mettre en place avant de passer en production : définition des référentiels de compétences, calibration des échelles d’évaluation, cartographie des rôles.

Les structures qui démarrent sans processus RH matures risquent de devoir engager un cadrage long et coûteux.

Sur le plan économique, le tarif par utilisateur actif peut convenir aux PME, mais devient plus contraignant pour les organisations marquées par une forte saisonnalité (comme dans le Retail ou l’Hospitality), où des milliers de travailleurs entrent et sortent en quelques mois.

 

Aperçu de Leapsome

15Five : la philosophie du "check-in hebdomadaire"

15Five repose sur le rituel d’un court questionnaire à remplir chaque semaine et à discuter lors de réunions en tête-à-tête. L’avantage ici réside dans la régularité, qui permet de faire de l’échange de feedback une habitude ancrée.

La plateforme propose également des modules complémentaires pour la définition des objectifs, les revues semestrielles et la formation (même si le cœur du système reste le sondage hebdomadaire).

L’inconvénient, c’est que si les managers n’ont pas le temps de lire des centaines de rapports, la promesse de visibilité risque de se transformer en un certain trop-plein d’informations.

Côté coûts, l’offre "Focus" peut sembler attractive, mais pour couvrir l’ensemble du cycle de vie d’un collaborateur (en incluant le développement et la gestion de la performance), les entreprises sont souvent amenées à migrer rapidement vers des plans plus avancés, notamment pour accéder aux analyses poussées et aux fonctionnalités de gestion des talents à grande échelle.

 

Aperçu de 15Five

Plateforme d’expérience collaborateur : laquelle choisir ?

De notre brève analyse, aucun vainqueur ne se dégage clairement.

Mais un dénominateur commun émerge.

Bien que les plateformes présentées soient parmi les plus populaires en matière d’employee experience, aucune n’est complète. Considérées individuellement, elles ne couvrent pas l’ensemble du parcours collaborateur de manière intégrée.

Si l’objectif est d’accompagner les personnes depuis la candidature jusqu’à l’entretien de départ, un projet reposant sur l’adoption de l’une de ces plateformes risque fort de se transformer en un casse-tête d’intégrations.

La question n’est donc pas "Quelle plateforme possède la fonctionnalité X ?", mais bien "Combien de temps et quelle complexité sont nécessaires pour intégrer toutes les fonctionnalités requises afin de gérer l’employee experience avec un seul flux de données, de processus et de narration ?"

La réponse à ce dilemme est plus simple qu’il n’y paraît.

L’intranet fondé sur SharePoint Online constitue la base idéale pour construire son digital workplace avec la technologie Microsoft 365. Dans cet écosystème, tous les processus métier (y compris l’employee experience) s’intègrent sans complexité.

Grâce à la connexion native entre les applications Microsoft, nul besoin d’empiler des solutions ou de maintenir un patchwork d’outils isolés : tout est conçu dès le départ pour fonctionner ensemble.

Nous en parlons plus en détail dans la prochaine section.

Employee Experience Platform : pourquoi choisir l’intranet SharePoint ?

Une plateforme dédiée à l’employee experience ne fonctionne pas en vase clos ; elle doit s’interfacer avec :

• les référentiels où sont stockés les documents de l’entreprise ;
• les flux d’approbation qui régissent les congés et les déplacements ;
• les canaux de communication utilisés par les collègues sur site et à distance.

Autrement dit, il faut une structure capable de maintenir ensemble tous les éléments indispensables à une gestion à 360° de l’expérience collaborateur.

Et c’est là que commence notre réflexion sur l’intranet fondé sur SharePoint Online.

Nativement intégré à l’écosystème Microsoft 365, l’intranet SharePoint dispose d’un avantage structurel incomparable par rapport aux solutions verticales précédemment présentées.

 

Intranet SharePoint créée avec intranet.ai

 

Tout commence par la gestion documentaire, domaine pour lequel SharePoint a été conçu.

Le système ne se limite pas à héberger des fichiers. Il conserve les versions, trace les modifications, bloque l’édition simultanée lorsqu’un flux d’approbation l’exige, et applique des étiquettes de confidentialité qui déterminent si un document peut sortir de l’entreprise ou être copié sur des appareils externes.

Tout cela fonctionne sans plugin tiers, car c’est le moteur même de Microsoft 365 qui prend en charge le chiffrement des données en transit et au repos, les sauvegardes géo-redondées et la conformité aux principales réglementations internationales.

Cette infrastructure documentaire n’est donc pas une île : lorsqu’un fichier passe du statut de brouillon à celui de contenu prêt à être publié, un flux Power Automate (créé avec une interface glisser-déposer, sans code) peut être intégré pour avertir le réviseur, recueillir une signature électronique, publier le contenu dans Teams et, si nécessaire, déclencher une notification push sur Viva Engage.

Le parcours document-processus-communication reste entièrement à l’intérieur de l’écosystème Microsoft, évitant ainsi les changements d’application qui compliquent l’usage des plateformes verticales.

 

Distribution automatique des documents publiés dans l’intranet SharePoint de intranet.ai

 

Les flux administratifs sont un autre point clé.

Avec SharePoint, il est possible de modéliser des formulaires web (toujours sans utiliser de code), pour enregistrer des demandes de congé, des notes de frais ou les étapes de l'onboarding d’un nouvel employé.

Ensuite, chaque formulaire enregistre les réponses dans une liste SharePoint, laquelle peut à son tour mettre à jour en temps réel l’enregistrement correspondant dans Dataverse (la base de données cloud qui alimente la Power Platform) ou dans un système RH (HRIS – Human Resources Information System) connecté via API.

Si l’on imagine ainsi le nouveau processus d’onboarding, voici ce qui peut se passer :

1. Le recruteur préremplit les données du nouvel employé dans une liste SharePoint.
2. Un flux génère automatiquement un compte dans Microsoft Entra ID, attribue les licences 365 nécessaires et crée l’adresse mail professionnelle.
3. Un second flux se charge d’alimenter la To Do list du manager avec les tâches d’accueil, d’envoyer au nouvel utilisateur un cours d’introduction sur Viva Learning et de lui offrir des crédits de bienvenue sur le module de gamification.

Concernant ce dernier point, l’une des limites les plus fréquentes des fournisseurs spécialisés dans l’employee experience est justement la gamification, souvent implémentée comme une boîte noire. Les points, badges et classements résident dans un module propriétaire, difficile à extraire pour une analyse avancée.

Dans l’intranet SharePoint, en revanche, la logique de récompense peut être rendue transparente en créant des colonnes calculées dans les listes ou en composant les scores via Power Automate. Il est également possible d’intégrer les API de Microsoft Graph et Power Apps pour obtenir un tableau de bord personnalisé.

En réalité, les activités prévues lors de l’onboarding qui génèrent des points (suivre un cours, participer à un sondage, partager une idée sur Viva Engage) résident également dans Microsoft 365, ce qui permet un suivi immédiat des données.

Chaque clic effectué dans la suite Microsoft est enregistré dans des logs unifiés, lesquels sont intégrés dans Microsoft Purview et, si nécessaire, dans Azure Data Lake. Power BI lit directement ces sources et permet de créer des rapports sans exporter un fichier .CSV d’une application, un .XML d’une autre, un JSON d’une troisième. Une opération souvent inévitable avec les produits verticaux lorsque l’on souhaite créer des vues transversales.

 

Collecter et analyser des données avec les sondages rapides de l’intranet.ai

 

De nombreuses solutions verticales pour l’employee experience affirment offrir une sécurité par défaut, mais leur contrôle se limite souvent au périmètre de l’application elle-même. Le résultat est une fragmentation des politiques entre messagerie, partage de fichiers, communication interne, reconnaissance et outils de sondage.

Avec SharePoint (et plus généralement avec Microsoft 365), la sécurité est définie de manière centralisée dans le tenant, et les paramètres sont hérités par tous les services et applications de l’entreprise, garantissant une protection transversale et une gouvernance unifiée.

 

Comment Microsoft 365 protège l’employee experience

Fonctionnalité de sécurité Microsoft	Description
Étiquette de confidentialité	Une fois appliquée à un document, l’étiquette suit le fichier même après téléchargement ou envoi par e-mail. Si la politique le prévoit, Outlook empêche le transfert à des destinataires externes. Cette protection automatique est très appréciée des utilisateurs Microsoft, car les informations sensibles sont protégées sans action particulière.
Accès conditionnel	Les mêmes règles qui protègent Teams s’appliquent aussi à l’intranet, aux documents partagés et aux outils RH. Par exemple, une tentative d’accès depuis un pays non autorisé suffit à bloquer l’authentification sur tous les services. Ainsi, les utilisateurs n’accèdent à l’environnement numérique que dans des conditions sécurisées, avec une expérience cohérente et protégée sur chaque outil.
Audit centralisé	Toutes les actions importantes — de la lecture d’un document à la modification d’une fiche employé — sont tracées dans une interface unique de conformité, sans qu’il soit nécessaire de consulter plusieurs systèmes. Cette approche garantit une meilleure transparence dans la gestion des données des utilisateurs et des activités liées à leur expérience en entreprise.

 

De la sécurité à la scalabilité, il n’y a qu’un pas.

En particulier dans les PME, l’une des objections les plus fréquentes à l’adoption de SharePoint était la complexité présumée de sa mise en œuvre. Avec l’introduction des modèles de site et de Viva Connections, cet obstacle appartient désormais au passé.

Aujourd’hui, tout utilisateur peut créer en quelques heures un portail de communication interne, en exploitant Teams comme interface intégrée et OneDrive pour la synchronisation hors ligne, avec une expérience fluide même sans compétences techniques.

Lorsque l’entreprise se développe, les mêmes fondations permettent de soutenir des structures plus vastes.

Des sites hub pour les portails pays, des collections de sites dédiées à la R&D ou à la Finance, des politiques de conservation des données différenciées selon les zones géographiques avec des exigences réglementaires spécifiques… la montée en charge se fait sans changer de plateforme. Il n’est donc pas nécessaire de migrer des données, de former à nouveau les utilisateurs ou d’inventer de nouveaux processus de sauvegarde.

Il faut également garder à l’esprit que de nombreuses entreprises utilisent déjà Microsoft 365 pour la messagerie et l’organisation des réunions.

Dans ce cas, il est bon de rappeler que SharePoint Online est inclus.

Le seul effort concerne la configuration initiale et, si l’on souhaite activer des flux avancés ou des applications personnalisées, l’achat éventuel de quelques licences premium.

Un effort négligeable, si l’on considère que chaque autre alternative implique :

• des frais par utilisateur ;
• un coût d’intégration avec l’annuaire d’entreprise ;
• un abonnement supplémentaire pour l’analyse avancée des données ;
• un support technique quasiment indispensable dès que l’on dépasse les fonctionnalités de base.

La différence entre l’intranet SharePoint et ses concurrents réside dans le paradigme.

Ce n’est pas un outil supplémentaire dans la constellation des solutions RH, mais une plateforme complète, déjà présente dans le digital workplace, avec laquelle il est possible (et extrêmement simple) d’orchestrer le reste des applications nécessaires à la digitalisation et à l’optimisation des processus internes.

Y compris, comme nous l’avons dit, l’employee experience.

FAQ sur les plateformes d’employee experience

Qu’est-ce qu’une Employee Experience Platform (EEP) ?

Une Employee Experience Platform est un outil numérique qui aide les entreprises à améliorer l’expérience professionnelle des employés, en intégrant communication interne, formation, reconnaissance et engagement dans un environnement cohérent. Après la pandémie, l’employee experience est devenue un levier stratégique mesurable, capable d’influencer la productivité, la fidélisation et l’identité de marque.

Pourquoi les entreprises devraient-elles investir dans une EEP ?

Investir dans une EEP signifie se doter d’une infrastructure numérique permettant de suivre en temps réel le niveau de motivation des employés, de renforcer le sentiment d’appartenance et d’intervenir rapidement en cas de problèmes internes. Dans un contexte de travail de plus en plus distribué, il est essentiel de remplacer les interactions informelles typiques du bureau par des moments numériques orchestrés mais authentiques.

Quels sont les piliers fondamentaux d’une bonne employee experience ?

Une bonne employee experience repose sur un onboarding continu, le développement personnel, la reconnaissance et la communication. Ces éléments se renforcent mutuellement : l’onboarding favorise l’inclusion et l’autonomie, qui stimulent l’engagement ; un employé impliqué est plus enclin à contribuer activement, surtout si son travail est valorisé ; enfin, une communication interne efficace connecte l’ensemble du processus et lui donne de la visibilité, rendant l’expérience cohérente et significative.

Pourquoi utiliser SharePoint comme plateforme pour l’employee experience ?

L’intranet basé sur SharePoint Online est déjà intégré nativement à Microsoft 365, ce qui permet d’orchestrer toutes les activités liées à l’employee experience, sans recourir à des solutions tierces ou à des plugins supplémentaires. La gestion documentaire, les workflows d’approbation, la communication interne, les badges, la gamification, la formation, les sondages et l’analyse des données coexistent dans un écosystème unique, sécurisé, évolutif et géré de manière centralisée.

Quelles fonctionnalités une EEP moderne devrait-elle offrir ?

Une plateforme moderne doit valoriser chaque moment de la vie professionnelle, depuis le pré-onboarding jusqu’aux parcours de formation personnalisés, en passant par des mécanismes de reconnaissance publique et la collecte régulière de feedbacks exploitables. Elle doit aussi permettre de segmenter la communication, de centraliser les contenus et de fournir des outils simples pour créer des workflows, collecter des données et générer des insights opérationnels.

En quoi l’intranet SharePoint diffère-t-il des autres solutions verticales ?

Les solutions verticales se concentrent souvent sur un aspect spécifique de l’expérience, ce qui implique d’ajouter d’autres modules ou outils pour couvrir l’ensemble du cycle de vie des employés. Cela engendre une plus grande complexité, des coûts d’intégration et des difficultés de gouvernance. À l’inverse, l’intranet SharePoint permet de gérer l’ensemble de l’expérience des employés de manière fluide et unifiée, grâce à l’interopérabilité naturelle des services Microsoft.

Comment mesure-t-on le succès d’une Employee Experience Platform ?

Le succès d’une plateforme d’employee experience se mesure par sa capacité à générer des insights pertinents à partir de sources variées : engagement sur les contenus, résultats des sondages, participation aux initiatives, productivité et avancement des processus. Si un service participe moins à la vie de l’entreprise ou fournit moins de retours, la plateforme doit permettre de détecter ces tendances et de déclencher rapidement des actions correctives.

Une EEP peut-elle aussi améliorer l’employer branding ?

Oui, car elle permet de créer des espaces numériques visibles de l’extérieur, comme des communautés, concours ou hackathons, qui renforcent la réputation de l’entreprise en tant qu’employeur. Sur un marché où la réputation compte autant que la rémunération, disposer d’une vitrine bien conçue pour raconter la relation entre l’entreprise et ses collaborateurs est un avantage concurrentiel que peu de solutions peuvent offrir.