Intelligence artificielle : définition et adoption dans l'intranet

Qu’est-ce que l’intelligence artificielle ?

L’intelligence artificielle est une technologie conçue pour permettre aux machines d’accomplir des tâches qui, jusqu’à récemment, nécessitaient l’intelligence humaine.

Il s’agit d’activités telles que le traitement du langage naturel, la reconnaissance d’images, l’analyse de données et la capacité d’apprentissage en vue d’améliorer leurs performances.

Cette technologie repose donc sur des modèles statistiques et des algorithmes qui permettent aux systèmes numériques de prendre des décisions, de faire des prévisions et de s’adapter aux contextes dans lesquels ils opèrent.

Lorsque l’on parlait d’intelligence artificielle, on imaginait souvent un futur extraordinaire, peuplé de technologies de pointe et de robots au comportement semblable à celui d’un humain : un monde où les machines et les êtres humains coexisteraient en harmonie.

Ces représentations, souvent tirées d’œuvres de science-fiction, captivaient l’imaginaire collectif et faisaient rêver à un monde de possibilités infinies.

Cependant, ce qui ne peut plus échapper à l’attention depuis quelques années, c’est que l’intelligence artificielle est une réalité tangible, déjà présente dans notre quotidien.

Il ne s’agit plus d’un concept abstrait ou d’un futur lointain ; au contraire, l’IA se manifeste sous de multiples formes et applications, souvent de manière subtile et moins intrusive qu’on ne pourrait l’imaginer. Nous retrouvons en effet des applications de l’intelligence artificielle dans les appareils et services que nous utilisons régulièrement, aussi bien en entreprise qu’à titre privé.

Un exemple est celui des assistants basés sur le machine learning, comme Microsoft 365 Copilot, capables de dialoguer avec les utilisateurs pour leur fournir les informations et contenus nécessaires à l’exécution de leurs tâches au sein du digital workplace de l’entreprise.

Lorsque l’intelligence artificielle s’intègre aux processus internes d’une organisation, elle introduit un niveau d’innovation qui constitue désormais un avantage concurrentiel non négligeable. Elle permet notamment l’automatisation des activités, une analyse plus rapide de grands volumes de données et un soutien constant à la productivité de chaque collaborateur.

Dans l’intranet de SharePoint Online, l’intelligence artificielle est intégrée pour renforcer les fonctionnalités de recherche et la gestion des données d’usage du portail, de façon à ce que la plateforme elle-même suggère les contenus les plus pertinents pour les utilisateurs ainsi que les stratégies d’amélioration de l’expérience sur le portail.

Ce ne sont là que quelques exemples d’application de l’IA, que l’on retrouve dans notre solution intranet, et plus précisément dans la Recherche intelligente ainsi que dans Gaia, l’agent que nous avons développé pour assurer le rôle de Manager de l’intranet.

 

Gaia, l’Intranet Manager intelligent de intranet.ai

 

Pour approfondir ce qui a été dit au début, l’intelligence artificielle est une discipline informatique qui vise à créer des systèmes matériels et logiciels capables de simuler certaines capacités typiques de l’intelligence humaine, comme le raisonnement et la résolution de problèmes.

Dans le domaine professionnel, elle est appliquée à :

1. Traitement de grandes quantités de données : grâce à des modèles statistiques et des réseaux neuronaux, l’intelligence artificielle identifie des schémas et des tendances qui seraient autrement difficiles à percevoir.
   
   
2. Automatisation des processus : le recours à des scripts intelligents et à des algorithmes décisionnels permet de gagner du temps sur des tâches répétitives, qui peuvent ainsi être automatisées.
   
   
3. Soutien à la prise de décision : les applications d’IA peuvent suggérer des stratégies ou anticiper des problèmes, en se basant sur l’expérience passée et l’analyse en temps réel des données disponibles.
   
   

Lorsqu’elle est intégrée dans l’intranet d’entreprise, l’intelligence artificielle ne se limite pas à gérer le volume des contenus publiés, mais contribue à filtrer les informations, en ne montrant que ce qui est réellement utile au travail de chaque collaborateur ou service.

Mais comment fonctionne une IA ?

Concrètement, elle repose sur la création et l’exécution d’algorithmes, c’est-à-dire des suites d’instructions logiques conçues pour résoudre des problèmes spécifiques. Les données en sont la matière première essentielle : plus elles sont précises et nombreuses, plus les algorithmes peuvent apprendre efficacement.

L’apprentissage automatique joue en effet un rôle très important dans ce processus.

Contrairement à la programmation traditionnelle, où le comportement d’un système est défini dès le départ, le machine learning permet aux algorithmes de s’améliorer avec l’expérience.

Plus le modèle reçoit d’informations, plus la machine "apprend" à identifier des motifs et à fournir des résultats fiables. Dans l’intranet, ces mécanismes peuvent se traduire par un moteur de recherche qui comprend quels contenus sont les plus utiles à un service en fonction des recherches effectuées par ses membres.

Dans certains cas, l’algorithme effectue des analyses prédictives, en indiquant les tendances futures possibles ou les anomalies sur lesquelles il convient d’agir.

Cette capacité est particulièrement précieuse pour les fonctions RH, où l’intelligence artificielle peut signaler un intérêt croissant pour les ressources de formation liées à un nouveau logiciel, ou dans le domaine financier, où la détection de schémas anormaux peut permettre de prévenir les risques de fraude interne.

L’évolution de l’IA a également conduit au développement de modèles génératifs, comme ceux qui sont à la base de solutions désormais populaires dans l’écosystème Microsoft.

 

 

L’IA générative est capable de produire des contenus originaux (textes, images, conversations) à partir d’un contexte ou d’une instruction initiale, en exploitant de vastes ensembles de données et des réseaux neuronaux de grande taille.

Ce type de modèles, appelés Large Language Models (souvent abrégés en LLM), est conçu pour gérer le langage humain de manière naturelle. En revenant sur l’usage dans l’intranet, ces outils peuvent servir à analyser des documents, résumer des rapports, rédiger des textes et répondre aux questions des utilisateurs.

Microsoft, grâce à son partenariat stratégique avec OpenAI (les créateurs de ChatGPT), a introduit Copilot et une série de services basés sur l’IA générative, tels que Power Virtual Agents, AI Builder et Azure Cognitive Services.

Avec ces solutions, il devient possible d’accélérer les processus internes, depuis l’échange d’informations jusqu’à la production de contenus, sans jamais quitter son environnement de travail numérique.

Dans les paragraphes suivants, nous verrons justement comment l’intelligence artificielle permet d’atteindre des objectifs plus ambitieux en matière de collaboration, de communication et de productivité.

Intelligence artificielle : objectifs et applications dans l’intranet

Parmi les obstacles les plus fréquents dans une organisation figure la fragmentation des données, souvent réparties entre plusieurs référentiels, applications et systèmes externes. Un premier objectif de l’intelligence artificielle est justement de centraliser et de corréler toutes les informations échangées chaque jour dans l’entreprise, en fournissant un point d’accès unifié.

Le temps passé à rechercher des informations ou à effectuer des vérifications de routine a, en effet, un impact négatif sur la productivité. L’IA appliquée à l’intranet d’entreprise aide à réduire les temps morts, car des moteurs de recherche intelligents peuvent être intégrés et configurés pour apprendre des habitudes des utilisateurs, en fournissant immédiatement les résultats les plus pertinents.

 

Recherche avancée dans l’intranet SharePoint de intranet.ai

 

Un autre objectif principal est la numérisation des processus internes qui, combinée à des algorithmes d’intelligence artificielle, peut exploiter des automatisations personnalisées et des assistants spécialement configurés pour gérer :

• la collecte de feedback
• les demandes de support
• le partage des connaissances
• le cycle de vie des documents
• l’attribution et le suivi des tâches
• la publication des communications internes
• la préparation de rapports et de tableaux de bord

Grâce à des workflows intelligents – pouvant être mis en place, par exemple, avec Power Automate – l’intranet peut devenir le point de référence pour la gestion de toutes les activités administratives et opérationnelles, en allégeant la charge de travail des départements concernés.

 

Créer des automatisations avec Copilot dans Power Automate

 

En parlant strictement d’innovation, l’une des applications les plus intéressantes dans l’intranet est représentée par les chatbots et les assistants virtuels.

Ces outils peuvent en effet simplifier plusieurs procédures, comme répondre à des questions sur le fonctionnement des logiciels d’entreprise, guider les nouveaux arrivants dans le remplissage des formulaires RH ou encore aider un chef de projet à mieux gérer les tâches assignées à son équipe.

Dans le cas de Gaia, l’agent conversationnel développé par intranet.ai, les équipes de communication interne et RH peuvent compter sur l’aide d’un assistant formé pour jouer le rôle d'Intranet Manager. Plus précisément, Gaia peut analyser les données d’utilisation de l’intranet et suggérer des stratégies pour en améliorer les performances, en visant notamment les objectifs suivants :

• augmenter le taux d’adoption
• réduire le nombre de recherches sans résultat
• accroître l’engagement d’un service spécifique
• améliorer la recherche et la disponibilité des contenus
• optimiser la structure des pages et des menus de navigation
• soutenir la diffusion des initiatives RH et des communications descendantes

Un autre atout majeur de l’intelligence artificielle réside dans sa capacité à comprendre les préférences, les intérêts et les comportements des utilisateurs de l’intranet. Sur cette base, le système peut proposer des contenus personnalisés : actualités mises à jour, supports de formation, voire opportunités de collaboration avec d’autres services.

Sur les réseaux sociaux traditionnels, il est courant de recevoir des suggestions personnalisées, et ce même principe peut être appliqué dans un contexte professionnel. En suivant des données agrégées — toujours dans le respect de la vie privée — l’intranet peut mettre en avant les contenus les plus pertinents, limitant ainsi le risque de surcharge informationnelle.

En ce qui concerne les contenus, de nombreux intranets utilisent un moteur de recherche basé sur des mots-clés, qui ne renvoie des résultats que si le terme exact est présent dans les documents stockés.

Grâce à l’IA, on passe désormais à ce qu’on appelle la recherche sémantique.

La recherche sémantique analyse le sens des requêtes, en contextualisant les termes dans une phrase ou un sujet plus large. Ainsi, si un collègue tape quelque chose comme "procédures de gestion du budget", l’algorithme ne se contente pas d’afficher les fichiers contenant exactement ces mots, mais tente d’interpréter l’intention, en proposant aussi des formulaires de reporting ou des manuels sur les bonnes pratiques comptables.

 

Suggestions de recherche dans l’intranet SharePoint de intranet.ai

 

Le département des Ressources Humaines est sans doute celui qui bénéficie le plus de la présence de l’intelligence artificielle dans l’intranet.

Dans le processus d’intégration des nouveaux collaborateurs, par exemple, un assistant virtuel peut proposer une visite personnalisée de la plateforme, expliquer les procédures internes et partager des informations sur les personnes clés présentes dans l’organigramme.

En outre, un système de notifications intelligentes peut signaler les documents essentiels à lire, évitant ainsi que les nouveaux arrivants se sentent perdus durant leurs premiers jours en entreprise.

L’intelligence artificielle intervient également dans la phase de recrutement, en aidant les responsables RH à analyser les CV, à repérer des schémas dans les exigences des postes à pourvoir et à suggérer les candidats les plus adaptés.

Une fonctionnalité particulièrement efficace lorsqu’elle est intégrée à des outils comme Teams et Outlook, puisqu’il est possible de créer des automatisations pour contacter rapidement les profils correspondant aux critères recherchés.

Enfin, l’IA permet une expérience de formation plus engageante : grâce à l’apprentissage automatique, l’intranet propose des cours, des webinaires et des rencontres pertinents pour les objectifs de développement propres à chaque rôle.

Dans l’ensemble, les cas d’usage présentés jusqu’ici montrent comment l’intelligence artificielle peut aider les entreprises à croître de manière durable. Surtout lorsqu’elle est intégrée dans un digital workplace compatible, tel que celui construit à partir des applications de Microsoft 365, basé sur l’intranet de SharePoint Online et intégré de manière native à Copilot.

IA générative et Microsoft 365 : l’intégration du futur

Microsoft a intégré l’IA, en particulier de type génératif, dans son écosystème 365, en développant des fonctionnalités conçues pour améliorer la productivité et l’expérience utilisateur sur ses principales plateformes.

L’IA générative occupe ainsi une place centrale dans Microsoft Teams, Outlook, PowerPoint, Excel, Word, mais aussi dans les modules Viva et les produits inclus dans Power Platform, parmi lesquels se distinguent Power BI, Power Apps et, comme nous l’avons déjà vu, Power Automate.

La principale solution d’IA proposée dans le digital workplace de Microsoft 365 est sans aucun doute Copilot, dont l’efficacité (démontrée par différentes études menées par Microsoft et par des entreprises tierces) découle d’une intégration étroite avec Microsoft Graph, l’infrastructure cloud qui unifie les données, documents, e-mails, calendriers et contacts présents dans l’environnement Microsoft de l’entreprise.

 

Relation entre Copilot et Microsoft Graph

 

Cette synergie permet à Copilot de comprendre des contextes complexes, comme la relation entre différents projets, les échéances imminentes ou les préférences de travail de chaque équipe de l’entreprise.

À la base de cette capacité de compréhension – et ensuite de réponse aux requêtes des utilisateurs – se trouve précisément l’intégration avec Microsoft Graph et avec toutes les données échangées quotidiennement entre les collaborateurs via les différentes applications Microsoft.

En ce qui concerne la capacité de réponse, l’un des éléments distinctifs de Copilot réside dans l’automatisation intelligente des tâches, qui va bien au-delà de la simple exécution de macros ou de scripts.

L’IA de Microsoft est en effet capable de générer, reformuler et résumer des contenus à partir des données de l’entreprise. Comment ? Voici quelques exemples dans le tableau ci-dessous.

 

Intelligence artificielle : usage de la Gen AI via Copilot

 

Fonctionnalités de Microsoft Copilot	Description
Génération de contenus	À partir de données d’entreprise, d’idées ou de mots-clés, Copilot peut produire des versions préliminaires de rapports, communications, e-mails et présentations.
Analyse de contenus	Grâce à l’IA générative, il est possible d’obtenir des résumés de documents longs ou de transcrire rapidement et précisément des réunions.
Automatisation des procédures internes	En s’intégrant à des flux déjà existants, Copilot peut remplir des formulaires, attribuer des tâches et planifier des événements, en s’adaptant au contexte spécifique de chaque service, notamment grâce à l’introduction des Copilot Actions.

 

Nous pouvons concrétiser davantage ces exemples en illustrant comment Copilot fonctionne dans certains des principaux produits de Microsoft 365 :

• Gen AI dans Word : la fonction d’assistance à la rédaction permet de créer des brouillons de documents professionnels comme des contrats ou des rapports. Copilot peut détecter les lacunes éventuelles dans la rédaction des utilisateurs et proposer du contenu manquant ou des améliorations de style.
  
  
• Gen AI dans Excel : lors de l’analyse de volumes importants de données, l’intelligence artificielle peut générer des graphiques et des tableaux croisés dynamiques fournissant des insights précieux, tout en mettant en évidence des tendances, des schémas ou des anomalies.
  
  
• Gen AI dans PowerPoint : Copilot simplifie la création de présentations professionnelles en proposant des mises en page, des images et même des textes d’introduction en fonction des sujets traités. Il peut aussi suggérer aux intervenants la manière de structurer leur discours pour capter l’attention du public tout au long de la présentation.
  
  

En plus de Microsoft 365, la suite Microsoft Viva intègre elle aussi l’intelligence artificielle dans son fonctionnement. Viva Insights, par exemple, utilise l’IA pour collecter des données agrégées sur les horaires de travail, les réunions, les échanges de mails et les temps de réponse, et propose des recommandations concrètes pour maintenir un bon niveau de productivité et améliorer l’équilibre entre vie professionnelle et personnelle.

 

Intégration de l’IA générative dans Viva Insights

 

Viva Learning utilise l’IA pour suggérer des contenus de formation adaptés au rôle, aux intérêts et aux activités des utilisateurs, tandis que Viva Engage, conçu pour renforcer la communication interne, s’appuie sur des algorithmes intelligents pour mettre en avant les conversations les plus pertinentes au sein des communautés d’entreprise.

 

Simplifier la formation grâce à l’IA dans Viva Learning

 

En sortant de la suite Viva, on ne peut pas ne pas mentionner Power Automate, que nous avons déjà évoqué à propos des workflows personnalisés permettant d’automatiser les tâches répétitives. En intégrant AI Builder, il devient possible d’étendre l’automatisation à des scénarios plus avancés, comme la reconnaissance d’images, l’extraction de données à partir de documents papier ou la classification de demandes reçues par e-mail.

Ces fonctionnalités se traduisent par des procédures de bout en bout plus fluides. Par exemple, un flux de traitement des commandes peut automatiquement valider les données extraites d’un formulaire papier, les transférer dans le CRM interne et générer une notification dans Teams à l’attention du chargé de compte concerné.

 

Modèles d’IA disponibles dans Power Automate

 

Terminons notre panorama avec le service Azure OpenAI, qui offre la possibilité d’accéder aux modèles d’IA générative développés par Microsoft en collaboration avec OpenAI, au sein d’un environnement cloud sécurisé et conforme aux normes de l’entreprise.

Ces modèles peuvent être intégrés dans le digital workplace afin de créer :

• des chatbots plus sophistiqués
• des systèmes de recherche sémantique avancés
• des moteurs de recommandations en temps réel

Grâce à l’intégration avec Azure, il est possible de bénéficier d’un contrôle granulaire sur les ressources et les accès, garantissant que tous les systèmes fondés sur l’intelligence artificielle fonctionnent dans un périmètre toujours sécurisé. L’entreprise peut ainsi expérimenter des solutions de traitement du langage naturel, en les personnalisant à partir de ses propres données, sans aucun risque pour la confidentialité.

Intelligence artificielle : étapes pour une adoption réussie dans l’intranet

Adopter correctement l’intelligence artificielle dans l’intranet nécessite une planification précise et progressive, prenant en compte plusieurs aspects, qu’ils soient organisationnels, technologiques ou réglementaires.

La première étape consiste en une analyse des besoins internes.

Cette phase permet de cartographier les flux opérationnels et de mettre en évidence les inefficacités sur lesquelles l’IA peut agir. Il peut être utile d’organiser des ateliers avec les responsables de chaque service afin de recueillir les informations nécessaires concernant les processus critiques, les délais d’exécution et les types de données traitées.

Une fois l’analyse terminée, l’entreprise devrait disposer d’une vision claire des domaines dans lesquels l’adoption de l’intelligence artificielle peut apporter des avantages, tant en termes de réduction des coûts que d’expérience collaborateur.

 

 

Après avoir identifié les domaines d’intervention, il convient de définir une feuille de route.

On peut commencer par sélectionner les outils les plus adaptés à intégrer dans l’intranet (comme Microsoft 365 Copilot ou Viva Insights), puis poursuivre avec la création de prototypes et de preuves de concept afin de valider l’efficacité des solutions choisies.

À cette étape, plusieurs acteurs clés doivent être impliqués et coordonnés tout au long de la phase de mise en œuvre :

• le service informatique, qui gère l’implémentation technique ;
• les responsables opérationnels, qui fournissent les exigences et les retours d’expérience ;
• la direction, qui approuve la stratégie et en suit les résultats.

Comme nous l’avons vu, la qualité des données influe directement sur la précision de l’IA. C’est pourquoi la gouvernance joue un rôle fondamental : il faut établir des politiques de classification, définir des procédures de nettoyage et de validation des jeux de données, et mettre en place des mécanismes de contrôle des accès.

Dans l’écosystème Microsoft 365, les outils de Data Loss Prevention contribuent à éviter la diffusion inappropriée d’informations sensibles. Il ne reste donc qu’à adopter des stratégies de chiffrement et de sauvegarde afin de minimiser les risques de perte ou de compromission des données.

À cet égard, Microsoft Entra ID offre des fonctionnalités d’authentification multifacteur, de single sign-on et d’accès conditionnel. En définissant des critères spécifiques, on peut déterminer qui peut accéder à un contenu donné, dans quelles conditions et avec quels appareils.

L’introduction de politiques d’accès conditionnel représente également un niveau de protection supplémentaire pour les solutions d’IA, car elle garantit que les ressources ne sont consultées que par du personnel autorisé.

Microsoft Purview propose également un ensemble de fonctionnalités utiles à la protection de l’information, à la conformité et à la gouvernance, s’intégrant aux applications Microsoft 365 et permettant de suivre en temps réel l’utilisation des données sensibles, ainsi que d’appliquer des politiques de chiffrement ou des restrictions d’accès.

 

 

Après cette phase d’ordre technique, il est également essentiel de gérer le changement culturel.

Il ne suffit pas d’introduire l’intelligence artificielle dans l’intranet et d’espérer que tout se mette en place comme par magie, en comptant sur le fait que les collaborateurs sauront déjà comment utiliser ce nouvel outil dans leur quotidien.

Il convient plutôt d’organiser des sessions de formation et des campagnes de sensibilisation, destinées tant au personnel technique qu’au personnel non technique.

Après avoir suivi les performances à l’aide d’indicateurs clés (KPI) – comme la réduction du temps moyen de recherche de documents, le taux d’adoption de l’IA ou la diminution des tickets de support – il est également important de recueillir les retours directs des services concernés. Cela peut se faire, par exemple, à l’aide de questionnaires créés avec Microsoft Forms, intégrés à une page de l’intranet ou partagés via Teams et Outlook.

Il peut aussi être utile d’organiser des moments d’échange pour évaluer si l’introduction de ces nouveaux outils de travail avance correctement ou si des ajustements dans la stratégie sont nécessaires.

 

 

Qu’il s’agisse de choisir les bonnes solutions ou de former les utilisateurs à leur utilisation, les entreprises ne disposent pas toujours des compétences nécessaires pour faire face à la complexité d’un projet d’IA.

Dans ces cas-là, il est recommandé de faire appel à des consultants expérimentés dans la technologie que l’on souhaite adopter, comme l’équipe d’intranet.ai, qui peut se prévaloir de plus de dix ans de projets réalisés avec les solutions Microsoft, y compris les services récents basés sur l’IA générative.

FAQ sur l’intelligence artificielle dans l’intranet

Qu’est-ce que l’intelligence artificielle (IA) ?

L’intelligence artificielle est une technologie qui permet aux machines d’effectuer des tâches nécessitant une intervention humaine, comme le traitement de données, la reconnaissance d’images et l’apprentissage à partir des comportements des utilisateurs.

Quelles sont les applications de l’intelligence artificielle dans l’intranet ?

L’IA améliore la recherche de contenus, automatise les tâches répétitives, soutient l’onboarding, personnalise l’expérience utilisateur et fournit des données utiles pour renforcer l’efficacité de la communication interne.

Qu’est-ce que Microsoft Copilot ?

Copilot est l’assistant IA intégré aux applications de Microsoft 365. Il peut générer des textes, résumer des documents, organiser des tâches et automatiser des processus en exploitant les données de l’entreprise via Microsoft Graph.

Comment l’IA générative est-elle utilisée dans Microsoft 365 ?

Microsoft 365 intègre l’IA générative dans des outils comme Word, Excel, PowerPoint et Outlook, permettant de créer des contenus, d’analyser des données et d’améliorer la productivité grâce à des fonctionnalités intelligentes.

Quel est le rôle de l’intelligence artificielle dans l’intranet de SharePoint Online ?

L’IA renforce la recherche sémantique, suggère des contenus pertinents, optimise la navigation et automatise les tâches internes. Elle permet aussi de créer des assistants virtuels comme Gaia, l’Intranet Manager intelligent.

Qu’est-ce que la recherche sémantique dans l’intranet ?

La recherche sémantique interprète le sens des requêtes, améliorant la pertinence des résultats même lorsque l’utilisateur n’emploie pas les mots-clés exacts.

Quels outils Microsoft prennent en charge l’IA dans l’intranet ?

Des outils comme Copilot, Power Automate, AI Builder, Viva Insights, Viva Learning et Azure OpenAI Service permettent d’intégrer l’IA efficacement dans l’intranet d’entreprise.

Quels avantages l’intelligence artificielle apporte-t-elle à l’entreprise ?

Réduction du temps de recherche, automatisation des processus, aide à la décision, engagement accru et personnalisation des contenus font partie des principaux bénéfices de l’IA.

Comment adopter correctement l’IA dans un intranet ?

Il est nécessaire de commencer par une analyse des besoins, d’impliquer les parties prenantes clés, de définir une feuille de route de mise en œuvre, de soigner la qualité des données et de former les utilisateurs pour assurer une adoption efficace et sécurisée.