Intranet SaaS : définition et différences avec la version on-prem

Qu'est-ce qu'un intranet SaaS

Le service SaaS est un service de cloud computing qui consiste à fournir des services via Internet. Avec un intranet SaaS (Software as a Service), le logiciel n'est pas installé localement sur le réseau interne de l’entreprise, mais est fourni par un prestataire.

Avant d’entrer dans les détails, revenons un instant en arrière pour comprendre comment le concept d’intranet d’entreprise a évolué ces dernières années et, par conséquent, quelle est l’importance du modèle SaaS.

Le terme "intranet" s’est imposé à partir des années 90, lorsque les entreprises ont commencé à introduire des réseaux internes pour faciliter l’échange d’informations et de documents.

Au départ, ces systèmes étaient conçus comme de simples référentiels de fichiers et des collections de pages statiques, accessibles uniquement par le personnel au bureau, souvent avec une interface peu intuitive et dépourvue de fonctionnalités interactives.

Avec le temps, le besoin d’une plus grande collaboration a conduit à l’intégration d’outils plus dynamiques, tels que des forums de discussion, des espaces dédiés aux différents services et des fonctionnalités de partage, y compris avec des utilisateurs externes.

Progressivement, l’intranet s’est enrichi d’applications, mettant à disposition de véritables plateformes RH ou des systèmes de gestion documentaire, jusqu’à devenir un écosystème complet pour gérer les activités quotidiennes.

Le défi a ensuite été de garantir un accès rapide aux contenus, sans compromettre la sécurité des informations ni la simplicité d’utilisation pour tous les employés, y compris ceux travaillant à distance ou en mobilité.

Ce processus de modernisation a trouvé un allié dans le cloud computing, qui offre des infrastructures évolutives et des services fournis via Internet. C’est dans ce contexte que s’inscrit le modèle Software as a Service (SaaS), où l’infrastructure est hébergée sur les serveurs du prestataire et mise à disposition du personnel d’une entreprise via le réseau.

Plusieurs raisons poussent de plus en plus d’organisations à choisir le modèle SaaS.

Tout d’abord, il n’est plus nécessaire d’installer des serveurs physiques sur site ni d’acheter des licences traditionnelles, ce qui entraîne une réduction des coûts et des délais d’installation.

En outre, la mise à disposition continue d’améliorations par les prestataires permet de bénéficier en permanence d’un service à jour et sécurisé, sans alourdir la charge de travail des équipes IT internes, qui peuvent ainsi se consacrer à d’autres missions au lieu d’assurer la maintenance de systèmes obsolètes.

De nombreuses plateformes de collaboration, y compris celles de l’écosystème Microsoft 365, démontrent la validité de cette approche : l’entreprise ne s’occupe plus d’installer et de gérer chaque composant en local, mais accède à un environnement unifié d’applications et de services prêts à l’emploi.

L’intranet SaaS associe ainsi la logique du cloud au besoin de disposer d’un hub interne permettant de rassembler, d’organiser et de partager les ressources de l’entreprise. Il s’agit d’un portail accessible via le web ou des applications dédiées, centralisant les informations, documents, communications et processus métier, sans nécessiter d’installations on-premise coûteuses.

Parmi les caractéristiques fondamentales de cette solution figurent la flexibilité et la scalabilité, car il est possible d’adapter les ressources et les fonctionnalités en fonction de l’évolution de l’organisation.

Il y a aussi l’accessibilité, puisque la plateforme réside dans le cloud et est accessible partout, à condition de disposer d’une connexion Internet. Enfin, il convient de souligner l’importance des mises à jour automatiques : c’est en effet le fournisseur de services qui se charge de publier les correctifs de sécurité et les améliorations nécessaires pour maintenir sa solution à la pointe, de manière régulière.

Intranet SaaS vs Intranet On-Premise

Les entreprises qui souhaitent moderniser leur environnement de travail, en optimisant les coûts et le temps de gestion, sont souvent confrontées au dilemme suivant : adopter un intranet SaaS ou maintenir, ou configurer, une solution sur site.

Comparaison entre une solution SaaS et une solution On-Premise pour l'intranet d'entreprise

Comprendre les différences en termes d’architecture, de coûts, de scalabilité et de modes de mise à jour est essentiel pour faire un choix éclairé. C'est pourquoi nous avons résumé dans le tableau ci-dessous comment ces deux types d’intranet d’entreprise se comportent en fonction des caractéristiques spécifiques à satisfaire.

Intranet SaaS : lignes directrices pour l'évaluation

La transition vers un modèle d’intranet SaaS représente un changement majeur qui touche à la fois la sphère technologique et organisationnelle. Avant d’entamer ce processus, il est donc essentiel d’évaluer attentivement les avantages et les éventuelles difficultés, ainsi que de définir des critères clairs pour la sélection du fournisseur.

L’un des aspects les plus attrayants d’une solution SaaS est sans aucun doute la possibilité de déployer un nouvel intranet en des délais beaucoup plus courts que les solutions on-premise. En effet, il n’est pas nécessaire de mettre en place des serveurs dédiés ni d’acquérir des licences logicielles traditionnelles : la plateforme est hébergée dans le cloud et est prête à l’emploi.

Cette rapidité se traduit par un temps d’adoption réduit, permettant aux employés de profiter immédiatement des fonctionnalités de collaboration et de partage offertes par l’intranet.

Ce mode de distribution a également un impact positif sur le plan économique.

Les coûts de gestion d’une infrastructure disparaissent, remplacés par un abonnement périodique basé sur le nombre d’utilisateurs et les fonctionnalités. L’absence d’investissements dans des licences perpétuelles et du matériel informatique permet ainsi une planification plus précise des dépenses opérationnelles.

Les plateformes cloud garantissent également une accessibilité élevée depuis n’importe quel appareil connecté à Internet. Cette caractéristique est particulièrement importante pour les organisations multi-sites ou fonctionnant en mode hybride. L’intranet devient ainsi un hub numérique toujours à portée de main, permettant d’accéder aux documents, de suivre les mises à jour et d’interagir avec ses collègues, où que l’on se trouve.

Comme mentionné précédemment, dans le cas d’un intranet SaaS, les fournisseurs déploient régulièrement des correctifs et de nouvelles fonctionnalités sans nécessiter d’intervention directe du service informatique de l’entreprise.

Cette approche de "déploiement continu" permet de maintenir le système à jour et aligné sur les meilleures pratiques du secteur. Les entreprises n’ont plus à gérer des cycles de mise à jour internes et peuvent ainsi éviter le risque de rester bloquées sur des versions obsolètes et vulnérables.

Bien entendu, notre analyse ne serait pas complète sans mentionner les éventuels inconvénients que chaque entreprise doit prendre en compte.

Tout d’abord, l’accès à l’intranet SaaS se fait entièrement en ligne, ce qui signifie que la continuité du service dépend de la disponibilité d’une connexion Internet stable.

En cas d’incidents ou de limitations de bande passante, les employés pourraient rencontrer des difficultés à consulter les contenus et à accomplir leurs tâches.

Certains fournisseurs proposent des fonctionnalités hors ligne pour atténuer ce risque ; cependant, il est recommandé d’évaluer la qualité et la robustesse de l’infrastructure réseau avant d’opter pour une solution full cloud.

En ce qui concerne la sécurité, même si la majorité des responsabilités incombent au fournisseur, il reste fondamental de bien configurer les niveaux d’accès, de surveiller l’utilisation et de s’assurer que la plateforme est conforme aux réglementations en vigueur.

Dans de nombreux cas, il peut être pertinent de conclure des accords spécifiques avec le fournisseur afin de définir les modalités de gestion des données et les notifications en cas de violation.

Il est également utile de réaliser des audits réguliers des politiques de gouvernance des données afin d’identifier d’éventuelles vulnérabilités liées à des erreurs de configuration des comptes ou à une classification inappropriée des informations.

Enfin, il est crucial d’agir activement sur la formation des employés.

L’adoption d’un intranet SaaS ne se limite pas simplement à l’introduction d’un nouveau logiciel ; elle implique souvent une révision des processus internes et des modes de collaboration établis.

Certains collaborateurs pourraient préférer des outils plus traditionnels et être réticents à travailler dans un environnement comme l’intranet. Il devient donc essentiel d’élaborer un plan de formation et de communication expliquant clairement les avantages de la nouvelle plateforme et fournissant des instructions pratiques pour en tirer le meilleur parti.

Maintenant que nous avons examiné les avantages et les inconvénients de l’adoption d’un intranet SaaS, approfondissons les critères qui guident ce choix.

Le premier de ces critères est l’analyse des besoins, en tenant compte de la taille de l’organisation, du budget et des priorités.

Il s’agit notamment d’évaluer combien d’utilisateurs utiliseront l’intranet, quel volume de données la plateforme devra gérer et quelles fonctionnalités sont indispensables.

Parallèlement, il est crucial de définir un budget et un ordre de priorité : si la sécurité des données est un facteur clé, il pourrait être judicieux d’opter pour un fournisseur garantissant des certifications spécifiques ou des services d’audit supplémentaires.

Le marché SaaS propose de nombreuses plateformes intranet qui se distinguent par leur design, leur gamme d’applications, leur niveau d’intégration avec des suites comme Microsoft 365 et leurs modèles tarifaires.

Il est donc important d’évaluer attentivement la facilité d’utilisation de l’interface, la présence d’un moteur de recherche avancé et la compatibilité avec les outils déjà en place dans l’entreprise.

Enfin, il convient de considérer le processus de migration, en le planifiant minutieusement afin de minimiser les perturbations et les interruptions.

Avant de transférer les données dans le cloud, il est recommandé de catégoriser les contenus (publics, confidentiels, archivés) et d’établir des procédures claires pour l’éventuel nettoyage ou l’archivage des informations obsolètes.

En parallèle, il est essentiel de définir une stratégie d’authentification et de gestion des utilisateurs, en intégrant le nouveau système avec l’annuaire d’entreprise existant.

D’un point de vue opérationnel, certaines tâches manuelles ou basées sur des outils obsolètes peuvent être transformées en flux de travail automatisés, en exploitant, si possible, les fonctionnalités natives de la plateforme SaaS.

Jusqu'à présent, nous avons parlé de solutions qui peuvent sembler complexes, en particulier si l'entreprise souhaitant effectuer ce processus de migration ou adopter un intranet SaaS bien structurée ne dispose pas de ressources techniques adéquates.

Si tel est le cas, toute entreprise peut toujours faire appel aux services offerts par des consultants experts, comme ceux qui composent l'équipe d'intranet.ai, qui possèdent une expérience de plusieurs décennies dans le développement, l'implémentation et la gestion d'environnements de travail numériques et d'intranets basés sur Microsoft 365 et SharePoint Online.

Ce raisonnement nous amène à parler de la grande famille Microsoft 365, qui comprend certains des meilleurs produits du marché pour adopter un intranet SaaS moderne et personnalisée.

Intranet SaaS : le rôle de la technologie de Microsoft 365

Microsoft 365 se présente comme une suite de services cloud conçue pour favoriser la collaboration et la productivité. À l’intérieur, des applications comme Outlook, Word, Excel et PowerPoint sont accompagnées de plateformes avancées de communication et de collaboration, facilitant l’échange d’informations et la gestion des activités entre équipes et sites distants.

Contrairement aux logiciels traditionnels installés localement, Microsoft 365 adopte un modèle Software as a Service, dans lequel la mise à jour continue et la maintenance de l’infrastructure sont directement gérées par Microsoft.

Ainsi, les entreprises ont accès à un ensemble d’outils toujours à jour, sans nécessiter d’interventions techniques complexes. Le résultat est un environnement intégré où la messagerie électronique, le calendrier et les fichiers partagés coexistent avec des canaux de communication en temps réel et des systèmes de gestion documentaire.

Au sein de l’écosystème Microsoft 365, deux produits jouent un rôle clé dans la construction d’un intranet SaaS : SharePoint Online et Microsoft Teams.

SharePoint Online est la solution idéale pour créer des sites d’entreprise (tels que l’intranet et l’extranet), des pages de contenu et des bibliothèques de documents, permettant à chaque service de disposer d’espaces dédiés pour partager et organiser les informations qui les concernent. Cette plateforme gère le versionnage des fichiers, suit les modifications et automatise les flux de travail, tout en s’intégrant nativement avec des applications comme OneDrive et Power Automate.

Référence en matière de gestion de contenu et de collaboration en entreprise, notamment dans sa version Online par rapport à la version On-Premise pour les raisons évoquées précédemment, SharePoint fournit une infrastructure personnalisable et évolutive pour la création d’un intranet SaaS.

L’un des atouts majeurs de SharePoint Online est sa capacité à créer des sites d’entreprise modernes, où chaque équipe ou service peut bénéficier d’un espace dédié pouvant inclure :

• Pages d’information pour partager des actualités ou des mises à jour sur les projets ;
• Bibliothèques de documents organisées par catégorie, avec des structures intuitives facilitant la navigation et l’accès aux fichiers ;
• Web parts interactives, telles que des calendriers partagés, des listes de tâches et des graphiques dynamiques, améliorant l’expérience utilisateur et centralisant les informations.

SharePoint Online est l’une des plateformes les plus avancées pour la gestion des contenus et des documents, offrant des fonctionnalités conçues pour optimiser les flux de travail, comme le versionnage automatique, permettant d’accéder à un historique toujours à jour avec toutes les versions des fichiers en cours de collaboration, ou encore le contrôle des autorisations, via la configuration de permissions granulaires.

À ce stade, il convient de souligner que SharePoint Online et SharePoint On-Premise offrent des méthodes différentes pour la gestion des contenus et la collaboration en entreprise.

La version Online, basée sur le cloud, se distingue par sa scalabilité, sa facilité d’utilisation et ses mises à jour automatiques fournies directement par Microsoft. En revanche, SharePoint On-Premise offre un contrôle total sur l’infrastructure et les données.

En termes de personnalisation, l’environnement On-Premise permet une plus grande flexibilité que la version cloud. Cependant, cette version nécessite des ressources significatives pour la gestion des serveurs, l’application manuelle des mises à jour et la surveillance de la sécurité.

Examinons en détail les différences entre ces deux versions du produit dans le tableau suivant.

L’intégration native de l’intranet de SharePoint Online avec le reste des applications cloud Microsoft permet d’obtenir une solution SaaS complète pour numériser tous les processus internes, sans avoir à imposer cette charge de travail au service informatique interne et sans nécessiter d’investissements en ressources, temps et énergie pour gérer l’infrastructure sous-jacente.

Voici pourquoi il est important de rappeler que l’intranet de SharePoint Online s’intègre nativement avec des solutions telles que :

• Planner, pour gérer les processus de gestion de projet, organiser les tâches partagées, attribuer des missions et suivre les échéances. Il peut être intégré à Microsoft Teams.
  
  
• Power Automate, pour automatiser les flux de travail. Au sein de l’intranet SharePoint, il permet d’automatiser des processus comme l’approbation des documents, l’envoi de notifications et la gestion des demandes internes.
  
  
• Power BI, pour collecter et analyser des données sur l’utilisation de l’intranet et intégrer des tableaux de bord dynamiques dans les pages du portail.
  
  
• Viva Engage, pour créer ou enrichir le réseau social de l’entreprise en intégrant dans l’intranet les conversations et les publications les plus intéressantes des communautés internes.
  
  
• Copilot, l’assistant virtuel capable de proposer des améliorations, d’automatiser les tâches répétitives et de simplifier la gestion des contenus, documents et processus dans l’intranet.
  
  

Choisir Microsoft 365 comme base pour un intranet SaaS offre ainsi d’innombrables avantages aux entreprises, quelle que soit leur taille.

Tout d’abord, la continuité opérationnelle est assurée par des centres de données répartis à l’échelle mondiale, garantissant des normes élevées de sécurité et de disponibilité.

À cela s’ajoute la possibilité de bénéficier en permanence des nouvelles fonctionnalités mises à disposition par Microsoft via des mises à jour, sans que les services informatiques aient à planifier des migrations complexes.

Un autre avantage majeur concerne la cohérence de l’expérience utilisateur : toutes les applications, de SharePoint à Teams, partagent une interface homogène et un système d’authentification centralisé. Cela favorise une prise en main rapide pour les employés en place et simplifie le processus d’intégration des nouveaux collaborateurs.

Enfin, Microsoft 365 permet d’intégrer facilement des solutions tierces ou de développer des composants personnalisés en mode low-code, grâce à l’intégration avec Power Apps et Power Automate.

Ainsi, l’intranet devient un véritable "guichet unique", où les utilisateurs peuvent retrouver tous les outils nécessaires à leurs activités, avec une interface unifiée leur donnant un accès immédiat à leurs applications professionnelles préférées.

Qu'est-ce qu'un intranet SaaS ?

Un intranet SaaS est une plateforme d'entreprise basée sur le cloud, accessible via Internet, qui permet aux employés de partager des informations, de collaborer et de gérer des documents sans avoir besoin d'installer et de maintenir des serveurs physiques.

Quels sont les avantages d'un intranet SaaS par rapport à un intranet on-premise ?

Un intranet SaaS réduit les coûts de gestion IT, garantit des mises à jour automatiques, offre une scalabilité immédiate et permet un accès depuis n'importe quel appareil connecté à Internet.

Quelles entreprises devraient choisir un intranet SaaS ?

Les entreprises disposant de plusieurs sites, des équipes distribuées, en croissance, ou adoptant le travail hybride ou à distance bénéficient particulièrement d'un intranet SaaS.

Quels sont les inconvénients d'un intranet SaaS ?

Un intranet SaaS dépend de la connexion Internet, offre un contrôle limité sur l'infrastructure par rapport à un intranet on-premise et nécessite une gestion rigoureuse des politiques de sécurité.

Est-il possible d'intégrer un intranet SaaS avec Microsoft 365 ?

Oui, un intranet SaaS peut s'intégrer avec Microsoft 365, en utilisant des outils comme SharePoint Online, Teams, OneDrive, Planner et Power Automate pour améliorer la collaboration et la gestion documentaire.

Un intranet SaaS est-il sécurisé ?

La sécurité dépend du fournisseur choisi. Les meilleurs offrent un chiffrement avancé, une authentification multifactorielle et des certifications de conformité, tandis que l'entreprise doit gérer efficacement les permissions et les accès.

Quels sont les coûts d'un intranet SaaS ?

Un intranet SaaS fonctionne sur un abonnement mensuel ou annuel, basé sur le nombre d'utilisateurs et les fonctionnalités requises, évitant ainsi les investissements initiaux en matériel et en licences.

Comment se déroule la migration d'un intranet on-premise vers un SaaS ?

La migration commence par l'analyse des besoins de l'entreprise, la sélection du fournisseur, le nettoyage des données, l'intégration avec les systèmes existants et la formation des utilisateurs pour assurer une adoption réussie.

Quels outils Microsoft peuvent être utilisés pour créer un intranet SaaS ?

Microsoft 365 propose des outils comme SharePoint Online pour la gestion documentaire, Teams pour la collaboration, OneDrive pour le stockage, Power Automate pour l'automatisation et Power BI pour l'analyse des données.

Quels sont les critères pour choisir le meilleur fournisseur d'intranet SaaS ?

Un bon fournisseur doit garantir des normes de sécurité élevées, une intégration avec les outils d'entreprise existants, une scalabilité, des coûts compétitifs et un support technique fiable.