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LES AVANTAGES DE L'INTRANET

Intranet : tout ce que vous devez savoir

L'intranet est un outil qui aide les organisations à réaliser une numérisation intelligente, qui offre plusieurs avantages, quel que soit le marché.

Les entreprises ont besoin de cet outil car il joue un rôle très important dans l'environnement de travail actuel, où de nombreuses personnes travaillent à domicile, et il est difficile de travailler sans lui.

Voyons pourquoi.

Une définition d'intranet

Pour rester dans le monde numérique d'aujourd'hui, il faut simplement trouver les meilleurs outils digitaux.

L'intranet est une plateforme d'entreprise qui, grâce à tous les avantages numériques dont nous disposons en 2022, permet à l'organisation d'affronter un monde du travail innovant et responsabilisant.

Seuls ceux qui travaillent pour l'entreprise y ont accès.

Chaque utilisateur dispose de son propre compte d'entreprise, auquel il peut accéder à tout moment depuis sa tablette, son PC ou son smartphone.

L'entreprise utilise des communications et des services pour tenir les salariés informés et en phase avec la dynamique de l'entreprise.

Nous allons énumérer dans cet article certains des aspects commerciaux que vous pouvez mettre en œuvre avec l'utilisation de l'intranet, afin de vous aider à comprendre quelles sont les véritables caractéristiques de l'intranet.

Pourquoi necessitez vous d'un intranet d'entreprise?

Parce qu'un intranet, ou plus exactement un lieu de travail numérique, est l'espace virtuel dont vous aurez besoin pour tirer parti des possibilités offertes par les nouvelles technologies. De nombreuses entreprises y ont déjà investi.

La communication interne de l'entreprise est améliorée par l'utilisation de l'intranet d'entreprise, qui vous permet d'interagir avec tous les salariés en temps réel et de recevoir un feedback immédiat.

Le temps et les ressources économisés peuvent être utilisés à meilleur escient pour atteindre les objectifs de l'entreprise.

Le travail inutile est éliminé, ce qui vous permet de vous concentrer entièrement sur les tâches les plus importantes.

  • Une croissance de votre productivité grâce à de meilleures applications d'entreprise ;
  • Une économie de temps et de ressources ;
  • Un échange rapide de fichiers, de données et d'informations ;
  • Des canaux de communication et des tableaux d'affichage d'entreprise simplifiés ;
  • Une collaboration en temps réel ;
  • Une meilleure implication des salariés ;
  • Un stockage de données catégorisées.

 

Un espace de travail amélioré

L'intranet sert de portail vers le lieu de travail numérique, avec toutes ses fonctionnalités. L'intranet offre un espace de travail amélioré aux salariés, leur permettant d'accéder aux informations sur le travail ou les processus commerciaux qu'ils doivent suivre en deux fois moins de temps et d'un seul clic.

En un mot, le portail est un gain de temps et un optimiseur de travail.

Il vous permet d'envoyer des communications d'entreprise, des news du service et des informations aux salariés, leur permettant ainsi de rester informés de la dynamique évolutive de l'organisation.

Toutes les personnes qui en font partie et qui la vivent au quotidien peuvent se rencontrer et collaborer grâce aux différents outils mis à leur disposition, et surtout, elles peuvent partager leurs connaissances avec l'entreprise.

Toute activité générée par l'intranet sera toujours centrée sur les personnes.

Les enquêtes, les feedbacks et les rapports anonymes que l'entreprise met à leur disposition sur une plateforme satisfaisante et qui répond à leurs besoins sont utilisés pour suivre leurs réactions et leur comportement. Par conséquent, ils ont le potentiel d'améliorer les performances de l'entreprise.

Que pouvez-vous apporter à l'intranet ?

Vous pouvez saisir les communications de l'entreprise, les documents de travail tels que les brochures, les modèles ou les procédures de l'entreprise, ainsi que les informations dont l'entreprise et le salarié ont besoin pour être en phase.

Il est également possible de publier à l'appui de tous les aspects de la structure, de la mission, des valeurs et de l'identité de l'entreprise, qui sont nécessaires pour mobiliser les salariés.

Chaque service peut disposer de sa propre zone sécurisée où il peut suivre l'évolution de ses activités et examiner les objectifs de son service.

 

 

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Des espaces pour le salarié

Saviez-vous que chaque salarié dispose de son propre espace privé sur un intranet où il peut accéder à tous les services de l'entreprise ?

Les processus métiers du secteur social, par exemple, sont intelligemment numérisés et mis à disposition dans l'intranet en un seul clic.

Le salarié peut utiliser son espace pour :

  • Visualiser ses fiches de paie passées et futures, ainsi que faire des demandes telles que des demandes de congés.
  • Organiser ses déplacements.
  • Consulter sa note de frais.
  • Faire des demandes de travail à domicile en disposant d’un calendrier associé.

L'utilisateur dispose également dans cet espace d'une zone dédiée à sa carrière professionnelle. Il peut créer un CV numérique avec ses avancées professionnelles, ses réussites, ses intérêts, ses compétences et ses KSAO.

C'est un moyen d'augmenter sa visibilité auprès de ses supérieurs et de ses collègues de travail.

De plus, chaque salarié peut enquêter sur ses compétences afin de trouver la personne la plus adaptée et la plus compétente pour ses projets.

 

 

Une communication améliorée

L'intranet assure un flux constant, actualisé et complet de données numérisées.

Comme indiqué précédemment, chaque salarié peut y trouver :

  • Des actualités ou des alertes de service sont des exemples de communications d'entreprise.
  • Des brochures, des modèles et des procédures commerciales sont des exemples de documents commerciaux.
  • Les objectifs, les récompenses et l’annonce de nouveaux salariés sont des exemples d'informations que l'entreprise doit synchroniser avec le salarié et vice versa.

En outre, il est possible de publier des éléments qui renforcent la mission, les valeurs et l'identité de l'entreprise dans tous les domaines.

Chaque information de l'entreprise trouve la bonne visibilité en fonction de sa priorité grâce à des bannières, des notifications et des alertes bien visibles.

Recherche améliorée

Selon un IDC White Paper, les entreprises perdent près de 2,5 millions de dollars par an en raison de l'incapacité des salariés à localiser et à récupérer des informations essentielles. En revanche, si chaque salarié peut disposer du bon document au bon moment, les performances de l'entreprise s'en trouvent améliorées.

Vous pouvez améliorer quatre aspects de cet aspect opérationnel en apportant votre soutien :

  • La gestion des connaissances de l'entreprise. Tous les processus de recherche doivent être fluides, complets et instantanés pour gérer au mieux le flux de connaissances dans l'entreprise.
  • L'implication des salariés est importante. Les salariés pourront travailler avec des contenus de valeur dans un environnement de qualité.
  • Une collaboration entre les équipes qui est efficace.
  • La gestion d'un projet. Les managers peuvent accéder rapidement et facilement aux informations essentielles, trouver les personnes ayant les compétences requises et localiser les projets précédents.

L'intranet est équipé de systèmes de recherche intelligents qui vous permettent de gagner du temps et de l'argent en appuyant sur la touche d'accélération sur chacun de ces aspects.

Voici ce que vous pouvez faire :

  • Effectuer des recherches dans plusieurs bases de données, notamment dans les documents de l'intranet, les nouvelles et les pages, les collègues de l'entreprise et les informations sur l'entreprise.
  • Améliorer la recherche en attribuant des tags et des catégories à chaque élément de contenu.
  • Vous pouvez utiliser des systèmes d'analyse pour suivre les recherches des utilisateurs et répondre à leurs demandes.

 

Archives en ligne

L'intranet diffuse tous types d'informations, du service aux données de l'entreprise.

Toutes ces données sont sauvegardées dans un système de stockage en cloud en ligne et peuvent être consultées à tout moment et en tout lieu.

Cela vous permet de rationaliser vos recherches tout en gagnant du temps.

Non seulement l'intranet interne de l'entreprise peut raccourcir et simplifier le canal de communication, mais il peut également garantir que l'opération se déroule en toute sécurité.

En interne, les données et informations numérisées sont échangées de manière totalement sécurisée.

Créer et renforcer une communauté

Être membre d'une communauté, c'est discuter de sujets spécifiques, s'inspirer des idées des autres, et ainsi s'améliorer.

L'intranet est construit sur le concept de communauté, qui est ensuite élargi et appliqué au monde de l'entreprise.

Les communautés thématiques permettent d'obtenir des informations, de partager des idées et de discuter d'activités liées à un thème spécifique.

Ce mécanisme peut également être utilisé par les entreprises.

Les personnes qui travaillent pour la même entreprise sont, en fait, toutes dans le même domaine.

Même s'ils ont des compétences, des mansions et des rôles différents, ils travaillent tous pour les mêmes objectifs, vendent les mêmes produits et fournissent les mêmes services.

Le point fort est que chacun sait exactement ce qu'il fait, ce qui est un atout inestimable pour toute entreprise, et il est essentiel d'en tirer parti.

Donner aux individus la possibilité de parler, d'échanger des idées et de s'exprimer accroît la positivité sur le lieu de travail.

Chacun apprécie la possibilité de partager ses connaissances avec d'autres et de s'aider ainsi à s'améliorer, ce qui améliore les résultats de l'entreprise.

Par conséquent, dans un environnement numérisé, il est courant qu'une chaîne de valeur soit libérée.

 

Avantages pour les salariés et les clients

Donner la parole à ceux qui travaillent quotidiennement dans l'entreprise permet de résoudre plus rapidement les problèmes qui surviennent dans l'entreprise et réduit le risque d'avoir des salariés mécontents.

En outre, les avantages doivent être considérés non seulement du point de vue du salarié mais aussi du point de vue du client.

Un dialogue continu avec les personnes qui sont en contact étroit avec les clients permet de trouver les données numérisées qui conviennent pour répondre à leurs besoins et, par conséquent, de comprendre quel service fournir avant la concurrence - et, surtout, comment le faire.

Dans toute l'organisation, on comprend clairement ce qui est fait et pour qui.

Personne ne peut fournir cette information plus efficacement que ceux qui travaillent dans l'entreprise au quotidien.

Tout ce dont nous avons parlé jusqu'à présent est disponible pour toutes les entreprises via l'intranet.

C'est un excellent outil pour donner la parole à ces personnes.

Créez des groupes de discussion sur l'intranet ou à l'aide de tout outil de travail numérique disponible, tel que Microsoft 365. Ces outils sont configurés et prêts à être utilisés en quelques clics de souris.

Ils sont extrêmement précieux pour une entreprise numérique.

 
 

Améliorer l'implication et l'engagement dans l'entreprise

En outre, l'intranet est une ressource que vous ne pouvez ignorer, notamment parce qu'il a le potentiel d'améliorer le climat et l'identité de l'entreprise.

Les personnes qui ont une voix ou qui peuvent obtenir rapidement des informations pour leur travail auprès d'autres personnes sont clairement plus engagées que celles qui travaillent seules.

Il va sans dire qu'à mesure qu'ils améliorent leur travail, non seulement la productivité de l'entreprise augmente, mais aussi les "vibrations de l'entreprise".

Considérez comment une personne dont l'idée a été publiée sur l'intranet, discutée et mise en œuvre peut avoir le sentiment de faire partie du projet de l'entreprise.

Pensez à l'effet d'entraînement qu'un tel exemple peut avoir sur les collègues.

L'intranet est l'endroit idéal pour créer des environnements de travail numérisés aussi motivants.

L'intranet crée une communauté d'entreprise où les individus peuvent partager des informations et discuter.

 

La diffusion de contenus liés à l'entreprise favorise la diffusion des connaissances et le sentiment d'appartenance à l'organisation.

Il suffit aux salariés de s'éloigner de leur tableau d'affichage pour communiquer entre eux et partager des informations, ce qui accélère et améliore la productivité.

Les systèmes de chat, les feedbacks, les réactions et les messages à fort intérêt sont utilisés pour accroître l'engagement des utilisateurs et s'assurer que les communications de l'entreprise sont bien reçues.

L'engagement des salariés

Dans le fonctionnement quotidien de l'entreprise, les emplois engagés produisent de meilleurs résultats.

Le pivot de l'intranet est le salarié, comme en témoignent tous les outils de travail qu'il propose.

Il peut élargir son réseau en le mettant en contact avec les collègues de chacun, en plus de le conserver constamment synchronisé avec l'entreprise par le biais de news, d'avis, de communications ou de discussions intra-entreprise, et de lui assurer toujours le matériel dont il a besoin avec un partage relatif. Les services sont facilement accessibles.

Voir aussi L'engagement des salariés en 2022 : tout ce que vous devez savoir

Chaque utilisateur est répertorié dans un annuaire téléphonique traditionnel, qui comprend des informations personnelles telles que les contacts, les intérêts, les expériences antérieures et les compétences techniques et non techniques.

Les salariés peuvent établir un réseau d'entreprise numérisé plus solide et une communication plus fluide de cette manière.

Grâce aux messages publics et aux feedbacks, l'intranet devient un lieu d'échange, de discussion et de reconnaissance.

Leur sentiment d'appartenance à l'entreprise deviendra plus important.

Succès de l'entreprise

La satisfaction et la participation des salariés sont essentielles à la réussite de toute entreprise.

Plus l'engagement des salariés de l'entreprise est grand, plus celle-ci a de chances d'atteindre ses objectifs.

L'intranet d'entreprise doit donner la priorité aux personnes et à leurs besoins.

Par conséquent, les salariés ont besoin d'un espace numérique utilisable où ils peuvent saisir des informations, comparer des notes avec des collègues et exprimer leurs pensées et leurs idées.

Les salariés qui s'investissent seront plus motivés, et leur travail sera plus productif.

Par conséquent, un intranet est bénéfique non seulement pour améliorer la communication interne et rationaliser les processus commerciaux, mais aussi pour permettre une collaboration numérique avancée entre les personnes et aider les entreprises à créer de l'engagement.

 

Quels sont les coûts pour les avantages ?

Compte tenu des nombreux avantages qu'il procure, l'intranet est aujourd'hui devenu un outil indispensable qu'aucune entreprise ne peut se permettre d'ignorer.

Dès lors, la question que vous vous posez peut-être est : quels sont les coûts de ces avantages ?

Avec notre produit, vous pouvez obtenir un intranet performant, des systèmes intégrés à Microsoft 365 et des outils d'intelligence artificielle pour 10% du coût et 10% du temps.

Vous pouvez profiter d'outils avancés, leaders sur le marché, pour la numérisation des entreprises en vous intégrant à Microsoft 365 et en utilisant l'IA.

Si vous utilisez les bons indicateurs clés de performance, vous verrez rapidement comment l'intranet peut faire économiser de l'argent à toute entreprise, quel que soit son secteur d'activité.

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Giuseppe Marchi

Microsoft MVP pour SharePoint et Office 365 (maintenant appelé Microsoft 365) depuis 2010, Giuseppe a fondé Dev4Side et intranet.ai dans le but d'aider les entreprises à avoir un environnement de travail plus simple et plus efficace grâce aux technologies Microsoft. Il travaille en tant que Consultant pour tout ce qui concerne la collaboration, les portails intranet et les plateformes cloud de Microsoft.

Qu'est-ce qu’intranet.ai ?

C'est un intranet d'entreprise prêt à l'emploi,
conçu pour réduire les coûts et le temps de mise en œuvre en fournissant un lieu de travail numérique réellement moderne et collaboratif.

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