Qu'est-ce que un CMS intranet?

L'acronyme CMS Intranet fait référence au système de gestion de contenu dans les intranets. Ainsi, le terme CMS indique précisément un système de gestion de contenu, qui est appliqué pour créer un intranet d'entreprise.

Avant de poursuivre, précisons certains points.

Qu'est-ce que l'intranet ?

L'intranet est un site web privé de l'entreprise dans lequel les salariés trouvent tout ce dont ils ont besoin : des informations et actualités de l'entreprise aux procédures et outils pour un processus de travail exemplaire.

Vous pouvez l'utiliser pour gérer les connaissances de l'entreprise et renforcer la vision et la mission de l'entreprise par le biais de blogs, de forums, de chats, de retours d'information et d'autres outils destinés au partage et à la collaboration.

Toutes les communications peuvent être retracées dans un portail unique, ce qui facilite la circulation et la transmission des informations. En d'autres termes, les salariés n'ont pas besoin de mille technologies différentes pour partager des documents et se tenir au courant.

Et pour en revenir au concept d’Intranet SGC, il s'agit précisément d'une application web qui fournit des outils destinés à publier des contenus utilisables par le navigateur de manière simple (sans nécessiter de compétences techniques).

Si vous avez pu créer du contenu pour un site web sans devoir écrire de code HTML, vous avez utilisé les fonctionnalités de gestion de contenu que l'application a mis à votre disposition.

Que faire avec un logiciel intranet SGC?

Nous allons passer -pour l'instant- l'aspect technologique (que nous verrons plus loin dans l'article). Voyons plutôt concrètement, avec quelques cas d'utilisation, ce que vous pouvez réaliser avec un logiciel intranet SGC et comment vous pouvez l'utiliser pour améliorer les processus internes de votre entreprise.

Portail d'entreprise

Si vous avez l'intention de créer un intranet, votre objectif sera de créer une plateforme spécialement conçue pour les salariés. Au sein de celle-ci, les personnes devront trouver les actualités, les communications et les événements en évidence, trouver les avantages de l'entreprise et les contacts des personnes avec lesquelles elles doivent communiquer.

Chaque personne peut accéder à son espace privé et y trouver ses bulletins de salaire, ses dossiers personnels, ses promotions, ses récompenses, ses certifications, ses cours de perfectionnement, etc. L'entreprise dispose ainsi d'une base de données complète pour suivre les informations importantes sur le personnel de l'entreprise.

CMS Intranet ​pour l'accueil des salariés

Nous sommes bien conscients que l'introduction des recrues dans la nouvelle organisation est un moment crucial pour développer des attitudes positives et durables. L'intranet est l'outil qui, entre les mains du nouveau salarié, lui permet d'explorer son nouvel environnement de travail :

• d'apprécier les valeurs et la mission de l'entreprise
• de connaître ses collègues et de discuter avec eux
• de constituer son réseau
• de trouver les outils dont il a besoin pour sa routine de travail.

Une bonne plateforme qui peut soutenir au mieux l'onboarding des salariés aura un contenu engageant comme des organigrammes, des calendriers, des vidéos de formation et de la documentation.

Vous souhaitez optimiser les processus d'accueil dans votre entreprise ?

Cet article vous donne ce que vous cherchez : "L'onboarding dans l'entreprise : comment le mettre en œuvre en 2024".

Utilisez l'intranet pour les cadres

En plus de se concentrer sur les salariés, l'intranet implique également la partie direction. En effet, il est essentiel que la direction et la partie exécutive de l'entreprise soient alignées dans une vue consolidée des données qui suivent l'avancement des activités.

En ayant tout en un seul endroit, les gestionnaires peuvent garder un œil sur les flux de travail, y compris les approbations pour chaque projet et les récompenses à la fin.

Il ne sera plus nécessaire de recourir à plusieurs systèmes distincts dans lesquels il est facile de se perdre. Les portails intranet pour les parties exécutives et de gestion de l'entreprise permettent aux gestionnaires d'avoir une vue d'ensemble claire avec la possibilité de descendre dans les moindres détails.

En outre, intranet.ai a constaté que la création de blogs tenus par les PDG au sein de l'intranet peut garantir une plus grande implication et un plus grand intérêt de la part des salariés.

Au sein du portail, les managers et les PDG peuvent faire des remerciements, préciser les objectifs en temps voulu, tenir les salariés au courant de la vie évolutive de l'entreprise, etc.

Collaboration

Un bon intranet SGC est un ensemble d'éléments sociaux, d'outils et d'espaces de travail partagés. L'objectif est de permettre une collaboration passionnante entre les différents services et bureaux, même s'ils sont situés dans divers endroits du monde, à distance et en présence.

L'interaction continue générée conduit à une plus grande participation des salariés à la vie de l'entreprise, à une expérience plus excellente pour les salariés et à leur engagement.

Les avantages d'une collaboration de travail conduisent à :

• une réduction des coûts
• de meilleures relations intra et inter-services
• la promotion de pratiques et de procédures de travail standard dans lesquelles la transmission et la comparaison des connaissances sont stimulées
• une plus grande transparence dans l'organisation

Des études récentes indiquent que les entreprises qui se concentrent davantage sur la collaboration ont deux fois plus de chances d'être rentables que leurs concurrents et deux fois plus de chances de les dépasser.

Découvrez Intelligent Groups et Company Departments

Créez un portail pour la formation

Un portail CMS intranet ​peut réserver une section dédiée à la formation de ses utilisateurs. Des vidéos, du matériel d'apprentissage en ligne, des cours de remise à niveau en ligne trouvent parfaitement leur place sur la plateforme.

En outre, une bonne application intranet SGC ​peut également constituer une alternative valable aux outils LMS (Learning Management System) coûteux lorsque l'objectif principal est de centraliser les ressources nécessaires à la formation dans l'entreprise.

Découvrez Company Media et Digital Learning

Utilisez le portail pour le réseau d'entreprise et l'engagement

L'engagement des salariés apporte de meilleurs résultats dans la vie de l'entreprise.

L'intranet vit autour du salarié, lui fournissant tous les moyens dont il a besoin pour amplifier le sentiment d'appartenance à l'entreprise.

En plus de permettre au salarié d'être connecté en permanence à l'organisation par le biais de nouvelles, d'alertes, de communications ou de discussions intra-entreprise, il peut également augmenter les mesures de son réseau en lui permettant de communiquer facilement avec ses collaborateurs.

Chaque salarié est inclus dans un annuaire téléphonique classique grâce auquel vous pouvez trouver des informations personnelles telles que ses contacts, ses intérêts, ses expériences passées, ses compétences techniques, etc.

Les personnes de l'entreprise peuvent établir un réseau d'entreprise plus solide et bénéficier d'une communication de plus en plus fluide qui les implique dans la vie professionnelle de tous les jours.

Utilisez le portail pour collecter les documents de travail

Dans un bon intranet SGC, vous pouvez insérer - comme nous l'avons déjà mentionné - les communications de l'entreprise et les documents nécessaires au travail quotidien, tels que

• des modèles
• des brochures
• des procédures commerciales typiques
• des informations qui aident l'entreprise à se synchroniser avec le salarié et vice-versa.

Il est également possible de publier, pour chaque service, tout le matériel nécessaire pour renforcer la structure, la mission, les valeurs et l'identité de l'entreprise, qui sont nécessaires pour impliquer les travailleurs.

À la base de la conservation de tous les contenus, l'intranet aide l'entreprise à garantir une bonne gestion des connaissances pour la consolidation des connaissances commerciales derrière chaque activité professionnelle et processus de communication.

Consultez notre article sur la manière d'assurer une bonne gestion des connaissances dans l'entreprise.

En outre, un système de gestion du contenu de l'intranet donne à votre entreprise les moyens appropriés de contrôler le contenu qui circule.

Ces outils vous permettent d'enregistrer toutes les requêtes de recherche utilisées par les utilisateurs finaux et d'afficher, pour chacune d'entre elles, si des résultats ont été renvoyés ou non.

Cette mesure est essentielle. Même si un seul utilisateur cherche un contenu et ne le trouve pas avec des mots-clés spécifiques, ceux qui gèrent les matériels de l'intranet peuvent faire en sorte que la recherche suivante renvoie des résultats en modifiant le contenu de l'intranet.

Parmi tous les contenus, vous avez la possibilité de comprendre lesquels sont les plus utiles et de les mettre en évidence sur la page d'accueil ou de faciliter la navigation.

Utilisez la CMS intranet pour améliorer la communication interne

L'intranet original a été créé pour optimiser la communication interne de l'entreprise.

Avec un système intranet solide et numérisé, les processus de circulation et de gestion de l'information deviennent plus rationnels et garantissent un bon accueil de la part de toute l'entreprise.

Au sein de votre portail intranet, vous pouvez réaliser différents types de communications et les gérer facilement : par exemple, il peut s'agir de news concernant l'entreprise elle-même, ses résultats ou ses initiatives spécifiques.

On les appelle généralement "actualités de l'entreprise".

Il existe également un service d'actualités, dont le contenu est généralement lié à la vie quotidienne de l'entreprise : jours de fermeture, échéances importantes, modifications des horaires de la cantine ou des transports, etc.

Tous les salariés seront toujours synchronisés avec le rythme de l'entreprise, et le contenu qui circule sera bien placé sans se perdre dans le grand flux d'informations de l'organisation.

Cela est possible grâce à des outils tels que les notifications push et le ciblage des actualités, comme dans le cas d'intranet.ai.

Commençons par les notifications push.

Lorsqu'il y a beaucoup de contenu, l'utilisateur peut s'y perdre et risquer de perdre des éléments de contenu en cours de route.

Cependant, grâce au mécanisme de notification push, cela n’arrive pas. Au lieu de cela, vous pouvez envoyer des news de l'entreprise et des communications de service directement sur le poste de travail du salarié grâce à ces notifications.

Quel est l'avantage de ce système ?

Le salarié n'a pas à chercher sur la plateforme numérique le contenu dont il a besoin avec le risque qu'un élément important lui échappe, mais le contenu lui-même lui parvient, ce qui lui permet d'être toujours en phase avec l'entreprise.

Quant au ciblage des actualités, l'attribution de tags à chaque information revient à les étiqueter par thème.

Il est d’ores et déjà possible d'imaginer comment cet outil numérisé peut améliorer la gestion et la recherche de contenu. Par exemple, la communication est facilement ciblée, et il est également plus facile de rechercher des contacts ou de se tenir au courant des informations provenant de l'entreprise.

Dans le domaine des actualités de l'entreprise ou des services, il est possible d'afficher le "cloud tag" pour voir quels sont les tags les plus utilisés dans l'entreprise.

Grâce à l'utilisation de l'intelligence artificielle, telle que celle utilisée par intranet.ai, vous pouvez également automatiser l'attribution de tags aux contenus afin de faciliter la création de contenus dans l'intranet et leur réception par les utilisateurs eux-mêmes.

Comment choisir la bonne plateforme intranet?

Voici 12 caractéristiques qu'une plateforme intranet doit posséder.

1. Des interfaces utilisateur simples à utiliser: les utilisateurs doivent pouvoir se déplacer sur la plateforme de manière simple et intuitive. Une utilisation immédiate et une navigation fluide inciteront les utilisateurs à profiter de l'intranet. La formation à l'utilisation de cet outil sera quasi nulle.
2. Facile à installer: le meilleur CMS intranet ne devrait pas nécessiter beaucoup d'assistance technique pour sa configuration. L'utilisateur moyen doit également, dans ce cas, être capable de le faire fonctionner sans trop de difficultés.
3. Attention à la sécurité: puisque l'intranet représentera une vaste base de données contenant des informations précieuses pour l'entreprise en un seul point, aucune d'entre elles ne doit être perdue, et sa protection doit être garantie. Il ne vaut pas la peine de faire des compromis dans ce domaine. L'intranet a été créé pour être une plateforme privée interne et doit rester comme telle.
4. Choisissez un intranet avec un annuaire intuitif: un annuaire fonctionnel et intuitif rassemble en son sein des détails essentiels tels que les informations de chaque salarié, des photos, leurs compétences, leurs rôles et leurs supérieurs. Cela facilite à la fois la recherche interne et la connexion et la mise à jour avec les autres.
5. Choisissez un intranet SGC doté d'un bon moteur de recherche avancé. De cette façon, vous fournissez à vos salariés des outils de recherche de pointe qui leur permettent de réduire de moitié le temps qu'ils passent à chercher des informations utiles, temps qu'ils peuvent investir dans des actions plus rapides et plus efficaces. Des recherches peuvent montrer les sommes d'argent perdues par les entreprises par an à cause de la difficulté et de la perte de temps conséquente des salariés à chercher les matériaux fonctionnels.
6. Il doit comprendre la possibilité de personnalisation: cela permet d'ajuster l'intranet en fonction des besoins de chaque salarié. Chaque information est filtrée par l'utilisateur, ce qui permet à la personne de retrouver immédiatement les informations utiles. Tout contenu qui lui est présenté sera étroitement lié à sa position, sa fonction et son rôle.
7. L'omnicanal vise à permettre l'accès à l'intranet depuis les appareils des salariés sans qu'ils soient nécessairement assis au bureau. Ainsi, vous pouvez vous assurer que le salarié travaille de manière flexible et complète ses activités quel que soit le lieu. De plus, le fait d'avoir l'intranet toujours à sa disposition lui assure d'accéder au reflet numérique de l'entreprise et de trouver tous les outils dont il a besoin.
8. Viser un système facile de création et de publication de contenus: les salariés et ceux qui gèrent l'intranet doivent publier et partager les contenus qui les intéressent sans avoir de compétences techniques.
9. Viser l'inclusion de flux de travail simplifiés: cela permet de s'assurer que le contenu est approuvé rapidement et garantit également que le contenu conserve sa cohérence.
10. Utiliser des outils d'implication et de participation: des sections de l'intranet dédiées au partage, à la reconnaissance, aux commentaires et à l'évaluation des salariés. De telles fonctions donnent la parole aux salariés et génèrent par conséquent de la satisfaction dans l'environnement de travail. En conséquence, chacun se sentira libre de s'exprimer et d'écouter l'opinion des autres.
11. Suivi de carrière: Un bon CMS intranet ​doit disposer d'outils pour promouvoir les opportunités d'emploi et partager des suggestions pour atteindre ses objectifs au sein des organisations. Vous pouvez également organiser des webinaires pour l'avancement de la carrière et le développement professionnel. Dans le cas d'intranet.ai, notre composant de publication d'offres d'emploi vous permet également d'alerter les salariés lorsqu'il y a des postes ouverts afin d'optimiser les processus de recrutement interne.
12. Capacités d'analyse et de suivi: Le suivi des performances de la plateforme vous permet d'apporter toutes les améliorations nécessaires pour attirer les utilisateurs et leur offrir ce qu'ils recherchent.

Le choix du logiciel le plus utilisé pour un intranet SGC

Aujourd'hui, des centaines de solutions logicielles peuvent être utilisées pour créer un intranet avec les fonctionnalités les plus courantes d'un SGC: cela peut aller des solutions gratuites et open source jusqu'aux solutions payantes.

Dans le choix technologique, cependant, d'autres considérations importantes doivent être faites, qui vont bien au-delà de la simple fonctionnalité.

Les intranets sont des outils de collaboration qui doivent être intégrés à 100% avec tous les principaux outils de travail des salariés, tels que l'application du pack Office, le courrier d'entreprise, les outils de messagerie et d'appel vidéo, etc. Ce n'est que de cette manière qu'il est possible de fournir une expérience numérique transversale sans gérer toutes les intégrations nécessaires dans l'entreprise.

Et sur ce plan, Microsoft 365 est devenu la norme pour les PME et les grandes entreprises, y compris sa solution Sharepoint Online, fruit de près de 20 ans de développement (la première version du produit s'appelait Sharepoint 2003).

Pour vous donner une idée de l'utilisation actuelle de Microsoft SharePoint en tant qu'intranet SGC, Microsoft a lui-même publié en avril 2022 ses données d'utilisation de la plateforme :

• 200 millions d'utilisateurs par mois utilisent Sharepoint Online.
• 100 pétaoctets de nouvelles données sont téléchargés chaque mois dans Sharepoint Online.

Sharepoint Online

Les avantages des portails web réalisés avec Sharepoint sont l'intégration extrême de tous les outils Microsoft et les multiples possibilités de personnalisation, qui permettent de répondre aux besoins les plus variés des différents secteurs d'activité.

Cette plateforme a été l'un des premiers systèmes conçus pour créer des intranets d'entreprise afin de connecter les personnes et de permettre le partage et la communication au sein d'une même entreprise.

Concernant les caractéristiques spécifiques des SGC pour intranets, Sharepoint Online :

• est extrêmement simple d’utilisation
• offre une navigation cohérente dans les sites et les sous-rubriques
• permet de créer facilement une marque d'entreprise
• facilite un développement plus rapide pour la création d'applications d'entreprise
• prépare différentes bibliothèques de ressources, avec la possibilité d'associer différents types de métadonnées
• prépare des types de contenu qui peuvent être partagés et réutilisés dans les sous-rubriques.

Sharepoint Online est utilisé en mode logiciel as a service et est inclus dans l'abonnement Microsoft 365.

Pour en savoir plus sur cet outil, lisez Sharepoint et ses 7 fonctionnalités clés en 2024.

Autres alternatives logicielles pour créer un CMS intranet 

Si Microsoft 365 et Sharepoint ne sont pas des options que vous pouvez prendre dans l'entreprise, voici une liste complète de toutes les autres solutions que nous avons rassemblées. Mais c'est à vous de chercher des informations plus détaillées pour savoir laquelle pourrait être la plus compatible avec votre cas spécifique.

Dans votre choix, n'oubliez pas cette considération fondamentale.
L'intranet que vous réalisez et qui deviendra la lymphe vitale pour les informations internes de votre entreprise doit aussi être soutenu correctement par des chiffres qui peuvent le configurer et assurer sa fiabilité. Par conséquent, lorsque vous choisissez un logiciel intranet, pensez toujours au partenaire technologique qui peut vous fournir le soutien approprié lors de la mise en œuvre.

Voici notre liste:

• Drupal, WordPress, Joomla: sont des solutions gratuites conçues pour créer des sites web avec des fonctionnalités SGC. Elles pourraient être la bonne solution pour un simple site Web interne.
• Alfresco est une gestion de contenu d'entreprise, sous licence Community Edition et Enterprise, mais elle est déconnectée de tout l'écosystème de l'entreprise.
• Liferay est une plateforme tout-en-un pour les portails web (sites, eCommerce, CRM) qui peut être personnalisée pour construire un intranet. Faites attention à la complexité que vous porterez derrière cette solution, typique des solutions un peu 'tout faire'.
• Atlassin est considéré comme un outil de collaboration entre développeurs, mais peut également être mis en œuvre pour créer des connaissances de base internes.
• Dotnetnuke se définit comme le SGC des entreprises et est l'un des logiciels les plus anciens du groupe. Créé comme un site web CMS, il est proposé comme une solution valable également pour créer des intranets.
• Umbraco est l'une des solutions CMS les plus flexibles pour créer des sites web et des portails internes. Mais attention, cette flexibilité maximale nécessite des compétences techniques et des connaissances de base en HTML pour pouvoir gérer et tirer le meilleur parti du logiciel pour créer votre intranet.