Travail numérisé à travers l'intranet

Travail numérisé : ce que c'est et comment il fonctionne aujourd'hui

Lorsqu'on parle de "travail numérisé", il est important de préciser qu'il ne s'agit pas seulement d'implémenter un logiciel pour la numérisation des processus d'entreprise ou une seule plateforme pour la collaboration ; il fait référence à quelque chose qui touche l'ensemble de l'organisation : un changement de paradigme, qui fusionne la culture, les activités et les infrastructures internes pour générer de la valeur de manière durable dans le temps.

Avec le terme "travail numérisé", en essence, nous faisons référence à une stratégie qui prévoit la migration des données, informations et flux opérationnels de l'analogique au numérique.

De cette manière, toutes les personnes dans l'entreprise ont la possibilité d'accéder aux ressources utiles pour leur travail à tout moment, en surmontant les barrières géographiques et les limitations temporelles typiques d'une entreprise "traditionnelle".

La transition de l'analogique au numérique est essentielle sous plusieurs aspects.

Prenons l'un des plus importants : la numérisation des documents papier, un processus qui permet d'archiver, de récupérer et de partager en quelques secondes des fichiers qui étaient autrefois conservés dans des dossiers ou sur des disques locaux.

Convertir les archives en format numérique, en plus de simplifier la gestion et la recherche des contenus, élimine également les inefficacités typiques des formats traditionnels. En utilisant des logiciels de numérisation des documents (parmi lesquels figure l'intranet), les entreprises peuvent :

• créer des versions numériques des documents, réduisant ainsi le risque de perte d'informations ;
  
• appliquer des balises et des métadonnées pour organiser avec précision chaque document dans l'archive ;
  
• intégrer des fonctionnalités de recherche en texte intégral, pour retrouver facilement les fichiers d'intérêt.
  

Cependant, pour tirer le meilleur parti des bénéfices de la numérisation des documents papier, il est nécessaire de connaître (et de savoir adopter) certaines stratégies importantes. Parmi celles-ci, citons :

• Utilisation de catégories et de taxonomies pertinentes, pour organiser les documents selon des critères utiles tels que le type ou le département de référence.
  
  
• Utilisation de métadonnées personnalisées, pour faciliter la récupération des documents en fonction d'informations telles que l'auteur, la date de création ou l'état du fichier.
  
  
• Création d'une base de connaissances centralisée, pour simplifier la recherche et la consultation des informations (par exemple, via la création de bibliothèques thématiques).
  
  

Les plus grands bénéficiaires de cela sont la gestion des connaissances internes, car l'introduction d'un logiciel pour la numérisation des documents simplifie autant l'archivage que l'accès à l'information, tout en automatisant de nombreuses tâches répétitives et en réduisant ainsi le risque d'erreurs.

L'automatisation est un avantage particulièrement évident lorsqu'il s'agit de solutions de gestion des flux de travail, avec lesquelles il est possible de déléguer les tâches de routine aux systèmes automatisés intégrés dans son digital workplace. Un changement qui permet également de standardiser les procédures internes, ainsi que d'optimiser la gestion du temps de tous les travailleurs.

 

 

Les plateformes cloud et les intranets modernes, intégrés à une suite de collaboration comme Microsoft 365, permettent également d'accéder aux documents, mais aussi aux services et aux applications de l'entreprise, depuis n'importe quel endroit et à tout moment, tant qu'il y a une connexion internet.

Cela conduit à une meilleure collaboration entre les sites distants, contribuant à l'inclusion de ceux qui travaillent à distance et à la continuité des affaires, même dans des situations exceptionnelles (il suffit de penser à la crise sanitaire de quelques années auparavant).

La collaboration en temps réel favorise à son tour l'alignement constant entre les équipes de l'entreprise, évitant que des mises à jour importantes ne soient perdues ou que des versions dupliquées de leurs documents de travail ne soient créées. Grâce à une infrastructure centralisée, les départements peuvent collaborer sur une "source de vérité" partagée, se coordonnant mieux par rapport aux méthodes de travail traditionnelles, où les informations étaient souvent gérées séparément et de manière désorganisée.

Mais la numérisation des documents et des activités ne concerne pas uniquement la productivité et la qualité du travail qui caractérisent une entreprise.

Il ne faut pas sous-estimer le facteur coûts.

En éliminant ou en réduisant la présence d'archives physiques, on peut enfin compter sur des systèmes capables de gérer de manière autonome les processus de sauvegarde, de mise à jour et de distribution des documents.

Par conséquent, les entreprises ont la possibilité de réduire les coûts associés à la gestion des espaces de stockage, ainsi que de minimiser les coûts relatifs à la création de copies multiples (mais non nécessaires) des documents.

À propos de la numérisation et de la meilleure gestion des finances, il est bon de mentionner que les modèles d'infrastructure cloud permettent de faire évoluer les ressources informatiques de l'entreprise en fonction des besoins réels de l'organisation. De cette manière, on évite de supporter des coûts fixes excessifs, en privilégiant une logique de dépenses variables qui reflète la véritable quantité de données à maintenir en archive, ainsi que le volume d'opérations réalisées quotidiennement par le personnel.

 

Le rôle de l'intranet dans le digital workplace

Autrefois, l'intranet d'entreprise était conçue comme un portail d'information, où étaient chargées des communications et des liens utiles pour le personnel.

Aujourd'hui, elle joue plutôt le rôle de hub numérique collaboratif, capable d'intégrer des outils de messagerie instantanée, des applications de gestion de projet, des espaces sociaux et des zones de stockage partagées.

Cette évolution reflète le besoin de créer un lieu virtuel où chaque personne peut trouver les ressources et les informations nécessaires pour son travail, avec une attention accrue à l'engagement et à la création d'une communauté plus cohésive. L'objectif est de briser les barrières qui séparent souvent les collègues de différents équipes ou départements, facilitant l'interaction et le partage des connaissances.

L'intranet moderne n'est plus une île séparée, une fin en soi.

Au contraire, elle devient le centre opérationnel d'un écosystème intégré : le "digital workplace", où les applications, ressources, informations et contacts communiquent entre eux pour soutenir le travail des personnes et la croissance durable de leur entreprise.

En nous concentrant sur le digital workplace de Microsoft 365, l'intranet de SharePoint Online remplit précisément ces fonctions, facilitant la numérisation des processus internes.

Le protagoniste de cette transformation est la communication interne, qui passe progressivement de l'email traditionnel à des plateformes de collaboration instantanée. Dans l'intranet de SharePoint, la communication se fait grâce à l'utilisation de :

• Tableaux de bord virtuels pour partager des idées et des préférences ;
• Questionnaires et sondages interactifs, créés avec Microsoft Forms ;
• Publications d'actualités, dans la section dédiée aux commentaires ;
• Canaux Microsoft Teams et conversations Viva Engage intégrés.

Certainement, un environnement de travail qui réduit l'utilisation des emails au profit de canaux plus immédiats et engageants, comme ceux listés, peut améliorer les processus décisionnels, grâce à la rapidité avec laquelle les informations sont partagées. Mais pas seulement.

Avec la création de sections pour reconnaître les succès des collègues et célébrer ensemble les événements les plus importants, une culture d'entreprise inclusive est promue, capable d'écouter la voix de toutes les personnes qui en font partie et de valoriser la contribution qu'elles apportent à la croissance de l'organisation.

Les fonctionnalités de l'intranet pour numériser les documents

La numérisation des documents papier, comme nous l'avons mentionné, est l'un des domaines dans lesquels les entreprises peuvent tirer les plus grands avantages grâce à l'adoption d'une plateforme telle que l'intranet basé sur SharePoint Online.

Avec la solution de intranet.ai, en particulier, l'ensemble du cycle de vie des documents est géré de manière centralisée, intégrant les fonctionnalités natives de SharePoint avec une série d'outils personnalisés capables d'automatiser les flux de travail.

Examinons ici les fonctionnalités les plus intéressantes.

 

 

Gestion documentaire

Pour numériser efficacement ses documents, il est important de pouvoir compter sur une plateforme capable de prendre en charge chaque phase de leur cycle de vie : de la création à la révision, de l'approbation à la publication et à la distribution dans l'entreprise.

Un système de gestion documentaire comme celui développé par intranet.ai représente donc un excellent investissement, car il permet de créer et de suivre le cycle de vie des documents sans jamais quitter l'environnement de l'intranet SharePoint.

Dans le tableau ci-dessous, nous résumons ses principales caractéristiques.

 

Fonctionnalités du gestionnaire documentaire de intranet.ai

Fonctionnalités pour numériser les documents	Description
Création	L'entreprise peut créer des modèles prédéfinis en ligne avec le brand et les meilleures pratiques adoptées pour définir le style et les propriétés des documents, y compris les codes de protocolage.
Révision	Les utilisateurs autorisés peuvent collaborer en temps réel, laisser des commentaires et modifier les fichiers en mode co-création, enregistrant chaque intervention dans l'historique de SharePoint.
Approbation	Les responsables de la gestion des documents disposent de flux automatisés qui font progresser les fichiers de l'état "brouillon" à "approuvé", impliquant les utilisateurs concernés, puis "publié".
Signature électronique	Grâce à l'intégration avec DocuSign, la signature d'un document peut être réalisée avec une validité légale en quelques clics et sans jamais quitter l'intranet.

 

Le résultat est un environnement numérique où chaque département dispose des outils nécessaires pour gérer de manière autonome ses documents et, en même temps, les partager de manière sécurisée et standardisée avec le reste de l'entreprise.

 

Enregistrement automatique des documents créés dans l'intranet SharePoint de intranet.ai

 

Probablement, l'une des caractéristiques les plus appréciées par les entreprises ayant décidé d'adopter l'intranet de SharePoint Online est la possibilité de collaborer sur un document en mode co-création, tout en restant dans l'écosystème Microsoft 365.

En pratique, plusieurs utilisateurs peuvent travailler sur le même fichier simultanément, sans créer de copies ou de doublons. Chaque modification est enregistrée en temps réel et se met à jour instantanément dans la version en ligne de Word, Excel ou PowerPoint.

Le versioning de SharePoint, enfin, archive chaque intervention, permettant de restaurer n'importe quelle version antérieure en cas de besoin.

 

Historique des versions dans l'intranet SharePoint de intranet.ai

 

Notre solution prend également en charge deux modes d'approbation :

• Signature électronique (avec DocuSign) : idéale pour les documents contractuels ou les procédures nécessitant une validation formelle.
• Approbation standard par email : plus adaptée aux cas où la signature électronique n'est pas requise, mais où une traçabilité des confirmations est souhaitée.

Ces flux servent à réduire les délais et les erreurs associés aux processus d'approbation traditionnels, qui se faisaient uniquement par email et sans système de traçabilité.

Une fois approuvés, les documents peuvent être distribués dans l'intranet.

Avec intranet.ai, cela se fait via un système de notifications automatiques, qui avertit les groupes de destinataires sélectionnés lorsqu'il y a de nouvelles procédures à consulter.

 

Distribution des documents publiés dans l'intranet SharePoint de intranet.ai

Archives intelligentes

De nombreuses recherches, y compris celles de IDC, Gartner & Forrester, montrent que le personnel d'une entreprise peut perdre 30 % de son temps à rechercher des documents.

Une perte qui se traduit par des retards, entraînant une baisse de la productivité et une augmentation des coûts opérationnels.

Pour résoudre ce problème, notre solution pour l'intranet SharePoint offre des archives unifiées où consulter tous les documents d'entreprise, indépendamment de leur collection d'origine.

Grâce à cette fonctionnalité, les ressources provenant de divers départements ou sites sont agrégées, simplifiant la navigation via une interface unique des contenus disponibles et la présence de filtres personnalisables, basés sur des tags, des catégories et des métadonnées.

Voici comment cela fonctionne :

• Utilisation de tags, c'est-à-dire des mots-clés décrivant le contenu des documents (Qualité, RH, Marketing).
• Utilisation de catégories, c'est-à-dire des rubriques macro-thématiques qui regroupent des documents du même type (Procédures, Manuels, Rapports).
• Utilisation de métadonnées, c'est-à-dire des champs structurés intégrés à la recherche SharePoint qui spécifient les informations contextuelles d'un document (date de publication, numéro de version, auteur).

 

Consulter les documents d'entreprise dans l'intranet SharePoint de intranet.ai

 

En nous concentrant sur la sécurité des informations présentes dans les archives d'entreprise, intranet.ai utilise les autorisations de Microsoft 365 pour réguler de manière granulaire l'accès aux documents.

Chaque fichier, dossier ou collection peut être associé à des groupes spécifiques ou à des utilisateurs individuels, définissant qui peut visualiser, modifier ou partager les contenus.

Grâce à l'intégration avec Viva Topics, l'entreprise peut créer sa propre base de connaissances en utilisant l'intelligence artificielle pour relier les informations et créer des "cartes de sujet" qui regroupent des documents, des conversations et des contacts liés à des sujets spécifiques.

Il est ainsi possible d'avoir une vue d'ensemble des informations les plus importantes relatives à un thème particulier, avec la possibilité de l'approfondir via des liens directs vers les fichiers et discussions les plus pertinents.

Travail numérisé : quelles sont les nouveautés de l'univers Microsoft ?

Microsoft 365 et SharePoint Online sont aujourd'hui (et le seront également à l'avenir) les références pour la transformation numérique des entreprises, grâce à l'introduction de fonctionnalités de plus en plus avancées pour la création et l'extension du digital workplace.

Ces innovations ne sont pas de simples mises à jour techniques, mais une réponse concrète aux nouvelles exigences des entreprises, allant de l'automatisation des processus à la gestion intelligente des données, en passant par la collaboration, que ce soit au bureau ou à distance.

Parmi les nouveautés les plus importantes du moment, on distingue sans aucun doute l'arrivée de Microsoft Copilot AI, l'évolution de l'assistant virtuel basé sur l'intelligence artificielle. Si auparavant Copilot se limitait à suggérer des corrections ou des compléments textuels, aujourd'hui il se propose comme un outil capable d'automatiser presque la totalité des opérations internes au sein d'une organisation.

Revenant à la numérisation des documents papier, la nouvelle AI de Microsoft permet d'optimiser les flux d'approbation. En effet, Copilot est capable d'identifier les approbations nécessaires, d'envoyer des rappels aux utilisateurs impliqués et de suivre le cycle de vie du document jusqu'à sa validation finale.

Une autre innovation importante dans le domaine des documents concerne l'introduction de Content Assembly sur SharePoint Premium. Il s'agit d'une fonctionnalité qui permet de créer des documents standardisés à partir de modèles dynamiques, dans le but de accélérer la production de documents répétitifs (comme des formulaires, des politiques ou des rapports).

Grâce à l'intégration avec Copilot AI, le système peut suggérer des contenus personnalisés en fonction des données déjà présentes dans le digital workplace de l'entreprise. Lors de la rédaction d'un contrat, Content Assembly peut compléter automatiquement les champs relatifs aux clauses standards, aux données du client ou aux conditions de paiement, en récupérant les informations depuis des bases de données internes ou des CRM intégrés.

 

Accélérer la création de documents numériques avec Content Assembly de SharePoint Premium

 

La recherche d'informations dans de grands archives représente l'un des défis les plus complexes pour les entreprises.

La nouvelle Advanced Search Experience de SharePoint, basée sur des algorithmes d'intelligence artificielle, permet d'accélérer ce processus. Il ne s'agit pas simplement d'une recherche par mots-clés : le système est capable de comprendre le contexte des requêtes et de restituer des résultats pertinents, même en cas de demandes ambiguës.

Un utilisateur peut saisir une question du type "contrat approuvé pour le projet X l'année dernière" et obtenir immédiatement le document correct, sans avoir à naviguer entre des dizaines de dossiers.

Cela se fait grâce à des filtres sémantiques intelligents qui analysent les métadonnées, la structure des documents et même le contenu textuel pour identifier les informations les plus pertinentes pour chaque recherche.

 

Exemple de résultats de recherche avec l'expérience moderne de SharePoint

 

Dans le domaine de la sécurité, il convient de mentionner le Data Loss Prevention 2.0, grâce auquel Microsoft a renforcé les mécanismes de protection des données sensibles, offrant des contrôles de sécurité avancés en temps réel.

Le nouveau DLP permet de définir des règles granulaires pour surveiller l'accès aux documents, identifiant automatiquement les activités suspectes telles que les tentatives d'exportation non autorisées ou les accès anormaux depuis des dispositifs externes.

En cas de violations potentielles, le système peut même bloquer l'opération et avertir les administrateurs IT internes de l'entreprise afin de les informer de la situation et leur permettre d'intervenir avant qu'il y ait des dommages à l'infrastructure.

 

Avis générés par les correspondances avec les critères et activités provenant des appareils Windows 10

 

Une autre innovation qui redéfinit le concept de travail numérisé est représentée par les composants de Microsoft Loop, qui peuvent être décrits comme des modules de contenu interactifs qui peuvent être intégrés et modifiés en temps réel au sein d'applications comme Teams, Outlook et SharePoint.

Les Loop Components permettent de créer et de mettre à jour des tableaux, des listes de tâches, des notes partagées ou des tableaux de bord interactifs qui se synchronisent automatiquement entre tous les utilisateurs impliqués.

Par exemple, une équipe projet peut gérer une liste de tâches directement dans un chat Teams, tandis que la même liste est mise à jour en temps réel sur un tableau de bord SharePoint visible par tout le département.

 

Composants Loop basés sur des cartes adaptatives synchronisées dans Microsoft 365

 

Nous sommes arrivés à la fin de notre brève présentation sur le travail numérisé, le rôle de l'intranet (en particulier celui de SharePoint) et les fonctionnalités dans lesquelles les entreprises devraient investir pour obtenir un retour concret.

Celles dont nous avons parlé peuvent sembler être des solutions complexes à mettre en œuvre, mais, en réalité, avec le bon support et des sessions de formation appropriées, il est possible de comprendre et d'adopter rapidement ces outils, conçus pour les nouvelles méthodes de travail, dans la vie quotidienne.

FAQ sur la numérisation du travail et des documents d'entreprise

Qu'est-ce que le travail numérisé ?

Le travail numérisé est un changement qui touche l'ensemble de l'organisation. Il ne se limite pas à l'utilisation d'outils informatiques, mais transforme la culture, les processus et les infrastructures de l'entreprise, en migrant les flux, les données et les activités de l'analogique au numérique pour créer de la valeur de manière durable.

Quels avantages le travail numérisé apporte-t-il aux entreprises ?

Les entreprises bénéficient d'une meilleure accessibilité aux ressources, d'une collaboration améliorée entre les équipes, même à distance, de l'automatisation des processus répétitifs et d'une communication interne plus rapide et efficace. De plus, les coûts liés à la gestion physique des documents sont réduits et l'utilisation du temps est optimisée.

Que signifie numériser les documents papier ?

Numériser les documents signifie les transformer de format physique en numérique, les rendant facilement archivables, recherchables et partageables. Ce processus réduit les erreurs, améliore la sécurité des informations et permet de gérer les contenus de manière plus efficace.

Quelles fonctionnalités un logiciel de numérisation des documents doit-il offrir ?

Un bon logiciel doit prendre en charge la création, la révision, l'approbation et la publication des documents, offrant une collaboration en temps réel, la gestion des versions, une recherche intelligente et un contrôle des accès. La signature électronique et les notifications automatiques améliorent encore l'efficacité.

Comment organiser au mieux les documents numériques ?

La gestion efficace repose sur l'utilisation de catégories, de tags et de métadonnées, qui facilitent la classification et la récupération des contenus. Les informations peuvent être centralisées dans des archives et consultées via des interfaces intuitives intégrées avec des outils de recherche avancée.

Quel est le rôle de l'intranet dans la numérisation des documents ?

L'intranet moderne est un hub numérique intégré avec des outils comme Microsoft 365 et SharePoint Online. Il soutient l'ensemble du cycle de vie des documents, permet un partage standardisé entre les départements et automatise les notifications, améliorant la sécurité, la traçabilité et l'accessibilité des informations.

Quelles sont les innovations de Microsoft pour le travail numérisé ?

Microsoft a introduit Copilot AI pour automatiser les approbations, Content Assembly pour créer des documents dynamiques, une nouvelle expérience de recherche intelligente dans SharePoint, des fonctionnalités de sécurité avancées avec Data Loss Prevention 2.0 et des composants Loop pour une collaboration synchrone entre les applications de la suite Microsoft 365.