Copilot dans Microsoft Viva pour l'expérience des employés

Microsoft Copilot dans Viva : une introduction

Microsoft a récemment commencé à intégrer Microsoft 365 Copilot dans la suite Viva afin de mettre sa nouvelle technologie générative basée sur l'IA au service de l'expérience des employés.

Pour les non-initiés, Copilot est la technologie de nouvelle génération conçue par Microsoft et basée sur des modèles de langage avancés, tels que GPT-4, pour comprendre le contexte de l'utilisateur, analyser les données de l'entreprise et générer du contenu personnalisé afin de simplifier leur travail.

Copilot se distingue par sa capacité à

• répondre naturellement aux demandes
• fournir des informations précieuses
• automatiser les tâches répétitives

Par exemple, il est capable de traiter de grandes quantités d'informations provenant de sources commerciales multiples, de les synthétiser dans un rapport unique et facile à suivre, et de fournir des suggestions ciblées en temps réel pour résoudre des problèmes ou atteindre des objectifs.

Selon une étude menée par Microsoft pour tester la validité de son produit, la mise en œuvre de Copilot permet aux organisations de gagner jusqu'à 30 % de temps dans leurs activités quotidiennes et d'augmenter de 20 % la vitesse à laquelle les équipes commerciales sont en mesure de réaliser leurs projets.

Dans le cas de Microsoft Viva, Copilot se concentre sur l'expérience des personnes au sein d'une organisation pour les aider à

• améliorer la communication avec les collègues, les partenaires et les clients ;
• créer des parcours de formation basés sur les besoins réels des travailleurs ;
• gérer l'échange d'informations via la base de connaissances de l'entreprise.

Et ce n'est pas tout. En plus d'offrir de nombreux autres avantages, l'intégration de Copilot avec Viva conduit à l'émergence de plus en plus de nouveaux produits, tels que Microsoft Sales Copilot pour soutenir les activités des professionnels individuels et des départements (dans ce cas, le département des ventes).

Avec Microsoft 365 Copilot dans les modules Viva, y compris Viva Goals, Viva Engage et Viva Learning, les entreprises peuvent donner à leur personnel les outils dont ils ont besoin pour augmenter la productivité et le bien-être, réduisant ainsi le risque d'épuisement professionnel, d'erreurs et de perte de talent.

Qu'il s'agisse d'optimiser les flux de travail ou d'améliorer les stratégies d'engagement, Copilot est la solution pour les entreprises qui souhaitent placer les personnes au centre de leur croissance.

Expérience des employés et le rôle de la technologie Microsoft

L'expérience collaborateur représente l'ensemble des perceptions, des émotions et des interactions que chaque collaborateur vit au quotidien au sein de son organisation. C'est un concept qui a gagné en importance ces dernières années et qui est au cœur d'un nombre croissant de stratégies de croissance des entreprises.

Des stratégies qui vont au-delà de la simple fourniture d'outils permettant aux travailleurs de faire leur travail. Il s'agit plutôt d'atteindre un objectif beaucoup plus ambitieux : créer un écosystème dans lequel le personnel peut se sentir valorisé, soutenu et motivé pour donner le meilleur de lui-même, individuellement et au sein de son équipe.

Cette nouvelle vision du travail et de la gestion des ressources humaines découle de la prise de conscience que le bien-être, l'implication et l'épanouissement professionnel des travailleurs sont désormais des facteurs fondamentaux pour attirer et retenir les talents dont une entreprise a nécessairement besoin pour rester compétitive et continuer à évoluer.

En fait, une expérience professionnelle positive améliore non seulement le moral des gens, mais se traduit aussi par des avantages concrets pour l'organisation.

Des études récentes montrent que les employés qui perçoivent un soutien fort de la part de l'entreprise sont 50 % plus susceptibles de rester dans leur rôle et 30 % plus impliqués dans les projets et initiatives de l'organisation.

Une implication accrue se traduit par une meilleure productivité, une réduction du taux de rotation et un environnement plus collaboratif, créant ainsi un cercle vertueux qui renforce l'ensemble du système de l'entreprise.

Il devient donc essentiel d'adopter les bons outils pour mettre en œuvre les stratégies d'expérience des employés. Parmi ceux-ci, l'espace de travail numérique Microsoft 365, qui s'est toujours attaché à fournir la meilleure technologie pour favoriser la collaboration, simplifier l'accès à l'information et augmenter la productivité de manière durable.

Au cœur de ce dispositif se trouve l'intranet d'entreprise basé sur SharePoint Online, une plateforme qui centralise les communications, les ressources, les services et les activités, en rendant l'expérience utilisateur plus intuitive et personnalisée.

SharePoint Online, en particulier, sert de base à un environnement de travail numérique complet, dans lequel les différentes applications de Microsoft sont intégrées de manière native pour soutenir les travailleurs dans tous les aspects de leur travail.

À partir de là, nous revenons au rôle de Microsoft Viva, qui étend les capacités de Microsoft 365 pour embrasser la vision de l'expérience des employés et permettre une adoption efficace. Viva intègre non seulement des modules dédiés à la formation, à la communication et à la réalisation d'objectifs, mais le fait en exploitant toutes les capacités de l'IA générative grâce à Copilot.

Grâce à cette synergie entre Microsoft 365, Microsoft Viva et Copilot, les entreprises peuvent créer un lieu de travail numérique véritablement centré sur les personnes.

Comment accéder à Copilot dans Microsoft Viva

L'accès à Copilot dans Microsoft Viva nécessite une combinaison de licences appropriées, de configurations spécifiques et une compréhension claire des exigences techniques nécessaires pour permettre cette intégration puissante basée sur l'intelligence artificielle dans la suite d'expérience des employés.

Microsoft a réorganisé l'accès à Copilot afin que tout type d'entreprise puisse l'adopter sans difficulté et maximiser son investissement en intégrant les capacités de cette nouvelle technologie dans son environnement de travail numérique sans friction ni risque pour la sécurité des données (pour autant que l'environnement soit basé sur Microsoft 365).

La première étape consiste donc à vérifier que vous disposez des licences Microsoft 365 appropriées. Copilot in Microsoft Viva est disponible en tant qu'add-on pour les organisations qui disposent déjà des licences de base nécessaires pour accéder à Viva.

Les licences compatibles sont les suivantes :

• Microsoft 365 E3 ou E5, qui offrent les fonctions avancées de gestion, de sécurité et de collaboration nécessaires pour activer Copilot.
  
  
• Les licences premium Viva Engage, incluses dans la Microsoft Viva Suite ou le plan Microsoft Viva Communications and Employee Community.
  
  
• Les modules complémentaires Copilot pour Microsoft Viva, qui permettent d'intégrer des fonctionnalités d'intelligence artificielle dans les modules actifs de Viva.
  
  
• Des licences pour des applications connexes, telles que SharePoint, OneDrive for Business, Teams, Planner, Project et Visio, nécessaires pour garantir un écosystème totalement intégré.
  
  

D'un point de vue technique, Copilot exige que l'organisation ait déjà configuré les principaux outils de Microsoft 365. Il s'agit notamment d'activer Microsoft Graph, essentiel pour que Copilot puisse accéder en toute sécurité aux informations de l'entreprise, et Azure Active Directory, qui assure la gestion sécurisée des accès et permet aux travailleurs d'utiliser Copilot avec leur compte personnel. Une configuration optimale des données de l'entreprise est également nécessaire pour que Copilot puisse analyser les informations pertinentes et générer des réponses et des suggestions basées sur le contexte.

En termes d'étapes opérationnelles, le processus commence par l'achat de l'add-on Copilot pour Microsoft Viva. Une fois obtenu, l'administrateur informatique doit configurer Copilot via le Microsoft 365 Admin Center, en veillant à ce que les critères de sécurité et de conformité de l'entreprise soient respectés. Il s'agit notamment de définir les autorisations pour les données rendues accessibles à l'intelligence artificielle et d'attribuer des licences aux travailleurs qui l'utiliseront.

L'ensemble du processus, bien que simple, exige un respect scrupuleux des lignes directrices officielles afin de garantir que la mise en place soit aussi peu risquée et compliquée que possible.

Si l'entreprise ne dispose pas de l'expertise technique appropriée pour gérer l'adoption de Copilot, rappelez-vous que l'équipe d'intranet.ai peut fournir le soutien nécessaire et guider les utilisateurs non seulement dans la mise en place de l'espace de travail numérique de l'entreprise, mais aussi dans la formation à l'utilisation de Copilot dans le cadre de leur travail.

En effet, l'adoption réussie de Copilot ne consiste pas seulement à intégrer une nouvelle technologie, mais aussi à préparer le personnel à exploiter pleinement ses capacités. Il est essentiel de former les travailleurs à l'utilisation de Copilot pour en tirer le maximum d'avantages, en améliorant la productivité et la collaboration au sein du lieu de travail numérique.

Copilot dans Microsoft Viva: quelles sont ses fonctionnalités ?

Microsoft 365 Copilot révolutionne le concept d'expérience employé dans les modules Microsoft Viva. Grâce aux nombreuses fonctionnalités nées de cette récente intégration - fonctionnalités que nous allons prochainement examiner ensemble - Copilot est en mesure non seulement d'automatiser les tâches répétitives qui consomment le temps et l'énergie de tout professionnel, mais aussi d'apporter un plus grand soutien grâce à des insights personnalisés avec lesquels les utilisateurs peuvent s'améliorer :

• la communication avec les collègues
• le suivi des objectifs individuels et d'équipe
• la gestion du temps, du stress et des priorités
• le développement des compétences personnelles

Des conversations interactives dans Viva Engage à la formation continue avec Viva Learning, en passant par l'analyse stratégique dans Viva Insights et la définition d'objectifs avec Viva Goals, Copilot vise à améliorer tous les aspects de la vie professionnelle.

Microsoft 365 Copilot dans Viva Engage

Copilot in Viva Engage offre des fonctionnalités spécifiques pour la communication interne. Parmi les principales, citons

• Rédaction de messages
• Gestion du feedback (annoncé, mais pas encore disponible)
• Création de questions et de réponses (également à venir).

En commençant par la rédaction, Copilot s'appuie sur les demandes des utilisateurs pour générer des projets d'articles à publier dans les communautés Viva Engage.

Par exemple, si une demande est formulée de la manière suivante : "Créer un modèle d'article décrivant les avantages du travail intelligent dans l'entreprise", Copilot répond en fournissant un projet structuré, qui peut inclure une ouverture accrocheuse, une section centrale soulignant certains des principaux avantages du travail à distance et un appel final à l'action, tel qu'une invitation à participer à une enquête sur l'adoption du travail intelligent.

Les messages générés peuvent ensuite être affinés en les modifiant :

• longueur
• ton de la voix
• contenu joint, proposé en fonction du sujet

Dans notre exemple de billet sur le smart working, Copilot pourrait suggérer de joindre les résultats d'une étude menée au sein de l'organisation ou une infographie résumant les avantages de ce nouveau mode de travail.

Une fonctionnalité connexe de la rédaction concerne l'analyse des conversations actuelles avec des suggestions de sujets à aborder dans les futures publications. Si les nouveaux projets de l'entreprise sont souvent mentionnés dans les discussions, par exemple, Copilot pourrait suggérer de créer un billet pour répondre aux questions fréquemment posées sur le sujet ou pour anticiper certains détails.

En ce qui concerne la gestion du feedback, Microsoft a annoncé que Copilot sera en mesure de fournir un résumé des commentaires reçus sur un billet, ainsi qu'une vue d'ensemble du sentiment exprimé par les collègues. Dans ce cas, nous pourrions prendre l'exemple d'une annonce concernant l'introduction d'une nouvelle politique d'entreprise.

Selon la société mère, Copilot sera bientôt en mesure de mettre en évidence les principaux points d'intérêt et préoccupations exprimés dans les commentaires, afin d'aider l'organisation à adapter ses stratégies aux besoins des travailleurs.

Enfin, la création de FAQ pour la section Réponses de Viva Engage bénéficiera également de Copilot. Lorsqu'un utilisateur commencera à rédiger une question, l'intelligence artificielle lui suggérera la meilleure façon de l'exprimer clairement, ce qui facilitera la compréhension de ses collègues. En outre, Copilot sera en mesure de proposer des réponses avec des ressources pertinentes telles que des liens vers des documents ou des tutoriels vidéo, aidant ainsi à résoudre rapidement les doutes.

Rédaction d’un post avec Copilot dans Viva Engage

Microsoft 365 Copilot dans Viva Sales :
voici Microsoft Sales Copilot

Microsoft Sales Copilot est né de l'intégration entre Microsoft 365 Copilot et Viva Sales, le module dédié aux activités de recherche et d'engagement des clients. C'est un nouveau produit, qui offre aux équipes commerciales une aide concrète pour gérer plus efficacement les activités de vente.

Dans Teams, pendant les réunions, Sales Copilot fournit des suggestions pour répondre aux questions des clients sur la base d'informations provenant de matériels partagés et de documents de l'entreprise.

L'objectif est double : alléger la gestion des réunions avec les clients et transformer rapidement les activités convenues en tâches enregistrées dans le CRM de l'entreprise, améliorant ainsi les processus de suivi.

Dans Outlook, cette dernière version de Copilot simplifie la communication avec les clients. Parmi les fonctionnalités disponibles, citons le récapitulatif des conversations, qui donne une image claire des interactions précédentes avec le même client, et l'onglet CRM, qui permet de visualiser les opportunités et les enregistrements de comptes directement à partir de la boîte de réception.

La possibilité d'envoyer des courriels est un atout supplémentaire, si l'on considère que Sales Copilot peut notamment récupérer des informations à partir de :

• Microsoft 365
• Dynamics 365 Sales
• CRM de l'entreprise

Grâce à ces informations, l'IA peut alors générer du contenu pertinent pour la conversation que l'équipe a avec chaque client, ce qui accélère considérablement les temps de réponse.

Générer du contenu avec Microsoft Sales Copilot

Microsoft 365 Copilot dans Viva Learning

Copilot dans Viva Learning élargit les fonctionnalités de gestion de la formation interne par les moyens suivants :

• le résumé du contenu d'un cours
• la construction de parcours de formation
• la recherche de ressources pertinentes pour l'utilisateur

Outre le fait que ces fonctionnalités sont actuellement en avant-première, il est important de savoir que Copilot permet également d'effectuer des requêtes en langage naturel sur les contenus d'apprentissage.

Cela signifie qu'il peut retraiter les informations contenues dans l'environnement Viva Learning pour répondre à n'importe quelle question sur un sujet.

Apprendre avec Copilot dans Viva Learning

Microsoft 365 Copilot dans Viva Insights

Viva Insights donne accès à un tableau de bord dédié à l'utilisation de Copilot dans l'entreprise, conçu pour fournir aux chefs d'entreprise des informations précieuses sur la manière de maximiser l'adoption de cette nouvelle technologie en se basant sur les besoins réels des collègues.

Grâce au tableau de bord, il est possible de

• identifier les collègues qui peuvent bénéficier le plus de Copilot en analysant leur utilisation quotidienne de Microsoft 365 ;
• comprendre comment Copilot est utilisé dans l'entreprise, en mettant en évidence les domaines où l'adoption peut être améliorée ;
• suivre le sentiment général à l'égard de l'introduction de Copilot.

En plus de fournir une vision claire de l'adoption réussie, Viva Insights tire parti de l'intégration avec Copilot pour examiner encore plus en profondeur la façon dont les équipes travaillent, en identifiant les tendances clés et en suggérant des moyens d'améliorer leur productivité et leur bien-être.

Les suggestions ne se limitent toutefois pas à la direction.

Elles servent à aider les travailleurs eux-mêmes à optimiser leur temps et leurs ressources, dans le but de mieux équilibrer toutes les activités qui composent leur routine professionnelle.

Tableau de bord sur l'adoption de Copilot dans Viva Insights

Microsoft 365 Copilot dans Viva Goals

Copilot dans Microsoft Viva Goals guide les chefs d'entreprise dans la création d'OKR (Objectifs et Résultats Clés) grâce à des fonctionnalités telles que :

• création d'objectifs, à partir de zéro ou de stratégies d'entreprise
• création des résultats nécessaires pour atteindre les objectifs
• résumés de l'état d'avancement pour les équipes et les individus
• conseils pour la planification et la réalisation des objectifs assignés

Afin d'obtenir des résultats utiles pour les stratégies d'entreprise, il convient d'être extrêmement précis lors de la rédaction des messages-guides. Il est important de spécifier des détails tels que le secteur dans lequel l'organisation opère, son département, les membres de l'équipe, les tâches à accomplir et les attentes.

Un exemple de message-guide ? Le texte suivant :

"Je travaille pour une entreprise de vente au détail au sein du département marketing. D'ici la fin de l'année, nous voulons nous développer en Europe, en Asie et en Amérique latine. Pour ce faire, nous prévoyons d'élargir le catalogue de produits figurant dans le document ci-joint. Veuillez générer des objectifs et des résultats pour planifier les activités de l'équipe"

Générer de nouveaux OKR à partir d’un document avec Copilot dans Viva Goals

Microsoft 365 Copilot dans Viva Glint

Viva Glint est le module de Microsoft Viva conçu pour recueillir et analyser les commentaires des employés, aidant ainsi les organisations à mesurer et à améliorer l'engagement des employés.

Grâce à des enquêtes ciblées et à des tableaux de bord interactifs, Viva Glint offre une vision claire du climat de l'entreprise, en identifiant les dynamiques qui influencent le plus les niveaux de motivation et de productivité. Il fournit ensuite les outils nécessaires pour transformer ces données en actions concrètes.

Viva Glint a élargi ses capacités en s'intégrant à Copilot, et est désormais en mesure de simplifier davantage l'analyse du feedback pour guider les dirigeants vers une prise de décision plus rapide et plus éclairée.

Par exemple, après une enquête de satisfaction de l'équipe d'une entreprise, Copilot peut générer un résumé des résultats mettant en évidence les principaux facteurs positifs, tels que le soutien perçu de la part de leurs managers, et les domaines critiques, tels que le besoin commun de flexibilité horaire.

Voici un aperçu plus détaillé de ce que Copilot offre dans Viva Glint :

• Analyse automatisée des données, qui fournit des résumés rapides sur le sentiment des collègues. Par exemple, l'intelligence artificielle peut signaler que le service des ventes a enregistré une baisse significative du moral au cours des six derniers mois et en suggérer les causes potentielles.
  
  
• Des informations personnalisées établissent un lien entre les résultats des enquêtes et les stratégies de l'entreprise. Un cas pratique pourrait être l'identification des possibilités d'améliorer le bien-être des employés par le biais de programmes de formation ou d'initiatives de renforcement de l'esprit d'équipe.
  
  
• Recommandations d'actions ciblées basées sur les données collectées. Si les commentaires indiquent une difficulté à équilibrer la charge de travail et le bien-être personnel, Copilot peut proposer des interventions telles que l'introduction d'une nouvelle politique de travail flexible.
  
  
• Une aide à la conversation, qui permet d'apporter des réponses basées sur les données. Par exemple, un responsable peut demander : "Quelles sont les préoccupations les plus courantes au sein du département informatique ?" et obtenir une liste détaillée des problèmes, accompagnée de suggestions sur la manière de les résoudre.
  
  

Ces fonctionnalités permettent non seulement de réduire le temps nécessaire à l'analyse de grands volumes de données, mais nous insistons sur le fait que leur utilité réside principalement dans le fait qu'elles aident la direction de l'entreprise à prendre des décisions fondées sur des preuves, plutôt que sur des intuitions et des opinions subjectives.

Analyser les retours des collègues avec Copilot dans Viva Glint

Voici donc ce que Microsoft 365 Copilot permet de faire dans les principaux modules de Microsoft Viva, la nouvelle suite qui promet de révolutionner l'expérience des employés au sein des organisations.

Pour conclure notre tour d'horizon, nous vous proposons le tableausuivant qui résume les principales fonctionnalités offertes par Copilot dans Vivapour améliorer la productivité et le bien-être dans l'entreprise.

Quel est l'objectif de l'intégration entre Microsoft 365 Copilot et Microsoft Viva ?

L'intégration vise à améliorer l'expérience des employés grâce à l'utilisation de l'IA générative, enrichissant les outils Microsoft conçus pour la productivité et le bien-être en entreprise.

Quelles sont les fonctionnalités de Copilot dans Viva Engage ?

Les principales fonctionnalités incluent la génération de brouillons pour les publications, l'analyse des retours, l'aide à la création de FAQ, la suggestion de sujets à aborder dans les publications et la synthèse des commentaires des collègues.

Quelles sont les fonctionnalités de Copilot dans Viva Sales ?

Les principales fonctionnalités incluent des suggestions pour répondre aux questions des clients lors des réunions dans Teams, la synthèse des conversations avec les clients dans Outlook et l'aide à la rédaction d'e-mails aux clients.

Quelles sont les fonctionnalités de Copilot dans Viva Learning ?

Les principales fonctionnalités incluent la construction de parcours de formation, le résumé des contenus des cours et la recherche de ressources pédagogiques pertinentes.

Quelles sont les fonctionnalités de Copilot dans Viva Insights ?

Les principales fonctionnalités incluent un tableau de bord dédié à l'utilisation de Copilot en entreprise, permettant aux dirigeants d'entreprise d'identifier les collègues pouvant bénéficier de Copilot et de comprendre le sentiment général à l'égard de l'adoption de l'IA.

Quelles sont les fonctionnalités de Copilot dans Viva Goals ?

Les principales fonctionnalités incluent l'assistance à la création d'objectifs et de résultats clés (OKR), fournissant des suggestions sur l'organisation des activités pour les atteindre et synthétisant l'état d'avancement au niveau de l'équipe et des utilisateurs individuels.

Comment puis-je obtenir du support pour l'adoption de Microsoft 365 Copilot ?

Vous pouvez obtenir du support en contactant intranet.ai pour des services personnalisés tels que la migration des données vers le cloud de Microsoft, l'évaluation de la sécurité et des autorisations, la formation des utilisateurs et le développement d'extensions. Vous pouvez également participer à la communauté de pratique pour poser des questions aux experts et recevoir de nouveaux contenus.