Microsoft Forms: comment créer des formulaires intelligents en 6 étapes

Forms est l'application de l'univers Microsoft 365 qui vous aidera à collecter des données, à tester les connaissances et à analyser les feedbacks de vos communautés.

Amusez-vous à créer des formulaires ramifiés avec des questions à choix multiples et des échelles d'évaluation, en personnalisant chaque détail avec le style de votre marque. Vous voulez savoir comment faire?

Découvrons-le ensemble!

Ce qu'est Microsoft Forms et comment il fonctionne

Microsoft Forms est l'application de la suite Microsoft 365 qui aide les individus à rédiger, publier et distribuer des formulaires personnalisés, qu'il s'agisse de questionnaires pour mesurer la satisfaction des clients ou de tests pour évaluer les étudiants et les apprenants.

En fait, cette application peut servir à toute personne qui souhaite communiquer directement avec son public d'utilisateurs, en obtenant des informations utiles sur leur engagement, leur niveau de connaissance ou leur opinion sur n'importe quel sujet.

Avec Forms, vous pouvez également organiser des événements et des initiatives.

Par exemple, vous pouvez diffuser une enquête avec tous les moyens alternatifs de se réunir, recueillir les réactions des participants et répondre à leurs besoins sans même envoyer d’email.

Vous pouvez aussi publier un questionnaire pour demander des suggestions et démêler des situations complexes, telles que le mécontentement généralisé à l'égard d'un cours extrascolaire ou la non-utilisation du nouvel intranet de l'entreprise.

En bref, là où des questions attendent une réponse, Microsoft Forms est la clé pour collecter et retraiter - même graphiquement - les données de vos communautés.

Avant d'entrer dans les détails du fonctionnement de Microsoft Forms, voyons ensemble comment accéder à l'application.

Forms est disponible pour les clients Office 365 Education et Microsoft 365 Apps for Business, ainsi que pour les utilisateurs disposant d'un compte Microsoft (Hotmail, Live ou Outlook.com).

Toutefois, nous devons préciser que le nombre maximal de formulaires que vous pouvez créer et de réponses que vous pouvez obtenir change en fonction du type de client dans lequel vous vous trouvez.

Voici ce qu'il en est:

• Clients d'Office 365 Education et de Microsoft 365 Apps for Business:
  • 200 formulaires actifs.
  • 50.000 réponses par formulaire.
• Utilisateurs possédant un compte Microsoft (Hotmail, Live ou Outlook.com):
  • 200 formulaires actifs.
  • 1.000 réponses par formulaire (comptes payants).
  • 200 réponses par formulaire (comptes gratuits).

Vous voulez connaître une petite astuce?

Exportez les données collectées vers Excel et supprimez-les du formulaire correspondant sur Forms.

En procédant ainsi, vous libérerez de l'espace pour collecter plus de réponses que votre compte ne le permet.

En ce qui concerne l'accès des utilisateurs, l'application est automatiquement activée pour toutes les personnes de l'organisation.

Néanmoins, les administrateurs informatiques peuvent modifier ce paramètre par défaut et activer l'accès uniquement pour certains groupes d'utilisateurs. Pour ce faire, ils doivent suivre ces brèves étapes:

• Connectez-vous à l'interface d'administration de Microsoft 365.
• Cliquez sur "Utilisateurs", puis sur "Actifs".
• Cochez la case en regard de l'utilisateur que vous souhaitez exclure de l'utilisation de l'application.
• Cliquez sur "Manage Product Licenses".
• Déroulez la liste des applications incluses dans les licences d'entreprise et décochez la case correspondant à Microsoft Forms.

Votre organisation pourra alors contrôler l'accès aux questionnaires et l'analyse des données recueillies, en préservant la sécurité des informations sensibles.

Cela empêchera les regards indiscrets de voir les noms des utilisateurs qui ont répondu à l'enquête et qui ont peut-être donné des réponses plutôt personnelles sur leur relation avec l'entreprise et ses initiatives. Mais ce n'est qu'un exemple.

En fait, les formulaires créés avec Forms sont configurés pour rapporter les réponses de manière anonyme. Ce n'est qu'au moment où il est nécessaire de connaître le nom des utilisateurs interrogés qu'une zone de texte spéciale peut être insérée.

Toujours au sujet de l'accès aux formulaires, il est important de noter que vous pouvez également faire participer des personnes extérieures à l'organisation.

Vous devez vous rendre dans les paramètres de Microsoft Forms et cocher la case qui définit le mieux le public que vous souhaitez atteindre. Les options sont les suivantes:

• Tout le monde.
• Les personnes de l'organisation uniquement.
• Les personnes spécifiques à l'organisation.

Bien entendu, vous devez cocher la première case afin de pouvoir recueillir les feedbacks de personnes telles que vos clients, vos fournisseurs ou les parents de vos anciens élèves.

En plus du public cible, vous pouvez utiliser la zone de paramètres de l'application Forms pour définir une date d'expiration après laquelle l'enquête sera fermée ou activer la fonction permettant de montrer les solutions.

Cette dernière est particulièrement utile si vous souhaitez diffuser un test croisé, permettant aux participants de découvrir la bonne option pour chaque question immédiatement après avoir donné leur réponse.

De plus, vous pouvez activer la barre d'achèvement, qui montrera aux utilisateurs leur progression dans le questionnaire.

Il s'agit d'une deuxième fonctionnalité importante à ajouter à vos tests d'évaluation, pour aider les participants à gérer leur temps. Mais elle peut également s'avérer utile pour motiver les personnes qui abandonnent souvent les enquêtes dont elles ne voient pas la fin.

Deux autres choses que vous pouvez faire dans vos paramètres personnels des formulaires sont:

• Créer un message de remerciement.

Selon nous, il est toujours agréable de lire une courte phrase exprimant notre gratitude pour le temps et les efforts que nous avons consacrés à répondre à chacune des questions.

• Activer les notifications de réponse.

Grâce aux alertes de Forms, vous recevrez un email chaque fois qu'un utilisateur aura renvoyé un formulaire rempli. De cette façon, vous pouvez suivre l'évolution de la participation à votre enquête - et l'encourager, si nécessaire -.

Après avoir parcouru tout ce chemin, nous sommes prêts à vous guider dans la création d'un formulaire avec Microsoft Forms.

Mais avant tout, une dernière chose.

Si votre public est international, vous pouvez compter sur le support multilingue de l'application pour permettre aux utilisateurs de consulter votre questionnaire dans la langue de leur choix en l'ouvrant dans leur navigateur de bureau ou mobile.

En fait, les questionnaires, tests et enquêtes s'adaptent à tous les appareils.

Oui, les formulaires créés avec Forms sont tout simplement intelligents.

Étape 1: Créer le fichier

Tout d'abord, suivez le lien vers Microsoft Forms pour accéder à la page d'accueil de l'application.

Ici, vous aurez immédiatement un choix à faire:

• Créer un formulaire à partir de zéro.
• Explorer les modèles de la plateforme et en ouvrir un tout prêt pour répondre à vos questions.

Pour continuer avec notre exemple, sélectionnez "Nouveau formulaire" ou "Nouveau quiz".

Cela créera un fichier vierge, auquel vous devrez donner un nom et une brève introduction.

Rédiger le titre et la description d'un nouveau formulaire

Passons maintenant aux questions.

Étape 2: Structurer le formulaire en questions et en sections

Forms vous permet de construire un questionnaire de manière simple et flexible, en utilisant différents types de questions et de macro-sections thématiques.

Ces dernières sont utiles pour regrouper plusieurs questions qui couvrent le même sujet.

Par exemple, vous pouvez regrouper toutes les questions relatives à la fréquence des réunions régulières ou à la fixation du jour et de l'heure d'un événement.

Créer une section thématique de questions

Dans chaque section, vous pouvez saisir un nombre théoriquement infini de questions, en choisissant parmi les suivantes:

• Des questions à choix unique.
• Des questions à choix multiples.
• Des questions ouvertes.
• Des questions auxquelles vous répondez en attribuant une note sur une échelle de 5 étoiles, 0-10, etc.
• Des questions auxquelles on répond en saisissant une date.
• Un tableau d'évaluation graduée.
  
  

Saisir un tableau d'évaluation graduée

Comme vous pouvez le constater, vous pouvez personnaliser chaque question de votre formulaire en suivant les suggestions de la plateforme ou en insérant de petites images d'accompagnement.

Étape 3: progression linéaire, aléatoire ou ramifiée?

Après avoir vu comment et quels types de questions vous pouvez insérer, nous voulons parler du parcours utilisateur.

En fait, Microsoft Forms vous permet de proposer la séquence des questions dans l'ordre exact dans lequel vous les avez créées... ou pas.

Dans le cas où vous souhaitez conserver l'ordre dans lequel les questions sont créées, vous n'avez rien à faire. En effet, la progression est linéaire par défaut.

Cependant, vous pouvez choisir d'administrer les questions à votre public de deux manières différentes:

• Aléatoire.

La progression aléatoire fait que chacun de vos utilisateurs interrogés reçoit les questions dans un ordre différent des autres.

Il s'agit d'une fonctionnalité utile pour les tests d'évaluation scolaire, mais aussi dans le cas où vous souhaitez expérimenter des questionnaires de nature plus psychologique.

Pour définir le mode aléatoire, vous devez vous rendre dans les paramètres du module et sélectionner "Mélanger les questions".

• Ramifiée.

Dans ce cas, la progression de l'utilisateur ne sera pas aléatoire, mais suivra une linéarité de pertinence plutôt que de temps. Que signifie-t-il?

En un mot, vous pouvez lier une réponse à une question qui ne suit pas directement la question actuelle, mais qui est plus pertinente.

Prenons un exemple.

Si un utilisateur choisit la réponse "Jamais" à la question "À quelle fréquence utilisez-vous notre produit?", il devient inutile de poursuivre avec la question "Qu'est-ce que vous aimez le plus dans notre produit?". Au lieu de cela, il est intéressant de le diriger vers la question "Comment pourrions-nous améliorer le produit?".

Chaque utilisateur peut alors suivre un parcours personnalisé, composé des questions les plus pertinentes pour son expérience en tant que client, fournisseur, parent, etc.

Pour ramifier votre formulaire, vous devez cliquer sur "Ajouter une ramification" en cliquant sur les trois points en bas à droite de l'une des questions.

Ensuite, sélectionnez la réponse à partir de laquelle vous voulez commencer le branchement et choisissez la question vers laquelle vous voulez rediriger l'utilisateur.

Créer une progression utilisateur aléatoire avec "Mélanger les questions"

Créer un chemin d'accès ramifié avec "Ajouter une ramification"

Tout est en place.

Étape 4: Marquer le formulaire

Microsoft essaie toujours de nous donner la possibilité de personnaliser les fichiers et le contenu dans le style qui nous représente le mieux, à la fois en tant que personnes et en tant que communauté d'affaires.

Forms ne fait pas exception.

En effet, comme toutes les applications des suites Microsoft, Forms vous permet de créer des thèmes graphiques personnalisés ou d'en télécharger un déjà packagé pour votre marque.

Pour ce faire, il suffit de cliquer sur "Thèmes" dans le coin supérieur droit, de faire défiler l'écran jusqu'au bout de la fenêtre qui s'ouvre sur le côté et de sélectionner "Thème personnalisé".

Ajouter un thème personnalisable

Si vous ne disposez pas d'un kit graphique prêt à l'emploi, Forms vous aidera en vous proposant une pléthore de palettes de couleurs et de modèles - dont certains comportent même des animations - pour caractériser votre enquête et la rendre attrayante aux yeux de votre public.

Étape 5: Utiliser l'aperçu pour évaluer votre travail

Pour éviter de publier ou de partager un formulaire comportant des erreurs et des défauts, Forms met à disposition un aperçu.

En cliquant sur "Aperçu" dans le coin supérieur droit, vous verrez le résultat de votre travail exactement comme il apparaîtra aux yeux du public cible. Mais ce n'est pas tout.

En effet, vous pouvez passer du mode bureau au mode mobile pour visualiser votre formulaire dans les deux versions et ainsi comprendre si le paramétrage que vous lui avez donné tient la route sur n'importe quel appareil.

De manière générale, vous devez prêter une attention particulière aux images et à la manière dont leur disposition change du pc au téléphone ou à la tablette.

Enfin, la fonction d'aperçu est utile pour tester le branchement des questions.

Si vous avez choisi de construire un parcours sensible aux choix de l'utilisateur, vous pouvez interagir avec vos questions et voir si effectivement la redirection que vous avez programmée fonctionne.

Étape 6: Partager ou publier, rien de bien grave

Maintenant, vous pouvez décider de publier votre formulaire et de commencer à recueillir les feedbacks de votre public, ou de le partager comme modèle avec d'autres utilisateurs.

Une option n'exclut pas l'autre, heureusement.

Si vous souhaitez simplement publier votre questionnaire, cliquez sur "Collecter les réponses" dans le coin supérieur droit et sélectionnez le mode de diffusion souhaité.

Parmi les options disponibles, vous trouverez les suivantes:

• Email.
• QR code.
• Code à insérer dans une page web ou dans Sway.
• Réseaux sociaux.

Vous pouvez également copier le lien et l'envoyer dans le chat de votre plateforme préférée.

Publier le formulaire

Une fois publié, le formulaire commencera à recueillir les réponses des utilisateurs et les mettra à votre disposition dans la section "Réponses" en haut à gauche.

Vous pourrez y consulter des données et des informations utiles, telles que le nombre de fois où le questionnaire a été rempli, le temps moyen qu'il a fallu aux utilisateurs pour arriver à la fin et le statut (actif ou expiré).

Vous verrez également un graphique circulaire résumant les réponses obtenues pour chaque question, ce qui vous permettra d'évaluer d'un coup d'œil le nombre de bonnes réponses données ou l'élément qui a eu le plus de succès en termes de préférence.

En cliquant sur "Plus de détails", vous pouvez examiner les questions individuelles et afficher les noms des utilisateurs (si nécessaire) ainsi que l'option choisie par chacun d'eux.

Avec Forms, vous pouvez choisir d'exporter les données collectées vers Excel.

Il vous suffit de cliquer sur "Ouvrir dans Excel" et vous serez dirigé directement vers un tableau croisé dynamique déjà configuré avec toutes les réponses de votre formulaire.

Ainsi, vous pourrez mieux interagir avec les données et utiliser les fonctionnalités de Microsoft Excel pour les traiter dans différents types de graphiques ou compléter l'ensemble avec des informations supplémentaires, provenant de sources externes.

Enfin, Forms propose la fonction "Idées".

Il s'agit d'une innovation récente de l'application, ajoutée pour aider les utilisateurs à tirer des enseignements nouveaux et inattendus de leurs questionnaires et enquêtes.

"Idées", en effet, crée automatiquement une série de graphiques pour montrer différents retraitements des données et fournir ainsi de nouvelles clés d'interprétation.

Par exemple, l'utilisateur pourrait obtenir un graphique concernant le niveau de satisfaction indiqué par les personnes interrogées, qui sont réparties en fonction de leur service ou classe d'activité.

De cette manière, il serait possible de voir comment un service ou une classe d'anciens élèves présente un niveau de satisfaction inférieur à celui des autres participants.

En réfléchissant sur la question, on pourrait arriver à la conclusion que l'événement d'entreprise ou le cours scolaire faisant l'objet de l'enquête ne parvient pas à intéresser ce segment particulier du public. Peut-être parce que les sujets abordés ne correspondent pas à leurs besoins.

Les formulaires mettent donc en évidence un problème spécifique et aident à trouver des solutions en ajustant la stratégie en fonction des feedbacks des personnes directement concernées.

Analyser les données collectées et obtenir des informations inattendues

Pour en revenir à la fonction de partage de formulaires, Microsoft Forms vous permet de dupliquer votre questionnaire et de l'envoyer à d'autres utilisateurs de l'organisation, qui peuvent accéder au fichier et l'utiliser comme base pour créer de nouvelles enquêtes.

L'objectif pourrait être de mettre à la disposition de votre équipe un modèle déjà configuré avec le style de l'entreprise, afin de maintenir la cohérence graphique... et de ne pas avoir à créer un formulaire personnalisé à chaque fois.

Un outil pas si mal, non?

Avec quelles applications Microsoft Forms s'intègre-t-il

Jusqu'à présent, nous avons vu ce qu'est Microsoft Forms, quelles sont ses caractéristiques et ce qu'il est censé réaliser.

Cependant, il manque une pièce importante au puzzle que nous avons reconstitué, à savoir les possibilités d'intégration de cette application.

Si vous lisez nos articles depuis un certain temps, vous savez que l'une des principales priorités de Microsoft est de rendre la navigation entre ses produits aussi fluide que possible.

Mais cette fluidité concerne aussi et surtout la fonctionnalité de chaque application, conçue précisément pour compléter le fonctionnement de tous les outils de l'univers Microsoft.

Ainsi, Forms possède également ses propres capacités d'intégration, impliquant des outils tels que SharePoint Online, Teams et Power Automate.

Découvrons-les ensemble.

Microsoft Forms et Outlook

Commençons par dire que vous pouvez insérer un sondage dans un email sur Outlook en cliquant sur les trois points à côté du bouton "Envoyer" et en sélectionnant "Polls".

Cela ouvrira une fenêtre latérale dans laquelle vous pourrez saisir une question à choix unique ou multiple.

En fait, il n'est pas possible de créer un questionnaire structuré et complexe, mais cette intégration sera certainement utile pour accompagner le texte d'un de vos emails et recueillir rapidement et directement les feedbacks de votre public.

En fait, une fois que vous aurez envoyé l'email contenant l'enquête, vos utilisateurs cibles pourront répondre sans avoir à passer par l'interface de Forms.

Ils pourront interagir directement avec le corps de votre email, et vous pourrez suivre l'évolution de l'enquête en temps réel depuis Outlook, sans aucune déviation.

Microsoft Forms et SharePoint Online

Pour construire une page de SharePoint, vous avez plusieurs types de parties à votre disposition. Parmi elles, vous trouvez la partie web spécifique à Microsoft Forms.

Avec la partie web Forms, vous pouvez créer et ajouter un questionnaire directement sur une page d'un de vos sites de communication, comme l'intranet, ou le site de l'équipe.

Vous pouvez également décider d'insérer et de partager les résultats d'un questionnaire déjà rempli, sous forme numérique ou graphique.

De cette façon, les utilisateurs qui ont participé à l'enquête pourront voir les résultats globaux et comprendre quelle est la pensée commune sur certains sujets ou comment leurs réponses s'intègrent dans le tableau général.

Microsoft Forms et Microsoft Teams

Il est évident qu'un outil comme Forms ne peut pas manquer dans l'application de collaboration par excellence.

Pour l'ajouter parmi les onglets, cliquez sur les trois points situés sous la barre de texte dans l'une de vos discussions. Plusieurs applications apparaîtront, dont "Polls".

En sélectionnant l'une ou l'autre, vous pouvez créer un sondage à poster dans vos conversations avec vos collègues.

Toutefois, comme dans Outlook, vous ne pourrez publier qu'une seule question à choix unique ou multiple à la fois.

Cela peut sembler restrictif, mais c'est souvent tout ce dont vous avez besoin pour recueillir des feedbacks rapides via le chat sur l'organisation d'un événement, les préférences de temps pour une réunion régulière, et plus encore.

Pour diffuser un questionnaire composé de plusieurs questions et sections, vous devez d'abord le créer sur l'application Forms, puis le partager via un lien sur Teams - il en va de même pour les emails Outlook -.

Microsoft Forms et Power Automate

Vous pouvez utiliser Power Automate de Microsoft Power Platform pour intégrer des flux d'automatisation dans vos enquêtes.

Cela peut s'avérer utile pour que le formulaire réagisse automatiquement à certains événements qui s'y produisent.

Prenons un exemple: si un utilisateur répond par l'affirmative à la question "Participez-vous au prochain webinar de l'entreprise?", il recevra immédiatement un email contenant un lien vers l'événement.

Pour configurer un tel flux d'automatisation, suivez les étapes suivantes:

• Accédez à l'interface de Power Automate.
• Cliquez sur "Créer" et ensuite sur "Flux automatisé".
• Renommez votre flux, sinon un nom lui sera attribué automatiquement.
• Dans la section ci-dessous, intitulée "Choisissez le déclencheur de votre flux", sélectionnez l'option liée aux formulaires qui vous intéresse. Par exemple, "Lorsqu'une nouvelle réponse est soumise".
• Cliquez sur "Créer".
• Dans la section "ID du formulaire", saisissez le nom du formulaire auquel vous souhaitez lier le flux d'automatisation.
• Sélectionnez "Nouvelle étape".
• Dans la section "Choisir une action", choisissez l'événement qui lancera le flux d'automatisation. Un exemple pourrait être "Obtenir les détails de la réponse".
• Là encore, indiquez le formulaire référencé sous "ID du formulaire", puis sélectionnez "ID de la réponse".
• Cliquez sur "Nouvelle étape".
• Dans la section "Connecteurs de recherche et actions" de "Choisir une action", sélectionnez l'élément appelé "Condition". Vous le trouverez dans l'onglet "Actions", à côté de l'onglet "Déclencheurs".
• Dans "Choisir une valeur", indiquez la question pour laquelle vous souhaitez envoyer un email automatique. Dans notre cas, prenons la question "Participez-vous au prochain webinar de l'entreprise?".
• Dans la liste qui apparaîtra à côté de la question, choisissez l'option "est égal à", puis indiquez "Oui".
• Dans la section "Si oui", sélectionnez "Ajouter une action".
• Sous "Connecteurs de recherche et actions", cliquez sur "Choisir une action" et indiquez "Envoyer un email".
• Dans la section "À", choisissez "Email des répondants".
• Rédigez le corps de votre email automatisé.

Avec un peu de patience, vous avez terminé.

Microsoft Forms et PowerPoint

Voici une autre option d'intégration, qui vous permet d'insérer une enquête dans une présentation PPT.

Pour ce faire, cliquez sur "Insérer" parmi les onglets que PowerPoint propose pour chaque diapositive et sélectionnez "Forms".

À partir de là, vous pouvez décider de créer un questionnaire de toutes pièces en cliquant sur "Nouveau formulaire" ou "Nouveau quiz", ou d'ajouter un formulaire existant.

Si vous souhaitez insérer l'un de vos propres questionnaires prêts à être publiés, il vous suffit de sélectionner le fichier correspondant dans la fenêtre qui s'ouvre sur le côté, appelée "Mes formulaires".

PowerPoint vous permettra de modifier l'enquête directement à partir de son interface, de sorte que vous n'aurez pas à faire constamment des allers-retours entre les applications - vous commencez à comprendre l'importance de l'intégration, n'est-ce pas? -.

Une fois les modifications terminées, vous pouvez partager votre présentation via Outlook, OneNote, Teams et plus encore.

Ce qu'il est important de noter, c'est que les utilisateurs destinataires auront la possibilité d'interagir avec votre enquête directement à partir de la diapositive sur laquelle elle se trouve.

De votre côté, vous pouvez suivre la progression des réponses à partir de la même section "Mes formulaires" dans PowerPoint.

Microsoft Forms et Microsoft Stream

Concluons la discussion sur les formulaires avec cette intégration: vous pouvez intégrer un questionnaire au contenu multimédia créé avec Stream.

Augmentez l'engagement du public avec des questions instantanées et de petits quiz interactifs.

Utilisez cette fonctionnalité pour recueillir des feedbacks sur le contenu ou pour tester le niveau de compréhension des sujets abordés.

Il suffit de quelques étapes simples pour y parvenir.

Nous les énumérons ci-dessous:

• Accédez à l'interface Stream.
• Dans le menu "Mon contenu", cliquez sur "Vidéos" et choisissez la vidéo dans laquelle vous souhaitez insérer un formulaire.
• Dans la section "URL du formulaire", collez le lien vers votre questionnaire sur Forms.
• Indiquez le titre de votre questionnaire ou de votre enquête dans "Nommez votre formulaire".
• Placez le formulaire en déplaçant la tête de placement de la barre de commande vidéo.
• Cliquez sur "Ajouter à la timeline".

Encore une fois, vous avez terminé.