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Microsoft 365 : ce qu'il faut savoir

Microsoft 365 est la suite qui apporte enfin les applications professionnelles dans le cloud, en garantissant que vos données soient entièrement protégées.  

Ses fonctionnalités vous permettent d'automatiser les processus de travail et de créer une nouvelle génération de documents numériques, de flux de communication et de moyens d'interagir avec vos équipes. 

Découvrons donc ce que comprend Microsoft 365 et ce qui a changé par rapport aux outils et abonnements Office. 

Microsoft 365 : de quoi s'agit-il, combien coûte-t-il et comment fonctionne-t-il ?

Microsoft 365 représente l'évolution d'Office 365 dans le cloud. 

Bien qu'il soit commun de le penser, ce changement n'est pas un simple redesign de la suite Office, mais constitue une véritable révolution dans le travail, la collaboration et la communication numérique. 

En effet, Microsoft 365 est conçu comme un système visant à améliorer la productivité des personnes et des entreprises grâce à des services cloud intelligents, des normes de sécurité avancées et des applications innovantes constamment mises à jour. 

En parlant de ces dernières, la suite devient la plaque tournante pour Office 365, les applications tierces, Microsoft Power Platform et Microsoft Viva. 

Mais avant d'aborder les détails du large éventail de fonctionnalités et d'avantages qui composent l'offre Microsoft 365, voyons ce que ce changement apporte au monde des licences Microsoft. 

Licensing Microsoft 365 ​: comment les licences passent d'Office 365 à Microsoft 365

Tout d'abord, soulignons que les licences Office 365 sont automatiquement converties en licences Microsoft 365. Il n'y a donc pas lieu de s'inquiéter. 

Pour mieux clarifier la transition qui a récemment eu lieu, nous vous proposons le schéma suivant : 

 

Office 365 Personal 

Microsoft 365 Personal 

Office 365 Home 

Microsoft 365 Family 

Office 365 Business Essentials 

Microsoft 365 Business Basic 

Office 365 Business Premium 

Microsoft 365 Business Standard 

Microsoft 365 Business 

Microsoft 365 Business Premium 

Office 365 Business 

Microsoft 365 Apps for business 

Office 365 ProPlus 

Microsoft 365 Apps for enterprise 

 

Les formules Office 365 suivantes, en revanche, ne changent pas : 

  • Office 365 E1.
  • Office 365 E3.
  • Office 365 E5.

A cela s'ajoute le fait que les applications individuelles d'Office 365 peuvent être achetées avec les licences d'Office 2021. 

De plus, le coût de l'abonnement à Office 365 ne change pas lors du passage à Microsoft 365. En fait, comme mentionné précédemment, chaque licence est automatiquement mise à jour, changeant de nom et mettant à disposition de nouvelles fonctionnalités. 

Ci-dessous, nous listons les prix actuels pour l'achat d'une licence Microsoft* : 

 

Microsoft 365 Personal

  • 7 euros par utilisateur/mois 
  • 69 euros par utilisateur/an

Microsoft 365 Family

  • 10 euros par utilisateur/mois
  • 99 euros par utilisateur/an 

Microsoft 365 Business Basic

5,10 euros par utilisateur/mois (abonnement annuel avec renouvellement automatique)

Microsoft 365 Business Standard

10,50 euros par utilisateur/mois (abonnement annuel avec renouvellement automatique)

Microsoft 365 Business Premium

18,60 euros par utilisateur/mois (abonnement annuel avec renouvellement automatique)

Microsoft 365 Apps for business

8,80 euros par utilisateur/mois (abonnement annuel avec renouvellement automatique)

Microsoft 365 Apps for enterprise

12,80 euros par utilisateur/mois (abonnement annuel avec renouvellement automatique)

Office 365 E1

8,40 euros par utilisateur/mois (abonnement annuel avec renouvellement automatique)

Office 365 E3

22,60 euros par utilisateur/mois (abonnement annuel avec renouvellement automatique)

Office 365 E5

37,40 euros par utilisateur/mois (abonnement annuel avec renouvellement automatique)

*Mise à jour en décembre 2022

 

Maintenant que nous avons abordé les différentes formules disponibles afin de comparer les licences et les coûts d'abonnement entre Office 365 et Microsoft 365, il convient de consacrer quelques mots au fonctionnement de la nouvelle suite. 

Qu'est-ce qu’intranet.ai ?

C'est un intranet d'entreprise prêt à l'emploi,
conçu pour réduire les coûts et le temps de mise en œuvre en fournissant un lieu de travail numérique réellement moderne et collaboratif.

  • Le prix de départ est de 2 450€ pour un intranet entièrement équipé
  • Plus de 20 applications dont la recherche intelligente, la gestion des documents, les actualités, les notifications push et my workplace
  • 100% intégrées à SharePoint Online et Microsoft 365

Qu'est ce que Microsoft 365 ?

L'univers Microsoft 365 veut donner une impulsion majeure au travail à distance. 

Pour atteindre cet objectif, Microsoft s'est donc attaché à migrer les tâches des logiciels traditionnels sur site vers le cloud. 

Détail de la page d'accueil Microsoft 365

Détail de la page d'accueil Microsoft 365

La migration vers le cloud présente de nombreux avantages pour les professionnels isolés, ainsi que pour les PME. 

En effet, avec Microsoft 365, il est désormais possible de : 

  • Accéder au contenu depuis n'importe quel endroit et appareil. 
  • Modifier des fichiers en même temps que d'autres collègues et associés. 
  • Gérer les identités plus facilement et en toute sécurité. 

Concernant cette dernière fonctionnalité, le nouvel univers de Microsoft permet aux membres d'une organisation de partager et de coopérer sur des informations sensibles avec les plus hauts niveaux de sécurité numérique. 

Il remplace ainsi le temps et les ressources investis dans la protection des logiciels sur site par un système de sécurité intelligent capable de s'étendre à toute l'organisation, quelle que soit sa taille, et déjà activé au sein de Microsoft Cloud. 

Le système de sécurité de Microsoft 365 se compose donc de : 

  • L'authentification multifactorielle des utilisateurs. 
  • Le chiffrement de tous les fichiers stockés ou en mouvement. 
  • Des paramètres ad hoc contre le phishing et les logiciels malveillants. 
  • D’une messagerie électronique avec filtres anti-spam et protection antivirus. 
  • De plusieurs niveaux d'autorisation pour permettre la visualisation, la modification ou la création de fichiers. 

Le résultat est une protection complète et automatique qui est continuellement mise à jour pour se conformer aux principales réglementations et aux dernières normes relatives à la cybersécurité et à la confidentialité des données en ligne. 

Les particuliers et les entreprises peuvent ainsi se concentrer uniquement sur leurs propres activités, soutenues par tous les outils qui composent l'offre Microsoft 365 et, surtout, par leur profonde intégration. 

Que comprend Microsoft 365 

La suite Microsoft 365 comprend tout ce qui était autrefois inclus dans Office 365. 

Vous retrouverez donc les bons vieux Word, Excel, PowerPoint et Outlook, pour n'en citer que quelques-uns. Mais vous trouverez également les solutions innovantes Microsoft Power Platform et Microsoft Viva

Plus précisément, Power Platform englobe les applications développées par Microsoft dans le but d'automatiser les processus d'entreprise. Par exemple, le lancement d'un flux d'approbation à chaque fois qu'un document de projet est créé. 

Ce qui est nouveau, c'est que les tâches et processus répétitifs peuvent être automatisés en mode low-code. Cela signifie que vous n'aurez pas besoin de grandes connaissances en informatique ou de compétences en écriture de code pour numériser votre entreprise. 

Power Platform se compose plus exactement de : 


  • Power Automate.

L'application pour l'automatisation des activités et des processus de l'entreprise. 

Parmi ses innombrables fonctionnalités, nous soulignons la possibilité d'envoyer des rappels automatiques pour rappeler les échéances importantes, de déplacer les données d'entreprise entre les systèmes selon un calendrier ou d'automatiser le traitement des données d'Excel sur un ordinateur local.

Détail d'un flux automatisé avec Power Automate

Détail d'un flux automatisé avec Power Automate

 

  • Power Apps.

La plateforme pour le développement d'applications personnalisées avec un design réactif. 

  • Power BI.

Ensemble de services logiciels, d'applications et de connecteurs permettant de transformer des sources de données sans rapport entre elles en un rapport cohérent, graphiquement attrayant et interactif. 

Création d’un rapport avec Power BI

Création d’un rapport avec Power BI

Viva, quant à elle, est la suite qui contient des applications personnelles supplémentaires pour Microsoft Teams.  

Ces applications constituent de véritables modules destinés à renforcer l'engagement et la collaboration entre les différentes équipes. Nous vous les présentons brièvement ci-dessous : 

 

 

  • Viva Connections.

L'application permet à tous les utilisateurs de découvrir les dernières informations de l'entreprise, les communications et conversations les plus chaudes du moment, ainsi que des outils et ressources utiles grâce à un accès rapide personnalisable dans Teams. 

Un exemple ? Vous pouvez saisir un accès rapide à votre intranet SharePoint et accéder à tout son contenu sans jamais quitter Microsoft Teams. 

 

  • Viva Engage.

L'application permet de créer une communauté d'entreprise, donnant aux utilisateurs la possibilité de se connecter avec tous les membres de leur société. 

Dans un espace unique, doté de la communication en temps réel typique de Teams, chacun pourra partager des idées, poser des questions et participer à des discussions liées à des événements en direct et à des webinars d'entreprise.

Détail de l'écran Viva Connections

Détail de l'écran Viva Connections

 

  • Viva Insights.

La plateforme qui donne aux utilisateurs des suggestions personnalisées pour apprendre à mieux gérer leur temps, prendre soin de leur santé mentale et maintenir la communication avec leurs équipes. 

  • Viva Goals.

Le module qui aide l'entreprise à suivre ses objectifs de manière cohérente et collaborative afin d'aligner la vision et de coordonner les activités de tous ses collaborateurs. 
 

Suivi des objectifs avec Viva Goals

Suivi des objectifs avec Viva Goals

 

  • Viva Learning.

La plateforme qui apporte la formation professionnelle à Teams.De LinkedIn Learning à Microsoft Learn, en passant par des fournisseurs de contenu externes, les utilisateurs pourront suivre par eux-mêmes une myriade de cours sur une grande variété de sujets.
Mais la nouveauté la plus importante est l'introduction d'un nouveau modèle d'apprentissage : le social
learning.
 

 

  • Viva Topics.

Le système d'information qui étend les capacités de recherche de Microsoft Teams. 

Grâce à AI, votre entreprise peut diffuser des informations utiles sous forme d'onglets et de pages thématiques. Ainsi, les utilisateurs pourront effectuer des recherches par mots-clés dans tout l'espace Teams intégré et obtenir des fiches d'information avec de courtes descriptions, des liens rapides et des informations de contact. 

 

  • Viva Sales.

L'application dont les professionnels et les équipes de vente ont besoin. 

Avec cette plateforme CRM (gestion de la relation client) moderne, vous pouvez oublier les heures passées à collecter et à saisir des données sur les clients pour vous concentrer sur la poursuite de la relation avec eux. 

 

D'après notre brève présentation, il est clair que Microsoft Teams joue un rôle clé dans la nouvelle suite Microsoft 365. 

Ce n'est pas une surprise. 

En fait, vous avez peut-être déjà entendu l'expression "Teams as a platform". 

Cette définition fait précisément référence au nouveau rôle de l'application, qui vise à se transformer d'un simple portail de communication interne en une plateforme polyvalente capable de gérer d'autres tâches que l'envoi de messages de chat ou la programmation d'appels vidéo. 

Par exemple, Teams peut être utilisé pour créer, gérer et suivre des plans de travail partagés qui prennent en compte toutes les activités d'une équipe et les décomposent en étapes d'avancement bien définies. 

Cela est possible grâce à son intégration avec Microsoft Planner. 

Ou, comme prévu précédemment, vous pouvez connecter vos Teams à SharePoint pour importer des listes de ressources et de documents, des pages d'un site ou toutes les nouvelles de l'intranet. 

De cette façon, vous pouvez garder à portée de main les fichiers et les communications utiles pour organiser votre travail au sein d'un même espace numérique. 

Pour approfondir ce sujet, consultez notre article sur l'intégration entre Microsoft Teams et SharePoint Online. 

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Pour conclure l'aperçu de la suite Microsoft 365, nous ne pouvons nous empêcher de consacrer quelques mots à SharePoint. 

En fait, on pourrait dire que si Teams est conçu pour être le cœur du nouveau lieu de travail numérique, SharePoint est censé être l'élément vital qui le nourrit. 

Métaphore quelque peu mise de côté, nous voulons dire que SharePoint est la base de la création, du partage, du catalogage et de l'édition de documents et de contenus de communication qui seront ensuite diffusés et utilisés dans ses sites et dans l'application Teams. 

En termes de gestion des documents d'entreprise, SharePoint fournit des fonctionnalités cruciales telles que : 

  • Le cloisonnement en listes de fichiers et de fiches. 
  • Le catalogage avec des métadonnées. 
  • Les permissions des utilisateurs sur 9 niveaux. 
  • Les modifications en temps réel et collaboratives. 
  • L'historique contenant toutes les versions d'un fichier. 

Et bien d'autres choses encore. 

Du côté de la communication, en revanche, on trouve des fonctionnalités telles que la création de sites privés, dans lesquels diffuser la culture, les mises à jour, les services et les matériaux sur lesquels repose la vie de votre entreprise. 

Dans le cadre d'un intranet, en particulier, SharePoint vous permet de créer des messages d'actualité au design attrayant ou des pages thématiques dédiées à des initiatives spéciales ou à des départements ou sites spécifiques.. 

Pour approfondir ce sujet, nous vous recommandons de lire notre article sur SharePoint et ses 7 fonctionnalités clés. 

En somme, tout ce dont votre entreprise a besoin pour se numériser, se connecter avec ses collaborateurs ou enfin atteindre ces objectifs de productivité ambitieux est inclus dans la nouvelle suite Microsoft 365. 

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Giuseppe Marchi

Microsoft MVP pour SharePoint et Office 365 (maintenant appelé Microsoft 365) depuis 2010, Giuseppe a fondé Dev4Side et intranet.ai dans le but d'aider les entreprises à avoir un environnement de travail plus simple et plus efficace grâce aux technologies Microsoft. Il travaille en tant que Consultant pour tout ce qui concerne la collaboration, les portails intranet et les plateformes cloud de Microsoft.

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