Microsoft 365 Copilot Chat : définition et fonctionnalités

Qu'est-ce que Copilot Chat (ex-Business Chat) ?

Microsoft 365 Chat est le nouveau nom donné au chat de Microsoft 365 Copilot. Certains se souviendront du Business Chat, mais c'était le nom donné avant le lancement. Nombreux sont ceux qui l'appellent simplement Copilot Chat.

Quel que soit le nom utilisé, il s'agit toujours de l'espace personnel dont dispose chaque utilisateur ayant un accès Copilot pour interagir en privé avec l'IA de Microsoft. C'est donc l'endroit idéal, au sein de l'espace de travail numérique de l'entreprise, pour générer du contenu et du matériel utiles à son travail ou pour rechercher des informations.

Grâce à l'intégration avec l'ensemble de l'écosystème Microsoft 365, Chat agrège des données provenant de SharePoint, OneDrive, Teams et Outlook, ce qui permet d'apporter des réponses contextualisées et hautement personnalisées aux requêtes individuelles des utilisateurs.

Par exemple, nous pourrions utiliser Microsoft 365 Chat pour :

• Automatiser la création de rapports et de plans d'action.
• Demander une mise à jour des activités de nos collègues.
• Faire un résumé des nouvelles et des réunions importantes.
• Préparer des documents à présenter lors d'une prochaine réunion.
• Récupérer des informations, des contacts et des documents partagés.
• Etc.

Il est important de souligner que le contenu partagé ou généré dans Copilot Chat reste confiné dans le périmètre de sécurité de Microsoft 365, garantissant une confidentialité maximale des données d'entreprise et personnelles en conformité avec le cadre "Responsible AI" poursuivi par Microsoft.

Chat est conçu pour être accessible depuis n'importe quel appareil, permettant aux utilisateurs de travailler où qu'ils soient et quand ils le souhaitent. Mais comment y accéder ?

Il y a plusieurs façons d'y accéder, notamment via :

• microsoft365.com/chat ;
• les applications Microsoft 365 en version web, desktop et mobile ;
• Microsoft Teams, pour simplifier la collaboration avec les collègues ;
• Outlook, pour gérer les tâches et le contenu directement à partir du courrier.

 

Licences et conditions requises pour Copilot Chat

Pour accéder à Microsoft 365 Chat, les entreprises doivent remplir certaines conditions concernant les licences et la configuration de leur infrastructure informatique. En effet, il est important que le lieu de travail numérique soit préparé de la bonne manière pour garantir une mise en œuvre réussie de l'IA.

En ce qui concerne les licences, une entreprise doit souscrire à l'un des plans Microsoft 365 E3, E5, Business Standard ou Business Premium, auquel le module complémentaire Copilot doit être ajouté. Ce dernier est une licence supplémentaire spécifiquement destinée à l'accès à Microsoft 365 Copilot, qui doit être achetée séparément pour activer les fonctions d'intelligence artificielle intégrées au système.

Une fois les licences nécessaires achetées, il faut configurer le poste de travail numérique de l'entreprise en prêtant attention aux aspects suivants :

• Organisation des données de l'entreprise au sein des applications Microsoft 365, telles que SharePoint, OneDrive et Teams, pour permettre au Chat d'accéder à l'information de manière sécurisée et contextualisée.
  
  
• Gestion des identités et des accès, que nous recommandons de centraliser via Azure Active Directory, afin de réduire le risque d'accès non autorisé.
  
  
• Suivi par les administrateurs informatiques, qui peuvent utiliser les rapports du Centre d'administration Microsoft 365 pour vérifier les taux d'adoption et d'utilisation.
  
  

Si une entreprise ne dispose pas de l'expertise technique nécessaire pour configurer l'accès à Copilot Chat, la meilleure décision est de se tourner vers des experts tels que l'équipe d'intranet.ai, qui peut fournir un support spécialisé pour assurer l'adoption réussie de Copilot.

Grâce au programme Copilot Circle, les spécialistes d'intranet.ai peuvent guider les entreprises à chaque étape du processus d'adoption, de l'évaluation initiale des besoins à la configuration optimale du locataire Microsoft 365, en passant par la formation continue des utilisateurs grâce à l'accès aux webinaires, aux sessions de questions-réponses et à la communauté de pratique créée à cet effet dans Viva Engage.

L'objectif est de maximiser l'investissement dans Microsoft 365 et Copilot, en appliquant certaines bonnes pratiques :

• Planification progressive de la mise à disposition : commencer par un groupe pilote d'utilisateurs, sélectionnés dans des services clés tels que l'informatique, les ventes ou le marketing, qui peuvent bénéficier le plus des fonctionnalités du Chat et fournir des commentaires utiles pour une adoption plus large.
  
  
• Formation personnalisée : consacrer du temps à la préparation des utilisateurs en leur fournissant du contenu de formation et en organisant des ateliers pour qu'ils comprennent parfaitement la valeur de Microsoft 365 Chat et les meilleures façons de l'utiliser.
  
  
• Surveillance et optimisation : utiliser des outils d'analyse dédiés pour évaluer l'utilisation de Chat, en identifiant les domaines à améliorer et les problèmes communs aux utilisateurs.
  
  

C'est ainsi qu'une entreprise peut garantir l'accès à Copilot Chat, sans risque pour la sécurité de l'information et avec un retour sur investissement maximal.

Comme nous l'avons vu, cela dépend non seulement d'une bonne gestion d'un point de vue technique, mais aussi de la capacité à fournir un support continu et spécialisé pour aider les utilisateurs à adopter l'IA dans leurs activités quotidiennes.

Microsoft 365 Copilot Chat : quelles sont les principales fonctionnalités ?

Avec le Chat de Microsoft 365 Copilot, les utilisateurs ont accès aux mêmes fonctionnalités que celles offertes par Copilot dans leurs applications de travail. La principale différence entre Microsoft 365 Chat et le Chat dans Word ou Outlook, pour ne citer que ces deux plateformes, réside dans la possibilité de

• centraliser tous les contenus générés par les utilisateurs ;
• rechercher à partir d'un point unique le contenu de l'entreprise auquel on a accès.

Les études de Microsoft montrent que cette centralisation a eu un impact significatif sur la productivité, permettant aux utilisateurs d'économiser jusqu'à 30 % du temps qu'ils passeraient normalement à rechercher des informations dans les différentes applications de l'espace de travail numérique de l'entreprise.

Prenons deux exemples : avec Copilot Chat, un chef de projet peut demander un résumé des activités de son équipe sans avoir à chercher des mises à jour en passant d'Outlook à Teams ; tandis qu'un membre du service commercial peut récupérer des documents contractuels ou des analyses de marché partagés par e-mail ou par chat de groupe avec une simple requête.

Copilot Chat favorise donc également le bien-être des travailleurs, en réduisant le stress lié à la gestion fragmentée des informations nécessaires à l'accomplissement de leurs tâches.

Mais la centralisation n'est pas le seul point fort, car Microsoft 365 Chat offre d'importantes fonctionnalités supplémentaires en plus des fenêtres de conversation auxquelles nous accédons normalement dans nos applications de travail.

Voici un bref aperçu de ces fonctionnalités.

 

Aperçu du Chat de Copilot

Historique des conversations

Chaque conversation est enregistrée dans l’historique du Chat, offrant un système pratique et sécurisé pour gérer les interactions privées avec votre assistant virtuel.

Grâce à cette fonctionnalité, il est possible de :

• Retrouver les demandes effectuées sur une période pouvant aller jusqu’à 90 jours, en fonction des paramètres configurés par l’administrateur.
• Générer de nouveaux contenus basés sur les informations partagées dans les conversations précédentes.
• Démarrer une conversation totalement indépendante des échanges passés, afin de se concentrer uniquement sur les nouvelles demandes.

L’historique est accessible en cliquant sur les trois points en haut à droite de la barre de commande du chat, sous l’option "Chat de Copilot". Une fenêtre s’ouvre alors avec la liste des conversations personnelles ayant eu lieu avec l’IA, offrant la possibilité de les poursuivre, de les supprimer ou de reprendre exactement là où elles se sont arrêtées. Il est important de noter que l’historique est synchronisé entre tous les appareils connectés, garantissant une continuité de travail, y compris pour ceux qui travaillent en mobilité.

Comme mentionné précédemment, les conversations sont privées. Par conséquent, elles ne sont jamais partagées avec les collègues, même s’ils disposent eux aussi d’un accès à Copilot. Les administrateurs IT disposent par ailleurs de commandes supplémentaires, notamment la possibilité de configurer les paramètres relatifs à l’historique et de restreindre l’accès à certains contenus sensibles.

Une note sur les prochaines mises à jour : Microsoft travaille actuellement à améliorer encore la gestion de l’historique, en particulier avec l’introduction de nouvelles fonctionnalités de recherche permettant de filtrer les conversations par mots-clés, sujets ou dates spécifiques.

Chronologie des conversations dans le Chat de Copilot

Création de contenu

Il va sans dire que dans Copilot Chat, de nouveaux contenus peuvent être générés à partir des données stockées dans Microsoft 365. Chaque contenu est enrichi par des connaissances en IA et des documents joints, auxquels l'utilisateur peut accéder pour vérifier l'exactitude des réponses.

Mais Copilot Chat surmonte certaines limites importantes de Copilot dans les applications professionnelles. Par exemple, il peut intégrer le calendrier Outlook dans ses réponses, ou il est possible de rechercher du contenu dans des documents professionnels sans avoir à ouvrir le document et sans même savoir quel document contient l'information recherchée.

L'utilisateur peut ainsi inclure ses disponibilités dans les e-mails générés, afin d'optimiser l'organisation de réunions et d'événements. Le brouillon peut ensuite être importé en un clic dans Outlook pour être envoyé immédiatement.

Deux remarques importantes :

1. Copilot est capable de générer des sorties basées sur des informations partagées jusqu'à un maximum de 30 demandes. Au-delà de cette limite, Copilot vous demande d'ouvrir un nouveau chat.
2. Une vérification approfondie des autorisations de l'entreprise doit être effectuée pour éviter que Microsoft 365 Chat ne génère un contenu basé sur des données auxquelles l'utilisateur ne devrait pas avoir accès.

 

Créer du contenu dans le Chat de Copilot

Recherche d'informations

Copilot Chat améliore également la gestion des informations de l'entreprise, en permettant de gagner du temps dans les recherches et en fournissant un résumé rapide des informations dont vous avez besoin, le cas échéant. Par exemple, un résumé de ce qui a été convenu lors des réunions de la semaine.

Les informations peuvent être récupérées avec la possibilité d'obtenir des détails sur

• document dans les archives SharePoint ou OneDrive ;
• réunion programmée dans le calendrier personnel Outlook ;
• une conversation qui a eu lieu par e-mail ou par chat Teams ;
• une personne spécifique, comme les tâches effectuées ou les documents modifiés.

Les résultats fournis sont encore plus contextualisés en citant le point exact à partir duquel Copilot a obtenu les informations à l'origine de ses réponses. De cette manière, les utilisateurs ont la possibilité de vérifier la qualité de chaque résultat et d'apporter les modifications nécessaires en puisant l'information directement à la source.

À cet égard, les sources accessibles par Copilot sont les suivantes :

• OneDrive personnel, pour les fichiers privés de l'utilisateur ;
• l'intranet d'entreprise, pour les ressources publiées à l'échelle de l'organisation ;
• les sites SharePoint de l'entreprise, pour le contenu partagé dans les équipes de travail ;
• les courriels et les événements dans Outlook, pour les données personnelles et les calendriers partagés ;
• les groupes Teams auxquels l'utilisateur a accès, pour les conversations et les documents partagés.

Copilot combine ces sources avec des connaissances intégrées issues de l'entraînement de son algorithme d'intelligence artificielle. Ces connaissances, développées par Microsoft sur un large éventail de contenus d'information et de livres, n'accèdent pas aux données sensibles ou personnelles de l'organisation, mais forment la base grâce à laquelle Copilot est capable d'enrichir ses réponses en fournissant un contexte plus large.

Il est facile de distinguer si une réponse de Copilot provient de données d'entreprise ou de connaissances internes. Lorsque la réponse est basée sur des informations d'entreprise, elle inclut des références claires au document, à l'e-mail ou à l'événement utilisé comme source. À l'inverse, si la réponse provient des connaissances internes de l'algorithme, aucune référence spécifique n'est présente.

Microsoft veille à ce que l'ensemble du système fonctionne selon des normes strictes en matière de sécurité et de confidentialité. Les informations ne sont accessibles qu'aux personnes disposant des autorisations nécessaires, conformément au modèle d'autorisation des locataires de Microsoft 365, ce qui empêche toute fuite de données entre utilisateurs ou groupes non autorisés.

Cette approche permet aux organisations d'utiliser Copilot en toute sécurité, afin d'améliorer la productivité sans compromettre la confidentialité des données.

 

Recherche d'informations dans le Chat de Copilot

 

Nous arrivons au terme de notre tour d'horizon des fonctionnalités qui caractérisent Microsoft 365 Chat. Elles ne sont pas nombreuses, mais les trois fonctionnalités que nous avons vues apportent des résultats avérés en termes de productivité personnelle et globale au sein d'une organisation. Il ne faut cependant pas oublier que leur impact dépend fortement de l'adoption correcte de Copilot, ainsi que de la configuration correcte du lieu de travail numérique.

Sans une gestion attentive de ces deux aspects, le risque serait double : d'une part, des informations d'entreprise et personnelles pourraient être exposées à des utilisateurs sans les autorisations appropriées ; d'autre part, les travailleurs ne seraient pas en mesure d'utiliser au mieux ces fonctionnalités révolutionnaires, manquant tous les avantages qu'elles offrent pour améliorer la qualité de leur travail et de leur expérience au sein de l'entreprise.

Des fonctionnalités que nous passons brièvement en revue dans le tableau récapitulatif suivant.

 

Principales fonctionnalités de Microsoft 365 Copilot Chat

 

Fonctionnalités de Microsoft 365 Chat	Description
Historique des conversations	Chaque conversation est enregistrée dans l'historique de Copilot Chat. Les utilisateurs peuvent gérer les demandes adressées à l'IA par sujet, générer du contenu sur la base des informations partagées dans le passé etlancer de nouvelles conversations.
Création de contenu	Les utilisateurs peuvent générer de nouveaux contenus à partir de données stockées dans Microsoft 365, ce qui permet de surmonter certaines des limites de Copilot dans les applications professionnelles. Par exemple, Copilot Chat intègre le calendrier Outlook pour optimiser l'organisation des réunions.
Recherche d'informations	Les utilisateurs peuvent utiliser les mentions pour guider l'IA dans la recherche d'informations sur les personnes, les fichiers, les réunions et les conversations avec les collègues. Il est également possible de demander à Copilot de rechercher des informations sur le web.

Microsoft 365 Copilot Chat : différences avec le Chat dans Edge et sur Bing

Microsoft 365 Copilot n'est pas la seule application de l'intelligence artificielle générative dans l'univers Microsoft. Avec l'intégration de l'IA dans nos applications de travail, de nombreuses façons d'accéder au soutien de Copilot dans les tâches quotidiennes ont été introduites. Il s'agit notamment du chat Copilot dans Microsoft Edge et du chat sur Bing.

L'arrivée quasi simultanée de ces technologies a généré une certaine confusion parmi les utilisateurs, non seulement en raison de la différence de noms, mais aussi en raison des exigences, des licences et des fonctionnalités qui varient considérablement d'une technologie à l'autre.

Dans un souci de clarté et pour aider à choisir l'outil le mieux adapté à ses besoins, nous développons ici les principales différences entre Copilot Chat dans Microsoft 365 et les chats disponibles dans Edge et Bing.

 

Microsoft 365 Chat vs Chat dans Edge

Le Chat de Copilot dans Microsoft Edge offre un accès instantané à l'IA générative de Microsoft, conçue pour travailler avec des informations publiques provenant du web. Ce chat est accessible sans licence particulière et peut être utilisé par tout utilisateur disposant d'un navigateur compatible, tel que Edge ou Chrome.

Pour les utilisateurs professionnels, la connexion avec un compte professionnel entraîne l'application automatique des politiques de sécurité associées.

Microsoft 365 Chat, quant à lui, nécessite une licence Microsoft 365 avec le module complémentaire Copilot pour accéder à ses fonctionnalités. Cette solution n'utilise pas de données provenant du web, mais s'intègre directement aux apps Microsoft 365 telles que Word, Excel, PowerPoint, Outlook et Teams, en utilisant uniquement les données de l'entreprise accessibles à l'utilisateur. Nous clarifions les différences dans le tableau suivant.

 

Différences entre Microsoft 365 Chat et Chat in Edge

 

Fonctionnalité	Chat dans Microsoft Edge	Microsoft 365 Chat
Sources de données	Informations publiques sur le web	Données de l'entreprise auxquelles l'utilisateur a accès dans Microsoft 365
Intégration	Navigateur Microsoft Edge	Applications Microsoft 365
Focus	Recherche et génération de contenu à partir du web	Gestion et automatisation des processus d'entreprise
Sécurité	Garantie avec le compte d'entreprise	Basé sur les autorisations des locataires Microsoft 365
Licence requise	Aucune	Licence Microsoft 365 avec module complémentaire Copilot

Microsoft 365 Chat vs Chat sur Bing

Le Chat sur Bing, disponible sur bing.com, est une solution orientée vers la recherche pour générer du contenu basé sur des informations publiques sur le web. Comme Chat on Edge, il ne nécessite pas de licences spécifiques pour l'accès et, pour les utilisateurs accédant avec un compte professionnel, des politiques de sécurité sont appliquées pour protéger les données partagées.

Microsoft 365 Chat, en revanche, est conçu pour un contexte d'entreprise et est basé sur une licence Microsoft 365 avec l'ajout de Copilot. Cette exigence en fait une solution plus unique, conçue pour gérer et traiter les données au sein d'une organisation.

Voici un tableau récapitulatif des principales différences.

 

Différences entre Microsoft 365 Chat et Bing Chat

 

Fonctionnalité	Chat sur Bing	Microsoft 365 Chat
Source des données	Informations publiques sur le web	Données de l'entreprise accessibles dans Microsoft 365
Intégration	Bing.com	Applications Microsoft 365
Focus	Recherche et génération de contenu à partir du web	Gestion et automatisation des processus d'entreprise
Sécurité	Garantie avec le compte d'entreprise	Basée sur les autorisations des locataires Microsoft 365
Licence requise	Aucune	Licence Microsoft 365 avec module complémentaire Copilot

 

Voici donc comment différentes implémentations de la technologie générative de Microsoft basée sur l'IA répondent à différents besoins, avec un large éventail de fonctionnalités.

Microsoft 365 Chat est indispensable à l'environnement professionnel, grâce à sa capacité à intégrer des données dans les applications Microsoft 365 digital workplace. Il est idéal pour ceux qui recherchent une solution personnalisée et sécurisée pour simplifier leur travail.

D'autre part, les chats dans Edge et sur Bing sont utiles pour des tâches plus générales, telles que la recherche et le traitement d'informations rendues publiques sur le web. Leur accessibilité sans obligation de licence en fait des outils complémentaires à Microsoft 365 Chat, pour étendre les possibilités d'utilisation de l'intelligence artificielle en dehors de l'environnement de l'entreprise.

Il ne s'agit pas de choisir un produit à l'exclusion des autres. En utilisant ces solutions en synergie, il est possible de maximiser les bénéfices de l'IA générative de Microsoft, en assurant une productivité et une sécurité maximales dans n'importe quel contexte.

FAQ sur Microsoft 365 Chat

Qu'est-ce que Microsoft 365 Chat ?

Microsoft 365 Chat est le nom qu’a porté, pendant un certain temps, le Chat de Copilot, disponible dans Teams, sur microsoft365.com et sur copilot.microsoft.com pour les utilisateurs disposant d’une licence valide de Microsoft 365 Copilot.

Qu'est-ce que le Chat de Copilot (anciennement Business Chat) ?

Le Chat de Copilot est un espace personnel où les utilisateurs peuvent interagir avec l’IA de Microsoft. C'est l'idéale pour générer du contenu utile dans un environnement de travail numérique ou pour rechercher des informations dans vos données d’entreprise sous une forme conversationnelle.

Comment accéder au Microsoft 365 Chat ?

Vous pouvez y accéder via Microsoft365.com, via copilot.microsoft.com ou via Microsoft Teams, où elle est disponible en tant qu’application personnelle pour les utilisateurs disposant d’une licence Microsoft 365 Copilot.

Quelles sont les principales fonctionnalités de le Chat de Copilot ?

Le Chat de Copilot propose un historique des conversations, la création de contenus basés sur les données d’entreprise et la récupération rapide d’informations à partir des contenus d’entreprise.

Quelle est la différence entre Copilot Chat et le Chat dans Edge ou sur bing.com ?

Le Chat de Edge et de bing.com est axée sur la récupération d’informations depuis le web sous une forme conversationnelle, tandis que le Chat de Copilot s’intègre aux applications Microsoft 365 pour gérer directement les données d’entreprise, garantissant ainsi une productivité accrue.

Comment puis-je obtenir du support pour l’adoption de Microsoft 365 Copilot ?

Vous pouvez obtenir du support pour l’adoption de Copilot en contactant intranet.ai. Nous offrons des services personnalisés pour la migration des données vers le cloud Microsoft, l’évaluation de la sécurité et des permissions, la formation des utilisateurs et le développement d’extensions pour enrichir les fonctionnalités de Microsoft 365 Copilot. Nous gérons également une communauté de pratique où vous pouvez poser toutes vos questions et recevoir des réponses de nos experts.