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Microsoft Viva Learning: comment introduire la formation dans Teams

Viva Learning fait partie de l'univers Microsoft Viva.

Son objectif est de révolutionner la formation en entreprise, en la rendant plus accessible, organisée et sociale. Comment?

Découvrons-le ensemble!

Qu'est-ce que Viva Learning de Microsoft

Conçu pour être le centre de formation numérique des entreprises, Viva Learning représente l'un des principaux modules de la suite Microsoft Viva.

Cet outil a été créé pour collecter et diffuser des contenus e-learning d'entreprise ou non, simplifiant ainsi le développement professionnel des employés au sein d'une plateforme unique de travail et de collaboration.

Vous l'avez probablement déjà deviné: il s'agit d'une application personnelle pour Microsoft Teams.

Qu'est-ce qu’intranet.ai ?

C'est un intranet d'entreprise prêt à l'emploi,
conçu pour réduire les coûts et le temps de mise en œuvre en fournissant un lieu de travail numérique réellement moderne et collaboratif.

  • Le prix de départ est de 2 450€ pour un intranet entièrement équipé
  • Plus de 20 applications dont la recherche intelligente, la gestion des documents, les actualités, les notifications push et my workplace
  • 100% intégrées à SharePoint Online et Microsoft 365

Viva Learning s'inscrit dans l'univers de Teams pour l'enrichir de ses propres fonctionnalités et tirer parti du concept de "Teams as a platform".

Cette suite de mots fait référence à l'idée, ou plutôt à la philosophie qui conçoit Microsoft Teams non seulement comme une application de communication en temps réel - avec ses fameux appels vidéo, le chat et les groupes de travail - mais aussi, et surtout, comme un vaisseau prêt à accomplir une myriade de tâches supplémentaires grâce à l'intégration avec des outils Microsoft et tiers.

Pensez à Planner, par exemple, et à la façon dont sa relation avec Teams permet de concevoir et de gérer de multiples plans de travail au sein desquels les équipes de l'entreprise interagissent quotidiennement.

Ou encore prenez le cas de SharePoint: son union avec Teams permet aux utilisateurs d'organiser des fichiers et des documents dans des référentiels spécifiques à leurs groupes et à leurs canaux de travail, ainsi que d'accéder au contenu de l'intranet de l'entreprise sans jamais entrer directement dans SharePoint.

 

Pour aller plus loin sur ce sujet, consultez notre article sur les avantages de l'intégration de Microsoft Teams et SharePoint Online.

 

Viva Learning s'inscrit dans ce mouvement, initié par la maison mère, visant à révolutionner l'environnement de travail numérique des entreprises, à une époque où ce dernier joue un rôle de plus en plus crucial dans leurs stratégies de croissance et d'expansion. Mais ce n'est pas tout.

Le cœur de cette nouvelle approche du travail en ligne est d'améliorer l'expérience de l'utilisateur, en l'aidant à travailler de manière plus productive, et à établir une relation de qualité avec son organisation.

Voyons donc quelles sont les caractéristiques qui font de Viva Learning un outil unique et essentiel pour votre lieu de travail numérique.

Quelles sont les principales caractéristiques de Viva Learning

Commençons par dire que votre entreprise peut intégrer Viva Learning dans son espace de travail numérique en achetant n'importe quelle licence Microsoft 365.

Cependant, nous devons souligner que vous n'aurez accès qu'aux fonctionnalités de base avec les licences Business ou Enterprise.

Par conséquent, pour libérer tout le potentiel de Viva Learning, il faut acheter l'un des types de licences suivants:

  • Microsoft Viva Learning, actuellement à 3,40 euros par utilisateur/mois.
  • Microsoft Viva product family, actuellement à 7,60 euros par utilisateur/mois.

Maintenant que nous avons abordé comment votre entreprise peut utiliser Viva Learning, explorons les fonctionnalités de base et avancées de l'application pour Microsoft Teams.

La fonctionnalité de base de Viva Learning

Depuis votre propre application Teams, vous pouvez accéder à Viva Learning en cliquant sur les trois points en bas du menu de navigation latéral.

Accéder à Viva Learning depuis l'interface Microsoft Teams

Accéder à Viva Learning depuis l'interface Microsoft Teams


Une fois sur la page d'accueil, Viva Learning vous permettra de localiser, partager et consommer un large éventail de contenus de formation*.

*N'oubliez pas que votre entreprise doit d'abord vous donner l'autorisation d'utiliser la plateforme.

Avec la version de base, vous disposez de contenus provenant de trois catégories de fournisseurs:

  • LinkedIn Learning.

Plus précisément, environ 120 cours professionnels sont proposés avec un large éventail de sujets, allant de sujets tels que la cybersécurité et le montage vidéo à la rédaction d'entreprise et au blogging.

Pour débloquer l'intégralité de la bibliothèque de plus de 16 000 cours en ligne de LinkedIn, votre entreprise doit acheter la licence propre à la plateforme, LinkedIn Premium, pour chaque utilisateur qu'elle souhaite activer.

  • Microsoft Learn.

Le portail e-learning emblématique de Microsoft propose des cours interactifs pour apprendre à utiliser ses produits et services, notamment Azure, Power Platform et Dynamics.

Son offre de formation comprend plus de 80 heures d'activités dans 23 langues différentes et constamment mises à jour, suivant les dernières nouveautés de l'univers Microsoft.

  • SharePoint.

L'outil Microsoft 365 est utilisé pour stocker, organiser et partager (également) sur Viva Learning les supports de formation en ligne créés par votre entreprise.

Détails des cours LinkedIn et Microsoft Learn

Détails des cours LinkedIn et Microsoft Learn


Afin d'activer par défaut le partage par ces fournisseurs, les utilisateurs admins doivent les activer dans les paramètres de Microsoft 365. En fait, cela a été annoncé, mais la gestion spécifique des modules Microsoft Viva n'est pas encore disponible.

Les admins doivent donc se rendre dans "Org settings" puis "Viva Learning", depuis lesquels ils devront cocher la case des fournisseurs souhaités. De cette manière, leur contenu sera affiché et catalogué sur la page d'accueil de la plateforme.

Permission de contenu aux fournisseurs de Microsoft 365

Permission de contenu aux fournisseurs de Microsoft 365


Toutefois, une mention spéciale doit être faite pour SharePoint.

Afin de visualiser le contenu stocké sur l'un de ses sites, l'URL doit être saisie dans le champ d'activation du fournisseur.

Une fois Viva Learning connecté à un site SharePoint, un dossier intitulé "Company Learning Materials" et une liste appelée "Learning App Content Reposit" y sont automatiquement créés.

Ces référentiels abritent tout le contenu à partager avec le réseau de l'entreprise par le biais de Viva Learning.

Il est important de noter que vous pouvez y placer des fichiers et des dossiers provenant de tous vos sites SharePoint.

De plus, vous pouvez personnaliser les documents en insérant un lien vers une image de couverture ou encore des tags de catégorie qui seront davantage exploités par Viva dans un avenir proche.

En effet, la recherche par tags de contenu sera améliorée afin que vous puissiez trouver rapidement du matériel intéressant pour votre formation dans tout l'espace Microsoft Teams.

Détail du dossier du matériel pédagogique de l'entreprise

Détail du dossier du matériel pédagogique de l'entreprise


Il convient toutefois de rappeler que seuls les utilisateurs disposant de certains niveaux de permission peuvent ajouter et modifier du contenu sur le site SharePoint lié à Viva Learning. Parmi les permissions les plus appropriées figurent le Contrôle Total ou la Collaboration.

Ainsi, la gestion de la formation en entreprise est non seulement centralisée, mais aussi plus sûre et organisée.

 

Pour aller plus loin au sujet des permissions sur SharePoint, nous vous recommandons de consulter notre article sur SharePoint Online et ses 7 fonctionnalités clés.

 

Au-delà de la gestion et de l'activation des fournisseurs et de leur contenu, voyons quelles fonctionnalités Viva Learning offre pour construire et partager votre propre parcours de formation.

Dans l'interface pour chaque élément de contenu, des cours aux présentations PPT, il y a trois commandes principales par défaut:

  • "Partager".

Grâce à cette fonctionnalité, vous avez la possibilité de partager un contenu avec votre équipe de travail ou un collègue en particulier.

Pour ce faire, Viva Learning envoie dans le chat individuel ou collectif de Teams une carte personnalisable, qui affichera l'image de couverture, le titre du cours ou du fichier, la date limite à laquelle vous devez consulter le contenu (facultatif) et un commentaire de votre part (également facultatif).

  • "Bookmark".

En cliquant sur l'icône typique des signets, vous pouvez enregistrer tout contenu que vous souhaitez consulter ultérieurement dans votre espace personnel, appelé "My Learning".

  • "Add to Calendar".

Cette commande sera essentielle pour vous aider à organiser des moments de formation dans vos semaines de travail chargées.

En effet, l'ajout de contenu à votre calendrier Teams vous permettra de garder une trace des pauses dédiées à votre développement de compétences sans vous laisser distraire par des appels ou d'autres rendez-vous.

De plus, vous recevrez une notification de l'application vous rappelant d'arrêter le flux de vos activités pour vous concentrer sur votre parcours de développement personnel.

Interface de contenu Viva Learning

Interface de contenu Viva Learning

 

 

Fonctionnalité "Add to Calendar"

Fonctionnalité "Add to Calendar"


Enfin, Viva Learning vous demandera toujours d'évaluer le contenu que vous consommez sur une échelle de 5 étoiles.

Il s'agit d'un système important pour orienter le choix des utilisateurs vers le contenu le plus aimé et apprécié par la communauté.

 

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Les fonctionnalités avancées de Viva Learning

Comme nous l'avons mentionné, Viva Learning se compose de certaines fonctionnalités qui ne sont pas disponibles dans les licences génériques de Microsoft 365, mais que l'on retrouve dans les deux licences "Viva Learning" (spécifique au produit) et "Microsoft Viva Product Family" (package complet avec les outils de la suite).

Cependant, vous ne savez peut-être pas quelles sont les différences entre la version par défaut et la version avancée de Viva Learning.

En commençant par les fournisseurs de contenu, la première fonction avancée qui vous est proposée est la possibilité d'inclure des plateformes EMS (E-learning Management System) tierces.

L'utilisateur administrateur peut alors activer l'intégration des cours de Coursera, Udemy, edX et Pluralsight, pour n'en citer que quelques-uns.

En outre, la version complète de Viva Learning peut se transformer en un outil vraiment utile entre les mains des chefs de projet.

En effet, ils peuvent tirer parti de deux commandes spécifiques:

  • "Recommandé".

La fonction qui permet de mettre en évidence le contenu jugé le plus utile ou important pour l'ensemble du réseau d'utilisateurs.

  • "Manage".

C’est l'onglet au sein de Viva Learning qui permet non seulement d'afficher tous les contenus recommandés, mais aussi le statut concernant leur consommation par les utilisateurs cibles.

Ainsi, l'entreprise ou les responsables individuels peuvent s'assurer que leurs équipes disposent des ressources nécessaires pour continuer à faire évoluer leurs compétences et leurs connaissances en suivant leurs progrès.

Une fois de plus, l'envoi de tonnes d'emails est remplacé par une interface intégrée avec Microsoft 365 et les outils Viva pour aboutir finalement à la numérisation de l'ensemble de l'entreprise et de ses processus fondateurs.

Social Learning: la nouvelle formation en entreprise

Nous avons vu ce qu'est Viva Learning et quelles fonctionnalités elle peut offrir à votre organisation. Cependant, nous n'avons toujours pas dit quel est l'objectif de cette application.

L'intégration avec Microsoft Teams pourrait nous amener à penser que son but est de rendre la formation en entreprise plus dynamique, et mieux organisée dans les agendas déjà chargés des employés.

Et c'est vrai, mais ce ne serait pas la véritable raison pour laquelle elle a été conçue.

Le but ultime de Viva Learning est, en fait, d'apporter aux entreprises une nouvelle façon de faire de la formation.

Il existe une définition précise pour exprimer ce concept: le Social Learning.

L'apprentissage social est une méthodologie qui repose sur trois actions principales que les utilisateurs doivent pouvoir réaliser dans leur espace numérique de formation:

  1. Accéder à la formation de manière autonome, en personnalisant son propre parcours.
  2. Partager et évaluer le matériel proposé sur la plateforme.
  3. Créer et diffuser leurs propres contenus dans la communauté.

Si vous prenez un moment pour réfléchir aux fonctionnalités décrites jusqu'ici, vous comprendrez comment Microsoft a fourni une application complète et intuitive pour répondre aux trois critères du Social Learning.

L'apprentissage professionnel n'est plus un chemin unique de la direction vers tous les employés de l'entreprise.

Viva Learning change le paradigme traditionnel et permet à tous les utilisateurs de se motiver mutuellement et de prendre la responsabilité de leur propre croissance.

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Giuseppe Marchi

Microsoft MVP pour SharePoint et Office 365 (maintenant appelé Microsoft 365) depuis 2010, Giuseppe a fondé Dev4Side et intranet.ai dans le but d'aider les entreprises à avoir un environnement de travail plus simple et plus efficace grâce aux technologies Microsoft. Il travaille en tant que Consultant pour tout ce qui concerne la collaboration, les portails intranet et les plateformes cloud de Microsoft.

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