SharePoint Document Library : création et bonnes pratiques

Les bibliothèques de documents sont l'une des fonctionnalités les plus importantes de Microsoft SharePoint, car elles sous-tendent les capacités de gestion des documents de la plateforme et permettent aux utilisateurs de stocker des informations et des documents dans le cloud Microsoft 365.

Dans cet article, nous allons voir ce que sont les bibliothèques de documents dans SharePoint, quels types sont disponibles dans la nouvelle Expérience moderne, quelles sont les limites à prendre en compte et, surtout, quelles sont les étapes et les meilleures pratiques à suivre pour créer une bibliothèque de documents SharePoint.

SharePoint Document Library : qu'est-ce que c'est ?

Les bibliothèques de documents constituent l'une des principales fonctionnalités de SharePoint en tant que système de gestion documentaire. En effet, elles permettent de stocker des informations, des contenus multimédias et des documents dans le cloud Microsoft 365, en simplifiant leur recherche par les utilisateurs grâce à la personnalisation des métadonnées et en garantissant leur confidentialité dans la phase de collaboration grâce au système articulé de permissions qui caractérise SharePoint et toutes les autres applications de la suite.

 

Pour plus d'informations, consultez notre article sur l'utilisation de
SharePoint comme système de gestion de documents.

 

Une bibliothèque de documents est un lieu sécurisé au sein de l'espace de travail numérique de l'entreprise où vous pouvez collaborer en temps réel avec des collègues (ou même des personnes extérieures à l'organisation) pour créer, éditer, réviser et archiver des documents. Ces derniers sont saisis ou créés directement dans une bibliothèque, puis organisés par le biais d'une division en dossiers ou avec la seule utilisation de métadonnées, c'est-à-dire les informations contextuelles (auteur, date de création, statut d'approbation, etc.) capables de simplifier à la fois le catalogage et la récupération des fichiers à partir de n'importe quel point d'entrée dans l'environnement Microsoft 365.

En plus des métadonnées, les bibliothèques de documents offrent des fonctionnalités telles que :

• La création de nouveaux documents à partir de modèles personnalisés
• Suivi des modifications via l'historique des versions
• Gestion de l'accès par fichier individuel, dossier ou bibliothèque entière
• L'édition en mode co-auteur

Les bibliothèques de documents permettent ainsi de centraliser la gestion des documents d'entreprise pour simplifier les activités d'une équipe, d'un département ou de l'ensemble de l'organisation, en remplaçant l'envoi constant d'e-mails et en minimisant les risques de sécurité pour les données partagées.

SharePoint Document Library : quels sont les types existants ?

Depuis l'introduction de SharePoint Modern Experience, les différences entre les types de bibliothèques de documents disponibles ont commencé à s'estomper. En effet, il est désormais possible de créer une bibliothèque vide et de la personnaliser à sa guise en termes de colonnes, d'affichage des documents et d'autres fonctionnalités qui étaient auparavant préconfigurées dans des modèles spécifiques.

Parmi ces modèles, il y a sept types principaux que nous pouvons encore identifier dans SharePoint et qui sont divisés entre l'expérience moderne et l'expérience classique. Nous les verrons en détail ci-dessous.

Types de bibliothèques de documents dans l'expérience moderne de SharePoint

L'expérience moderne de SharePoint est conçue pour simplifier la création de sites plus attrayants et plus réactifs en proposant un contenu graphique et déjà adapté aux mobiles. Elle diffère également de l'expérience classique en ce que l'architecture de l'information de chaque site est plus flexible. Par exemple, chaque site peut être associé à un hub pour permettre le partage d'éléments tels que la navigation sans la rigidité des hiérarchies traditionnelles.

Ainsi, parmi les changements apportés par Modern Experience figurent les bibliothèques de documents avec la définition de quatre modèles de base :

1. Document Library, le modèle standard que SharePoint rend immédiatement disponible lors de la création d'un nouveau site pour gérer les documents d'entreprise.
   
   
2. Site Assets Library, le deuxième modèle de base où sont rassemblés les contenus nécessaires à la construction et à la personnalisation du site (logos, images d'entreprise, etc.).
   
   
3. Site Pages Library, la bibliothèque qui héberge l'ensemble des pages du site SharePoint. Une particularité de ce modèle réside dans l'impossibilité de charger du contenu par les utilisateurs, même s'ils sont administrateurs. En fait, cette bibliothèque ne contient que des éléments générés automatiquement, qui dépendent du nombre de pages créées dans le site.
   
   
4. Style Library, où le système stocke les fichiers .CSS, les fichiers .XSL et même les images utilisées pour personnaliser la mise en page d'une page. Lorsqu'un thème SharePoint personnalisé est créé ou déployé, les principaux styles et fichiers sont automatiquement stockés dans cette bibliothèque. Vous pouvez en outre télécharger directement de nouveaux fichiers de style.
   
   
5. Form Template Library, présente en tant que sous-rubrique de la bibliothèque de documents créée par défaut. Elle est utilisée pour gérer un groupe de formulaires commerciaux basés sur le langage XML.

 

Bibliothèques de documents modernes dans SharePoint

Types de bibliothèques de documents dans l'expérience classique de SharePoint

L'expérience classique de SharePoint est le cadre original de la plateforme, caractérisé par une structure hiérarchique composée de collections de sites et de sous-sites, qui disposent d'un système de navigation, de permissions et de configuration hérité. Contrairement à l'expérience moderne, les pages classiques offrent une expérience moins interactive, moins flexible et moins réactive sur les appareils mobiles. La recherche d'informations et l'intégration de flux automatisés semblent également plus rigides.

Toutefois, certains éléments de l'expérience classique ont été incorporés dans l'expérience moderne. Parmi ceux-ci, nous trouvons deux types particuliers de bibliothèques de documents :

1. Picture Library, dédiée exclusivement à la collecte d'images. Elle offre des fonctionnalités telles que la prévisualisation, l'édition et le téléchargement de graphiques archivés.
   
   
2. Wiki Page Library, utile pour créer un réseau interconnecté de pages d'information. Il s'agit d'un modèle intéressant, mais malheureusement dépassé et de moins en moins utilisé par les entreprises.

Les limites d'une bibliothèque de documents SharePoint

Outre la limitation de l'espace de stockage dans le locataire SharePoint (abordée dans notre article sur Microsoft 365 Archive), il existe des limitations spécifiques pour les listes et les bibliothèques de documents au sein d'un site.

Tout d'abord, vous pouvez stocker jusqu'à 30 millions d'éléments par liste ou bibliothèque.

Mais attention : lorsque plus de 5 000 éléments sont saisis, SharePoint bloque automatiquement certaines fonctionnalités de gestion de contenu, telles que :

• L'affichage de plus de 5 000 éléments dans une seule vue.
• L'extraction de plus de 5 000 éléments par le biais d'une seule requête.
• L'ajout de nouvelles colonnes de métadonnées dans une liste ou une bibliothèque contenant plus de 5 000 éléments.

Au-delà de 100 000 éléments, il devient impossible de mettre fin à l'héritage des autorisations dans une liste, une bibliothèque ou un dossier. Toutefois, l'héritage peut être interrompu au niveau des fichiers individuels, jusqu'au nombre maximum d'autorisations uniques.

À cet égard, la limite des autorisations uniques prises en charge dans SharePoint est de 50 000. Microsoft recommande toutefois de s'en tenir à la limite de 5 000.

Une dernière limitation : SharePoint prend en charge la création d'un maximum de 2 000 listes et bibliothèques combinées par collection de sites unique (y compris les sites principaux et les sites secondaires).

Comment créer une bibliothèque de documents dans SharePoint

Chaque fois qu'un nouveau site est créé dans SharePoint Online, une bibliothèque de documents nommée "Documents" est automatiquement créée et visible dans la barre latérale gauche.

En accédant à cette bibliothèque, l'utilisateur a la possibilité de créer un nouveau contenu à l'aide de la commande "Nouveau". Outre la création de contenu à partir de zéro, un certain nombre de modèles sont mis à disposition pour accélérer le processus de création et peuvent être personnalisés pour répondre aux besoins spécifiques de l'entreprise, d'un département ou d'une équipe de projet.

La commande "Nouveau" propose également l'option "Dossier" qui permet de créer une structure hybride, composée de dossiers qui peuvent être enrichis par l'ajout de métadonnées personnalisées.

 

Options pour créer du nouveau contenu dans une bibliothèque de documents SharePoint

 

Outre la création de documents et de dossiers directement dans la bibliothèque, l'utilisateur peut également décider d'importer localement dans SharePoint des fichiers se trouvant sur l'ordinateur. Pour ce faire, il suffit d'utiliser la commande "Upload" à côté de "New"

Tout comme la commande "Upload", il est également possible de télécharger des modèles personnalisés qui sont ajoutés au menu déroulant de la commande "New".

 

Options pour importer du contenu dans une bibliothèque de documents SharePoint

 

Pour télécharger un fichier de son PC vers une bibliothèque de documents dans SharePoint, l'utilisateur peut également effectuer une action de glisser-déposer. Il peut alors faire glisser le fichier qui l'intéresse depuis le dossier local où il est stocké jusqu'à l'écran principal de la bibliothèque. Une fois le fichier relâché, le système se charge de le charger tout seul, sans qu'il soit nécessaire d'utiliser une commande spéciale.

Dans le cas d'un fichier de poids important, l'utilisateur peut vérifier l'état du chargement dans la barre appropriée située dans le coin supérieur droit. Il s'agit d'une fonctionnalité importante à noter, car SharePoint permet de télécharger des documents pesant jusqu'à 100 Go.

 

Statut de chargement pour un nouveau document dans une bibliothèque SharePoint

 

Lorsqu'un nouveau fichier est téléchargé depuis votre ordinateur, vous devez toujours faire attention au processus de synchronisation. En effet, SharePoint crée une copie à stocker dans ses bibliothèques de documents et dans l'environnement intégré Microsoft 365, qui n'est pas synchronisée par défaut avec le fichier original qui se trouve encore sur votre ordinateur.

Si des modifications sont apportées au fichier au sein de la bibliothèque, il faut garder à l'esprit que le fichier lié localement n'est pas mis à jour. Il devient alors une version obsolète.

Toutefois, si l'utilisateur fait partie de l'abonnement Microsoft 365 d'une entreprise ou d'un établissement d'enseignement, ou s'il a accès à SharePoint Server 2019 et Teams, il a la possibilité de synchroniser les fichiers Microsoft SharePoint et Teams avec un dossier sur son ordinateur.

Il peut ainsi utiliser les versions les plus récentes des documents et les modifier même en l'absence de réseau wi-fi. Une fois la connexion rétablie, les modifications sont automatiquement transférées de la bibliothèque vers le dossier local, et inversement.

Voici les étapes à suivre pour mettre en place la synchronisation entre votre PC et une bibliothèque de documents :

1. Appuyez sur l'icône de démarrage de l'application SharePoint dans le coin supérieur gauche.
2. Sélectionnez l'élément "SharePoint", puis le site contenant les fichiers que vous souhaitez synchroniser.
3. Sélectionnez l'élément "Documents" pour synchroniser l'ensemble de la bibliothèque ou choisissez des dossiers individuels qui en font partie.
4. Sélectionnez la commande "Synchronisation".

La bibliothèque ou les fichiers sélectionnés sont alors automatiquement synchronisés avec un dossier de votre ordinateur, nommé comme suit : "%userprofile%\Contoso" (en prenant l'exemple de votre entreprise qui s'appelle Contoso).

Une dernière remarque concernant la synchronisation : si une icône de cadenas apparaît sur les fichiers synchronisés dans l'explorateur de fichiers, cela signifie que les fichiers sont synchronisés en lecture seule. Cela signifie que vous ne disposez pas des autorisations nécessaires pour modifier les fichiers, que la collection doit être extraite ou qu'elle comporte des colonnes ou des métadonnées obligatoires. Dans tous les cas, si ces fichiers sont modifiés sur l'ordinateur, les changements ne seront pas synchronisés dans SharePoint. Pour résoudre ce problème, vous devez contacter l'administrateur et obtenir les autorisations nécessaires.

En ce qui concerne les autorisations, tous les documents et dossiers créés dans une bibliothèque de documents sont visibles par défaut par les personnes disposant d'autorisations. Le fait de disposer d'une certaine autorisation place les utilisateurs dans certains groupes d'accès qui peuvent ou non effectuer des actions d'édition dans le site. En particulier :

• Les personnes disposant de l'autorisation "Aucun contrôle" appartiennent au groupe des "Visiteurs du site" et ne peuvent que lire le contenu de la bibliothèque.
• Les personnes disposant de l'autorisation "Contrôle limité" font partie du groupe des "Membres du site" et sont limitées à la lecture et à la modification du contenu d'une bibliothèque.
• Les personnes disposant de l'autorisation "Contrôle total" sont placées dans le groupe des "Propriétaires du site".

Ce dernier groupe est responsable de la gestion du site SharePoint où se trouve la bibliothèque de documents, et tous ses membres ont donc le pouvoir non seulement d'afficher, de modifier ou de supprimer le contenu d'une bibliothèque, mais aussi d'attribuer des autorisations à d'autres membres.

 

Fenêtre d'attribution des autorisations dans une bibliothèque de documents SharePoint

 

Une fois l'autorisation d'édition accordée, des modifications peuvent être apportées au contenu d'une bibliothèque de documents grâce à l'intégration de SharePoint avec les applications Office 365. Par exemple, un document Word est ouvert par défaut dans l'application en ligne Microsoft Word.

Si l'utilisateur souhaite utiliser toutes les capacités d'édition de la plateforme (par exemple, Word), il peut passer directement à l'application de bureau via la commande "Ouvrir dans l'application de bureau". Toujours grâce à l'intégration profonde avec SharePoint, les modifications apportées dans l'application de bureau sont automatiquement sauvegardées dans la bibliothèque de documents où se trouve le document.

Pour analyser l'évolution d'un document à la suite de modifications apportées par vous-même ou par des collègues, SharePoint propose la fonction "Historique des versions". En sélectionnant cette commande, vous accédez à la fenêtre de l'historique des versions où vous pouvez consulter des informations sur l'historique d'un document, telles que :

• le numéro de version
• la date de modification
• l'utilisateur qui a effectué la modification
• le poids de la version
• les commentaires éventuels

 

Fenêtre avec l'historique des versions d'un fichier dans une bibliothèque SharePoint

 

Un autre aspect qui mérite d'être exploré lors de la création d'une bibliothèque de documents dans SharePoint concerne la personnalisation des métadonnées, c'est-à-dire les informations nécessaires pour cataloguer et indexer les fichiers dans la bibliothèque de documents dans Microsoft 365.

Il faut sélectionner la commande "Ajouter une colonne" au sein d'une bibliothèque de documents et choisir le type de colonne le plus adapté pour enrichir la structure des métadonnées des documents archivés. On retrouve les mêmes types de colonnes dans la création d'une liste SharePoint.

 

Pour en savoir plus, nous vous conseillons de lire notre article sur
la création d'une liste dans SharePoint Online.

 

Dans l'article en lien, vous trouverez toutes les informations nécessaires pour structurer les métadonnées d'une bibliothèque de documents en choisissant parmi les colonnes mises à disposition et les options disponibles pour configurer leurs valeurs.

Pour conclure ce tour d'horizon, nous vous proposons ci-dessous un tableau résumant les fonctionnalités clés d'une bibliothèque de documents dans SharePoint.

 

 

SharePoint Document Library : les fonctionnalités clés

 

Fonctionnalité d'une bibliothèque SharePoint	Description de la fonctionnalité
Stockage centralisé	Fournit un point de collecte unique pour les documents d'entreprise, éliminant la nécessité de rechercher des fichiers dans des dossiers imbriqués, facilitant la collaboration dans la gestion des archives et garantissant la confidentialité des informations.
Archivage des documents	Permet à une seule personne à la fois de modifier un fichier, évitant ainsi les écrasements accidentels.
Utilisation de métadonnées	Permet de classer les documents par auteur, département ou type de fichier, tout en simplifiant leur recherche dans SharePoint et l'environnement Microsoft 365.
Intégration de flux de travail automatisés	Permet l'automatisation de processus tels que l'approbation de documents, la gestion de la soumission pour examen et l'approbation par des utilisateurs individuels ou des groupes autorisés.
Sécurité	Restreint l'accès aux documents en fonction des autorisations attribuées dans SharePoint, garantissant la confidentialité des données et permettant aux administrateurs de configurer les paramètres de sécurité.
Gestion des droits de l'information	Fournit des contrôles supplémentaires pour les documents hautement confidentiels, tels que la restriction de la copie, de l'impression ou de l'édition sur la base d'un fichier.
Accessibilité mobile	Permet d'accéder aux documents, de les éditer et de les gérer depuis n'importe où via l'application mobile SharePoint.
Synchronisation	Permet de synchroniser une bibliothèque entière, des dossiers ou des fichiers individuels avec votre ordinateur, afin de travailler sur la version la plus récente et de transférer les modifications effectuées hors ligne vers la bibliothèque où le document est stocké, une fois la connexion internet rétablie.

Bonnes pratiques pour la gestion des bibliothèques de documents SharePoint

Maintenant que nous avons vu les aspects les plus importants de la création et de la configuration d'une bibliothèque de documents dans SharePoint, nous pouvons parler des meilleures pratiques.

Il s'agit de quelques conseils et points d'attention qu'il convient d'intégrer aux étapes vues dans le chapitre précédent afin d'obtenir une bibliothèque de documents bien organisée et fonctionnelle. Voyons-les ci-dessous.

 

 

1. Déterminer l'emplacement de la bibliothèque

Après avoir identifié le type et le nombre de bibliothèques documentaires nécessaires à la gestion des documents dans l'espace de travail numérique de l'entreprise, il est nécessaire de déterminer sur quel site créer chacune d'entre elles. Par exemple, une bibliothèque destinée à la publication et au partage de contenu avec des personnes extérieures à l'organisation doit être créée dans un site spécifique à la communication externe plutôt que d'être placée sur un site d'équipe ou un intranet.

 

 

2. Planifier le flux de contenu

Lorsque vous créez vos bibliothèques de documents dans un site SharePoint, vous devez planifier le flux de contenu de la bibliothèque vers une autre destination (par exemple, une deuxième bibliothèque ou un autre site). SharePoint propose les méthodes suivantes pour déplacer le contenu :

• Intégration de flux automatisés qui déplacent ou copient le contenu d'un site ou d'une bibliothèque vers un autre emplacement dans SharePoint. Un flux peut guider un document à travers un processus personnalisé, en assignant des tâches aux utilisateurs lorsque leur rôle dans le cycle de vie du document devient actif. Un exemple est le flux qui gère l'approbation d'un document, qui est automatiquement stocké dans une bibliothèque spécifique si le processus est réussi.
  
  
• Copier un document dans une bibliothèque sur n'importe quel site pour lequel l'utilisateur dispose d'une autorisation de création et de modification. La relation entre le document original et la copie reste intacte, de sorte que cette dernière peut être mise à jour si nécessaire.
  
  
• Envoyer du contenu vers le site de records management à l'aide de l'interface utilisateur SharePoint, d'un workflow ou d'une solution personnalisée basée sur le modèle d'objet SharePoint Server (valable uniquement pour SharePoint Server 2016 et SharePoint Server 2013).
  
  
• Copier ou déplacer manuellement le contenu d'une bibliothèque de documents vers un autre emplacement dans SharePoint à l'aide de dossiers Web ou de lieux réseau.

Il convient de souligner que la mise en œuvre d'un flux automatisé est une meilleure pratique qui ne doit pas être sous-estimée dans la gestion des bibliothèques de documents SharePoint. Malgré les avantages évidents en termes de gain de temps et de productivité, les entreprises qui choisissent d'automatiser leurs processus internes sont encore peu nombreuses.

Il s'agit d'une lacune assez grave en matière de gestion des processus, où les tâches répétitives constituent la majeure partie de la charge de travail et où le risque de non-conformité est important.

Nos experts peuvent vous aider non seulement à configurer correctement les bibliothèques de documents, en utilisant au mieux les fonctionnalités de SharePoint, mais aussi à intégrer les automatismes nécessaires pour gérer efficacement et en toute sécurité l'ensemble du cycle de vie des documents d'entreprise.

 

 

3. Définir la structure des dossiers (si vous décidez de les utiliser)

L'utilisation de dossiers au sein d'une bibliothèque de documents n'est pas à condamner. À condition qu'il ne s'agisse pas de dossiers imbriqués. Par conséquent, pour éviter de les ouvrir comme des matryoshkas, il est important d'établir une structure hiérarchique claire où la catégorisation des dossiers peut dépendre de facteurs tels que la pertinence pour un projet ou un département. Pour simplifier la catégorisation, SharePoint fournit un type particulier de dossiers pour lesquels des métadonnées prédéfinies peuvent être définies : Les ensembles de documents.

 

 

4. Utiliser les métadonnées pour améliorer l'archivage et la recherche

Bien que les dossiers soient un outil familier pour de nombreux utilisateurs, il ne faut pas sous-estimer l'utilisation des métadonnées pour structurer l'information dans une bibliothèque SharePoint. En effet, les métadonnées permettent de catégoriser le contenu des documents archivés et de l'indexer dans la recherche sur la base d'informations telles que le type de fichier, le statut d'approbation, la date de création et l'auteur.

 

 

5. Mettre en place un contrôle des versions

Il est important d'activer le contrôle des versions pour suivre les modifications et les mises à jour apportées au contenu d'une bibliothèque de documents au fil du temps. Si cette option est activée, de nouvelles versions sont ajoutées à l'historique d'un élément après l'enregistrement de chaque modification.

Voici les étapes à suivre pour activer le contrôle de version dans une bibliothèque de documents :

1. Accédez à la bibliothèque de documents qui vous intéresse.
2. Ouvrez les Paramètres et sélectionnez l'élément "Paramètres de la collection".
3. Sélectionnez l'élément "Paramètres de contrôle de version".
4. Configurez le contrôle de version à l'aide des paramètres suivants
   • Approbation obligatoire du contenu pour les éléments soumis.
   • Création d'une nouvelle version chaque fois que vous modifiez un fichier dans la collection de documents en utilisant uniquement les versions majeures ou les versions majeures et mineures.
   • Limite facultative du nombre de versions à conserver.
   • Délai de suppression des versions en fonction de l'âge.

 

 

6. Réviser périodiquement les autorisations d'accès et le contenu

L'attribution d'autorisations d'accès est une étape clé dans la création d'une bibliothèque de documents, afin de garantir que les documents archivés sont sécurisés et peuvent être gérés correctement. Cependant, il est tout aussi important de revoir les autorisations au fil du temps pour s'assurer qu'elles sont mises à jour à mesure que les rôles changent au sein de l'organisation.

De même, il est conseillé de revoir périodiquement les documents stockés dans les bibliothèques de documents de vos sites SharePoint pour s'assurer que le contenu et les métadonnées sont à jour ou que les fichiers obsolètes ou non pertinents pour les activités des utilisateurs sont stockés dans les archives de l'entreprise.

Dans ce cas, il est conseillé de purger les bibliothèques de documents des documents les moins utilisés en les supprimant directement ou en les déplaçant vers un système de sauvegarde externe à SharePoint. La raison réside dans le quota de stockage disponible dans le locataire SharePoint de l'entreprise, qui ne doit jamais être dépassé.

FAQ sur les bibliothèques de documents SharePoint

Qu'est-ce qu'une bibliothèque de documents dans SharePoint?

Les bibliothèques de documents sont l'une des principales fonctionnalités de SharePoint en tant que système de gestion de documents. Elles permettent de stocker des informations, du contenu multimédia et des documents dans le cloud Microsoft 365, simplifiant la recherche grâce à la personnalisation des métadonnées et garantissant la confidentialité lors de la collaboration grâce à un système de permissions complexe.

Quelles sont les principales types de bibliothèques de documents dans l'Expérience Moderne de SharePoint?

Dans l'Expérience Moderne de SharePoint, les principaux types de bibliothèques de documents incluent : Bibliothèque de documents, Bibliothèque des actifs du site, Bibliothèque de pages du site, Bibliothèque de styles et Bibliothèque de modèles de formulaires. Ces types offrent diverses fonctionnalités telles que la gestion du contenu du site, la création de pages, la personnalisation de la mise en page et la gestion des formulaires d'entreprise.

Quelles sont les principales types de bibliothèques de documents dans l'Expérience Classique de SharePoint?

Dans l'Expérience Classique de SharePoint, les principaux types de bibliothèques de documents incluent : Bibliothèque d'images, dédiée exclusivement à la collecte d'images, et Bibliothèque de pages Wiki, utile pour créer un réseau interconnecté de pages d'information.

Quelles sont les limitations d'une bibliothèque de documents SharePoint?

Les principales limitations d'une bibliothèque de documents SharePoint incluent : la capacité de stocker jusqu'à 30 millions d'éléments par liste ou bibliothèque de documents, certaines fonctionnalités se bloquant automatiquement lorsqu'elles dépassent 5 000 éléments ; la limite de 100 000 éléments pour interrompre l'héritage des autorisations ; et la limite de permissions uniques prises en charge dans SharePoint, qui équivaut à 50 000.

Comment créer une bibliothèque de documents dans SharePoint?

Pour créer une bibliothèque de documents dans SharePoint, chaque fois qu'un nouveau site est créé dans SharePoint Online, une bibliothèque de documents nommée "Documents" est automatiquement créée. En accédant à cette bibliothèque, l'utilisateur peut créer de nouveaux contenus avec la commande "Nouveau" et importer des fichiers depuis l'ordinateur local en utilisant la commande "Télécharger".

Comment synchroniser des fichiers entre votre PC et une bibliothèque de documents dans SharePoint?

Pour synchroniser des fichiers entre votre PC et une bibliothèque de documents dans SharePoint, vous devez appuyer sur l'icône de démarrage de l'application SharePoint, sélectionner "SharePoint", choisir le site contenant les fichiers à synchroniser, sélectionner "Documents" ou les dossiers individuels à synchroniser, et enfin sélectionner la commande "Synchroniser". La bibliothèque ou les fichiers sélectionnés seront automatiquement synchronisés avec un dossier sur votre ordinateur.

Quelles sont les meilleures pratiques pour gérer les bibliothèques de documents SharePoint?

Les meilleures pratiques pour gérer les bibliothèques de documents SharePoint incluent : déterminer l'emplacement de la bibliothèque, planifier le flux de contenu, définir une structure de dossiers claire, utiliser des métadonnées pour améliorer le stockage et la recherche, mettre en œuvre le contrôle des versions, et revoir périodiquement les autorisations d'accès et le contenu.