SharePoint Workflows:
3 flux pour automatiser les listes SharePoint​

SharePoint est idéal pour donner vie à votre lieu de travail numérique.

Grâce à ses fonctionnalités, vous pouvez gérer les documents, la communication et les services de votre entreprise de manière pratique et flexible.

Mais pensez aux avantages que vous pourriez encore obtenir en automatisant ces activités.

Découvrez-en plus dans notre article!

SharePoint et Power Automate:
comment et pourquoi les intégrer?

SharePoint et Power Automate font partie des principaux outils de Microsoft 365.

Le premier a été développé pour permettre aux entreprises de construire leur environnement de travail numérique de manière flexible et intuitive.

Les utilisateurs peuvent utiliser SharePoint pour:

• créer des bibliothèques dynamiques avec des fichiers et des documents partagés;
• rédiger et publier des articles et des newsletters ciblés;
• donner aux utilisateurs un accès rapide aux services et ressources de l'entreprise;
• construire des sites et des pages dédiés aux différents services, aux sites délocalisés, aux événements et aux initiatives spéciales.

La seconde, en revanche, vise à simplifier l'automatisation des processus d'entreprise.

Il s'agit de donner à toutes les personnes, plus ou moins compétentes en programmation, la possibilité de créer rapidement des automatismes capables de:

• d'envoyer des messages de notification lorsqu'un événement spécifique se produit;
• d'archiver certaines pièces jointes sans que l'utilisateur n'ait même à ouvrir les emails;
• gérer l'approbation de nouveaux contenus créés dans une bibliothèque spécifique;

Si vous vous demandez quelles sont les possibilités offertes par la combinaison de ces deux outils, ne vous fiez pas à votre imagination.

Lisez les chapitres suivants.

Les points de contact entre SharePoint et Power Automate

Le premier sujet à aborder pour comprendre comment intégrer SharePoint et Power Automate concerne les points de contact entre les deux plateformes.

Par "points de contact", nous entendons les différents types d'éléments auxquels un flux de travail peut être lié.

Ici, la plupart des automatisations se lient à des listes SharePoint.

La raison en est très simple et réside dans le fait que SharePoint est le gestionnaire du contenu de l'entreprise, qui est toujours créé, publié, partagé et archivé par le biais de ses listes et collections de documents.

Power Automate se connecte ensuite au centre opérationnel de votre lieu de travail numérique.

Ses flux de travail sont liés aux listes SharePoint, et c'est la dynamique de ces listes qui constitue les événements appelés "déclencheurs", qui initient la série de tâches que Power Automate exécute.

Pour SharePoint, il existe plus de 10 déclencheurs différents. Ci-dessous, nous énumérons quelques-uns des principaux d'entre eux:

• Insertion d'un fichier ou d'un élément dans une liste ou une bibliothèque.
• Modification de fichiers ou d'éléments dans une liste ou une bibliothèque.
• Suppression d'un fichier ou d'un élément dans une liste ou une bibliothèque.

Chacun de ces déclencheurs peut être lié à différentes automatisations, comme l'envoi de notifications personnalisées via Outlook ou Teams, ou la création d'un rapport dynamique avec Power BI.

Les possibilités sont nombreuses, et nous vous recommandons d'explorer la section "Templates" de Power Automate.

Vous pouvez en effet y consulter le catalogue des flux préconfigurés à relier aux outils Microsoft 365, ainsi qu'aux applications tierces.

Si vous filtrez par SharePoint, vous pouvez découvrir les automatisations prêtes à l'emploi les plus couramment utilisées pour ses listes et bibliothèques.

Exemples de flux préconfigurés pour SharePoint

En arrivant à ce point, nous voulons souligner qu'il est possible de construire des flux de travail qui considèrent SharePoint comme une étape ou même une destination finale de leur voyage.

Dans ce cas, le déclencheur sera externe à la plateforme.

Clarifions cela à l'aide d'un exemple.

Avec Power Automate, vous pourriez construire un flux capable de démarrer à l'arrivée d'emails provenant d'un expéditeur spécifique.

Si cela se produit, votre flux pourrait effectuer l'action d'enregistrer les pièces jointes de ces emails dans la bibliothèque SharePoint que vous partagez avec votre équipe ou votre service.

De cette façon, les archives de votre entreprise pourraient être programmées pour être mises à jour en temps réel et informer les utilisateurs ayant accès à la bibliothèque de l'ajout d'un nouveau document.

Ce serait pratique, n'est-ce pas?

Pensez au temps que vous pourriez gagner si des tâches manuelles secondaires étaient prises en charge par votre propre environnement de travail numérique.

Vous pourriez réduire les risques d'erreurs dans la gestion des documents et des informations de l'entreprise et, en retour, vous pourriez vous concentrer sur les tâches plus stratégiques de votre travail.

Mais avant de vous brosser un tableau exempt d'imperfections, passons au deuxième sujet de base, à savoir comprendre comment fonctionne l'intégration entre SharePoint et Power Automate.

Parlons de ses limites - et des solutions possibles pour les contourner.

Les limites de l'intégration entre SharePoint et Power Automate

Power Automate permet de construire des flux de travail en mode "low-code".

Cela signifie que même les utilisateurs ayant peu de connaissances en programmation peuvent automatiser leurs propres tâches et celles de leur entreprise sans avoir à recourir à des solutions grossières ou peu performantes.

Cependant, il existe des limites aux fonctionnalités des outils conçus pour être précis et, en même temps, abordables. Et Power Automate ne fait pas exception.

Par exemple, les workflows ont une expiration de 30 jours, commençant leur propre compte à rebours au moment où ils démarrent.

Cette limitation doit être prise en compte notamment pour l'automatisation de processus tels que les approbations, qui sont souvent réalisées par des flux structurés relativement longs et à plusieurs niveaux.

Si les utilisateurs tardent à répondre à la demande d'approbation, le flux risque de ne pas se terminer à temps. Le résultat serait la suspension du flux lui-même.

Malheureusement, si vous vous trouvez dans cette situation, sachez que vous serez obligé de répéter manuellement toute la procédure.

Pour éviter ce désagrément, nous vous recommandons une solution simple et intuitive : divisez vos flux les plus complexes en unités plus courtes et concaténées.

De cette façon, vous pouvez concentrer chaque flux sur un groupe spécifique d'utilisateurs approbateurs et ainsi éviter que vos automatisations vous fassent perdre du temps au lieu de vous en faire gagner.

Une autre limitation est liée à l'unidirectionnalité des flux de travail.

En d'autres termes, vous pouvez lier un élément d'une plateforme à plusieurs flux d'automatisation, mais pas l'inverse.

En fait, chaque flux que vous configurez dans Power Automate ne peut être lié qu'à un seul élément d'une même plateforme. Par exemple, vous ne pouvez pas lier une automatisation à différentes listes et bibliothèques.

Le problème reste alors le temps que vous devriez passer à construire le même flux à partir de zéro afin de pouvoir appliquer la même automatisation aux multiples référentiels sur lesquels vous et votre équipe travaillez.

Mais même dans ce cas, nous avons une solution à vous proposer.

Bien qu'il soit impossible d'éliminer l'unidirectionnalité des automatisations, vous pouvez copier ou exporter vos flux personnalisés.

Pour ce faire, il suffit d'entrer dans l'interface de Power Automate, de sélectionner le flux que vous souhaitez avec le bouton droit de la souris, et de cliquer sur:

• "exporter", pour télécharger son contenu sous forme de fichier .zip et l'importer dans d'autres domaines.
• "enregistrer sous", pour créer un clone dans Power Automate.

À ce stade, il vous suffit d'entrer les références de la nouvelle liste ou bibliothèque à associer au flux cloné et... vous avez terminé!

Cependant, si vous avez seulement besoin d'appliquer la même automatisation à quelques collections dans SharePoint, nous pouvons vous indiquer une solution alternative à celle que nous venons de voir.

En effet, vous pouvez vous rendre dans chacune de vos listes et cliquer sur "Automatiser" dans le coin supérieur droit. Ce faisant, vous pouvez appliquer manuellement un ou plusieurs de vos flux de travail aux fichiers de l'ensemble de la collection.

Maintenant, nous pouvons commencer à explorer plus en détail les principaux types d'automatisation qui combinent SharePoint Online et Power Automate de Microsoft 365.

Nous vous présentons les 3 plus populaires et utilisés par les entreprises.

SharePoint Workflows:
3 flux d'automatisation des listes SharePoint

Allons droit au but et voyons ensemble quels sont les 3 flux les plus utilisés par les entreprises pour automatiser les processus dans leur environnement de travail basé sur SharePoint Online.

Le flux pour sauvegarder les réponses aux formulaires

Forms est l'outil de Microsoft 365 permettant de créer des questionnaires intelligents.

Grâce à ses Formulaires, vous pouvez tester les connaissances et analyser les commentaires de vos communautés, des service de l'entreprise aux classes d'école.

Parmi ses fonctionnalités, il faut noter la ramification des questions pour personnaliser le parcours de chaque utilisateur et les analyses de la section "Idées", qui permettent d'avoir une vision alternative et originale des informations collectées.

Nous ne rentrerons pas dans les détails ici.

Si vous avez la curiosité de mieux explorer cette plateforme, nous vous recommandons notre article Microsoft Forms: comment créer des questionnaires intelligents en 6 étapes.

Nous voulons nous concentrer sur la façon dont Power Automate vous permet d'enregistrer automatiquement les réponses aux formulaires dans une liste SharePoint.

Pour ce faire, il suffit de suivre les étapes suivantes:

1. Créez la liste SharePoint qui accueillera les réponses des utilisateurs interrogés.

Vous devez configurer la liste correctement.

Pour ce faire, utilisez ses colonnes: entrez comme titre (ou plutôt comme métadonnée) le type d'informations recueillies à partir de chacune de vos questions.

Par exemple, vous pouvez saisir la colonne "Rôle" correspondant à la question de votre formulaire "Quel est l'intitulé de votre poste?".

2. Entrez dans Power Automate et ouvrez le modèle "Enregistrement des réponses dans SharePoint".

Trouvez les différents flux Power Automate préconfigurés dans la section "Modèles" sur le côté gauche de l'interface.

Pour accélérer votre recherche, utilisez la barre supérieure et filtrez par "SharePoint".

Vous verrez que le modèle que nous avons indiqué apparaîtra parmi les premiers résultats.

3. Nommez le flux et sélectionnez le Trigger "Quand une nouvelle réponse est soumise".

Ce Trigger, ou événement déclencheur, se trouvera en haut de la liste proposée.

Une fois que vous l'aurez choisi, vous entrerez dans le flux préconfiguré et prêt à être personnalisé.

La première chose à faire est de lui indiquer à quel questionnaire il doit être lié.

Saisissez ensuite le nom de votre questionnaire à la fois dans le déclencheur et dans la première action, intitulée "Obtenir les détails de la réponse".

4. Configurez l'action "Créer un élément".

Maintenant, vous devez indiquer au flux comment stocker vos réponses au questionnaire.

Voici comment procéder:

• • Indiquez le site où se trouve la liste cible: si vous ne le trouvez pas parmi ceux proposés, cliquez sur "Entrer une valeur personnalisée" et entrez l'URL.

• • Indiquez la liste dans laquelle vous souhaitez stocker les réponses.

• • Remplissez les sections qui s'ouvriront.

Celles-ci correspondent aux colonnes de votre liste, et si vous les avez correctement personnalisées, il vous suffit de faire correspondre chaque section à la question correspondante.

Par exemple, si la liste comporte la colonne "Années dans l'entreprise", Power Automate vous proposera de la faire correspondre à la question "Depuis combien d'années travaillez-vous dans notre entreprise?".

Vous verrez que ce sera un travail assez rapide et intuitif.

Power Automate est conçu pour cela.

5. Cliquez sur "Enregistrer".

Une fois sauvegardé, votre flux commencera à effectuer sa tâche.

Toutefois, si la plateforme ne sauvegarde pas l'automatisation dans les 10 secondes environ, il peut y avoir des problèmes.

Pour déterminer les erreurs que vous avez pu commettre, utilisez l'onglet "Flow checker" (Situé à côté de "Save").

Cela ouvrira une fenêtre dans laquelle Power Automate vous indiquera exactement les problèmes qui l'empêchent d'activer le flux.

Il vous suffira de les corriger et de les enregistrer à nouveau.

Vous avez ainsi configuré le flux de travail pour enregistrer, organiser et analyser sur SharePoint les réponses et les informations obtenues à partir de vos questionnaires.

N'oubliez pas que notre exemple n'est qu'un point de départ.

En effet, vous pouvez décider de créer votre automatisation à partir de zéro et l'enrichir de fonctionnalités supplémentaires, comme l'envoi d'un email de remerciement ou d'une notification sur Microsoft Teams pour signaler l'arrivée d'une réponse spéciale.

Par exemple, une note de 5 étoiles pour votre produit ou votre cours de formation.

Le flux pour l'archivage des pièces jointes des e-mails dans Outlook

Maintenant que vous savez comment configurer un flux pour collecter les réponses à vos questionnaires Forms dans une liste SharePoint, passons à la deuxième automatisation préférée des entreprises.

Parlons de l'enregistrement des pièces jointes de vos emails sans même vous connecter à Outlook.

Voici donc les étapes à suivre:

1. Créez la liste SharePoint qui accueillera vos pièces jointes.

Comme nous l'avons vu dans l'exemple relatif aux formulaires, vous devez tirer parti des colonnes d'une liste SharePoint et saisir des informations clés pour stocker les documents entrants dans votre email.

Par exemple, vous pouvez utiliser des colonnes telles que "Expéditeur", "Corps de l’email" et "Date de réception".

2. Entrez dans Power Automate et créez un flux automatisé.

Pour créer un flux à partir de zéro, vous devez cliquer sur "Créer" sur le côté gauche de l'interface.

La plateforme vous proposera plusieurs types de flux, mais nous nous intéressons à celui appelé "Flux cloud automatisé".

Sélectionnez-le et vous ouvrirez la toile de conception vierge.

Sans vous inquiéter de la feuille blanche, choisissez d'abord le Trigger : dans notre cas, vous avez besoin de l'élément "Quand un nouvel email arrive".

3. Cliquez sur "Nouvelle étape" et choisissez l'action "Créer un élément".

Cela ouvrira la fenêtre permettant d'indiquer au flux comment stocker l'information dans votre liste SharePoint.

Voici comment procéder:

• • Indiquez le site où se trouve la liste cible : si vous ne le trouvez pas parmi ceux proposés, cliquez sur "Entrer une valeur personnalisée" et entrez l'URL.

• • Indiquez la liste dans laquelle vous souhaitez stocker vos pièces jointes.

• • Remplissez les sections qui apparaîtront.

Celles-ci correspondent aux colonnes de la liste, et si vous les avez correctement personnalisées, il vous suffira de faire correspondre chaque section au détail correspondant de vos emails.

Par exemple, pour la section "Expéditeur", sélectionnez l'élément "De"; pour la section "Corps du message", choisissez "Corps du message", et ainsi de suite.

4. Cliquez sur "Nouvelle étape" et saisissez l'action "Appliquer à chacun".

Cette catégorie particulière d'actions regroupe une ou plusieurs actions à appliquer à un type d'élément entier.

Dans notre cas, l'action consistant à enregistrer toutes les pièces jointes entrantes dans Outlook sera appliquée. Par conséquent, sélectionnez l'élément "Pièces jointes" pour configurer l'action "Appliquer à chacun".

5. Sélectionnez "Ajouter une action" et choisissez l'action "Ajouter une pièce jointe".

Cela ouvrira la fenêtre permettant d'indiquer au flux les informations de vos pièces jointes qu'il doit enregistrer.

Voici les étapes à suivre:

• • Indiquez le site, puis la liste des cibles.
  • Dans la section "ID", sélectionnez l'élément "ID" du connecteur SharePoint.
  • Dans la section "Nom du fichier", choisissez l'élément "Nom de la pièce jointe".
  • Dans la section "Contenu du fichier", saisissez l'élément "Contenu de la pièce jointe".
    
    

6. Cliquez sur "Enregistrer".

La partie est terminée: votre flux est prêt à accomplir sa tâche!

Cependant, si la plateforme ne sauvegarde pas l'automatisation dans les 10 secondes environ, il peut y avoir des problèmes.

Pour savoir quelles erreurs vous avez pu commettre, utilisez l'onglet "Flow checker" (vous le trouverez à côté de "Save"). Cela ouvrira une fenêtre dans laquelle Power Automate vous indiquera exactement les problèmes qui l'empêchent d'activer le flux.

Il vous suffira de les corriger et de sauvegarder à nouveau.

Vous avez ainsi créé le deuxième flux de travail le plus populaire pour SharePoint.

Grâce à cette automatisation, vos archives seront constamment mises à jour sans que vous ayez à ouvrir chaque email et à perdre du temps à déplacer, modifier et envoyer des notifications.

En parlant de notifications, n'oubliez pas que vous pouvez étendre la fonctionnalité du flux de travail pour envoyer des emails ou des messages sur Teams et alerter vos collègues de l'arrivée de nouveaux documents.

Pas mal, non?

Le flux pour approuver un nouveau document avec Approvals

Maintenant que nous avons vu comment enregistrer automatiquement les documents entrants dans votre messagerie Outlook, il semble naturel d'expliquer comment créer des flux pour approuver chaque nouveau fichier placé dans une de vos bibliothèques SharePoint.

Ceci est possible grâce à l'intervention d'Approvals.

Si vous ne la connaissez pas, Approvals est l'application Microsoft 365 créée pour mettre en relation les utilisateurs qui doivent approuver un nouveau contenu ou qui doivent être informés des modifications apportées aux référentiels partagés.

La nouvelle fonctionnalité que Power Automate introduit dans ce contexte est la possibilité d'automatiser la soumission de demandes avec Approvals et les modifications apportées aux documents, qu'elles soient approuvées ou non.

Si votre curiosité a été allumée, nous pouvons commencer.

Voici les étapes à suivre:

1. Entrez dans Power Automate et créez un flux automatique.

Pour créer un flux à partir de zéro, cliquez sur "Créer" sur le côté gauche de l'interface.

Ensuite, choisissez la catégorie intitulée "Flux automatisé du nuage".

Oui, il existe un modèle tout fait à personnaliser, mais nous voulons vous expliquer comment attaquer cette toile de conception vierge.

De cette façon, vous éradiquerez la peur de créer sans lignes directrices à suivre.

2. Sélectionnez le Trigger "When a file is created or modified (properties only)".

Configurez maintenant le Trigger, ou événement déclencheur, de votre flux pour lui indiquer à quelle bibliothèque SharePoint se connecter.

Pour ce faire, suivez les étapes suivantes:

• • Pointez sur le site qui contient la bibliothèque qui vous intéresse.
  • Pointez sur la bibliothèque.
  • Pointez vers le dossier contenant vos documents à approuver.
    
    

3. Sélectionnez "Nouvelle étape" et ensuite l'action "Démarrer et attendre l'approbation".

Power Automate vous proposera différents types d'approbation, de celle qui dépend de la réponse du premier utilisateur contacté à celle qui doit attendre le retour d'un groupe entier de personnes.

Pour notre explication, nous avons pensé au cas où c'est le manager de votre équipe qui doit porter le jugement final. Nous poursuivons ensuite avec la catégorie "Seul le premier utilisateur à répondre doit approuver".

Ne vous inquiétez pas: si vous indiquez d'autres contacts au flux, ces utilisateurs recevront également la demande d'approbation.

La seule différence est que ces demandes auront un but plus informatif, pour voir quelle est la pensée du groupe et pour les alerter de l'arrivée d'un nouveau document dans le référentiel partagé.

4. Configurez l'action "Démarrer et attendre l'approbation" qui vient d'être insérée.

Maintenant, vous devez personnaliser la demande que Approvals enverra aux utilisateurs qui approuvent.

Voici les étapes à suivre:

• • Donnez à la demande un titre significatif (par exemple, "Approbation d'un nouveau document RH", si le dossier cible rassemble les formulaires approuvés de ce département).
  • Indiquez l'adresse électronique des utilisateurs à contacter.
  • Insérez l'élément "Lien vers l'élément" dans la section "Lien vers l'élément".
    Cela permettra aux utilisateurs chargés de l'approbation d'accéder au dossier en cours d'examen.
    
    

5. Cliquez sur "Nouvelle étape" et ajoutez une action "Condition".

Les conditions sont l'une des caractéristiques les plus distinctives de Power Automate.

En effet, ces actions permettent aux flux d'automatisation de prendre des actions différentes selon qu'une de vos conditions est remplie ou non.

Dans notre cas, la Condition doit créer une bifurcation basée sur la réponse du premier utilisateur approbateur (comme établi à l'étape 3, si vous vous souvenez).

Si la réponse est oui, le flux exécutera les actions dans le chemin "Si oui"; sinon, il continuera dans le chemin "Si non".

6. Définissez l'action "Condition" que vous venez de saisir.

Comme nous construisons un flux d'approbation, la condition doit être définie avec l'expression logique suivante: "Résultat" est égal à "Approuver".

7. Créez le chemin "Si oui".

Ici, vous devez construire le chemin que prendra votre flux si l'utilisateur qui approuve répond positivement.

Comme toujours, vous pouvez adapter l'automatisation à vos besoins. Ci-dessous, nous ne listons que des étapes hypothétiques mais souvent utilisées:

• • Ajoutez l'action "Envoyer un e-mail".
    • Dans la section "À", indiquez l'adresse email des utilisateurs que vous souhaitez informer de la réussite de l'approbation.
    • Rédigez l'objet et le corps de l'email. Un conseil: profitez du contenu dynamique de Power Automate pour incorporer des éléments interactifs dans le texte, comme un lien vers le document que vous venez d'approuver.
      
      
  • Ajoutez l'action "Déplacer le fichier".
    • Indiquez le site où se trouve le dossier source.
    • Entrez l'élément "Identifiant" (et non "ID") dans la section "Dossier à déplacer".
    • Indiquez le dossier qui contient vos documents approuvés.
      
      

8. Créez le chemin "Si non".

Une fois encore, voici les étapes que nous vous recommandons de suivre:

• • Ajoutez l'action "Envoyer un email".
    • Saisissez dans la section "À" l'adresse email des utilisateurs qui doivent être informés de l'échec de l'approbation.
    • Rédigez l'objet et le corps du texte.
      
      

9. Cliquez sur "Sauvegarder".

Votre flux est maintenant opérationnel!

Cependant, si la plateforme ne sauvegarde pas l'automatisation dans les 10 secondes environ, il peut y avoir des problèmes.

Pour déterminer les erreurs que vous avez pu commettre, utilisez l'onglet "Flow checker" (vous le trouverez à côté de "Save"). Cela ouvrira une fenêtre dans laquelle Power Automate vous indiquera exactement les problèmes qui l'empêchent d'activer le flux.

Il vous suffira de les corriger et de sauvegarder à nouveau.

Nous sommes également arrivés à la fin du troisième flux de travail le plus utilisé pour SharePoint.

Nous espérons que notre explication a été claire et facile à suivre.

Tout ce que vous avez à faire est d'ouvrir Power Automate, de tenir notre article sur le côté, et de commencer à créer vos flux de travail!