Yammer : le réseau social d'entreprise de Microsoft 365

Interface de Microsoft Yammer

Il ne s'agit pas seulement d'une plateforme pour envoyer des messages : c'est un lieu où l'information circule librement, ce qui favorise une culture de collaboration et d'innovation continue. Mais ce n'est pas tout. Yammer est en effet une solution qui s'affranchit des frontières de l'entreprise, permettant de collaborer également avec des partenaires externes, tout en respectant la sécurité des réseaux privés.

De plus, la plateforme fait partie intégrante de Microsoft 365, ce qui signifie qu'elle n'est pas une entité isolée. Au contraire, Yammer s'intègre nativement avec d'autres outils importants pour la communication et la collaboration entre collègues, tels que SharePoint Online, Planner et Outlook. Grâce à ce système, chaque utilisateur a la possibilité de rattraper un projet, de commenter un document ou de participer à une réunion sans devoir passer d'une application à l'autre.

Intégration entre Microsoft Yammer et SharePoint Online

Microsoft Yammer est une véritable extension de la communauté de l'entreprise. Par exemple, comme sur Facebook, un fil d'actualité rassemble et met en évidence les dernières mises à jour de l'ensemble de l'organisation.

Les utilisateurs ont ensuite la possibilité d'interagir avec les messages de leurs collègues, de créer des groupes thématiques et d'offrir un retour d'information immédiat par le biais de questions-réponses, de réactions et de sondages, le tout dans un environnement qui encourage la spontanéité et une communication plus directe, en particulier entre les équipes de l'entreprise et la direction. Cette fonctionnalité en particulier a permis à Yammer d'être défini comme le "Facebook de l'entreprise".

Et grâce à l'intégration récente avec Microsoft Viva, Yammer (qui est maintenant devenu Viva Engage) est devenu un outil encore plus important pour améliorer l'expérience des employés dans l'entreprise, en ajoutant à sa gamme de nouvelles fonctionnalités pour la communication, la formation, le développement personnel et l'échange de connaissances.

Pour ces raisons et bien d'autres encore, que nous aborderons plus en détail dans les paragraphes suivants, Microsoft Yammer peut se targuer d'avoir plus de 8 millions d'abonnés et d'être souscrit par environ 80 % des entreprises du classement Fortune 500.

Mais avant d'aller plus loin dans notre analyse approfondie, nous vous proposons un tableau avec un bref aperçu des avantages de Yammer pour les entreprises.

Comment accéder à Microsoft Yammer

Yammer est inclus dans tous les plans d'affaires Microsoft 365, à l'exception de l'abonnement Microsoft 365 Apps for Enterprise. Après avoir acheté les licences nécessaires, quelques étapes suffisent pour accéder à la plateforme. Nous allons les passer en revue ci-dessous :

• Connectez-vous au portail Microsoft 365 avec les identifiants de votre entreprise.
• Sélectionnez l'icône Yammer dans la barre des tâches ou tapez "Yammer" dans la barre de recherche pour la trouver rapidement. Cliquez ensuite sur l'icône pour accéder à l'application.

Une fois connecté à la plateforme, l'utilisateur peut immédiatement commencer à explorer les communautés créées par des collègues ou des administrateurs, publier de nouveaux messages, poser des questions et interagir avec les conversations déjà présentes sur le tableau.

Exemple de communauté dans Microsoft Yammer

Attribuer de meilleures étiquettes et réponses

Yammer est un outil formidable pour poser des questions et recevoir des réponses de collègues de différents services. Lorsqu'une question est publiée, une bonne pratique consiste à étiqueter les personnes susceptibles de fournir la bonne réponse. De cette manière, les personnes marquées reçoivent une notification avec un accès direct à la question.

Une fois que plusieurs réponses ont été collectées auprès de collègues, marqués ou non, les utilisateurs qui ont posé la question peuvent choisir la meilleure réponse via la fonctionnalité appropriée. Ce choix fait également partie des meilleures pratiques en matière de questions-réponses au sein de Yammer, car la meilleure réponse est placée en tête des commentaires et peut ainsi être consultée plus facilement par l'ensemble de l'audience de l'entreprise.

Utiliser les bons mots-clés dans les recherches

Grâce à la fonction de recherche intégrée, Microsoft Yammer permet d'accéder rapidement aux documents, discussions ou contacts pertinents. Pour optimiser les résultats, nous vous recommandons d'utiliser des mots-clés ciblés tels que "rapport marketing", "feedback client" ou le nom d'un collègue.

En outre, vous pouvez appliquer des filtres tels que la date de publication d'un message ou la communauté d'intérêt pour affiner vos recherches et trouver immédiatement le contenu le plus utile dans la base de connaissances de Yammer.

Réagir aux messages publiés par des collègues

Une façon d'encourager la participation sur Yammer est d'interagir avec les posts des collègues en les aimant, en laissant un commentaire ou en les partageant sur d'autres canaux de communication (par exemple, l'intranet de l'entreprise).

Les modes d'interaction proposés par la plateforme, typiques des médias sociaux, pourraient être particulièrement utiles pour renforcer la relation entre les dirigeants et les équipes de l'entreprise. En effet, les managers pourraient tirer parti de ces fonctionnalités pour valoriser le travail de leurs équipes et célébrer leurs réussites avec le reste de l'organisation.

Utiliser les enquêtes pour recueillir des commentaires

Les enquêtes de Yammer sont un outil à ne pas sous-estimer lorsqu'il s'agit de recueillir des informations ou d'évaluer le sentiment du public de l'entreprise sur certains sujets.

La création d'une enquête est très simple : il suffit de rédiger une question et de choisir les options de réponse, y compris les choix multiples. En outre, les utilisateurs peuvent décider de diffuser l'enquête à toutes les communautés d'entreprises ou de ne la montrer qu'à un groupe cible spécifique.

Sondage de Microsoft Yammer dans l'application Microsoft Teams

Célébrer les réalisations d'autres services

La fonction "Éloge" est un autre moyen de reconnaître le travail des collègues, en plus des réactions vues précédemment. Cette fonction vous permet de célébrer publiquement les réalisations des membres de l'équipe en incluant un message personnalisé et un contenu multimédia tel que des vidéos ou des photos.

Accéder aux profils pour mieux connaître ses collègues

Dans Microsoft Yammer, les utilisateurs peuvent explorer les profils des membres qui composent les différentes communautés d'entreprise.

Chaque utilisateur peut ensuite partager des informations personnelles, y compris ses compétences, ses rôles et ses intérêts, afin d'enrichir son profil et d'être trouvé dans les recherches des collègues, en apparaissant dans les résultats pour certains mots-clés ou en fonction de la pertinence des questions posées.

Participer activement aux communautés

L'application Communautés de Yammer, intégrée à Microsoft Teams, permet aux utilisateurs de rejoindre des groupes dédiés à des sujets professionnels spécifiques, où ils peuvent partager leurs connaissances, échanger des idées et poser des questions grâce aux fonctions de chat et de diffusion en direct de Teams.

L'une des meilleures pratiques que nous recommandons est d'encourager la participation, soit en contribuant aux discussions existantes, soit en créant de nouvelles communautés. En fait, chaque membre de l'entreprise peut ouvrir une communauté pour discuter de sujets originaux et utiles pour son service ou pour l'ensemble de l'organisation.

Application "Communautés" de Microsoft Yammer dans Teams

Suivre les conversations les plus pertinentes

Grâce à l'utilisation de balises "Topic", Yammer permet de suivre facilement les conversations les plus pertinentes. En ajoutant une balise à une discussion, il est possible de suivre son évolution en temps réel, sans avoir à enregistrer manuellement chaque message. De cette manière, les utilisateurs peuvent rester au courant des sujets qui les intéressent et participer aux conversations les plus pertinentes.

Télécharger l'application mobile

L'application mobile de Yammer offre aux utilisateurs la possibilité de rester connectés et informés, où qu'ils soient. Dotée de toutes les fonctionnalités de base de la version de bureau, l'application permet aux utilisateurs de participer activement aux conversations, de gérer les messages et de répondre aux sondages directement à partir de leur smartphone ou de leur tablette.

C'est un accès rapide aux mises à jour, garantissant une réception maximale des communications, même lorsque l'entreprise adopte des politiques de travail agile ou à distance.

Microsoft Yammer : comment ça marche ?

Yammer est un outil conçu non seulement pour faciliter la communication, mais aussi pour la transformer en une expérience plus directe et plus engageante au sein des entreprises. Avec des événements en direct, des communautés dédiées, des sondages, des tags et des réactions, Yammer adapte les fonctions d'un réseau social à la communication interne pour simplifier l'échange d'idées et renforcer la culture d'entreprise.

Grâce également à une intégration poussée avec Microsoft Teams, SharePoint Online et, plus récemment, Microsoft Viva : autant d'outils de l'écosystème Microsoft 365 qui visent à améliorer la productivité et le bien-être des employés.

Maintenant que nous avons vu une vue d'ensemble de la plateforme et quelques bonnes pratiques pour son utilisation, entrons dans le détail des principales fonctionnalités que Microsoft Yammer offre pour la communication et la collaboration entre collègues.

Communautés de Microsoft Yammer

Les communautés sont au cœur de Microsoft Yammer, offrant un espace virtuel où les utilisateurs peuvent se réunir pour discuter, partager des idées et collaborer à des projets communs.

Qu'il s'agisse d'une communauté sur les initiatives de l'entreprise ou d'un groupe consacré à des sujets tels que le bien-être personnel et la technologie, ces espaces facilitent l'échange de connaissances en surmontant les barrières qui séparent souvent les différents services, équipes et sites de l'entreprise.

Parmi les fonctionnalités des communautés Yammer, nous soulignons les suivantes :

• Les administrateurs peuvent modérer les conversations.
• Tous les membres de l'organisation peuvent créer une communauté.
• Les utilisateurs peuvent personnaliser les notifications, afin de recevoir des mises à jour uniquement sur les sujets qui les intéressent et qui sont pertinents pour leur travail.

Communautés de Microsoft Yammer

Conversations et fils de discussion

Les membres d'une communauté peuvent contribuer aux conversations en publiant des messages personnels ou en interagissant avec le contenu de leurs collègues.

Pour éviter de confondre des discussions sur des sujets différents, Yammer permet d'organiser les conversations en fils de discussion. En d'autres termes, les réponses et les commentaires sont rassemblés dans les messages individuels publiés, ce qui facilite la consultation.

Voici un résumé de ce que les conversations Yammer vous permettent de :

• Lancer des discussions ciblées, en utilisant des balises "Sujet" et en mentionnant des collègues.
• Joindre des fichiers, des liens et des ressources externes pour enrichir la conversation.
• Utiliser les mentions "J'aime" et les réactions pour donner un retour d'information instantané sur les messages publiés.

Diffusion en direct d'événements

Yammer peut accueillir des webinaires, des réunions et des formations internes, entre autres, impliquant l'ensemble du public de l'entreprise ou des groupes d'utilisateurs spécifiques. Les participants peuvent profiter de ces réunions pour poser des questions par chat ou fournir un retour d'information rapide grâce à la fonctionnalité Q&A.

Voici un bref aperçu des caractéristiques des événements en direct de Yammer :

• Yammer offre la possibilité de recueillir des commentaires par le biais de réactions et de sondages, ce qui permet aux utilisateurs de participer activement à chaque événement.
  
  
• Pendant les événements Yammer, il est possible de partager des fichiers, des liens et du matériel directement avec les participants via le chat intégré. Cette fonction permet d'envoyer des documents et des ressources en temps réel, ce qui garantit à tous les participants un accès immédiat au contenu partagé sans avoir à quitter la plateforme ou à utiliser des outils externes.
  
  
• Les événements peuvent être enregistrés et mis à la disposition de ceux qui n'ont pas pu y assister en direct. Les enregistrements sont facilement accessibles dans Yammer, ce qui permet de retrouver le contenu à tout moment.
  
  
• Les organisateurs peuvent modérer l'accès à l'événement, soit en approuvant manuellement l'entrée de certains participants, soit en établissant des restrictions basées sur des rôles spécifiques ou des groupes d'entreprises.
  
  
• Pendant les événements en direct, les organisateurs ou les modérateurs peuvent filtrer et approuver les candidatures avant qu'elles ne soient affichées publiquement.
  
  
• À la fin de l'événement, les organisateurs peuvent accéder à des rapports détaillés indiquant le nombre de participants, l'engagement par le biais de réactions et de sondages, ainsi que la durée de la participation.

Événements en direct avec Organizer Insights dans Microsoft Yammer

Recherche avancée

La fonction de recherche avancée de Yammer est conçue pour aider les utilisateurs à trouver rapidement les informations dont ils ont besoin, qu'il s'agisse de conversations passées, de documents ou de membres de la communauté.

Les filtres disponibles permettent d'affiner les résultats en fonction de critères tels que la date, l'auteur ou le type de contenu recherché, ce qui facilite grandement la recherche de la bonne information parmi une grande quantité de données.

Plus précisément, la recherche dans Microsoft Yammer est basée sur :

• Les étiquettes, pour localiser les discussions et les messages associés à des catégories personnalisées.
• Les mentions, pour afficher le contenu mentionné à soi-même ou à ses collègues.
• Les mots-clés, pour trouver des conversations, des fichiers ou des contacts à l'aide de termes ou d'expressions spécifiques.
• Suggestions, pour obtenir un contenu pertinent basé sur l'analyse de l'IA.

Sondages et questions-réponses

Yammer vous permet de publier des sondages rapides au sein de vos communautés. Il suffit de cliquer sur l'option "Sondage", de saisir la question principale et de proposer jusqu'à quatre options de réponse, qui peuvent être modifiées si nécessaire. Les utilisateurs peuvent fixer une date limite pour la collecte des réponses, après quoi le sondage est automatiquement clôturé et les résultats sont mis à la disposition de tous les participants.

La plateforme offre également une fonction de questions-réponses grâce au bouton "Poser une question", qui apparaît comme l'une des principales actions dans le panneau de création de messages.

Lorsqu'un utilisateur pose une question à l'aide de cette commande, les membres de la communauté sont invités à y répondre et leurs contributions sont classées dans des fils de discussion sous la question principale, avec la possibilité pour l'auteur de la question de marquer une contribution comme étant la meilleure réponse. Ce faisant, la réponse est fixée en tête du fil de discussion et mise en évidence pour aider ceux qui pourraient avoir la même question à l'avenir.

Rapports sur l'engagement

Enfin, Yammer fournit des outils de rapport et d'analyse qui permettent aux administrateurs et à certains utilisateurs (par exemple, les organisateurs d'événements) de surveiller l'engagement.

Grâce à ces outils, il est possible d'évaluer la participation active des membres aux discussions, les sujets qui gagnent en popularité dans les différentes communautés et l'évolution du taux d'engagement dans le temps.

De cette manière, il devient plus facile d'identifier les domaines qui nécessitent plus d'attention afin d'améliorer la communication interne et de répondre aux besoins des collègues.

Microsoft Yammer et Viva Engage : qu'est-ce qui a changé ?

Pour conclure notre tour d'horizon de Microsoft Yammer, nous ne pouvons pas ne pas mentionner sa transformation la plus récente. En 2023, Microsoft a annoncé le début du processus de transformation de Yammer en l'un des principaux modules de Microsoft Viva, la suite conçue pour gérer et améliorer l'expérience des employés.

Yammer s'appelle désormais Viva Engage et ce changement ne concerne pas seulement le nom du produit, mais aussi son adresse et ses fonctionnalités.

Qu'est-ce qui a changé entre Yammer et Viva Engage ? Commençons par dire qu'aucune des fonctionnalités de Microsoft Yammer n'a été perdue ; au contraire, Viva Engage a incorporé la communauté, les événements et les conversations, en les enrichissant de fonctionnalités supplémentaires pour :

• Accroître l'engagement des dirigeants
• Optimiser la gestion de l'information
• Fournir des rapports plus détaillés

En outre, Viva Engage introduit de nouvelles fonctionnalités pour la communication interne, telles que les histoires, la zone Leadership Corner et les campagnes.

Les histoires représentent un nouveau contenu inspiré des médias sociaux tels qu'Instagram, permettant de partager des mises à jour plus courtes et plus attrayantes au format vidéo. Il est important de noter que les histoires peuvent être partagées sur des canaux de communication tels que l'intranet de l'entreprise (s'il est basé sur SharePoint Online).

La zone Leadership Corner, quant à elle, est un canal dédié à la communication descendante où les dirigeants peuvent partager des mises à jour, célébrer des réussites et organiser des événements de type AMA (Ask Me Anything) pour améliorer la coordination et les relations avec les équipes de l'entreprise.

Vue d'ensemble de Leadership Corner dans Viva Engage

Enfin, nous trouvons les campagnes. Viva Engage vous permet de lancer des campagnes de communication personnalisées grâce auxquelles vous pouvez :

• Atteindre les objectifs définis par les administrateurs de la campagne.
• Inclure différents types de contenu, des vidéos aux événements et aux enquêtes.
• Obtenir des informations détaillées sur le niveau d'engagement des destinataires.

Qu'est-ce que Microsoft Yammer ?

Microsoft Yammer, désormais évolué en Viva Engage, est un réseau social d'entreprise intégré à Microsoft 365. Il favorise la collaboration et la communication interne en connectant les membres de l'organisation à grande échelle.

Comment Yammer améliore-t-il la communication d'entreprise ?

Yammer offre une plateforme centralisée pour les discussions, le partage de connaissances et les événements en streaming. Il s'intègre à des outils tels que SharePoint et Teams pour simplifier les flux de travail.

Quelles sont les principales fonctionnalités de Yammer ?

Les fonctionnalités incluent des groupes communautaires, des questions-réponses, des événements en direct et des tags de contenu pour faciliter le partage et l'interaction.

Comment puis-je accéder à Yammer ?

Il est disponible pour les abonnés professionnels de Microsoft 365, à l'exception de certains plans, via le portail Office 365.